Ausbildungsbedarf
Grundlegende Informationen zum Thema Personalinformation, finden Sie unter Erste Schritte.Der Ausbildungsbedarf verwaltet alle Aus-, Fort- und Weiterbildungen, die Mitarbeiter noch machen müssen oder möchten.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Über die Einstiegsfelder kann zwischen den Bedarfssätzen unterschiedlicher Firmen oder Firmengruppen gewählt werden.
Zusätzlich ist in der Feldauswahl des Bedarfs eine Einschränkung nach Teilnehmern sowie dem gewünschten oder spätestens nötigen Ausbildungsdatum bzw. nach der Fälligkeit möglich.
| Firma/Firmengruppe | Einschränkung der Bedarfsverwaltung auf die jeweilige Firma oder Firmengruppe |
| Teilnehmer | Vorselektion von Teilnehmern (Mitarbeitern) in der Bedarfsverwaltung |
Nötig bis | Schränkt alle Pflichtausbilungen bis zu dem gewählten spätest möglichen Teilnahmedatum ein. |
| Gewünscht ab | Filtert bei Wunsch Ausbildungen nach dem Datum, an dem die Fortbildung besucht werden kann. |
Fälligkeit | Filtert die Liste nach den Bedarfseinträgen in Vorwarnzeit (grün) oder nach den abgelaufenen (rot). |
Ausbildungsbedarf
In der Bedarfsliste sind alle Bedarfseinträge des Unternehmens aufgelistet sowie alle Mitarbeiteranträge für eine Ausbildung.
- Wunschbedarf
- Pflichtbedarf
- Wiederholende Ausbildungen
- Mitarbeiterantrag
Nach diesen Ausprägungen kann auch auch über eine Combobox im Bedarfsfenster gefiltert werden.
Hinweis
 | Wenn nur die eigenen Bedarfseinträge sichtbar sind, sollte folgender PI Parameter für den Ausbildungsbedarf kontrolliert werden:
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Wunschbedarf
Ausbildungswünsche werden zumeist von den Mitarbeitern an das Unternehmen herangetragen. Zu den möglichen Werkzeugen, über die Ausbildungswünsche entstehen, gehören:
- Mitarbeitergespräche
- Infoboards
- Intranet Lösungen
- Mitarbeiter Briefkästen
Eine weitere Besonderheit der Ausbildungswünsche ist der damit häufig verbundene Genehmigungsprozess durch Vorgesetzte. Dieser Genehmigungsprozess kann im System mit einigen wenigen Schritten eingestellt werden, ist aber nicht zwingend zu verwenden.
Die wichtigsten Felder beim Erfassen eine Ausbildungswunsches sind das Kennzeichen Wunsch im Feld "Typ" und das "gewünscht ab-Datum".
Folgender PI Parameter für den Ausbildungsbedarf sollte kontrolliert und ggf. angepasst werden:
Wird ein Wunschbedarf mit einer Teilnahme verknüpft, die nicht positiv abeschlossen wird (teilgenommen), kann eingestellt werden, wie sich dieser Bedarf verhalten soll. 0 - Wunschbedarf nie erstellen: Der aktuelle Bedarf wird durch den Abschluss der Teilnahme mit Statustyp der Art "Absage/Storniert" oder "Abwesend" abgeschlossen und inaktiv gesetzt. Es wird KEIN neuer Wunschbedarf erzeugt. 1 - Wunschbedarf automatisch erstellen: Der aktuelle Bedarf wird durch den Abschluss der Teilnahme mit Statustyp der Art "Absage/Storniert" oder "Abwesend" abgeschlossen und inaktiv gesetzt. Es wird AUTOMATISCH EIN neuer Wunschbedarf erzeugt. 2 - Wunschbedarf über Abfrage: Der aktuelle Bedarf wird durch den Abschluss der Teilnahme mit Statustyp der Art "Absage/Storniert" oder "Abwesend" abgeschlossen und inaktiv gesetzt. Es wird beim Setzen des Teilnahmestatus abgefragt, ob neuer Wunschbedarf erzeugt werden soll.  |
Pflichtbedarf
Pflichtbedarf besteht aus Ausbildungen, die seitens des Unternehmens von den Mitarbeitern verlangt werden. Je nach Tätigkeitsfeld im Unternehmen kann es verschiedene Systeme an nötigen Pflichtausbildungen der Mitarbeiter geben. Welche Ausbildungen von Mitarbeitern absolviert werden müssen, kann in der Stellenverwaltung definiert werden, jedoch muss nicht zwingend ein Pflichtbedarf aus einem Ausbildungsplan in der Stellenverwaltung resultieren. Es können also auch direkt in der Bedarfsverwaltung Pflichtsätze erfasst werden.
Eine Genehmigung ist für Pflichtausbildungen nicht nötig, da diese beim Erfassen automtisch von Programm als genehmigt gekennzeichnet werden.
Neben der Kennzeichnung als Pflicht im Feld "Typ" ist das Feld "nötig bis" für die Pflichtbedarfssätze vorgesehen.
Wiederholende Ausbildungen
Zu den wiederholenden Ausbildungsbedarfen gehören alle Varianten von wiederkehrenden Fortbildungen oder Prüfungen, wie beispielsweise
- Rezertifizierungen
- Wiederholungsschulungen
- Auffrischungen
Eine Besonderheit "an sich wiederholenden Ausbildungen" sind die damit verbundenen Vorwarn- und Durchführungszeiten. Durch diese beiden Informationen können die Bedarfssätze je nach Fälligkeit unterschiedlich farbig gekennzeichnt werden. Hierbei steht
- Rot für "Abgelaufen"
- Grün für "befindet sich in Vorwarnzeit"
In der Legende im Bedarffenster werden diese Farbkennzeichnungen auch erklärt.
Bei der Anlage von neuen, sich wiederholenden Ausbildungen, sind die wichtigsten Felder neben der Kennzeichnung "Wiederholend", der Wiederholzeitraum (Wochen) und das Datum der nächsten Durchführung. Ob es sich bei der wiederholenden Ausbildungen um einen Pflicht- oder Wunschbedarf handelt ist hierbei egal.
Folgender PI Parameter für den wiederholenden Ausbildungsbedarf sollte kontrolliert und ggf. angepasst werden:
Datumsermittlung für die "nächste Durchführung" (Datum + Wiederholzeitraum) des wiederholenden Ausbildungsbedarfs, wenn auf der Teilnahme ein Status mit dem Kennzeichen "Ausbildung abgeschlossen" gesetzt wird. Hinweis: Dieser Parameter wirkt sich sowohl auf einen sich wiederholenden Ausbildungsbedarf als auch auf wiederholende Folgeausbildungen (lt. Hinterlegung am Ausbildungsstamm) aus. 0 - Teilnahmestatusdatum (abgeschlossen): Nimmt für die Ermittlung das Datum, an dem die Teilnahme auf "abgeschlossen" gesetzt wurde + den Wiederholzeitraum. 1 - Ende der Ausbildung: Nimmt den letzten Tag der Ausbildung + den Wiederholzeitraum für die Ermittlung der "nächsten Durchführung". 2 - "Nächste Durchführung" aus dem Bedarf: Nimmt das Datum der "Letzten Durchführung" des aktuellen Bedarfs + den Wiederholzeitraum für die Ermittlung der "nächsten Durchführung". |
Mitarbeiterantrag
Durch die Auswahl "Mitarbeiterantrag" werden alle Ausbildungsanträge, die von Mitarbeitern erstellt worden sind, angezeigt. Bei einem Ausbildungsantrag handelt es sich um einen Ausbildungswunsch, der über das Fenster "Ausbildungsantrag" vom Mitarbeiter übermittelt worden ist.
Folgender PI Parameter für den Ausbildungsantrag sollte kontrolliert und ggf. angepasst werden:
Mit dieser Einstellung können berechtigte Mitarbeiter einen Ausbildungsantrag für andere Mitarbeiter einreichen. Dafür müssen die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten für Ausbildungen und/oder das Personalinformationssystem eingestellt sein. 0 - Nein: Jeder Mitarbeiter ist nur berechtigt, eigene Ausbildungsanträge einzureichen. Das Einstiegsfeld für den Mitarbeiter wird mit der eigenen Personalnummer initialisiert und bleibt für Eingaben gesperrt. 1 - Ja - Personalinformationssystem: Aufgrund der Berechtigungen für Mitarbeiterdaten für "Personalinformationssystem" für andere Mitarbeiter einen Ausbildungsantrag einreichen. Das Einstiegsfeld für den Mitarbeiter wird mit der eigenen Personalnummer initialisiert, lässt aber die Auswahl anderer Mitarbeiter zu. 2 - Ja - Ausbildungen: Aufgrund der Berechtigungen für Mitarbeiterdaten für "Ausbildungen" für andere Mitarbeiter einen Ausbildungsantrag einreichen. Das Einstiegsfeld für den Mitarbeiter wird mit der eigenen Personalnummer initialisiert, lässt aber die Auswahl anderer Mitarbeiter zu. 3 - Ja - Ausbildungen und Personalinformationssystem: Aufgrund der Berechtigungen für Mitarbeiterdaten für "Ausbildungen und Personalinformationssystem" für andere Mitarbeiter einen Ausbildungsantrag einreichen. Das Einstiegsfeld für den Mitarbeiter wird mit der eigenen Personalnummer initialisiert, lässt aber die Auswahl anderer Mitarbeiter zu. |
Folgende Felder stehen beim Ausbildungsbedarf zur Verfügung:
Teilnehmer | Jene Person, für die der Bedarf besteht. |
Typ | Unterscheidet den Bedarf zwischen Wunsch und Pflichtbedarf. |
Ausbildungsstamm | Jener Ausbildungstamm, mit dem der Bedarfssatz verknüpft ist. |
Bezeichnung | Bezeichnung des Ausbildungsbedarfs. Kann von der Stammbezeichnung abweichen, z. B. bei Verwendung von Ausbildungsplatzhaltern. |
Zusatzangabe | Feld für zusätzliche ausbildungsrelevante Informationen. |
Ausbildungslink | Hier kann ein Link zu einer Website oder zu einem Dokument zur gewünschten Ausbildung angegeben werden. |
gewünscht ab | Ab wann diese Ausbildung durchgeführt werden soll. |
Durchführungszeitraum | Zeitraum für die Durchführung der Ausbildung in Wochen. |
nötig bis | Jenes Datum, bis zu dem die Ausbildung spätestens stattgefunden haben sollte. |
Vorwarnzeit | Wert in Tagen, ab dem der Datensatz farblich (grün) für die anstehende Durchführung gekennzeichnet werden soll. |
Pflicht | Legt fest, dass es sich hierbei um eine verpflichtende Ausbildung handelt (nicht um einen Wunsch). |
Genehmigt | Gibt an, ob der Ausbildungsbedarf genehmigt ist. |
wiederholend | Gibt an, ob es sich um einen wiederholenden Ausbildungsbedarf handelt. |
Wiederholzeitraum | Anzahl des Wiederholzeitraums in Wochen |
nächste Durchführung | Datum, an dem die Ausbildung wiederholt werden muss. Wird automatisch je nach Parametereinstellung berechnet. |
Inaktiv | Handelt es sich um einen aktiven oder bereits inaktiven / abgeschlossenen Bedarf. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Ausbildungen zuordnen | Ordnet Bedarfsdatensätze zu bestehende Ausbildungen hinzu und erstellt dafür eine Teilnahme. |
 Ausbildungsbedarf verteilen | Verteilt einen Ausbildungsbedarf an mehrere Mitarbeiter gleichzeitig. Hat ein Mitarbeiter die Ausbildung bereits abgeschlossen, erfolgt eine Hinweismeldung mit der Abfrage, ob der Bedarf trotzdem angelegt werden soll.  |
Hinweis
| Nur genehmigte Bedarfssätze werden bei der Funktion "Ausbildungen zuordnen" zur Auswahl angeboten.  Folgender PI Parameter für den Ausbildungsbedarf sollte kontrolliert und ggf. angepasst werden:
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 Detail |
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 Ausbildung genehmigen | Ermöglicht die Genehmigung des Bedarfs direkt in der Bedarfsverwaltung. Durch Auswählen der Funktion "Genehmigen" wird der Bedarfssatz mit der Information "Genehmiger" und "Genehmigungsdatum" versehen. Etwaige Aufgaben, die mit diesem Bedarf verknüpft sind, werden auch als erledigt gekennzeichnet. Wird der Ausbildungswunsch abgelehnt, dann wird der Bedarfssatz als inaktiv markiert. | ||||||||||||||||||
 Bedarfsplatzhalter umstellen | Der Ausbildungsbedarf kann mit der Funktion "Bedarfsplatzhalter umstellen" auf einen Ausbildungsstamm übernommen werden. In der Regel wird im Falle einer Genehmigung eines Ausbildungswunsches ein neuer Ausbildungsstamm angelegt, auf den der Bedarfsplatzhalter übernommen werden kann. | ||||||||||||||||||
 Auf inaktiv setzen | Nicht mehr benötigte Datensätze können inaktiv gesetzt werden, wenn man sie nicht löschen möchte. Sie sind dann in der Ausbildungsbedarfsliste nicht mehr sichtbar. Diese können jedoch mithilfe der Ansicht "Inaktiver Ausbildungsbedarf" jederzeit angezeigt werden. | ||||||||||||||||||
 DMS |
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 Workflow |
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Aufgabe
Frist
Dokument ansehen
Dokument bearbeiten
Dokument in Vorschau anzeigen
Dokument zuordnen
Zu Dokument in DMS
Dokument versenden
Neues Dokument
Dateisystem
BMD Scan
Bedarfsworkflow startenHinweis
| Datensätze werden grundsätzlich automatisch auf inaktiv gesetzt, wenn der Teilnahmestatus "Teilgenommen" hinterlegt bzw. ein Ausbildungswunsch abgelehnt wird. Sobald ein Ausbildungsbedarf mit einer Teilnahme verknüpft ist, kann die Funktion "Auf inaktiv setzen" nicht mehr verwendet werden und es erscheint ein entsprechender Hinweis: "Datensatz darf nicht bearbeitet werden, da er bereits einer Teilnahme zugeordnet ist."  |
 Ausbildungsbedarf |
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 Aktive Personen | Zeigt alle Ausbildungsbedarfe für aktive Personen im Bereich "Ausbildungsbedarf" an. | ||||||
| Ausgeschiedene Personen | Zeigt alle Ausbildungsbedarfe für inaktive Personen im Bereich "Ausbildungsbedarf" an. | ||||||
| Aktive/Ausgeschiedene Personen | Zeigt alle Ausbildungsbedarfe für aktive und inaktive Personen im Bereich "Ausbildungsbedarf" an. |
Fristen & Aufgaben
In den vorhandenen Registerblättern werden alle mit den Bedarfssätzen verbundenen Fristen und Aufgaben angezeigt. Ob eine Frist oder eine Aufgabe erzeugt wird, hängt von der Art des Bedarfs und Parametereinstellungen ab.
Ausbildungswünsche | Sofern die Genehmigung in den Parametern aktiviert wurde, werden fix Aufgaben erzeugt. |
Wiederholende Ausbildungen |
Unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine PI Parameter → Ausbildungsbedarf sind folgende Parameter zu kontrollieren und ggf. anzupassen:
Wenn aktiviert, wird bei der Anlage eines Wunschbedarfs beim Abteilungsleiter des Teilnehmers eine Aufgabe eingetragen. Über diese kann er den Bedarf (ohne in die Bedarfsverwaltung einzusteigen) genehmigen. Sollte der Teilnehmer keinen Abteilungsleiter hinterlegt haben, so wird ein Suchfenster geöffnet, aus dem dann eine befugte Person ausgewählt werden muss. 0 - Nein: Es wird keine Aufgabe angelegt. Der Wunschbedarf steht dadurch automatisch auf "genehmigt". 1 - Ja: Es wird eine Genehmigungsaufgabe beim hinterlegten Abteilungsleiter eingetragen. Für alternative Genehmigungsprozesse muss das Zusatzmodul für PI Workflows erworben werden. |
Fristart, die bei der automatischen Anlage von Fristen bei wiederholendem Ausbildungsbedarf verwendet werden soll. |
Legt fest, ob und wie die Erinnerung für Fristen erfolgen soll, die aufgrund von sich wiederholenden Bedarfseinträgen erzeugt werden. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: 0 - keine: Es wird keine Erinnerung durch das System ausgelöst. 1 - Wecker: Es wird die Wecker-Funktion in der BMD Software aktiviert. 2 - E-Mail: Es wird eine E-Mail über den Fristencontroller verschickt. 3 - Wecker und E-Mail: Sowohl die Wecker-Funktion in BMD als auch der E-Mailversand über den Fristencontroller sind aktiv. |
Datum, an dem die Fristerinnerung fällig wird. 0 - Fristdatum: Die Erinnerung wird am Fristdatum ausgelöst. 1 - Fristdatum - Vorwarntage: Für die Erinnerung werden vom Fristdatum die Vorwarntage abgezogen. |
Diese Einstellung bewirkt, dass bei der Anlage von wiederholendem Ausbildungsbedarf eine Frist, eine Aufgabe oder keines von beidem erzeugt wird. 1 - Frist erzeugen: Es wird eine Frist für die Fälligkeit des wiederholenden Ausbildungsbedarfs angelegt. 2 - Aufgabe erzeugen: Es wird eine Aufgabe zur Erledigung in den Aufgaben angelegt. 3 - Kein Automatismus: Es wird weder eine Frist noch eine Aufgabe erzeugt. Dadurch wird auch keine Benachrichtung/Erinnung an diesen Ausbildungsbedarf ausgelöst. |
Aufgabenkategorie, die bei der automatischen Anlage von Aufgaben bei wiederholendem Ausbildungsbedarf verwendet werden soll. |
Dient zur Ermittlung der verantwortlichen Person bei Aufgaben, die im Zuge des wiederholenden Ausbildungsbedarfs erstellt werden. 0 - Sachbearbeiter: Die Aufgabe wird dem Sachbearbeiter (Ersteller) des Bedarfsdatensatzes zugeordnet. 1 - Mitarbeiter: Die Aufgabe wird dem Mitarbeiter zugeordnet, für den auch der Bedarf angelegt wurde. Diese Einstellung ist nur dann empfohlen, wenn die Mitarbeiter auch über einen Zugang zur NTCS Software und zu den Aufgaben verfügen. |
Hinweis
| Mehr Informationen zu den vorhandenen Feldern und Funktionen in den Bereichen Aufgaben und Fristen sind in den Hilfethemen Aufgaben und Fristen zu finden. |
Detailbäume
Der Ausbildungsbaum besteht aus sogenannten Ausbildungsgruppen, zeigt diese strukturiert an und dient als Filterwerkzeug.
Über die Auswahl einzelner Gruppen in der Baumstruktur kann die Anzeige der gewählten Liste, zu Gunsten von mehr Übersicht, eingeschränkt werden.
Somit dient der Ausbildungsbaum als ein Filterwerkzeug, das in der gesamten Ausbildungsverwaltung eingesetzt werden kann.
Stammgruppen
Mit der Funktionstaste F5 auf einem Ausbildungsstamm stehend wird in die Neuanlage eines Ausbildungsbedarfs verzweigt. Dabei werden die Felder "Ausbildungsstamm" und "Bezeichnung" automatisch, je nach zuvor ausgewähltem Stamm, vorgeschlagen:
Personengruppen
Der Personengruppenbaum besteht aus verschiedenen Personengruppen. Diese können entweder manuell oder automatisch aufgebaut werden. Über die Auswahl einzelner Gruppen in der Baumstruktur kann die Anzeige der gewählten Liste - zu Gunsten von mehr Übersicht - eingeschränkt werden.
Somit dient der Personengruppenbaum als ein Filterwerkzeug, das in mitarbeiterbezogenen Auswertungen eingesetzt werden kann.
