Einige Unternehmen bieten für Ihre Mitarbeiter fixe interne Kurs- oder Fortbildungskataloge an. Diese Kataloge bilden eine ideale Arbeitsgrundlage für den Aufbau und die Anlage des Ausbildungstammes. Sollte ein solcher Katalog nicht existieren, kann die Basis für den Stamm auch die Aufstellung der angebotenen Fortbildungen in der Vergangenheit sein.

Die vollständige Feldauswahl im Ausbildungstamm kann hier angesehen werden.

Es kann vorkommen, dass Unternehmen ihren Ausbildungen fixe Katalog-, oder Kursnummern geben. In diesem Fall kann natürlich auch diese Katalog,- Kursnummer als Nummer für den Ausbildungsstamm verwendet werden.

Wird diese Variante gewählt, ist unbedingt zu beachten, dass diese Nummer nicht veränderbar ist. Sollten Änderungen der Katalog-, Kursnummer notwendig oder üblich sein, dann muss diese über ein Freifeld abgebildet werden.

Sofern die Kunden oder Lieferantenstammdaten selbst angelegt werden, muss im Vorfeld geklärt sein, ob ein Umstieg auf eine BMD Buchhaltung, CRM Lösung oder Warenwirtschaft in absehbarerer Zukunft geplant ist. In diesem Fall müssen die Kundennummern unbedingt gleich sein wie jene im aktuell verwendeten System, da ansonsten bei einer späteren Umstellung Probleme durch abweichende Kundennummern vorprogrammiert sind.

Also Kursorte können auch betriebsinterne Fortbildungsräume oder Standorte angelegt werden. In diesem Fall sollten diese als Diverse Personen angelegt werden, um zu verhindern, dass ein Schulungsraum in der Kundenliste auftaucht.

Soll der Ausbildungsbaum fix angezeigt werden, reicht ein Mausklick auf das Pin-Symbol.

Gruppen und Ausbildungsstämme teilen sich den gleichen Nummerkreis. Daher kann es vorkommen, dass die Nummern der Ausbildungsstämme oder der Gruppen nicht lückenlos sind. Da die Nummer jedoch keine tragende Rolle sondern eher ein "Mittel zum Zweck" ist, muss darauf keine Rücksicht genommen werden.

Ein Ausbildungsstamm kann immer nur einer Gruppe zugeordnet werden, wobei umgekehrt in einer Gruppe des Ausbildungsbaums mehrere Ausbildungstämme enthalten sein können.

Durch Mausklick auf einen Ordner wird die Liste der Ausbildungstämme auf jene eingeschränkt, die in der jeweiligen Gruppe enthalten sind.

Vergleichbar ist diese Funktion mit dem Personengruppenbaum im Mitarbeiterstamm.

Es besteht auch die Möglichkeit neue Bedarfsdatensätze in diesem Registerblatt anzulegen. Jedoch ist die Anlage von Ausbildungsbedarf in der Bedarsfverwaltung selber komfortabler und übersichtlicher. Weiterführende Informationen zur Anlage und Verwaltung von Ausbildungsbedarf finden Sie im Hilfethema.

In der Standardansicht des Bedarfsüberblicks wird nur der aktuell aktive Ausbildungsbedarf angzeigt. Über das gelbe Fenstermenü kann im Punkt Ansicht auch der inaktive Ausbildungsbedarf eingeblendet werden.

Es besteht auch die Möglichkeit neue Ausbildungen in diesem Registerblatt anzulegen. Jedoch ist die Anlage von Ausbildungen und den zugehörigen Teilnahmen der Mitarbeiter in Programm Ausbildung komfortabler und übersichtlicher. Weiterführende Informationen zur Anlage und Verwaltung von Ausbildungen stehen im Hilfethema.

In der Standardansicht der Ausbildungen werden nur die aktuell offenen Ausbildungen angezeigt.

Über das gelbe Fenstermenü können im Punkt Ansicht auch abgeschlossene und abgesagte Ausbildungen angezeigt werden.

Nach Abschluss einer Ausbildung, die im Ausbildungsstamm Qualifikationen hinterlegt hat, werden diese im Mitarbeiterstamm automatisch eingetragen. Läuft die Qualifikation nach einer bestimmten Zeit wieder ab, so wird das Ablaufdatum automatisch in einer eigenen Spalte vermerkt.

Wird ein Mitarbeiter einer Ausbildung zugeordnet und hat die am Stamm hinterlegte Voraussetzung noch nicht absolviert, liefert das Programm einen Hinweis mit der Option einen Bedarf dafür zu erzeugen.

Werden Mitarbeiter einer Stelle mit einem Ausbildungsplan zugeteilt, prüft das Programm, ob es für diese Ausbildungstämme bereits eine gültige und abgeschlossene Teilnahme gibt. Ist dies nicht der Fall wird automatisch ein Eintrag im Ausbildungsbedarf dieses Mitarbeiters erzeugt.

Umgekehrt funktioniert dies auch, wenn auf einer Stelle der Ausbildungsplan erweitert wird. In diesem Fall bringt das Programm eine Abfrage, ob für alle Mitarbeiter dieser Stelle ein neuer Ausbildungsbedarf erstellt werden soll.