Arbeiten mit BMD Standardworkflows im PI

In diesem Hilfethema erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Importieren und Arbeiten mit den BMD Standardworkflows im Paket PI.

Das Personalinformationssystem bietet an vielen unterschiedlichen Stellen den Einsatz von Workflows an, um Prozesse klar zu definieren und zu automatisieren. Um bei PI Neueinführungen bzw. generell beim Start des Arbeitens mit Workflows schneller loslegen zu können, bietet BMD einen umfangreichen Standard an Workflows an. Da sich Workflows natürlich immer frei nach den Prozessen und Zuständigkeiten im eigenen Unternehmen richten, sind die BMD Standardworkflows als Beispiele bzw. Vorlagen zu sehen, welche vor dem Einsatz in der Praxis an die unternehmenseigenen Anforderungen angepasst werden müssen. Die Vorgangsweise wird in den nachfolgenden Kapiteln Schritt für Schritt erklärt.

Hinweis 

Wenn Sie noch keine Erfahrung mit dem Erstellen von Workflows haben oder damit, wie das Workflowstudio funktioniert, können Sie im Hilfethema Workflow die notwendigen Grundlagen nachlesen. Das Thema "Arbeiten mit BMD Standardworkflow im PI" geht speziell auf den Import und das Anpassen der BMD Standardworkflows ein, nicht aber auf die allgemeinen Grundlagen des Workflows.

Der Import der BMD Standardworkflows für das Personalinformationssystem befindet sich im Paket PI unter Stammdaten → Import und Export → Standards importieren. Hier muss im Feld "Workflow" ein Häkchen gesetzt werden. Mit der Schaltfläche "Ok" werden die Workflows mit den dazugehörigen Aktionsstatus und HTML-Vorlagen importiert.

Der erfolgreiche Import wird mit dem Hinweis "Import abgeschlossen!" beendet.

Nach dem Import können die Standardworkflows im Paket CRM unter Stammdaten → CRM und Kanzlei → Workflow → Workflowstudio eingesehen werden.

Hinweis 

Wenn Sie bereits Workflows anderer Pakete im System haben, können Sie mithilfe der Combobox rechts oben auf die Ausprägung "PI Workflow" filtern. Nun werden nur noch die importierten Standardworkflows für das Paket PI und eventuell bereits manuell angelegte PI Workflows aufgelistet.

Achtung! 

Das Bearbeiten der BMD Standardworkflows ist gesperrt, damit diese bei Bedarf BMD-seitig gewartet werden können (z. B. bei Vorhandensein neuer Spezial- oder Hintergrundfunktionen). Wenn BMD neue oder aktualisierte Standardworkflows anbietet, erfahren Sie in den "Weiteren Infos" davon. Diese werden dann automatisch via WebUpdate in Ihr Installationsverzeichnis gespielt. In der BMD Software sind sie aber erst ersichtlich, sobald der Import der PI Standards erneut durchgeführt worden ist.

Die zu den Standardworkflows dazugehörigen Aktionsstatus befinden sich nach dem Import im Paket CRM unter Stammdaten → Workflow → Aktionsstatus. Auch diese können nicht bearbeitet oder gelöscht werden, damit sie BMD-seitig zu einem späteren Zeitpunkt bei Bedarf gewartet werden können.

Die in den Standardworkflows verwendeten HTML-Vorlagen befinden sich im Paket PI unter Stammdaten → HTML-Vorlagen unter der Combobox "PI Workflowtext-Vorlagen". Diese sind ebenso vor einer Bearbeitung geschützt, damit sie nachträglich BMD-seitig gewartet werden können.

Um einen Standardworkflow zu verwenden, ist zunächst eine Kopie vom gewünschten Workflow mit den Funktionen "Workflow kopieren" bzw. "Workflow einfügen" zu erstellen. Dieser Schritt ist auch notwendig, wenn Sie grundsätzlich keine Änderung an der Reihenfolge der einzelnen Workflowschritte vornehmen möchten.

Am kopierten Workflow muss mit der Funktion "Bearbeiten (F6)" ein verantwortlicher Mitarbeiter eingetragen werden.

Nun können mit der Funktion "Diagrammstudio" Anpassungen am Workflowablauf vorgenommen werden.

Wichtig ist, dass auf jeder Aufgabenaktion die Mitarbeiterermittlung überprüft wird. Dies richtet sich frei nach den Zuständigkeiten in Ihrem Unternehmen.

Werden Änderungen an den von BMD ausgelieferten Aktionsstatus benötigt, dann muss der benötigte Aktionsstatus gänzlich neu angelegt werden. Aktionsstatus können nicht kopiert werden.

Hinweis 

Nach der Neuanlage eines Aktionsstatus muss dieser im Diagrammstudio bei der jeweiligen Aufgabenaktion hinterlegt werden.

Beim Kopieren eines Standardworkflows werden die dazugehörigen HTML-Vorlagen ebenfalls kopiert und automatisch mit dem kopierten Workflow verknüpft. Bei der Beschreibung der HTML-Vorlagen wird der Text "(Kopie)" angehängt. Um die HTML-Vorlagen anzupassen, wird im Paket PI unter Stammdaten → HTML-Vorlagen unter der Combobox "PI Workflowtext-Vorlagen" die kopierte Vorlage markiert und dann mit den Funktionen "Vorlage bearbeiten (F8)" oder "Betreff bearbeiten (Strg+F8)" verändert.

Bitte achten Sie beim Bearbeiten darauf, die kopierten HTML-Vorlagen auszuwählen. Als BMD Standard gekennzeichnete HTML-Vorlagen können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.

In der Liste der Reports kann via Feldauswahl das Feld "BMD" eingeblendet werden. Alle HTML-Vorlagen mit der Nr. 1 gehören zum BMD Standard.

Weiters ist, sobald eine BMD Standard-HTML-Vorlage markiert wird, unterhalb des HTML-Textfeldes der Hinweis "BMD-Standard, kann nicht gelöscht oder verändert werden!" zu lesen. 

Ist der gewünschte Workflow angepasst worden, wird dieser im Paket PI unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine PI Parameter → Einstellungen für Personalinformationssystem → Workflow an der richtigen Stelle zugeordnet.

Hinweis 

Um sicherzustellen, dass ein Standardworkflow vor der Hinterlegung in den PI Parametern kopiert und an die eigenen Anforderungen angepasst worden ist, werden in den PI Parametern für Workflow im F4-Suchdialog generell nur Workflows ab der Nr. 1000 angeboten.