Ausbildungspläne
Grundlegende Informationen zum Thema Personalinformation finden Sie unter Erste Schritte.Überblick
Ausbildungspläne stellen eine Verknüpfung zwischen dem Mitarbeiter, seinen zugeordneten Stellenbeschreibungen sowie seinem Ausbildungsbedarf dar. Werden Mitarbeiter einer Stelle mit einem Ausbildungsplan zugeteilt, prüft das Programm, ob es für diese Ausbildungsstämme bereits eine gültige und abgeschlossene Teilnahme gibt. Ist dies nicht der Fall, wird automatisch ein Eintrag im Ausbildungsbedarf dieses Mitarbeiters erzeugt. Umgekehrt funktioniert dies auch, wenn auf einer Stelle der Ausbildungsplan erweitert wird. In diesem Fall erscheint eine Abfrage, ob für alle Mitarbeiter dieser Stelle ein neuer Ausbildungsbedarf erstellt werden soll.
Ausbildungsplan definieren
Der Ausbildungsplan wird am gleichnamigen Reiter auf der Stellenbeschreibung angelegt.
Ausbildungsstamm zuordnen
Die Funktion Ausbildungsstamm zuordnen (F3) startet ein Zuordnungsfenster, in welchem alle verfügbaren Ausbildungsstämme angeboten werden.
Links werden die aktiven Ausbildungsstämme aufgelistet, rechts werden die bereits zugeordneten Stämme angezeigt. Mit den gelben Pfeilen können weitere Stämme zugeordnet werden:
Anschließend kann die Zuordnung der einzelnen Ausbildungsstämme hinsichtlich Vorwarnzeit und wiederholenden Bedarfs bearbeitet werden.
Stamm-Nr | Veranstaltungsteilnahme | ||
Stammbezeichnung | Bezeichnung der Veranstaltung | ||
wiederholend | Ist dieser Bedarf wiederholend oder einmalig? | ||
Wiederholzeitraum | Wie ist der Wiederholzeitraum für einen neuen wiederholenden Bedarf nach Abschluss der letzten Teilnahme. | ||
Vorwarnzeit | Tage Vorwarnzeit für die farbliche Kennzeichnung des sich wiederholenden Ausbildungsbedarfs | ||
Fällig ab | Welches Datum soll für die Berechnung des "Nötig bis"-Datums am Pflichtbedarf herangezogen werden? | ||
Fälligkeitstyp | Wurden im Feld "Zeitraum Fälligkeit" Tage, Wochen oder Monate angegeben? Wird für die Berechnung des "Nötig bis"-Datums am Pflichtbedarf benötigt. | ||
Zeitraum Fälligkeit | Welcher Zeitraum soll für die Berechnung des "Nötig bis"-Datums am Pflichtbedarf angewendet werden? Hinweis
|
Mit einem Klick auf "Übernehmen" werden die Einstellungen gespeichert.
Hinweis
 | Ist ein Ausbildungsstamm als Bedarfsplatzhalter definiert worden, so kann dieser nicht in den Ausbildungsplan aufgenommen werden. Der Ausbildungsplan ist dafür gedacht, dass ein Pflichtbedarf für konkrete Ausbildungen bei Mitarbeitern ausgelöst wird. Da der Bedarfsplatzhalter für Ausbildungswünsche seitens der Mitarbeiter gedacht ist, darf dieser auch nicht in einem Ausbildungsplan hinterlegt werden. |
Zuordnung bearbeiten
Die Funktion Zuordnung bearbeiten (F6) bietet die Möglichkeit, im Nachhinein Einstellungen zur Vorwarnzeit bzw. zum wiederholenden Bedarf vorzunehmen.
Beispiel
 | Mitarbeiter der Stelle "Consulting" müssen eine Reihe von Ausbildungen absolvieren. Die Ausbildung "Verhalten in schwierigen Verhandlungen" muss jährlich wiederholt werden. Zusätzlich soll der Bedarfsdatensatz 30 Tage vor Fälligkeit rot gekennzeichnet werden (= in Vorwarnzeit).  |
Hinweis
| Ausbildungspläne sind fix und können nicht auf bestimmte Zeiträume begrenzt angelegt werden. |
Arbeiten mit Ausbildungsplänen
Erstellen des Ausbildungsplans
Der Ausbildungsplan wird gestartet, sobald ein Mitarbeiter einer Stelle zugeordnet wird. Dies kann sowohl im Mitarbeiterstamm als auch über die Stellenbeschreibungen erfolgen.
Zuordnung Stelle -> Mitarbeiter im Mitarbeiterstamm
Im PI Mitarbeiterstamm können einem Mitarbeiter auf einfache Weise mehrere Stellen zugeordnet werden. Dazu einfach den gewünschten Mitarbeiter auswählen, am Reiter "Zugeordnete Stellen" mit Rechtsklick in die Funktion "Zuordnung Mitarbeiter -> Stelle" einsteigen und die gewünschten Stellen selektieren:
Wird anschließend eine zugeordnete Stelle markiert, kann der Ausbildungsplan in den Stellendetails im rechten Bereich angesehen werden:
Der dadurch automatisch erzeugte Ausbildungsbedarf kann am gleichnamigen Reiter kontrolliert werden. Ein eventuell hinterlegter Workflow für den Pflichtbedarf wird automatisch gestartet.
Zuordnung Mitarbeiter -> Stelle in den Stellenbeschreibungen
Im Fenster "Stellenbeschreibungen" können mehrere Mitarbeiter einer Stelle auf einmal zugeordnet werden. Dazu muss die gewünschte Stelle gewählt und dann am Reiter "Zugeordnete Mitarbeiter" die Funktion Zuordnung Mitarbeiter zur Stelle aufgerufen werden:
Auch mit diesem Vorgang wird der Ausbildungsbedarf für die im Ausbildungsplan definierten Ausbildungsstämme automatisch bei den zugeordneten Mitarbeitern erzeugt.
Hinweis
| Der Ausbildungsbedarf wird nur für jene Ausbildungsstämme automatisch erzeugt, für welche es noch keinen "Teilgenommen-Status" auf einer zugehörigen Ausbildung gibt. Als "teilgenommen" gilt jeder Teilnahmestatus mit dem Kennzeichen "Ausbildung abgeschlossen". Sollte dies in Ausnahmefällen trotzdem notwendig sein, so kann der Ausbildungsbedarf manuell mit F5 angelegt werden. Beim Speichern erscheint in diesem Fall folgende Meldung:  |
Beispiel
| Ein Mitarbeiter wechselt von der Stelle "Verwaltung" auf die Stelle "Verkauf". Beide Stellen setzen die Ausbildung "Fit für jedes Paket - die NTCS Basisfunktionen" voraus:   Der Mitarbeiter hat diese Ausbildung bereits für die Stelle "Verwaltung" absolviert:  Im Zuge der Zuordnung zur neuen Stelle wird daher nur noch der Ausbildungsbedarf für die fehlenden Ausbildungsstämme erzeugt:  |
Achtung!
 | Wird ein Mitarbeiter von einer Stelle deselektiert, werden die zugehörigen Bedarfseinträge gelöscht. Ist ein Ausbildungsbedarfsworkflow aktiv, wird gefragt, ob der Workflow beendet werden soll:  |
Erweitern des Ausbildungsplans
Soll ein bestehender Ausbildungsplan um zusätzliche Ausbildungsstämme erweitert werden, so kann dieser in den Stellenbeschreibungen beliebig erweitert werden. Beim Übernehmen der Einstellungen erscheint eine Abfrage, ob die Bedarfseinträge für die bereits zugeordneten Mitarbeiter nachträglich erstellt werden sollen:
Hinweis
| Wird ein Ausbildungsstamm vom Ausbildungsplan deselektiert, werden bestehende Bedarfseinträge von Mitarbeitern nicht automatisch gelöscht. |
Auswertung Ausbildungsplan
Die Auswertung des Ausbildungsplans ist das Werkzeug, um an zentraler Stelle einen Überblick über den Fortschritt des Pflichtausbildungsprogramms eines jeden Mitarbeiters zu erhalten.
Diese Auswertung kann entweder im PI Mitarbeiterstamm mit Rechtsklick in der Mitarbeiterliste oder in den Stellenbeschreibungen mit Rechtsklick auf eine Stellenbeschreibung gestartet werden. Der einzige Unterschied ist, dass beim Weg über die Stellenbeschreibungen die gewählte Stelle automatisch in die Auswertung mitgenommen wird. Hier gibt es eine genaue Beschreibung zur Auswertung.
Hinweis
| Es wird geprüft, ob der Mitarbeiter die Ausbildung jemals absolviert hat. Eine Einschränkung auf einen bestimmten Stichtag ist in dieser Auswertung nicht vorgesehen. |
