Arbeiten mit Stellen im Personalinformationssystem
In dieser Themendokumentation finden Sie alle Informationen rund um den Einsatz und das Arbeiten mit den Stellen im Personalinformationssystem.
Allgemeines
Im Fenster "Stellen", zu finden unter PI → Mitarbeiter → Stellen, können Positionen in Ihrem Unternehmen abgebildet und verwaltet werden. Zusätzlich zur reinen Bezeichnung der Stelle bietet das Fenster "Stellen" auch einen Überblick sowie die Verwaltungsmöglichkeit der zu einer Stelle zugeordneten Mitarbeiter und deren Ausbildungspläne, Qualifikationen, Jobs oder Ressourcenpakete.
Die Verwendung der Stellen bietet aber weit mehr Vorteile als eine strukturierte Darstellung der Positionen in Ihrem Unternehmen.
So können Qualifikationen, welche auf einer Stelle hinterlegt worden sind, auf den dazugehörigen Job übernommen und dadurch automatisch in der BMD Onlinebewerbung abgefragt werden. Damit ist die Vewendung der Qualifikationen für Mitarbeiter sowie für Bewerber möglich.
Weiters können Mitarbeiter im Zuge des Onboardingworkflows beim Eintritt einer Stelle zugeordnet werden. Dadurch wird beispielsweise ein Ausbildungsplan ausgelöst, sodass automatisch ab Eintritt ein Ausbildungsbedarf erstellt wird oder im Zuge der Stellenzuordnung automatisch Betriebsmittel aufgrund eines Ressourenpakets zugeordnet werden. Damit wird der Betriebsmittelworkflow für Ressourcenpakete gestartet.
Auch im Bewerbermanagement können Stellen eine Brücke zwischen Job und eintretendem Mitarbeiter herstellen. Wird ein Bewerber mit dem Statustyp "Zusage" zum Mitarbeiter umgestellt und der Job war mit einer Stelle verknüpft, kann ein Stellenworkflow gestartet werden. In diesen Stellenworkflow kann die Spezialfunktion "Zuordnung Mitarbeiter - Stelle" eingebaut werden, wodurch ein personalisiertes Stellenbeschreibungsdokument via Standardbrief aufbereitet wird.
Arbeiten mit Stellen
Der Bereich "Stellen" bietet einen Überblick aller angelegten Stellen. Mit dem Einstiegsfeld "Mitarbeiter" lässt sich in allen Stellen nach einem bestimmten Mitarbeiter suchen. Mit Doppelklick auf die bestehenden Icons oder in ein leeres Feld können bestehende Informationen angezeigt werden oder aber auch neue Daten erfasst werden. Somit können z. B. Ressourcen oder Qualifikation auf einfache Weise erfasst oder geändert werden.
Hinweis
 | Wird im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" nach einem oder mehreren Mitarbeitern gesucht, ändert sich die Ansicht der zugeordneten Mitarbeiter automatisch auf "Alle", damit auch die inaktiven Mitarbeiter angezeigt werden.  Mit der Funktion "Skillfinder" im Einstiegsbereich können Sie auch z. B. nach bestimmten Qualifikationen oder Ausbildungen filtern.  |
Die Stelle kann vielseitig verwendet werden. Im Folgenden finden Sie wichtige Einsatzmöglichkeiten:
| Jobs | Stellen können als Vorlage für ausgeschriebene Jobs verwendet werden. Dies bietet den Vorteil einer einheitlichen Stellenbeschreibung. |
| Qualifikationen | Es können Sollprofile basierend auf Qualifikationen erstellt werden. Damit behalten Sie die Anforderungen einer Stelle im Blick. |
| Ausbildungsplan | Auf der Stelle können Ausbildungspläne hinterlegt werden. Dies gewährleistet eine adäquate Ausbildung für die jeweilige Position. |
| Stellenbeschreibung | Es besteht die Möglichkeit, Vorlagen als Textbausteine oder als HTML-Vorlagen zu hinterlegen. Diese können auch für die Onlinebewerbung verwendet werden. |
| Ressourcenpaket | Auf der Stelle hinterlegte Ressourcenpakete ermöglichen eine effiziente Austattung des Mitarbeiters, welche er für die Position benötigt. |
Es können neben der aktuellen Stellenzuordnung auch historische Mitarbeiterzuordnungen mittels der historischen Datenführung angezeigt werden. | |
Es gibt Auswertungsfunktionen zu Mitarbeiterfähigkeiten, Mindestanforderung und dem Ausbildungsplan. | |
| Workflow | Der auf der Stelle hinterlegte Workflow startet bei der Zuordnung eines Mitarbeiters zu einer Stelle. |
Folgende Felder stehen im Standard zur Verfügung:
| Nr. | Laufende Nummer der Stelle |
| Bezeichnung | Bezeichnung der Stelle/Rolle (z. B. Sachbearbeiter/Sachbearbeiterin Einkauf ...) |
| Soll Besetzung | Hier wird die benötigte Anzahl an Mitarbeitern auf einer Stelle angegeben. Auch Dezimalwerte sind erlaubt. |
| Ist Besetzung | Berechnet die Anzahl der zugeordneten Mitarbeiter einer Stelle. |
| Diff. Soll/Ist | Berechnet die Differenz zwischen der Soll-Besetzung und der Ist-Besetzung. |
| Ist Besetzung VZÄ | Berechnet die Anzahl der zugeordneten Mitarbeiter einer Stelle unter Berücksichtigung des Teilzeitprozentsatzes. |
| Diff. Soll/Ist VZÄ | Berechnet die Differenz zwischen der Soll-Besetzung und der Ist-Besetzung VZÄ. |
| HTML-Vorlage | Ermöglicht die Hinterlegung der Stellenbeschreibung als HTML-Vorlage. Dient auch als Rückfallebene für Onlinejobs ohne Jobtext. |
| Jobs | Öffnet die Liste der zu dieser Stelle erfassten Jobs und ermöglicht eine Bearbeitung bzw. Neuanlage. |
| Qualifikationen | Sollanforderungsprofil, das auf der Stelle definiert werden kann, um dieses mit den Qualifikationen des Mitarbeiters zu vergleichen. |
| Ausbildungsplan | Startet die Zuordnung von Ausbildungsstämmen, die aufgrund der Zuordnung eines Mitarbeiters zu dieser Stelle verpflichtend absolviert werden müssen. |
| Dokumente | Zu der Stelle gespeicherte Dokumente. |
| Notiz | Notiz für die Stelle |
Neuanlage einer Stelle
PI → Mitarbeiter → Stellen
Die Neuanlage einer Stelle kann mit der Funktion F5 "Neu" vorgenommen werden. Grundsätzlich werden Stellen fortlaufend nummeriert. Somit wäre die erste Stelle mit der Nummer "1" zu belegen.
Feldauswahl bei Neuanlage
| Bezeichnung | Bezeichnung der Stelle/Rolle (z. B. Sachbearbeiter/Sachbearbeiterin Einkauf ...) |
| Matchcode | Code für Schnellsuche in der Filterleiste |
| Soll Besetzung | Hier wird die benötigte Anzahl an Mitarbeitern auf einer Stelle angegeben. Auch Dezimalwerte sind erlaubt. |
Ermöglicht die Hinterlegung der Stellenbeschreibung als HTML-Vorlage. Dient auch als Rückfallebene für Onlinejobs ohne Jobtext. | |
Stelle | Ermöglicht die Hinterlegung eines "Stellenzuordnungsworkflows", welcher bei manueller Zuordnung eines Mitarbeiters zu einer Stelle oder bei Umstellung "Bewerber auf Mitarbeiter" ( wenn der Job mit dieser Stelle verknüpft wurde), startet. |
Job | Ermöglicht die Hinterlegung eines fixen Jobworkflows, welcher bei Anlage von Jobs auf Basis dieser Stelle erzeugt und ausgelöst wird. |
| Notiz | Notiz für die Stelle |
Hinweis
| Zu beachten ist hier, dass Stellen als Vorlagen für die späteren Jobs dienen können. Die hier hinterlegten Anforderungskriterien in Form von Qualifikationen können optional im Zuge der Neuanlage eines Jobs von der Stelle übernommen werden und mit den eingelangten Bewerbungen verglichen werden. |
Folgende Funktionen stehen Ihnen in diesem Fenster über die Menüleiste zur Verfügung:
 Mitarbeiter zuordnen | Startet das Zuordnungsfenster für Mitarbeiter zur Stelle. |
 Detail |
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 Detailansicht Stellenmitarbeiter | Öffnet den PI Mitarbeiterstamm gefiltert auf die Personen, welche dieser Stelle zugeordnet sind. | ||||||||||||
 Auswertungen |
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Zugeordnete 
Mitarbeiterfähigkeiten
Mindestanforderungen Stellenstammblatt | Startet den Druckdialog für das Stellenstammblatt. |
Stellenbeschreibung
Stellenbeschreibungen können als HTML-Vorlagen bei der jeweiligen Stelle hinterlegt werden und dienen der einheitlichen Beschreibung der Stelle selbst, sowie der Festlegung der Anforderungen an eine Stelle. Die definierten Stellenbeschreibungen können auch in der Onlinebewerbung verwendet werden.
Hinweis
| Stellenbeschreibungen können auch noch als Textbausteine hinterlegt werden, wobei es sich hier um ein veraltetes Format handelt (RTF). Die HTML-Vorlage bietet weit mehr Vorteile betreffend der Darstellungsmöglichkeiten. Daher empfehlen wir die Verwendung der HTML-Vorlage. |
Im Zuge der Stellenanlage können die zuvor in den HTML-Vorlagen angelegten Vorlagen für Stellenbeschreibungen auf die jeweilige Stelle übernommen werden.
Für die Zuordnung eines Dokuments zur Stelle genügt ein Doppelklick in die Spalte HTML-Vorlage.
Im Suchdialog kann dann aus den bestehenden Vorlagendokumenten in der Verwaltung der HTML-Vorlagen ausgewählt werden.
Zugeordnete Mitarbeiter
In diesem Reiter werden alle der Stelle zugeordneten Mitarbeiter angezeigt. Zusätzlich ist es hier auch möglich neue Mitarbeiter einer Stelle zeitraumbezogen oder historisch zuzuordnen und diese Zuordnung dann im Detail zu bearbeiten.
Folgende Funktionen stehen Ihnen in diesem Fenster über die Menüleiste zur Verfügung:
| Mitarbeiter hinzufügen | Mit dieser Funktion kann ein Mitarbeiter zur Stelle hinzugefügt werden. In diesem Zuge öffnet sich automatisch das Fenster "Stellenzuordnung", um Details wie die Felder "Hauptstelle", "Dauer", "Gültig ab" oder diverse Freifelder zu befüllen. |
 Standardbrief | Startet den Standardbrief für Mitarbeiter einer Stelle. Via Multiselect kann ein Standardbrief für mehrere Mitarbeiter gestartet werden. |
 Historische Stellenzuordnung | Öffnet die Stellenhistorie des aktuell gewählten Mitarbeiters. |
 Skillfinder | Startet den Skillfinder und erzeugt einen "Skillfinder-Filter" auf Basis der hinterlegten Qualifikationen. In der Mitarbeiterliste werden jene Mitarbeiter gefiltert, die alle Kriterien erfüllen. |
Hinweis
| Im Standardbrief können stellenbezogene Informationen angezeigt werden, um personalisierte Stellenbeschreibungen zu erstellen. |
Beispiel
 | Die Funktion "Standardbrief" bietet im Fenster "Stellen" die Möglichkeit, personalisierte Stellenbeschreibungen auf einfache Weise für Mitarbeiter zu erstellen und zu übermitteln. Felder wie die "Bezeichnung" einer Stelle sowie "Gülig ab", "Gültig bis" oder etwa die Information, ob es sich um die Hauptstelle handelt, helfen dabei, Informationen komprimiert und informativ für die Mitarbeiter darzustellen. Anbei ein Beispiel, wie eine personalisierte Stellenbeschreibung aussehen könnte. Nachdem der Mitarbeiter das Schreiben signiert hat, kann es via "BMD Scan" im Personalakt abgelegt werden.  |
Zuordnung der Mitarbeiter zur Stelle
Die Mitarbeiterzuordnung zur Stelle kann entweder im Mitarbeiterstamm erfolgen oder direkt in den Stellen.
Abhängig davon, ob der Parameter für die historische Stellenzuordnung aktiviert ist, unterscheidet sich die Zuordnung.
Zuordnung ohne historischer Stellenzuordnung
Zuordnung über die Stellen
Im Paket PI unter Mitarbeiter → Stellen, können mit der Funktion "Mitarbeiter zuordnen", Mitarbeiter zu der gewählten Stelle, zugeordnet werden.
Die Pfeilsymbole bieten die Funktion, Mitarbeiter einer Stelle zuzuweisen oder von dieser Stelle wieder zu entfernen.
Hinweis
| Durch die Funktion "Mitarbeiter hinzufügen" am Reiter "Zugeordnete Mitarbeiter" öffnet sich das Fenster "Mitarbeiter suchen". In diesem Fenster werden ausschließlich Mitarbeiter zur Auswahl angeboten, welche noch nicht dieser Stelle zugeordnet worden sind.  Weiters kann mit dieser Funktion immer nur ein Mitarbeiter hinzugefügt werden. Ist ein Mitarbeiter hinzugefügt worden, können die Details zur Stellenzuordnung bearbeitet werden.  Das Löschen einer Stellenzuordnung kann sehr einfach mit der Funktion "Löschen" durchgeführt werden.  |
Zuordnung über den Mitarbeiterstamm
Im Mitarbeiterstamm kann die Zuordnung im Paket PI → Mitarbeiter → Mitarbeiter → Reiter "Zugeordnete Stellen" mit der Funktion "Mitarbeiter zu Stelle zuordnen" oder via rechter Maustaste durchgeführt werden.
Die Pfeilsymbole bieten die Funktion, Stellen einem Mitarbeiter zuzuweisen oder diese Stellen wieder zu entfernen.
Zuordnung zur Stelle bearbeiten
Die Funktion "Bearbeiten" bietet die Möglichkeit, den Zeitraum der Stellenzugehörigkeit, sowie die Anzahl der Stunden die von der Normalarbeitszeit auf diese Stelle entfallen und die Kennzeichnung ob es sich hier um die Hauptstelle handelt, einzutragen.
Im Reiter "Zugeordnete Mitarbeiter" erhält man somit einen sehr guten Überblick über den Zeitraum einer Stellenzuordnung sowie die Dauer, also die Anzahl der Wochenstunden, die ein Mitarbeiter für diese Stelle tätig ist:
Hinweis
| Die Stellenzuordnung bietet auch die Möglichkeit, optional einblendbare Freifelder nach Ihren eigenen Anforderungen anzupassen.  |
Kennzeichnung der Hauptstelle
Über das Feld "Hauptstelle", kann bei Mitarbeitern, die mehrere Stellen innehaben, jene Stelle gekennzeichnet werden, die den Hauptätigkeitsbereich des Mitarbeiters betrifft. Das Feld "Hauptstelle" kann auch in Auswertungen, welche individuell via Auswertungsdesigner gestaltet werden können, angezeigt werden.
Hinweis
| Möchte man bei der Ermittlung der "Ist Besetzung", dass nur Stellen, welche als "Hauptstelle" gekennzeichnet sind, berücksichtigt werden, muss der PI Parameter unter PI → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine PI Parameter → Mitarbeiter → "Ermittlung Ist Besetzung auf Stellen" auf "Nur Hauptsellen" gestellt werden.  |
Achtung!
 | Je Mitarbeiter kann es nur eine Hauptstelle geben. Wenn die Kennzeichnung als Hauptstelle bei einer weiteren Stelle vorgenommen wird, muss entschieden werden, ob das Kennzeichen auf die aktuelle Stelle übertragen wird.  |
Historische Stellenzuordnung
Mit der "Historischen Stellenzuordnung" kann die Stellenzugehörigkeit eines Mitarbeiters für den gesamten Karriereverlauf dargestellt werden. Damit lässt sich z. B. die mehrmalige Zuordnung eines Mitarbeiters zur gleichen Stelle darstellen.
Hier kann die historische Verwaltung von Stellen und Mitarbeitern aktiviert werden. Dieser Parameter gilt für alle im System angelegten Stellen. 0 - Nein: Die historische Stellenzuordnung ist deaktiviert. Jeder Mitarbeiter kann nur einmal derselben Stelle zugeordnet sein. 1 - Ja: Die historische Stellenzuordnung ist aktiviert. Mitarbeiter können mit unterschiedlichen Gültig-ab- und Gültig-bis-Zeiträumen derselben Stelle mehrmals zugeordnet werden. |
Die Zuordnung mit "Historischer Stellenzuordnung" unterscheidet sich darin, dass die Eingabe eines "Gültig ab"-Datums verplichtend ist.
Im Reiter "Zugeordnete Stellen" des Mitarbeiterstamms werden die historischen Stellenzuordungen eines Mitarbeiters in übersichtlicher Form dargestellt:
Hinweis
| Die Combobox zur Auswahl der Mitarbeiter wird mit Aktivierung des oben erwähnten Parameters zur "Historischen Stellenzuordnung" aktiviert.  |
Achtung!
| Möchte man historische Stellenzuordnungen via Auswertungsdesigner korrekt auswerten, ist unbedingt darauf zu achten, im Smart-Interface das Feld "Eingabe Stichtag als Datum" zu verwenden. |
Ausbildungsplan
Stellenprofile können mitunter einen Ausbildungsplan enthalten. Dieser Ausbildungsplan kann auf Basis von Ausbildungsstämmen definiert werden.
Folgende Funktionen stehen Ihnen in diesem Fenster über die Menüleiste zur Verfügung:
 Ausbildungsstämme zuordnen | Zuordnung des Ausbildungskatalogs auf Basis der vorhandenen Ausbildungsstämme |
 Bearbeiten | Einstellungen zu "Vorwarnzeit", "wiederholend (Ja/Nein)", "Wiederholungszeitraum", "Fällig ab", "Fälligkeitstyp" und dem "Zeitraum der Fälligkeit" können bearbeitet werden. |
Hinweis
| Das Feld "Ausbildungsplan" lässt sich optional in die Liste der Stellen einblenden. Durch "Doppelklick" in dieses Feld, kann ein Ausbildungsplan angelegt oder eingesehen werden.  |
Jobs
Gibt einen Überblick über offene oder bereits erledigte Jobs für diese Stelle.
In diesem Fenster können Jobs zu einer Stelle zugeordnet, gelöscht oder aber auch auf erledigt gesetzt werden.
Folgende Funktionen stehen Ihnen in diesem Fenster über die Menüleiste zur Verfügung:
 Job |
| ||||||||||||||||||
| Detail |
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Job kopieren
Alle als gelesen markieren
Alle als ungelesen markieren
Erledigen
Stellenbeschreibung (RTF)
Zugeordnete InserateQualifikationen
Mithilfe der Qualifikationen können im Stellenprofil Mindestanforderungen und Musskriterien für die Mitarbeiter oder Bewerber, die diesen Stellen direkt oder via Jobs zugeordnet werden, hinterlegt und definiert werden.
Qualifikation | Name bzw. Bezeichnung der Qualifikation (z. B. Sprachkenntnisse) |
Ausprägung | Bezeichnung der jeweiligen Ausprägung. Bei der Hauptgruppe "Sprachkenntnisse" könnten Untergruppen ev. "Deutsch", "Englisch", "Spanisch" ... sein. |
Regel | Hier wird festgelegt, ob die Qualifikation genau die angegebene Mindestanforderung liefern muss oder ob die Bewertung besser oder schlechter sein sollte. |
Mindestanforderung | Jene Ausprägung, die als Mindestanforderung für diese Qualifikation gilt. |
Notiz | Notiz zur Qualifikation |
Gewichtung | Hier wird angegeben, wie viele Punkte für das Erfüllen dieses Kriteriums erreicht werden können. |
Musskriterium | Ausprägung ja/nein legt fest, ob diese Qualifikation ein Musskriterium ist. Bei Nichterfüllung eines Musskriteriums werden alle Punkte auf 0 gesetzt. |
Die Definition der Mindestanforderungen an die Stelle wird anhand der Qualifikationsbewertungen vorgenommen. Es gibt hier die folgenden drei Möglichkeiten:
| <= besser oder gleich | Ist die häufigste Version der Mindestanforderungen. Dabei wird ein Mindestlevel an Qualifikation vorausgesetzt, welches bei Erreichen oder höherer Qualifikation als erfüllt gilt.  | ||
>= schlechter oder gleich | Wird benötigt, um Überqualifikationen auszuschließen.  | ||
| = ist gleich | Die Bewertung der Qualifikation muss genau diese eine Qualität aufweisen.  Hinweis
|
Die Gewichtung wird benötigt, um Qualifikationen in der Auswertung unterschiedlich zu priorisieren. Dabei wird bei den einzelnen Qualifikationen im Anforderungskatalog ein Punktewert erreicht, der den Mitarbeitern/Bewerbern im Falle von Erreichen gutgeschrieben wird.
Obwohl die Wahl der Punkte frei ist, gibt es eine Empfehlung, um das System optimal zu nutzen.
10 Punkte | Kernkompetenzen oder Musskriterien sollten mit 10 Punkten bewertet werden. |
5 Punkte | Sollanforderungen oder Zusatzkompetenzen erhalten 5 Punkte. |
1 Punkt | Nice-To-Have Kenntnisse erhalten 1 Punkt und nehmen somit nur sehr wenig Einfluss. |
Beispiel
| Sie suchen eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter für die Buchhaltung. Dabei sind folgende Kriterien für Sie wichtig bzw. interessant:
Es bewerben sich nun 2 Personen, die folgende Kenntnisse mitbringen
Gäbe es nun keine Gewichtung, hätte Person B zwei von drei Qualifikationen erfüllt und Person A nur eine von drei. Werden jedoch die Qualifikationen nun nach dem oben vorgeschlagenen Muster gewichtet, sieht das Ergebnis anders aus.
|
Die Kennzeichnung zum Musskriterium wird dann verwendet, wenn Kenntnisse für eine Stelle absolut unverzichtbar sind.
Beispielsweise wenn ein/e Chauffeur/in für ein Busunternehmen gesucht wird, benötigt dieser/diese unbedingt eine gültige Lenkberechtigung.
Wird dieses Kriterium nicht erfüllt, wird bei Bewerbern/Bewerberinnen die Gesamtpunktanzahl der Gewichtungen auf 0 zurückgesetzt, unabhängig davon, welche der anderen Kriterien erfüllt werden oder auch nicht.
Zugeordnetes Ressourcenpaket
Arbeitsgeräte, die im Rahmen der Tätigkeit an die Mitarbeiter ausgegeben werden und für jeden Mitarbeiter der Stelle gleich sind, können via fixes Ressourcenpaket der Stelle zugeordnet werden. Bei der Zuordnung der Mitarbeiter werden diese Ressourcen automatisch in die Betriebsmittelverwaltung eingetragen.
Hinweis
| Um mit der automatischen Ressourcenzuteilung bei der Stellenzuordnung arbeiten zu können, ist der PI Parameter unter PI → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine PI Parameter → Mitarbeiter → Ressourcenpaket auf "Automatisch" zu stellen.  Der Workflow für "Betriebsmittelausgabe Ressourcenpaket" kann in den PI Parametern unter PI → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine PI Parameter → Workflow hinterlegt werden:  |
Beispiel
| Verkaufsmitmarbeiter im Außendienst erhalten für Ihre Tätigkeit die notwendigen Arbeitsmittel. Zu diesen gehören beispielsweise:
Durch die Zuordnung zur Stelle werden den Mitarbeitern diese Betriebsmittel automatisch in die Betriebsmittelverwaltung eingetragen.  |
Achtung!
| Diese Art der Bertriebsmittelverwaltung setzt bei den einzelnen Ressourcen eine verfügbare Menge voraus. Dies bedeutet, nicht jedes Handy ist ein eigenes Betriebsmittel mit Seriennummer sondern es wird der Typ des Handys mit einer z. B. fiktiven Menge von 100 Stück erfasst. |
Hinweis
| Die oben beschriebenen Bereiche "Zugeordnete Mitarbeiter", "Ausbildungsplan", "Jobs", "Qualifikationen" und "Zugeordnetes Ressourcenpaket" können auch unter Funktionen → Detail oder mit der rechten Maustaste → Detail als modales Fenster aufgerufen werden. Dies ermöglicht eine zusätzliche Erfassungsvariante, falls man die Reiter nicht zusätzlich eingeblendet haben möchte.  |
Verwendung von Workflows
Es besteht die Möglichkeit, auf der Stelle selbst Workflows zu hinterlegen. Damit ergeben sich unterschiedliche Automatismen. Grundlegende Informationen zum Arbeiten mit Workflows im Personalinformationssystem finden Sie unter Einsatz von Workflows im Personalinformationssystem.
Bewerbungsworkflow
Der Bewerbungsworkflow dient als Rückfallebene, falls am Job selbst kein Workflow hinterlegt worden ist.
Jobworkflow
Wird ein neuer Job zu einer bestimmten Stelle zugeordnet, dann wird dieser Workflow als Jobworkflow verwendet.
Beispiel
| Teamleiter Herr Bayer legt einen neuen Job für sein Team an, da er weiteres Personal für den Support benötigt. Da Teamleiter zwar Jobs angelegen dürfen, dies jedoch vom Abteilungsleiter genehmigt werden muss, wurde dafür auf der Stelle ein Jobworkflow hinterlegt. Sobald Herr Bayer den neuen Job der Stelle "Support" zuordnet, wird der Wokflow aktiv und der Genehmigungsprozess via Jobworkflow wird gestartet. |
Stellenworkflow
Der Stellenzuordnungsworkflow startet bei manueller Zuordnung eines Mitarbeiters zu einer Stelle oder aber auch dann, wenn ein Bewerber auf einen Mitarbeiter umgestellt wird und der Job mit dieser Stelle verknüpft worden ist.
Arbeiten mit Soll/Ist Besetzungen
Die "Soll Besetzung" kann auf der Stelle hinterlegt werden und verschafft einen Überblick über die gewünschte Besetzung einer Stelle. Für die exakte Darstellung der Stellenbesetzung sind auch Dezimalwerte möglich. Die "Ist Besetzung" zeigt die Anzahl der zugeordneten Mitarbeiter an, wird automatisch berechnet und kann nicht bearbeitet werden.
Die Felder "Soll Besetzung" und "Ist Besetzung" sind in der Stellenübersicht ersichtlich:
Hinweis
| Wird keine "Historische Stellenzuordnung" vewendet, aber werden dennoch die Felder "Gültig ab" und "Gültig bis" befüllt, dann werden Mitarbeiterzuordnungen nur dann berücksichtigt, wenn sie zum aktuellen Tagesdatum gültig sind. Aus diesem Grund kann die Anzahl der "Ist Besetzung" von der Summenzeile im Bereich "Zugeordnete Mitarbeiter" abweichen.  Wird die "Historische Stellenzuordnung" vewendet, dann stimmt die "Ist Besetzung" mit den aktuell zugeordneten Mitarbeitern überein.  |
Berechnung der Soll/Ist Differenz
Das Feld "Diff. Soll/Ist" ergibt sich aus der Differenz zwischen der "Soll Besetzung" und der "Ist Besetzung". Besteht ein negatives Ergebnis, wird dieses in Rot dargestellt. Die Berechnung erfolgt ebenfalls automatisch und kann nicht bearbeitet werden.
Personenzähler Stellen
Bei den Feldern "Ist Besetzung VZÄ" und "Diff. Soll/Ist VZÄ", ("VZÄ" steht für "Vollzeitäquivalent) liegt die Besonderheit bei der Berechnung darin, dass abhängig von den Einstellungen in den PI Parametern (siehe Kennzeichnung Hauptstelle) nach dem Teilzeitprozentsatz des Mitarbeiters gerechnet wird. Ist bei einem Mitarbeiter kein Teilzeitprozentsatz hinterlegt, wird automatisch mit dem Schema "Vollzeit" gerechnet.
Beispiel
| Wurde in den Einstellungen in den PI Parametern die Ermittlung auf "Nur Hauptstellen" eingestellt, wird wie folgt berechnet: Herr Krug und Frau Maier arbeiten 38,5 Stunden in der Woche, dies entspricht im Unternehmen dem Vollzeitmodell. Frau Schmied ist Teilzeitmitarbeiterin und arbeitet 20 Stunden in der Woche. Ihr Teilzeitprozentsatz ist somit 52 Prozent. Bei allen handelt es sich um die Hauptstelle. Es wurde manuell eine Soll Besetzung von 3 erfasst. Die Berechnung des VZÄ wird nun wie folgt durchgeführt: 20 (Stunden Frau Schmied) * 100 / 38,5 = 51,94; ergibt gerundet 52. Somit ergibt sich ein "Ist Besetzung VZÄ" von 2,52 und eine "Diff. Soll/Ist VZÄ" von -0,48.  |
Auswertungen der Stellen
Neben den Standardwerkzeugen wie Filter, Bildschirmliste und Export bieten die Stellen noch weitere Auswertungswerkzeuge.
In der Auswertung der Mitarbeiterfähigkeiten werden die auf der Stelle hinterlegten Qualifikationsanforderungen mit den Qualifikationen der Mitarbeiter verglichen.
In der Übersicht werden alle Mitarbeiter aufgelistet und welche Qualifikationen erfüllt oder nicht erfüllt werden oder nicht bekannt sind.
Aufgrund der hinterlegten Gewichtung werden auch die erreichten Punkte angezeigt.
 | Anforderungskriterium erfüllt |
 | Anforderungskriterium nicht erfüllt |
 | Anforderungskriterium nicht erfüllt, weil nicht bekannt |
Im Detailfenster können dann alle Informationen zur Gegenüberstellung der Qualifikationen je Mitarbeiter angesehen werden.
Achtung!
| Jene Qualifikationen, die nicht stellenrelevant sind, werden in dieser Ansicht im Reiter "Qualifikationen" beim Einstieg angezeigt. Wenn alle Qualifikationen sichtbar sein sollen, kann im Fenstermenü unter Ansicht die Anzeige umgeschaltet werden.  |
Auswertung Ausbildungsplan
In der Auswertung des Ausbildungsplans, werden die auf der Stelle hinterlegten Pflichtausbildungen mit den besuchten Ausbildungen der Mitarbeiter verglichen.
| Es existieren Teilnahmen. Davon mindestens eine mit einem Status "Ausbildung abgeschlossen" |
| Es existieren nur Teilnahmen mit einem Status "Abgesagt/Storniert oder Abwesend" |
| Es existiert keine Teilnahme zu dieser Pflichtausbildung |
 | Es existiert mindestens eine Teilnahme jedoch ohne Status |
In der Übersicht werden alle Mitarbeiter aufgelistet und ob diese die Ausbildungen bereits besucht oder nicht besucht haben.
Als Ergebnis wird der Fortschritt des Ausbildungsplans je Mitarbeiter in Form eines Prozentwertes dargestellt.
Dieser Prozentsatz errechnet sich aus dem Verhältnis der Gesamtanzahl an Pflichtausbildung zu den positiv absolvierten Ausbildungen.
Achtung!
| Sofern der PI Parameter Prüfung Teilnahmegrad aktiv ist, kann die Ermittlung des Fortschritts auch anhand des Teilnahmegrades durchgeführt werden. Über die Menüleiste kann diese Variante unter Funktionen → Fortschritt → Anhand Teilnahmegrad aktiviert werden.  Sofern der Paramter nicht aktiviert ist, wird diese Option im Menü nicht angeboten! |
Auswertung Mindestanforderung
Die Auswertung der Mindestanforderung liefert die Personenanzahl jener Mitarbeiter, welche je Stellenqualifikation die definierten Mindestanforderungen erreicht haben. Ebenso wird die Personenanzahl jener Stellenmitarbeiter geliefert, welche die Mindestanforderung nicht erreichen oder denen die Qualifikation im Mitarbeiterprofil zur Gänze fehlt.
erfüllt | Alle Mitarbeiter dieser Stelle, welche die Mindestanforderung der Qualifikation erfüllen. | ||
nicht erfüllt | Alle Mitarbeiter dieser Stelle, welche die Mindestanforderung der Qualifikation nicht erfüllen. | ||
nicht vorhanden | Alle Mitarbeiter dieser Stelle, welche diese Qualifikation in den Mitarbeiterqualifikationen nicht hinterlegt haben. | ||
Abweichung nicht erfüllt | Ermittelt die durchschnittliche Abweichung der Bewertung der Mitarbeiterqualifikation von der Mindestanforderung. Beispiel
| ||
Erfüllungsgrad | Ist das Verhältnis zwischen "erfüllt" und "nicht erfüllt" in Prozent. Hinweis
|
Stellenübersicht im Mitarbeiter-Navigator
Aus dem Knoten "Personalinformation" kann über den Mitarbeiter-Navigator ebenfalls die Stellenübersicht gestartet werden.
Ausdruck Stellenstammblatt
Die Stellen bieten auch die Möglichkeit, ein Stellenstammblatt auszudrucken. Dieses Stellenstammblatt beinhaltet alle Informationen der Stelle und kann optional auch mit einer vorhandenen Stellenbeschreibung ausgedruckt werden.
Hinweis
| Einstiegswerte lassen sich mit der gleichnamigen Funktion "Einstiegswerte" über das "3-Punkte-Menü" speichern. - Mit Ausnahme der Felder "Mitarbeiter" und "Unterschrift", welche bei der Erstellung neu zu definieren sind, da anhand dieser Felder individuelle Stellenstammblätter für jeden Mitarbeiter erstellt werden können. |
