Einsatz von Workflows im Personalinformationssystem
Dieses Themendokument liefert sowohl Einleitung als auch Übersicht zu den verschiedenen Workflows im Personalinformationssystem und die dazugehörigen Grundeinstellungen.
Allgemeines
Bei der Verwendung eines Personalinformationssystems ist es in vielen Organisationen wichtig, die Prozesse des Personalwesens klar zu definieren. Dabei sollen alle Personen, die in den Prozess eingebunden sind, klare Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt erhalten. Im Personalinformationssystem von BMD wird daher der Einsatz von Workflows in verschiedenen Bereichen angeboten, um diese Herausforderung zu meistern.
Achtung!
 | Wenn Sie noch keine Erfahrung mit dem Erstellen von Workflows besitzen oder noch nicht wissen, wie das Workflowstudio funktioniert, können Sie im Hilfethema Workflow die notwendigen Grundlagen nachlesen. Das Thema "Einsatz von Workflows im Personalinformationssystem" geht speziell auf die im Personalinformationssystem notwendigen Einstellungen, aber nicht auf die allgemeinen Grundlagen des Workflows ein. |
Vorbereitungen
Konzepterstellung
Wenn mit Workflows gearbeitet werden soll, ist es von Vorteil im Vorfeld über einige Punkte nachzudenken und diese festzuhalten. Dadurch wird es in der Folge leichter den Workflow zu zeichnen und alle weiteren notwendigen Anpassungen in der BMD Software im Überblick zu haben.
Eine Skizze des Workflows, die auf einem Blatt Papier oder einem Whiteboard gezeichnet wird, kann dabei als Grundlage dienen.
Ebenso ist es von Vorteil, die Personen, die im Workflow eingebunden sind, festzuhalten. Als Ergebnis können hier einzelne Mitarbeiter, Mitarbeitergruppen, Stabsstellen im Unternehmen oder leitende Positionen in den Workflowschritten enthalten sein.
Muster einer Workflowskizze:
Hinweis
 | Bei der Konzeption von Workflows sollte immer beachtet werden, das ein Workflow ein standardisierter und fixer Prozess ist. Wenn es im Zuge der Konzeptionierung zu verschiedenen Szenarien kommt, dann müssen diese auch als verschiedene Workflows abgebildet werden. |
BMD Zugang für Mitarbeiter/Entscheidungsträger
Wenn durch den Workflow neue Mitarbeiter Zugang zur BMD Software erhalten, ist es auch notwendig, über Berechtigungen nachzudenken und im Bedarfsfall diese auch entsprechend anzupassen. Grundsätzlich benötigt jeder Mitarbeiter, der mit den Aufgaben arbeitet auch einen Benutzer, der im Feld "User-ID" am Mitarbeiterstamm verknüpft wird.
Lizenzierung
Da die Nutzung der PI Workflows auf dem CRM Modul "Workflow" basiert, ist es notwendig, neben der Paketlizenz für das PI auch die CRM Workflowlizenz zu erwerben. Beim Erwerb dieser Lizenz sowie für Informationen zu Preis und Leistungsumfang steht das BMD Verkaufsteam gerne zur Verfügung.
Anlage von PI Workflows
PI Standardworkflows
Der Import der BMD Standardworkflows für das Personalinformationssystem befindet sich im Paket PI unter Stammdaten → Import und Export → Standards importieren. Hier muss im Feld "Workflow" ein Häkchen gesetzt werden. Mit der Schaltfläche "Ok" werden die Workflows mit den dazugehörigen Aktionsstatus und HTML-Vorlagen importiert.
Der erfolgreiche Import wird mit dem Hinweis "Import abgeschlossen!" beendet.
Nach dem Import können die Standardworkflows im Paket CRM unter Stammdaten → CRM und Kanzlei → Workflow → Workflowstudio eingesehen werden.
Hinweis
| Wenn Sie bereits Workflows anderer Pakete im System haben, können Sie mithilfe der Combobox rechts oben auf die Ausprägung "PI Workflow" filtern. Nun werden nur noch die importierten Standardworkflows für das Paket PI und eventuell bereits manuell angelegte PI Workflows aufgelistet.  |
Achtung!
| Das Bearbeiten der BMD Standardworkflows ist gesperrt, damit diese bei Bedarf BMD-seitig gewartet werden können (z. B. bei Vorhandensein neuer Spezial- oder Hintergrundfunktionen). Wenn BMD neue oder aktualisierte Standardworkflows anbietet, erfahren Sie in den "Weiteren Infos" davon. Diese werden dann automatisch via WebUpdate in Ihr Installationsverzeichnis gespielt. In der BMD Software sind sie aber erst ersichtlich, sobald der Import der PI Standards erneut durchgeführt worden ist.  |
Hinweis
| Weiterführende Informationen zum Verwenden der PI Standardworkflows finden Sie in folgendem Hilfethema: Standardthema | Import, Anpassung und Verwendung der PI Standardworkflows |
Individuelle PI Workflows
Für die Anlage eines individuellen PI Workflows (abseits vom BMD Standard) empfehlen wir vorab ebenfalls den Import der BMD Standardworkflows und dann das Kopieren und Anpassen eines Standardworkflows.
Informationen zum Importieren, Kopieren und Anpassen der BMD Standardworkflows erhalten Sie, wie bereits im vorhergehenden Kapitel erwähnt, im Hilfethema:
Standardthema | Import, Anpassung und Verwendung der PI Standardworkflows
Möchten Sie einen Workflow gänzlich neu ohne eine Vorlage anlegen, so ist dies natürlich auch möglich.
Die Anlage eines neuen PI Workflows erfolgt im Paket CRM unter Stammdaten → CRM und Kanzlei → Workflow → Workflowstudio. Mit der Funktion "Neu (F5)" wird die Neuanlage gestartet. Im Feld "Workflownummer" wird die nächsthöhere Nummer vorgeschlagen, diese kann mit "Enter" bestätigt werden. Im Feld "Bezeichnung" ist ein sprechender Titel für den neuen Workflow anzugeben. Damit der Workflow später in den PI Parametern hinterlegt werden kann, ist es wichtig, im Feld "Workflowtyp" die Ausprägung "PI Workflow" zu wählen. Zuletzt wird im Feld "Mitarbeiter" noch der für den Workflow verantwortliche Mitarbeiter eingetragen. Dieser dient als Rückfallsebene bei der Ermittlung des Sachbearbeiters der Aufgabe, sollte durch den Workflow kein Mitarbeiter ermittelt werden können.
Nach dem Speichern und Schließen wird der Workflow unter der Combobox-Ausprägung "PI Workflow" angezeigt:
Die Vorschau im rechten Bereich ist allerdings noch leer, weil der Workflowprozess nun noch gezeichnet werden muss. Mit der Funktion "Diagrammstudio" wird in das Diagrammstudio gewechselt.
Hinweis
| Die Bedienung des Diagrammstudios funktioniert in allen NTCS Paketen gleich, daher wird in diesem PI Hilfethema nicht darauf eingegangen. Grundlegende Informationen erhalten Sie in diesem Hilfethema aus dem Paket CRM: |
Gestaltung von Workflowaufgaben
Damit das System weiß, wer welche Aufgabe mit welchen Informationen und Entscheidungsmöglichkeiten erhalten soll, werden Aufgabenaktionen in den Workflowprozess eingebaut.
Beim Einbauen von Aufgabenaktionen werden grundlegende Einstellungen getroffen:
1. | Soll die Aufgabe einfach erledigt werden oder ist damit eine Entscheidung verbunden, die im Workflowprozess abgebildet werden muss? | Dies wird mit dem Aktionsstatus entschieden. Welche Informationen sollen in der Aufgabe angezeigt werden? Dies wird mit dem Aufgabetitel gesteuert. Soll im Betreff bzw. im Text der Aufgabe auf individuelle Datenfelder zugegriffen werden, so können vorab HTML-Vorlagen angelegt und diese dann im Feld "HTML-Textvorlage" zugeordnet werden. Die HTML-Textvorlage wird gegenüber dem Aufgabetitel vorrangig verwendet. Mehr dazu finden Sie im Kapitel Anlage und Gestaltung von HTML-Vorlagen. |
2. | Wer erhält die Aufgabe? | Hier können wahlweise fixe Personen, Vorgesetzte aus dem Mitarbeiterstamm als auch Sachbearbeiter, beispielsweise der Ansprechpartner/die Kontaktperson des Jobs oder auch der Teilnehmer des Ausbildungsbedarfs ermittelt werden. |
3. | Was wird mit dieser Aufgabe entschieden/genehmigt/angezeigt? | Beispielsweise kann sich mit dem Ausführen einer Aufgabe das Fenster zum Genehmigen eines Jobs oder die Bearbeitungsmaske einer Bewerbung öffnen. In diesem Fall handelt es sich immer um eine Spezialfunktion, weil beim Ausführen eine spezielle Aktion erfolgt. Soll die Aufgabe automatisiert im Hintergrund ausgeführt werden, weil z. B. eine Checkliste auf den Job übergeben werden soll oder ein neuer Job genehmigt werden soll, dann handelt es sich um eine Hintergrundfunktion. Es ist aber auch möglich, keine Funktion zu hinterlegen. Somit handelt es sich um eine reine Information und die Aufgabe kann nicht ausgeführt, sondern nur erledigt werden. |
Welche Spezial- und Hintergrundfunktionen in welchen PI Workflows sinnvoll sind und wie sie richtig eingebaut werden, wird in den einzelnen Hilfethemen zu den PI Workflows genauer beschrieben. Diese sind im Kapitel Überblick über alle PI Workflows verlinkt.
Hinweis
| Mitarbeiterermittlung via Fiktivem Mitarbeiter Werden Workflowaufgaben gemeinsam von der HR-Abteilung bearbeitet, dann kann es in der Praxis empfehlenswert sein, einen fiktiven Mitarbeiter für das HR anzulegen. Dazu wird ein neuer Mitarbeiter angelegt und im Mitarbeiterstamm mit dem Feld "fiktiv" gekennzeichnet. So kann der Mitarbeiter auf Auswertungen weggefiltert werden. Der fiktive Mitarbeiter kann dann im Workflow einfach auf den Aufgabenaktionen hinterlegt werden. Werden die HR-Mitarbeiter als Stellvertreter des fiktiven Mitarbeiters hinterlegt, können diese die Aufgaben des fiktiven Mitarbeiters einsehen und bearbeiten. Das Erledigen der Aufgabe erfolgt dann nach dem Prinzip "First come, first serve". Das bedeutet auch, dass die Aufgabe nur von einem der HR-Mitarbeiter ausgeführt bzw. erledigt werden muss.   |
Anlage und Gestaltung von HTML-Vorlagen
Die Aufgaben, die automatisch durch den Workflow erzeugt werden, haben einen Aufgabenbetreff und einen Aufgabentext. Standardmäßig ist bei jeder PI Spezialfunktion ein Betreff sowie Text hinterlegt, jedoch ist es oft erwünscht, individuelle Texte mitzugeben, damit bei einer Aufgabe sofort ersichtlich ist, um welche Tätigkeit es sich handelt. Dazu gibt es im Paket PI unter Stammdaten → HTML-Vorlagen die Möglichkeit, neue HTML-Vorlagen anzulegen und diese im Workflow bei der gewünschten Aufgabenkation zuzuordnen.
Hinweis
| Einen Allgemeinen Überblick über die HTML Vorlagen im Personalinformationsystem bietet die dazugehörige Fensterhilfe. |
Aktivierung des Workflows
Damit der Workflow im richtigen Moment startet, muss dieser an der richtigen Position hinterlegt werden. Es gibt dazu im PI drei Varianten, die nachfolgend beschrieben werden.
Hinterlegung in den PI Parametern
Der Workflow wird im Paket PI unter Stammdaten → Einstellungen → PI Parameter → Einstellungen für Personalinformationssystem → Workflow mit F4 ausgewählt und gespeichert:
Hinterlegung direkt am Datensatz
Der Workflow wird direkt am Datensatz im dafür vorgesehenen Feld mit F4 ausgewählt und gespeichert.
Ein Beispiel dafür wäre die Ausbildungsanmeldung, dazu erfolgt der Einstieg im Paket PI unter Ausbildungen → Ausbildungen. Die Ausbildung wird mit der Funktion "Bearbeiten (F6)" geöffnet, via Feldauswahl wird das Feld "MA. Anmeldung" aus dem Knoten "Workflow" eingeblendet. Nun kann mittels F4 "Suche" der richtige Workflow zugeordnet werden.
Hinterlegung im Stapelschritt des TOOLS Stapels
Im Zuge der PI Benachrichtigungsworkflows wird ein TOOLS Stapel angelegt. Im dazugehörigen Stapelschritt wird der richtige Workflow ausgewählt.
Ein Beispiel dafür wäre die Benachrichtigung für den Qualifikationsablauf. Dazu erfolgt der Einstieg unter TOOLS → Tools → Administration → Stapel → Stapeldefinition.
Workflowrückfallebenen
Es gibt Workflows, die sowohl in den PI Parametern als auch direkt am Datensatz hinterlegt werden können. Ein Beispiel hierfür wäre der Workflow für den Ausbildungsbedarf (sowohl Wunsch als auch Pflicht). Wird nun in den PI Parametern und auch am Datensatz (in diesem Fall am Ausbildungsstamm) ein Workflow für den Ausbildungsbedarf hinterlegt, dann zieht vorrangig immer der Workflow des Datensatzes, in diesem Fall der des Ausbildungsstamms.
Der Gedanke dahinter ist, dass ein Workflow grundsätzlich so konzipiert sein sollte, dass er möglichst allgemein alle Eventualitäten abdecken kann. Gibt es nun spezielle Ausnahmen, so kann für diese ein eigener Workflow angelegt und dann dezidiert für diese Ausnahmefälle hinterlegt werden.
Beispiel
 | Der allgemeine Workflow für den Ausbildungsbedarf deckt 97 % aller Praxisfälle ab. Dieser wird in den PI Parametern hinterlegt.  Für die restlichen 3 % wird der Workflow kopiert und bezüglich der speziellen Anforderungen abgeändert. Dieser wird auf den speziellen Ausbildungsstämmen hinterlegt.  Auf den anderen Ausbildungsstämmen, für die der allgemeine Workflow gilt, muss der Workflow nicht extra hinterlegt werden. Hier greift automatisch der Workflow aus den PI Parametern. |
Hinweis
| Wo welcher Workflow hinterlegt werden muss, finden Sie im Kapitel Überblick über alle PI Workflows beschrieben. |
Workflowaufgaben monitoren
Workflows
Unter PI → Stammdaten → Workflows können einige der PI Workflows übersichtlich eingesehen werden. Im oberen Bereich kann mittels der Registerblätter "Bewerber", "Bewerbungen", "Jobs", "Ausbildungsbedarf", "Ausbildungsbedarfs - Abmeldung" und "Ausbildungsanmeldung" zwischen den Workflows gewechselt werden:
Im unteren Bereich werden alle erzeugten Workflowaufgaben und auch eine Grafik der Workflowinstanz dargestellt.
Hinweis
| Aufgaben können auch direkt in diesem Fenster ausgeführt und erledigt werden, sofern eine Berechtigung dafür besteht. |
Workflowinstanzen/Workflowauswertung im Workflowstudio
Im Paket CRM unter Stammdaten → CRM und Kanzlei → Workflows → Workflowstudio können die Funktionen "Workflowinstanzen" und "Workflowauswertung" zu Übersichtszwecken genutzt werden:
Workflowinstanzen
Je Workflow, der für eine Bewerbung, einen Ausbildungsantrag, einen Job etc. gestartet wird, wird im Hintergrund automatisch eine Workflowinstanz angelegt.
Die Ansicht der Workflowinstanzen erinnert an das Fenster "Workflows" aus dem Paket PI und gibt ebenfalls Einblick in alle erzeugten Workflowaufgaben. Auch eine Grafik der Workflowinstanz wird angezeigt.
Workflowauswertung
In der Workflowauswertung sehen Sie je Workflow, wie oft welche Entscheidungswege von welchen Personen gewählt wurden.
Überblick über alle PI Workflows
In den untenstehenden Tabellen werden alle Workflows aufgelistet, die es aktuell im Personalinformationssystem gibt.
Legende:
- Start des Workflows: Information, durch welche Funktion der Workflow ausgelöst wird.
- Hinterlegung in den PI Parametern: In dieser Spalte wird angegeben, ob der Workflow in den PI Parametern hinterlegt werden kann.
- Hinterlegung direkt am Datensatz: In dieser Spalte wird angegeben, ob der Workflow auf einem speziellen Datensatz (Job, Stelle, Ausbildung etc.) hinterlegt werden kann.
Mitarbeiterverwaltung
| Workflow | Start des Workflows | Hinterlegung in den PI Parametern | Hinterlegung direkt am Datensatz |
Der Workflow "Mitarbeitereintritt" wird im Zuge der Neuanlage eines Mitarbeiters gestartet, egal ob mittels manueller Neuanlage, Import oder Umstellung eines Bewerbers zum Mitarbeiter. Im Paket LOHN kann außerdem bei der Funktion "Wiedereintritt" gewählt werden, ob der Workflow erneut gestartet werden soll. |  |  | |
Der Workflow "Mitarbeiteraustritt" wird gestartet, wenn am Mitarbeiterstamm ein Austrittsdatum eingegeben wird. Im Paket LOHN kann bei der Verwendung der Funktion "Austritt" gewählt werden, ob der Austrittsworkflow gestartet werden soll oder nicht. | | | |
Der Workflow "Stelle" startet im Zuge der Zuordnung eines Mitarbeiters zu einer Stelle. Weiters startet er auch, wenn ein Bewerber mit einem Bewerbungsstatus des Typs "Zusage" zum Mitarbeiter umgestellt wird. | | Stelle | |
Der Workflow "ESS-Stammdatenänderungen" wird gestartet, wenn Mitarbeiter via BMD ESS/BMD Web unter "Personalien" bzw. im BMD NTCS Vollclient unter "Personalien ändern" Stammdatenänderungen bekanntgeben. | | | |
Der Workflow "ESS-Dokumentenübermittlung" wird gestartet, wenn Mitarbeiter via BMD ESS/BMD Web bzw. im BMD NTCS Vollclient unter "Dokumente übermitteln" Dokumente hochladen. | | | |
Der Workflow "Betriebsmittelausgabe" wird bei der Zuordnung eines Betriebsmittels zu einem Mitarbeiter gestartet. Weiters fungiert dieser Workflow als Rückfallsebene für den Workflow "Betriebsmittelausgabe Ressourcenpaket". | | | |
Der Workflow "Betriebsmittelausgabe Ressourcenpaket" wird bei der Zuordnung eines Mitarbeiters zu einer Stelle (und umgekehrt) gestartet, wenn auf der Stelle ein Ressourcenpaket hinterlegt ist. | | | |
Der Workflow "Betriebsmittelrückgabe" wird bei der Rückgabe eines Betriebsmittels gestartet. | | | |
Dieser Workflow wird via Toolsstapelfunktion "PI Benachrichtigungen" automatisiert gestartet, wenn Qualifikationen mit Ablaufdatum ablaufen. | | Stapeldefinition |
Bewerbermanagement
| Workflow | Start des Workflows | Hinterlegung in den PI Parametern | Hinterlegung direkt am Datensatz |
Der Workflow "Job" startet bei der Neuanlage eines Jobs. | | Stelle, die mit dem Job verknüpft wird | |
Der Workflow "Bewerbung" startet im Zuge der Neuanlage einer Bewerbung mittels Funktion "Neu", beim erneuten Zuordnen eines Bewerbers zu einem Job bzw. bei der Übernahme einer Onlinebewerbung in das Echtsystem. Dieser Workflow fungiert als Rückfallsebene für den Workflow "Erste Bewerbung". | | 1) Job, mit dem die Bewerbung verknüpft ist 2) Stelle, mit welcher der Job der Bewerbung verknüpft ist | |
Der Workflow "Erste Bewerbung" startet bei der ersten Übernahme einer Onlinebewerbung in das Echtsystem. Hinweis: Dieser Workflow ist nur relevant, wenn sich dieselbe Person mehrmals online bewirbt. In diesem Fall kann für die erste Bewerbung ein abweichender Prozess als für die restlichen Bewerbungen definiert werden. | | | |
Der Workflow "MA-Bewerbung" wird gestartet, wenn sich Mitarbeiter über die Interne Bewerbung im PI bewerben, oder wenn Mitarbeiter einem Job manuell zugeordnet werden. | | Job, für den sich der Mitarbeiter bewirbt | |
Der Workflow "Benachrichtigung bei Bewerbungsabbruch" wird gestartet, sobald eine Bewerbung einen Bewerbungsstatus des Typs "Zusage" erhält und noch weitere offene Bewerbungen existieren, welche einen Status des Typs "Absage" erhalten. | | | |
Der Workflow "Benachrichtigung bei Onlinebewerbung" wird ausgelöst, sobald eine neue Onlinebewerbung im System einlangt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Onlinebewerbung via BMD Webinterface abgesendet wird oder über eine Schnittstelle importiert wird. | | | |
Dieser Workflow wird via Toolsstapelfunktion "PI Benachrichtigungen" automatisiert gestartet, wenn sich das Änderungs-/Statusdatum einer Bewerbung seit X Tagen nicht verändert hat. | | Stapeldefinition |
Ausbildungsverwaltung
| Workflow | Start des Workflows | Hinterlegung in den PI Parametern | Hinterlegung direkt am Datensatz |
Der Workflow "Ausbildungsbedarf (Wunsch)" wird gestartet, wenn ein neuer Wunschbedarf angelegt wird. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Wunschbedarf direkt im Fenster "Ausbildungsbedarf" oder in Form des Ausbildungsantrags eingereicht wird. | | Ausbildungsstamm | |
Der Workflow "Ausbildungsbedarf (Pflicht)" wird gestartet, wenn ein neuer Pflichtbedarf angelegt wird. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Pflichtbedarf direkt im Fenster "Ausbildungsbedarf" angelegt oder aufgrund eines Ausbildungsplans auf der Stelle automatisch erzeugt wird. | | Ausbildungsstamm | |
Der Workflow "Bedarfsabmeldung" wird gestartet, wenn im Fenster "Ausbildungsantrag" ein Antrag verworfen wird. | | Ausbildungsstamm | |
Der Workflow "Ausbildungsanmeldung" wird gestartet, wenn sich Mitarbeiter im Zuge der Ausbildungsanmeldung zu einer Ausbildung anmelden. | | Ausbildung | |
Der Workflow "Ausbildungsabmeldung" wird gestartet, wenn sich Mitarbeiter im Zuge der Ausbildungsanmeldung von einer Ausbildung abmelden. | | Ausbildung | |
Der Workflow "Benachrichtigung bei Verschieben auf die Warteliste" wird gestartet, wenn ein Teilnehmer im Zuge der Ausbildungsanmeldung auf die Warteliste gesetzt wird. | | | |
Der Workflow "Benachrichtigung bei Übernahme von der Warteliste" wird gestartet, wenn Teilnehmer im Zuge der Ausbildungsanmeldung von der Warteliste übernommen werden. | | | |
Der Workflow "Benachrichtigung bei manueller Absage" wird gestartet, wenn in der Ausbildungsanmeldung die Anmeldung eines Teilnehmers manuell auf "Abgesagt" gesetzt wird. | | | |
Dieser Workflow wird via Toolsstapelfunktion "PI Benachrichtigungen" automatisiert gestartet, wenn wahlweise das Nötig bis-/Gewünscht ab-/Nächste Durchführung-Datum des Ausbildungsbedarfs eines Mitarbeiters eintritt. | | Stapeldefinition |
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