Der Ausbildungsantrag im BMD PI
Grundlegende Informationen zum Thema Personalinformation finden Sie unter Erste Schritte.Überblick
Der Ausbildungsantrag dient den Mitarbeitern als Werkzeug zur Bekanntgabe ihrer Ausbildungswünsche. Er ist sowohl über den BMD NTCS Vollclient als auch über BMD Web und BMD Web Mobile aufrufbar.
Mit dem Einreichen eines Ausbildungsantrags startet immer ein Genehmigungsworkflow, weil im Hintergrund automatisch ein Wunschbedarfsdatensatz im Ausbildungsbedarf angelegt wird. Nach erfolgreicher Genehmigung kann der Wunschbedarf einer Ausbildung zugeordnet werden. Eine vordefinierte Statusautomatik gibt dem Mitarbeiter zu jeder Zeit Auskunft über den Status seines Antrags (Eingereicht, Genehmigt, Ausbildung zugeordnet usw.). Zusätzlich besteht optional die Möglichkeit, einen Bedarfsabmeldeworkflow zu definieren, der dann zum Einsatz kommt, wenn der Antrag vom Mitarbeiter verworfen wird.
Der Ausbildungsantrag stellt eine Erweiterung des Ausbildungsbedarfs dar, daher ist folgendes Hilfethema als Grundlage empfehlenswert:
Standardthema | Anlage und Verwendung des Ausbildungsbedarfs inkl. Bedarfsgenehmigung
Voraussetzungen
Um den Ausbildungsantrag verwenden zu können, sind nachfolgende Einstellungen im Programm notwendig.
Verknüpfung User-ID → Mitarbeiter
Beim Start des Ausbildungsantrags wird im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" automatisch der eigene User eingetragen. Dazu benötigt jeder Mitarbeiter einen Benutzer. Dieser Benutzer wird im Mitarbeiterstamm im Feld "User-ID" eingetragen:
Ausbildungsstamm
Beim Einreichen eines Ausbildungsantrags wählt der Mitarbeiter im Feld "Ausbildung" den gewünschten Ausbildungsstamm aus. Die zur Auswahl stehenden Ausbildungsstämme müssen zuvor angelegt werden. Informationen zur Anlage, Struktur und Verwendung von Ausbildungsstämmen finden Sie im Hilfethema:
Standardthema | Verwendung, Struktur und Handhabung der Ausbildungsstämme
Hinweis
 | Damit nicht nur Ausbildungsanträge für bestehende Ausbildungsstämme eingereicht, sondern auch neue Vorschläge gebracht werden können, sollte ein zusätzlicher Ausbildungsstamm als Bedarfsplatzhalter gekennzeichnet werden. Dieser Stamm kann beispielsweise den Titel "Ausbildungswünsche" tragen. |
Workflow Ausbildungsbedarf (Wunsch)
Im Ausbildungsantrag werden nur jene Ausbildungsstämme angeboten, die einen Workflow für den Wunschbedarf hinterlegt haben. Die Zuordnung erfolgt im Ausbildungsstamm im Feld "Ausbildungsbedarf (Wunsch)":
Sollen alle angelegten Ausbildungsstämme verfügbar sein, so entfällt die Hinterlegung je Stamm und der Workflow wird in diesem PI Parameter hinterlegt:
Genauere Informationen zum Bedarfsworkflow finden Sie hier.
Workflow Bedarfsabmeldung
Nach dem Einreichen eines Ausbildungsantrags besteht die Möglichkeit, diesen wieder zu verwerfen. Solange der Antrag den Status "Eingereicht" aufweist, kann er jederzeit verworfen werden und die bestehenden Workflowaufgaben werden gelöscht. Ist er bereits genehmigt, kann mit dem Verwerfen optional ein neuerlicher Workflow für die Bedarfsabmeldung gestartet werden.
Die Hinterlegung dieses Workflows erfolgt im Ausbildungsstamm im Feld "Bedarfsabmeldung":
In die Workflows können individuell eine oder mehrere Funktionen aufgenommen werden. Wichtig ist, dass die Funktionen "Ausbildung genehmigen" beim Workflow für den Wunschbedarf sowie "Ausbildungsabmeldung genehmigen" beim Workflow für die Bedarfsabmeldung mit dabei sind, denn diese schreiben den Status auf den Ausbildungsantrag sowie auf den Ausbildungsbedarf zurück.
Ablauf
Antrag einreichen
Personalinformationssystem → Mitarbeiter → AusbildungsantragEin neuer Ausbildungsantrag wird mit der Funktion Neu (F5) angelegt. Folgende Felder stehen bei der Neuanlage zur Verfügung:
| Ausbildung | Hier wird der gewünschte Ausbildungsstamm mit F4 ausgewählt. Gibt es für die gewünschte Ausbildung noch keinen Ausbildungsstamm, so wird der Bedarfsplatzhalter für Ausbildungswünsche verwendet. |
Bezeichnung | Die Bezeichnung wird automatisch vom gewählten Ausbildungsstamm übernommen und muss nur dann geändert werden, wenn der Bedarfsplatzhalter für Ausbildungswünsche verwendet wird. |
Gewünscht ab | Datum, ab dem die Teilnahme an der Ausbildung gewünscht ist. |
Kosten | Die Kosten können, wenn diese bekannt sind, vom Mitarbeiter als Information für die Genehmigung mitgegeben werden. |
Ausbildungslink | Hier kann ein Link zu einer Website oder zu einem Dokument zur gewünschten Ausbildung als Information für die Genehmigung angegeben werden. |
Zusatzangabe | Freies Textfeld für zusätzliche ausbildungs- oder genehmigungsrelevante Informationen. |
Zugeordnete Dokumente | Hier kann ein bereits archiviertes Dokument zugeordnet oder ein neues Dokument in das Archiv hochgeladen werden. Zugeordnete Dokumente werden bei den Workflowaufgaben angezeigt. |
Mit dem Speichern des Antrags startet der Genehmigungsworkflow.
Beispiel
 | Der Mitarbeiter Manfred Krug möchte die NTCS Lohn Aufbau Schulung besuchen. Diese ist im Schulungskatalog noch nicht vorgesehen, daher wird der Bedarfsplatzhalter "Ausbildungswünsche" verwendet und Herr Krug trägt die Informationen zur Ausbildung selbst ein:  Nach dem Speichern lautet der Status des Antrags "Eingereicht".  |
Hinweis
| Je Ausbildungsstamm darf nur ein Ausbildungsantrag eingereicht werden. |
Genehmigung des Antrags
Das Ausführen der Workflowaufgaben erfolgt entweder über die CRM Aufgaben (CRM und DMS → CRM → Aufgaben) oder über die PI Workflowübersicht (Personalinformationssystem → Stammdaten → Workflowübersicht). Wird die Genehmigungsaufgabe ausgeführt, öffnet sich das Fenster "Bedarf genehmigen". In diesem Fenster wird nun entweder genehmigt oder nicht genehmigt.
Hinweis
| Gibt es Voraussetzungen, sprich Ausbildungen, die vor der gewünschten Ausbildung absolviert werden müssen, werden diese hier mitangezeigt. Hier kann auch direkt ein Ausbildungsbedarf für die Voraussetzungen erzeugt werden. |
Antrag genehmigt
Wird der Ausbildungsantrag genehmigt, so ändert sich der Status von "Eingereicht" auf "Genehmigt". Nun kann aus dem Ausbildungsbedarf eine Teilnahme erzeugt werden.
Hinweis
| Ab diesem Zeitpunkt kann der Ausbildungsantrag nicht mehr vom Mitarbeiter bearbeitet werden. Es ist nur möglich, den gesamten Antrag zu verwerfen. |
Antrag nicht genehmigt
Wird der Ausbildungsantrag abgelehnt, so ändert sich der Status von "Eingereicht" auf "Abgelehnt" und der Antrag bzw. Wunschbedarf wird auf inaktiv gesetzt. Unter "Ansicht" können die inaktiven Ausbildungsanträge zu Informationszwecken eingeblendet werden.
Antrag verwerfen
Möchte ein Mitarbeiter seinen Antrag zurückziehen, so verwendet er die Funktion "Antrag verwerfen". Das Verwerfen ist möglich, solange der Mitarbeiter noch zu keiner Ausbildung zugeordnet ist.
Der neue Status lautet "Abgemeldet".
Ist optional ein Bedarfsabmeldeworkflow am Ausbildungsstamm hinterlegt worden, dann startet dieser, wenn ein genehmigter Ausbildungsantrag verworfen wird. Während des Genehmigungsprozesses erhält der Antrag den Status "Bearbeitung (Abmeldung)".
Hinweis
| Solange der Antrag nicht genehmigt ist, kann er jederzeit ohne Bedarfsabmeldegenehmigung verworfen werden, weil der Vorgesetzte die ursprüngliche Genehmigungsaufgabe womöglich noch nicht gesehen hat. |
Genehmigung der Bedarfsabmeldung
Das Ausführen der Workflowaufgaben erfolgt entweder über die CRM Aufgaben (CRM und DMS → CRM → Aufgaben) oder über die PI Workflowübersicht (Personalinformationssystem → Stammdaten → Workflowübersicht). Wird die Genehmigungsaufgabe ausgeführt, öffnet sich das Fenster "Bedarfsabmeldung genehmigen". In diesem Fenster wird nun entweder genehmigt oder nicht genehmigt.
Bedarfsabmeldung genehmigt
Wird die Aufgabe Bedarfsabmeldung genehmigt, wird der Antrag auf inaktiv gesetzt und der Status ändert sich auf "Abgemeldet".
Bedarfsabmeldung nicht genehmigt
Wird die Bedarfsabmeldung abgelehnt, bleibt der Antrag aktiv und der Status ändert sich auf "Abmeldung abgelehnt".
Hinweis
| Der Antrag kann nun kein weiteres Mal mehr verworfen werden. |
Ausbildung zuordnen
Sobald der Antrag genehmigt worden ist, kann eine Teilnahme aus dem Wunschbedarf erzeugt werden. Die genaue Vorgehensweise dafür wird in diesem Hilfethema erläutert.
Somit ändert sich der Status des Antrags auf "Ausbildung zugeordnet". Wichtige Informationen zur Ausbildung wie die Bezeichnung, das Beginn- und Endedatum, die Uhrzeit sowie der Teilnahmestatus werden am Antrag zusätzlich angeführt.
Teilnahmestatus setzen
Ausbildung abgeschlossen
Wird ein positiver Teilnahmestatus des Typs "Ausbildung abgeschlossen" gesetzt, wird der Ausbildungsantrag bzw. Wunschbedarf auf inaktiv gesetzt. Der Status des Antrags ändert sich auf "Teilgenommen". Außerdem wird der Teilnahmestatus am Antrag angezeigt.
Negativer Teilnahmestatus
Wird ein negativer Teilnahmestatus gesetzt, wird der Ausbildungsantrag bzw. Wunschbedarf auf inaktiv gesetzt und der Status lautet "Nicht teilgenommen". Der Teilnahmestatus wird wiederum am Antrag angezeigt.
Ob in diesem Fall nun ein neuer Ausbildungsantrag inkl. Wunschbedarf angelegt wird, entscheidet folgender PI Parameter für Pkt. 7 "Ausbildungsbedarf":
Wird ein Wunschbedarf mit einer Teilnahme verknüpft, die nicht positiv abeschlossen wird (teilgenommen), kann eingestellt werden, wie sich dieser Bedarf verhalten soll. 0 - Wunschbedarf nie erstellen: Der aktuelle Bedarf wird durch den Abschluss der Teilnahme mit Statustyp der Art "Absage/Storniert" oder "Abwesend" abgeschlossen und inaktiv gesetzt. Es wird KEIN neuer Wunschbedarf erzeugt. 1 - Wunschbedarf automatisch erstellen: Der aktuelle Bedarf wird durch den Abschluss der Teilnahme mit Statustyp der Art "Absage/Storniert" oder "Abwesend" abgeschlossen und inaktiv gesetzt. Es wird AUTOMATISCH EIN neuer Wunschbedarf erzeugt. 2 - Wunschbedarf über Abfrage: Der aktuelle Bedarf wird durch den Abschluss der Teilnahme mit Statustyp der Art "Absage/Storniert" oder "Abwesend" abgeschlossen und inaktiv gesetzt. Es wird beim Setzen des Teilnahmestatus abgefragt, ob neuer Wunschbedarf erzeugt werden soll.  |
Mehrstufiger Ausbildungsantrag
Müssen zwei oder mehrere Entscheidungsträger über einen positiven Ausbildungsantrag entscheiden (z. B. für besonders teure Ausbildungen), kann dies mittels eines mehrstufigen Genehmigungsworkflows umgesetzt werden. Hierbei kommen die Spezialfunktion "Ausbildungsbedarf genehmigen", der Aktionsstatus "27 - PI: Genehmigen/Ablehnen" und die Hintergrundfunktion "Ausbildungsbedarf genehmigen" zur Anwendung.
Hier sehen Sie ein einfaches Beispiel, wie ein mehrstufiger Genehmigungsworkflow aussehen könnte:
Hinweis
| Bei Verwendung der notwendigen Workflowspezialfunktion "Ausbildungsbedarf genehmigen" wird der Aktionsstatus "27 - PI: Genehmigen/Ablehnen" automatisch hinterlegt. Dieser Aktionsstatus sowie die nachgelagerte Hintergrundfunktion "Ausbildungsbedarf genehmigen" sind für eine mehrstufige Genehmigung unbedingt erforderlich. |
BMD Web
Technische Voraussetzungen
Um BMD Web zu betreiben ist es notwendig, dass ein Webserver für den Betrieb der Software installiert wird. Für die Einrichtung dieses Webservers wird der Microsoft Internet Information Service kurz IIS benötigt. (Link zur Microsoft Hilfe).
Hinweis
| BMD bietet bei der Installation und Einrichtung dieses Webservice auch Unterstüztung durch die BMD Technik an. Unter termin@bmd.at können Termine mit BMD Technikern vereinbart werden. Wird keine Unterstützung durch einen BMD Techniker benötigt, kann auch auf die Technische Dokumentation für die Installation und Konfiguration des Webservers zurückgegriffen werden. |
Der Einstieg in BMD Web erfolgt mit demselben Benutzernamen und Passwort wie im BMD NTCS Vollclient. Allgemeine Informationen zur Verwendung der BMD Web finden Sie in diesem Hilfedokument.
Lizenzierung
Für den Betrieb der PI-Funktionen in der BMD Web wird auch eine gültige Lizenz für das Lizenzpaket "Web PI" benötigt. Sollte das Lizenzpaket 496 nicht lizenziert sein, muss dieses zuvor noch durch den BMD Verkauf freigeschaltet und im System eingespielt werden.
Verwendung
Unter PI → Ausbildungsantrag können Mitarbeiter auf die gleiche Weise wie im BMD NTCS Vollclient Ausbildungsanträge einreichen, bearbeiten und einsehen:
Unter CRM → Aufgaben können die Genehmigungsaufgaben anschließend ausgeführt werden:
