Bewerber auf Mitarbeiter umstellen
Grundlegende Informationen zum Thema Personalinformation finden Sie unter Erste Schritte.Weiterführende Informationen finden Sie unter Bewerber ins Echtsystem übernehmen sowie unter Jobs.
PI → Bewerber → Jobs → Bewerbungen → Funktionen → Bewerber auf Mitarbeiter umstellenIm Fenster "Bewerber auf Mitarbeiter umstellen" kann die Umstellung vom Bewerber zum Mitarbeiter durchgeführt werden. Das Feld "Mitarbeiter bearbeiten" ermöglicht die Auswahl, ob der Bewerber als PI Mitarbeiter oder LOHN Dienstnehmer umgestellt werden soll. Ebenso kann aus den Vorlagen eine Checkliste geladen werden. Diese kann beim Onboarding eines neuen Mitarbeiters hilfreich sein, damit alle Tätigkeiten erledigt werden.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Bewerber auf Mitarbeiter umstellen
Wird ein Bewerber zum Mitarbeiter, kann über die Funktion "Bewerber auf Mitarbeiter umstellen" der Bewerber auf Mitarbeiter umgestellt werden.
Alle hinterlegten Daten werden in den NTCS Mitarbeiterstamm sowie in die Lohnverrechnung (inkl. automatischer Anmeldung) mitübernommen.
Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
| Firma | Hier wird die Firma vorgeschlagen, unter welcher der Bewerber momentan angelegt ist. |
| Bewerber | In diesem Fenster ist der Bewerber zu hinterlegen, welcher umgestellt werden soll. |
| Auf Firma | Hier ist die Zielfirma auszuwählen, auf die der Bewerber umgestellt werden soll. Auf Basis des Feldes "Firma Arbeitsbeginn" kann die Zielfirma als Vorschlagswert definiert werden. |
| Auf Personennummer | Hier ist die neue Nummer des Mitarbeiters einzutragen. |
| Eintrittsdatum | In diesem Fenster ist das Eintrittsdatum zu erfassen. Auf Basis des Feldes "Arbeitsbeginn" kann das Eintrittsdatum als Vorschlagswert definiert werden. |
| Mitarbeiter bearbeiten | Folgende Optionen stehen zur Verfügung: 0 - Nein 1 - PI Mitarbeiter 2 - LOHN Dienstnehmer Durch die Auswahl Nein wird der Bewerber im Hintergrund auf einen CRM/PI Mitarbeiter umgestellt, ohne ihn anschließend zu öffnen. Durch die Auswahl PI Mitarbeiter wird der Bewerber auf einen CRM/PI Mitarbeiter umgestellt und es wird im Zuge der Umstellung die PI Mitarbeiter-Bearbeitungsmaske geöffnet. Durch die Auswahl LOHN Dienstnehmer wird der Bewerber auf einen LOHN Dienstnehmer umgestellt und es wird im Zuge der Umstellung die LOHN Dienstnehmer-Bearbeitungsmaske geöffnet.  |
| Checklistenvorlage | Bei der Umstellung "Bewerber zum Mitarbeiter" können Sie eine Vorlage definieren, welche automatisch für den neuen Mitarbeiter gestartet wird. Wichtig: Die Umstellung auf einen bestehenden Mitarbeiter wird nicht unterstützt. Damit das Feld "Checklistvorlage" angeboten wird, muss dieses über den PI Parameter "Checklistvorlage" aktiviert werden. Den PI Parameter finden Sie unter PI → Stammdaten → Einstellungen → PI Parameter → Bewerber → Checklistvorlage → Ja. Für die Erstellung der Checklistvorlagen finden Sie weitere Informationen unter Checklistvorlagen. |
Hinweis
 | Bei der Umstellung eines Bewerbers auf einen Mitarbeiter besteht die Möglichkeit, eine freie Personennummer zu suchen, ohne das Umstellungsfenster verlassen zu müssen. Mithilfe des Icons beim Feld "Auf Personennummer" werden alle aktiven und inaktiven Mitarbeiter angezeigt, um so nach einer freien Nummer suchen zu können. Bei Verwendung des F8-Vorschlags im Feld "Auf Personennummer" wird auf den Mitarbeiter-Nummernkreis zugegriffen.  |
Die relevanten Parameter für die Funktion "Bewerber auf Mitarbeiter umstellen" befinden sich in den PI Parametern und in den CRM Parametern.
PI Parameter
PI Parametereinstellungen betreffend der Umstellung eines Bewerbers auf einen Mitarbeiter können unter PI → Stammdaten → Einstellungen → PI Paramter → "Bewerber" vorgenommen werden.
Steuert, ob bei der Funktion "Bewerber auf Mitarbeiter umstellen" nochmals die Dublettenprüfung aktiviert werden soll. 0 - Nein: Der Dublettencheck ist nicht aktiv. Es wird nicht auf vorhandene Mitarbeiter geprüft, die den Stammdaten des Bewerbers entsprechen (nicht empfohlen). 1 - Ja: Der Dublettencheck ist aktiv. Es wird auf vorhandene Mitarbeiter geprüft, die den Stammdaten des Bewerbers entsprechen. 2 - Ja, mit Sicherheitsabfrage: Der Dublettencheck ist aktiv. Es wird auf vorhandene Mitarbeiter geprüft, die den Stammdaten des Bewerbers entsprechen. Zusätzlich erscheint beim Zusammenführen die Sicherheitsabfrage "Möchten Sie wirklich diesen Mitarbeiter verwenden?". Wird die Sicherheitsabfrage mit "Ja" bestätigt, dann wird der Vorgang fortgesetzt. Wird die Sicherheitsabfrage mit "Nein" abgelehnt, dann wird der Vorgang abgebrochen. |
Dieser Dublettencheck stellt die Stammdaten des vorhandenen Bewerbers und des vorhandenen Mitarbeiters gegenüber. Bei der Übernahme kann entschieden werden, ob der Mitarbeiter verwendet werden soll oder nicht. Ist dies der Fall, werden Bewerber und Mitarbeiter zu einer Person umgewandelt, wobei die Stammdaten des vorhandenen Mitarbeiters verwendet werden.
Hinweis
| Bei einem Wiedereintritt erscheint nach der Abfrage "Möchten Sie die Personenstammdaten aktualisieren?" zusätzlich das Fenster "Bewerberumstellung".   Wird das Fenster "Bewerberumstellung" mit "Ok" bestätigt, dann wird bei einem bestehenden "PI Mitarbeiter" ...
Handelt es sich bei dem bestehenden "PI Mitarbeiter" auch um einen "LOHN Dienstnehmer", dann erscheint nach Bestätigung des Fensters "Bewerberumstellung" mit "Ok" zusätzlich das Fenster "Achtung" mit dem Hinweis "Die Stammdaten wurden aktualisiert. Um diesen Mitarbeiter zu aktivieren, wechseln Sie in den Lohndienstnehmer und führen Sie die Funktion "Wiedereintritt" aus.".  Mit der Schaltfläche "Ok" wird die Bewerberumstellung beendet und man muss im Nachgang in das Paket LOHN wechseln, um die Funktion Wiedereintritt aufzurufen. Mit der Schaltfläche "LOHN DN Wiedereintritt" wird sofort die Funktion Wiedereintritt aufgerufen. Voraussetzung dafür sind ausreichende Lohn-Berechtigungen sowie korrekte Lohn-Basiseinstellungen. |
Mit diesem Parameter kann gesteuert werden, ob die SVNR oder das Geburtsdatum bei der Dublettenprüfung als Pflichtkriterium verwendet werden soll. 0 - Optional: Bei der Einstellung "Optional" wird eine Dublettenprüfung auch ohne eine vorhandene SVNR und ohne Geburtsdatum durchgeführt. In diesem Fall sind lediglich der Vorname und der Nachname relevante Prüfparameter. 1 - Geburtsdatum verpflichtend: Es wird nur eine Dublettenprüfung durchgeführt, wenn auch ein Geburtsdatum erfasst worden ist. Fehlt diese Information, wird automatisch die Neuanlage eines Bewerbers bei der Übernahme in das Echtsystem gestartet. 2 - SVNR verpflichtend: Es wird nur eine Dublettenprüfung durchgeführt, wenn auch eine SVNR erfasst worden ist. Fehlt diese Information, wird automatisch die Neuanlage eines Bewerbers bei der Übernahme in das Echtsystem gestartet. |
Die Checklistvorlage aus diesem Parameter, wird automatisch bei jedem manuell neu angelegten Register im Datenschutzverzeichnis hinterlegt. Details lesen Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO. |
CRM Parameter
Unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter gibt es im Punkt 4 "Mitarbeiter" den Eintrag 5 "Umstellung Bewerber". Dort befinden sich die verfügbaren Parametereinstellungen.
Hinweis
| Die CRM Parameter "E-Mail-Adresse privat setzen" und "Telefonnummer privat setzen" finden Sie auch in den PI Parametern unter PI → Stammdaten → Einstellungen → PI Parameter → Allgemein. |
Bei der Umstellung eines Bewerbers auf einen Mitarbeiter (Hilfsprogramm Umstellen Bewerber zum Mitarbeiter) wird die bisherige Haupt-E-Mail-Adresse des Bewerbers als privat markiert und in die zusätzlichen E-Mail-Adressen (F8 beim Feld "E-Mail-Adresse") verschoben. 0 - Nein 1 - Ja |
Bei der Umstellung eines Bewerbers auf einen Mitarbeiter (Hilfsprogramm Umstellen Bewerber zum Mitarbeiter) wird die bisherige Haupt-Telefonnummer des Bewerbers als privat markiert und in die zusätzlichen Telefonnummern (F8 beim Feld "Telefonnummer") verschoben. 0 - Nein 1 - Ja |
Bei der Umstellung eines Bewerbers auf einen Mitarbeiter (Funktion "Bewerber auf Mitarbeiter umstellen") wird die Haupt-Telefonnummer des Bewerbers unter der hier eingestellten Telefonart auf die weiteren Telefonnummern des Mitarbeiters übernommen. |
Bei der Umstellung eines Bewerbers auf einen Mitarbeiter (Funktion "Bewerber auf Mitarbeiter umstellen") wird die Haupt-E-Mail-Adresse des Bewerbers unter der hier eingestellten E-Mail-Adressart auf die weiteren E-Mail-Adressen des Mitarbeiters übernommen. |
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