Ausbildungsanmeldeworkflows im Personalinformationssystem
In diesem Themendokument wird die Anlage und Verwendung des Ausbildungsanmeldeworkflows im Personalinformationssystem beschrieben.
Allgemeines
Der Workflow "Ausbildungsanmeldung" wird gestartet, sobald sich ein Mitarbeiter zu einer Ausbildung anmeldet. Es können damit Benachrichtigungen und Genehmigungen automatisiert durchgeführt sowie Aufgaben zur Ausbildungsanmeldung erstellt werden. Ist die Anmeldung zu einer bestimmten Ausbildung in einem Unternehmen genehmigungspflichtig, kann dies mit dem Workflow "Ausbildungsanmeldung" durchgeführt und individuell auf den Prozessablauf eines Unternehmens angepasst werden.
Ausbildungsanmeldeworkflow
Der Ausbildungsanmeldeworkflow steht als Standardworkflow zur Verfügung:
Hinweis
 | Der Ausbildungsanmeldeworkflow kann direkt auf der Ausbildung hinterlegt werden:  |
Ausbildungsanmeldeworkflow - mehrstufig
Muss eine Ausbildungsanmeldung mehrstufig genehmigt werden, kann dies mit dem "Ausbildungsanmeldeworkflow - mehrstufig" durchgeführt werden.
Der mehrstufige Ausbildungsanmeldeworkflow steht als Standardworkflow zur Verfügung:
Hinweis
| Genauso wie der Ausbildungsanmeldeworkflow kann auch der mehrstufige Ausbildungsanmeldeworkflow direkt auf der Ausbildung hinterlegt werden.  |
Wichtige Funktionen
Spezialfunktionen
Spezialfunktionen sind speziell für den Workflow angepasste Funktionen, die beim Ausführen der Workflowaufgabe durch den zuständigen Mitarbeiter verschiedene Programmteile oder Funktionen in der BMD NTCS starten. Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die möglichen Spezialfunktionen. In der letzten Spalte wird angezeigt, ob Sie die Workflowaufgaben mit dieser Spezialfunktion auch im BMD Web ausführen können.
| Spezialfunktion | Beschreibung | BMD Web |
 Anwesenheitsliste | Öffnet das Fenster "Anwesenheitsliste". |  |
 Ausbildungsanmeldung genehmigen | Erstellt eine Genehmigungsaufgabe zur Ausbildungsanmeldung. Bei mehrstufigen Ausbildungsanmeldeworkflows wird diese Spezialfunktion als zweite Genehmigungsinstanz verwendet. |  |
 Ausbildungsanmeldung | Erstellt eine Genehmigungsaufgabe zur Ausbildungsanmeldung. Bei mehrstufigen Ausbildungsanmeldeworkflows wird diese Spezialfunktion als erste Genehmigungsinstanz verwendet. | |
 Einladungslink versenden | Generiert eine E-Mail mit ausgewählten Personen, in der ein Link zur Ausbildungsanmeldung gesendet werden kann. | |
 E-Mail an Teilnehmer versenden | Öffnet eine E-Mail mit der E-Mail-Adresse des Teilnehmers bzw. mit den E-Mail-Adressen aller zuvor markierten Teilnehmer in Blindkopie. | |
 Standardbrief für Ausbildung | Öffnet den Standarbrief für alle Teilnehmer. | |
| Standardbrief für Teilnehmer | Öffnet den Standardbrief für einen Teilnehmer. | |
 Teilnahmestatus setzen | Öffnet das Fenster "Teilnahmestatus setzen". Teilnahmestatus, Teilnahmestatus-Datum und der Teilnahmestatus-Text können für die jeweilige Teilnahme gesetzt werden. | |
 Termin erstellen | Erstellt die Ausbildungstermine zu der jeweiligen Ausbildung. | |
 Warteliste verarbeiten | Ist das Ausbildungsende erreicht, können für Teilnehmer, die sich auf der Warteliste befinden, Aktionen wie das "Versenden von Einladungslinks" gesetzt werden. Hierzu ist ein PI Stapel zur Benachrichtigung und der Zusatzparameter "Einladungslink versenden" bei der Spezialfunktion notwendig. | |
Hintergrundfunktionen
Hintergrundfunktionen werden nicht von einem Mitarbeiter, sondern automatisch im Hintergrund ohne Benutzeraktion ausgeführt. Durch Hintergrundfunktionen werden grundsätzlich keine Aufgaben erzeugt - mit einer Ausnahme: Wenn bei der Ausführung Fehler auftreten, wird für den Workflowverantwortlichen eine Aufgabe angelegt.
| Hintergrundfunktion | Beschreibung |
| Ausbildungsanmeldung | Übernimmt die Ausbildungsanmeldung im Hintergrund. |
Notwendige Einstellungen
Der Workflow kann direkt auf der Ausbildung hinterlegt werden. Damit die Mitarbeiteranmeldung für eine Ausbildung möglich ist, muss das Kennzeichen "Mitarbeiteranmeldung möglich" gesetzt werden.
