Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

CRM und DMS → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Fotos

In der Fotoverwaltung können Fotos erfasst/importiert werden. In verschiedenen Paketen (CRM, WWS, Anlagenbuchhaltung) können diese Fotos anschließend auf Stammdaten hinterlegt werden.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Wählen Sie hier die Firma, deren Fotos Sie verwalten möchten.

Fotos

In diesem Bereich werden die gespeicherten Fotos jener Firma angezeigt, die Sie im Einstiegsfeld eingegeben haben.

Über eine Combobox können Sie zwischen folgenden Kategorien wählen:

Personenfotos: Kunden, Mitarbeiter, Diverse Personen
Artikelfotos: für Artikelstammdaten (WWS)
Ressourcenfotos: für die Ressourcen
Anlagegutfotos: für die Anlagenbuchhaltung
Mengenkalkulationsfotos: für die Mengenkalkulationsmethoden (WWS)
Firmenfotos: Firmenlogos, welche auf der Firma in den Feldern "Firmenlogo groß" und "Firmenlogo klein" hinterlegt werden
Unterschriftfotos: Unterschriften von Mitarbeitern für die Verwendung in Reports
Eventfotos: Diese können für die Eventvorlage hinterlegt werden.

Beachen Sie auch die Anwendungsfälle von Fotos in den jeweiligen Kategorien.

Hinweis

Fotos anderer Anwendungen (z. B. Onlineumfrage ...) werden zur Zeit direkt in der jeweiligen Anwendung erfasst. Auf sie besteht von hier aus kein Zugriff.

Hinweis

Wenn im Fenster der Fotoverwaltung keine Combobox für die Fotokategorien angezeigt wird und das Speichern von Fotos nicht möglich ist, so sind keine Fotokategorien angelegt.

Die Fotokategorien können im Paket CRM über "Importe Standards" mit dem Punkt "CRM-Standards" importiert werden.
Fotokategorien könnten auch manuell in der Fotoverwaltung unter Extras → Firmenkategorie erfassen angelegt werden. In der Regel ist ein manuelles Erfassen aber nicht notwendig.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Ausdruck
Ausdruck Fotoliste mit Bildern	Sie erhalten eine Liste der gelisteten Fotos inkl. Fotovorschau und Stammdaten, die Sie drucken, archivieren oder auch per E-Mail versenden können.

Firmenkategorie erfassen

Erfassen Sie hier weitere Fotokategorien. Diese sind jedoch funktionell mit keiner Anwendung verknüpft. Sie stehen danach jedoch in der Combobox der Fotokategorien zur Verfügung.

Fotoinformationen anzeigen

Hier sehen Sie technische Details zum jeweiligen Foto.

Serverstatus anzeigen

Zeigt Details zum Speicherverfahren (Speicherung über Server versus direkter Verzeichniszugriff) und ob aus technischer Sicht Zugriff auf das Foto besteht.

Hinweis

Wenn Fotos auch in diversen Webanwendungen (z. B. Mitarbeiterfotos in BMD Com oder Fotos für die Onlineumfrage) angezeigt werden sollen, so ist zwingend die Speicherung über den Server notwendig.

Pfad

Hier gelangen Sie in die Pfadverwaltung. Dort können Sie je Fotokategorie festlegen, an welchem Ort am Server diese nach Anlage in der Fotoverwaltung abgelegt werden sollen.

Für Personenfotos ist in der Combobox allgemein die Ausprägung "Mitarbeiterfotos" zu wählen.

Fotos importieren

Hier gelangen Sie in einen Windows-Dialog, aus dem Sie Fotos direkt aus dem Datei-Explorer importieren können.

Die Fotos werden im Zuge des Imports angelegt. Die Fotobezeichnung wird aus dem Dateinamen (ohne Dateiendung) generiert. Die Datei wird automatisch jener Fotokategorie zugeordnet, welche in der Combobox rechts oben ausgewählt wird. Mittels Drag & Drop ist es auch möglich, entweder ein File oder einen ganzen Ordner (inkl. Unterordner) aus dem parallel geöffneten Datei-Explorer zu importieren (die Berechtigung zum Import vorausgesetzt). Fotos, welche nicht importiert werden konnten, werden im Zuge einer Meldung aufgelistet.

Extras

Hintergrundinformationen

Über "Neu (F5)" können Fotos manuell erfasst werden. Wählen Sie dazu vor der Neuanlage die Firma, in deren Fotoverwaltung das Foto verfügbar sein soll, sowie die gewünschte Fotokategorie.

Hinweis

Bevor in der Fotoverwaltung Fotos gespeichert werden können, muss ein Speicherpfad hinterlegt werden. Öffnen Sie dazu die Pfadverwaltung unter TOOLS → Tools → Administration → Pfade und legen Sie dort einen Speicherpfad an. Weitere Informationenen zur Anlage von Pfaden finden Sie unter Pfade.

Folgende Felder sollten jedenfalls befüllt werden:

Dateiname	Enthält den Namen der Bilddatei (z. B. Firmenlogo.jpg). Wählen Sie über das Symbol oder über F4 das gewünschte Foto aus dem Datei-Explorer aus, dass in der Fotoverwaltung abgespeichert werden soll.
Bezeichnung des Fotos	Bezeichnung des Fotos innerhalb der NTCS Fotoverwaltung (z. B. Name der Person oder Artikelbezeichnung).
Kategorie	Nummer der Fotokategorie, der dieses Foto angehört. Bei einer Neuanlage wird hier die in der Combobox gewählte Fotokategorie vorgeschlagen und kann nicht geändert werden. BMD-Standardkategorien: 1 = Personenfotos 2 = Artikelfotos 3 = Ressourcenfotos 4 = Anlagegutfotos 5 = Firmenfotos 6 = Mengenkalkulationsfotos 7 = Unterschriftfotos Sie haben die Möglichkeit, zur zusätzlichen Gliederung weitere Kategorien anzulegen. Alle eigene Kategorien müssen aber bei der Neuanlage über das Feld "Fotokennzeichen" einer Standardkategorie zugeordnet werden.

Auch ein Import von Fotos ist möglich.

Zulässige Dateiformate

Für die Anzeige in NTCS sind alle gängigen Formate zulässig. Beachten Sie, dass für die Anzeige in diversen Web-Anwendungen (z. B. Mitarbeiterfotos in BMD Com oder Fotos für die Onlineumfrage) nur solche Formate verwendet werden sollten, die die von den Benutzern verwendeten Internet-Browser auch darstellen können. Mit den gängigen Fotoformaten JPEG, JPG, PNG, GIF sollten Sie hier auf der sicheren Seite sein. TIFs sind in der Regel nicht möglich.

Zuordnung von Fotos

In allen Stammdatenmasken in NTCS, in denen das Feld "Foto" zur Verfügung steht, können Fotos aus der Fotoverwaltung zugeordnet werden. In der Regel kommt man über das Symbol

oder F4 in die betreffende Fotoliste und kann daraus das passende Foto auswählen.

In manchen Erfassungsmasken steht im Feld "Foto" auch das F8-Symbol

zur Verfügung. Über diese Schaltfläche gelangen Sie nicht in die Liste der Fotos, sondern in den Datei-Explorer. Wenn Sie hier ein Foto auswählen, wird dies mit dem Dateinamen in der Fotoverwaltung abgespeichert und gleichzeitig im Feld "Foto" zugeordnet.

Anwendungsfälle

Fotos im Kundenstamm	Können im Telefonprotokoll (Ansicht → Foto anzeigen) angezeigt werden (die Möglichkeit besteht auch für Kontaktpersonen, Diverse Personen, Gesellschafter und Angehörige).
Fotos im Mitarbeiterstamm	Können in der Mitarbeiterliste (Ansicht → Foto ein-/ausblenden) und im Besprechungsprotokoll angezeigt werden.
Fotos im Artikelstamm	Können über den Artikel-Navigator (WWS) über den Punkt "Foto" angesehen werden.
Fotos in der Anlagenbuchhaltung	Können im Anlagenexplorer dem Anlagegut zugeordnet und auch angezeigt werden.
Fotos in den Ressourcen	Können in verschiedenen Fenstern der Ressourcen angezeigt werden.
Fotos von Mengenkalkulation	Können im Fenster Mengenkalkulationsmethoden (WWS) für die Mengenkalkulation ins Feld "Diagramm" hinterlegt werden und werden hier angezeigt.
Hinterlegung von Firmenlogos	Firmenlogos aus der Fotoverwaltung können am Firmenstamm in den Feldern "Firmenlogo groß" und "Firmenlogo klein" hinterlegt werden. Diese Felder speichern eine Referenz auf die Fototabelle.
Verwendung von Fotos im Standardbrief	Auch im Modul "Standardbrief" können je nach Verfügbarkeit Datenfelder verwendet werden, welche beim Generieren des Briefes die zugeordneten Fotos einfügen.
Unterschriften am Mitarbeiterstamm	Fotos der Kategorie "Unterschriftfotos" können am Mitarbeiterstamm im Feld "Unterschrift" hinterlegt und nachfolgend in WWS Reports verwendet werden. Eine Verwendung im Standardbrief bzw. in LEA Honorarnoten ist derzeit NICHT möglich.

Vorschau

In diesem Bereich wird eine Vorschau des markierten Fotos angezeigt.

Mit Doppelklick auf die Vorschau öffnet sich ein Fenster mit Details zum Foto. Hier erhalten Sie Informationen zu Abmessungen, Dateigröße, Dateiformat. Dateiname und Pfad.