Hinweislisten drucken

Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

Lohnverrechnung → Auswertungen → Monatsauswertungen → Hinweislisten drucken

Mit diesem Programm erhält man Hinweise auf verschiedene Ereignisse, die im nächsten Monat eintreffen und nicht übersehen werden dürfen oder die in der Hinweisverwaltung (siehe Hinweise anlegen) erfasst worden sind und aufgrund des erfassten Datums bzw. der Vorwarnzeit in diesem Monat angedruckt werden.

Das Programm überprüft beispielsweise Folgendes:

Lehrjahreswechsel bzw. Ende der Lehrzeit
Dienstnehmerjubiläen (5, 10, 15 ... Dienstjahre)
Höheren Urlaubsanspruch (ab 25 Dienstjahren Anspruch auf 6 Wochen)
KV-Vorrückungen
Ende Präsenzdienst, Mutterschutz, Karenz, Truppenübung oder eines anderen ruhenden Dienstverhältnisses
Erfasste Hinweise aus der Hinweisverwaltung (siehe Hinweise anlegen)
Ende einer Teilzeitvereinbarung, z. B. kann die Elternteilzeit mit einem Ende-Datum versehen werden, das abgefragt wird
Ende der Familienbeihilfe bei Angehörigen zur leichteren Verwaltung des Familienbonus Plus

Achtung!

Verfügbarkeit von Dienstnehmerhinweisen

Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Zeitpunkte, zu denen personenbezogene Hinweise (z. B. Dienstnehmerjubiläen, KV-Vorrückungen oder Lehrjahreswechsel) im System sichtbar werden:

Programm Hinweislisten drucken:
Hinweise, die den einzelnen Dienstnehmer betreffen, werden auf der Hinweisliste erst nach der Abrechnung des jeweiligen Monats (Status L) angedruckt.
Programm Hinweise ansehen und Funktion Hinweisliste ansehen in der Bruttoerfassung:
Hinweise, die den einzelnen Dienstnehmer betreffen, werden in diesen Programmen bereits ab Status 0 (vor der Abrechnung) angezeigt.

Hinweis

Das Programm muss nicht jeden Monat manuell aufgerufen werden, sondern ist stapelfähig und kann in einen oder mehrere Lohnstapel aufgenommen werden.

Hinweis

Falls das Auswertungsprogramm weder bei der Voschau noch bei der Ausführung Daten liefert, dann kommen folgende Ursachen in Frage:

Nicht alle zu verarbeitenden Dienstnehmer sind abgerechnet. Führen Sie das Programm Abrechnungen durchführen aus.
Der Zustand ist bereits auf "Ja" gesetzt. In diesem Fall stehen Ihnen zwei unterschiedliche Vorgehensweisen zur Verfügung.
Stellen Sie entweder den Zustand auf "Nein" zurück oder das Feld bzw. den Parameter "Kontrollausdruck" am Reiter "Allgemein" auf "Ja".
Es liegen keine Daten vor.

Hinweislisten drucken

In den folgenden Eingabefeldern können der Abrechnungsmonat und die Sortierung sowie die Filterung der Hinweise festgelegt werden. Darüber hinaus kann man entscheiden, ob die Hinweisliste gedruckt, archiviert und/oder gemailt werden soll.

Einstiegsfelder

Firma

Angabe der Firma bzw. Firmen, für die die Auswertung gestartet werden soll.

Auswahl einer bestimmten Firma

Auswahl mehrerer Firmen

Bleibt das Feld leer, wird die Auswertung für alle Firmen, für die der User berechtigt ist (siehe Datenbesitzer für Ansehen in Lohnfirmen), gestartet (z. B. Ausdruck der Lohnsets für alle Firmen, Ausdruck des Auszahlungsjournals für alle Firmen ...).

Hinweis

In den allgemeinen oder firmenbezogenen Einstellungen bzw. über die LOHN Parameter für Ausdrucke können die gewünschten Parametereinstellungen für dieses Programm fix hinterlegt werden.

LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter für Ausdrucke

Reiter "Allgemein"

Abrechnungsmonat	Monat, für den die Hinweisliste gedruckt werden soll.
Kontrollausdruck	An dieser Stelle wird festgelegt, ob es sich beim Ausdruck um einen Kontrollausdruck handelt. Steht dieses Feld auf "Ja", erfolgt in der Zustandsverwaltung kein Eintrag und es wird auch nicht geprüft. Somit gelangen alle betroffenen Dienstnehmer in der Vorschau auf den Ausdruck. 0 - Nein 1 - Ja
Sortierung	An dieser Stelle kann die Sortierreihenfolge der Dienstnehmer auf dem Ausdruck festgelegt werden. Die Sortierung kann beispielsweise nach Mitarbeiternummern, Abrechnungskreisen, Kostenstellen, KV usw. erfolgen. Es können auch mehrere Sortierungsstufen hinterlegt werden. Außerdem kann man definieren, ob die Sortierung "aufsteigend" oder "absteigend" und ob eine Gruppensumme bzw. ein Seitenvorschub je Sortierkriterium erfolgen soll. In den Parametern kann die Sortierung über die Funktionstaste F4 oder einen Mausklick auf das F4-Symbol festgelegt werden. Befindet man sich im Auswertungsprogramm, erfolgt der Einstieg über die Funktionstaste F8 oder einen Mausklick auf das F8-Symbol .
Filterfelder	Durch die Definition von Filterfeldern (F4 oder F4-Symbol in den Parametern bzw. F8 oder F8-Symbol im Auswertungsprogramm ) besteht die Möglichkeit, die Auswertung auf einen bestimmten Bereich (z. B. nur für einen Abrechnungskreis, nur für einen oder mehrere Dienstnehmer, nur für eine oder mehrere bestimmte Kostenstellen ...) einzuschränken. Im Standard ist eine Filterung je Dienstnehmer vorgesehen, die jederzeit abgeändert werden kann.
Drucken	Soll die Hinweisliste gedruckt werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen. 0 - Nein 1 - Ja
Druckeinstellungen	In den Druckeinstellungen können der Drucker, die Anzahl der Kopien, die Sortierreihenfolge sowie die Seiten pro Blatt festgelegt werden. In den Parametern erfolgt der Einstieg über die Funktionstaste F4 oder einen Mausklick auf das F4-Symbol . Befindet man sich im Auswertungsprogramm, können die Druckeinstellungen im Feld "Drucken" über die Funktionstaste F8 oder einen Mausklick auf das F8-Symbol aufgerufen werden.
Archivieren	Soll die Hinweisliste archiviert werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen. 0 - Nein 1 - Ja
Archiveinstellungen	In den Archiveinstellungen können die Archivnummer, der Betreff und die Kategorie für die Archivierung hinterlegt werden. In den Parametern erfolgt der Einstieg über die Funktionstaste F4 oder einen Mausklick auf das F4-Symbol . Befindet man sich im Auswertungsprogramm, können die Archiveinstellungen im Feld "Archivieren" über die Funktionstaste F8 oder einen Mausklick auf das F8-Symbol aufgerufen werden.
E-Mail	Soll die Hinweisliste per E-Mail versendet werden, muss dieses Feld auf "Ja" stehen. 0 - Nein 1 - Ja
E-Mail Einstellungen	In den E-Mail-Einstellungen kann man festlegen, ob die E-Mail komprimiert werden soll. Des Weiteren können der E-Mail-Betreff, der E-Mail-Text, der Dateiname des Ausdrucks im Anhang der E-Mail sowie die Art des E-Mail-Versands definiert werden. In den Parametern erfolgt der Einstieg über die Funktionstaste F4 oder einen Mausklick auf das F4-Symbol . Befindet man sich im Auswertungsprogramm, können die E-Mail-Einstellungen im Feld "E-Mail" über die Funktionstaste F8 oder einen Mausklick auf das F8-Symbol aufgerufen werden.