Bedarfsgenehmiung einrichten

 

 

Bei der Erfassung von Ausbildungsbedarf wird grundlegend zwischen zwei Arten von Bedarf unterschieden.

Da der Wunschbedarf zumeist aufgrund von Fortbildungsanfragen der Mitarbeiter ensteht, kann es  hier zu der Notwendigkeit kommen, diesen genehmigen zu lassen.

 

Bei der Neuanlage eines Ausbildungsbedarfs gibt es die Möglichkeit im Feld Typ das Kennzeichen "Wunsch" auszuwählen.

 

 

Achtung! 

Für Pflichbedarfseinträge kann keine Genehmigung vorgenommen werden. Diese gelten durch die Kennzeichnung "Pflicht" automatisch als genehmigt!

2.1. Einstellungen im Mitarbeiterstamm

Die Genehmigung von Bedarfseinträgen passiert durch die Abteilungsleitung oder die Geschäftsführung. Daher müssen im Mitarbeiterstamm die Geschäftsführer und Abteilungsleiter gekennzeichnet und bei den Mitarbeitern hinterlegt werden. Für die Genehmigungsfunktion sind im Mitarbeiterstamm daher folgende Felder wichtig:

 

Position	Bei der Position kann zwischen Mitarbeiter Abteilungsleiter Geschäftsführer gewählt werden.
Abteilungsleiter	Abteilungsleiter des Mitarbeiters. Hier können nur Personen gewählt werden, die im Feld Position das Kennzeichen Abteilungsleiter eingetragen haben.
Geschäftsführer	Geschäftsführer des Mitarbeiters. Hier können nur Personen gewählt werden, die im Feld Position das Kennzeichen Geschäftsführer eingetragen haben.
User-ID	BMD Benutzer des Mitarbeiters. Das ist ein Pflichtfeld, vor allem bei den Personen, die die Genehmigung durchführen, da über die User-ID die Aufgaben zugeordnet werden.

 

 

Hinweis

Die Felder Position, Abteilungsleiter und Geschäftsführer sind historsiche Datenfelder. Das heißt, wenn die historische Datenführung aktiviert wurde, werden Änderungen in diesem Bereich auch vergangenheitsbezogen im System abgelegt.

Damit Genehmigungsaufgaben erzeugt werden, muss diese Funktion in den PI-Parametern aktiviert sein. Zu finden sind diese Einstellungen im Menü PI →  Stammdaten →  Einstellungen →  Allgemeine PI Parameter.

 

Im Bereich Einstellungen für das Personalinformationssystem liegt eine Parametergruppe für den Ausbildungsbedarf. Hier muss die Einstellung "Genehmigungsaufgabe erzeugen" auf "Ja" gestellt werden, damit in den Aufgaben eine neue Genehmigungsaufgabe angelegt wird.

 

 

Die Durchführung der Genehmigung besteht aus zwei Arbeitsschritten

Alle Informationen hierzu können in der Hilfe zum Ausbildungsbedarf nachgelesen werden.

 

Die Genehmigung des Bedarfs kann direkt in der Bedarfsverwaltung vorgenommen werden.

Dafür muss das Kontextmenü mit der rechten Maustaste am Bedarfssatz stehend aufgerufen werden.

Anschließend erfolgt eine Abfrage, ob der Ausbildungswunsch genehmigt oder abgelehnt werden soll:

Durch Auswählen der Funktion "Genehmigen" wird der Bedarfssatz mit der Information "Genehmiger" und "Genehmigungsdatum" versehen.

Etwaige Aufgaben, die mit diesem Bedarf verknüpft sind, werden auch als erledigt gekennzeichnet.

 

Nach der Erfassung eines neuen genehmigungspflichtigen Ausbildungsbedarfs existiert in den Aufgaben die neue Genehmigungsaufgabe.

Diese Aufgabe kann entweder direkt im Registerblatt Aufgaben des Bedarfsfensters oder in den Aufgaben im Menüpunkt CRM aufgerufen werden.

 

 

Die Aufgabe kann nun entweder druch Anklicken der Funktion "Ausführen" in der Funktionsleiste oder über das Kontextmenü der rechten Maustaste genehmigt werden.

 

 

In der folgende Abfrage kann zwischen Genehmigung und Ablehnung gewählt werden. Im Falle einer Freigabe werden das Genehmigungsdatum und der Genehmigungsuser im Bedarfsdatensatz vermerkt.

 

 

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Siehe auch: Ausbildungsbedarf Aufgaben Parameter