Ausbildungstage und Termine verwalten
Grundlegende Informationen zum Thema Personalinformation finden Sie unter Erste Schritte.Ausbildungstage
Allgemeines
Die tageweise Verwaltung von Ausbildungen bringt folgende Vorteile:
- Bei mehrtägigen Ausbildungen können je Tag abweichende Hinterlegungen wie z.B. Beginn-/Endezeit, Vortragender, Ausbildungsort etc. hinterlegt werden.
- Die Ausbildungstage sind die Grundlage für die Ausbildungstermine, die mit dem CRM Terminkalender verknüpft werden.
- Auf Basis der Ausbildungstage können Anwesenheitslisten erstellt werden.
- Die Anzahl der Ausbildungstage wird in einem eigenen Feld berechnet und steht somit statistisch in Auswertungen zur Verfügung.
Diese Dokumentation stellt eine Vertiefung zur PI Ausbildungsverwaltung dar, daher ist folgendes Hilfethema als Grundlage empfehlenswert:
Standardthema | Aufbau und Verwendung der Ausbildungsverwaltung
Erzeugen der Ausbildungstage
Die Ausbildungstage können entweder automatisch beim Speichern der Ausbildung oder manuell im Nachhinein am Detailreiter "Tage" erzeugt werden. Ob und wie die Ausbildungstage beim Speichern der Ausbildung erzeugt werden, entscheidet folgender Parameter unter PI → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine PI-Parameter → Allgemeine Einstellungen → Pkt. 6 Ausbildungsadministration:
Legt fest, in welcher Form die Ausbildungstage beim Speichern der Ausbildung erstellt werden. 0 - Automatisch: Es wird für jeden Kalendertag innerhalb des Ausbildungszeitraums ein Ausbildungstag erstellt. 1 - Serie: Beim Speichern der Ausbildung öffnet sich die Serienfunktion. Diese ermöglicht zu wählen, wie das Intervall der Ausbildungstage aussehen soll.  2 - Dialog: Beim Speichern der Ausbildung kommt ein Dialog, der die Auswahl zwischen "Automatisch", "Serieneinstellung" und "Nicht erstellen" anbietet.  3 - Nie: Es werden keine Ausbildungstage beim Speichern der Ausbildung erzeugt. |
Hinweis
 | Ist im PI-Parameter oder bei der Abfrage im Dialog "Nicht erstellen" gewählt worden, so können die Tage auch nachträglich am Reiter "Tage" im Fenster Ausbildungen erstellt werden.  |
Automatisch erstellen
Die Einstellung "Automatisch" erzeugt für jeden Kalendertag innerhalb des Ausbildungszeitraums einen Ausbildungstag.
Beispiel
 | Eine Ausbildung findet drei Tage lang vom 03.05.2021 bis 05.05.2021 statt. Mit der Einstellung "Automatisch" wird für den 3., 4. und 5. Mai jeweils ein Ausbildungstag erstellt.  |
Serie erstellen
Mit der Einstellung "Serie" wird beim Speichern der Ausbildung die Serienfunktion geöffnet. Hier kann ein Intervall für die Ausbildungstage gewählt werden.
Beispiel
| Eine Ausbildung findet vom 01.06.2021 bis 27.07.2021 alle 14 Tage statt. Im Intervall wird angegeben, wie oft und an welchem Wochentag die Ausbildung stattfinden soll:  Ergebnis:  |
Bearbeiten der Ausbildungstage
Die einzelnen Tage können im Fenster Ausbildungen am Reiter "Tage" mit der Funktion "Bearbeiten (F6)" angepasst werden, folgende Felder stehen zur Verfügung:
Datum | In diesem Feld können Sie das Datum für einen Eventtag eintragen. Über die Eventtage können Sie einen mehrtägigen Event auf einzelne Tage aufsplitten, dadurch ist es möglich auch bei wechselnden Vortragenden innerhalb eines Events alles korrekt abzubilden. Hinweis
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Von | In diesem Feld können Sie die Beginnzeit der Veranstaltung für diesen Eventtag eintragen. | ||
Bis | In diesem Feld können Sie die Endezeit der Veranstaltung für diesen Eventtag eintragen. | ||
Vortragender | In diesem Feld können Sie einen oder mehrere Vortragende für den Veranstaltungstag definieren. Dieses Feld muss nur befüllt werden, wenn der Vortragende des Eventtages vom Vortragenden des Events abweicht. Über den blauen Pfeil  vor diesem Feld können Sie eine Person als Vortragenden zuordnen, über das F8-Symbol  vor diesem Feld gelangen Sie in das Fenster Vortragende zuordnen, in dem Sie mehrere Vortragende zu diesem Event zuordnen können. Hinweis
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Eventort | In diesem Feld können Sie den Ort, an dem dieser Eventtag stattfindet, hinterlegen. Als Eventort kann nur der Sitz eines Kunden, Lieferanten oder einer Diversen Person verwendet werden. Mit dem blauen Pfeil vor diesem Feld gelangen Sie in das Fenster Verwaltung Personen und Institutionen, in dem Sie die gewünschte Person auswählen können. |
Beispiel
| Herr Krug ist der Vortragende des "Erste Hilfe Grundkurses" und somit auf der Ausbildung im gleichnamigen Feld eingetragen. Da er am 15.06. verhindert ist, übernimmt seine Kollegin an diesem Tag den Kurs. Daher wird der einzelne Tag bearbeitet und Frau Maier als Vortragende eingetragen. Die restlichen Tage müssen nicht bearbeitet werden, da der Vortragende der Ausbildung, Herr Krug, die Rückfallsebene bildet.   |
Hinweis
| Sobald Ausbildungstage angelegt wurden, kann das Datum nicht mehr auf der Ausbildung selbst verändert werden. In diesem Fall müssen alle Tage gelöscht werden, dadurch wird das Beginn-/Endedatum auf der Ausbildung automatisch geleert und man kann die Felder neu befüllen. Beim Speichern der Ausbildung wird die Anlage der Tage je nach Parametereinstellung wieder ausgelöst. |
Beispiel
| Eine Ausbildung ist für 01.09.2021 bis 31.01.2022 angelegt worden. Die Ausbildung verlängert sich nun um einen Monat.  Das Datum auf der Ausbildung ist schreibgeschützt, weil die Ausbildungstage bereits angelegt worden sind:  Daher werden zunächst am Reiter "Tage" alle Tage mit der Tastenkombination "STRG + A" markiert und mit der rechten Maustaste oder F7 gelöscht:  Das Beginn-/Endedatum auf der Ausbildung wird automatisch geleert:  Nun kann das korrekte Datum eingetragen werden. Beim Speichern der Ausbildung werden die Ausbildungstage (je nach Parametereinstellung) wieder erzeugt:  |
Anwesenheitsliste
Die Ausbildungstage sind eine wesentliche Information für den Ausdruck der Anwesenheitsliste. Einerseits werden Stammdaten wie das Ausbildungsdatum, der Vortragende, Ausbildungsort etc. von den Ausbildungstagen übernommen, andererseits hängt auch die Anzahl der Exemplare von den Tagen ab (je Tag eine eigene Seite).
Beispiel
| Im vorhergehenden Beispiel würde die Anwesenheitsliste für die ersten beiden Ausbildungstage folgendermaßen aussehen:   |
Ausbildungstermine
Allgemeines
Auf Basis der Ausbildungstage können die Ausbildungstermine für den CRM Terminkalender erstellt werden. Die Termine werden dann einerseits in der PI Ausbildungsverwaltung und andererseits im Terminkalender der einzelnen Teilnehmer dargestellt. Außerdem ist es möglich, die Termine per E-Mail mit einer ICS-Datei im Anhang an die Teilnehmer zu senden, damit diese in externe Kalender (z. B. Microsoft Outlook) importiert werden können.
Im Fenster Ausbildungen können die Termine auf drei Ebenen eingesehen werden:
Reiter Teilnehmer - Teilnahmedetails - Termine
Hier werden alle Termine des gewählten Teilnehmers angezeigt:
Reiter Tage - Termine
Hier werden alle Termine des gewählten Ausbildungstages dargestellt:
Reiter Termine
Hier werden die Termine aller Tage und Teilnehmer aufgelistet:
Erzeugen der Ausbildungstermine
Zu Beginn ist es wichtig zu unterscheiden, ob Einzeltermine oder verteilte Termine erstellt werden sollen. Diese Einstellung ist unter PI → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine PI-Parameter → Allgemeine Einstellungen → Pkt. 6 Ausbildungsadministration zu treffen:
Ermöglicht die Einstellung, in welcher Form Ausbildungstermine für die Teilnehmer einer Ausbildung in der Termine erstellt werden sollen. 0 - Verteilte Termine: Es wird je Ausbildungstag ein Termin erstellt und die Teilnehmer sind diesem Termin gesammelt zugeteilt. Bei notwendigen Anpassungen der Termine erhalten alle Teilnehmer die Änderung automatisch. 1 - Einzeltermine: Es wird je Teilnehmer und Ausbildungstag ein einzelner Termin erzeugt. Bei notwendigen Anpassungen der Termine muss jeder einzelne Termin gesondert angepasst werden. |
Hinweis
| Wir empfehlen, verteilte Termine anlegen zu lassen, da bei nachträglichen Änderungen alle Kalendereinträge in einem Schwung aktualisiert werden. |
Sollen für alle Teilnehmer für die gesamte Ausbildungsdauer Termine erstellt werden, so ist in der PI Ausbildungsverwaltung am Reiter "Termine" die Funktion Termin erzeugen zu verwenden.
Anschließend öffnet sich ein Dialog mit der Anzahl der Teilnehmer und Tage. Es handelt sich dabei um Vorschlagswerte, die noch übersteuert werden können, indem man mit der F8 Funktion einzelne Teilnehmer bzw. Tage entfernt oder wieder hinzufügt. Weiters kann hier direkt ein Terminkennzeichen für die Ausbildungstermine angegeben werden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird die Bearbeitungsmaske für den ersten Termin geöffnet.
Hier getroffene Einstellungen werden auf alle Ausbildungstermine übernommen.
Mit dem Speichern werden die Termine für alle restlichen Tage und Teilnehmer erstellt.
Es können auch Personen und Institutionen zu einem Termin zugeordnet werden. Dies kann bei einer nachgelagerten Leistungsverrechnung notwendig sein. Ob eine Person oder Institution bei der Anlage eines Termins zugeordnet und im Feld "Person/Institution in Termin eintragen" übernommen werden soll, kann im PI Parameter "Person/Institution in Termin eintragen" unter PI → Stammdaten → Einstellungen → PI Parameter → Ausbildungen → "Person/Institution in Termin eintragen" eingestellt werden:
Die Person wird bei Terminerstellung in das entsprechende Feld "Person/Institution in Termin eintragen" am Termin übertragen. |
Bei der Terminerstellung wird der Wert aus dem PI Parameter übernommen:
Hinweis
| Der übernommene Wert kann im Fenster "Termin erstellen" angepasst werden. Ist kein PI Parameter hinterlegt, bleibt das Feld "Person/Institution in Termin eintragen" leer. Es kann auch manuell befüllt werden. |
Beispiel
| Die Ausbildung zum/zur Brandschutzbeauftragten findet vom 08.09.2021 bis 10.09.2021 statt. An der Ausbildung nehmen vier Personen teil, diese wurden bereits am Reiter "Teilnehmer" zur Ausbildung zugeordnet. Weiters wurden die Ausbildungstage am Reiter "Tage" erstellt. Werden nun die Ausbildungstermine am Reiter "Termine" mithilfe der gleichnamigen Funktion erzeugt, so werden automatisch 12 Termine angelegt:  Ansicht im CRM Terminkalender eines Teilnehmers:  |
Hinweis
| Sind die Ausbildungstermine bereits für alle Teilnehmer erzeugt worden und es werden nachträglich weitere Teilnehmer zugeordnet, so können die Termine auch für einzelne Personen erzeugt werden. Dazu steht am Reiter "Teilnehmer" mittels rechter Maustaste die Funktion "Termin erzeugen" bereit:  |
Bearbeiten der Ausbildungstermine
Das Bearbeiten von Ausbildungsterminen ist ausschließlich über die PI Ausbildungsverwaltung möglich. Im CRM Terminkalender sind die Bearbeitungsfunktionen deaktiviert, weil die Termine hier nur zur Ansicht zur Verfügung stehen.
Ändern von Datum und Uhrzeit
Datum und Uhrzeit von bestehenden Ausbildungsterminen werden über die Ausbildungstage geändert. Die Änderungen werden automatisch auf die Termine synchronisiert.
Beispiel
| Die Ausbildung zum/zur Brandschutzbeauftragten findet vom 08.09.2021 bis 10.09.2021 statt. Die Termine wurden bereits angelegt. Nun soll die Uhrzeit am 09.09.2021 geändert werden. Am Reiter "Tage" wird der zu ändernde Tag mit der rechten Maustaste bearbeitet:  Im Bearbeitungsfenster des einzelnen Tages wird die Uhrzeit angepasst und gespeichert:  Ein Blick auf die Termine zeigt, dass die Uhrzeit automatisch synchronisiert worden ist:  |
Hinweis
| Ändert sich auch das Datum von Ausbildungen, sollten alle Tage gelöscht und neu erzeugt werden. Die richtige Vorgehensweise wird im Kapitel 1.3 "Bearbeiten der Ausbildungstage" erklärt. Das Löschen der Tage entfernt automatisch die Ausbildungstermine. Daher müssen auch diese anschließend erneut erzeugt werden. |
Ändern von Termindetails
Das Ändern von Termindetails wie etwa Terminort, Ressourcen, Terminkennzeichen etc. ist am Reiter "Termine" mit der Bearbeiten-Funktion möglich. Dabei ist zu beachten, ob es sich um Einzeltermine oder Verteilte Termine handelt. Wird ein Einzeltermin bearbeitet, wirkt sich die Änderung nur auf den Termin des einzelnen Teilnehmers aus. Jeder einzelne Termin muss gesondert angepasst werden. Wird ein verteilter Termin bearbeitet, erhalten alle Teilnehmer die Änderung automatisch.
Beispiel
| Bearbeiten von Verteilten Terminen Einem Ausbildungstermin soll im Nachhinein eine Ressource zugeordnet werden. Mit der rechten Maustaste wird der Termin bearbeitet, die Ressource eingetragen und gespeichert:  Die Ressource wird automatisch auf alle Termine des zuvor gewählten Tages übernommen.  |
Hinweis
| Bei mehrtägigen Ausbildungen kann es gewünscht sein, dass die Änderung auf die Termine aller Tage übernommen wird. In diesem Fall sind zuerst alle Termine mit der Tastenkombination STRG + A zu markieren und dann zu bearbeiten:  Somit wird die Ressource an allen Terminen eingetragen:  |
Ausbildungstermine per E-Mail versenden
Werden Kalender von externen Anbietern verwendet, so können die Termine für konkrete Ausbildungen an die zugeordneten Teilnehmer per E-Mail versendet werden. Im Anhang werden automatisch eine oder mehrere ICS-Dateien mitgesendet, welche Informationen wie Datum, Uhrzeit und Veranstaltungsort beinhalten. Diese Dateien kann der Teilnehmer anschließend in jeden Kalender importieren, der ICS Dateien unterstützt (z. B. Microsoft Outlook).
In folgendem Hilfethema finden Sie alles Wissenswerte rund um den E-Mail Versand von Ausbildungsterminen:
Standardthema | Voreinstellungen und Ablauf des Terminversands per ICS-Datei
