Der Ausbildungsbedarf im BMD PI
Grundlegende Informationen zum Thema Personalinformation finden Sie unter Erste Schritte.Allgemeines
Der Ausbildungsbedarf verwaltet alle Aus-, Fort- und Weiterbildungen, die Mitarbeiter noch absolvieren müssen oder möchten.
Der Ausbildungsbedarf wird im PI anhand einzelner Bedarfsdatensätze verwaltet. Ein Bedarfsdatensatz bezieht sich immer auf einen bestimmten Ausbildungsstamm und Mitarbeiter. Zu diesem Ausbildungsstamm wird in weiterer Folge eine Ausbildung erstellt. Wird ein Mitarbeiter mit einem Bedarf der Ausbildung zugeordnet, verknüpft das Programm im Hintergrund den Bedarf mit der Ausbildung. Somit kann bei erfolgreichem Abschluss der Ausbildung der dazugehörige Bedarf automatisch auf erledigt gesetzt werden. Es ist möglich, den Bedarf mit individuellen Workflows zu verknüpfen und dadurch Aufgaben, Fristen und E-Mails automatisch erzeugen zu lassen.
Bedarf in Ausbildungsbedarf-Übersicht verwalten
Die Ausbildungsbedarf-Übersicht stellt das zentrale Werkzeug für den Ausbildungsbedarf dar. Hier können die Bedarfsdatensätze angesehen, angelegt und verwaltet werden.
Im Programm wird zwischen drei verschiedenen Bedarfstypen unterschieden. Je Bedarfstyp sind bei der Anlage unterschiedliche Felder von Bedeutung, welche mit einem Klick auf den jeweiligen Link genauer beschrieben sind.
Zusätzlich zu den Funktionen "Neu", "Bearbeiten", "Ansehen" und "Löschen" stehen folgende wichtige Funktionen zur Verfügung:
- Ausbildung genehmigen
- Ausbildung zuordnen
- Ausbildungsbedarf verteilen
- Bedarfsplatzhalter umstellen
- Auf inaktiv setzen
Die einzelnen Funktionen werden in der Hilfe zum Fenster Ausbildungsbedarf-Übersicht genau erklärt.
Bedarf aus Ausbildungsteilnahme erzeugen
Gibt es bereits eine Ausbildungsteilnahme, so kann der Ausbildungsbedarf auch direkt im Fenster Ausbildungen auf der Teilnahme stehend über das Kontextmenü der rechten Maustaste erzeugt werden. Es öffnet sich ein neuer Bedarfsdatensatz, in dem der Teilnehmer sowie der Ausbildungsstamm automatisch vorgeschlagen werden.
Hinweis
 | Ist die Funktion ausgegraut, so ist die Teilnahme bereits mit einem Ausbildungsbedarf verknüpft. Dies ist auch an dem Kennzeichen "aus Bedarf" auf der Teilnahme erkennbar:  |
Achtung!
 | Gibt es bereits einen Ausbildungsbedarf, der noch nicht mit der Teilnahme verknüpft ist, erscheint folgender Hinweis, der mit "Ja" bestätigt werden sollte:  Wenn die Teilnahme nicht mit dem Bedarf verknüpft ist, wird der Bedarf nach dem Setzen eines positiven Teilnahmestatus auch nicht auf erledigt gesetzt. |
Prüfung der nötigen Voraussetzungen
Beim Erstellen eines neuen Ausbildungsbedarfs bzw. beim Zuordnen von Teilnehmern zu einer Ausbildung wird geprüft, ob es zum gewählten Ausbildungsstamm fehlende Voraussetzungen gibt, damit infolgedessen ein Ausbildungsbedarf für die Teilnehmer erzeugt werden kann.
Beispiel
 | Um den Sanitäterkurs besuchen zu dürfen, müssen zuvor der Erste-Hilfe-Grundkurs sowie eine Auffrischung absolviert werden. Daher werden diese beiden Ausbildungsstämme als Voraussetzung definiert.  Wird dann ein neuer Ausbildungsbedarf für den Sanitäterkurs angelegt, prüft das Programm, ob der Erste-Hilfe-Grundkurs sowie die Auffrischung bereits besucht worden sind. Ist dies nicht der Fall, öffnet sich das Fenster "Fehlende Voraussetzung":  In diesem Beispiel ist der Kurs "Erste Hilfe Grundkurs" von Mitarbeiter Manfred Krug bereits absolviert worden, der Auffrischungskurs jedoch noch nicht. Daher wird für diesen Ausbildungsstamm nun mit der Funktion  Bedarf erzeugen ein Bedarfsdatensatz angelegt. |
Hinweis
| Diese Prüfung wird auch durchgeführt, wenn auf einer Ausbildungsteilnahme ein Teilnahmestatus des Typs "Ausbildung abgeschlossen" gesetzt wird. Dabei wird geprüft, ob es zum Ausbildungsstamm der betroffenen Ausbildung Folgeausbildungen mit fehlenden Voraussetzungen gibt, damit wiederum ein Ausbildungsbedarf erzeugt werden kann. |
Wunschbedarf
Ausbildungswünsche werden meist von den Mitarbeitern selbst an das Unternehmen herangetragen. Zu den möglichen Werkzeugen, über die Ausbildungswünsche entstehen, gehören:
- Mitarbeitergespräche
- Infoboards
- Intranet-Lösungen
- Mitarbeiter-Briefkästen
Anlage Wunschbedarf
Ein neuer Wunschbedarf wird im Fenster "Ausbildungsbedarf" mit der Funktion "Neu (F5)" angelegt. Wird der Teilnehmer in den Einstiegsfeldern vorausgewählt, wird dieser im neuen Bedarfsdatensatz automatisch vorgeschlagen. Auch die Ausprägung der Combobox rechts oben (Alle/Wunsch/Pflicht/Wiederholende) wird automatisch in das Feld "Typ" übernommen.
Die Felder "Teilnehmer", "Ausbildungsstamm" und "Bezeichnung" müssen verpflichtend ausgefüllt werden. Für den Wunschbedarf bedeutend sind die Felder "Typ" und "Gewünscht ab".
Der Wunschbedarf wird in der Bedarfsübersicht mit einem grünen Rufzeichen dargestellt und kann mit der Comboboxsausprägung "Wunsch" gefiltert werden.
Hinweis
| Ist das aktuelle Tagesdatum größer als das "Gewünscht ab-Datum", wird der Datensatz in der Bedarfsübersicht rot (= abgelaufen) dargestellt. |
Stammsichtbarkeit
Grundsätzlich werden bei der Anlage eines neuen Ausbildungsbedarfs alle Ausbildungsstämme angezeigt. Sollen bestimmte Ausbildungsstämme nicht für alle Mitarbeiter sichtbar sein, so kann mit Datenbesitzergruppen gearbeitet werden.
Dazu wird am Ausbildungsstamm via Feldauswahl das Feld "Datenbesitzer für Ansehen" eingeblendet und eine passende Gruppe zugeordnet.
Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Datenbesitzergruppen.Bedarfsplatzhalter
Der Bedarfsplatzhalter ist ein Ausbildungsstamm, der dazu verwendet wird, Ausbildungswünsche von Mitarbeitern im Ausbildungsbedarf zu erfassen, ohne dafür jeweils einen neuen Ausbildungstamm anzulegen. Somit bleibt der Ausbildungstamm übersichtlich und wird nicht durch Stämme für einmalige Ausbildungswünsche unübersichtlich.
Beispiel
| Ein Kurs, wie z. B. der Erste-Hilfe-Kurs, der in einem Unternehmen regelmäßig stattfindet, erhält einen eigenen Ausbildungstamm und somit auch die Grundlage für die Erfassung von Bedarfseinträgen im Ausbildungsbedarf. Wäre der Ausbildungswunsch jedoch etwas Einzigartiges, wie z. B. ein Grillkurs, dann würde aufgrund der Tatsache, dass es nicht sicher ist, ob dieser Kurs überhaupt genehmigt wird, der Bedarfsplatzhalter verwendet.  |
Die Einstellung wird entweder direkt im Ausbildungsstamm im Feld "Bedarfsplatzhalter" oder mit der rechten Maustaste auf den Stamm im Kontextmenü gesetzt:
Achtung!
| Es kann generell nur einen Bedarfsplatzhalter geben. Der Platzhalter kann nur dann entfernt werden, wenn es keine aktiven Bedarfsdatensätze dazu gibt. |
Wunschbedarf ohne Genehmigungsprozess
Standardmäßig sind keine Einstellungen für einen Genehmigungsprozess durch den Vorgesetzten hinterlegt. Der Wunschbedarf erhält beim Speichern sofort das Kennzeichen "Genehmigt". Als Genehmiger wird automatisch der User eingetragen, der den Bedarf angelegt hat:
Nun kann der Bedarf einer Ausbildung zugeordnet werden.
Wunschbedarf mit Genehmigungsprozess
Da der Wunschbedarf zumeist aufgrund von Fortbildungsanfragen der Mitarbeiter ensteht, kann es hier zu der Notwendigkeit kommen, diesen genehmigen zu lassen. Eine Genehmigung kann generell nur für den Wunschbedarf eingerichtet werden. Bedarfsdatensätze des Typs "Pflicht" werden automatisch genehmigt.
Einstellungen im Mitarbeiterstamm
Die Genehmigung von Bedarfseinträgen passiert durch die Abteilungsleitung. Daher muss im Mitarbeiterstamm der Abteilungsleiter gekennzeichnet und bei den Mitarbeitern hinterlegt werden. Für die Genehmigungsfunktion sind im Mitarbeiterstamm daher folgende Felder wichtig:
| Position | Bei der Position kann zwischen
gewählt werden. |
| Abteilungsleiter | Hier wird der Abteilungsleiter des Mitarbeiters hinterlegt. Es stehen nur Personen zur Auswahl, die im Feld "Position" das Kennzeichen "Abteilungsleiter" eingetragen haben. |
| User-ID | In diesem Feld ist der BMD Benutzer des Mitarbeiters zu hinterlegen. Für die Genehmigungsfunktion ist die User-ID ein Pflichtfeld, da den Genehmigern über deren User-ID die Aufgaben zugeordnet werden. |
Hinweis
| Die Felder Position und Abteilungsleiter sind historische Mitarbeiterdaten. Das bedeutet, dass beim Hinterlegen bzw. Ändern dieser Felder ein Gültig-ab-Datum zu erfassen ist. |
Soll der Abteilungsleiter für alle Mitarbeiter auf einmal geändert werden, so kann dies im CRM-Mitarbeiterstamm schnell erledigt werden. Zunächst muss nach allen Mitarbeitern gefiltert werden, die denselben Abteilungsleiter erhalten. Anschließend wird in der gelben Menüleiste unter "Mitarbeiter" die Funktion Wechsel Organisationseinheit ausgewählt.
Einstellungen in den PI Parametern
Die Einstellung "Genehmigungsaufgabe erzeugen" muss auf "ja" gesetzt werden, damit eine Genehmigungsaufgabe für den Abteilungsleiter des Mitarbeiters erzeugt wird. Zu finden sind diese Einstellungen im Paket PI - Stammdaten - Einstellungen - Allgemeine PI Parameter - Pkt. 7 Ausbildungsbedarf.
Wenn aktiviert, wird bei der Anlage eines Wunschbedarfs beim Abteilungsleiter des Teilnehmers eine Aufgabe eingetragen. Über diese kann er den Bedarf (ohne in die Bedarfsverwaltung einzusteigen) genehmigen. Sollte der Teilnehmer keinen Abteilungsleiter hinterlegt haben, so wird ein Suchfenster geöffnet, aus dem dann eine befugte Person ausgewählt werden muss. 0 - Nein: Es wird keine Aufgabe angelegt. Der Wunschbedarf steht dadurch automatisch auf "genehmigt". 1 - Ja: Es wird eine Genehmigungsaufgabe beim hinterlegten Abteilungsleiter eingetragen. Für alternative Genehmigungsprozesse muss das Zusatzmodul für PI Workflows erworben werden. |
Ablauf der Genehmigung
Wurde der Bedarf erfasst, kann die Genehmigungsaufgabe entweder in der Ausbildungsbedarf-Übersicht oder in den CRM Aufgaben genehmigt werden.
Genehmigung in Ausbildungsbedarf-Übersicht
Die Genehmigung des Bedarfs kann direkt in der Bedarfsübersicht vorgenommen werden. Dafür steht die Funktion "Ausbildung genehmigen" als Button bzw. im Kontextmenü mit der rechten Maustaste zur Verfügung.
Anschließend erfolgt eine Abfrage, ob der Ausbildungswunsch genehmigt oder abgelehnt werden soll:
Durch Auswählen der Funktion "Genehmigen" wird der Bedarfsdatensatz mit dem Kennzeichen "Genehmigt" und dem "Genehmiger" versehen. Etwaige Aufgaben, die mit diesem Bedarf verknüpft sind, werden auch als erledigt gekennzeichnet.
Wird der Ausbildungswunsch abgelehnt, so wird der Teilnahmestatus automatisch auf "Abgelehnt" gesetzt. Der User, der den Bedarf abgelehnt hat, wird als Genehmiger eingetragen.
Hinweis
| Der Datensatz ist nach dem Ablehnen der Genehmigungsaufgabe anschließend nicht mehr sichtbar, weil er inaktiv gesetzt wird. Über die gelbe Menüleiste - Ansicht - Ausbildungsbedarf - Inaktiver oder aktiver/inaktiver Ausbildungsbedarf können die inaktiven Datensätze nachträglich noch eingeblendet und kontrolliert werden:   |
Genehmigung via CRM Aufgaben
Nach der Erfassung eines neuen genehmigungspflichtigen Ausbildungsbedarfs existiert in den Aufgaben (Paket CRM und DMS - CRM - Aufgaben) des Abteilungsleiters die neue Genehmigungsaufgabe.
Die Aufgabe kann entweder durch Anklicken der Funktion "Ausführen" in der Funktionsleiste oder über das Kontextmenü der rechten Maustaste genehmigt werden. Es öffnet sich wiederum die Abfrage, ob genehmigt oder abgelehnt werden soll.
Nach der Genehmigung kann der Bedarf einer Ausbildung zugeordnet werden.
Wunschbedarf mit Workflowgenehmigung
Workflow anlegen
Es kann vorkommen, dass der BMD Standard-Genehmigungsprozess die eigenen Unternehmensprozesse nicht ausreichend abdeckt oder dass mehrere Funktionen hintereinander von verschiedenen Personen abgearbeitet werden müssen. In diesem Fall kann ein individueller Workflow für den Wunschbedarf angelegt werden. Dieser wird im Paket CRM unter Stammdaten - Workflow im Workflowstudio angelegt.
Beispiel
| Wird ein neuer Wunschbedarf angelegt, soll der Abteilungsleiter eine Aufgabe erhalten, diesen Bedarf zu genehmigen. Wird dieser genehmigt, erhält die Personalabteilung die Aufgabe, den Teilnehmer zur Ausbildung zuzuordnen. Anschließend muss noch eine Rückzahlungsvereinbarung ausgestellt werden. Diese Abläufe können anhand eines Bedarfsworkflows in Form von CRM-Aufgaben abgearbeitet werden.  |
Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung eines Workflows benötigen, dann wenden Sie sich bitte an termin@bmd.at, um einen Fernwartungstermin zu vereinbaren.
PI Parameter
Wichtig ist, zu unterscheiden, ob der Bedarfsworkflow bei jeder Neuanlage eines Wunschbedarfs starten soll oder ob eine Einschränkung auf bestimmte Ausbildungsstämme gewünscht ist.
Soll der Workflow bei jeder Neuanlage eines Wunschbedarfs starten, dann ist dieser in den PI Parametern im Pkt. 13 "Workflow" zu hinterlegen:
Der eingetragene Workflow wird ausgelöst, sobald ein neuer Wunschbedarf im System angelegt wird. |
Soll der Workflow nur bei bestimmten Ausbildungsstämmen angewendet werden, so wird der Workflow direkt am Ausbildungsstamm im Feld "Ausbildungsbedarf" zugeordnet:
Arbeiten mit dem Bedarfsworkflow
Der Workflow startet, sobald ein neuer Wunschbedarf angelegt wird. In der Ausbildungsbedarf-Übersicht gibt der Reiter "Bedarfsworkflow" Auskunft über den aktuellen Fortschritt. Wird beispielsweise die Aufgabe zur Genehmigung des Ausbildungsbedarfs ausgeführt, wird diese Instanz farblich in grün als erledigt angezeigt.
Das Erledigen der Workflowaufgaben erfolgt entweder über die Aufgaben im CRM oder über die Workflowübersicht im PI. Wird die Aufgabe ausgeführt, öffnet sich das entsprechende PI Fenster:
Beispiel
| Die Aufgabe zur Genehmigung des Bedarfs bietet die Optionen "Genehmigt" oder "Nicht genehmigt":  |
Beispiel
| Die Aufgabe "Ausbildung zuordnen" bietet die Möglichkeit, den Teilnehmer zu einer bereits angelegten Ausbildung zu übernehmen:  Ist die Ausbildung noch nicht angelegt worden, kann dies auch direkt in diesem Fenster mit Neu (F5) durchgeführt werden. |
Hinweis
| Sobald der Workflow aktiv ist, kann der Bedarfsdatensatz in der Ausbildungsbedarf-Übersicht nicht mehr bearbeitet werden. Es erscheint eine entsprechende Meldung:  |
Eine Übersicht über alle aktiven Workflowinstanzen aller Teilnehmer bietet die Workflowübersicht im Paket PI - Stammdaten. Hier stehen ebenfalls alle Funktionen zum Erledigen der CRM-Aufgaben zur Verfügung. Bei Bedarf können auch einzelne Workflowinstanzen gelöscht werden, wenn der Workflow aus diversen Gründen aufgelöst werden soll.
Arbeiten mit dem Wunschbedarf
Damit Mitarbeiter selbst einen Wunschbedarf anlegen können, benötigen sie einen NTCS-Zugang und einen eigenen Benutzer. Die Berechtigungen des Benutzers müssen dementsprechend eingeschränkt werden.
Die Arbeitsschritte im folgenden Beispiel können in der Praxis in unterschiedlicher Reihenfolge anfallen, es handelt sich hierbei nur um ein Anwendungsbeispiel.
Beispiel
| Ablauf Wunschbedarf mit Bedarfsplatzhalter und Standard-Genehmigung In diesem Beispiel möchte ein Mitarbeiter eine Ausbildung besuchen, für die es noch keinen Ausbildungsstamm gibt. Daher verwendet er den Bedarfsplatzhalter. Intern fällt die Entscheidung, dass die Ausbildung tatsächlich in den Ausbildungskatalog aufgenommen wird, daher muss ein eigener Ausbildungsstamm angelegt werden.
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Hinweis
| Der Mitarbeiter kann erst dann als Teilnehmer der Ausbildung zugeordnet werden, wenn der Bedarf genehmigt worden ist. |
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Hinweis
| Wird beim Teilnehmer ein negativer Teilnahmestatus hinterlegt, so wird über einen PI-Parameter entschieden, was mit dem Wunschbedarf passieren soll. Als "negativer Teilnahmestatus" gelten alle Ausbildungsstatus des Typs "abwesend" oder "abgesagt/storniert". |
Wird ein Wunschbedarf mit einer Teilnahme verknüpft, die nicht positiv abeschlossen wird (teilgenommen), kann eingestellt werden, wie sich dieser Bedarf verhalten soll. 0 - Wunschbedarf nie erstellen: Der aktuelle Bedarf wird durch den Abschluss der Teilnahme mit Statustyp der Art "Absage/Storniert" oder "Abwesend" abgeschlossen und inaktiv gesetzt. Es wird KEIN neuer Wunschbedarf erzeugt. 1 - Wunschbedarf automatisch erstellen: Der aktuelle Bedarf wird durch den Abschluss der Teilnahme mit Statustyp der Art "Absage/Storniert" oder "Abwesend" abgeschlossen und inaktiv gesetzt. Es wird AUTOMATISCH EIN neuer Wunschbedarf erzeugt. 2 - Wunschbedarf über Abfrage: Der aktuelle Bedarf wird durch den Abschluss der Teilnahme mit Statustyp der Art "Absage/Storniert" oder "Abwesend" abgeschlossen und inaktiv gesetzt. Es wird beim Setzen des Teilnahmestatus abgefragt, ob neuer Wunschbedarf erzeugt werden soll.  |
Pflichtbedarf
Pflichtbedarf entsteht aus Ausbildungen, die seitens des Unternehmens von den Mitarbeitern verlangt werden. Je nach Tätigkeitsfeld im Unternehmen kann es verschiedene Systeme an notwendigen Pflichtausbildungen der Mitarbeiter geben. Welche Ausbildungen von Mitarbeitern absolviert werden müssen, kann in der Stellenverwaltung definiert werden, jedoch muss nicht zwingend Plichtbedarf aus einem Ausbildungsplan in der Stellenverwaltung resultieren. Es können also auch direkt in der Bedarfsverwaltung Pflichtdatensätze erfasst werden.
Anlage Pflichtbedarf
Ein neuer Pflichtbedarf wird im Fenster Ausbildungsbedarf mit der Funktion "Neu (F5)" angelegt. Wird der Teilnehmer in den Einstiegsfeldern vorausgewählt, wird dieser im neuen Bedarfsdatensatz automatisch vorgeschlagen. Auch die Ausprägung der Combobox rechts oben (Alle/Wunsch/Pflicht/Wiederholende) wird automatisch in das Feld "Typ" übernommen.
Die Felder "Teilnehmer", "Ausbildungsstamm" und "Bezeichnung" müssen verpflichtend ausgefüllt werden. Für den Pflichtbedarf bedeutend sind die Felder "Typ" und "Nötig bis".
Der Pflichtbedarf wird in der Bedarfsübersicht mit einem roten Rufzeichen dargestellt und kann mit der Comboboxsausprägung "Pflicht" gefiltert werden.
Hinweis
| Ist das aktuelle Tagesdatum größer als das "Nötig bis-Datum", wird der Datensatz in der Bedarfsübersicht rot (= abgelaufen) dargestellt. |
Automatischer Pflichtbedarf aus Ausbildungsplänen
Ausbildungspläne stellen eine Verknüpfung zwischen dem Mitarbeiter, seinen zugeordneten Stellenbeschreibungen sowie seinem Ausbildungsbedarf dar. Werden Mitarbeiter einer Stelle mit einem Ausbildungsplan zugeteilt, prüft das Programm, ob es für diese Ausbildungsstämme bereits eine gültige und abgeschlossene Teilnahme gibt. Ist dies nicht der Fall, wird automatisch ein Eintrag im Ausbildungsbedarf dieses Mitarbeiters erzeugt. Umgekehrt funktioniert dies auch, wenn auf einer Stelle der Ausbildungsplan erweitert wird. In diesem Fall erscheint eine Abfrage, ob für alle Mitarbeiter dieser Stelle ein neuer Ausbildungsbedarf erstellt werden soll.
Hinweis
| Wie Ausbildungspläne angelegt, verwaltet und ausgewertet werden, wird in einem eigenen Hilfethema erklärt. |
Workflow
Workflow anlegen
Sollen nach der Anlage eines Pflichtbedarfs mehrere Funktionen hintereinander von verschiedenen Personen abgearbeitet werden, kann ein individueller Workflow für den Ausbildungsbedarf angelegt werden. Dieser wird im Paket CRM unter Stammdaten - Workflow im Workflowstudio angelegt.
Beispiel
| Wird ein neuer Pflichtbedarf angelegt, soll das HR-Team eine Aufgabe erhalten, den Bedarf einer Ausbildung zuzuordnen. Zusätzlich soll eine Rückzahlungsvereinbarung in Form eines Standardbriefs versendet werden. Die Funktionen können anhand eines Bedarfsworkflows in Form von CRM-Aufgaben abgearbeitet werden.  |
Wenn Sie Hilfe bei der Erstellung eines Workflows benötigen, dann wenden Sie sich bitte an termin@bmd.at, um einen Fernwartungstermin zu vereinbaren.
PI Parameter
Wichtig ist zu unterscheiden, ob der Bedarfsworkflow bei jeder Neuanlage eines Pflichtbedarfs starten soll oder ob eine Einschränkung auf bestimmte Ausbildungsstämme gewünscht ist.
Soll der Workflow bei jeder Neuanlage eines Wunschbedarfs starten, dann ist dieser in den PI Parametern im Pkt. 13 "Workflow" zu hinterlegen:
Der eingetragene Workflow wird ausgelöst, sobald ein neuer Pflichtbedarf im System angelegt wird. |
Soll der Workflow nur bei bestimmten Ausbildungsstämmen angewendet werden, so wird der Workflow direkt am Ausbildungsstamm im Feld "Ausbildungsbedarf (Pflicht)" zugeordnet:
Arbeiten mit dem Bedarfsworkflow (Pflicht)
Der Workflow startet, sobald ein neuer Pflichtbedarf angelegt wird. Alle weiteren Abläufe funktionieren gleich wie beim Bedarfsworkflow für den Wunschbedarf, wobei beim Pflichtbedarf keine Genehmigung notwendig ist.
Wiederholender Bedarf
Zum sich wiederholenden Ausbildungsbedarf gehören alle Varianten von wiederkehrenden Fortbildungen oder Prüfungen, beispielsweise:
- Rezertifizierungen
- Wiederholungsschulungen
- Auffrischungen
Anlage Wiederholender Bedarf
Ein neuer Wiederholender Bedarf wird im Fenster "Ausbildungsbedarf" mit der Funktion "Neu (F5)" angelegt. Wird der Teilnehmer in den Einstiegsfeldern vorausgewählt, wird dieser im neuen Bedarfsdatensatz automatisch vorgeschlagen. Auch die Ausprägung der Combobox rechts oben (Alle/Wunsch/Pflicht/Wiederholende) wird automatisch in das Feld "Typ" übernommen.
Die Felder "Teilnehmer", "Ausbildungsstamm" und "Bezeichnung" müssen verpflichtend ausgefüllt werden. Für den Wiederholenden Bedarf bedeutend sind die Felder:
- Typ = Pflicht (ein Wunschbedarf kann nicht wiederholend sein)
- Wiederholend
- Wiederholzeitraum (in Wochen)
- Nächste Durchführung (Datum)
Der Wiederholende Bedarf wird in der Bedarfsübersicht mit einem blauen Pfeil dargestellt und kann mit der Comboboxsausprägung "Wiederholende" gefiltert werden.
Benachrichtigungsfunktionen
Damit das Datum der nächsten Durchführung auch eingehalten wird, können Benachrichtigungsfunktionen wie Fristen oder Aufgaben für den Wiederholenden Ausbildungsbedarf verwendet werden. Sind die jeweiligen Einstellungen gesetzt, wird bei der Anlage eines Wiederholenden Bedarfs automatisch eine Frist oder eine Aufgabe am gleichnamigen Reiter in der Ausbildungsbedarf-Übersicht angelegt.
Fristen
Eine Frist kann entweder für den Sachbearbeiter des Ausbildungsbedarfs oder für Mitarbeiter eines vordefinierten Zuständigkeitsbereichs automatisch angelegt werden. Je nach Einstellung auf der Fristart wird das Fristdatum bzw. das dazugehörige Vorwarndatum berechnet.
Im Paket PI - Stammdaten - Einstellungen - Allgemeine PI-Parameter müssen im Pkt. 7 "Ausbildungsbedarf" folgende Einstellungen gesetzt werden:
Fristart, die bei der automatischen Anlage von Fristen bei wiederholendem Ausbildungsbedarf verwendet werden soll. |
Legt fest, ob und wie die Erinnerung für Fristen erfolgen soll, die aufgrund von sich wiederholenden Bedarfseinträgen erzeugt werden. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: 0 - keine: Es wird keine Erinnerung durch das System ausgelöst. 1 - Wecker: Es wird die Wecker-Funktion in der BMD Software aktiviert. 2 - E-Mail: Es wird eine E-Mail über den Fristencontroller verschickt. 3 - Wecker und E-Mail: Sowohl die Wecker-Funktion in BMD als auch der E-Mailversand über den Fristencontroller sind aktiv. |
Datum, an dem die Fristerinnerung fällig wird. 0 - Fristdatum: Die Erinnerung wird am Fristdatum ausgelöst. 1 - Fristdatum - Vorwarntage: Für die Erinnerung werden vom Fristdatum die Vorwarntage abgezogen. |
Diese Einstellung bewirkt, dass bei der Anlage von wiederholendem Ausbildungsbedarf eine Frist, eine Aufgabe oder keines von beidem erzeugt wird. 1 - Frist erzeugen: Es wird eine Frist für die Fälligkeit des wiederholenden Ausbildungsbedarfs angelegt. 2 - Aufgabe erzeugen: Es wird eine Aufgabe zur Erledigung in den Aufgaben angelegt. 3 - Kein Automatismus: Es wird weder eine Frist noch eine Aufgabe erzeugt. Dadurch wird auch keine Benachrichtung/Erinnung an diesen Ausbildungsbedarf ausgelöst. |
Detailliertere Informationen zu den Fristarten finden Sie in der Hilfe zum Fenster Fristen.
Beispiel
| Wiederholender Ausbildungsbedarf mit automatischer Anlage einer Frist 30 Tage vor der nächsten Durchführung der Folgeausbildung soll der Sachbearbeiter des Ausbildungsbedarfs eine Benachrichtigung erhalten. In diesem Fall wird eine Fristart mit 30 Vorwarntagen angelegt und in den PI-Parametern hinterlegt.  Mit der Anlage des Wiederholenden Bedarfs wird die Frist erzeugt. Das Vorwarndatum wird lt. Parameter-Einstellung errechnet: Fristdatum 01.03.2020 - 30 Vorwarntage = 31.01.2020  Die Einstellung "Erinnerungsart für Frist" auf "1 - Wecker" bewirkt, dass sich zum Erinnerungszeitpunkt ein Pop-Up-Fenster im rechten oberen Bereich der NTCS öffnet:  |
Aufgaben
Eine Aufgabe kann entweder für den Sachbearbeiter des Ausbildungsbedarfs oder für den Mitarbeiter, für den der Bedarf angelegt wird, automatisch erstellt werden. Als Sollerledigungsdatum wird das Datum der nächsten Durchführung übernommen.
Im Paket PI - Stammdaten - Einstellungen - Allgemeine PI-Parameter müssen im Pkt. 7 "Ausbildungsbedarf" folgende Einstellungen gesetzt werden:
Diese Einstellung bewirkt, dass bei der Anlage von wiederholendem Ausbildungsbedarf eine Frist, eine Aufgabe oder keines von beidem erzeugt wird. 1 - Frist erzeugen: Es wird eine Frist für die Fälligkeit des wiederholenden Ausbildungsbedarfs angelegt. 2 - Aufgabe erzeugen: Es wird eine Aufgabe zur Erledigung in den Aufgaben angelegt. 3 - Kein Automatismus: Es wird weder eine Frist noch eine Aufgabe erzeugt. Dadurch wird auch keine Benachrichtung/Erinnung an diesen Ausbildungsbedarf ausgelöst. |
Aufgabenkategorie, die bei der automatischen Anlage von Aufgaben bei wiederholendem Ausbildungsbedarf verwendet werden soll. |
Dient zur Ermittlung der verantwortlichen Person bei Aufgaben, die im Zuge des wiederholenden Ausbildungsbedarfs erstellt werden. 0 - Sachbearbeiter: Die Aufgabe wird dem Sachbearbeiter (Ersteller) des Bedarfsdatensatzes zugeordnet. 1 - Mitarbeiter: Die Aufgabe wird dem Mitarbeiter zugeordnet, für den auch der Bedarf angelegt wurde. Diese Einstellung ist nur dann empfohlen, wenn die Mitarbeiter auch über einen Zugang zur NTCS Software und zu den Aufgaben verfügen. |
Detailliertere Informationen zu den Aufgaben finden Sie in der Hilfe zum Fenster Aufgaben.
Beispiel
| Wiederholender Ausbildungsbedarf mit automatischer Anlage einer Aufgabe Der Sachbearbeiter des Ausbildungsbedarfs soll eine Aufgabe in der Kategorie "Mitarbeiterfortbildungen" erhalten.  Mit der Anlage des Wiederholenden Bedarfs wird die Aufgabe erzeugt. Das Sollerledigungsdatum ist das Datum der nächsten Durchführung:  |
Arbeiten mit Wiederholenden Ausbildungen
Wird auf einer mit einem Ausbildungsbedarf verknüpften Teilnahme ein Teilnahmestatus des Typs "abgeschlossen" gesetzt, so wird automatisch ein neuer Ausbildungsbedarf für die Zukunft angelegt. Das Datum der nächsten Durchführung wird neu berechnet. Die Berechnungsart steuert folgender PI-Parameter:
Datumsermittlung für die "nächste Durchführung" (Datum + Wiederholzeitraum) des wiederholenden Ausbildungsbedarfs, wenn auf der Teilnahme ein Status mit dem Kennzeichen "Ausbildung abgeschlossen" gesetzt wird. Hinweis: Dieser Parameter wirkt sich sowohl auf einen sich wiederholenden Ausbildungsbedarf als auch auf wiederholende Folgeausbildungen (lt. Hinterlegung am Ausbildungsstamm) aus. 0 - Teilnahmestatusdatum (abgeschlossen): Nimmt für die Ermittlung das Datum, an dem die Teilnahme auf "abgeschlossen" gesetzt wurde + den Wiederholzeitraum. 1 - Ende der Ausbildung: Nimmt den letzten Tag der Ausbildung + den Wiederholzeitraum für die Ermittlung der "nächsten Durchführung". 2 - "Nächste Durchführung" aus dem Bedarf: Nimmt das Datum der "Letzten Durchführung" des aktuellen Bedarfs + den Wiederholzeitraum für die Ermittlung der "nächsten Durchführung". |
Beispiel
| Ablauf Wiederholende Ausbildung mit Ausbildungsbedarf In diesem Beispiel wird ein wiederholender Ausbildungsbedarf für einen Mitarbeiter angelegt und in weiterer Folge mit einer aktuellen Ausbildung verknüpft.
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   |
Hinweis
| Ab diesem Zeitpunkt kann der Ausbildungsbedarf nicht mehr bearbeitet werden:  |
 Die Arbeitsschritte können in der Praxis in unterschiedlicher Reihenfolge anfallen, es handelt sich hierbei nur um ein Anwendungsbeispiel. |
Auswertungen
Im Auswertungsdesigner werden seitens BMD mehrere Standardlisten zum Thema Ausbildungsbedarf angeboten. Diese können im Menüpunkt Auswertungen in der Auswertungsübersicht unter dem Auswertungstyp "Ausbildungsbedarf" ausgewertet werden.
Mit den Funktionen "Ausdruck (F3)" bzw. "Export (Strg+F3)" kann im Smart-Interface noch nach einem bestimmten Ausbildungsstamm oder Mitarbeiter gefiltert werden.
Wiederholender Bedarf
Diese Liste wertet je Teilnehmer alle Bedarfsdatensätze eines oder mehrerer Ausbildungsstämme im angelieferten Durchführungszeitraum aus.
Bedarf je Ausbildung
Diese Auswertung liefert je Ausbildungsstamm alle Teilnehmer mit einem Ausbildungsbedarf.
Genehmigte/nicht genehmigte Mitarbeiter
Diese Auswertung liefert eine Auflistung aller nicht genehmigten und aller genehmigten Bedarfsdatensätze je Teilnehmer mit Seitenumbruch.
Bedarf je Mitarbeiter
Diese Auswertung liefert je Mitarbeiter alle Bedarfsdatensätze.
