Grundlegende Informationen zum Thema Personalinformation finden Sie unter Erste Schritte.

Personalinformationssystem → Mitarbeiter → Stellen → Funktion "Mitarbeiter zuordnen"

In diesem Fenster werden Mitarbeiter den jeweiligen Stellen zugeordnet. Anschließend können Detailinformationen zur Stellenzuordnung erfasst werden.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder


Firma/Firmengruppe	Zeigt die Firmengruppe an, in der sich die Firma der Stelle befindet. Dieses Feld ist an dieser Stelle schreibgeschützt und kann nicht verändert werden.
Stelle	Zeigt die Stelle an, für welche die Funktion "Mitarbeiter zuordnen" gestartet worden ist. Dieses Feld ist an dieser Stelle schreibgeschützt und kann nicht verändert werden.

Mitarbeiter

In diesem Bereich werden alle Mitarbeiter der Firma/Firmengruppe angeboten. Mit der Funktion "Hinzufügen" (einfacher Pfeil) können entweder einzelne Mitarbeiter oder mit gedrückter STRG-Taste auch mehrere Mitarbeiter zur Stelle zugeordnet werden.

Mit der Funktion "Alle hinzufügen" (doppelter Pfeil) können alle Mitarbeiter zur Stelle zugeordnet werden.

Folgende Felder stehen in diesem Bereich zur Verfügung:

Pers.-Nr.

Die Personennummer wird bei der Anlage einer Person vergeben. Sie wird anhand des entsprechenden Nummernkreises für die jeweilige Personenart ermittelt. Personennummernkreise werden im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise verwaltet.

Hinweis

Eine nachträgliche Änderung der Personennummer ist nur mit Hilfe der entsprechenden Hilfsprogramme möglich. Sie finden diese im Paket CRM unter Stammdaten → Hilfsprogramme. Bitte beachten Sie vor dem Ausführen einer Umstellung unbedingt die Hilfe zum Fenster im Umstellprogramm!

Titel

In diesem Feld werden Titel hinterlegt, die VOR dem Namen geführt werden (z. B. Mag., Dr.). Titel, die HINTER dem Namen geführt werden, werden im Feld Titel hinten hinterlegt.

Beachten Sie folgenden Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Parameter: "Überprüfung Titeleingabe"

Hinweis

Beim Update von Person auf Firma wird sowohl der "Titel" als auch der "Titel hinten" aus den Kundenstammdaten am Firmenstamm im Feld "Name" vor bzw. hinter dem Firmennamen ergänzt.

Beispiel: Am Kundenstamm ist als Titel "Dr.", als Titel hinten "MA.", und als Name "Huber" hinterlegt. Durch das Update von Person auf Firma wird am Firmenstamm das Feld "Name" mit "Dr. Huber MA." befüllt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Der Titel hinten kann in der FIBU z. B. auf der Mahnung und der Saldenbestätigung hinter dem Namen angedruckt werden.

Nachname

Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person.

Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort.

Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.

Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"

Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname).

Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!

Vorname

Erfassen Sie den Vornamen der Person.

Eintrittsdatum

Eintrittsdatum der Person. Dokumentiert den Beginn der Zusammenarbeit mit einer Person und wird nicht automatisch befüllt.

Bei der Anlage von Dienstnehmern muss dieses Feld zwingend befüllt werden, damit der Datensatz gespeichert werden kann.

Sie erhalten andernfalls folgende Meldung: "Bei einem Mitarbeiter, für den eine Lohnverrechnung erfolgt, muss ein Eintrittsdatum bekannt gegeben werden!"

Hintergrund: Auch wenn keine offensichtliche Anbindung an die Lohnverrechnung besteht, ist am Dienstnehmerstamm automatisch das Kennzeichen "Lohnverrechnung" gesetzt.

Anhand dieses Kennzeichens wird die obige Meldung aufgerufen.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA

Mitarbeiter - Eintrittsdatum: Der Mitarbeiter darf ab dem Eintrittsdatum Leistungen erfassen. Ab diesem Tag fallen auch die Sollstunden an, die sich aus dem Wochenmodell ermitteln.

Besonderheiten dieses Feldes für die Personenart "Mitarbeiter"

Je nach Einstellung wird das Datum in diesem Feld für die Berechnung im Feld Dienstjahre herangezogen.

Besonderheiten dieses Feldes im LOHN

Der Dienstnehmer kann ab dem Eintrittsdatum abgerechnet werden. Zudem können Nichtleistungszeiten erst ab diesem Datum erfasst werden.

Beruf

Erfassen Sie hier den Beruf der Person. Detailinformationen zu den Berufen erhalten Sie in der Fensterhilfe Berufe.

Dieses Feld steht ebenfalls am Dienstverhältnis des Mitarbeiters zur Verfügung. Es erfolgt ein automatischer Abgleich des Feldes zwischen Mitarbeiterstamm und Hauptdienstverhältnis in beide Richtungen.

Hinweis

Das Feld kann auch als Zusatzfeld verwendet werden, um lange Namen abzubilden. Wenn Sie das Stammdatenupdate von Person auf Firma verwenden, wird der Inhalt dieses Feldes automatisch in das Feld "Name 3" der Mandantenfirma geschrieben. Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass das Feld "Beruf" über 255 Zeichen verfügt, während das Feld "Name 3" über nur 50 Zeichen verfügt. Der Name wird daher im Feld "Name 3" abgeschnitten, wenn er die maximale Länge von 50 Zeichen übersteigt.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang den Parameter im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Überprüfung Berufeingabe:

Besonderheiten im Paket LOHN

Der Eintrag in diesem Feld wird bei Erstellung einer Arbeits- und Entgeltbestätigung (A+E-Bestätigung) ins Feld "Tätigkeit" übertragen. Eine A+E-Bestätigung kann nicht ohne eine Tätigkeit übermittelt werden, da es sich dabei um ein Pflichtfeld für diese Art von ELDA-Meldungen handelt.

Familienstand

Erfassen Sie den Familienstand der Person. Folgende Ausprägungen sind möglich:

unbekannt
ledig
verheiratet/eingetragene Partnerschaft
verwitwet
geschieden
getrennt lebend
in Partnerschaft lebend

Besonderheiten im Paket STEUERN

Der Feldinhalt kann für Steuererklärungen von Kunden, Gesellschaftern und Angehörigen in die Steuerstammdaten übernommen werden.

Plz

Bitte wählen Sie mit F4 in der Suchroutine die richtige Postleitzahl aus. Über dieses Feld werden der Ort und die Ortschaft bestimmt.

Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU

Die Postleitzahl kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief mit angedruckt werden.

Laut Postvorschriften: Bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt.

Hinweis

Wenn das Feld "Postleitzahl" auf der Adresse von Kunden, Lieferanten oder Gesellschaftern mit einer deutschen Postleitzahl befüllt wird, wird im Feld Gemeinde automatisch die zugehörige Gemeinde hinterlegt. Die Gemeinde wird in Deutschland für Steuererklärungen benötigt.

Ort

Ort der Adresse. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden. Der Ort wird über das Feld Postleitzahl eingestellt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Ansicht
Aktive anzeigen	Zeigt alle aktiven Mitarbeiter an.
Inaktive anzeigen	Zeigt alle inaktiven Mitarbeiter an.
Alle anzeigen	Zeigt alle aktiven und inaktiven Mitarbeiter an.

Hinweis

Im Zuge der Zuordnung eines Mitarbeiters zu einer Stelle öffnet sich automatisch das Fenster Stellenzuordnung, wenn in den PI Parametern unter "Allgemein" die Historische Stellenzuordnung aktiviert worden ist. In diesem Fall muss im Zuge einer Stellenzuordnung verpflichtend ein Datum im Feld "Gültig ab" eingegeben werden.

Historische Stellenzuordnung

Hier kann die historische Verwaltung von Stellen und Mitarbeitern aktiviert werden. Dieser Parameter gilt für alle im System angelegten Stellen.

0 - Nein: Die historische Stellenzuordnung ist deaktiviert. Jeder Mitarbeiter kann nur einmal derselben Stelle zugeordnet sein.

1 - Ja: Die historische Stellenzuordnung ist aktiviert. Mitarbeiter können mit unterschiedlichen Gültig-ab- und Gültig-bis-Zeiträumen derselben Stelle mehrmals zugeordnet werden.

Details zur Historischen Stellenzuordnung finden Sie im Hilfethema Stellenverwaltung im Personalinformationssystem im Kapitel Historische Stellenzuordnung.

Zugeordnete Mitarbeiter

Zeigt alle Mitarbeiter der Firma/Firmengruppe an, die der Stelle bereits zugeordnet worden sind. Mit der Funktion "Entfernen" (einfacher Pfeil) können entweder einzelne Mitarbeiter oder mit gedrückter STRG-Taste auch mehrere Mitarbeiter von der Stelle entfernt werden.

Mit der Funktion "Alle entfernen" (doppelter Pfeil) können alle Mitarbeiter von der Stelle deselektiert werden.

Hinweis

Mit der Funktion "Bearbeiten" (F6) können Detailinformationen zur Stellenzuordnung bekannt gegeben bzw. eingesehen werden.

Achtung!

Werden Mitarbeiter von einer Stelle entfernt, so werden auch die Detailinformationen der Stellenzuordnung gelöscht!

Folgende Felder stehen in diesem Bereich zur Verfügung:

Pers.-Nr.

Hinweis

Nachname

Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person.

Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.

Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"

Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname).

Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!

Vorname

Erfassen Sie den Vornamen der Person.

Hauptstelle

Mit diesem Feld kann bei der Zuordnung mehrerer Stellen gekennzeichnet werden, welche Stelle die Hauptstelle ist. Zu beachten ist, dass jeder Mitarbeiter immer nur eine Hauptstelle haben kann.

Hinweis

Im Feld "Ist Besetzung" werden je nach PI Parametereinstellung entweder alle Stellen miteinberechnet oder nur jene Stellen, welche das Kennzeichen "Hauptstelle" aufweisen.

Gültig ab

Datum, ab dem der Mitarbeiter dieser Stelle zugeordnet ist.

Hinweis

Wird in den PI Parametern die historische Stellenzuordnung aktiviert, kann ein Mitarbeiter im historischen Verlauf auch mehrmals derselben Stelle zugeordnet werden.

Gültig bis

Datum, ab dem der Mitarbeiter nicht mehr dieser Stelle zugeordnet ist.

Hinweis

Wird in den PI Parametern die historische Stellenzuordnung aktiviert, kann ein Mitarbeiter im historischen Verlauf auch mehrmals derselben Stelle zugeordnet werden.

Dauer

Anzahl der Wochenstunden, die der Mitarbeiter für diese Stelle tätig ist.

Siehe auch:

Thema: Stellenverwaltung im Personalinformationssystem