Vordienstzeiten erfassen
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.Allgemeines
Zeiträume vor dem aktuellen Dienstverhältnis werden in manchen Fällen für z. B. die Ermittlung des Urlaubsanspruchs oder Abfertigungsansprüche angerechnet. Darunter fallen insbesondere Zeiten beim selben Arbeitgeber, bei anderen Arbeitgebern, Zeiten der Selbstständigkeit, Schul- und Hochschulzeiten.
Bevor die Vordienstzeiten der Mitarbeiter erfasst werden können, müssen diverse Einstellungen in unterschiedlichen Programmen vorgenommen bzw. kontrolliert werden.
Achtung!
 | Keinesfalls dürfen Ruhendzeiten seit dem letzten arbeitsrechtlichen Eintritt, die nicht auf die Dienstzeit angerechnet werden sollen, als negative Vordienstzeiten erfasst werden! Zeiträume, wie zum Beispiel Mutterschutz, Karenz oder andere Ruhendzeiten, die nicht zur Dienstzeit gerechnet werden sollen, müssen als historische Dienstverhältnisse erfasst werden. Zudem gibt es unter LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge am Reiter "Dienstzeiten - Anrechnung" Möglichkeiten, wie und in welchem Ausmaß derartige Ruhendzeiten berücksichtigt werden sollen. |
Vordienstzeitarten
Das Programm "Vordienstzeitarten" im Paket LOHN → Stammdaten → weitere Stammdaten dient der Verwaltung der Vordienstzeitarten, die anschließend im Dienstnehmerstamm am Reiter "Vordienstzeiten" bei den einzelnen Dienstnehmer erfasst werden können. Wie in den meisten Stammdatenprogrammen existiert auch hier bereits ein Standard, der beliebig erweitert werden kann.
Anlage Vordienstzeitart
Bei der Anlage einer neuen Vordienstzeitart sind folgende Felder zu berücksichtigen:
Bezeichnung (Art) | Bezeichnung der Vordienstzeitart | ||||
Monate Urlaub | Die Vordienstzeitart kann hinsichtlich der Anrechnung beim Dienstnehmer begrenzt werden, indem hier die Anzahl der Monate hinterlegt wird, die für die Anwartschaft auf einen höheren Urlaubsanspruch maximal berücksichtigt werden darf. Beispiel
Bleibt das Feld leer, erfolgt keine Begrenzung, d. h., alle Jahre bzw. Monate, die auf dieser Vordienstzeit erfasst werden (im angeführten Beispiel wären es 10 Jahre), werden berücksichtigt. Wird der Wert "0 - nicht relevant" hinterlegt, bleiben die erfassten Werte bei der Ermittlung eines höheren Urlaubsanspruchs unberücksichtigt. Beispiel
 | ||||
Monate Krank | Die Vordienstzeitart kann hinsichtlich der Anrechnung beim Dienstnehmer begrenzt werden, indem hier die Anzahl der Monate hinterlegt wird, die für die Berechnung der Höhe des Anspruchs bei Krankheit bzw. Arbeitsunfall maximal berücksichtigt werden darf. Bleibt das Feld leer, erfolgt keine Begrenzung, d. h., alle Jahre bzw. Monate, die auf dieser Vordienstzeit erfasst werden, werden berücksichtigt. Wird der Wert "0 - nicht relevant" hinterlegt, bleiben die erfassten Werte bei der Ermittlung eines höheren Anspruchs für Krankheit bzw. Arbeitsunfall unberücksichtigt. (Beispiele siehe Feld Monate Urlaub). | ||||
Monate Jubiläum | Die Vordienstzeitart kann hinsichtlich der Anrechnung beim Dienstnehmer begrenzt werden, indem hier die Anzahl der maximal anrechenbaren Monate für die Berechnung des Jubiläumsanspruchs hinterlegt wird. Bleibt das Feld leer, erfolgt keine Begrenzung, d. h,. alle Jahre bzw. Monate, die auf dieser Vordienstzeit erfasst werden, werden berücksichtigt. Wird der Wert "0 - nicht relevant" hinterlegt, bleiben die erfassten Werte bei der Ermittlung des Jubiläumsanspruchs unberücksichtigt. (Beispiele siehe Feld Monate Urlaub). | ||||
Monate Abfertigung | Die Vordienstzeitart kann hinsichtlich der Anrechnung beim Dienstnehmer begrenzt werden, indem hier die Anzahl der maximal anrechenbaren Monate für die Berechnung des Abfertigungsanspruchs hinterlegt wird. Bleibt das Feld leer, erfolgt keine Begrenzung, d. h., alle Jahre bzw. Monate, die auf dieser Vordienstzeit erfasst werden, werden berücksichtigt. Wird der Wert "0 - nicht relevant" hinterlegt, bleiben die erfassten Werte bei der Ermittlung des Abfertigungsanspruchs unberücksichtigt (Beispiele siehe Feld Monate Urlaub). | ||||
innerhalb Unternehmen | Kennzeichen, ob die Vordienstzeit innerhalb oder außerhalb des Unternehmens war. Diese Unterscheidung ist für die Berechnung der Rückstellungen von Bedeutung. |
Standard-Vordienstzeitarten
Wie bereits erwähnt, wird von BMD ein Standard an Vordienstzeitarten ausgeliefert, der wie folgt aussieht:
- 1 - VDZ Urlaub eigene Firma (Anrechnungsmethode)
- 2 - VDZ Urlaub Fremdfirma (Anrechnungsmethode)
- 3 - VDZ Urlaub Selbstständigkeit (Anrechnungsmethode)
- 4 - VDZ Urlaub Schule > 9.Schulstufe (Anrechnungsmethode)
- 5 - VDZ Urlaub Hochschulzeiten 3 Jahre mit positiven Abschluss (Anrechnungsmethode)
- 6 - VDZ Urlaub Hochschulzeiten 4 Jahre mit positiven Abschluss (Anrechnungsmethode)
- 7 - VDZ Urlaub Hochschulzeiten 5 Jahre mit positiven Abschluss (Anrechnungsmethode)
- 10 - VDZ Urlaub eigene Firma (Zusammenrechnungsmethode)
- 11 - VDZ Krank eigene Firma (Zusammenrechnungsmethode)
- 12 - VDZ Jubiläum eigene Firma (Zusammenrechnungsmethode)
- 13 - VDZ Abfertigung eigene Firma (Zusammenrechnungsmethode)
- 50 - VDZ Urlaub
- 51 - VDZ Krank
- 52 - VDZ Jubiläum
- 53 - VDZ Abfertigung
Für die Anrechnungsmethode sind die Vordienstzeitarten 1 bis 7 vorgesehen. Hier ist die Anrechnung mit der Anzahl der Monate, die der Gesetzgeber jeweils hinsichtlich des erhöhten Urlaubsanspruchs vorsieht, begrenzt.
So sind beispielsweise Zeiten beim selben Arbeitgeber, bei anderen Arbeitgebern und Zeiten einer Selbständigkeit mit jeweils 5 Jahren (60 Monaten) begrenzt (siehe Vordienstzeitart 1, 2 und 3).
Hinweis
 | Zeiten, die beim selben Arbeitgeber, bei anderen Arbeitgebern und aus Selbständigkeit entstehen, sind insgesamt nur bis zum Höchstausmaß von fünf Jahren anzurechnen. Schulzeiten nach Erfüllung der Schulpflicht sind darüber hinaus bis zu einem Höchstausmaß von weiteren zwei Jahren anzurechnen. Die Einstellung, ob die Prüfung auf das Höchstausmaß erfolgen soll, wird in den LOHN Parametern (Paket LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter) unter Vordienstzeiten → Urlaub festgelegt (siehe auch Relevante LOHN Parameter). |
Achtung!
| Bei Jubiläums- und Abfertigungsrückstellungen werden die Vordienstzeitarten 12 und 13 als interne Vordienstzeiten gewertet, wohingegen die Vordienstzeitarten 52 und 53 als externe Vordienstzeiten gelten. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Standard erzeugen | Erzeugt die Standardvordienstzeitarten von BMD |
Relevante LOHN Parameter
Die folgenden Parametereinstellungen werden benötigt, um das Höchstausmaß anrechenbarer Firmenzeiten bzw. Firmen- und Schulzeiten zu prüfen.
LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Vordienstzeiten → Urlaub
Die gesamten Vordienstzeiten von der eigenen Firma, Fremdfirma und Selbstständigkeit werden mit diesem Höchstausmaß begrenzt (Standardwert: 60). Wenn der Wert jedoch 0 oder leer ist, dann wird kein Höchstausmaß berücksichtigt. | |
Die gesamten Vordienstzeiten von der eigenen Firma, Fremdfirma, Selbstständigkeit sowie Schulzeiten nach Erfüllung der Schulpflicht werden mit diesem Höchstausmaß begrenzt (Standardwert: 84). Wenn der Wert jedoch 0 oder leer ist, dann wird kein Höchstausmaß berücksichtigt. |
Hinweis
| Die Prüfung in Bezug auf das Höchstausmaß erfolgt nur, wenn die Erfassung bzw. der Import auf folgenden Standard-Vordienstzeitarten (kurz VDZ) durchgeführt wird:
|
Vordienstzeiten erfassen
Die Erfassung der Vordienstzeiten erfolgt unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Vordienstzeiten". Dort können anrechenbare Vordienstzeiten für Urlaub, Krank, Jubiläum und Abfertigung getrennt auf den entsprechenden Vordienstzeitarten erfasst werden.
Die Eingabe kann dabei entweder über das Von- und Bis-Datum (in diesem Fall werden die anrechenbaren Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt) oder über die Angabe der genauen Jahre, Monate und Tage erfolgen.
Hinweis
| Vordienstzeiten werden am Dienstverhältnis des Mitarbeiters gespeichert. Das heißt, wird beispielsweise der Dienstnehmer gelöscht, bleiben die erfassten Vordienstzeiten am Dienstverhältnis des Mitarbeiters trotzdem erhalten. |
Standardfeldauswahl – Vordienstzeiten
Ab DV-Nr. | Dienstverhältnis, ab dem die Anrechnung erfolgen soll. Hinweis
| ||||
Von-Datum | Wird das Von-/Bis-Datum angegeben, werden die anrechenbaren Jahre, Monate und Tage automatisch berechnet. | ||||
Bis-Datum | Wird das Von-/Bis-Datum angegeben, werden die anrechenbaren Jahre, Monate und Tage automatisch berechnet. | ||||
J | Anzahl der Jahre, die angerechnet werden. Eine Eingabe ist nur möglich, wenn kein Von- bzw. Bis-Datum erfasst worden ist. | ||||
M | Anzahl der Monate, die angerechnet werden. Eine Eingabe ist nur möglich, wenn kein Von- bzw. Bis-Datum erfasst worden ist. | ||||
T | Anzahl der Tage, die angerechnet werden. Eine Eingabe ist nur möglich, wenn kein Von- bzw. Bis-Datum erfasst worden ist. | ||||
Nr. (Art) | Angabe der Vordienstzeitart. Ausprägungen siehe LOHN → Stammdaten → weitere Stammdaten → Vordienstzeitarten. | ||||
Bezeichnung (Art) | Bezeichnung der Vordienstzeitart | ||||
Bezeichnung | Beliebiger Text, um beispielsweise die Firma bzw. Schule, bei der diese Vordienstzeit absolviert worden ist, genauer zu beschreiben. | ||||
+/- | Vorzeichen der Vordienstzeit
| ||||
Urlaub J/M/T | Zeigt die tatsächlich anrechenbaren Vordienstzeiten für Urlaub. Hinweis Beispiel
| ||||
Krank J/M/T | Zeigt die tatsächlich anrechenbaren Vordienstzeiten für Krank. | ||||
Jubiläum J/M/T | Zeigt die tatsächlich anrechenbaren Vordienstzeiten für Jubiläum. | ||||
Abfertigung J/M/T | Zeigt die tatsächlich anrechenbaren Vordienstzeiten für Abfertigung. |
Vordienstzeiten erfassen anhand eines Beispiels
Beispiel
 | Der Dienstnehmer hat anrechenbare Schulzeiten (5 Jahre) und Hochschulzeiten (3 Jahre) sowie Vordienstzeiten in Form eines Praktikums bei der eigenen Firma (1 Jahr und 6 Monate) und Vordienstzeiten bei zwei Fremdfirmen (1.1.2006 - 31.3.2007 und 1.4.2007 - 30.11.2009). Die Zeit des Praktikums bei der eigenen Firma soll nicht nur für den Urlaub sondern auch für Krank und Jubiläum angerechnet werden. Da der Dienstnehmer 2010 eingetreten ist, ist die Berücksichtigung des Praktikums für eine Abfertigung kein Thema. Folgende Vordienstzeiten wurden erfasst: 
Für Krank und Urlaub erfolgt keine Begrenzung. |
Hinweis
| Die Prüfung auf das Höchstausmaß wird immer von oben nach unten durchgeführt und erfolgt nur, wenn die Erfassung auf folgenden Standard-Vordienstzeitarten vorgenommen wird:
Hochschulzeiten werden bei der Prüfung auf das Höchstausmaß nicht berücksichtigt. |
Felder zur manuellen Übersteuerung
Sollen die errechneten Zeiten manuell eingetragen werden, werden die folgenden Felder (aus der Feldauswahl 
) benötigt:
) benötigt: Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Jahre für Urlaub in diesem Feld angegeben werden. | |
Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Monate für Urlaub in diesem Feld angegeben werden. | |
Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Tage für Urlaub in diesem Feld angegeben werden. | |
Datum, mit dem die ermittelten Werte zuletzt manuell abgeändert worden sind. | |
Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Jahre für Krank in diesem Feld angegeben werden. | |
Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Monate für Krank in diesem Feld angegeben werden. | |
Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Tage für Krank in diesem Feld angegeben werden. | |
Datum, mit dem die ermittelten Werte zuletzt manuell abgeändert worden sind. | |
Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Jahre für Jubiläum in diesem Feld angegeben werden. | |
Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Monate für Jubiläum in diesem Feld angegeben werden. | |
Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Tage für Jubiläum in diesem Feld angegeben werden. | |
Datum, mit dem die ermittelten Werte zuletzt manuell abgeändert worden sind. | |
Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Jahre für Abfertigung in diesem Feld angegeben werden. | |
Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Monate für Abfertigung in diesem Feld angegeben werden. | |
Wird das Von-/Bis-Datum eingegeben, werden die Jahre, Monate und Tage vom Programm ermittelt. Sollen diese Werte aber übersteuert werden, können die anrechenbaren Tage für Abfertigung in diesem Feld angegeben werden. | |
Datum, mit dem die ermittelten Werte zuletzt manuell abgeändert worden sind. |
Beispiel
| Es wird eine Vordienstzeit mit Datum 01.04.2010 bis 31.10.2012 erfasst. Vom Programm werden automatisch 2 Jahre und 7 Monate errechnet. Aus bestimmten Gründen sollen dem Mitarbeiter von dieser Zeit aber nur 1 Jahr und 5 Monate angerechnet werden.  Der Vorteil besteht nun darin, dass die gesamte VDZ erfasst werden kann und somit protokolliert ist. Darüber hinaus wird der Änderungszeitpunkt im Feld "Urlaub letzte manuelle Änderung" festgehalten. |
Hinweis
| Werden die vom Programm errechneten Werte manuell übersteuert, kann die Prüfung in Bezug auf das Höchstausmaß nicht mehr korrekt durchgeführt werden. Aus diesem Grund sollte eine manuelle Übersteuerung der errechneten Werte nur in Ausnahmefällen erfolgen. |
Spezialfälle zur Vordienstzeitenanrechnung
In diesem Kapitel werden anhand von Beispielen Besonderheiten bei der Anrechnung von Vordienstzeiten thematisiert.
Wiedereintritt
Im Fall eines Wiedereintritts kann angegeben werden, ob die Zeit des letzten Dienstverhältnisses als Vordienstzeit eingetragen werden soll.
Beispiel
| Ein Mitarbeiter war vom 01.03.2019 bis 15.03.2025 (6 Jahre und 15 Tage) im Unternehmen beschäftigt und tritt am 01.04.2025 wieder ein (Details zur Anlage siehe Funktion Wiedereintritt). Die Zeiten des letzten Dienstverhältnisses sollen als Vordienstzeit für Abfertigung (Zusammenrechnungsmethode) und Urlaub (Anrechnungsmethode) angelegt werden. |
Beim Ausführen der Funktion wird ein neues Dienstverhältnis angelegt,
auf dem folgende Vordienstzeiten eingetragen werden:
Nicht anrechenbare Ruhendzeiten
Abhängig davon, wie der Ruhendstatus (Mutterschutz, Karenz, Präsenzdienst ...) unter LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge am Reiter Dienstzeiten - Anrechnung eingestellt worden ist, werden die Ruhendzeiten entsprechend berücksichtigt bzw. wieder herausgerechnet.
Beispiel
| Der Mitarbeiter ist seit 01.01.2001 beschäftigt und tritt mit 15.01.2013 aus dem Unternehmen aus. Das Beschäftigungsverhältnis beinhaltet zwei Karenzen mit jeweils zwei Jahren. Am 01.07.2016 erfolgt ein Wiedereintritt, wobei das vorherige Beschäftigungsverhältnis als Vordienstzeit für Abfertigung und Urlaub angerechnet werden soll. Ruhendzeiten werden entsprechend der hinterlegten Dienstzeitenanrechnung im KV berücksichtigt. |
Bestehende Dienstverhältnisse
Die Dienstverhältnisse 3 und 6 sind Karenzzeiten. Die Dienstverhältnisse 2 und 5 sind Mutterschutzzeiten.
Vordienstzeitarten (unter LOHN → Stammdaten → Weitere Stammdaten)
Die Vordienstzeitarten "1 - VDZ Urlaub eigene Firma" und "5 - VDZ Urlaub Hochschulzeiten" sind nur für den Urlaub relevant und auf 60 bzw. 36 Monate beschränkt. Für die Vordienstzeitart "13 - VDZ Abfertigung eigene Firma" besteht hinsichtlich der Abfertigung keinerlei Begrenzung.
Dienstzeitenanrechnung im KV
Im Kollektivvertrag wurden folgende Einstellungen getroffen: Mutterschutzzeiträume werden für den Urlaub und auch für die Abfertigung angerechnet. Karenzzeiten bis zum Jahr 2018 werden für den Urlaubsanspruch nur im Ausmaß von 10 Monaten für die 1. Karenz bei der Firma berücksichtigt. Ab 2019 gilt diese Regel für jede Karenz, nicht nur für die erste. Bei der Abfertigung werden Karenzzeiten nicht berücksichtigt.
Vordienstzeit vor Wiedereintritt
Die Mitarbeiterin hat zudem eine anrechenbare Vordienstzeit, da sie 3 Jahre studiert hat.
Wiedereintritt mit 01.03.2025
Durch Eingabe dieses Wiedereintritts wird das Dienstverhältnis 8 angelegt, welches einen echten (arbeitsrechtlichen) Eintritt darstellt.
Vordienstzeit nach Wiedereintritt
Gesamte Dienstzeit vom 01.01.2001 bis 15.03.2013 = 12 Jahre, 2 Monate und 15 Tage
Für Urlaub werden 3 Jahre und 2 Monate Karenzzeit in Abzug gebracht, da wegen der Einstellungen im Kollektivvertrag am Reiter "Dienstzeiten - Anrechnung" nur 10 Monate der 1. Karenz angerechnet werden dürfen (roter Rahmen) .
Weil die Vordienstzeitart "1 - VDZ Urlaub eigene Firma" auf 5 Jahre (= 60 Monate) beschränkt ist, werden für den Urlaub nur 5 Jahre gerechnet (grüner Rahmen).
Die drei Jahre Hochschulzeit zählen natürlich weiterhin.
Für die Abfertigung werden hingegen 4 Jahre abgezogen, da laut KV eine gesetzliche Karenz vor dem Jahr 2019 nicht für Abfertigungen relevant sind (roter Rahmen).
Eine weitere Einschränkung gibt es bezüglich der Abfertigung nicht, daher können die gesamten 8 Jahre, 2 Monate und 15 Tage für die Berechnung der Abfertigung herangezogen werden.
Hinweis
| Wenn Ruhendzeiten herausgerechnet werden müssen, wird kein Von- und Bis-Datum angegeben. Angezeigt werden ausschließlich die entsprechenden Jahre, Monate und Tage.  Zum besseren Verständnis werden in der Spalte Bezeichnung die Dienstzeit sowie die DV-Nr. der nicht anrechenbaren Ruhendzeiten ausgewiesen.  |
Wechsel auf ein Angestelltendienstverhältnis
Auf die Dauer des Angestelltendienstverhältnisses sind beim selben Dienstgeber zurückgelegte Lehrzeiten und Arbeiter-Dienstzeiten laut AngG nicht für Krank-Ansprüche anzurechnen. Eventuelle Anrechnungsbestimmungen des anzuwendenden Kollektivvertrages sind nicht zu beachten. Eine freiwillige Besserstellung ist natürlich ebenso möglich. Diese Regelung betrifft lediglich die Anrechnung der Dienstzeit für Krank-Ansprüche!
Aus diesem Grund gibt es unter LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge am Reiter "Allgemein" folgende Felder:
Die Standardausprägungen dieser Felder sind "Nein", die der gesetzlichen Regelung entsprechen. Dementsprechend erfolgt bei einem Wechsel von einem Arbeiter- bzw. Lehrlingsdienstverhältnis auf ein Angestelltendienstverhältnis ein Eintrag mit negativem Vorzeichen am Reiter Vordienstzeiten im Dienstnehmerstamm, sodass die nicht anzurechnenden Dienstzeiten abgezogen werden.
Sieht der Kollektivvertrag jedoch eine Anrechnung bei einem Wechsel auf ein Angestelltendienstverhältnis für Krank-Ansprüche vor bzw. ist eine Besserstellung gewünscht, dann sind die Ausprägungen "Ja" zu wählen.
