Jobworkflow
In diesem Themendokument wird die Anlage und Verwendung des Jobworkflows im Personalinformationssystem beschrieben.
Allgemeines
Der Jobworkflow wird ausgelöst, sobald ein neuer Job einer bestimmten Stelle zugeordnet wird. Es können damit Benachrichtigungen und Genehmigungen automatisiert durchgeführt sowie Aufgaben zum neuen Job erstellt werden. Ist die Zuordnung eines neuen Jobs zu einer Stelle in einem Unternehmen genehmigungspflichtig, lässt sich dies mit dem Jobworkflow durchführen und individuell auf den Prozessablauf eines Unternehmens anpassen..
Der Jobworkflow kann in den PI Parametern oder direkt auf der Stelle hinterlegt werden und startet bei neuer Zuordnung eines Jobs zu einer Stelle. Der Jobworkflow kann aber auch manuell über die Funktionen oder das Kontextmenü im Fenster "Jobs" gestartet werden. Dies kann notwendig sein, wenn z. B. ein Jobworkflow im Nachhinein hinterlegt wird.
Hinweis
 | Wird der Workflow manuell gestartet, greift die Funktion "Starten" zuerst auf den hinterlegten Workflow der Stelle, die mit dem Job verknüpft ist, und dann auf den in den PI Parameter hinterlegten Workflow zu. |
Jobworkflow
Der Jobworkflow steht als Standardworkflow zur Verfügung:
Hinweis
| Der Jobworkflow kann auch direkt auf der verknüpften Stelle hinterlegt werden:  |
Wichtige Funktionen
Spezialfunktionen
Spezialfunktionen sind speziell für den Workflow angepasste Funktionen, die beim Ausführen der Workflowaufgabe durch den zuständigen Mitarbeiter verschiedene Programmteile oder Funktionen in der BMD NTCS starten. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die möglichen Spezialfunktionen. In der letzten Spalte wird angezeigt, ob Sie die Workflowaufgaben mit dieser Spezialfunktion auch im BMD Web ausführen können.
| Spezialfunktion | Beschreibung | BMD Web |
 Bewerberumstellung | Stellt einen Bewerber auf Mitarbeiter um. Abhängig von den Parametereinstellungen wird auch ein Dublettencheck durchgeführt. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Bewerberumstellung. |  |
 Bewerbung bearbeiten | Öffnet das Fenster "Bewerber". An dieser Stelle kann die Bewerbung angesehen und bearbeitet werden. Ebenso kann über einen Zusatzparameter und das Kennzeichen "Bewertung abfragen" die Vergabe eines Ratings in die Spezialfunktion mit eingebunden werden. Das Rating wird nach dem "Ausführen" der Aufgabe und dem "Schließen" des Fensters abgefragt. |  |
 Bewerbungsstatus setzen | An dieser Stelle kann die Bewerbungsstatusabfrage direkt in den Workflow eingebunden werden. Wird die Aufgabe ausgeführt, öffnet sich die Statusabfrage und der Status kann geändert werden. Damit kann der Zustand der Bewerbung gekennzeichnet werden. Mehr Informationen zum Bewerbungsstatus können unter Bewerbungsstatus setzen nachgelesen werden. | |
 Job bearbeiten | Ein Job kann im Zuge des Jobworkflows angesehen und bearbeitet werden. | |
 Job genehmigen | Erzeugt eine Genehmigungsaufgabe für einen neu angelegten Job. | |
 Job zuordnen | Ein Bewerber kann im Zuge des Bewerbungsworkflows in einen oder mehrere Jobs übernommen werden. Die Berechtigungen für Personalinformation sowie Inserate können ebenfalls berücksichtigt werden. Dies kann mit dem Zusatzparameter bei den Aufgabeneinstellungen der Spezialfunktion hinterlegt werden.  | |
 Onlinebewerbung bearbeiten | Ermöglicht das "Ansehen" und "Bearbeiten" einer eingetroffenen Onlinebewerbung. | |
 Standardbrief für Bewerber | Öffnet im Zuge des Bewerbungsworkflows den Standardbrief für Bewerber. Ist der PI Parameter "Statusabfrage nach Standardbrief" auf "Ja" gesetzt, erfolgt eine Abfrage des Bewerbungsstatus, wenn der Standardbrief geschlossen wird. | |
 Termin für Bewerbungsgespräch | Erzeugt einen Termin für ein Bewerbungsgespräch. Es kann ebenfalls eine Standardbriefvorlage für den Text der E-Mail hinterlegt werden, die an den Bewerber gesendet werden kann.  | |
Hintergrundfunktionen
Hintergrundfunktionen werden nicht von einem Mitarbeiter, sondern automatisch im Hintergrund ohne Benutzeraktion ausgeführt. Durch Hintergrundfunktionen werden grundsätzlich keine Aufgaben erzeugt - mit einer Ausnahme: Wenn bei der Ausführung Fehler auftreten, wird für den Workflowverantwortlichen eine Aufgabe angelegt.
| Hintergrundfunktion | Beschreibung |
| Bewerbungsstatus setzen | Mit dieser Hintergrundfunktion wird der im Feld "Zusatzparameter" angegebene Bewerbungsstatus automatisch im Hintergrund auf der Bewerbung gesetzt. Mehr Informationen zum Bewerbungsstatus können unter Bewerbungsstatus setzen nachgelesen werden.  |
 Checkliste auf Job übernehmen | Übernimmt die Checkliste aus dem Workflow auf den jeweiligen Job. Bestehende Checklisten am Job bleiben erhalten und werden durch die am Workflow hinterlegte Liste ergänzt. |
| Job genehmigen | Genehmigt einen neuen Job im Hintergrund. |
| Onlinebewerbung übernehmen | Onlinebewerbungen werden automatisch in das Echtsystem übernommen. Um diese Hintergrundfunktion verwenden zu können, wird der PI Workflow "Benachrichtigung Onlinebewerbung" benötigt. In diesem Workflow muss die Hintergrundfunktion eingebunden werden. |
Notwendige Einstellungen
Der Jobworkflow kann in den PI Parametern unter PI → Stammdaten → Einstellungen → PI Parameter → Worklfow → Job hinterlegt werden:
Hinweis
| Um mit dem Jobworkflow arbeiten zu können, muss bei der Anlage des Workflows der Verwendungszweck "Jobs" eingestellt werden. Nur dann wird dieser in den entsprechenden Fenstern zur Auswahl angeboten.  |
