Stellen

 

 Personalinformationssystem → Mitarbeiter → Stellen

 

Die Stellen dienen Ihnen als zentrales Werkzeug zur Verwaltung Ihrer Stellen und Rollenprofile im Unternehmen. Diese können mit einer Vielzahl von Informationen versehen werden und dienen in weiterer Folge auch als Vorlagen für Jobs im Recruitingprozess oder beinhalten die Ausbildungspläne für Mitarbeiter/innen dieser Stelle. Weiters können die Stellen als Ausgangspunkt für diverse Workflows verwendet werden.

 

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

 

Im Bereich "Stellen" werden alle angelegten Stellen des Unternehmens angezeigt. Bei der Erfassung einer neuen Stelle ist eine freie Nummer zu wählen und darauf zu achten, eine möglichst genaue Bezeichnung des Stellen- oder Rollenbildes zu vergeben. 

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

 

Im Bereich "Mitarbeiter" werden die zur Stelle zugeordneten Mitarbeiter inkl. Details zur Stellenzuordnung aufgelistet.

Pers.-Nr.	Die Personennummer wird bei der Anlage einer Person vergeben. Sie wird anhand des entsprechenden Nummernkreises für die jeweilige Personenart ermittelt. Personennummernkreise werden im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise verwaltet.  Hinweis Eine nachträgliche Änderung der Personennummer ist nur mit Hilfe der entsprechenden Hilfsprogramme möglich. Sie finden diese im Paket CRM unter Stammdaten → Hilfsprogramme. Bitte beachten Sie vor dem Ausführen einer Umstellung unbedingt die Hilfe zum Fenster im Umstellprogramm!
Nachname	Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis    Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname" Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname). Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!
Vorname	Erfassen Sie den Vornamen der Person.
Hauptstelle	Mit diesem Feld kann bei der Zuordnung mehrerer Stellen gekennzeichnet werden, welche Stelle die Hauptstelle ist. Zu beachten ist, dass jeder Mitarbeiter immer nur eine Hauptstelle haben kann. Hinweis  Im Feld "Ist Besetzung" werden je nach PI Parametereinstellung entweder alle Stellen miteinberechnet oder nur jene Stellen, welche das Kennzeichen "Hauptstelle" aufweisen.
Gültig ab	Datum, ab dem der Mitarbeiter dieser Stelle zugeordnet ist. Hinweis  Wird in den PI Parametern die historische Stellenzuordnung aktiviert, kann ein Mitarbeiter im historischen Verlauf auch mehrmals derselben Stelle zugeordnet werden.
Gültig bis	Datum, ab dem der Mitarbeiter nicht mehr dieser Stelle zugeordnet ist. Hinweis  Wird in den PI Parametern die historische Stellenzuordnung aktiviert, kann ein Mitarbeiter im historischen Verlauf auch mehrmals derselben Stelle zugeordnet werden.
Dauer	Anzahl der Wochenstunden, die der Mitarbeiter für diese Stelle tätig ist.

  

Hinweis 

Steht der PI Parameter "Historische Stellenzuordnung" auf "Ja", so wird rechts oben eine Combobox eingeblendet, mit welcher zwischen den aktuellen/vergangenen/zukünftigen und allen Stellenzuordnungen gewechselt werden kann. Historische Stellenzuordnung Hier kann die historische Verwaltung von Stellen und Mitarbeitern aktiviert werden. Dieser Parameter gilt für alle im System angelegten Stellen. 0 - Nein: Die historische Stellenzuordnung ist deaktiviert. Jeder Mitarbeiter kann nur einmal derselben Stelle zugeordnet sein. 1 - Ja: Die historische Stellenzuordnung ist aktiviert. Mitarbeiter können mit unterschiedlichen Gültig-ab- und Gültig-bis-Zeiträumen derselben Stelle mehrmals zugeordnet werden.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

In diesem Bereich werden die Pflichtausbildungen eines Mitarbeiters in Form eines Ausbildungsplans dargestellt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

In diesem Bereich werden die zur Stelle angelegten Jobs angezeigt.

Nummer	Laufende Nummer dieses Jobs
Firma	Firma, unter der die Stelle oder der Job angelegt wurde.
Beschreibung	Bezeichnung des Jobs
Ansprechpartner	Ansprechpartner des Jobs kann beim Workflow als Bezugsperson für Benachrichtigungen herangezogen werden.
Verantwortlicher	Kontaktperson des Jobs im Format "Nachname, Vorname Titel". Diese kann anschließend im Workflow automatisch ermittelt werden. Das kann beispielsweise die zuständige Person aus der HR-Abteilung für einen bestimmten Job sein.
Datum	Datum des Jobs
Solleintrittsdatum	Solleintrittsdatum des Bewerbers. Dieses Datum wird dem erfassten Feld "frühestmögliches Eintrittsdatum" des Bewerbers gegenübergestellt.
Anzahl freier Jobs	Anzahl der freien Positionen für diesen Job
Eingelangt	Summe aller Bewerbungen mit einem Bewerbungsstatus des Typs "Eingelangt"
Bearbeitung	Summe aller Bewerbungen mit einem Bewerbungsstatus des Typs "In Bearbeitung"
Zusage	Summe aller Bewerbungen mit einem Bewerbungsstatus des Typs "Zusage"
Absage	Summe aller Bewerbungen mit einem Bewerbungsstatus des Typs "Absage"
Evidenz	Summe aller Bewerbungen mit einem Bewerbungsstatus des Typs "Evidenz"
Bewerbungsworkflow	Hier kann ein vom PI Parameter abweichender Bewerbungsworkflow hinterlegt werden.
HTML-Vorlage	Hinterlegung einer HTML-Vorlage für den Jobtext in der Onlinebewerbung
Bewerbungsimport	Definiert, ob ein Job auch in der Onlinebewerbung bei den offenen Positionen sichtbar ist.
Dok	Zuordnung von Dokument aus dem Archiv zum Job

  

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

 Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Jobs.

Im Bereich "Qualifikationen" kann je Stelle ein Sollanforderungsprofil für die Mitarbeiter dieser Stelle definiert werden. Die Hinterlegung dieses Profils bringt auch im Bewerbermanagement Vorteile, wenn dort ebenfalls mit Qualifikationen gearbeitet wird. So können bei der Anlage neuer Jobs die Qualifikationen der verknüpften Stelle in einem Schwung übernommen werden.

Hinweis 

Im Hilfethema Stellen im Personalinformationssystem werden im Kapitel Qualifikationen ausführliche Beispiele für die Hinterlegung von Sollanforderungsprofilen dargestellt.

 

Qualifikation	Name bzw. Bezeichnung der Qualifikation (z. B. Sprachkenntnisse)
Ausprägung	Bezeichnung der jeweiligen Ausprägung. Bei der Hauptgruppe "Sprachkenntnisse" könnten Untergruppen ev. "Deutsch", "Englisch", "Spanisch" ... sein.
Regel	Legt fest, ob die Mindestanforderung genau erfüllt, erfüllt oder übertroffen bzw. erfüllt oder unterschritten werden muss. Dafür stehen foglende drei Ausprägungen zur Verfügung.   = (ist gleich) <= (besser oder gleich) >= (schlechter oder gleich
Mindestanforderung	Jene Bewertung der Qualifikation, die als Mindestmaß erfüllt sein muss. Liegt die Qualifikation der Person darunter, gilt die Anforderung als nicht erfüllt.
Musskriterium	Handelt es sich bei dieser Qualifikation bzw. bei dieser Stelle um ein Musskriterium (ja/nein)? Nicht erfüllte Musskriterien setzen die in Summe erreichten Punkte auf 0.
Notiz	Notiz
Gewichtung	Gewichtung von Ausprägungen in den Stellen- oder Jobqualifikationen durch Punktevergabe. Eine Ausprägung kann bei der Punkteauswertung dadurch stärker als andere "gewichtet" werden.

 

Betriebsmittel, die im Rahmen der Tätigkeit an die Mitarbeiter ausgegeben werden und für jeden Mitarbeiter der Stelle gleich sind, können in Form eines Ressourcenpakets der Stelle zugeordnet werden. Bei der Zuordnung der Mitarbeiter werden diese Ressourcen automatisch in die Betriebsmittelverwaltung eingetragen.

Hinweis 

Detaillierte Informationen erhalten Sie im Hilfethema Stellen im Personalinformationssystem im Kapitel Zugeordnete Ressourcenpakete.

Nummer	In diesem Feld können Sie der Ressource eine Nummer zuteilen. Bei der Neuanlage einer Ressource wird Ihnen automatisch die nächste freie Nummer vorgeschlagen. Sie können aber auch eine von Ihnen gewünschte Nummer für die Ressource vergeben.
Bezeichnung	In diesem Feld können Sie die Bezeichnung der Ressource nach Ihren Wünschen eintragen.
Hauptkat.-Nr.	In diesem Feld müssen Sie der Kategorie eine Nummer zuweisen. Über das F8-Symbol  vor dem Feld können Sie sich automatisch die nächste freie Nummer vorschlagen lassen, Sie können aber selbst eine beliebige Nummer vergeben.
HauptKatBez	In diesem Feld können Sie die Bezeichnung der Kategorie eingeben. Kategorien werden in den Paketen CRM und LEA an unterschiedlichen Stellen verwendet, um bestimmte Stammdaten zu untergliedern. So werden Terminkennzeichen, Aufgabenkategorien, Pauschaltypen usw. als Kategorien geführt.   Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Pauschalen In der LEA werden die Pauschaltypen als Kategorien geführt. Diese werden für Pauschalen (und Pauschalvorlagen) zur Kategorisierung verwendet und bestimmen aufgrund der hinterlegten Anzahl von Monaten im Feld Monate mit, für wie viele Bezugsmonate eine Pauschale anzuwenden ist (siehe Bezugsmonatscode).  Weiters erkennt das Programm bei Verwendung des Aufbereitungsmodus Pauschalen im Fenster Honorarnoten aufbereiten anhand des Pauschaltyps, welche Pauschalen aufzubereiten sind.  Besonderheiten dieses Feldes in Deutschland Dieses Feld stellt für "Sonstige Gebührentabellen" den Tabellennamen dar, der in der Gebührenerfassung der Gebührenabrechnung nach Rechnungsvorlagen (Deutschland) angezeigt wird.

  

 

Hinweis 

In der Feldauswahl des Bereichs "Details Mitarbeiter" stehen neben Stammdatenfeldern auch Felder mit erweiterten Ansichtsmöglichkeiten zur Verfügung. Zu diesen gehören:  Ausbildungen Mit einem Doppelklick auf diesen Bereich können die Ausbildungen eines Mitarbeiters angesehen werden.  Ausbildungsbedarf Mit einem Doppelklick auf diesen Bereich kann der Ausbildungsbedarf eines Mitarbeiters angesehen werden.  Bewerbungen Mit einem Doppelklick auf diesen Bereich können die Bewerbungen eines Mitarbeiters angesehen werden, wenn dieser ursprünglich aus der PI Bewerberverwaltung übernommen worden ist.  Kontingent Mit einem Doppelklick auf diesen Bereich kann die Ausbildungskontingents-Auswertung eines Mitarbeiters gestartet werden.  Lebenslauf Mit einem Doppelklick auf diesen Bereich können im Lebenslauf erfasste Karrierequalifikationen angesehen werden.  Personalakt Mit einem Doppelklick auf diesen Bereich können die im Personalakt erfassten Dokumente angesehen werden.  Qualifikationen  Mit einem Doppelklick auf diesen Bereich können die erfassten Qualifikationen angesehen werden.  Rückzahlung  Mit einem Doppelklick auf diesen Bereich können die Rückzahlungen eines Mitarbeiters eingesehen werden.