Mandanten- und Kanzlei-Aufgaben
Kanzleiaufgabe
Möchten Sie intern von einem Kollegen oder einer Kollegin noch Informationen zu einem Projekt, dann können Sie für diesen Kollegen oder diese Kollegin eine CRM-Aufgabe anlegen.
Das Anlegen einer neuen Aufgabe erfolgt entweder im Arbeitsbereich oder im Baum mit der rechten Maustaste unter "Funktionen". Ebenso können Sie die Aufgaben in der Menüleiste unter "Funktionen" aufrufen.
Es öffnet sich dann das Fenster "Aufgaben". Dort wird mit der Funktion "Neue Aufgabe erfassen" (F5 bzw. "+") eine Aufgabe angelegt:
Im Fenster "Aufgabe" definieren Sie was zu erledigen ist. Im Feld "Mitarbeiter" wählen Sie dann schließlich aus, welcher Mitarbeiter die Aufgabe erledigen soll.
Der ausgewählte Mitarbeiter bzw. User erhält nun die Aufgabe und kann diese, ohne das Projekt zu öffnen, auch erledigen.
Der Erledigt-Status wird an das Projekt übergeben und somit auch dokumentiert.
Sie sehen die erfasste Aufgabe in Ihrem Arbeitsbereich.
Mandantenaufgabe
Anlage der Aufgabe
Als Mitarbeiter einer Steuerkanzlei besteht die Möglichkeit, eine Aufgabe anzulegen, die einem Mitarbeiter ihres Mandanten weitergegeben wird. Voraussetzung dafür ist, dass dieser als BMD Com-Mitarbeiter im System vorhanden ist. Mehr dazu erfahren Sie unter BMD Com-Benutzer.
Achtung!
 | Damit der BMD Com-Benutzer die Aufgabe erledigen kann, muss der Mitarbeiter in der Mandantenfirma zwingend mit der BMD User-ID des Com-Benutzers verknüpft sein. Hierzu müssen Sie am Mitarbeiterstamm beim Feld "User-ID" im Fenster "Benutzer suchen" rechts oben die Combobox auf BMD Com-Benutzer umstellen. Anschließend können Sie den gewünschten Com-Benutzer auswählen.  |
Das Anlegen einer neuen Aufgabe erfolgt entweder im Arbeitsbereich oder im Baum mit der rechten Maustaste unter "Funktionen". Ebenso können Sie die Aufgaben in der Menüleiste unter "Funktionen" aufrufen.
Es öffnet sich anschließend das Fenster "Aufgaben". Dort wird mit der Funktion "Neue Aufgabe erfassen" (F5 bzw. "+") eine Aufgabe angelegt:
Sobald ein BMD Com-Mitarbeiter im System vorhanden ist, erhalten Sie beim Anlegen einer Aufgabe folgende Abfrage: "Möchten Sie eine Kanzlei- oder Mandantenaufgabe erstellen?"
Klicken Sie hier auf die Variante "Mandantenaufgabe".
Mandantenaufgabe im Detail:
Nachdem Sie einen Betreff eingegeben haben, können Sie weitere Aufgabeneinstellungen definieren, z. B.:
- Datum der "Sollerledigung"
- Über das Feld "Dokumente" können sogar Dokumente aus DMS mit der Aufgabe gemeinsam an den Mitarbeiter gesendet werden.
- Über das Feld "Mitarbeiter" können Sie eine Person mit dem blauen Pfeil bzw. F4 auswählen. Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem als BMD Com angelegte und vorhandene Mitarbeiter aufgelistet werden. Wählen Sie die gewünschte Person aus und bestätigen Sie die Auswahl mit "Übernehmen".
- Im Feld "Freigabe für Kunde" wählen Sie aus, in welcher Form Sie die Aufgabe erstellen möchten:
- Lediglich "freigeben", damit wird die Aufgabe bei der jeweiligen Person über BMD Com angelegt oder
- Variante "Freigabe mit E-Mail-Info", damit auch zusätzlich eine Verständigung per Mail erfolgen soll.
Ergänzen Sie die Aufgabe, indem Sie zusätzlich im Bereich "Aufgabentext" weitere Anweisungen erfassen, die mit der Aufgabe dem Mitarbeiter übermittelt werden sollen.
Speichern Sie abschließend die erstellte Aufgabe. Im Arbeitsbereich wird die neue Aufgabe mit dem Status "offen" angezeigt:
Anzeige und Bearbeitung in BMD Com
Der Empfänger (BMD Com-Mitarbeiter) kann nun die Aufgabe über seine BMD Com-Oberfläche aufrufen. Über das Mail-Symbol wird auf eine neue Aufgabe aufmerksam gemacht:
Sobald auf das Mail-Symbol geklickt wird, erscheinen weitere Details - in unserem Beispiel eine neue Aufgabe:
Die Aufgabe kann auch alternativ im Bereich CRM unter "Aufgaben" aufgerufen werden:
Nun kann die Aufgabe im Detail angesehen und erledigt werden. Sobald die Erledigung erfolgt ist, bestätigen Sie die Fertigstellung mit einem Klick auf "Erledigen".
Sobald die Aufgabe erledigt wurde, wird diese im Arbeitsbereich innerhalb des Jahresabschlusses ebenfalls als "erledigt" angezeigt:
Wurden mit der Aufgabenerledigung auch Dokumente mitgesendet, so werden diese im Arbeitsbereich mitangeführt und können durch einen Doppelklick geöffnet und angesehen werden.
Mandanten- und Kanzleiaufgabe als eigene Tätigkeit
Alternativ zur Erfassung der Mandanten- und Kanzleiaufgaben über den Arbeitsbereich bzw. im Baum mit der rechten Maustaste unter "Funktionen", besteht zudem die Möglichkeit, eine eigene Tätigkeit dafür zu erfassen.
Wechseln Sie dazu in den Bearbeitungsmodus Ihrer Checkliste mit F6 Bearbeiten und wählen mit der rechten Maustaste Funktionen → Neu → Tätigkeit. Wählen Sie anschließend die Tätigkeit "Mandantenaufgabe" oder "Aufgabe" aus und bestätigen Sie mit "Übernehmen".
Es öffnet sich anschließend der Einstellungsdialog für Ihre Tätigkeit.
Folgende Einstellungen können getroffen werden:
| Bezeichnung | Vergeben Sie hier die Bezeichnung der Tätigkeit Ihrer (Mandanten-)Aufgabe. Diese Bezeichnung ist in der Checkliste ersichtlich. |
| Betreff | Definieren Sie hier den Betreff der (Mandanten-)Aufgabe. |
Text | In diesem Feld können Sie nähere Angaben zur (Mandantenaufgabe-)Aufgabe verfassen. |
Mitarbeiter | Hinterlegen Sie hier den Mitarbeiter, für den die Aufgabe erstellt werden soll. |
Person | Hinterlegen Sie hier die Person (BMD Com-User), für welche die Mandantenaufgabe erstellt werden soll. In diesem Feld wird versucht die Person automatisch zu ermitteln, d. h. lediglich BMD Com-Benutzer werden vorgeschlagen. Im Fall, dass lediglich ein BMD Com-Benutzer vorhanden ist, wird dieser automatisch vorgeschlagen. |
Kategorie | Durch Klick auf den blauen Pfeil können Sie eine Aufgabenkategorie hinterlegen. |
Erinnerung | In diesem Feld können Sie bei Bedarf eine Erinnerung einstellen. |
Aufgabenart | Hinterlegen Sie in dieser Combobox die Aufgabenart Öffentlich, Privat oder Verdeckt. |
Aufgabe erstellen mit Dialog | Setzen Sie diese Checkbox auf "Ja" wird beim Starten der Tätigkeit der Dialog für die Aufgabenerstellung geöffnet und die Aufgabe nicht sofort erstellt. |
In Aufgabenliste übernehmen | Beim Erstellen einer Mandantenaufgabe ist das Feld "In Aufgabenliste übernehmen" automatisch auf "Ja" gesetzt. Das bedeutet, dass diese Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste ersichtlich ist. Beim Erstellen einer Aufgabe ist das Feld "In Aufgabenliste übernehmen" standardmäßig nicht auf "Ja" gesetzt. Sie müssen es daher bei Bedarf selbst auf "Ja" setzen. |
Eine detaillierte Beschreibung zum Einfügen von Tätigkeiten in Projektvorlagen finden Sie im Hilfe-Dokument Checklisten für Bilanzierung anpassen.
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