Teilnehmer zuordnen
Grundlegende Informationen zum Thema Personalinformation finden Sie unter Erste Schritte.
PI → Ausbildungen → Ausbildungen → Teilnehmer → Funktionen → Teilnehmer → Teilnehmer zuordnenMit dieser Funktion können mehrere Teilnehmer einer Ausbildung zugeordnet werden. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, den Teilnahme- und Zusagestatus zu hinterlegen.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Die Teilnehmer, die zugeordnet werden sollen, können mithilfe der Einstiegsfelder gefiltert werden.
Diese wird automatisch vorgeschlagen und kann in diesem Fenster nicht verändert werden. | |
Vorschlag Zusagestatus | Dieser Status wird in Folge auf die zugeordneten Teilnehmer in das Feld Zusagestatus übernommen. |
Vorschlag Teilnahmestatus | Dieser Status wird in Folge auf die zugeordneten Teilnehmer in das Feld Teilnahmestatus übernommen. |
Vorschlag Teilnehmerart | Diese Art wird in Folge auf die zugeordneten Teilnehmer in das Feld Teilnehmerart übernommen. |
Teilnehmer zuordnen
Ansicht "Kunden und Lieferanten"
In der Ansicht Kunden und Lieferanten werden alle potentiellen Teilnehmer aufgelistet, die zu einer Ausbildung hinzugefügt werden können. Darunter zählen: Alle, Kunden, Lieferanten, Interessenten und mögliche Lieferanten, die man mithilfe der Combobox auswählen kann.
Die Ansicht "Kunden und Lieferanten" verfügt über folgende Felder:
Firma | Firmennummer der Firma, unter der die Person angelegt ist | ||
Personen-Nr. | Nummer der Person | ||
Nachname | Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"
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Plz | Bitte wählen Sie mit F4 in der Suchroutine die richtige Postleitzahl aus. Über dieses Feld werden der Ort und die Ortschaft bestimmt.
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die Postleitzahl kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief mit angedruckt werden. Laut Postvorschriften: Bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt. Hinweis
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Ort | Ort der Adresse. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden. Der Ort wird über das Feld Postleitzahl eingestellt. | ||
Straße | Tragen Sie hier die Straße ein.  Besonderheiten dieses Feldes in Ungarn In Ungarn ist es gesetzlich erforderlich, dass im Zuge der Fakturierung bestimmte Daten zu jedem Rechnungsempfänger separat in einem eigenen Dateiformat exportiert werden. Die Adresse muss dabei auf vorgegebene Felder aufgeteilt werden. Es ist daher notwendig, die Adresse auch in der NTCS in separaten Feldern zu pflegen. Eine ungarische Adresse setzt sich aus den Feldern Bezirk, Straßenname, Straßen-Art, Hausnummer, Gebäude, Treppenhaus, Etage und Tür zusammen. Diese Felder sind ausschließlich im Betriebsland Ungarn editierbar! Werden diese Adressfelder befüllt, wird im Feld "Straße" automatisch eine korrekte ungarische Adressierung erstellt. Bestehende Eingaben im Feld "Straße" werden dabei überschrieben. Um bestehende Adressen, bei denen die Adressierung bisher nur über das Feld "Straße" hinterlegt ist, auf die neuen Adressfelder umzustellen, kann aus der Kundenliste, Lieferantenliste bzw. in der Zentralen Personenverwaltung im Fenstermenü unter Person → "Ungarische Straßennamen umstellen" ein Umstellprogramm gestartet werden. Zusätzliche Informationen zum Umstellprogramm finden Sie auch in der jeweiligen Hilfe zum Fenster. | ||
Telefonnummer | Haupttelefonnummer Aus Performancegründen wird der Inhalt des Feldes Telefonnummer hier redundant angezeigt. | ||
E-Mail-Adresse | Haupt-E-Mail-Adresse. Details lesen Sie unter E-Mail. Aus Performancegründen wird der Inhalt des Feldes E-Mail hier redundant angezeigt. | ||
UID-Nummer | UID-Nummer: z. B. ATU43387009 Zu einer Person können mittels F8 beliebig viele UID-Nummern erfasst werden. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Hilfe zum Fenster Weitere UID-Nummern. Hat eine Person keine UID-Nummer, kann der Wert "-" oder "KEINEUID" hinterlegt werden. In diesen Fällen wird keine UID-Nummernprüfung durchgeführt. Wird eine UID-Nummer aus diesem Feld gelöscht, erfolgt im Hintergrund eine Prüfung, ob zu dieser UID-Nummer Prüfprotokolle von der UID-Nummern-Prüfung vorhanden sind. Sind keine Prüfprotokolle vorhanden, wird die UID-Nummer tatsächlich gelöscht. Sind welche vorhanden, wird die UID-Nummer nur aus diesem Feld entfernt und auf inaktiv gesetzt. Sie ist im F8-Fenster (Weitere UID-Nummern) weiterhin aufrufbar. Dublettenprüfung: Bei der manuellen Neuanlage/Änderung von Kunden erfolgt bei der Eingabe der UID-Nummer eine automatische Dublettenprüfung. Wird die eingegebene Nummer bei einem anderen Kunden gefunden, werden Sie in einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Es werden sowohl aktive, als auch inaktive Kunden der jeweiligen Firma/Firmengruppe geprüft. Update von Person auf Firma Bitte beachten Sie die Besonderheiten zum Update von Person auf Firma in der entsprechenden Themendokumentation. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die UID-Nummer ist für die USt-Ermittlung und für das Ansprechen der richtigen Konten bei der FIBU-Verbuchung wichtig. Bei Eingangsrechnungen wird automatisch ein innergemeinschaftlicher Erwerb, bei Ausgangsrechnungen automatisch eine innergemeinschaftliche Lieferung gebucht, wenn die UID-Nummer des Personenkontos nicht mit der UID-Nummer der Firma, in der gebucht wird, übereinstimmt. Dabei wird die UID-Nummer vom Personenkonto in die Buchung übernommen und überprüft, wenn für die Buchhaltung eine Zusammenfassende Meldung abgegeben werden muss. Weiters ist die UID-Nummer für die Auftraggeberhaftung im Zahlungsverkehr notwendig. Hat der Lieferant keine UID-Nummer (z. B. Kleinunternehmer), dann müssen die Steuernummer und das Finanzamt des leistenden Unternehmers mitgegeben werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Information zur UID-Nummer des Rechnungsempfängers wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt. Sollte es sich bei dieser Person um eine Privatperson handeln, die Honorarnoten von Ihnen erhält, so ist es nötig, in diesem Feld zu dokumentieren, dass keine UID-Nummer erforderlich ist. Dies können Sie umsetzen, indem Sie hier den Wert "KEINEUID" oder "-" hinterlegen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung. Nur UID-Nummern, die der Norm entsprechen, werden auf dem Rechnungsdokument im Feld UID-Nummer angedruckt (siehe Regelungen zum Andruck der UID-Nummer im Rechnungsdokument). Das Feld "UID-Nummer" muss vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote korrekt gewartet sein. Beim Aufbereiten der Honorarnote wird die UID-Nummer der Honorarnote nach bestimmten Regeln ermittelt, kann aber bewusst übersteuert werden, da nicht nur die Haupt-UID-Nummer, sondern auch alle weiteren UID-Nummern des Rechnungsempfängers zur Verfügung stehen (siehe UID-Nummer für Rechnung festlegen in der Fensterhilfe Honorarnoten). Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Handelt es sich beim Kunden um einen Kunden aus dem EU-Raum, wird trotzdem das inländische Konto aus der Kontentabelle herangezogen, wenn
Informationen zur UID-Nummernprüfung finden Sie unter UID-Nummern-Prüfung Stufe 2. Besonderheiten dieses Feldes in der  SchweizDieses Feld ist für die Eingabe einer Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) der EU vorgesehen! Die Schweizer Unternehmens-Identifikationsnummer wird im Feld UnternehmensID-Schweiz eingegeben. Um Falscheingaben zu verhindern, ist im Feld "UID-Nummer" die Eingabe von Nummern, die mit "CHE" beginnen, nicht möglich. |
Wenn das Feld "Postleitzahl" auf der Adresse von Kunden, Lieferanten oder Gesellschaftern mit einer deutschen Postleitzahl befüllt wird, wird im Feld Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Gruppe hinzufügen | Mit dieser Funktion kann eine zuvor definierte Personengruppe hinzugefügt werden. |
| Kundenkonzern hinzufügen | Öffnet ein neues Fenster für den Kundenkonzern. |
Aktive anzeigen |  Hier werden alle aktiven Personen angeführt. |
Inaktive anzeigen | Hier werden alle inaktiven Personen angeführt. |
Alle anzeigen | Hier werden alle aktiven und inaktiven Personen angeführt. |
Ansicht "Mitarbeiter"
In der Ansicht Mitarbeiter werden alle potentiellen Teilnehmer aufgelistet, die zu einer Ausbildung hinzugefügt werden können. Darunter zählen: Mitarbeiter, Bewerber und Vertreter, die man mithilfe der Combobox auswählen kann.
Die Ansicht "Mitarbeiter" verfügt über folgende Felder:
Pers.-Nr. | Die Personennummer wird bei der Anlage einer Person vergeben. Sie wird anhand des entsprechenden Nummernkreises für die jeweilige Personenart ermittelt. Personennummernkreise werden im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise verwaltet. Hinweis
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Titel | In diesem Feld werden Titel hinterlegt, die VOR dem Namen geführt werden (z. B. Mag., Dr.). Titel, die HINTER dem Namen geführt werden, werden im Feld Titel hinten hinterlegt. Beachten Sie folgenden Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Parameter: "Überprüfung Titeleingabe" Hinweis
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Der Titel hinten kann in der FIBU z. B. auf der Mahnung und der Saldenbestätigung hinter dem Namen angedruckt werden. | ||||||
Vorname | Erfassen Sie den Vornamen der Person. | ||||||
Nachname | Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"
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Titel hinten | In diesem Feld werden Titel hinterlegt, die HINTER dem Namen geführt werden (z. B. MA, BSc). Titel, die VOR dem Namen geführt werden, werden im Feld Titel hinterlegt. Beachten Sie folgende Parameter: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Parameter "Überprüfung Titeleingabe" und "Start 'Titel hinten' mit 'Häufig'" Hinweis
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Der Titel hinten kann in der FIBU z. B. auf der Mahnung und der Saldenbestätigung hinter dem Namen angedruckt werden. | ||||||
Straße | Tragen Sie hier die Straße ein. Besonderheiten dieses Feldes in Ungarn In Ungarn ist es gesetzlich erforderlich, dass im Zuge der Fakturierung bestimmte Daten zu jedem Rechnungsempfänger separat in einem eigenen Dateiformat exportiert werden. Die Adresse muss dabei auf vorgegebene Felder aufgeteilt werden. Es ist daher notwendig, die Adresse auch in der NTCS in separaten Feldern zu pflegen. Eine ungarische Adresse setzt sich aus den Feldern Bezirk, Straßenname, Straßen-Art, Hausnummer, Gebäude, Treppenhaus, Etage und Tür zusammen. Diese Felder sind ausschließlich im Betriebsland Ungarn editierbar! Werden diese Adressfelder befüllt, wird im Feld "Straße" automatisch eine korrekte ungarische Adressierung erstellt. Bestehende Eingaben im Feld "Straße" werden dabei überschrieben. Um bestehende Adressen, bei denen die Adressierung bisher nur über das Feld "Straße" hinterlegt ist, auf die neuen Adressfelder umzustellen, kann aus der Kundenliste, Lieferantenliste bzw. in der Zentralen Personenverwaltung im Fenstermenü unter Person → "Ungarische Straßennamen umstellen" ein Umstellprogramm gestartet werden. Zusätzliche Informationen zum Umstellprogramm finden Sie auch in der jeweiligen Hilfe zum Fenster. | ||||||
Plz | Bitte wählen Sie mit F4 in der Suchroutine die richtige Postleitzahl aus. Über dieses Feld werden der Ort und die Ortschaft bestimmt.
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die Postleitzahl kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief mit angedruckt werden. Laut Postvorschriften: Bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt. Hinweis
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Ort | Ort der Adresse. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden. Der Ort wird über das Feld Postleitzahl eingestellt. | ||||||
E-Mail-Adresse | Haupt-E-Mail-Adresse. Details lesen Sie unter E-Mail. Aus Performancegründen wird der Inhalt des Feldes E-Mail hier redundant angezeigt. | ||||||
Durchwahl | Diese ist vor allem bei Kontaktpersonen sowie Mitarbeitern hilfreich. Besonderheiten dieses Feldes im CRM
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Folgende Funktionen stehen Ihnen in diesem Fenster über die Menüleiste zur Verfügung:
| Gruppe hinzufügen | Mit dieser Funktion kann eine zuvor definierte Personengruppe hinzugefügt werden. |
| Skillfinder | Öffnet ein neues Fenster für den Skillfinder. |
Aktive anzeigen | Hier werden alle aktiven Personen angeführt. |
Inaktive anzeigen | Hier werden alle inaktiven Personen angeführt. |
Alle anzeigen | Hier werden alle aktiven und inaktiven Personen angeführt. |
Ansicht "Ausbildungsbedarf"
Hier wird jeder Ausbildungsbedarf der Firma/Firmengruppe aufgelistet, die einer Ausbildung zugeordnet werden können.
Die Ansicht "Ausbildungsbedarf" verfügt über folgende Felder:
Stamm-Nr | Jener Ausbildungstamm, mit dem der Bedarfssatz verknüpft ist. | ||
Bezeichnung | Bezeichnung des Ausbildungsbedarfs. Kann von der Stammbezeichnung abweichen, z. B. bei Verwendung von Ausbildungsplatzhaltern. | ||
Mitarb-Nr | Mitarbeiternummer. Feld ist nicht bearbeitbar und stellt nur die bereits vergebene Mitarbeiternummer dar. | ||
Vorname | Erfassen Sie den Vornamen der Person. | ||
Teilnehmer | Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"
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Zusatzangabe | Feld für zusätzliche ausbildungsrelevante Informationen. | ||
Teilnahmestatus | In diesem Feld können Sie die Bezeichnung des Zusage- oder Teilnahmestatus eintragen. | ||
gewünscht ab | Ab wann diese Ausbildung durchgeführt werden soll. | ||
nötig bis | Jenes Datum, bis zu dem die Ausbildung spätestens stattgefunden haben sollte. | ||
nächste Durchführung | Datum, an dem die Ausbildung wiederholt werden muss. Wird automatisch je nach Parametereinstellung berechnet. | ||
Pflicht | Legt fest, dass es sich hierbei um eine verpflichtende Ausbildung handelt (nicht um einen Wunsch). | ||
wiederholend | Gibt an, ob es sich um einen wiederholenden Ausbildungsbedarf handelt. | ||
Genehmigt | Gibt an, ob der Ausbildungsbedarf genehmigt ist. | ||
Genehmiger | "Setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und PersonenNr: KL1999201001" Personen-ID desjenigen, der den Bedarf genehmigt hat | ||
POZ_PWZID | |||
Dok |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Ansehen | Mit dieser Funktion kann man den Ausbildungsbedarf ansehen. |
 Ausbildungsbedarf |
| ||||||||
Mitarbeiter |
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Ansicht "Lehrgang"
Hier werden die PI Lehrgänge der Firma/Firmengruppe aufgelistet, die einer Ausbildung zugeordnet werden können.
Die Ansicht "Lehrgang" verfügt über folgende Felder:
Mitarb-Nr | Mitarbeiternummer. Feld ist nicht bearbeitbar und stellt nur die bereits vergebene Mitarbeiternummer dar. | ||
Vorname | Erfassen Sie den Vornamen der Person. | ||
Nachname | Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"
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Fortschritt |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
Aktive anzeigen | Hier werden alle aktiven Personen angeführt. |
Inaktive anzeigen | Hier werden alle inaktiven Personen angeführt. |
Alle anzeigen | Hier werden alle aktiven und inaktiven Personen angeführt. |
Ansicht "Zugeordnete Teilnehmer"
Zeigt alle Mitarbeiter der Firma/Firmengruppe an, die bereits dieser Ausbildung zugeordnet worden sind.
Die Ansicht "Zugeordnete Teilnehmer" verfügt über folgende Felder:
Ausbildungsbedarf | Kennzeichnet Teilnahmen, die mit einem Bedarfsdatensatz verknüpft sind. | ||
Teilnahmeart | In diesem Feld wird angegeben, ob es sich um einen Platzbedarf oder eine Virtuelle Teilnahme (Skype, Telefonkonferenz etc.) handelt. Ist der Teilnehmer auch gleichzeitig der Vortragende, wird hier "Trainer" hinterlegt. | ||
Teilnahmestatus | In diesem Feld können Sie den Teilnahmestatus eintragen, beispielsweise "Abgesagt", "Teilgenommen" oder "Storniert". Mit dem blauen Pfeil  vor diesem Fenster gelangen Sie in das Fenster Teilnehmerstatus, in dem Sie den gewünschten Teilnehmerstatus auswählen können. Der Teilnehmerstatus kann jederzeit nachträglich mit der Funktion  in der gelben Menüleiste unter dem Punkt Teilnehmer geändert werden. | ||
Teilnehmer | Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"
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TeilnehmerNr | Die Personennummer wird bei der Anlage einer Person vergeben. Sie wird anhand des entsprechenden Nummernkreises für die jeweilige Personenart ermittelt. Personennummernkreise werden im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise verwaltet. Hinweis
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Virtuelle Teilnahmeart | Hier wird angegeben, auf welche Art der Teilnehmer virtuell an der Ausbildung teilnimmt (z. B. Skype, Telefonkonferenz, Citrix G2Meet). Dieses Feld kann nur befüllt werden, wenn im Feld Teilnahmeart "virtuell" ausgewählt wurde. | ||
Zusagestatus | In diesem Feld können Sie den Zusagestatus eines Teilnehmers eintragen, beispielsweise "Angemeldet", "Zugesagt" oder "Abgesagt". Mit dem blauen Pfeil vor diesem Fenster gelangen Sie in das Fenster Zusagestatus, in dem Sie den gewünschten Zusagestatus auswählen können. Der Zusagestatus kann jederzeit nachträglich mit der Funktion  in der gelben Menüleiste unter dem Punkt Teilnehmer geändert werden. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
Funktionen
| Für alle ermitteln | Mit dieser Funktion kann man den Ausbildungsbedarf für alle gewählten Teilnehmer ermitteln. |
| Für alle verwerfen | Mit dieser Funktion kann man den Ausbildungsbedarf für alle gewählten Teilnehmer verwerfen. |
Hinweis
 | Das Feld "Ausbildungsbedarf" zeigt an, ob es für den Mitarbeiter, der mit dieser Teilnahme verknüpft ist, einen offenen Bedarf gibt. |
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