Pauschalierungsvereinbarung

 Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

Thema dieser Dokumentation sind Pauschalierungsvereinbarungen in der Lohnverrechnung. Darunter fallen grundsätzlich:

Durch eine Mehrstundenpauschale werden Mehrstunden bis zur gesetzlichen Normalarbeitszeit pauschal abgegolten. Zu beachten ist, ob und in welcher Höhe ein Zuschlag anzusetzen ist.

Durch die Vereinbarung einer Überstundenpauschale wird neben dem Lohn bzw. Gehalt eine gesonderte Pauschale für eine bestimmte Anzahl von Überstunden über der gesetzlichen Normalarbeitszeit abgegolten. Die Überstundenpauschale kann über eine bestimmte Menge oder einen bestimmten Betrag definiert werden.

Bei einer All-in-Vereinbarung wird ein Gesamtentgelt vereinbart, mit welchem verschiedene Entgeltansprüche des Dienstnehmers vergütet werden. Dies kann beispielsweise folgende Mehrleistungen beinhalten: Mehrstunden, Überstunden, Zulagen, Sonntags-, Feiertagsvergütungen oder eventuell auch Reisekosten.

In Kapitel 2 wird die Mehrstundenpauschale mit Automatik thematisiert.

Zur Abrechnung der Überstundenpauschale werden sowohl eine Automatik als auch Lohnarten zur manuellen Erfassung angeboten. In Kapitel 3 wird die Überstundenpauschale mit Automatik beschrieben. Beide, die Mehr- und Überstundenpauschale mit Automatik, stehen ab der Programmversion 26.25 zur Verfügung.

Im anschließenden Kapitel 4 wird die Überstundenpauschale mit manueller Betragseingabe vorgestellt.

Die Abrechnung von All-in-Vereinbarungen ist Thema des Kapitels 5.

In den Kapiteln 2 bis 5 werden die grundsätzlichen Einstellungen im Dienstnehmer- und Lohnartenstamm sowie Berechnungen erklärt. Daran anschließend werden Abrechnungsbeispiele in Kapitel 6 detailliert behandelt.

Vorlagen für Pauschalierungsvereinbarungen können mit dem NTCS Standardbrief im Paket LOHN vorbereitet werden. Im Anlassfall besteht die Möglichkeit, den Textbaustein einer Pauschalierungsvereinbarung in die Vorlage eines Standardbriefs einzupflegen. Das in späterer Folge unterfertigte Dokument können Sie im Personalakt bei dem entsprechenden Dienstnehmer ablegen. All dies ist Inhalt des Kapitels 7 Vereinbarung.

Die Verwaltung jener Stunden, die über die Überstundenpauschale hinausgehend geleistet werden, ist Thema des Kapitels 8 Gutstundenverwaltung.

Den Abschluss bildet Kapitel 9 Besonderheiten.

Damit die nachfolgend beschriebenen Berechnungen ordnungsgemäß funktionieren, muss der Monatsteiler des Dienstnehmers im gleichnamigen Feld hinterlegt sein.

Wird die Mehrstundenpauschale geändert oder nicht mehr gewährt, dann sind die entsprechenden Felder im Programm Dienstnehmer lediglich anzupassen. Die nachfolgend beschriebenen Lohnarten ermitteln den Betrag mit den jeweils gültigen monatlichen Stammdateneingaben.  

Zur Abrechnung der Mehrstundenpauschale werden grundsätzlich zwei Lohnarten verwendet:

Charakteristisch an diesen Lohnarten sind die Einstellungen in folgenden Feldern:

Die Lohnart 3300 "MStd.-Pauschale Grundlohn" hat zusätzlich folgende Besonderheiten:

Die Lohnart 3310 "MStd.-Pauschale Zuschlag" hat zusätzlich folgende Besonderheiten:

Nachfolgend sind die Lohnartenstammblätter abgebildet:

 

 

 

In den Berechnungen 3300 und 3310 wird zuerst der Grundbezug zur Ermittlung des Mehrstundensatzes festgestellt. Der entsprechende Teil in der Berechnung sieht folgendermaßen aus:

Falls der Grundbezug zur Ermittlung des Mehrstundensatzes noch weitere Entgeltbestandteile wie beispielsweise Prämien, Provisionen etc. beinhaltet, dann sind beide Berechnungen an den entsprechenden Stellen anzupassen.

In der Berechnung 3301 wird die durch die Mehrstundenpauschale abgegoltene Menge nach Kalendertagen aliquotiert.

Der Betrag wird anhand der Lohnarten- bzw. KV-Einstellung aliquotiert.

Sollte beispielsweise die Mehrstundenpauschale nach SV-Tagen aliquotiert werden, dann

Beachten Sie, dass es nur maximal 30 SV-Tage im Monat gibt und verwenden Sie sprechende Variablennamen.

Damit die Aufwände für den "MStd.-Pauschale Grundlohn" bzw. die "MStd.-Pauschale Zuschläge" auf Wunsch auf separaten FIBU Konten verbucht werden können, haben die zwei Lohnarten unterschiedliche "Konto-Ref.-Nr." hinterlegt. Standardmäßig sind zwar beide Kontoreferenzierungen gleich kontiert, dies kann jedoch leicht individualisiert werden.

Die Lohnart 3300 "MStd.-Pauschale Grundlohn" verfügt über die Einstellung "Mengen berücksichtigen", damit die in der Mehrstundenpauschale berücksichtigten Stunden an die Buchhaltung übergeben werden. Sollte dies nicht erwünscht sein, dann kann die Lohnarteneinstellung im Feld Mengen berücksichtigen geändert werden.

Es wird empfohlen, beide Lohnarten in die Lohnartengruppe 340 "Mehr- und Überstundenpauschale" aufzunehmen. Diese Lohnartengruppe wird üblicherweise in diversen Berechnungen für Urlaubsersatzleistung, gesetzliche Abfertigung, Rückstellungen usw. verwendet.

Ordnen Sie selbstständig - sofern notwendig und sinnvoll - die beiden Lohnarten noch anderen Lohnartengruppen zu.

In folgender Tabelle sind einige Eckpunkte zur mengen- und betragsmäßigen Überstundenpauschale gegenübergestellt.

Im Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer stehen am Reiter "Kollektivvertrag" folgende Felder zur Verfügung. Je nachdem, ob die Überstundenpauschale über die Menge oder den Betrag definiert ist, ist das entsprechende Feld zu befüllen und das jeweils andere frei zu lassen.

Wird die Überstundenpauschale geändert oder nicht mehr gewährt, dann sind die entsprechenden Felder im Programm "Dienstnehmer" lediglich anzupassen. Die nachfolgend beschriebenen Lohnarten ermitteln den Betrag mit den jeweils gültigen monatlichen Stammdateneingaben.

• 3500 "ÜStd.-Pauschale Grundlohn"
• 3510 "ÜStd.-Pauschale Zuschlag"

 

Nachfolgend sind die Lohnartenstammblätter abgebildet:

 

 

 

 

 

• sind die beiden Lohnarten im Feld Aliquotierung ODER ist der Kollektivvertrag im Feld Aliquotierung einzustellen
• UND die Berechnung 3501 ist an der entsprechenden Stelle anzupassen.

 

In den meisten Fällen ist ein Überstundenzuschlag in Höhe von 50 % mit einer Überstundenpauschale abgegolten. Sollte ein anderer Prozentsatz für den Überstundenzuschlag angesetzt werden, dann sind

entsprechend anzupassen.

 

 

Zur Abrechnung der Überstundenpauschale mit manueller Betragseingabe werden grundsätzlich drei Lohnarten verwendet:

 

Bei diesen Lohnarten sind sämtliche Beträge manuell zu errechnen, zu erfassen und anzupassen, sofern sich das Stundenausmaß oder der maßgebliche Grundbezug verändern. Mit der Lohnartenaktivierung werden die fixen Beträge des Vormonats in die Bruttoerfassung gestellt. Gegebenenfalls müssen die Beträge danach adaptiert werden.

Auf der Lohnart 3410 "ÜStd.-Pauschale Zuschlag §68 (2) frei" ist der Zuschlag für 10 freie Überstunden zu erfassen. Der Zuschlag von weiteren Überstunden ist auf der Lohnart 3420 "ÜStd.-Pauschale Zuschlag pfl." anzuführen.

Obwohl die Lohnarten keinen Monats- bzw. Überstundenteiler voraussetzen, wird empfohlen, beides im Dienstnehmerstamm zu hinterlegen.

Da die Lohnart 3410 "ÜStd.-Pauschale Zuschlag §68 (2) frei" nicht über eine Mengeneingabe verfügt, wird programmseitig davon ausgegangen, dass es sich um 15 Überstunden handelt. In Kombination mit der Mehrstundenpauschale (Kapitel 2) wird die Verwendung der Überstundenpauschale mit Automatik (Kapitel 3) empfohlen und explizit nicht die Überstundenpauschale mit manueller Betragseingabe.

Die Überstundenpauschale muss bei jeder Änderung des maßgeblichen Grundbezugs bzw. Stundenausmaßes manuell abgeändert werden. Insbesondere hervorzuheben sind KV-Vorrückungen, KV- und Gehaltserhöhungen sowie Wochenmodelländerungen.

Wird die Überstundenpauschale nicht mehr gewährt, dann sind die Fixwerte dieser Lohnarten manuell zu löschen, damit sie nicht versehentlich in Berechnungen berücksichtigt werden.

Obwohl die Lohnarten keinen Monats- bzw. Überstundenteiler voraussetzen, wird empfohlen, beides im Dienstnehmerstamm zu hinterlegen.

Zur Abrechnung einer All-in-Vereinbarung werden grundsätzlich drei Lohnarten verwendet:

Die Lohnart 3451 "ÜStd. Pauschale/All-in-Korrektur" hat zusätzlich folgende Besonderheiten:

 

Die Lohnarten 3450 und 3451 dienen lediglich der Umschichtung des im All-in enthaltenen Überstundenzuschlags gemäß § 68 (2). Die negative Lohnart reduziert die in der Lohnsteuer laufende Bemessungsgrundlage. Üblicherweise werden diese Lohnarten nicht am Lohnset angedruckt.

Achtung! 

Bei mehreren Dienstverhältnissen in einem Abrechnungsmonat ist die Abrechnung hinsichtlich der Berücksichtigung des § 68 (2) EStG zu korrigieren. Entfernen oder überschreiben Sie die Beträge der Lohnarten 3450 und 3451.

Bei einer All-in-Vereinbarung wird fix von einem Teiler in Höhe von 203 gemäß der Lohnsteuerrichtlinie 2002, Rz 1162 ausgegangen. Der Überstundenzuschlag für die nach § 68 Abs. 2 EStG lohnsteuerfreien 50%igen Überstunden wird ermittelt und letztlich auf den in § 68 Abs. 2 EStG definierten Höchstbetrag begrenzt.

Diese Berechnung kann optional zur Betragsermittlung der Lohnart 3450 hinterlegt werden. Es wird empfohlen, die Gesetzeswerte nicht als konstante Werte in der Berechnung zu hinterlegen, sondern über Datenbankfelder.

Die folgenden Abrechnungsbeispiele veranschaulichen die Handhabung. In jedem Abrechnungsbeispiel wird zuerst die Angabe schriftlich beschrieben und die Stammdateneinstellungen des Dienstnehmers bildlich dargestellt. Im Anschluss werden sowohl die Eingabe in der Bruttoerfassung als auch die Netto-Vorschau gezeigt.

 

Grundbezug: € 3.000,00

Monatsteiler: 167

Überstundenteiler: 143

Mehrstundenpauschale mit einer Menge von 6,50 Stunden und einem 50%igen Mehrstundenzuschlag

Überstundenpauschale für 20 Überstunden

 

 

 

Mit dem Programm LOHN → Auswertungen → Standardbrief können Sie eine Briefvorlage für Dienstzettel, Dienstverträge und Ähnliches vorbereiten.

Für Vereinbarungen wie ein All-in oder eine Mehr- und Überstundenpauschale empfiehlt sich die Anlage von Textbausteinen im Programm Standardbrief. Diese können in mehreren Standardbriefen (Dienstvertrag, Änderungsvertrag ...) verwendet werden.

Um einen Textbaustein anzulegen oder anzupassen, ist eine beliebige Briefvorlage zu bearbeiten. Über den Reiter "Textbausteine" finden Sie unter "Verwaltung" die Funktion "Standardbausteine verwalten". In der Verwaltung kann mit rechter Maustaste auf eine Kategorie (in unserem Beispiel ist die Kategorie "Dienstnehmer") ein neuer Textbaustein hinzugefügt und manuell angelegt werden. Der Import von Textbausteinen ist ebenso möglich.

Eine Formulierungsvorlage für eine Mehr- und Überstundenpauschale finden Sie zum Download im Dokument Standardbrief.

Nach dem Import kann der Text beliebig angepasst werden. Der Text des Formulierungsvorschlags entspricht jenem aus dem Artikel "Pauschalierungsvereinbarungen" von Karl Portele aus der Zeitschrift BMD PV Profi Ausgabe 7 Q3/2023. 

Auf die oben beschriebenen Felder im Programm "Dienstnehmer" zur Mehr- und Überstundenpauschale kann innerhalb des Textbausteins zugegriffen werden.

Ein Textbaustein kann in jeder beliebigen Standardbriefvorlage an jeder beliebigen Stelle über den Reiter "Textbausteine" mit der Funktion "Standardtextbaustein" eingefügt werden. Ein beispielhafter Andruck des Textbausteins in einem Dienstvertrag ist nachfolgend zu sehen.

Auszug aus BMD PV Profi Ausgabe 7 Q3/2023 Artikel "Pauschalierungsvereinbarungen" von Karl Portele:

 

Die beiderseits unterfertigte Vereinbarung kann im Anschluss im Personalakt des Mitarbeiters archiviert werden.

Sollte kein Personalakt je Dienstnehmer geführt werden, sondern lediglich ein Hauptarchiv für den jeweiligen Kunden, dann sollte die Vereinbarung mit einer entsprechenden Betitelung archiviert werden.

Um die Stunden, welche über die Überstundenpauschale hinaus geleistet werden, zu erfassen, muss die Anlage eines gesonderten Gutstundentopfes (Nummer > 100) mit z. B. der Bezeichnung "Gutstunden > ÜStd.-Pauschale" erfolgen.

Um die Stunden, welche über die Überstundenpauschale hinaus geleistet werden, in die Gutstundenverwaltung überleiten zu können, sind Informationslohnarten unerlässlich. Je nach Einstellung, sind diese nur in der Bruttoerfassung ersichtlich oder auch am Lohnset sowie am Lohnkonto.

Haben Sie bereits das Paket ZEIT in Verwendung, dann besteht die Möglichkeit, bei den beiden folgenden Varianten die direkte Überleitung in den LOHN vorzunehmen. Anhand von Bewertungsmodellen können Mehr- und Überstunden auf zwei separaten Lohnarten jeweils in Summe an den LOHN und in weiterer Folge in die Gutstundenverwaltung übergeben werden.

Bei dieser Variante werden alle geleisteten Überstunden auf der Lohnart z. B. "INFO ÜStd. Gesamt" erfasst und anhand eines einfachen Berechnungsmakros wird die Differenz auf einer zweiten Informationslohnart ausgewiesen. Auf dieser Lohnart ist lediglich die Einstellung der Mengeneingabe für die geleisteten Stunden relevant. 

Die Lohnart "INFO ÜStd. Diff. Gutstundenverwaltung" ist so zu adaptieren, dass die berechnete Menge direkt in den Gutstundentopf übergeleitet werden kann. Um dies zu gewährleisten, ist verpflichtend am Reiter "Name/Bruttoerfassung" bei Eingabe Menge die entsprechende Berechnungsnummer mit der Ausprägung "Ja (Wert von Berechnungsmakro)" zu hinterlegen. Am Reiter "Divers" am Feld Gutstunden/Diverse NLZ übernehmen auf muss die entsprechende Nummer des anzuwendenden Gutstundentopfes hinterlegt sein. Der Reiter "Lohnset/Lohnkonto" kann bei Bedarf angepasst werden.

In der nächsten Abbildung ist eine beispielhafte Eingabe in der Bruttoerfassung zu sehen, wenn 50 Stunden insgesamt geleistet werden und 40 Stunden durch die Überstundenpauschale mit Automatik abgedeckt sind.

Als Alternative besteht die Möglichkeit, lediglich jene Stunden zu erfassen, welche über die Überstundenpauschale hinaus zusätzlich geleistet worden sind.

Dafür ist eine einfache Informationslohnart z. B. "INFO Üstd. > ÜStd.Pauschale" notwendig. Wobei die Mengeneingabe am Reiter "Name/Bruttoerfassung" mit "Ja" und am Reiter "Divers" das Feld Gutstunden/Diverse NLZ übernehmen auf mit dem entsprechenden Gutstundentopf befüllt sein muss. Wie bereits zuvor erwähnt, kann der Reiter "Lohnset/Lohnkonto" adaptiert werden, dies ist jedoch je nach Bedarf zu handhaben.

Hinweis 

Besteht der Bedarf, die gesamt geleisteten Überstunden je Monat auszuwerten, empfiehlt sich Variante 1. Ist dies nicht von Belang, dann kann ohne Weiteres mit Variante 2 gearbeitet werden. Soll die Bewertung der Stunden, bezugnehmend auf die Zuschläge, bereits in der Bruttoerfassung und vor der Überleitung in den entsprechenden Gutstundentopf erfolgen, dann müsste mit mehreren Informationslohnarten sowie entsprechenden Berechnungen gearbeitet werden.

Bei der Anlage eines Gutstundentopfes für das Mitführen von Mehr- und/oder Überstunden ist zu bedenken, dass für wertmäßige Rückstellungen nur die Standardtöpfe 1 - 5 in die BILANZ übergeleitet werden können. Dies betrifft sowohl die globalen als auch die firmenspezifischen Gutstundentöpfe. Somit ist es essenziell, genau zu überdenken, wie die Stunden, welche über die Pauschale hinaus geleistet werden, in den jeweiligen Gutstundentopf einfließen sollen.

Bevor die Anlage bzw. Anpassung eines bestehenden Gutstundentopfes erfolgen kann, müssen einige Gegebenheiten zuvor abgeklärt werden. Zum Beispiel, ob es eine Gleitzeitvereinbarung gibt, in welcher Form die Gutstunden aus der Bruttoerfassung in den Topf übergeleitet werden, sprich, ob die Stunden mit oder ohne Zuschläge einfließen usw. Bei Bedarf muss dies natürlich ggf. je Mandant oder Kunde erfolgen.

Nachdem der Sachverhalt evaluiert worden ist, können die Töpfe allgemein oder firmenspezifisch bearbeitet oder neu erfasst werden. Für die korrekte Verwaltung bzw. Rückstellung der Gutstunden in die Bilanz sind folgende Felder von Bedeutung: 

Gutstunden, welche in die Verwaltung einfließen, können erhöhend oder vermindernd sein. Der Saldo, welcher in weiterer Folge monatlich oder jährlich in die Personalrückstellungen übergeleitet wird, kann als positiver oder negativer Wert rückgestellt werden. Ist die Anzahl der Stunden negativ, dann handelt es sich hierbei um einen Vorgriff, welcher ebenfalls zu berücksichtigen ist.

Überstunden sind grundsätzlich alle Stunden, die über die gesetzliche Normalarbeitszeit hinaus geleistet werden. Mehrarbeit sind Arbeitsleistungen, die über das vereinbarte Ausmaß der wöchentlichen Normalarbeitszeit hinausgehen, aber noch keine Überstundenarbeit sind.

Ob und wie hoch der Mehrstundenzuschlagsprozentsatz ist, ist individuell zu prüfen.

Je nach Vereinbarung sind Pauschalierungsvereinbarungen wie All-in oder Mehr- und Überstundenpauschalen bei den Sonderzahlungen zu berücksichtigen oder nicht.

Die Lohnartengruppe 340 "Mehr- und Überstundenpauschale" wird üblicherweise in Rückstellungsberechnungen für Abfertigung und Urlaub sowie den Berechnungen für die Urlaubsersatzleistung und gesetzliche Abfertigung berücksichtigt.

Falls eine Mehr- und Überstundenpauschale in Kombination mit Auslandstätigkeit vereinbart ist, dann sind separate Lohnarten zu verwenden. Die hier beschriebenen Lohnarten für die Mehr- und Überstundenpauschale können kopiert werden und die jeweilige Auslandstätigkeit ist zu hinterlegen. 

Nur bei einigen Auslandstätigkeiten besteht die Lohnsteuerbegünstigung nach § 68 (1) oder (2) EStG.

Allgemeine Informationen zu Auslandstätigkeiten sind dem gleichnamigen Themendokument zu entnehmen.