Benachrichtigungsworkflows und PI Benachrichtigungen im Personalinformationssystem
Allgemeines
Dieses Themendokument liefert einen Überblick zu den Benachrichtigungsmöglichkeiten im Personalinformationssystem. Zu allen Benachrichtigungen ist ein Benachrichtigungsworkflow notwendig.
Die Hinterlegung des Benachrichtigungsworkflows kann entweder in den PI Parametern oder mithilfe der PI Benachrichtigungen in den Stapeleinstellungen erfolgen. Für einige Benachrichtigungsoptionen werden Standardworkflows angeboten.
Hinweis
 | Wenn Sie noch keine Erfahrung mit dem Erstellen von Workflows haben oder damit, wie das Workflowstudio funktioniert, können Sie im Hilfethema Workflow die notwendigen Grundlagen nachlesen. Ebenfalls ist das Einrichten und Arbeiten mit dem PI Stapel für manche Berechtigungsmöglichkeiten erforderlich. |
Die folgende Tabelle bietet eine Übersicht über alle Benachrichtigungsmöglichkeiten im Personalinformationssystem, wo die dazu benötigten Workflows hinterlegt werden und ob zu dieser Benachrichtigungsoption ein Standardworkflow zur Verfügung steht:
| PI Benachrichtigungsmöglichkeiten | Beschreibung | Hinterlegung in den PI Parametern | Stapelfunktion | Standardworkflow |
| PI Benachrichtigungen - Typ "Qualifikationen" | Es können Benachrichtigungen für abgelaufene oder ablaufende Qualifikationen erstellt werden. |  |  | |
Es können Benachrichtigungen für Mitarbeiterstammdaten generiert werden, sobald der Zeitpunkt für das ausgewählte Feld erreicht worden ist. | | | | |
Es können Benachrichtigungen für Dienstverhältnisse generiert werden, sobald das Ende erreicht worden ist. | | | | |
Es können Benachrichtigungen für Bewerbungen generiert werden, wenn sich das Änderungs-/Statusdatum einer Bewerbung seit "X" Tagen nicht verändert hat. | | | | |
Es können Benachrichtigungen für fehlgeschlagene Bewerbungsmails generiert werden. | | | | |
Erhält eine Bewerbung einen Bewerbungsstatus mit dem Typ "Zusage" und sind noch weitere offene Bewerbungen vorhanden, erhalten diese via Benachrichtigungsworkflow den Bewerbungsstatus mit dem Typ "Absage". | | | | |
Landet eine neue Bewerbung in der Onlinebewerbung, kann eine Benachrichtigung via Benachrichtigungsworkflow generiert werden. | | | | |
Wird ein Job als erledigt gekennzeichnet, kann durch die Hinterlegung eines Benachrichtigungsworkflows eine Benachrichtigung generiert werden. | | | | |
| Benachrichtigungen für den Ausbildungsbedarf | Es können Benachrichtigungen wahlweise für das Datum "Nötig bis", "Gewünscht ab", "Nächste Durchführung" für den Ausbildungsbedarf eines Mitarbeiters generiert werden. | | | |
Wird ein Teilnehmer einer Ausbildung im Zuge der Ausbildungsanmeldung auf die Warteliste gesetzt, kann mit dem PI Benachrichtigungsworkflow "Auf Warteliste verschoben" eine Benachrichting generiert werden. | | | | |
Wird ein Teilnehmer im Zuge der Ausbildungsanmeldung von der Warteliste genommen, kann mit einem Benachrichtigungsworkflow eine Benachrichtigung generiert werden. | | | | |
Wird in der Ausbildungsanmeldung die Anmeldung eines Teilnehmers manuell auf "Abgesagt" gesetzt, kann mit dem PI Benachrichtigungsworkflow "Manuelle Absage" eine Benachrichtigung generiert werden. | | | | |
Wird der Ausbildungsstatus auf "Abgesagt" geändert, kann mithilfe eines Benachrichtigungsworkflows eine Benachrichtigung generiert werden. | | | | |
| Benachrichtigungen bei Übernahme in eine andere Ausbildung | Wird ein Teilnehmer von der Warteliste auf eine andere Ausbildung übernommen, kann mithilfe eines Benachrichtigungsworkflows eine Benachrichtigung generiert werden. | | | |
Mitarbeiterverwaltung
Benachrichtigungen für Qualifikationen
Mit der PI Benachrichtigung vom Typ "Qualifikationen" und einem entsprechenden PI Benachrichtigungsworkflow kann eine Benachrichtigung generiert werden, sobald das Ablaufdatum einer Qualifikation erreicht worden ist. Der Zeitpunkt der Benachrichtigung lässt sich mit der Vorwarnzeit individuell einstellen. Möchte man am selben Tag informiert werden, an dem die Qualifikation abläuft, ist der Wert "0" als Vorwarnzeit zu hinterlegen.
Die Stapelfunktion "PI Benachrichtigungen" vom Typ "Qualifikation" bietet die Möglichkeit, einen Benachrichtigungsworkflow zu hinterlegen sowie eine Vorwarnzeit zu definieren. Unter den Startbedingungen können eine Qualifikation, eine Ausprägung sowie eine Bewertung festgelegt werden.
Mithilfe des PI Benachrichtigungsworkflows "Ablauf Qualifikationen" und der PI Stapelfunktion "PI Benachrichtigungen vom Typ "Qualifikationen" können Benachrichtigungen für abgelaufene oder ablaufende Qualifikationen erstellt werden.
Hinweis
| Mit der vorgefertigten Tabelle in den HTML-Vorlagen kann die Benachrichtigung in übersichtlicher Form dargestellt werden.  |
Benachrichtigungen für Mitarbeiterstammdaten
Mit der PI Benachrichtigung vom Typ "Mitarbeiter" und einem entsprechenden PI Benachrichtigungsworkflow können Benachrichtigungen für Mitarbeiterstammdaten generiert werden, sobald der Zeitpunkt für das ausgewählte Feld erreicht worden ist. Der Zeitpunkt der Benachrichtigung lässt sich mit der Vorwarnzeit individuell einstellen. Möchte man am selben Tag informiert werden, an dem das Datum erreicht wurde, ist der Wert "0" als Vorwarnzeit zu hinterlegen.
Die Stapelfunktion "PI Benachrichtigungen" vom Typ "Mitarbeiter" bietet die Möglichkeit, einen Benachrichtigungsworkflow zu hinterlegen sowie eine Vorwarnzeit zu definieren. Unter den Startbedingungen können ein Zeitpunkt und das Datumsformat festgelegt werden.
Folgende Felder stehen für den Zeitpunkt zur Verfügung:
- Ersteintrittsdatum
- Eintrittsdatum
- Austrittsdatum
- Freifeld 06 (MCA_PER_FREIFELD6)
- Freifeld 07 (MCA_PER_FREIFELD7)
- Freifeld 25 (MCA_PER_FREIFELD25)
- Arbeitsbewilligung bis
- Arbeitsbeginn
- Familienstand seit
- Geburtsdatum
- Strafregisterauszug vom
- Befristung bis
Folgende Felder stehen für das Datumsformat zur Verfügung:
- TT.MM.
- TT.MM.JJJJ
Benachrichtigungen für Dienstverhältnisse
Mit der PI Benachrichtigung vom Typ "Dienstverhältnis" und einem entsprechenden PI Benachrichtigungsworkflow können Benachrichtigungen für Dienstverhältnisse generiert werden, sobald das Ende erreicht worden ist. Der Zeitpunkt der Benachrichtigung lässt sich mit der Vorwarnzeit individuell einstellen. Möchte man am selben Tag informiert werden, an dem das Dienstverhältnis endet, ist der Wert "0" als Vorwarnzeit zu hinterlegen.
Die Stapelfunktion "PI Benachrichtigungen" vom Typ "Dienstverhältnis" bietet die Möglichkeit, einen Benachrichtigungsworkflow zu hinterlegen sowie eine Vorwarnzeit zu definieren. Unter den Startbedingungen können ein Zeitpunkt und der Ruhendstatus festgelegt werden.
Folgende Felder stehen für den Zeitpunkt zur Verfügung:
- Beginn
- Ende
Folgende Felder stehen für den Ruhendstatus zur Verfügung:
- Nicht ruhend
- Präsenzdienst
- Zivildienst
- Mutterschutz
- Karenz (gesetzlich)
- Karenz (freiwillig)
- Bildungskarenz
- Pflegekarenz
- Hospizkarenz
- Diverse Ruhezeit
- Truppenübung
- Unbezahlter Urlaub länger als 1 Monat
- Rehabilitationskarenz
- Familienzeit/Papamonat
- Kinderrehabilitation
Hinweis
| Mit der vorgefertigten Tabelle in den HTML-Vorlagen kann die Benachrichtigung in übersichtlicher Form dargestellt werden.  |
Bewerbermanagement
Benachrichtigungen für Bewerbungen
Mit der PI Benachrichtigung vom Typ "Bewerbung" und einem entsprechenden PI Benachrichtigungsworkflow können Benachrichtigungen für Bewerbungen generiert werden, wenn sich das Änderungs-/Statusdatum einer Bewerbung seit "X" Tagen nicht verändert hat. Der Zeitpunkt der Benachrichtigung lässt sich mit der Vorwarnzeit individuell einstellen. Möchte man am selben Tag informiert werden, ist der Wert "0" als Vorwarnzeit zu hinterlegen.
Die Stapelfunktion "PI Benachrichtigungen" vom Typ "Bewerbung" bietet die Möglichkeit, einen Benachrichtigungsworkflow zu hinterlegen sowie eine Vorwarnzeit zu definieren. Unter den Startbedingungen kann der Typ des Datums festgelegt werden sowie ob inaktive Mitarbeiter berücksichtigt werden sollen.
Folgende Felder stehen für den Typ des Datums zur Verfügung:
- Änderungsdatum
- Statusdatum
Mithilfe des PI Benachrichtigungsworkflows "Bewerbungen ohne Veränderung" können Benachrichtigungen generiert werden, wenn sich das Änderungs-/Statusdatum einer Bewerbung seit "X" Tagen nicht verändert hat.
Hinweis
| Mit der vorgefertigten Tabelle in den HTML-Vorlagen kann die Benachrichtigung in übersichtlicher Form dargestellt werden.  |
Benachrichtigungen für Bewerbungsmails
Mit der PI Benachrichtigung vom Typ "Versand Bewerbungsmails" und einem entsprechenden PI Benachrichtigungsworkflow können Benachrichtigungen für fehlgeschlagene Bewerbungsmails generiert werden. Der Zeitpunkt der Benachrichtigung lässt sich mit der Vorwarnzeit individuell einstellen. Möchte man am selben Tag informiert werden, ist der Wert "0" als Vorwarnzeit zu hinterlegen.
Die Stapelfunktion "PI Benachrichtigungen" vom Typ "Versand Bewerbungsmails" bietet die Möglichkeit, einen Benachrichtigungsworkflow zu hinterlegen sowie eine Vorwarnzeit zu definieren. Unter den Startbedingungen können ein Bewerbungsstatus und eine Versandart festgelegt werden.
Folgende Felder stehen für die Versandart zur Verfügung:
- Gesamt
- Aufteilung je Job
Hinweis
| Mit der vorgefertigten Tabelle in den HTML-Vorlagen kann die Benachrichtigung in übersichtlicher Form dargestellt werden.  Der Benachrichtigungsworkflow versendet solange den Inhalt des E-Mail-Protokolls mit der vorgefertigten Tabelle, solange das E-Mail-Protokoll nicht "aufgeräumt" wird, da die Information immer wieder via Benachrichtigungsstapel erzeugt wird. Das E-Mail-Protokoll kann im Fenster Jobs unter "Extras" aufgerufen werden. |
Benachrichtigungen bei Bewerbungsabbruch
Erhält eine Bewerbung einen Bewerbungsstatus mit dem Typ "Zusage" und sind noch weitere offene Bewerbungen vorhanden, erhalten diese den Bewerbungsstatus mit dem Typ "Absage". Ein entsprechender Benachrichtigungsworkflow wird gestartet, sobald der Typ "Zusage" gesetzt wird und noch offene Bewerbungen existieren.
Der Workflow "Benachrichtigung bei Bewerbungsabbruch" wird gestartet, sobald eine Bewerbung einen Bewerbungsstatus des Typs "Zusage" erhält und noch weitere offene Bewerbungen existieren, welche einen Status des Typs "Absage" enthalten.
Die Hinterlegung des Workflows erfolgt im PI Parameter "Benachrichtigung bei Bewerbungsabbruch".
Benachrichtigungen bei Onlinebewerbung
Landet eine neue Bewerbung in der Onlinebewerbung, kann eine Benachrichtigung via Benachrichtigungsworkflow generiert werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Onlinebewerbung via BMD Webinterface abgesendet oder über die Schnittstelle importiert worden ist.
Die Hinterlegung des Workflows erfolgt im PI Parameter "Onlinebewerbung".
Benachrichtigungen bei "Job erledigen"
Wird ein Job als erledigt gekennzeichnet, kann durch die Hinterlegung eines Benachrichtigungsworkflows eine Benachrichtigung generiert werden.
Die Hinterlegung des Workflows erfolgt im PI Parameter "Benachrichtigung bei Job erledigen".
Ausbildungsverwaltung
Benachrichtigungen für den Ausbildungsbedarf
Mit der PI Benachrichtigung vom Typ "Ausbildungsbedarf" und einem entsprechenden PI Benachrichtigungsworkflow können Benachrichtigungen wahlweise für das Datum "Nötig bis", "Gewünscht ab", "Nächste Durchführung" für den Ausbildungsbedarf eines Mitarbeiters generiert werden. Der Zeitpunkt der Benachrichtigung lässt sich mit der Vorwarnzeit individuell einstellen. Möchte man am selben Tag informiert werden, ist der Wert "0" als Vorwarnzeit zu hinterlegen.
Die Stapelfunktion "PI Benachrichtigungen" vom Typ "Ausbildungsbedarf" bietet die Möglichkeit, einen Benachrichtigungsworkflow zu hinterlegen sowie eine Vorwarnzeit zu definieren. Unter den Startbedingungen kann der Typ der Fälligkeit festgelegt werden.
Folgende Felder stehen für der Typ der Fälligkeit zur Verfügung:
- Gewünscht ab
- Nötig bis
- Nächste Durchführung
- Alle
Über den PI Benachrichtigungsworkflow "Fälligkeit Ausbildungsbedarf" können Benachrichtigungen zum Ausbildungsbedarf erstellt werden:
Hinweis
| Mit der vorgefertigten Tabelle in den HTML-Vorlagen kann die Benachrichtigung in übersichtlicher Form dargestellt werden:  |
Benachrichtigungen bei Verschieben auf Warteliste
Wird ein Teilnehmer einer Ausbildung im Zuge der Ausbildungsanmeldung auf die Warteliste gesetzt, kann mit dem PI Benachrichtigungsworkflow "Auf Warteliste verschoben" eine Benachrichtigung generiert werden.
Die Hinterlegung des Workflows erfolgt im PI Parameter "Benachrichtigung bei Verschieben auf die Warteliste".
Über den PI Benachrichtigungsworkflow "Auf Warteliste verschoben" können Benachrichtigungen erstellt werden, sobald eine Ausbildungsanmeldung auf die Warteliste verschoben wird:
Benachrichtigungen bei Übernahme von der Warteliste
Wird ein Teilnehmer im Zuge der Ausbildungsanmeldung von der Warteliste genommen, kann mit einem Benachrichtigungsworkflow eine Benachrichtigung generiert werden.
Die Hinterlegung des Workflows erfolgt im PI Parameter "Benachrichtigung bei Übernahme von der Warteliste".
Benachrichtigungen bei manueller Absage
Wird in der Ausbildungsanmeldung die Anmeldung eines Teilnehmers manuell auf "Abgesagt" gesetzt, kann mit dem PI Benachrichtigungsworkflow "Manuelle Absage" eine Benachrichtigung generiert werden.
Die Hinterlegung des Workflows erfolgt im PI Parameter "Benachrichtigung bei manueller Absage".
Über den PI Benachrichtigungsworkflow "Manuelle Absage" können Benachrichtigungen erstellt werden, sobald eine Teilnahme in der Ausbildungsanmeldung manuell auf "Abgesagt" geändert worden ist:
Benachrichtigungen bei Absage der Ausbildung
Wird der Ausbildungsstatus auf "Abgesagt" geändert, kann mithilfe eines Benachrichtigungsworkflows eine Benachrichtigung generiert werden. Dabei wird die Benachrichtigung für alle zugeordneten Teilnehmer erstellt, wenn die Benachrichtigungsoption aktiviert worden ist.
Die Hinterlegung des Workflows erfolgt im PI Parameter "Benachrichtigung bei Absage der Ausbildung".
Hinweis
| Um die Benachrichtigung zu starten, muss das Feld "Absageinformation versenden" auf "Ja" gesetzt sein.  |
Benachrichtigungen bei Übernahme in eine andere Ausbildung
Wird ein Teilnehmer von der Warteliste auf eine andere Ausbildung übernommen, kann mithilfe eines Benachrichtigungsworkflows eine Benachrichtigung generiert werden.
Die Hinterlegung des Workflows erfolgt im PI Parameter "Benachrichtigung bei Übernahme in eine andere Ausbildung".
Hinweis
| Diese Benachrichtigungsmöglichkeit findet in der Ausbildungsanmeldung ihre Anwendung. |
