Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

Lohnverrechnung → Weitere Funktionen → Import und Export → Dienstnehmer → Kostenverteilungen importieren

Mit diesem Programm kann die Kostenverteilung je Dienstnehmer importiert werden.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Bevor der Import gestartet werden kann, müssen folgende Eingaben getätigt werden:

Firma

Eingabe der Firma, für die der Import durchgeführt werden soll. Bleibt dieses Feld leer, werden alle in der Datei enthaltenen Datensätze importiert. Wird eine Firma ausgewählt, werden nur die Datensätze mit der entsprechenden Firmennummer importiert.

Schnittstelle

Auswahl der Importschnittstelle, die den benötigten Satzaufbau (wird in der Importvorschau angezeigt) enthält.

Hinweis

Der Satzaufbau der Importdatei muss mit dem Aufbau der ausgewählten Schnittstelle übereinstimmen. Ist das nicht der Fall, muss entweder eine neue Schnittstelle definiert oder die bestehende (wenn nicht anderweitig benötigt) über die

Feldauswahl angepasst werden.

Über das blaue Fragezeichen (zu finden in der mittleren Buttonbar) öffnet sich eine Exceldatei, die alle verfügbaren Importfelder (inklusive der Feldnamen und der entsprechenden Ausprägungen (wo eindeutig)) des Programms enthält.

Importdatei/Importverzeichnis

Auswahl der Importdatei bzw. des Importverzeichnisses, in dem die Datei(en) liegt (liegen).

Folgende Eingabevarianten sind möglich:

Dateiname (z. B. C:\Temp\Import.csv)
Verzeichnis (z. B. C:\Temp)
Verzeichnis + Dateiendung (z. B. C:\Temp\*.csv → alle CSV-Dateien aus dem Temp-Verzeichnis werden importiert)
Verzeichnis + Dateimaske (z. B. C:\Temp\Imp*.csv)
Mehrere Dateien bzw. Verzeichnisse durch Komma (Beistriche) getrennt (z. B. C:\Import.csv, C:\Temp, C:\Daten\*.csv)

Wichtig: Die Datei muss nicht zwingend im CSV-Format gespeichert werden. Ab der Version 16.46. ist auch der Import von .XLS-, .XLSX bzw. .XML-Dateien möglich.

Der Import von XLS- und XLSX-Dateien kann durch die Verwendung eckiger Klammern, eines Rufzeichens und des Namens des Tabellenblatts auf ein bestimmtes Tabellenblatt innerhalb der Importdatei eingeschränkt werden. Beispiel: C:\Temp\Import.xlsx[!Tabelle2]

Wichtig: Das Verzeichnis bzw. der Pfad darf kein Komma (keinen Beistrich) beinhalten, da das Komma als Trennzeichen zur Auswahl mehrerer Dateien bzw. Verzeichnisse genutzt wird.

Werden mehrere Dateien oder wird ein Ordner (ein Verzeichnis) ausgewählt, erscheint im Bereich "Vorschau" eine Combobox, mit der eine beliebige Datei selektiert und in der Vorschau angezeigt werden kann. Importiert werden alle Dateien, die den Einstellungen in diesem Feld entsprechen. Das heißt, die angesprochene Combobox ist nicht als Auswahl für den Import, sondern als Auswahl für die Anzeige in der Vorschau zu verstehen. Alle Dateien werden nach dem Dateinamen aufsteigend sortiert importiert. Die Reihenfolge in der Combobox entspricht der Reihenfolge, wie die Dateien importiert werden. Falls sichergestellt werden muss, dass die korrekte Reihenfolge, in der die Dateien importiert werden, eingehalten wird, muss die Dateibezeichnung mit einem Timestamp mit folgendem Aufbau beginnen: <YYYYMMDDHHmmss>

Hinweis

Die Importdatei bzw. das Importverzeichnis kann auch fix in den LOHN Parametern unter Punkt "Import" bzw. im Menü Extras → allgemeine bzw. firmenbezogene Einstellungen hinterlegt werden.

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Vorschau

In der Importvorschau sehen Sie den Satzaufbau der ausgewählten Importschnittstelle und den Inhalt der zu importierenden Datei.

Über die

Feldauswahl können auch zusätzliche Felder hinzugefügt bzw. entfernt werden. Soll die bestehende Schnittstelle nicht verändert werden, muss eine neue Schnittstelle angelegt werden.

Wie bereits erwähnt, ist auch der Inhalt der Datei sichtbar, sobald eine Importdatei ausgewählt wird.

Funktionen zur Schnittstellendefinition

Folgende Funktionen stehen in der Importvorschau zur Verfügung:


Doku-Zeile definieren	Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn die Schnittstelle über eine Doku-Zeile verfügt. Mit dieser Funktion kann die Doku-Zeile für die markierte Spalte hinterlegt werden.
fixe Spaltenlänge	Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn die Schnittstelle über fixe Spaltenlängen verfügt. Mit dieser Funktion kann die Spaltenlänge für die markierte Spalte hinterlegt werden.
Makro nach Lesen	Über ein Makro kann eine Filterung auf die zu importierenden Daten vorgenommen werden. Das Makro wird direkt nach dem Lesen der Importdatei ausgeführt. Ist ein Makro hinterlegt, dann ändert sich das Icon in .
Makro vor Schreiben	Über ein Makro kann eine Filterung auf die zu importierenden Daten vorgenommen werden. Das Makro wird direkt vor dem Schreiben der Importdatei aufgeführt. Ist ein Makro hinterlegt, dann ändert sich das Icon in .

Datensätze vom Import ausschließen

Es gibt in allen HRS-CSV-Importprogrammen die Möglichkeit, bestimmte Datensätze vom Programm auszuschließen.

Durch einen Mausklick auf das rote x

deaktivieren bzw. auf das grüne Häkchen

aktivieren Sie einen Datensatz und wechseln auf den nächsten. Dabei werden deaktivierte Datensätze kursiv, durchgestrichen und grau dargestellt (siehe Beispiel).

Hinweis

Die Information der gesperrten Datensätze bleibt jedoch nur temporär erhalten – d. h., solange das Programm geöffnet ist. Wird das Programm geschlossen und erneut geöffnet, sind wieder alle Datensätze aktiv gestellt.

Beispiel

Diese Abbildung zeigt die Darstellung deaktivierter Datensätze (kursiv, durchgestrichen und grau) in der Vorschau. Diese Datensätze werden nicht importiert.

Mögliche Importfelder

Feldname	Feldbezeichnung	Datentyp	Hinweis
DVH_DIENSTV_FIRMENNR	DV-Firma	N (10)	Firma, bei der das Dienstverhältnis angelegt wurde.
MIT_MITARBNR	Mitarb-Nr	N (10)	Mitarbeiternummer Führende Nullen werden ignoriert.
DVH_DIENSTVLFDNR	DV-Nr	N (4)	bei mehreren Dienstverhältnissen Achtung: Wird kein Dienstverhältnis im Feld "DVH_DIENSTVLFDNR" angegeben bzw. wird kein Dienstverhältnis über das Feld "HRS_DVNR_STICHTAG" ermittelt, dann wird immer auf das Haupt-DV - ungeachtet des Abrechnungsmonats oder Abrechnungsstatus - importiert.
HRS_DVNR_STICHTAG	DVNrStichtag	Datum	Eingabeformat: TT.MM.JJJJ Wird keine DV-Nummer angegeben, so wird über dieses Feld das an diesem Tag gültige aktive Dienstverhältnis ermittelt. Achtung: Wird kein Dienstverhältnis im Feld "DVH_DIENSTVLFDNR" angegeben bzw. wird kein Dienstverhältnis über das Feld "HRS_DVNR_STICHTAG" ermittelt, dann wird immer auf das Haupt-DV - ungeachtet des Abrechnungsmonats oder Abrechnungsstatus - importiert.
LKV_JAHR	Jahr	N (4)	Eingabeformat YYYY
LKV_MONAT	Monat	N (2)	Eingabeformat MM
LKV_KOSTENSTELLE	Kostenstelle	A (20)	Kostenstelle
LKV_KOSTENTRAEGER	Kostenträger	A (20)	Kostenträger
LKV_ABTEILUNG	KORE-Abteilung	A (20)	KORE-Abteilung
LKV_DIMENSION	Dimension	A (20)	Dimension
LKV_GESCHAEFTSBEREICH	Geschäftsbereich	A (20)	Geschäftsbereich
LKV_WERT	Wert	N (24, 9)	Prozentwert oder Mengenwert
LAW_LANR	LA-Nr	N (4)	Lohnartennummer, nur bei Kostenverteilung individuell für Lohnarten relevant.
Firma	DVH_MIT_FIRMENNR		Firma, unter der der Mitarbeiter angelegt bzw. gespeichert wurde.

Beispiel

Es soll eine Kostenverteilung mit Kostenstellen und Kostenträgern importiert werden:

Hinweis

Bei "Kostenverteilung importieren" werden alle beim Dienstnehmer und Monat bereits vorhandenen Kostenverteilungen zuerst gelöscht und dann alle Datensätze entsprechend der Importdatei importiert. Dies gilt für den akutellen Monat als auch für Aufrollungsmonate.

Beispiel:

Kostenverteilung vor dem Import:

Kostenstelle 1	85
Kostenstelle 2	15

Importdatei:

Kostenstelle 1	85
Kostenstelle 2	15
Kostenstelle 3	30

Nach dem Import:

Kostenstelle 1	85
Kostenstelle 2	15
Kostenstelle 3	30

Würden die vor dem Import beim jeweiligen Dienstnehmer und in jeweiligen Monaten bereits vorhandene Kostenverteilung nicht entfernt werden, dann hätte man nach dem Import folgende Daten:

Kostenstelle 1	85 + 85 = 170
Kostenstelle 2	15 + 15 = 30
Kostenstelle 3	30

Die Kostenverteilungsimport benötigt somit immer alle Istdaten und nicht nur das Delta bei einem nachträglichen Import.

Hinweis

Der Import der Kostenverteilungen wird auch bei Vorliegen des Abrechnungsstatus L (abgerechnet) zugelassen. Allerdings wird folgende Warnung ins Logfile geschrieben:

"Monat x ist bereits abgerechnet - Bitte diesen Dienstnehmer neu abrechnen!"

Damit die importierte Kostenverteilung in der Abrechnung korrekt berücksichtigt wird, muss der Dienstnehmer erneut abgerechnet werden.

Hinweis

Folgender Makrotext, den man in die Funktion "Makro nach Lesen" einfügen kann, setzt das Feld "HRS_DVNR_STICHTAG" auf den letzten Tag des Basiseinstellungsmonats. Damit wird die Kostenverteilung auf jenem Dienstverhältnis importiert, welches am Monatsletzten aufrecht ist, was in den meisten Fällen gewünscht ist. Falls der Dienstnehmer zuvor untermonatig ausgetreten ist oder die Kostenverteilung (auch) auf einem anderen Dienstverhältnis gelten soll, ist eine manuelle Anpassung der Kostenverteilung notwendig.

Result := true;

Monat := MCU_LEN_MACRO_MONAT;

Jahr := MCU_LEN_MACRO_JAHR;

Datum := BMD_LASTDAY(Monat, Jahr);

BMD_SETDBVALUE('MCU_HRS_DVNR_STICHTAG', Datum);

Hinweis

Der Import ist nur dann möglich, wenn der Kostentyp in der KORE "aktuell" ist.

Betrachtet wird immer die als aktuelle KORE gekennzeichnete Kostenrechnung. Hat ein Kostentyp im Feld Kost-Evidenz eine der folgenden Ausprägungen, dann kann keine Kostenverteilung auf diesen Kostentyp importiert werden:

nicht buchen
nicht auswerten & buchen
nicht auswerten & buchen & anzeigen

Stattdessen wird auf die hinterlegte Stammkostenstelle oder den hinterlegten Stammkostenträger zurückgefallen. Diese Fälle sind in der Logdatei protokolliert.

Ist ein Kostentyp zeitlich nicht aktuell, das heißt das Endedatum ist bereits vorbei oder das Beginndatum liegt noch in der Zukunft, dann kann die Kostenverteilung dennoch importiert werden.

Hinweis

Das Importprogramm ist natürlich auch stapelfähig und kann in einen oder mehrere Lohnstapel aufgenommen werden (siehe Lohnstapelverwaltung). Der Import funktioniert jedoch nur, wenn im Stapelprogramm eine bestimmte Firma ausgewählt und die jeweilige Importdatei in den Lohnparametern hinterlegt worden ist.

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Hinweis

Eine passwortgeschützte Datei kann nicht importiert werden und die Vorschau wird nicht angezeigt, weil es sich um geschützte Daten handelt. Die Meldung "Fehler beim Öffnen der Datei "..." Invalid password to open or create a file" wird angezeigt.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen
Makro nach Lesen	Über ein Makro kann eine Filterung auf die zu importierenden Daten vorgenommen werden. Das Makro wird direkt nach dem Lesen der Importdatei ausgeführt.
Makro vor Schreiben	Über ein Makro kann eine Filterung auf die zu importierenden Daten vorgenommen werden. Das Makro wird direkt vor dem Schreiben der Importdatei aufgeführt.
Logdatei ansehen	Die Logdatei des Importprogramms kann auch nachträglich angesehen und kontrolliert werden.

Extras
Doku-Zeile definieren	Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn die Schnittstelle über eine Doku-Zeile verfügt. Mit dieser Funktion kann die Doku-Zeile für die markierte Spalte hinterlegt werden.
fixe Spaltenlänge	Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn die Schnittstelle über fixe Spaltenlängen verfügt. Mit dieser Funktion kann die Spaltenlänge für die markierte Spalte hinterlegt werden.
Datensatz für Import sperren	Mit dieser Funktion können Datensätze deaktiviert werden. Die Zeile wird dann kursiv, durchgestrichen und grau dargestellt.
Datensatz für Import aktivieren	Mit dieser Funktion können Datensätze wieder aktiviert werden.

Ansicht
Platzhalter: Werte in Spalten anzeigen	Bei Platzhalter-Spalten werden die Werte der Importdatei in der Importvorschau angezeigt.
Vorschau: Alle Importdatensätze anzeigen	Zeigt alle Importdatensätze in der Importvorschau an. Bei sehr umfangreichen Importdateien bedeutet dies Performance-Einbußen.
Vorschau: Doku-Zeile in Vorschau anzeigen	Bei Verwendung einer Doku-Zeile wird diese in der Importvorschau angezeigt.
Vorschau: Kennzeichen als Text anzeigen	Zeigt den "sprechenden" Text bei Kennzeichen an und nicht den Wert, welcher importiert wird.
Vorschau: Makro in Vorschau berücksichtigen	Makros werden zur Ermittlung der Importdatensätze in der Vorschau berücksichtigt.

Relevante LOHN Parameter

Folgende Einstellungen können in den LOHN Parametern für den Abrechnungsimport getroffen werden:

Importdatei/Importverzeichnis	An dieser Stelle kann das Importverzeichnis bzw. die Importdatei bereits fix hinterlegt werden. Folgende Eingabevarianten sind möglich: Dateiname (z. B. C:\Temp\import.csv) Verzeichnis (z. B. C:\Temp) Verzeichnis + Dateiendung (z. B. C:\Temp\.csv) Verzeichnis + Dateimaske (z. B. C:\Temp\Imp.csv) mehrere Dateien bzw. Verzeichnisse durch Kommas (Beistriche) getrennt (z. B. C:\Import.csv, C:\Temp, C:\Daten\.csv) Wichtig:* Die Datei muss nicht zwingend im CSV-Format gespeichert werden. Ab der Version 16.46. ist auch der Import von XLS- bzw. XLSX-Dateien möglich. Der Import von XLS- und XLSX-Dateien kann durch die Verwendung eckiger Klammern, eines Rufzeichens und des Namens des Tabellenblatts auf ein bestimmtes Tabellenblatt innerhalb der Importdatei eingeschränkt werden. Beispiel: C:\Temp\Import.xlsx[!Tabelle2] Wichtig: Das Verzeichnis bzw. der Pfad darf kein Komma (keinen Beistrich) beinhalten, da das Komma als Trennzeichen zur Auswahl mehrerer Dateien bzw. Verzeichnisse genutzt wird.
Schnittstelle	Über diesen Parameter kann die benötigte Import-Schnittstelle fix hinterlegt werden.
Importdatei umbenennen	Soll die Importdatei nach erfolgtem Import umbenannt werden, muss dieser Parameter auf "Ja" gestellt werden. In diesem Fall werden Datensätze, die nicht importiert werden konnten, in eine Datei eigene Err-Datei zusammengefasst. Heißt die Importdatei beispielsweise C:\Test.csv, dann heißt die Err-Datei C:\~Test_err.csv. Die Tilde am Anfang des Dateinamens verhindert, dass die "fehlerhaften" Datensätze immer und immer wieder importiert werden. Die Err-Datei ist zu korrigieren und umzubenennen. Der Dateiname darf keine Tilde enthalten. Danach kann der Import erneut gestartet werden. 0 - Nein 1 - Ja
Import in verspeicherten Monat	Hier ist festzulegen, wie der Import der Kostenverteilung für ein bereits verspeichertes Monat erfolgen soll. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 0 - Nein: Der Import von Datensätzen für bereits verspeicherte Monate wird abgeblockt. Probiert man es trotzdem, wird der Eintrag "Monat bereits verspeichert!" in der Logdatei protokolliert. 1 - Nur wenn noch keine Kostenvert. vorh.: Wenn noch keine Kostenverteilung für diesen Monat vorhanden ist, so werden die Datensätze importiert. Ansonsten wird ein Fehler mit dem Eintrag "Monat bereits verspeichert und Kostenverteilung bereits vorhanden!" in der Logdatei protokolliert. 2 - Falls KV vorh.->Aufr.v.nächsten Monat: Wie bei der Ausprägung "1 - Nur wenn noch keine Kostenvert. vorh." wird ins angelieferte Monat importiert, falls noch keine Kostenverteilung für diesen Monat vorhanden ist. Gibt es bereits eine Kostenverteilung in diesem Monat, wird die Kostenverteilung mittels Aufrollung vom nächsten Monat aus ins angelieferte Monat importiert.

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Siehe auch:

Dienstnehmer importieren

Vordienstzeiten importieren

Berechnungsbasis für Schnitte importieren

Fixwerte importieren