Betriebsmittelverwaltung im PI
Grundlegende Informationen zum Thema Personalinformation finden Sie unter Erste Schritte.Allgemeines
In der Betriebsmittelverwaltung werden jene Ressourcen erfasst, die an Mitarbeiter im Zuge der betrieblichen Tätigkeit entweder dauerhaft oder vorübergehend ausgegeben worden sind. Die Basis für die Betriebsmittelverwaltung sind die Ressourcen im Paket CRM.
Beispiele für Betriebsmittel sind:
- Laptop
- Schlüssel
- Beamer
- Chipkarten
- Firmenwagen
Anlage der Betriebsmittel
Betriebsmittel werden im Paket CRM → CRM → Ressourcen → Ressourcen erfasst und verwaltet. Die Ressourcen bieten Ihnen die Möglichkeit, ein sogenanntes "Verleihsystem" aufzubauen. Mehr zum Thema finden Sie in der Hilfe Ressourcen.
Zuordnungsmöglichkeiten der Betriebsmittel
Betriebsmittel
Für die Neuanlage der Zuordnung eines Betriebsmittels muss lediglich im Programm Betriebsmittel mittels F5 oder des Funktionsbuttons die Neuanlage gestartet werden. Danach gibt es die Möglichkeit im Feld "Ressource" das gewünschte Betriebsmittel bzw. auch Ressource genannt auszuwählen.
Mittels der Funktion F4 bzw. mit einem Klick auf dem Pfeilbutton gelangen Sie in das Suchfenster der Ressourcen. Hier kann man nur eine Ressource übernehmen.
Mittels der Funktion F8 bzw. dem Multifunktionsbutton hat man die Möglichkeit mehrere Ressourcen auf einmal zu hinterlegen. Mehr Informationen zum Fenster finden Sie in der Hilfe unter Termin-Ressourcen-Zuordnung.
Über das Fenster "Ressource" kann jedoch keine Neuanlage für eine neue Ressourcenart erfolgen. Die Anlage muss über das Paket CRM → CRM → Ressourcen → Ressourcen erfolgen.
Hinweis
 | Abhängig von der verfügbaren Menge dieser Ressource, prüft das Programm auch auf die mengenmäßige Verfügbarkeit. Wenn zum Beispiel ein Betrieb generell über fünf Beamer verfügt, jedoch zurzeit alle an Mitarbeiter verliehen sind, so kann diese Ressource nicht irrtümlich doppelt belegt werden. |
Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu jenen Feldern, welche im Auslieferungsstandard im Fenster eingeblendet sind:
Ressource | In diesem Feld wird die verliehene Ressource angezeigt. |
Entliehen an | In diesem Feld können Sie den Mitarbeiter auswählen, für den die Ressource reserviert werden soll. Über den blauen Pfeil  vor dem Feld gelangen Sie in das Fenster Mitarbeiter suchen, in dem Sie den gewünschten Mitarbeiter auswählen können. Sollten Sie das Einstiegsfeld Mitarbeiter im Fenster Ressourcenverleih befüllt haben, wird dieser Mitarbeiter automatisch in diesem Feld vorgeschlagen. |
Notiz | In diesem Feld können Sie zusätzliche Informationen über den Verleih der Ressource erfassen. |
Ausgeliehen am | In diesem Feld können Sie das Datum eintragen, ab dem diese Ressource verliehen ist. Standardmäßig wird hier das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen, Sie können aber ein von Ihnen gewünschtes Datum eingeben. Geben Sie ein zukünftiges Datum ein wird die Ressource ab diesem Zeitraum für den eingegebenen Mitarbeiter reserviert. |
Von Zeit | In diesem Feld können Sie den exakten Zeitpunkt eintragen, ab dem die Ressource verliehen ist. Standardmäßig wird Ihnen hier 8:00 Uhr vorgeschlagen, Sie können aber jederzeit eine beliebige Uhrzeit eingeben. |
Menge | In diesem Feld können Sie die Menge der verliehenen Ressource erfassen. |
Vorläufiges Rückgabedatum | In diesem Feld können Sie hier das vorläufige Rückgabedatum eintragen. Dieses Feld ist allerdings nur aktiv, wenn Sie eine Ressource im Fenster Betriebsmittel (Paket PI) verleihen. |
Mitarbeiter
Betriebsmittel können auch im Mitarbeiterstamm unter dem Reiter "Betriebsmittel" zugeordnet werden. Es werden jene Betriebsmittel erfasst, die an den Mitarbeiter im Zuge der Tätigkeit im Unternehmen ausgegeben werden. Die Basis für die Betriebsmitteleingabe sind - wie oben bereits erwähnt - die Ressourcen im Paket CRM.
Ein neues Betriebsmittel kann im Reiter über die Funktion Neu (F5) erfasst werden. Man gelangt in dieselbe Maske, als würde man das Betriebsmittel im Menüpunkt "Betriebsmittel" dem Mitarbeiter zuordnen.
Wurde ein Betriebsmittel dem Mitarbeiter zugeordnet, findet man den erfassten Datensatz auch automatisch im Menüpunkt Betriebsmittel.
Mitarbeitergespräch
Auch bei den dokumentierten Mitarbeitergesprächen können benötigte Betriebsmittel dem Mitarbeiter zugeordnet werden. Hier dient die Eingabe aber lediglich als Notiz.
Erst wenn das jeweilige Betriebsmittel, das dem Mitarbeiter zugeordnet wurde, ausgehändigt worden ist (dies erfolgt wie bereits kennengelernt unter den Menüpunkten Betriebsmittel oder Mitarbeiter), so ist dies in der Spalte "Erhalten" ersichtlich.
Basis für die auswählbaren Betriebsmittel sind wieder die Ressourcen im CRM.
Stellenbeschreibungen
In der Stellenbeschreibung gibt es den Reiter "Zugeordnetes Ressourcenpaket". Hier können im Voraus Betriebsmittel erfasst werden, welche die Mitarbeiter dieser Stelle standardisiert erhalten. Durch die Zuordnung zur Stelle werden den Mitarbeitern diese Ressourcen automatisch in die Betriebsmittelverwaltung eingetragen. Mehr dazu finden Sie unter zugeordnetes Ressourcenpaket.
Ressourcenverleih
Auch im CRM können im Fenster Ressourcenverleih die für die Mitarbeiter bereitgestellten Ressourcen verwaltet werden. Man sieht, welcher Mitarbeiter diese Ressource wann und wie lange ausgeliehen hat bzw. für welchen Mitarbeiter die Ressource in nächster Zeit reserviert ist.
Ein neues Betriebsmittel kann über die Funktion Neu (F5) erfasst werden. Bei dieser Erfassung in den Ressourcen wird jedoch nicht automatisch im Mitarbeiterstamm bzw. in der Betriebsmittelverwaltung ein Datensatz angelegt.
Mehr zum Fenster Ressourcenverleih finden Sie in der Fensterhilfe Ressourcenverleih.
Rückgabe von Betriebsmittel
Werden Betriebsmittel vom Mitarbeiter zurückgegeben, muss dies auch in der Betriebsmittelliste vermerkt werden. Durch Aufruf der Funktion Rückgabe (STRG + R oder Rechte Maustaste) öffnet sich das Rückgabefenster, in dem das Datum der Rückgabe und die Menge erfasst werden können.
Die Funktion "Rückgabe" ist unter den Menüpunkten Betriebsmittel oder unter Mitarbeiter (Reiter Betriebsmittel) zu finden.
| Anschließend kann in der Betriebsmittelübersicht angesehen werden, welche Betriebsmittel bereits zurückgegeben worden sind. Die Anzeige der Betriebsmittel kann über die Combobox im rechten oberen Bereich verändert werden. |  |
Betriebsmittel inaktiver Mitarbeiter
Die Funktion "Betriebsmittelprüfung für inaktive Personen" findet man im Menüpunkt "Betriebsmittel".
In diesem Fenster werden nur die ausgeschiedenen Personen mit deren Betriebsmittel dokumentiert und verwaltet.
Man erhält einen guten Überblick von ausgetretene Mitarbeitern und deren Betriebsmittel (Beispiel: Kontrolle, ob alle Betriebsmittel zurückgegeben worden sind ...):
Auswertungsmöglichkeiten der Betriebsmittel
Betriebsmittel
Zu jedem Listprogramm (Mitarbeiterstamm, Betriebsmittel etc.) kann in der gelben Leiste unter Ausdruck → Bildschirmliste eine Auswertung (Report) gestartet werden.
Beispiel Betriebsmittel:
Über die Combobox auf der rechten Seite kann nach den aktuell ausgegebenen, den zurückgegebenen oder nach allen Betriebsmitteln gefiltert werden.
Je nachdem, welchen Filter man gesetzt hat, erhält man eine Auflistung der Betriebsmittel. Somit auch anschließend auf dem Ausdruck der Bildschirmliste.
Mitarbeiter, Mitarbeitergespräch, Stellenbeschreibung
In den angeführten Menüpunkten gibt es unter anderem auch die Stammblätter.
Beispiel Mitarbeiterstammblatt:
Ressourcenverleih
Unter Ressourcenverleih können Sie eine Ressource auswählen, für die dann die Historie des Ressourcenverleihs angezeigt wird. In der gelben Leiste unter Ausdruck → Ausdruck Ressourcenverleihübersicht bzw. Bildschirmliste haben Sie dann auch die Möglichkeit einen Ausdruck dafür zu starten.
Mit der Eingabe eines Mitarbeiters im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" können Sie die Historie des Ressourcenverleihs noch zusätzlich auf einen bestimmten Mitarbeiter eingrenzen und auswerten.
Hinweis
| Eines der beiden Einstiegsfelder muss befüllt sein, damit in der Liste im unteren Bereich des Fensters, Datensätze angezeigt werden. |
