Einsatz von Ausbildungskontingenten

 

Ausbildungskontingente sind ein Mittel zur Verwaltung und Kontrolle von absolvierten Ausbildungsstunden unter der Vorgabe von Mindest- oder Maximalwerten. Diese Art der Adminstration wird unter anderem im Sozialbereich oder bei Steuerberatern häufig verwendet. Es ist jedoch auch möglich aus rein innerbetrieblichen Motiven mit Ausbildungskontingenten zu arbeiten, um beispielsweise eine jährliche Kostengrenze je Mitarbeiter einzuführen.

Der Einstieg in die Ausbildungskontingente erfolgt über das Menü PI →  Ausbildungen →  Ausbildungskontingente.

Die Ausbildungskontingente unterteilen sich in zwei Grundarten:

Beide Formen bieten zusätzlich noch die Möglichkeit zur Prüfung, ob Grenzen erreicht oder überschritten wurden. Dadurch entstehen in der Vewaltung der Stunden- und Kostenkontingente in weiterer Folge:

Neue Kontingente werden im Menü der Personalinformation unter Ausbildungen - Ausbildungskontingente - Ausbildungskontingente angelegt. 

 

Eine neues Kontingent für einen Mitarbeiter kann über die Funktion F5 - Neu angelegt werden.

Folgende Felder stehen bei der Kontingentsanlage zur Verfügung:

 

Hinweis 

Es ist möglich je Mitarbeiter ein Stunden- und ein Kostenkontingent anzulegen. Mehrere Stunden- oder Kostenkontingente für eine Person sind im System nicht vorgesehen.

Wiederholende Kontingente werden in der Regel verwendet, wenn Mitarbeiter innerhalb von gleichbleibenden Intervallen entweder eine Fortbildungsverplichtung in Form von Stunden oder ein Fortbildungsbudget in Form von Kosten haben.

Damit das System ein wiederholendes Kontingent auch richtig verwalten kann, müssen mindestens 3 Informationen erfasst werden

Beim Einstieg in die Kontingentsverwaltung wird geprüft, ob das aktuelle Tagesdatum noch innerhalb der offenen Kontingente liegt.

Ist dies nicht der Fall wird das "alte" Koningent abgeschlossen und ein neues Kontingent mit den gleichen Kontingentsvorgaben angelegt.

Nach Abschluss der Verlängerung werden die verlängerten Kontingente in einem Informationsfenster ausgewiesen.

 

Hinweis 

Die "alten" Kontingente werden abgeschlossen und inaktiv gesetzt, können aber jederzeit über das gelbe Fenstermenü - Ansicht wieder angezeigt werden.

Bei der Verlängerung von Kontingenten kann es dazu kommen, dass das Kontingent entweder nicht erfüllt oder überschritten wurde. In den Parametern für Ausbildungskontingente kann festgelegt werden, wie bei der Verlängerung in diesen Fällen vorgegangen werden soll.

Stammdaten - Einstellungen - Allgemeine PI Parameter - Einstellungen für Personalinformationssystem - Allgemeine Einstellungen - Punkt 8 Ausbildungskontingtente

Achtung! 

Der Übertrag von Positivzeiten birgt das Risiko, das durch eine massive Überschreitung des Kontingents mehrere Folgekontingente automatisch erreicht wären. Dies kann durch einen Parameter für die Übernahme der Kontingentshöhe geregelt werden.

Maximalkontingente werden verwendet, um vom Programm einen Hinweis zu erhalten, wenn ein Schwellenwert bei den Ausbildungskosten oder den Ausbildungsstunden überschritten wird. In den meisten Fällen werden diese für die Kostenkontrolle verwendet, um zu verhindern, dass Mitarbeiter ein festgelegtes Jahresbudget nicht überschreiten.

Die Anlage eine Maximalkontingents unterscheidet sich im Wesentlichen nicht von der Anlage eines Mindestkontingents mit Ausnahme der Kennzeichnung im dafür vorgesehene Feld "Maximal".

Abhängig vom Kontingentstyp wird in diesem Feld der maximal erlaubte Wert an Stunden oder Kosten innerhalb des Kontingentszeitraums angegeben.

Werden Ausbildungen erfasst, die zu einer Überschreitung des Maximalkontingents führen, liefert das Programm einen Hinweis mit der Option direkt in die Kontingentsauswertung einzusteigen und die Überschreitung im Detail anzusehen.

Hinweis 

Es ist auch möglich Mindest- und Maximalkontingente zu kombinieren. Beispielweise, wenn Mitarbeiter innhalb eines Zeitraums mindestens 20 Stunden jedoch nicht mehr als 50 Stunden an Fortbildungen absolvieren sollen.

Nicht alle Ausbildungen sind auch für die Kontingensverwaltung relevant, daher ist eine Kennzeichnungsmöglichkeit notwendig, ob und ich welcher Form Ausbildungen in die Kontingente einfließen. Diese Kennzeichnung kann an vier Stellen in der Ausbildungsverwaltung vorgenommen werden:

In den Parametern für das Personalinformationssystem kann festgelegt werden, welche Art von Kontingent bei der Neuanlage von Ausbildungsstämmen vorgeschlagen werden soll. Unabhängig davon ist es in der Folge auch möglich, diesen Vorschlag bei jedem Stamm und jeder Ausbildung auch abzuändern.

Eine weiterer Faktor für die Berücksichtungen von Ausbildungen in Kontingenten ist der Stichtag, der für die Ermittlung des Kontingents herangezogen wird. Ob hier vom Beginn oder vom Ende der Ausbildungen ausgegangen wird, kann ebenfalls in den Parametern eingestellt werden.

 

Bei der Anlage von neuen Ausbildungsstämmen wird der Kontingentstyp aus den PI Parametern vorgeschlagen. Dieser kann jedoch jederzeit verändert werden.

Ausbildungsstämme, die gar keine Berücksichtigung in den Kontingenten finden sollen, können auch als "Kontingent-Befreit" gekennzeichnet werden.

Achtung! 

Wenn die kontingentsrelevanten Felder auf am Ausbildungsstamm verändert werden, hat dies nur Auswirkung auf die Anlage von zukünftigen Ausbildungen. Jene Ausbildungen die bereits auf Basis dieses Stamms angelegt und eventuell abgeschlossen wurden bleiben von der Änderung unberührt. Dadurch kann es nicht passieren, dass "alte" Kontingentsauswertungen und Zeiträume ungewollt verändert werden.

Sollen einzelne Teilnahmen anders behandelt werden als die zugrundeliegende Ausbildung, kann auch im Detail bei jeder Teilnahme entschieden werden, ob diese in ein Ausbildungskontingent einfließen soll oder nicht. Im Zuge der Anlage von Teilnahmen werden diese Felder mit den kontingentsbezogenen Einstellungen auf der jeweiligen Ausbildung initialisiert.

 

Hinweis 

Durch diese flexible Anpassbarkeit ist es möglich, dass Ausbildungen die allgemein keinen kontingentsrelevanten Charakter haben, dennoch bei einzelnen Mitarbeitern berücksichtigt werden und umgekehrt.

In der Kontingentsauswertung wird ein Überblick über alle aktiven und früheren Kontingente angeboten. Neben den Informationen, welche Ausbildungen in das Kontingent einfließen, wird auch angezeigt, wie viele Stunden oder welcher Kostenanteil bereits verbraucht wurden, wie viel bereits verplant und wie viel noch offen ist.

 

Pers.-Nr.	Die Personennummer wird bei der Anlage einer Person vergeben. Sie wird anhand des entsprechenden Nummernkreises für die jeweilige Personenart ermittelt. Personennummernkreise werden im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise verwaltet.  Hinweis Eine nachträgliche Änderung der Personennummer ist nur mit Hilfe der entsprechenden Hilfsprogramme möglich. Sie finden diese im Paket CRM unter Stammdaten → Hilfsprogramme. Bitte beachten Sie vor dem Ausführen einer Umstellung unbedingt die Hilfe zum Fenster im Umstellprogramm!
Nachname	Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis    Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname" Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname). Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!
Vorname	Erfassen Sie den Vornamen der Person.
Von	Datum, ab dem das Kontingent zu laufen beginnt.
Bis	Endedatum, bis zu dem das Kontingent läuft.
Höhe	Höhe des Kontingents, das im definierten Kontingentszeitraum verbraucht werden muss bzw. darf (ohne Übertrag, mit ev. Aliquotierung).
Soll	Stunden oder Kosten, die im Kontingentszeitraum absolviert werden müssen/dürfen (inkl. Übertrag, sofern vorhanden).
Ist	Anzahl der Stunden oder Kosten, die innerhalb des Kontingents verbraucht worden sind und für das Kontingent relevant waren.
Geplant	Anzahl der Stunden oder Kosten im Kontingentszeitraum, die geplant (als Teilnahme erfasst) sind, jedoch noch nicht stattgefunden haben.
Rest	Stunden oder Kosten im Kontingent, die noch bis zum Ende des Zeitraums verbraucht werden müssen/dürfen.
Übertrag	Positive oder negative Menge an Stunden oder Kosten, die aus dem Vorkontingent in das aktuelle Kontingent übernommen werden (wird zur Höhe addiert).
Text	Zusätzliche textliche Information bezogen auf das Kontingent
autom. Übtr.	Legt fest, ob ein positives oder negatives Restkontingent automatisch in das neue Kontingentsintervall übernommen wird.

 

Hinweis 

Im gelben Fenstermenü können im Menüpunkt Ansicht die bereits abgeschlossenen Ausbildungskontingente früherer Perioden zur Ansicht gebraucht werden.

Die Ausbildungen im Kontingent werden vom Programm mit jener Farbe markiert, die der Farbe des Diagramms entspricht. D.h. Teilnahmen, die noch in das Ist des Kontingents fallen, erhalten auch diese Farbe, ebenso wie Teilnahmen, die unter geplant oder einen Vorgriff fallen.

Da in manchen Fällen (vor allem mit sehr vielen Teilnahmen) die Übersicht leiden kann, ist es im gelben Fenstermenü unter Ansicht möglich, die farbige Darstellung der Datenzeilen ein- bzw. auzuschalten.