Berechnungseinstellungen für Urlaubsrückstellung
Alle Einstellungen für die Berechnung der Urlaubsrückstellungen können Sie in den Berechnungseinstellungen im Reiter "Urlaub" eingeben.
Das Feld "Berechnung Urlaubsrückstellung nach" ist für die automatische Berechnung des noch nicht erarbeiteten Urlaubs notwendig. Dabei wird festgelegt, ab welchem Datum das Urlaubsjahr des Dienstnehmers beginnt und zu welchem Zeitpunkt ihm der jährliche Urlaub zugeteilt wird.
Die Berechnung kann erfolgen nach
- Urlaubsjahrbeginn
- Kalenderjahr
- Eintrittsdatum
Werden die Dienstnehmerdaten aus dem BMD LOHN übernommen, wird im Feld "Beginn Urlaubsjahr (TT.MM.)" (Feld am Dienstnehmer) automatisch das im Lohn hinterlegte Urlaubsjahrbeginn-Datum hinterlegt.
Ist im Lohn kein Urlaubsjahrbeginn-Datum hinterlegt, so wird bei der Übernahme der Lohndaten das Eintrittsdatum im Feld "Beginn Urlaubsjahr (TT.MM.)" gespeichert.
Im Feld "Eingabe Urlaubsfelder am DNR in" ist einzustellen, ob es sich bei den in den Urlaubsfeldern hinterlegten Werten am Dienstnehmer um Tage oder Stunden handelt.
Die Eingabe kann wahlweise in
- Tagen oder
- Stunden
erfolgen.
Werden die Urlaubsfelder (Urlaubsteiler, Anspruch, Resturlaub etc.) am Dienstnehmer im Lohn und somit in der Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen in Stunden geführt, aber am Berechnungsnachweis soll auf Entgelt je Arbeitstag hochgerechnet werden, so sind im Feld "Anzahl der Stunden je Arbeitstag" die durchschnittlichen Stunden je Arbeitstag zu erfassen:
Bei einer 38,5-Stunden-Woche entspricht das einem Durchschnittswert von 7,7 Stunden je Arbeitstag.
Für die stundenweise Berechnung müssen beim Dienstnehmer die Urlaubswerte in folgenden Feldern in Stunden hinterlegt sein:
- Urlaubsanspruch
- Urlaub aus Vorjahren
- Urlaubsverbrauch
- Resturlaub
- Urlaubsteiler SR
- Urlaubsteiler UR
Beispiel 1
 | Wenn im Feld "Anzahl der Stunden je Arbeitstag" kein Wert eingetragen ist, wird am Berechnungsnachweis die Personalrückstellungsberechnung in Stunden dargestellt:   Für die Berechnung des Entgelts/Stunde inkl. Lohnnebenkosten (LNK) wird der Urlaubsteiler vom Dienstnehmerstamm übernommen. |
Beispiel 2
| Wenn im Feld "Anzahl der Stunden je Arbeitstag" ein Wert eingetragen ist, wird am Berechnungsnachweis die Personalrückstellungsberechnung in Tagen durchgeführt. Durch Rundungsvorgänge (z. B. wird das "Entgelt/Tag inkl. LNK" auf zwei Nachkommastellen gerundet) ergeben sich geringfügige Differenzen zwischen den beiden Berechnungsmethoden.   |
Allgemein
Wenn der Urlaubsanspruch bei Neueintritten (Eintritte im lfd. Personalrückstellungsjahr) aliquotiert werden soll, muss im Feld "Aliquotierung bei Neueintritt" die Einstellung mit "Ja" hinterlegt werden, da ansonsten für diese Dienstnehmer der eingegebene Urlaubsanspruch herangezogen wird.
Diese Einstellung wirkt sich nur bei Berechnung nach Kalenderjahr aus, weil bei der Berechnung nach Urlaubs-/Eintrittsjahr der Resturlaub automatisch aliquotiert wird.
Aliquotierung in der Nichtleistungszeitenverwaltung
Häufig wird bei Neueintritten der Urlaub bereits im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Nichtleistungszeiten" Urlaubsverwaltung aliquotiert. In diesem Fall muss in den Berechnungseinstellungen der Personalrückstellungen das Feld "Aliquotierung bei Neueintritt" auf "Nein" gestellt sein.
Für die Aliquotierung am Dienstnehmer in der Lohnverrechnung ist ein Lohnparameter (Nichtleistungszeiten) verantwortlich. Mit dem Parameter "Urlaubsaliquotierung bei Kalenderjahr" wird eine Reständerung erzeugt und somit am Dienstnehmer der aliquote Rest dargestellt. Sie finden diesen unter:
LOHN → Stammdaten→ Einstellungen → LOHN Parameter. Unter Nichtleistungszeiten kann als allgemeine oder firmenbezogene Einstellung beim Punkt Urlaub der genannte Parameter gefunden und eingestellt werden.
Beispiel
| Eintritt: 01.07.2021; Stichtag: 31.12.2021 Anspruch: 25 Tage, Verbrauch: 10 Tage; Resturlaub: 15 Tage |
Wenn im Feld "Aliqoutierung bei Neuantritt" die Ausprägung "Nein" ausgewählt wird, dann wird die Urlaubsrückstellung mit dem vollen Resturlaub gerechnet.
Keine Aliquotierung in der Nichtleistungszeitenverwaltung
Wird der Urlaub eines neu eingetretenen Dienstnehmers in den Dienstnehmerstammdaten im Paket LOHN → Stammdaten→ Dienstnehmer→ Nichtleistungszeiten nicht aliquotiert, sollte die Berechnungseinstellung im Feld "Aliquotierung bei Neueintritt" auf "Ja" eingestellt werden.
Beispiel
| Eintritt: 01.07.2021; Stichtag: 31.12.2021 Anspruch: 25 Tage, Verbrauch: 10 Tage; Resturlaub: 15 Tage |
Wenn im Feld "Aliqoutierung bei Neuantritt" die Ausprägung "JA" ausgewählt wird, dann wird die Urlaubsrückstellung mit dem aliquoten Resturlaub gerechnet.
25 Tage / 365 * 184 = 12,57 → Urlaubsanspruch für 2019: 12,57 - 10 (Verbrauch) = 2,60
25 Tage / 365 * 184 = 12,57 → Urlaubsanspruch für 2019: 12,57 - 10 (Verbrauch) = 2,60
Berechnung noch nicht erarbeiteter Urlaub
Im Feld "Berechnung noch nicht erarbeiteter Urlaub" im Fenster "Berechnungseinstellungen" können Sie definieren, ob der noch nicht erarbeitete Urlaub berechnet werden soll.
Zur Auswahl stehen die Ausprägungen:
- ja
- nein
Im Feld "Rundung noch nicht erarbeiteter Urlaub"können Sie einstellen, wie der noch nicht erarbeitete Urlaub gerundet werden soll. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:
- Kfm. Rundung auf zwei Nachkommastellen
- Aufrundung auf volle Tage
- Kfm. Rundung auf volle Tage
Urlaubsrückstellungen Unternehmensrecht (UR)
Im Bereich der Einstellungen für die unternehmensrechtliche Berechnung der Urlaubsrückstellungen ist lediglich das Feld "Umrechnungsfaktor Teiler UR" zu finden.
Steuerlich ist ein Teiler von 26 Werktagen bzw. 21,67 (gerundet 22) Arbeitstagen anerkannt. Unternehmensrechtlich ist der Teiler in der Regel kleiner, da betriebswirtschaftlich betrachtet die Leistungszeit als Grundlage herangezogen wird. Dazu sind die durchschnittlichen Abwesenheitszeiten, Krankheit, Urlaub etc. abzuziehen.
Ein unternehmensrechtlicher Teiler zwischen 17 und 20 ist gängige Praxis, aber auch der steuerrechtliche Teiler von 22 ist aus Gründen der Praktikabilität weit verbreitet.
Beispiel
| Im Unternehmen von Herrn Brot wird mit einer durchschnittlichen Abwesenheits- und Krankenstandzeit von 7 Arbeitstagen pro Jahr kalkuliert. Der unternehmensrechtliche Teiler berechnet sich wie folgt:  |
Möchten Sie nun unternehmensrechtlich einen Teiler von z. B. 18 verwenden, geben Sie im Feld "Umrechnungsfaktor Teiler UR" 18/22 ein, dann wird im Feld der Umrechnungsfaktor von 0,8182 angezeigt und in der Berechnung verwendet.
Bei Eingabe eines Umrechnungsfaktors wird mit jedem Berechnungsvorgang der unternehmensrechtliche Teiler automatisch aus dem steuerrechtlichen Teiler ermittelt.
Dabei wird gerechnet: Teiler UR = Teiler SR * Umrechnungsfaktor.
In dem IFRS Bereich sind folgende Felder einstellbar:
- IFRS-Teiler Angestellte
- IFRS-Teiler Arbeiter
Für die Berechnung des Urlaubsentgelts pro IFRS-Tag muss die Anzahl der IFRS-Tage pro Kalenderjahr für Angestellte und Arbeiter getrennt in den jeweiligen Feldern eingetragen werden.
Sperren und Archivieren der Personalrückstellungen
Nach Abschluss der Personalrückstellungsberechnung eines Mandanten sollten Sie die Personalrückstellungen sperren sowie die Berechnungseinstellungen und Berechnungsnachweise archivieren. Dies gewährleistet, dass der Originalzustand bei späteren Änderungen – aus welchem Grund auch immer – relativ einfach wiederhergestellt werden kann.
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