Rückzahlungsvereinbarungen bei Ausbildungen
Allgemeines
Rückzahlungsmodelle und Rückzahlungsvereinbarungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Organisation von Aus- und Weiterbildungen. Abhängig von der Art der Ausbildung, der Höhe der Ausbildungskosten und Dienstzugehörigkeit des Mitarbeiters variieren die Art der Rückzahlungsermittlung und Höhe des Rückzahlungsbetrages.
Neben der automatischen Berechnung ist es auch wichtig unterschriftsreife Rückzahlungsvereinbarungen für die Mitarbeiter parat zu haben, um der Vereinbarung eine Verbindlichkeit zu verleihen. Die Verwendung von solchen Vereinbarungen wird in diesem Hilfethema beschrieben.
Anlage von Rückzahlungsmodellen
Import der Standardmodelle
Das Personalinformationssystem bietet bis zu 7 Standard-Modelle für die Ermittlung von Rückzahlungskosten an. Damit diese allerdings verwendet werden können, muss der Import
"PI-Standards" ausgeführt werden.
Nach dem Import stehen diese in den Rückzahlungstabellen zur Verfügung und können nach Bedarf auch angepasst werden.
Neuanlage von Rückzahlungsmodellen
Die Erfassung neuer Rückzahlungsmodelle besteht aus zwei Schritten:
- Erfassung der Tabelle mit sprechender Bezeichung
- Erfassung der Wertetabelle mit Laufzeit und %-Anteil der Rückzahlung
Beispiel
 | Eine neue Rückzahlungstabelle mit 3-jähriger Laufzeit und monatlicher Reduktion der Rückzahlungskosten wird benötigt. Im ersten Schritt wird die Tabelle mit sprechender Bezeichung angelegt, z. B. Rückzahlung 3 Jahre / Monatliche Tilgung  Im zweiten Schritt müssen der noch offene Rückzahlungsanteil in % hinterlegt werden. Die Tilgungshöhe wird dabei abhängig von der Laufzeit in Monaten nach Beginn der Rückzahlungpflicht ermittelt.  Umgelegt auf das aktuelle Beispielt bedeutet dies nach einem Monat Laufzeit 100 - 1/36 x 100 = 97,22 % Restbetrag  |
Hinweis
 | Bei den Monaten der Rückzahlungslaufzeit muss auch der Wert "0 Monate / 100 %" für die korrekte Ermittlung des Startwerts erfasst werden. |
Aktivieren der Rückzahlungsberechnung
Kostenkategorien für Rückzahlungen
Die Erfassung von Ausbildungskosten erfolgt über Kostenkategorien. Daher ist ist auch notwendig bei der Anlage von Kostenkategorien zu definieren, ob diese relevant für die Ermittlung von Rückzahlungskosten sind oder nicht.
Hinweis
| Die Rückzahlungsrelevanz von Kostenkategorien kann bei der Erfassung der Ausbildungskosten übersteuert werden. Daher ist es nicht notwendig sich Kostenarten doppelt (relevant/nichtrelevant) anzulegen.  Weiterführende Informationen zum Einsatz der Ausbildungskosten sind im Hilfethema Ausbildungen und Teilnahmen im BMD PI nachzulesen. |
Parametereinstellungen für Rückzahlungen
Gibt an, ab welchem Datum die Laufzeit für Rückzahlungen bis zum Stichtag berechnet wird. 1 - Statusdatum: Hier wird das Datum verwendet, an dem der Teilnahmeeintrag mit einem "Teilgenommen"-Status gekennzeichnet worden ist. 2 - Ausbildungsende: Hier wird das Datum des letzten Tages der Ausbildung verwendet. 3 - Ausbildungsbeginn: Hier wird das Datum des ersten Tages der Ausbildung verwendet. |
Legt die Standard-Rückzahlungstabelle fest, die bei Ausbildungen vorgeschlagen wird und aus der die offenen Rückzahlungen ermittelt werden. Achtung: Dieser Parameter kann nur firmenbezogen hinterlegt werden. |
Rückzahlung zum Stichtag
Die Auswertung der Rückzahlungskosten zu einem Stichtag (z. B. Austritt des Dienstnehmers) erfolgt im Programm Rückzahlungen.
Durch Eingabe des Stichtages und der Mitarbeiternummer, kann der gesamte fällige Rückzahlungsbetrag vom System ermittelt werden.
Neben der Gesamtübersicht über alle Mitarbeiter mit Rückzahlungskosten, werden im unteren Bereich des Fensters die Ausbildungen einzelner Mitarbeiter und die dazu gehörenden Kostendetails ausgewiesen.
Hinweis
| Ausbildungen, die für die Zukunft bereits erfasst sind, werden in der Liste der Ausbildungen zwar angezeigt, jedoch bei der Ermittlung des fälligen Betrages noch ausgeklammert. |
Ausdruck von Rückzahlungsvereinbarungen
Import der Standardvorlagen
Durch die Anbindung zum Standardbrief können Rückzahlungvereinbarungen für jeden Mitarbeiter erstellt werden. Die Formularvorlagen können entweder selbst erstellt oder über die PI-Standards importiert werden.
Nach dem Import stehen drei Standardvorlagen zur Verfügung, die an die eigenen unternehmensinternen Vorgaben angepasst werden können.
Hinweis
| Wenn im Unternehmen verschiedene Modelle zur Anwendung kommen, ist es am einfachsten, eine Vorlage zu erstellen, zu duplizieren und die Kopien enstsprechend anzupassen. Dadurch müssen Anpassungen für Layout und allgemeinen Inhalt nur einmal vorgenommen werden. |
Aufruf des Rückzahlungsvereinbarung
Vor dem Aufruf müssen alle Teilnehmer, für die der Ausdruck gestartet wird, mit STRG + Linker Maustaste selektiert werden. Diese werden vom Programm als Adressaten in den Standardbrief für einen Seriendruck übernommen.
Der Aufruf der Standarbrief Forumulare ist danach über das Kontextmenü der Teilnahmen (rechte Maustaste) möglich.
Achtung!
 | Wird der Standardbrief direkt über das Menü und nicht im Fenster Ausbildungen gestartet, hat das Programm keine Informationen für welche Ausbildung und welche Teilnahme die Rückzahlungsvereinbarung gedruckt werden soll. Daher ist der Aufruf aus dem Programm eine zwingende Voraussetzung. Der Aufruf über das Menü dient hauptsächlich der Anlage und Anpassung von Formularen. |
Ausdruck oder Mailversand
 | Der Ausdruck der Briefvorlagen funktioniert durch:
Soll in der Rückzahlungsverbarung nach der Aufbereitung und Verküpfung mit den Daten einmal noch etwas angepasst werden, kann diese auch mit der Funktion Brief ansehen aufbereitet werden. Wenn die Anpassung das Formular generell betrifft, ist es jedoch besser, wenn Sie vor der Aufbereitung die Briefvorlage anpassen.  |
Hinweis
| Weitere Informationen zur Verwendung und Handhabung des Standardbriefs befinden sich im Hilfethema: Themen | Gestaltung und Verwendung von Standardbriefen und Berichten im Personalinformationssystem |
