FAQ LOHN Abrechnungen

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2. Bruttoerfassung

2.1. Ich erhalte bei Einstieg in die Bruttoerfassung eine Meldung, dass bei diversen Kollektivverträgen die Referenzlohnart fehlt. Was ist zu tun?

Erhält man beim Einstieg in die Bruttoerfassung die Meldung, dass die Referenzlohnarten bei den Kollektivverträgen fehlen, so muss wie folgt vorgegangen werden.

In diesem Beispiel ist bei der Hinweismeldung ersichtlich, dass beim KV 1, 2 und 9999 keine Referenzlohnarten hinterlegt sind und somit definiert werden müssen:

Steigen Sie unter LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge ein. Wählen Sie den ersten, auf der Hinweismeldung erschienene, Kollektivvertrag aus und stellen sich auf den Reiter "L/G Tabelle". In diesem Reiter finden Sie die Felder "Referenzlohnart" und "Referenzlohnart" für Lehrlinge. Diese beiden Felder müssen mit den entsprechenden Lohnarten befüllt werden.

Die Referenzlohnarten-Felder müssen bei allen Kollektivverträgen, die auf der Hinweismeldung aus der Bruttoerfassung aufgeschienen sind, definiert werden.

Hinweis

Damit bei der Neuanlage eines Dienstnehmers und bei KV-Vorrückungen der KV-Lohn bzw. das KV-Gehalt automatisch in den Fixwertspeicher des Dienstnehmers gestellt werden kann, muss in diesen Feldern die entsprechende Lohnart hinterlegt werden (z. B. Monatslohn oder Gehalt beziehungsweise Lehrlingsentschädigung).

2.2. Warum erscheint ein angemeldeter Dienstnehmer nicht in der Bruttoerfassung?

Kann ein angemeldeter Dienstnehmer in der Bruttoerfassung nicht aufgerufen werden, kontrollieren Sie bitte folgende Dienstnehmerstammdaten und Punkte:

Beginn-Datum
Lohn-Dienstverhältnis
Vormonat des Dienstnehmers ist nicht korrekt erfasst bzw. endverspeichert.
Dienstnehmer ist bereits in Vormonaten ausgetreten.
DN ist im Abrechnungsmonitor für Eingaben gesperrt.
Das Fertigkennzeichen ist bereits für die Firma gesetzt.

2.3. Was bedeutet der Abrechnungsstatus?

Der Abrechnungsstatus zeigt den Zustand, in dem sich die Abrechnung des jeweiligen Dienstnehmers momentan befindet. Dabei steht jedes Zeichen für einen Monat - von Jänner bis Dezember. Quartale sind übersichtlich durch einen senkrechten Strich | gekennzeichnet. Folgende Kennzeichen werden für den Abrechnungsstatus verwendet:

.	Es wurde noch keine Erfassung durchgeführt.
0	Der Dienstnehmer wurde in der Bruttoerfassung angesprochen, es wurden Bezüge erfasst bzw. aktiviert oder Stammänderungen vorgenommen.
L	Das Programm "Abrechnung durchführen" wurde bereits gestartet.
A	Es wurde eine Aufrollung durchgeführt.
F	Der Dienstnehmer wurde im jeweiligen Monat bereits endverspeichert.
M	Die Dienstnehmerin befindet sich in Mutterschutz (Monat ist endverspeichert).
K	Der Dienstnehmer befindet sich in Karenz (Monat ist endverspeichert).
P	Der Dienstnehmer leistet Präsenzdienst (Monat ist endverspeichert).
D	Diverse Ruhezeiten (Monat ist endverspeichert).
U	Unbezahlter Urlaub länger als ein Monat (Monat ist endverspeichert)

Den Abrechnungsstatus können Sie im Programm "Dienstnehmer" in einer eigenen Spalte einblenden.

Des Weiteren wird der Abrechnungsstatus außerdem oben rechts im Informationsbereich in der Bruttoerfassung angezeigt.

2.4. In welcher Reihenfolge werden die Lohnarten aktiviert?

Die Reihenfolge, die bei der Lohnartenaktivierung eingehalten wird, lautet:

Fixe Lohnarten aus Vormonat
Initiallohnarten (aus KV)
Ruhendlohnart (z .B. Semisystemlohnart "Mutterschutz" bzw. "BV BMGL Wochengeld" ...)
mBGM ohne Verrechnung (freier Dienstnehmer)
Akontolohnart beim Sonderzahlungslauf
Werte aus Importpuffer
Terminlohnarten

Lohnartenkoppelungen werden unmittelbar ausgeführt. Innerhalb von Lohnartengruppen gibt es ebenso eine Reihenfolge, die berücksichtigt wird. Die Reihenfolge der Lohnartenaktivierung ist insbesondere bei Verwendung von aufeinander aufbauenden Berechnungen relevant.

Achtung!

Die Reihenfolge, wie die Lohnarten in einer Lohnartengruppe dargestellt werden, entspricht keiner Sortierung nach Lohnartennummern. Aber sie hat beispielsweise für die Lohnartenaktivierung oder auch die Vorerfassung mit Lohnartengruppe eine große Bedeutung und sollte beim Erweitern einer Lohnartengruppe durchdacht werden.

Achtung!

Befindet sich ein Dienstnehmer seit mehreren Monaten in "Krank ohne Entgelt" oder "Unfall ohne Entgelt" und tritt seinen Dienst wieder an, so ist in diesem Monat eine Aktivierung seiner Bezüge NICHT möglich. In diesem Fall muss der Bezug manuell erfasst werden.

Weitere Informationen: Lohnarten aktivieren

2.5. Warum funktioniert "LA aktivieren Firma" nicht?

Kontrollieren Sie bitte den Abrechnungsstatus aller Dienstnehmer im Dienstnehmerstamm. Wurde bereits ein Dienstnehmer im laufenden Monat abgerechnet und hat den Status L, ist die Aktivierung der Lohnarten für die Firma nicht mehr möglich.

In der Bruttoerfassung unter Funktionen → Divers → Abrechnungsstatus rücksetzen (L -> 0) → "Abrechnungsstatus rücksetzen Firma" kann der Abrechnungsstatus für die komplette Firma zurückgesetzt werden. Dies ist nicht möglich, wenn schon eine Überweisung durchgeführt worden ist.

Eine weitere Möglichkeit ist, die Abrechnung für den betroffenen Dienstnehmer unter LOHN → Weitere Funktionen → Hilfsprogramme → "Abrechnung löschen" zu löschen. Sollte das nicht gewünscht sein, können in der Bruttoerfassung die Lohnarten auch mit der Funktion "Lohnarten aktivieren Dienstverhältnis" aktiviert werden.

2.6. Wie mache ich eine Stammdatenaufrollung?

In der Bruttoerfassung können mit der Funktion "Monatsstammdaten" die Stammdaten für den laufenden Monat geändert werden, z. B.

auf dem Reiter "Allgemein/CRM" z. B. die Kostenstelle,

auf dem Reiter "Versicherung" z. B. die Tarifgruppe, die Betriebliche Vorsorge,

auf dem Reiter "Tage" z. B. die LSt-Tage, SV-Tage, Kalendertage,

auf dem Reiter "Ausland" z. B. das DBA-Land,

auf dem Reiter "Kollektivvertrag" z. B. die Verwendungsgruppe,

auf dem Reiter "Finanzamt" z. B. Familienbonus Plus,

auf dem Reiter "Gemeinde" z. B. die Arbeitsstätte,

auf dem Reiter "Divers" z. B. Lohnset per E-Mail,

auf dem Reiter "Pfändung" z. B. die Grundbeträge,

auf dem Reiter "BUAK/PK/Insolvenz" z. B. die BUAK Zugehörigkeit

Die Funktion "Monatsstammdaten" ist auch mit der Funktion "Aufrollung" möglich, wenn die Stammdaten für einen Vormonat geändert werden müssen.

Weitere Informationen finden Sie unter Bruttoerfassung 6.3 Aufrollung.

2.7. Wie kann die Pendlerpauschale nachträglich abgerechnet und korrigiert werden?

Die Aufrollung der Stammdatenfelder erfolgt je Monat und Feld im Programm LOHN → Abrechnungen → Funktion "Monatsstammdaten" → Reiter "Finanzamt". Da die Feler "Pendlerpauschale" und "Km Wohnung/Arbeitsstätte" voneinander abhängig sind, ist eine Stammdatenaufrollung über mehrere Monate in nur einem Arbeitsschritt über die Funktion "Aufrollung Monatsfeld" NICHT möglich. Es ist notwendig in jeden betroffenen Monat einzeln mit der Funktion "Aufrollung" die Felder anzupassen.

2.8. Wie kann ich eine Lohnart übersteuern?

Möchten Sie, dass eine bestimmte Lohnart nur im jeweiligen Abrechnungsmonat beispielsweise nicht aliquotiert werden soll, so kann die Lohnart bei der Erfassung übersteuert werden. Mit dem Start der Lohnartenerfassung (F5) positioniert sich der Cursor im Feld "LA-Nummer". Bevor die Lohnartennummer erfasst wird, muss davor ein "Plus-Zeichen" (+) eingegeben werden. Ein Beispiel wäre "+1600 Sachbezug PKW". Nach dem Bestätigen der Lohnart öffnet sich ein Fenster, in dem im Anschluss die gewünschte Funktion mit "Ok" aktiviert/deaktiviert werden kann.

2.9. Wie kann ich Lohnarten vor Änderungen in der Bruttoerfassung schützen?

Wird eine vom Programm errechnete Lohnart (z. B. Urlaubszuschuss, Überstunden ...) mit einem anderen Wert überschrieben, dann gilt grundsätzlich der manuell abgeänderte Wert. Er gilt jedoch nur, solange in der Bruttoerfassung keine Änderungen mehr vorgenommen werden, d. h., keine Lohnarten neu erfasst, geändert oder durchbestätigt werden und keine Stammänderung durchgeführt wird. Ist das der Fall, stellt das Programm die Lohnart auf den ursprünglich errechneten Wert zurück.

Um dies zu vermeiden, haben Sie die Möglichkeit, den von Ihnen manuell erfassten Wert zu fixieren bzw. zu schützen und eine automatische Rückstellung der Lohnart auf den errechneten Wert zu verhindern. Dafür stehen im Kontextmenü (rechter Mausklick auf die entsprechende Lohnart) zwei unterschiedliche Funktionen zur Verfügung:

Vor Neuberechnung schützen
Vor Änderungen schützen

Weitere Informationen: Lohnarten einfrieren (Lernvideo)

2.10. Wo liegt der Unterschied zwischen "Vor Neuberechnung schützen" und "Vor Änderung schützen"?

Vor Neuberechnung schützen
Wollen Sie eine manuell geänderte Lohnart vor automatischen Änderungen schützen, die aufgrund einer Neuberechnung ausgelöst werden, können Sie den Wert über die Funktion "Vor Neuberechnung schützen" fixieren. Die Lohnart wird in der Spalte "Kennzeichen" mit einem Schloss markiert.

Wird jetzt eine Neuberechnung ausgelöst, z. B. aufgrund einer Stammdatenänderung (Monatsteiler und Überstundenteiler ändern sich) oder einer Änderung des Grundbezugs (Gehaltserhöhung), bleibt der überschriebene Wert bestehen.

Hinweis

Diese Funktion schützt nicht vor manuellen Änderungen (F6 Bearbeiten) oder Änderungen durch Import. Diese können weiterhin jederzeit vorgenommen werden.

Vor Änderungen schützen
Wenn Sie die Funktion "Vor Änderungen schützen" wählen (die Kennzeichnung erfolgt durch einen Schlüssel mit rotem x), ist die Lohnart nicht nur vor Neuberechnung geschützt, sondern auch vor jedem anderen Änderungsversuch. Das heißt, die Lohnart kann weder mit F6 bearbeitet noch über Importpufferwerte, Terminlohnarten oder einen CSV-Import geändert werden. Der Schutz ist allumfassend und kann nur über die Funktion "Schutz aufheben" zurückgestellt werden.

Weitere Informationen: Lohnarten einfrieren (Lernvideo)

2.11. Können Lohnarten in der Bruttoerfassung farblich gekennzeichnet werden?

Ja, man kann Lohnarten im Lohnartenstamm mit einem Farbcode versehen und diesen in der Bruttoerfassung einblenden.

Im Programm LOHN → Stammdaten → Lohnartenstamm kann man einer Lohnart am Reiter "Divers" im gleichnamigen Feld einen Farbcode vergeben. Sie können Farbcodes sowohl hinsichtlich der Farbe als auch der Bezeichnung individuell gestalten.

In der Bruttoerfassung können Sie im Eingabebereich der Monatswerte und auch im Anzeigebereich der Jahreswerte den Farbcode anzeigen. Blenden Sie sich das Feld "Farb-Cd" in die Feldauswahl ein.

Hinweis

Der Farbcode der Lohnart hat keine Auswirkung auf die Darstellung des Lohnsets.

Weiter Informationen: Bruttoerfassung - Farbcode

2.12. Wie kann ich eine Aufrollung von Lohnarten nachvollziehen?

Sie können Aufrollungen von Lohnarten am besten in der Bruttoerfassung mit der Funktion "Netto-Vorschau" überprüfen. Mit dieser Funktion können Sie die originale bzw. jetzt aktuelle (Ist-)Abrechnung sowie Aufrollungen genau nachvollziehen. Zusätzlich können Sie in der Bruttoerfassung über das Menü Extras ? "Erfassungsprotokoll Dienstnehmer" kontrollieren, durch wen bzw. durch welchen Vorgang Aufrollungen in welchen Aufrollungsmonat vorgenommen worden sind.

Zusätzlich erhalten Sie über das Programm Abrechnung ? Abrechnung ansehen am Reiter "Abrechnung - Detail" eine hilfreiche Übersicht.

Stammdatenaufrollungen können über das Programm Auswertungen ? Reporting ? Lohnkonto ansehen am Reiter "Stammdaten" nachvollzogen werden. Hierzu sollten Sie diese Stammdaten mit den Ansichten "Ist" und "Original" vergleichen.

Sollte eine Kostenrechnung in Anwendung sein, kann dies über Auswertung ? Reporting ? "Dienstnehmer-Korereport ansehen" eingesehen werden.

Weitere Informationen:

Abrechnung ansehen

Lohnkonto ansehen

Aufrollung von Lohnarten (Lernvideo)

2.13. Wie kann ich Stammdatenaufrollungen im Nachhinein nachvollziehen?

?Stammdatenaufrollungen (z. B. Änderung einer Kostenstelle oder Berücksichtigen der Pendlerpauschale) können Sie mit dem Programm "Lohnkonto ansehen" im Paket LOHN unter Auswertungen ? Reporting am Reiter "Stammdaten" nachvollziehen.

Blenden Sie sich dafür die Details im Programm "Lohnkonto ansehen" über das Menü "Ansicht" ? "Detail anzeigen" ein. Wählen Sie den Reiter "Stammdaten". Mit der ersten Combobox oben rechts können Sie festlegen, ob Sie die jetzt eingestellten Werte (Ist) oder die im damaligen Abrechnungsmonat original eingegebenen Werte (Original) sehen möchten.

Des Weiteren sind Änderung auch im Dienstnehmerstamm am Reiter "Änderungsprotokoll" ersichtlich.

Weitere Informationen:

Lohnkonto ansehen

Änderungsprotokoll

Aufrollung von Stammdaten (Lernvideo)

2.14. Wie führt man eine Aufrollung aus den Monaten 13-24 durch?

?Der Monat 12 muss endverspeichert sein. Danach kann aus den Monaten 13-24 gearbeitet werden wie in jedem anderen Monat auch (in der Bruttoerfassung sind nur Aufrollungen möglich). Auch die Auswertungen werden, wie in jedem Monat üblich, durchgeführt.

Weitere Informationen:

Aufrollung

Aufrollung über die Monate 13-24 in der LOHN Jahresupdatebeilage

Aufrollung von Lohnarten (Lernvideo)

2.15. Wie kann ich das Ergebnis einer Berechnung bzw. einer Lohnartenbewertung nachvollziehen?

Starten Sie in der Bruttoerfassung über das Menü "Extras" die Funktion "Analysefenster Berechnungsgenerator". Ein leeres Fenster, in dem später die Zwischenschritte der Berechnung angezeigt werden, wird geöffnet. Klicken Sie mit dem Mauszeiger wieder in die Bruttoerfassung, sodass das Analysefenster in der Taskleiste weiterhin geöffnet bleibt. Erfassen Sie wie gewohnt die Lohnart, die eine Berechnung hinterlegt hat. Wechseln Sie danach wieder in das Analysefenster.

Über die Taskleiste können Sie das Analysefenster wieder maximieren. Sie sehen nun die Berechnung mit sämtlichen Teilergebnissen (Variablenzuweisungen) der Berechnung.

Weitere Informationen: Bruttoerfassung - Überblick über alle Funktionen

2.16. Wie kann ich prüfen, wie eine Lohnart berechnet wird, die NICHT in der Bruttoerfassung aufscheint?

Falls die Berechnung im Kollektivvertrag definiert ist, empfiehlt es sich, im Programm "Kollektivverträge" auf der jeweiligen Berechnung stehend die Funktion "Berechnung ausführen" zu verwenden. Das "Analysefenster für Berechnungsgenerator" wird geöffnet und die Zwischenschritte der Berechnung sind unmittelbar ablesbar.

Falls die Berechnung oder das Makro direkt im Auswertungsdesigner definiert ist, starten Sie zuerst das Programm LOHN → Weitere Funktionen → Analysefenster für Berechnungsgenerator. Danach ist die Auswertung zu starten. Starten Sie die Auswertung idealerweise nur für einzelne Dienstnehmer, für die die Berechnung nachgerechnet werden soll, weil das Mitschreiben der Berechnungszwischenschritte Zeit in Anspruch nimmt.

2.17. Was ist zu tun, wenn die Meldung "Das Debug-Fenster kann nicht geöffnet werden, weil bereits Makros gecached sind!" angezeigt wird?

Die folgende Meldung erscheint, wenn die Funktion "Analysefenster Berechnungsgenerator" in der Bruttoerfassung gestartet wird, aber bereits Makros gecached sind, weil schon Lohnarten mit Berechnungen seit dem letzten Funktionsstart der Bruttoerfassung erfasst worden sind.

Das Debug-Fenster kann nicht geöffnet werden, weil bereits Makros gecached sind!"

In diesem Fall steht im Programm "Bruttoerfassung" über das Menü "Extras" die Funktion "Lohnarten/Berechnungen resynchronisieren" zur Verfügung. Diese Funktion leert den Cache. Führen Sie diese Funktion aus und danach die Funktion "Analysefenster Berechnungegenerator" über das Menü "Extras" der Bruttoerfassung.

Alternativ reicht auch ein Ausstieg und erneutes Öffnen der Bruttoerfassung.

2.18. Bei einer addierenden Lohnart wurde eine falsche Menge oder ein falscher Kostentyp erfasst. Was ist zu tun?

Beim Einsatz von addierenden Lohnarten mit unterschiedlichen Kostentypen werden häufig Importe verwendet, zumal die manuelle Erfassung der Menge für jeden Kostentyp zeitintensiv ist. Dennoch kommt es hin und wieder vor, dass falsche Daten importiert oder manuell erfasst worden sind, weil beispielsweise der falsche Kostentyp oder die falsche Menge angeliefert worden sind. Um dies zu korrigieren, gibt es 3 Alternativen:

Natürlich kann die Lohnart aus der Bruttoerfassung mit F7 gelöscht und für alle Kostentypen mit allen Mengen komplett erfasst werden. Dies ist jedoch aufwändig, weshalb noch zwei weitere Alternativen zur Verfügung stehen.
Steht die Importdatei noch zur Verfügung, dann sollte die Lohnarten aus der Bruttoerfassung mit F7 gelöscht werden. Ausgehend von der originalen Importdatei sind die relevaten Datensätze in eine neue Importdatei zu kopieren und zu korrigieren. Danach wird mit der gewohnten Schnittstelle im Programm Abrechnungen importieren gearbeitet. Dies ist eine elegante Lösung, sofern mehrere Datensätze zu korrigieren sind.
In der Bruttoerfassung können über die Combobox oben rechts die Kore-Details eingeblendet werden. Dadurch erhalten Sie eine gute Übersicht über die erfassten Daten. Um eine konkrete Datenzeile zu korrigieren, erfassen Sie sie mit ansonst gleichen Daten mit der negativen Menge. Dadurch wird der falsche Datensatz neutralisiert und verschwindet. Erfassen Sie danach den gewünschten Datensatz mit den korrekten Daten. Diese Alternative ist dann vorteilhaft, wenn es sehr viele Kombinationen an Kostentypen und Mengen gibt, aber nur sehr wenige Datenzeilen zu korrigieren sind.

Weitere Informationen: Bruttoerfassung - Monatswerte mit KORE

2.19. Beim Einstieg in die Bruttoerfassung erscheint das Fenster "Probleme Ist-Eintritt". Was ist zu tun?

Beim Einstieg in die Bruttoerfassung wird eine Prüfung gestartet. Diese heißt "Probleme Ist-Eintritt".

Hier wird überprüft, ob am Reiter "Dienstverhältnis" im Dienstnehmerstamm die "Beginn und Ende"-Datensätze, der Ist-Eintritt/-Austritt sowie die Beschäftigungsnummern übereinstimmen.

Wie gehe ich hier richtig vor:

Angeführte Dienstverhältnisse kontrollieren und gegebenenfalls korrigieren.
Es werden hier aber auch Dienstverhältnisse geprüft, wo der Dienstnehmer bereits ausgeschieden ist und gar nicht mehr aktiv abgerechnet wird (Daten aus Vorjahren).
Sind die Dienstverhältnisse korrigiert worden, dann kommt diese Meldung beim Einstieg in die Bruttoerfassung nicht mehr. Jedoch erfolgt die Prüfung über alle Dienstnehmer weiterhin und der Einstieg in die Bruttoerfassung könnte je nach Anzahl der Dienstnehmer länger dauern.
Natürlich kann diese Prüfung ausgeschaltet werden, damit die Daten, auch wenn nicht alle Dienstnehmer korrigiert worden sind, nicht mehr überprüft werden. Dafür müsste in den Dienstnehmerstamm eingestiegen und der Menüpunkt "Extras" unter "Liste der Ist-Eintritt Probleme" angewählt werden.

Das Fenster wird erneut geöffnet. Im linken unteren Bereich gibt es die Schaltfläche "Fehler behoben". Klickt man darauf, kommt folgende Meldung:

"Ich habe die Fehler behoben und möchte die Meldung nicht mehr erhalten! Hinweis: diese Aktion wird protokolliert."

Hinweis

Es wird auf alle Fälle ein Protokoll mitgeschrieben, wie die Meldung durch den Anwender bestätigt worden ist.

Bei dieser Meldung ist die Ausprägung "Fehler behoben" zu wählen. Beim nächsten Einstieg in die Bruttoerfassung wird die Prüfung auf alle Dienstnehmer nicht mehr durchgeführt.

Achtung!

Die Meldung soll NICHT einfach ausgeschaltet werden! Vorher die Daten unbedingt kontrollieren/korrigieren. Spätestens in der NLZ-Verwaltung und bei den L16 können möglicherweise Probleme auftreten.

Wenn die Meldungen für einen bereits ausgeschiedenen Dienstnehmer schon Jahre zurückliegen und gar keine Relevanz mehr haben, dann kann man den Datensatz ignorieren.

2.20. Was ist bei der Meldung "Ungültige Lohnarteneinstellungen: Schablone darf keine Koppelung ausführen!" zu tun?

Wird eine Lohnart in der Bruttoerfassung erfasst, die eine Schablonennummer und eine Koppelung hinterlegt hat, dann erscheint folgende Fehlermeldung:

Ungültige Lohnarteneinstellungen: Schablone darf keine Koppelung ausführen!

Wird eine Lohnartenschablone verwendet, dann schließt dies eine Koppelung aus. Eine Koppelung verwendet man meist dann, wenn mehrere Lohnarten voneinander abhängig sind und auch die Eingaben voneinander abhängig sind bzw. berechnet werden können.

Beispiel: NLZ-Entgelt-, NLZ-Schnitt- und NLZ-Korrekturlohnarten. Eine Schablone verwendet man insbesondere dann, wenn man gleichartige Eingaben zusammengefasst nach einem bestimmten Schema erfassen möchte, aber die Eingaben nicht voneinander abhängen. Beispielsweise die Überstundenschablone zur einfachen Erfassung der Über-, Mehrstunden und SFN-Zuschläge.

Bekommt man die oben genannte Fehlermeldung, so ist die gerade erfasste Lohnart im Lohnartenstamm zu kontrollieren. Sie hat im Feld "Schablonen-Nr." am Reiter "Name, Bruttoerfassung" eine Nummer der hinterlegten Schablone definiert und gleichzeitig am Reiter "Koppelung" eine Koppelung in Verwendung. Hier ist je nach Anwendungsfall die "Schablonen-Nr." oder die "Koppelung" zu entfernen.

2.21. Wie kann ein Austritt wieder rückgängig gemacht werden?

Soll der Austritt aus bestimmten Gründen wieder gelöscht werden, dürfen weder die Austrittslohnart (LA 7950) in der Bruttoerfassung, noch das Austrittsdatum im Dienstnehmerstamm manuell gelöscht werden. Damit alle Austrittsdaten korrekt gelöscht werden können, muss die Austrittsfunktion erneut aufgerufen und die Funktion "Austritt löschen" ausgeführt werden. Nur mit dieser Funktion werden alle Aktionen, die durch den Austritt automatisch durchgeführt wurden, wieder rückgängig gemacht. Dazu gehören beispielsweise ELDA-Abmeldung, Urlaubsverwaltung, Ende-Datum des Dienstverhältnisses und der historischen Daten u. v. m.

Weitere Informationen:

Abrechnung von Austritten

Austritt löschen (Lernvideo)

2.22. Warum finde ich den Abmeldegrund "SV Ende - Beschäftigung aufrecht" nicht beim Austritt?

Bei einer Abmeldung mit dem Grund "SV Ende – Beschäftigung aufrecht" handelt es sich um keinen arbeitsrechtlichen Austritt. Somit erfasst man beispielsweise bei einer Aussteuerung (SV Ende – Beschäftigung aufrecht) keinen Austritt in der Bruttoerfassung, sondern meldet den betroffenen Dienstnehmer im Dienstnehmerstamm oder in der Bruttoerfassung mit der Funktion Aktiv → Ruhend ab. Dadurch wird eine Abmeldung generiert und im Feld "Abmeldegrund" ist "SV Ende – Beschäftigung aufrecht" auszuwählen.

Wird in der Bruttoerfassung über die Austrittsschablone ein Austritt erfasst, muss es sich um einen arbeitsrechtlichen Austritt handeln!

2.23. Ich bekomme eine Fehlermeldung beim Öffnen der UEL-/KÜE-Schablone nach der Austrittserfassung. Was ist zu tun?

Tritt ein Dienstnehmer vom Unternehmen aus, wird mithilfe der Austrittsschablone der Austritt erfasst. Sind offene Urlaubstage vorhanden, müssen diese ausbezahlt werden, was mit der UEL-/KÜE-Schablone im Anschluss erfolgt. Aufgrund der Definition des Feldes "Aufruf der UEL-/KÜE-Schablone" in der Austrittsschablone wird nach dem Schließen der Schablone die UEL-/KÜE-Schablone automatisch geöffnet oder Sie rufen den Button "UEL-/KÜE-Schablone" manuell auf.

Beim Öffnen der UEL-/KÜE-Schablone kann es vorkommen, dass folgende Fehlermeldung erscheint:

Ein Makro konnte nicht ausgeführt werden, ev. sind Anpassungen notwendig. Bitte wenden Sie sich an den Ersteller des Makros!

Sehr oft ist der Grund dieser Fehlermeldung sehr einfach. Sollten Sie diese Meldung erhalten, kontrollieren Sie im Button "Stamm" am Reiter "Kollektivvertrag" das Feld "Tagesteiler". Ist dieses Feld leer, erhalten Sie die oben angeführte Fehlermeldung. Da in der ausgeführten Berechnung der Lohnarten auf den Tagesteiler des Dienstnehmers zurückgegriffen wird, ist für dieses Feld von Bedeutung, dass hier ein korrekter Wert definiert ist.

Weitere Informationen: Austritt mit Urlaubsersatzleistung

2.24. Warum haben auch Teilzeitdienstnehmer einen Teilzeitprozentsatz von 100?

In diesem Fall ist bei den Teilzeitwochenmodellen kein Vollzeitwochemodell hinterlegt. Sie können diese nachträglich in den Stammdaten → Lohnfirma → Reiter "Wochenmodell" manuell nachpflegen. Beachten Sie die FAQ Kann der Teilzeitprozentsatz nachträglich korrigiert werden?

Weitere Informationen: Anlage Wochenmodell

2.25. Kann der Teilzeitprozentsatz nachträglich korrigiert werden?

Über die Bruttoerfassung unter Funktionen → Divers → "Tage neu berechnen" kann die Aktualisierung des Teilzeitprozentsatzes für den aktuellen Monat sowie die Vormonate angestoßen werden.

Hinweis

Durch die Funktion "Tage neu berechnen" werden auch Lohnarten neu bewertet. Falls zuvor manuelle Änderungen an einer Lohnarten vorgenommen worden sind, müssen diese ggf. zuerst vor Neuberechnung oder Änderung geschützt werden.

2.26. Warum wird bei einem Dienstnehmer über 60 Jahre nach wie vor DB und DZ berechnet?

Die Befreiung von DB und DZ – mit Erreichen des 60. Lebensjahres – erfolgt mit der Endverspeicherung des aktuellen Dienstverhältnisses. Wird aber ein neues Dienstverhältnis in die Zukunft angelegt (z. B. aufgrund einer Arbeitszeitänderung), dann werden die Daten des vorherigen mitübernommen. In diesem gesonderten Fall muss die Stammdatenänderung manuell erfolgen.

2.27. Warum lässt sich die Funktionsleiste mit der Maus nicht verschieben?

Kontrollieren Sie folgenden Parameter im Paket TOOLS:
TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Schaltfläche in Buttonleiste skalieren: Ja

2.28. Wo kann man die Sortierung der Dienstnehmer in der Bruttoerfassung anpassen?

Es besteht die Möglichkeit, die Dienstnehmer nach Nummern, Namen oder Stammkostenstellen in der Bruttoerfassung sortieren zu lassen.

Die Einstellung dafür finden Sie unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Bruttoerfassung → Allgemein → Sortierung nächster Dienstnehmer.

2.29. Kann die Lohnsteuer manuell beeinflusst werden?

Die Lohnsteuer kann nicht manuell beeinflusst werden. Natürlich können Sie über Lohnarten die Lohnsteuer-Bemessungsgrundlage beeinflussen. Dann allerdings steht die erhöhte Bemessungsgrundlage auch am Lohnzettel L16 und wird gemeldet. Einen direkten Einfluss auf die Lohnsteuer kann man nicht nehmen.

Das müssen Sie aber auch nicht, da die Lohnsteuer abhängig von den Einstellungen bei den Lohnarten richtig ermittelt wird.

Achtung!

Immer wieder kommt von Anwendern, die Dienstnehmer mit Beschäftigungen bei mehreren Firmen abrechnen, die Anfrage, die Lohnsteuer direkt zu beeinflussen. Damit es bei Dienstnehmern im Zuge der Arbeitnehmerveranlagung zu keiner Nachzahlung kommt, möchte der/die Lohnverrechner/in vorab die "zusätzliche" Lohnsteuer abführen, ohne sie am L16 über eine erhöhte Bemessungsgrundlage zu melden.

Nach Auskunft des BMF und eines unabhängigen Fachexperten in Lohnverrechnungsthemen ist diese Vorgehensweise unzulässig. Generell besteht die Verpflichtung, ein zweites Dienstverhältnis dem Finanzamt zu melden! Dadurch erhalten Sie vom Finanzamt bereits vorab Vorschreibungen, sodass keine Nachzahlungen entstehen.

Aus diesem Grund ist es nicht erforderlich und sogar unzulässig, die Lohnsteuer direkt zu beeinflussen und wird deshalb programmseitig nicht unterstützt.

2.30. Wie kann ein negatives Netto aus dem Vormonat berücksichtigt werden?

Ein negatives Netto entsteht meist in Verbindung mit zu hohen Akontozahlungen oder Aufrollungen aus einem Aufrollungsmonat 13-24. Beispielsweise musste vom Monat 13 eine Aufrollung in einen Vormonat erfolgen, weil damals zuviel abgerechnet wurde. Da es im Monat 13 zu keiner weiteren Auszahlung kommt, erreicht man für Monat 13 ein negatives Netto, welches in der Abrechnung im aktuellen Jahr berücksichtigt werden muss.

Für diese Zwecke steht die variable Lohnart 7060 "Negatives Netto VM" zur Verfügung.

Im Vormonat kommt es zu einem negativen Netto. Im Programm Dienstnehmer überweisen kann unter anderem eine Negativliste ausgewiesen werden. Der Zustand im Programm Dienstnehmer überweisen muss auf "Ja" gesetzt sein.

Im nächsten Monat werden in der Bruttoerfassung Lohnarten aktiviert und erfasst. Zudem muss die Lohnart 7060 "Negatives Netto VM" eingegeben werden. Der Betrag wird automatisch vom Auszahlungsbetrag des Vormonat übernommen, weshalb zuvor der Zustand "Ja" bei der Überweisung an den Dienstnehmer notwendig war.

Es handelt sich standardmäßig um eine variable Lohnart, welche Sie im Bedarfsfall manuell erfassten müssen.

Achtung!

Die Lohnart 7060 Negatives Netto VM kann nur auf den direkten Vormonat zugreifen und ein negeatives Netto von dort abholen. Im Falle einer Aufrollung von einem Aufrollungsmonat 13-24 wird empfohlen die Lohnart 7060 zu kopieren, in der Kopie auf Betragseingaben umzustellen und diese für Aufrollungsmonate 13-24 zu verwenden. Das negative Netto von der Negativliste des Aufrollungsmonats (13-24) ist dann manuell zu erfassen.

Ein manuelles Überschreiben des Betrags auf der Lohnart 7060, ohne diese vor Änderungen zu schützen, würde dazu führen, dass der Betrag im Falle einer (Schein-)Aufrollung neuberechnet wird und damit wieder überschrieben wird. Das Arbeiten mit einer eigenen Lohnart oder Schützen von manuellen Eingaben verhindert dies.

2.31. Wie wird die Sozialversicherung mit ALV-Staffelung dargestellt, wenn der Dienstgeber die Dienstnehmer-Anteile übernimmt?

Wenn der Dienstgeber die SV-Anteile des Dienstnehmers übernimmt, können die Prozentsätze für die SV-Dienstnehmer-Anteile und SV-Dienstgeber-Anteile nicht mehr in der Netto-Vorschau dargestellt werden. Das Nachrechnen der SV-Anteile stellt sich besonders dann als schwierig heraus, wenn der Dienstgeber von Teilbeträgen die SV übernimmt und eine ALV-Staffelung berücksichtigt werden muss.

Fälle, in denen der Dienstgeber die SV-Anteile des Dienstnehmers übernimmt, sind die Altersteilzeit und Kurzarbeit. Aus diesem Grund diese beiden Fälle jeweils mit einem Rechenbeispiel veranschaulicht. Die Thematik kann jedoch auch auf andere Fälle übertragen werden, bei denen der Dienstgeber die SV-Anteil des Dienstnehmers übernimmt.

Altersteilzeit
Nach einem Urteil des VWGH (VwGH Ra 2013/13/0102 vom 21. September 2016) ist die Übernahme der SV-Anteile für die Differenz auf die ungekürzte Beitragsgrundlage bei der Altersteilzeit für den Dienstgeber nicht verpflichtend. Allerdings ist noch eine Gesetzesänderung im Gespräch, nach der es bei der bisherigen Berechnungsweise bleiben könnte. Viele Dienstgeber übernehmen weiterhin die SV-DN-Anteile der Lohnart 5501 Altersteilzeit Diff. SV lfd. Die Lohnart ist hinsichtlich der Sozialversicherung im Feld "SV" auf "Laufender Bezug" und Feld "SV-Zahlender" auf "DB übern. DN-Anteil + Erh. DB/DZ/KommSt/J6 ohne KU/WF" eingestellt:

"SV-Zahlender: DG übern. DN-Anteil + Erh. DB/DZ/KommSt/J6 ohne KU/WF" bedeutet für die Lohnart 5501 übernimmt der Dienstgeber die SV-Beiträge des Dienstnehmers im engeren Sinn. Es kommt zu einer Erhöhung der Bemessunggrundlagen für DB/DZ/KommSt/J6. Die Beiträge für Kammerumlage (Arbeiterkammer), LKU (Landarbeiterkammerumlage und WF (Wohnbauförderungsbeitrag) von dieser Lohnart trägt jedoch der Dienstnehmer selbst.

Im folgenden Abrechnungsbeispiele (Stand 2020) werden die Beiträge inklusive Rechenschritte präsentiert. Es wird eine Altersteilzeit mit einem Gehalt von € 750, dem Lohnausgleich in Höhe von € 375 und der Altersteilzeit Diff. SV lfd ebenso in Höhe von € 375 abgerechnet.

In der Bruttoerfassung kann man mit der Funktion Netto-Vorschau die Abrechnungswerte inklusive Lohnnebenkosten genau nachrechnen.

Der im linken Bereich markierte Eintrag wird im rechten Bereich des Fensters im Detail dargestellt und die Rechenschritte können nachvollzogen werden.

Beim SV Beitrag lfd kann jedoch kein Prozentsatz ermittelt bzw. dargestellt werden, denn es muss eine Mischberechnung erfolgen:

Gehalt		750,00
Lohnausgleich ATZ lfd		375,00
Summe		1.125,00
davon SV lfd DN	1.125 * 15,12 % (Berücksichtigung der ALV-Staffelung!)	170,10
Altersteilzeit Diff. SV lfd		375,00
davon KU	*375 0,5 %**	1,875
davon WF	*375 0,5 %**	1,875
SV Beitrag lfd	Summe der fett dargestellten Zeilen	173,85

Auch beim SV lfd DG-Anteil kann kein Prozentsatz ermittelt bzw. dargestellt werden, denn es muss auch hier eine Mischberechnung erfolgen:

Gehalt		750,00
Lohnausgleich ATZ lfd		375,00
Altersteilzeit Diff. SV lfd		375,00
Summe		1.500,00
davon SV lfd DG	*1.500 21,23 % (siehe Tarifgruppe Stand 2020)**	318,45
Altersteilzeit Diff. SV lfd		375,00
davon SV lfd DN-Anteil ohne KU/WF	*375 17,12 % (KU und WF jeweils mit 0,50 % trägt der Dienstnehmer, hier darf die ALV-Staffelung nicht angewandt werden!)**	64,20
SV Beitrag lfd	Summe der fett dargestellten Zeilen	382,65

Im Programm Abrechnungen ansehen kann man die mBGM im Detail nachvollziehen. Zu beachen ist hier, dass es zwei Verrechnungspositionen gibt. Einmal muss mit dem Gesamt-SV Prozentsatz (hier 39,35 %) der Beitrag ermittelt werden. Grundlage hierfür sind die gesamten € 1.500,00. Der aus der ALV-Staffelung resultierende Abzug wird in einer eigenen Verrechnungsposition dargestellt. Die Bemessungsgrundlage dafür ist € 1.125,00 (ohne der Lohnart 5501 Altersteilzeit Diff. SV lfd).

COVID-19-Kurzarbeit
Auch bei der COVID-19-Kurzarbeit übernimmt der Dienstgeber SV-Anteile des Dienstnehmers. Ein Abrechnungsbeispiel mit ALV-Staffelung finden Sie in der COVID-19-Kurzarbeit-Dokumentation in Beispiel 10.2 Kurzarbeitsbeginn während des laufenden Kalendermonats und 10.3 Kurzarbeitende während des laufenden Kalendermonats.

2.32. Warum erhalte ich einen Makrofehler bei Eingabe einer Lohnart in der Bruttoerfassung bzw. bei Ausführung der Lohnartenaktivierung?

In der zu erfassenden Lohnart ist eine Berechnung hinterlegt und die Berechnung kann nicht ausgeführt werden. Meistens liegt es daran, dass durch einen Wert dividiert werden soll, der nicht definiert ist. Die Berechnung versucht dann durch 0 zu dividieren und dies liefert kein Ergebnis. Man erhält dann eine Fehlermeldung wie die im nächsten Bild mit dem Wortlaut:

"Die Anwendung hat ein Problem festgestellt!

Ein Makro konnte nicht ausgeführt werden, ev. sind Anpassungen notwendig. Bitte wenden Sie sich an den Ersteller des Makros!"

Klicken Sie im oberen Bereich auf den Link "anzeigen...", sodass Sie im unteren Bereich am Reiter "Fehlerbeschreibung" den Makrotext und den kontreten Fehler sehen.

In der Fehlerbeschreibung steht die Makronummer bzw. Berechnungsnummer, die zum Fehler führt. Analysieren Sie die angegebene Berechnung im Programm LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge am Reiter "Berechnungen".

Weiter unten wird in der Fehlerbeschreibung der komplette Makrotext angezeigt. In diesem Beispiel werden 2 Variablen definiert und das Endergebnis ist die Division dieser beiden Zahlen. Die erste Variable ist der monatliche Grundbezug und die zweite der Monatsteiler. Als Ergebnis der Berechnung würde man sich einen Stundensatz erwarten.

Eine der häufigsten Ursachen für einen Makrofehler ist die Division durch 0. Falls eine Division im Makrotext ersichtlich ist, überprüfen Sie den Nenner der Division.

In diesem konkreten Beispiel hatte der Dienstnehmer keinen Monatsteiler hinterlegt.

Prinzipiell sind zwei Lösungen denkbar:

Der Anwender muss sicherstellen, dass der Nenner bei jedem Dienstnehmer ermittelt werden kann oder hinterlegt ist. Das heißt, in diesem Fall muss der Anwender den Monatsteiler beim Dienstnehmer hinterlegen.
Der Ersteller des Makros formuliert den Makrotext so um, dass die Division nur dann durchgeführt wird, wenn der Nenner nicht 0 ist. Dies kann mit einer Wenn-Dann-Sonst-Abfrage realisiert werden.

Ist kein Monatsteiler beim Dienstnehmer hinterlegt, ist das Berechnungsergebnis in diesem Fall 0 und es schlägt kein Makrofehler an. Der Anwender kann im Anschluss den Wert manuell überschreiben.

2.33. Warum werden bei der Abrechnung von Auslandsmontage mit DBA-Befreiungsmethode in der "Netto-Vorschau" andere Prozentsätze bei der Steuerbefreiung angezeigt?

Grundsätzlich gilt für die Auslandsmontage mit DBA-Befreiungsmethode eine Aufteilung von 60 % steuerfreien und 40 % steuerpflichtigen Auslandsanteilen.

Es ist zu beachten, dass der steuerfreie Anteil (60 %) nur bis zur SV-Höchstbeitragsgrundlage (Stand 2025) reicht.

Beispiel

Ein Dienstnehmer erhält für 15 Tage im Ausland Bezüge von € 12.500,00.

Die maximale Steuerbefreiung besteht für € 3.225,00 (€ 6.450,00 / 30 * 15 Tage).

	(LZ 23): A-Mont. + A.-Mont. mit DBA-BefrM/-AnreM (anteilig)
LA 6100	A-Mont+DBA BefrM Gehalt (12.500,00, davon 27,06 %)	3.385,50

	Bezüge LSt lfd Auslandmontage	3.382,70
	SV Beitrag lfd Auslandsmontage	157,70-
	steuerfreier Anteil LSt lfd Auslandsmontage	3.225,00-

	(LZ 8): A-Entsendung + A.-Mont. mit DBA-BefrM (anteilig)
LA 6100	A-Mont+DBA BefrM Gehalt (12.500,00, davon 72,94 %)	9.117,50

	Bezüge LSt lfd DBA-BefrM	9.117,30
	SV Beitrag lfd DBA-BefrM	425,06-
	Bmg LSt lfd DBA-BefrM	8.692,24
	LSt-Tage	15,00

Für die Berechnung des korrekten Prozentsatzes bzw. der LA 6100 geht das Programm wie folgt vor:

Steuerfreier Auslandsanteil

3.225,00 + 157,70 = 3.382,70

3.382,70 * 100 / 12.500,00 = 27,06 %

12.500,00 * 27,06 % = 3.382,50

Steuerpflichtiger Auslandsanteil

8.692,24 + 425,06 = 9.117,30
9.117,30 * 100 / 12.500,00 = 72,94 %

12.500,00 * 72,94 % = 9.117,50

2.34. Was ist zu tun, wenn ich im Monat 1 im Jahr 2026 mit den "alten" Gesetzeswerten für 2026 abgerechnet habe?

Ist im Jänner 2026 die Abrechnung der Überstunden lt. § 68 (2) EStG mit max. 10 Stunden oder max. lohnsteuerfreiem Betrag bis € 120,00 bereits im Vorfeld erfasst worden, dann gibt es folgende Korrekturmöglichkeiten auf die tatsächlichen Gesetzeswerte:

Korrektur im aktuellen Abrechnungsmonat: Sofern eine Korrektur 01/2026 noch möglich ist, muss unter LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Extras → "Vorjahres-Schnittbasis § 68 (2) für 2026 anpassen" die erwähnte Funktion gestartet werden. "Abrechnung durchführen" sowie diverse Auswertungen müssen nochmals durchgeführt werden.

Korrektur im Folgemonat: Um die Gesetzeswerte § 68 (2) EStG nachträglich 02/2026 zu korrigieren, ist eine Scheinaufrollung verpflichtend durchzuführen (LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Funktionen → Divers → "Scheinaufrollung").

Hinweis

Fließen die Überstundenlohnarten in Schnitttöpfe mit ein, ist es notwendig, die Schnittbasiswerte neu berechnen zu lassen.

Unter LOHN → Stammdaten → Schnitte zuordnen → Funktionen → "Schnittbasiswerte neu berechnen" kann die Neubrechnung für mehrere Firmen je Schnitttopf oder über alle Schnitttöpfe erfolgen.

2.35. Wie kann der Schnitt vom Schnitt der Teilzeit-Mehrstunden in der Sonderzahlung mitgerechnet werden?

In der Sonderzahlungsberechnung werden bei den variablen Entgelten die Lohnarten für die Teilzeit-Mehrstunden, die Sollstunden lt. Wochenmodell und die Menge der NLZ-Lohnarten hinzugefügt.

In einer weiteren Zeile müssen die Teilzeit-Mehrstunden durch die Sollstunden lt. Wochenmodell dividiert und anschließend mit den NLZ-Stunden multipliziert werden.

Das Ergebnis wird zu den anderen variablen Entgelten addiert.

2.36. Was steht in der Spalte "F/V" in der Bruttoerfassung?

Die Bezeichnung "F/V" steht für fix bzw. variabel. Die Spalte verfügt über die drei Ausprägungen

F = fix
V = variabel
X = fix ohne Wert

jeweils in Klein- und Großbuchstaben.

Großbuchstaben signalisieren, dass die Lohnarteneinstellungen herangezogen werden, wohingegen Kleinbuchstaben anzeigen, dass die Lohnarteneinstellung für diesen Dienstnehmer über das Kontextmenü in der Bruttoerfassung übersteuert worden ist.

Über die Funktionen "Fix", "Variabel" bzw. "Fix ohne Wert" kann die Lohnarteneinstellung der markierten Lohnart für einen Dienstnehmer übersteuert werden. Damit wird erreicht, dass sich eine variable Lohnart beispielsweise bei einem konkreten Dienstnehmer wie eine fixe Lohnart verhalten soll.

Das Kennzeichen "Fix" deutet nur daraufhin, dass es sich um eine fixe Lohnart handelt, die mit der Lohnartenaktivierung erzeugt wird. Das Kennzeichen "Fix" bedeutet aber nicht, dass die Lohnart über einen eigenen Fixwert verfügt oder auf einen Fixwert zugreift.

Die Ausprägung "F" in diesem Feld ist nicht mit dem Abrechnungsstatus "F" zu verwechseln. Weitere Informationen zum Abrechnungsstatus sind der FAQ Was bedetutet der Abrechnungsstatus? zu entnehmen.

2.37. Wie kann ich den Abschlag A15 (Minderung PV um 50 %) bzw. das Feld "Bonuspension" aufrollen?

Bei der Abrechnung eines älteren Dienstnehmers wurde der Abschlag A15 berücksichtigt, da in seinem Personalstamm das Feld "Bonuspension" angehakt wurde. Soll dieses Feld aufgerollt werden, da der Dienstnehmer bereits die Pension in Anspruch nimmt, so sind diese Abrechnungen aufzurollen.

Gleichzeitig muss beurteilt werden, ob für diesen Dienstnehmer nicht das Feld "PV-Reduktion bei Regelpension" für die Jahre 2024 und 2025 in Frage kommt.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Dokumentation Abrechnung älterer Dienstnehmer.

2.38. Wie kann ich die UEL in Kombination mit Bonuspension korrekt abrechnen?

Der Dienstnehmer tritt wegen Pensionierung aus. Für den Fall, dass eine Urlaubsersatzleistung in einem oder mehreren Folgemonaten abgerechnet wird, ist kein Anspruch auf Bonuspension mehr gegeben. Somit darf der Abschlag A15 nicht mehr berücksichtigt werden.

Mit folgendem Ablauf kann die Abrechnung korrigiert werden:

UEL-/KÜE-Schablone stornieren
Unter LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Funktion "UEL/KÜE" kann die Urlaubsersatzleistungsschablone aufgerufen und mit der Funkiton "UEL-/KÜE-Daten stornieren" gelöscht werden.
Feld "Bonuspension anpassen" (Wert "Nein")
In der Bruttoerfassung ist über die Funktion "Monatsstammdaten" am Reiter "Versicherung" das Feld "Bonuspension" auf die Ausprägung "Nein" zu stellen.
Urlaubsersatzleistung erneut abrechnen
Nun kann die Urlaubsersatzleistungsschablone erneut aufgerufen, mit den entsprechenden Werten befüllt sowie übernommen werden.
In der Schablone wird ersichtlich, dass der SV-Beitrag lfd mit dem erhöhten Prozentsatz berechnet wird.
Feld "Bonuspension anspassen" (Wert "Ja")
Die Monatsstammdaten sind im Austrittsmonat erneut anzupassen. Das Häkchen im Feld "Bonuspension" muss wieder auf die Ausprägung "Ja" gesetzt werden, damit für die laufende Abrechnung der Abschlag A15 (PV-Reduktion) korrekt berücksichtigt wird.

Im letzten Schritt sind Abrechnungsstapel und Auswertungsstapel zu starten.

2.39. Worauf muss ich achten, wenn ich eine UEL ins Folgejahr habe und der Dienstnehmer Bonuspension bezogen hat?

Sollte die Urlaubsersatzleistung ins Folgejahr gehen und wurde für die Lohnart "UEL Folgemonat" der Abschlag A15 (PV-Reduktion) berücksichtigt, ist wie folgt vorzugehen:

mBGM stornieren (Folgejahr)
Bereits gesendete mBGMs im Folgejahr sind zu stornieren und zu übermitteln.
Löschen Lohndienstverhältnis (Folgejahr)
Das entsprechende Lohndienstverhältnis ist für das Folgelohnjahr zu löschen (Dienstverhältnis löschen).
UEL-/KÜE-Schablone stonieren über Monat 13-24
Im "alten" Lohnjahr in ein fiktives Monat einsteigen. Unter LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Funktion "UEL/KÜE" kann die Urlaubsersatzleistungsschablone aufgerufen und mit der Funktion "UEL-/KÜE-Daten stornieren" gelöscht werden.
Feld "Bonuspension anpassen" (Wert "Nein")
Über die Aufrollung muss im Monat des Austritts über die Funktion "Monatsstammdaten" am Reiter "Versicherung" das Feld "Bonuspension" auf die Ausprägung "Nein" gestellt werden.
Urlaubsersatzleistung erneut abrechnen
Aus dem Aufrollmonat (13-24) kann die Urlaubsersatzleistungsschablone erneut aufgerufen, mit den entsprechenden Werten befüllt sowie übernommen werden.
In der Schablone wird ersichtlich, dass der SV-Beitrag lfd mit dem erhöhten Prozentsatz berechnet wird.
Feld "Bonuspension anspassen" (Wert "Ja")
Hier sind erneut über die Funktion "Aufrollung" die Monatsstammdaten im Austrittsmonat anzupassen.
Das Häkchen im Feld "Bonuspension" muss wieder auf die Ausprägung "Ja" gesetzt werden, damit für die laufende Abrechnung der Abschlag A15 (PV-Reduktion) korrekt berücksichtigt wird.
Auswertungen & mBGM
Wie gewohnt sind Abrechnungs- und Auswertungsstapel auszuführen. Anhand der Lohnstapel wird die alte mBGM automatisch storniert und eine neue erstellt.
Jahresumstellung
Für den Dienstnehmer muss erneut eine Jahresumstellung erfolgen.
Dienstnehmerstammdaten Folgejahr
Bevor der Monat 1 im Folgejahr in der Bruttoerfassung aktiviert wird, muss im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Versicherung" das Feld "Bonuspension" auf die Ausprägung "Nein" gestellt werden. Andernfalls wird die mBGM für die UEL FM mit falschen Werten an die ÖGK übermittlet.

Achtung!

Für rechtliche Fragen wenden Sie sich bitte an die entsprechenden Stellen!

2.40. Warum wird bei einem ausgetretenen Dienstnehmer kein Akonto erzeugt?

Für einen bereits ausgetretenen Dienstnehmer wird kein Akonto erstellt, wenn bereits eine Überweisung erfolgt ist. Der Betrag der bereits getätigten Überweisung muss in der Bruttoerfassung manuell mit einer Akontolohnart eingegeben werden.

2.41. Wie wird das Pendlerpauschale gekürzt, wenn die Telearbeitstage aus der ZEIT importiert werden?

Damit die Telearbeitstage, die durch den Import "ZEIT in LOHN" in die Bruttoerfassung gestellt werden, auch korrekt das Pendlerpauschale kürzen, ist es notwendig, die Lohnart 7499 "Pendlerdrittel (Info Wochenmodell - Telearbeitstage)" an die Lohnart für den Grundbezug zu koppeln. Die Bedingung, dass diese Lohnart nur ausgelöst wird, wenn der Dienstnehmer ein aktives Pendlerpauschale hat, ist in der Koppelung zu erfassen.

2.42. Können die Tage in der Bruttoerfassung neu berechnet werden?

In der Bruttoerfassung unter Funktionen → Divers → Tage neu berechnen werden die Tage von Beginn bis Ende des Dienstverhältnisses neu berechnet. Dies ist notwendig, wenn der Beginn bzw. das Ende des Dienstverhältnisses nachträglich geändert worden ist.

Folgendes wird mit Ausführen der Funktion angestoßen:

Der Teilzeitprozentsatz für den aktuellen Monat sowie die Vormonate werden aktualisiert.
Die Lohnarten werden bei Ausführen dieser Funktion neu bewertet.
Falls zuvor manuelle Änderungen an Lohnarten vorgenommen worden sind, müssen diese gegebenenfalls vor einer Neuberechnung oder Änderung geschützt werden.
Alle monatsbezogenen Stammdatenfelder werden akutialisiert.

2.43. Wie können die fiktiven Kosten für ein Massenbeförderungsmittel in Zusammenhang mit dem Sachbezug PKW erfasst werden?

In der Bruttoerfassung wird mit der Funktion "Kfz-Sachbezug" der Wert berechnet und in die Bruttoerfassung übernommen, sofern eine entsprechende Lohnart erfasst wird. Im Anschluss kann die Lohnart "1660 Sachbezug PKW SV-Reduktion" erfasst werden. Diese Lohnart reduziert die Bemessungsgrundlage für die Sozialversicherung des Dienstnehmers und des Dienstgebers.

2.44. Wie wird ein Kraftfahrzeug in Zusammenhang mit einer Firmengruppe behandelt?

Die Fahrzeuge sollten auf der Hauptfirma angelegt werden. Alle Firmen, die dieser Firmengruppe zugeordnet sind, können auf dieses Fahrzeug zugreifen und einem Dienstnehmer in einer dieser Firmen zuordnen.

3. Abrechnungen durchführen

3.1. Wie ändere ich den Abrechnungsstatus A auf F?

Der Abrechnungsstatus A in einem Vormonat deutet daraufhin, dass vom aktuellen Monat ausgehend in den Vormonat eine Aufrollung von Lohnarten oder Stammdaten erfolgt ist.

Wird der aktuelle Monat abgerechnet, dann ändert sich der Abrechnungsstatus des Vormonats wieder auf den Abrechnungsstatus F. Stellen Sie sicher, dass in den Lohn-Basiseinstellungen der aktuelle Abrechnungsmonat hinterlegt ist und führen Sie das Programm Abrechnungen durchführen aus.

4. Abrechnungen ansehen

4.1. Wo können die mBGMs pro Dienstnehmer angesehen und kontrolliert werden?

Im Programm LOHN → Abrechnung → Abrechnungen ansehen am Reiter "mBGM" können die erstellten mBGM-Daten, die in die ELDA-Datendrehscheibe gestellt worden sind, im Detail angesehen und kontrolliert werden.

Zusätzlich kann in diesem Programm das Feld "JAGB" (= Jährliche Abrechnung für geringfügig Beschäftigte) eingeblendet werden. Dieses Feld ist markiert, wenn es sich um einen geringfügig beschäftigten Dienstnehmer handelt, bei dem die Beiträge am Jahresende abgeführt werden.

Weitere Informationen: Abrechnung ansehen

5. Lohnsets drucken

5.1. Kann ich die oberen Bereiche am Lohnset individuell gestalten?

Ja. Der obere Bereich des Lohnsets gliedert sich in:

Titelblock
Lohnset-Identifikation
Mitarbeiterstammdatenblock
Abrechnungsrelevante Daten

Diese Blöcke können am Reiter "Erweitert" im Programm "Lohnset drucken" bearbeitet werden. Dazu muss ein Report definiert und hinterlegt werden.

5.2. Wie füge ich im Reportdesigner eine Leerzeile unten ein?

Man möchte beispielsweise beim Lohnset-Identifikationsblock eine Leerzeile unten im Band einfügen, damit mehr Abstand zum restlichen Lohnset besteht.

Es gibt 3 Lösungswege.

Lösung 1:
Sie erstellen ein Textfeld mit einem beliebigen nicht leeren Text (die Zeichenkette könnte "Leerzeile" lauten). Der Text darf nicht leer sein und auch nicht nur aus Leerzeichen bestehen! Die Schriftfarbe des Textfeldes stellen Sie um auf Weiß. Im nachfolgenden Bild sieht man in der letzten Zeile ein Textfeld mit einer grauen Farbe. Vorsicht, wenn die Lohnsets auf Farbpapier oder Papier mit Muster gedruckt werden!

Lösung 2:
Sie markieren das ganze Band (unten rechts steht dann "Druckbaustein" und das Band hat die typische Umrandung der Markierung). Es gibt oben bei den Schaltflächen den Button "Bandeigenschaften". Wenn Sie hier die "Automatische Bandhöhe" deaktivieren, können Sie ein Textfeld mit einem Leerzeichen oder einen leeren Textbaustein verwenden.

Lösung 3:
Sie können auch die Rasterausrichtung in Spalten und Zeilen entfernen. Überlegen Sie allerdings gut, ob Sie das wirklich deaktivieren möchte. Die Spalten können nämlich nicht wieder automatisch so gebildet werden, wie sie ursprünglich gewesen sind. Aus diesem Grund empfiehlt sich hier eine Sicherungskopie des Reports. Wenn Sie für das Band keine Rasterausrichtung auf Zeilen wünschen, dann können Sie das Band beliebig vergrößern.

Man erkennt oben die Spalten 1 bis 6 und einen Raster aus helltürkisen horizontalen und vertikalen Linien im ganzen Band. Daran richten sich alle Felder im Band aus. Die Deaktivierung ist über die Schaltflächen "Spalten" und "Zeilen" (oben sind sie rot umrandet) möglich, sofern das Band markiert ist. Danach sieht die Ansicht so aus: Die helltürkisen Linien sind weg. Wird das Band markiert, lässt es sich ganz einfach vergrößern, wie man es auch von anderen Zeichenwerkzeugen kennt. Auch bei dieser Lösung ist die "Automatische Bandhöhe" zu deaktivieren!

5.3. Wie kann ich den Urlaub, aliquoten Urlaub bzw. die Gutstunden am Lohnset andrucken?

Im Programm "Lohnset drucken" stehen am Reiter"Erweitert" diverse Parameter zur Verfügung, mit denen man einstellen kann, welche Daten aus der NLZ-Verwaltung am Lohnset angedruckt werden sollen. So können beispielsweise der Urlaubsrest oder der Saldo eines bestimmten Gutstundentopfes am Lohnset ausgewiesen werden.

In jedem Fall sollte die Ausprägung im Feld "Stichtag für Resturlaub und/oder restliche NLZ/Gutstunden" beachtet werden. Hier können Sie festlegen, ob als Stichtag der letzte des aktuellen Monats, des Vormonats oder des Vorvormonats angedruckt werden soll.

5.4. Können mehrere Dienstverhältnisse am Lohnset zusammengefasst werden?

Sofern es sich um technische Dienstverhältnisse handelt, können Sie mit dem Parameter "technische DVs zusammenfassen" im Programm "Lohnset drucken" eine Zusammenfassung auf einem Lohnset bewirken. Technische Dienstverhältnisse kennzeichnen sich dadurch, dass sie arbeitsrechtlich zu einem Dienstverhältnis gehören. Allein aus technischen Gründen werden mehrere Dienstverhältnisse angelegt, weil sich beispielsweise das Wochenmodell während des Monats geändert hat oder ein Lehrling seine Lehrzeit abgeschlossen hat.

Hinweis

Arbeitsrechtlich unterschiedliche Dienstverhältnisse (Wiedereintritte) werden nicht mit dem davorliegenden Dienstverhältnis zusammengefasst.

5.5. Ist es möglich, Lohnsets für mehrere Monate in einem Arbeitsschritt zu drucken, archivieren oder per E-Mail zu versenden?

Nein, da man im Programm "Lohnset drucken" nur einen Abrechnungsmonat, aber keinen darüber hinausgehenden Zeitraum eingeben kann. Sie können jedoch, ohne aus dem Programm auszusteigen die Lohnsets für einen Monat erstellen, den Abrechnungsmonat wechseln und die Lohnsets für den nächsten Monat erstellen.

5.6. Wie kann ich den Satz am Lohnset nachvollziehen?

Der Satz errechnet sich aus der Division Betrag durch Menge. Dabei ist zu beachten, dass es zu Rundungsdifferenzen kommen kann.

Hinweis

Sind Lohnarten für das Lohnset auf "addierend" eingestellt (Lohnartenstamm → Reiter "Lohnset/Lohnkonto" → Bereich "Am Lohnset addieren zu"), erfolgt die Logik gleich, wie oben beschrieben. Die Beträge sowie die Mengen der addierenden Lohnarten werden zusammengezählt. Der Satz wird mit Betrag/Menge am Lohnset errechnet.

Weitere Informationen: Lohnsets drucken

5.7. Warum wird ein anderer Grundbezug am Lohnset angedruckt, als ich in der Bruttoerfassung eingebeben habe?

Dies liegt in den allermeisten Fällen daran, dass Sie Nichtleistungszeiten abgerechnet haben, die Korrekturlohnarten bewirken. Diese negativen Korrekturlohnarten werden zu der Grundbezugslohnart (Gehalt, Monatslohn usw.) addiert und verringern dadurch den Grundbezug.

Unter Lohnartenstamm → jeweilige Korrekturlohnart → Reiter "Lohnset/Lohnkonto" → "Am Lohnset addieren zu" können auf den Feldern "Lohnart (1-5)" die entsprechenden Lohnarten eingepflegt werden, die zu der jeweiligen Lohnart zu addieren sind.

Weitere Informationen:

Lohnsets drucken

Lohnart addieren zu

Lohnarten

5.8. Welche Druckereinstellungen sind für das Lohnset nach Muster B zu treffen?

Das Lohnset Muster B (2-fach, Durchschlag) wird auf einem speziellen Vordruck auf Endlospapier gedruckt. Das Papierformat entspricht leider nicht dem gängigen DIN-A4-Format, sondern muss separat als eigenes Formular in den Druckereinstellungen hinterlegt werden. Es empfielt sich ein Formular mit dem Namen "Lohn-/Gehaltsabrechnung" anzulegen. Des Weiteren sollte die Papiergröße auf 21,01 cm Breite und 20,32 cm Höhe definiert werden.

Dieses Formular bzw. Papierformat ist für den Druck von Lohnsets mit Muster B im jeweils verwendeten Drucker zu hinterlegen. Beachten Sie, dass die Druckereinstellungen abhängig vom jeweiligen verwendeten Gerät unterschiedlich zu hinterlegen sind. Wobei zu beachten ist, dass die Druckereinstellungen Ihres Geräts vermutlich anders aussehen können.

Hinweis

Wird das Lohnset nach Muster B gedruckt, dann muss die Lohnart 9180 "Pendlertage" - ggf. firmenspezifisch - im Lohnartenstamm am Reiter "Lohnset/Lohnkonto" im Feld "Am Lohnset drucken" auf "Ja" gestellt werden.

5.9. Was ist zu tun, wenn das Lohnset Muster B versetzt angedruckt wird?

Wenn die Daten am Lohnset verschoben angedruckt werden, kontrollieren Sie bitte, ob das separat erstellte Formular bereits in Ihrem Betriebssystem (z. B. Windows) bei den Druckereinstellungen vorhanden ist. Sollte dies nicht der Fall sein, dann muss dieses in den Druckereinstellungen zuerst angelegt werden.

Ist Unterstützung seitens BMD gewünscht, dann wird das Formular über einen kostenpflichtigen Termin mit einem unserer Techniker/innen angelegt (termin@bmd.at).

Weitere Informationen: Lohnsets drucken

5.10. Wie erstelle ich das Lohnset nach Muster F in der NTCS?

Im NTCS LOHN wird das Muster F bzw. E nicht als eigenes Formular angeboten. Stattdessen ist Muster D im Parameter "Formular" am Reiter "Erweitert" einzustellen.

Stellen Sie am Reiter "Allgemein" bei den Druckereinstellungen ein, dass Sie einen eigenen Drucker für das Lohnset verwenden, dass eine Kopie erstellt werden soll und dass alle Kopien zuerst erstellt werden und dann das Lohnset des nächten Dienstnehmers. Diese Sortierung (1,1; 2,2; 3,3; ...) bewirkt, dass links und rechts dasselbe Lohnset steht.

In den Druckereinstellungen des Geräts muss hinterlegt werden, dass zwei Seiten auf ein Blatt Papier gedruckt werden sollen. Duplex-Druck (beidseitiger Druck) ist zu deaktivieren, denn sonst wird auf der Rückseite das Lohnset des nächsten Dienstnehmers gedruckt. Diese Einstellung muss direkt in den Druckereinstellungen des Druckers vorgenommen werden. Die Druckereinstellungen sind vom verwendeten Gerät abhängig und können je nach Drucker variieren.

Hinweis

Beachten Sie, dass es am Ausdruck zu leichten Unterschieden beim Mitarbeiteridentifikationsblock kommen kann: Dort, wo die Adresse des Dienstnehmers steht und unter dem Block, wo die SV- und LST-Abzüge ausgewiesen sind.

Weitere Informationen: Lohnset drucken

5.11. Wie können nur die Lohnsets der Dienstnehmer gedruckt werden, die keine E-Mail-Adresse hinterlegt haben?

In den Druckeinstellungen im Programmpunkt "Lohnset drucken" bzw. in den entsprechenden Parametereinstellungen, kann mit der Ausprägung "Ja, nur wenn kein E-Mail möglich" der Ausdruck lediglich für Dienstnehmer ohne hinterlegte E-Mail-Adresse festgelegt werden.

5.12. Wie können die Lohnsets per E-Mail versendet werden?

Für die Versendung von diversen Auswertungen oder auch im Speziellen für die Versendung von Lohnsets werden nur wenige Einstellungen benötigt. Grundvoraussetzung ist, dass die E-Mail-Adressen der Dienstnehmer beziehungsweise der Firma in den Stammdaten eingepflegt sind. Es kann so gut wie in jedem Programm am Reiter "Allgemein" festgelegt werden, ob eine E-Mail erstellt werden soll oder nicht. Weiters kann je nach Auswahl die Auswertung direkt an den jeweiligen Dienstnehmer oder gesamt an die Firma übermittelt werden.

Mit der Funktionstaste F8 gelangen Sie in die E-Mail-Einstellung, wo Sie entscheiden können, ob die E-Mail komprimiert werden soll. Außerdem können Sie den E-Mail-Betreff, den E-Mail-Text und den Dateinamen des Ausdrucks im Anhang der E-Mail festlegen.

Grundsätzlich musste bislang für den E-Mail-Versand an die Dienstnehmer und die Firma der Zustand zwischenzeitlich zurückgesetzt werden. Ab der Version 26.25 steht ein eigener Zustand "Lohnset Klient" für den E-Mail-Versand an die Firma zur Verfügung. Sie können ab dieser Version einmal die Lohnsets an die Dienstnehmer per E-Mail versenden und ein zweites Mal an die Firma, ohne den Zustand zurücksetzen zu müssen. Das Programm "Lohnset drucken" kann nur einmal einem Stapel zugeordnet werden.

Achtung!

Sollen die E-Mail-Einstellungen für die Zukunft fixiert bleiben, so müssen sie über die firmenbezogenen oder über die allgemeinen Einstellungen unter der gelben Menüleiste erfolgen! E-Mail-Einstellungen werden ansonsten nur temporär gespeichert.

Weitere Informationen: Lohnset drucken

5.13. Woran liegt es, wenn die Signatur beim E-Mail Versand des Lohnsets nicht vorhanden ist?

Überprüfen Sie die Einstellung unter TOOLS → Überblick über alle TOOLS Parameter -→ Gesamtsystem → Standard-E-Mail → Signatur hinzufügen.

Wird diese auf die Ausprägung "Ja" gesetzt, wird die Outlook-Signatur herangezogen.

5.14. Wie lege ich für Lohnsets und andere Auswertungen den Betreff beim Archivieren und den Betreff beim E-Mail-Versand fest?

Lohnsets und andere Auswertungen können nicht nur gedruckt, sondern auch archiviert oder per E-Mail direkt an den jeweiligen Dienstnehmer versendet werden. Dafür möchten viele Anwender einen Betreff hinterlegen.

Der Betreff für archivierte Dokumente bzw. E-Mails kann in den Archiveinstellungen bzw. E-Mail-Einstellungen (Taste F8 oder Symbol) hinterlegt werden.

Die Einstellungen für die Archivierung können für den Versand per E-Mail analog übernommen werden.
Möchten Sie als Betreff einen einfachen Text hinterlegen, so ist dieser in das dafür vorgesehene Feld "Betreff beim Archivieren" einzutragen.

Der Betreff in einer E-Mail als auch der Betreff beim Archivieren können über Makros indiviuell definiert werden. In nachfolgender Tabelle finden Sie einige Beispiele:

Format	Beispiel	Makro als Kopiervorlag
Lohnset YYYY MM	Lohnset 2025 7	Result := 'Lohnset ' + MCA_LEN_JAHR + ' ' + MCA_LEN_MONAT;
Lohn- und Gehaltsabrechnung MM YYYY	Lohn- und Gehaltsabrechnung 07 2025 Der Monat wird hierbei mit einer führenden 0 als 2-stellige Zahl angegeben.	Monat:= MCA_LEN_MONAT; Jahr:= MCA_LEN_JAHR; Ausdruckstitel:='Lohn- und Gehaltsabrechnung'; Datum:=BMD_LASTDAY(Monat,Jahr); DatumFormatiert:=BMD_FORMATDATE(Datum,'dd.mm.yyyy','mm yyyy'); Result:= Ausdruckstitel + ' ' + DatumFormatiert;
Lohnset Name inkl Titel des Dienstnehmers MMMM YYYY	Lohnset Mustermann, Anton Juli 2025 Beachten Sie: Hier wird der Monatsname ausgeschrieben. Analog gibt es auch Variablen zur Abfrage der Mitarbeiter- bzw. Firmennummer	Monat:= MCA_LEN_MONAT; Jahr:= MCA_LEN_JAHR; Ausdruckstitel:='Lohnset'; Datum:=BMD_LASTDAY(Monat,Jahr); DatumFormatiert:=BMD_FORMATDATE(Datum,'dd.mm.yyyy','mmmm yyyy'); Result:= Ausdruckstitel + ' ' + BMD_MCU_PER_TITEL_VORN_NACHN_TITELH() + ' ' + DatumFormatiert;
Ausdruckstitel MM YYYY	Buchungsbeleg 07 2025 Beachten Sie, dass der Ausdruckstitel des Programms "Lohnsets drucken" das Zeichen "/" beinhaltet und deshalb nicht verwendet werden darf.	Monat:= MCA_LEN_MONAT; Jahr:= MCA_LEN_JAHR; Ausdruckstitel:=MCU_RSO_AUSDRUCKSTITEL; Datum:=BMD_LASTDAY(Monat,Jahr); DatumFormatiert:=BMD_FORMATDATE(Datum,'dd.mm.yyyy','mm yyyy'); Result:= Ausdruckstitel + ' ' + DatumFormatiert;

Weitere Informationen: Lohnset drucken

5.15. Kann ich im Feld "Anhang-Dateiname" beim E-Mail-Versand von Lohnsets und anderen Auswertungen eine individuelle Bezeichnung festlegen?

Der Dateiname des Anhangs kann über ein Makro festgelegt werden. Die Besonderheit hier ist, dass nicht das Zeichen "/" im Makro-Editor verwendet werden darf. Dieses Zeichen ist auch bei manueller Dateianlage nicht erlaubt, weil andernfalls im Ordnersystem nicht bekannt wäre, ob es sich um einen Dateinamen oder um ein Unterverzeichnis handelt.

Mit der Variable MCU_RSO_AUSDRUCKSTITEL kann der Ausdruckstitel im Makro verwendet werden. Allerdings beinhaltet der Ausdruckstitel für das Programm "Lohnsets drucken" das Zeichen "/", weshalb es hier nicht verwendet werden darf, wohl aber in Makros für Anhang-Dateinamen von anderen Ausdrucksprogrammen.

Format	Beispiel	Makro als Kopiervorlag
Lohnset YYYY MM	Lohnset 2025 7	Result := 'Lohnset ' + MCA_LEN_JAHR + ' ' + MCA_LEN_MONAT;
Lohn- und Gehaltsabrechnung MM YYYY	Lohn- und Gehaltsabrechnung 07 2025 Der Monat wird hierbei mit einer führenden 0 als 2-stellige Zahl angegeben.	Monat:= MCA_LEN_MONAT; Jahr:= MCA_LEN_JAHR; Ausdruckstitel:='Lohn- und Gehaltsabrechnung'; Datum:=BMD_LASTDAY(Monat,Jahr); DatumFormatiert:=BMD_FORMATDATE(Datum,'dd.mm.yyyy','mm yyyy'); Result:= Ausdruckstitel + ' ' + DatumFormatiert;
Lohnset Name inkl Titel des Dienstnehmers MMMM YYYY	Lohnset Mustermann, Anton Juli 2025 Beachten Sie: Hier wird der Monatsname ausgeschrieben. Analog gibt es auch Variablen zur Abfrage der Mitarbeiter- bzw. Firmennummer	Monat:= MCA_LEN_MONAT; Jahr:= MCA_LEN_JAHR; Ausdruckstitel:='Lohnset'; Datum:=BMD_LASTDAY(Monat,Jahr); DatumFormatiert:=BMD_FORMATDATE(Datum,'dd.mm.yyyy','mmmm yyyy'); Result:= Ausdruckstitel + ' ' + BMD_MCU_PER_TITEL_VORN_NACHN_TITELH() + ' ' + DatumFormatiert;
Ausdruckstitel MM YYYY	Buchungsbeleg 07 2025 Beachten Sie, dass der Ausdruckstitel des Programms "Lohnsets drucken" das Zeichen "/" beinhaltet und deshalb nicht verwendet werden darf.	Monat:= MCA_LEN_MONAT; Jahr:= MCA_LEN_JAHR; Ausdruckstitel:=MCU_RSO_AUSDRUCKSTITEL; Datum:=BMD_LASTDAY(Monat,Jahr); DatumFormatiert:=BMD_FORMATDATE(Datum,'dd.mm.yyyy','mm yyyy'); Result:= Ausdruckstitel + ' ' + DatumFormatiert;

Weitere Informationen: Lohnset drucken

5.16. Warum sind die PDF-Dokumente der Lohnsets als "geschützt" gekennzeichnet?

Damit die PDF-Dateien der Lohnsets nicht mit anderen Programmen bearbeitet und verfälscht werden können.

5.17. Können Lohnsets, die an Dienstnehmer gemailt werden, durch ein Passwort geschützt werden?

Ja. Das Passwort kann im Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer im Feld "Passwort für Lesen/Öffnen" für jeden Dienstnehmer hinterlegt werden.

5.18. Können Lohnsets, die an Dienstnehmer gemailt werden, verschlüsselt werden?

Ja. PDF-Dokumente, besonders sind hier Lohnsets hervorzuheben, können mit einer 256-bit-Verschlüsselung gesichert werden. Die 256-bit-Verschlüsselung ist derzeit "state of the arts" und älteren Verschlüsselungsmöglichkeiten definitiv vorzuziehen. Leider können einige PDF-Reader mit einer 256-bit-Verschlüsselung nicht umgehen, sondern lediglich mit einer 128-bit-Verschlüsselung arbeiten.

Wir empfehlen daher das Update des PDF-Readers oder einen Wechsel auf den Original-Acrobat-Reader, sofern der PDF-Reader Probleme beim Öffnen einer 256-bit-verschlüsselten PDF-Datei hat. Möglicherweise verwenden einzelne Dienstnehmer zum Öffnen des Lohnsets (auf einem privaten Gerät) einen PDF-Reader, der noch nicht für die neue, bessere 256-bit-Verschlüsselung geeignet ist.

Sollte ein Update oder ein Wechsel auf den Original-Acrobat-Reader beim Adressatenkreis nicht möglich sein, so kann die ältere und weniger sichere 128-bit-Verschlüsselung verwendet werden. Dazu ist in der NTCS folgender Parameter abzuändern: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Report → PDF-Verschlüsselung.

5.19. Wie kann der FABO+ rückwirkend erfasst bzw. aufgerollt werden?

Wurde der FABO+ ursprünglich nicht erfasst, so ist es notwendig, zuerst das Kind bzw. die Kinder am Reiter "Angehörige" (LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer) mit den Sozialversicherungsnummern zu einzugeben. Im Anschluss in die Bruttoerfassung (LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung) mit der Funktion "Aufrollung" in den ersten betroffenen Monat einsteigen.

In der Aufrollung die Funktion "Monatsstammdaten" auswählen und den Reiter "Finanzamt" bearbeiten. Im Feld "Familienbonus Plus" das F8 Symbol

drücken. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die "Angehörigennummern" erfasst werden. Gleichzeitig ist hier zu hinterlegen, wie lange der FABO+ berücksichtigt werden soll, ebenso die "FABO+ Höhe", die "Beziehung zum Kind", die "FABO+ Land-Nr." und ob Anspruch auf AVAE besteht. Diese Vorgehensweise ist für jeden betroffenen Monat einzeln durchzuführen.

Wurde der FABO+ bereits abgerechnet, so ist mit der oben beschriebenen Vorgehensweise auch eine Änderung bzw. Löschung des FABO+ Monat für Monat möglich.

5.20. Wie kann man die tatsächliche Lohnsteuer-Ersparnis durch den Familienbonus Plus nachvollziehen?

Am Lohnset wird der Betrag der tatsächlichen Lohnsteuer-Ersparnis durch den Familienbonus Plus (FABO+) angeführt. Dieser Betrag wird abhängig von den konkreten Daten berechnet und ist insbesondere dann kein aus der Lohnsteuertabelle bekannter Wert, wenn die Lohnsteuer im Endeffekt null beträgt.

Hier ist auf die Reihenfolge der Abzüge bei der Lohnsteuerberechnung zu achten. Der Abzug des FABO+ erfolgt nach dem allgemeinen Abzug und vor dem Verkehrsabsetzbetrag. Die Reihenfolge entspricht der Darstellung der Wertekärtchen des Vorlagenportals. Der Pendlereuro wird ganz zum Schluss abgezogen.

BMG LSt
* Lohnsteuerprozentsatz	abhängig von Staffelung laut Lohnsteuertabelle
- allgemeiner Abzug	abhängig von Staffelung laut Lohnsteuertabelle
Zwischensumme vor FABO+	Wenn diese Zwischensumme kleiner ist als der Betrag bei FABO+, dann ist dies die maximal mögliche Lohnsteuer-Ersparnis für den FABO+, welche am Lohnset oder bei der Netto-Vorschau in der Bruttoerfassung angezeigt wird.
- FABO+	abhängig von der Anzahl der Kinder, deren Alter und der "FABO+"-Höhe (voll oder halb) laut Lohnsteuertabelle
Zwischensumme vor Verkehrsabsetzbetrag
- Verkehrsabsetzbetrag	laut Lohnsteuertabelle
Zwischensumme vor AVAB/AEAB
- AVAB/AEAB	abhängig von der Anzahl der Kinder laut Lohnsteuertabelle
Zwischensumme vor Pendlereuro
- Pendlereuro	abhängig von den erfassten Kilometern zwischen Wohnung Arbeitsstätte
Lohnsteuer

5.21. Wie kann eine Lohnart mit mehreren Zeilen für unterschiedliche Sätze angedruckt werden?

Insbesondere bei Arbeitskräfteüberlassern bzw. wenn unterschiedliche Stundensätze abzurechnen sind, besteht der Wunsch, eine Lohnart mit mehreren Sätzen bei einem Dienstnehmer abzurechnen und am Lohnset in mehreren Zeilen anzudrucken. Im NTCS LOHN sind zwei alternative Lösungsvarianten möglich:

Der Satz wird grundsätzlich am Lohnset mittels Division des Betrags durch die Menge ermittelt, woraus bei unterschiedlichen Sätzen bei der Erfassung ein Mischsatz am Lohnset entsteht. Dieser Mischsatz sorgt in vielen Fällen für Verwirrung und Rückfragen der Dienstnehmer. Eine pragmatische Lösung ist es, den irritierenden Satz am Lohnset einfach auszublenden.

5.22. Wie kann ich den Betrag "Brutto ohne § 26 EStG" am Lohnset unter den Jahressummen nachvollziehen?

Die Summe bei "Brutto ohne § 26 EStG" in den Jahressummen am Lohnset ist die Summe aller Lohnarten mit der Pflichtigkeit "Brutto" abzüglich aller Lohnarten, die nach § 26 EStG lohnsteuerfrei sind. Insbesondere Sachbezüge, die zwar lohnsteuerpflichtig sind, aber nicht die Pflichtigkeit "Brutto" haben, werden nicht in der Summe "Brutto ohne § 26 EStG" in den Jahressummen am Lohnset ausgewiesen.

5.23. Kann am Lohnset oder anderen Auswertungen ein Barcode angedruckt werden?

Ja, das geht.

In Ausdrucksprogrammen im Paket LOHN wie dem Programm Lohnsets drucken können individuelle Report-Einstellungen vorgenommen werden. So kann beispielsweise der Block der Mitarbeiterstammdaten nach den eigenen Vorlieben gestaltet werden. Die Einstellungen dafür treffen Sie im Programm jeweiligen Ausdrucksprogramm am Reiter "Erweitert". Hinterlegen Sie den von Ihnen definierten Report am besten dauerhaft in den Allgemeinen oder Firmenbezogenen Einstellungen, um nicht jeden Monat den Report auswählen zu müssen.

Mit dem F4-Symbol kommen Sie in das Suchfenster, in dem Sie bereits existierende Reports auswählen könnten. Mit dem F8-Symbol gelangen Sie in die Reportverwaltung, in der Sie einen Report importieren, kopieren und individuell verändern können. Öffnen Sie in diesem Fenster mit F8 den markierten Report, um die Entwurfsansicht für die Bearbeitung des Designs zu starten.

Sie können in der Entwurfsansicht mit dem Strichcodesymbol unter den Werkzeugen einen Strichcode an einer beliebigen Stelle im Report einfügen. Automatisch öffnet sich das Fenster "Feld einstellen", in dem Sie festlegen müssen, von welchem Feld die Informationen im Strichcode abgebildet sein sollen. Sind alle Einstellungen am Report getroffen worden, so ist dieser zu speichern.

Verwenden Sie die Druckvorschau des Ausdrucksprogramms und kontrollieren Sie Ihre Arbeit. Nehmen Sie Änderungen so lange vor, bis Ihnen der Report gefällt und hinterlegen Sie danach den Report in den Allgemeinen oder Firmenbezogenen Einstellungen, damit Ihr individueller Report gleich beim Start des Programms vorgeschlagen wird.

5.24. Wie kann ich im Vorbehaltsklausel umsetzen?

Vorbehaltsklauseln sind oftmals Teil einer Prämienvereinbarung. Darin sollte geregelt sein, "dass die jeweilige Vereinbarung nur für den darin genannten Zeitraum gilt und keinerlei Anspruch des Mitarbeiters auf Abschluss einer gleichen oder ähnlichen Vereinbaurung für künftige Zeiträume besteht." (Quelle: BMD PV Profi Ausgabe 4/2022, Lamplmayr).

Im BMD LOHN stehen zwei Varianten zur Verfügung, wie Dienstnehmer/innen über eine derartige Klausel informiert werden können.

Variante Hinweis am Lohnset
Im Programm "Lohnfirmen" kann am Reiter "Hinweise" ein Hinweis für den Andruck am Lohnset formuliert werden. Der Text im Feld "Hinweistext" kann frei formuliert werden. Für den Text stehen keine Formatierungseinstellungen zur Verfügung und er ist auf etwa drei Zeilen beschränkt.

Der Hinweis wird am Lohnset unter der Abrechnung und den BV-Beträgen ausgewiesen.

Für diese Variante ist keine zusätzliche Lizenz erforderlich.
Variante Standardbrief
Mit dem Standarbrief im Paket LOHN können nicht nur Dienstverträge oder Lohnbestätigungen, sondern auch Prämienvereinbarungen formuliert werden. Der Vorteil des Standardbriefs ist, dass eine einmal definierte Vorlage wiederverwendet und personalisiert werden kann. Das heißt, in der Standardbrief-Vorlage kann auf Datenbankfelder der Firma oder der Dienstnehmer/innen zugegriffen werden, sodass für jeden Adressaten der jeweilige Name und einige persönliche Daten am Ausdruck stehen. Der Standardbrief kann gedruckt, archiviert, per E-Mail versendet oder auch im Lohnportal hochgeladen werden. Eine Standardbrief-Vorlage kann über mehrere DIN-A4-Seiten verfügen, weshalb auch umfangreiche Vereinbarungen damit abgebildet werden können.

Einige Vorlagen für das Programm "Standardbrief Lohn" finden in der Onlinehilfe unter Standarbrief LOHN - Vorlagen.

Für die Verwendung des Standardbriefs im Paket LOHN sind die Lizenzpakete 9 "BMD NTCS Standardbrief" und 12 "BMD NTCS Lohnverrechnung" notwendig.

5.25. Wie können die Wochenstunden bzw. Sollstunden pro Woche am Lohnset angedruckt werden?

Auf dem Reiter "Erweitert" im "Block für die Mitarbeiterstammdaten" kann mit F4 die Reportverwaltung geöffnet werden. Hier kann eine Vorlage für das Lohnset der Mitarbeiterstammdaten ausgewählt und mit F8 oder dem Button "Öffnen (F8)" geöffnet werden. Im Editor können Felder bearbeitet bzw. mit der Funktion "Feld" mit dem Icon

eingefügt werden. Felder, die häufig zusätzlich am Lohnset angedruckt werden sollen, sind Ersteintrittsdatum, Sollstunden/Woche oder diverse Freifelder.

Weitere Informationen: Reportdesigner im LOHN

5.26. Wie kann ich Lohnsets automatisch für jeden Dienstnehmer einzeln abspeichern?

Alle notwendigen Einstellungen finden Sie im Programm LOHN → Abrechnungen → Lohnsets drucken am Reiter "Erweitert". Mit dem Parameter bzw. Feld "PDF erzeugen" wird grundsätzlich festgelegt, ob ein PDF-Dokument erzeugt werden soll. Der Speicherort wird im Parameter bzw. Feld "Export Zieldatei" festgelegt.

Grundsätzlich können hiermit die Lohnsets je Dienstnehmer als PDF-Dokument in einem Zielverzeichnis abgelegt werden. Die Einstellungen können temporär in den genannten Feldern oder dauerhaft in den allgemeinen bzw. firmenbezogenen Einstellungen hinterlegt werden. Wird das Programm Lohnsets drucken über einen Lohnstapel ausgeführt, wird der Export wie in den Parametern des Programms hinterlegt ausgeführt.

Mit diesen Einstellungen ist auch die Ablage der Lohnsets im Lohnportal möglich. Dafür ist der Platzhalter <COM_LPORT> zu verwenden.

Alternativ kann der E-Gehaltszettel auch für das EBPP-System zur Verfügung gestellt werden, wofür allerdings die Zusatzlizenz "Schnittstelle E-Gehaltszettel" erforderlich ist.

5.27. Wie kann ich den Beruf auf dem Lohnset ändern?

Der auf dem Lohnset ausgewiesen Beruf kann über LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Allgemein/CRM" im Feld "Beruf" geändert werden. Die Berufsbezeichnung am Lohnset wird vom Haupt-DV herangezogen.

6. ELDA-Datendrehscheibe

6.1. Muss ich die ELDA-Software auf jedem Rechner lokal installiert haben?

Nein, es reicht, wenn die ELDA-Software einmal am Server installiert ist. Hinterlegen Sie den UNC-Pfad oder den Pfad mit einem Laufwerksnamen zur ELDA-Installation am Server bei den ELDA-Parametern. Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → ELDA → Lokaler Pfad zur ELDA-Software

Sollten Sie mehrere ELDA-Installationen mit unterschiedlichen Seriennummern verwenden, so muss ein Mapping vorgenommen werden. Im genannten Parameter kann nur ein Pfad hinterlegt werden, beispielsweise H:\gkkdfu. Im Netzwerk muss sichergestellt werden, dass das Laufwerk H bei einem Kollegen auf die erste ELDA-Installation verweist und beim anderen Kollegen auf eine andere ELDA-Installation. Für alle Benutzer ist allgemein derselbe Pfad hinterlegt, aber für manche Benutzer verweist der Laufwerksbuchstabe auf einen anderen Ordner/Rechner im Netzwerk als für andere.

Weitere Informationen:

LOHN Parameter - ELDA-Datendrehscheibe

Parameter CRM und DMS - ELDA

Achtung!

Alle ELDA-Installationen mit derselben ELDA-Seriennummer müssen in der Konfiguration der ELDA-Software auf dasselbe ELDA-Empfange-Verzeichnis verweisen. Das heißt, auch wenn Sie mehrere lokale ELDA-Installationen mit derselben Seriennummer verwenden, dann müssen alle dasselbe ELDA-Empfange-Verzeichnis hinterlegt haben. Nur so ist sichergestellt, dass die Clearingfälle an einem zentralen Ort gespeichert und korrekt ausgelesen werden können.

Unterschiedliche ELDA-Seriennummern sollten unterschiedliche ELDA-Empfange-Verzeichnisse besitzen, sodass die Clearingfälle von der einen ELDA-Seriennummer nicht versehentlich ausgelesen werden können.

6.2. Was bedeutet die Meldung "OBUS (DVR-Nummer) ist ungültig?

Erscheint folgende Meldung beim Versuch, eine ELDA-Meldung zu übermitteln, dann sind eine ELDA-Seriennummer in den CRM Parametern bzw. eine DVR-Nummer im Firmen- bzw. Lohnfirmenstamm zu hinterlegen.

"OBUS (DVR-Nummer) ist ungueltig (nicht numerisch oder null) (E7)"

Damit ELDA-Meldungen übermittelt und verarbeitet werden können, muss nicht nur der Pfad zur ELDA-Software hinterlegt sein, sondern auch die ELDA-Seriennummer oder die DVR-Nummer der Firma.

Die Abkürzung OBUS steht für "Ordnungsbegriff der übermittelnden Stelle" (das ist der Dienstgeber selbst bzw. dessen Bevollmächtigter). Dieser Ordnungsbegriff muss sowohl für den datenübermittelnden als auch für den zuständigen Versicherungsträger interpretierbar sein.

Als Ordnungsbegriff wird in erster Linie die im Parameter "ELDA-Seriennummer" (Paket CRM → Allgemeine CRM Parameter → CRM → ELDA) hinterlegte ELDA-Seriennummer verwendet. Liegt diese nicht vor, dann wird die DVR-Nummer der Firma als Ordnungsbegriff für die Übermittlung der Meldungen verwendet.

6.3. Ich bekomme die Meldung "ELDA-Seriennummer zu lang" bzw. "ELDA-Seriennummer ungültig". Was ist zu tun?

Falls eine der beiden folgenden Meldungen erscheint, ist die ELDA-Seriennummer zu korrigieren. Die Meldungen schlagen an, weil vom Programm erkannt wird, dass die Stelligkeit der ELDA-Seriennummer nicht korrekt ist. Üblicherweise ist die ELDA-Seriennummer 6-stellig. Es erfolgt keine Prüfung, ob es sich um die richtige ELDA-Seriennummer handelt. Insbesondere Tippfehler werden nicht erkannt.

"ELDA SerienNr zu lang (max. 6)!"

"Problem bei Datensender - Firma - ELDASeriennummer (-1) ungültig"

Hinterlegen Sie im Parameter "ELDA-Seriennummer" (Paket CRM → Allgemeine CRM Parameter → CRM → ELDA) die korrekte ELDA-Seriennummer, wie sie auch in der verwendeten ELDA-Software hinterlegt ist.

6.4. Wo hinterlege ich das ELDA-Kundenpasswort?

Bei Senden von ELDA-Meldungen kommt folgende Fehlermeldung direkt in der ELDA-Software:

ELDA Fehler - Fehler bei der Anmeldung: Keine Übereinstimmung beim Kundenpasswort. Bitte kontrollieren Sie die Eingaben.

Das Kundenpasswort ist in der ELDA-Software unter dem Menü Extras → Konfiguration → Lizenzinformation ändern zu hinterlegen.

Das Kundenpasswort wird nicht in der NTCS hinterlegt. Weitere Informationen sind auf der Webseite der ELDA (Info zum Kundenpasswort) nachzulesen.

Mit Ende 2026 wird die ELDA-Software aufgelassen und die ELDA-Meldungen werden über den ELDA-Web-Transferservice übermittelt.

Ab den Webupdates 2026.29.01.85, 2026.29.02.75 bzw. 2026.29.25.19 kann das ELDA-Kundenpasswort vorbereitend in den Paremtern hinterlegt werden.

Die Zugangsdaten zur ELDA sind unter folgenden Parametern zu hinterlegen:

Im Paket CRM und DMS → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → ELDA → Allgemein: Parameter ELDA-Seriennummer und ELDA-Kundenpasswort bzw.
Im Paket LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → ELDA-Datendrehscheibe → Allgemein: Parameter ELDA-Seriennummer und ELDA-Kundenpasswort

Hinweis

Bei Bedarf kann das ELDA-Kundenpasswort auf der Webseite der ELDA zurückgesetzt werden.

Weitere Informationen siehe Info zum Kundenpasswort.

Falls das ELDA-Kundenpasswort zurückgesetzt worden ist, dann ist das Kundenpasswort nach dem Zurücksetzen in der ELDA-Software neu zu hinterlegen:

ELDA-Software → Extras → ELDA Konfiguration → Allgemein → Lizenzinformationen ändern

Hinweis

Zu beachten ist, dass die Parameter im Paket LOHN stets datenbestands- und jahresabhängig definiert werden.

Nehmen Sie die Parametrierung für jeden Datenbestand und jedes Lohnjahr vor, sofern ELDA-Meldungen von mehreren Datenbeständen oder aus bereits vergangenen Lohnjahren gesendet werden. Das ist z. B. bei importierten Datenbeständen und eventuell bei Nach- bzw. Vergleichszahlungen der Fall.

6.5. Warum bekomme ich beim Senden an ELDA eine Fehlermeldung wegen einer falschen Satzlänge?

Bei der Übermittlung diverser ELDA-Meldungen erhalten Sie in manchen Fällen eine Fehlermeldung mit folgendem Text:

Falsche Satzlaenge! 1102 anstatt 1100 Zeichen. (E2)

bzw.

Falsche Satzlänge! 1301 anstatt 1300 Zeichen. (E2)

ELDA überprüft die übermittelten Meldungen zuerst anhand der Länge des Datensatzes. Eine E18- bzw. L16-Meldung hat beispielsweise immer 1.100 Zeichen. Allerdings stehen im übermittelten Datensatz mehr als die erwarteten Zeichen, z. B. 1.102 - wie in der oben angeführten beispielhaften Fehlermeldung der ELDA.

Je nach zu übermittelnder ELDA-Meldung sind unterschiedliche Felder im Programm zu prüfen. Hier folgt nur eine demonstrative Auflistung, wo meistens der Fehler versteckt ist. Im Zweifelsfall sollte die ELDA-Meldung in einem Texteditor geöffnet werden und mit dem ELDA-Satzaufbau der jeweiligen Meldeart verglichen werden.

SV-Nummer des Dienstnehmers
Steuernummer
Beitragskontonummer
ELDA-Seriennummer

6.6. Bei einer ELDA-Meldung erhalte ich den Status "fehlerhaft". Wie kann ich herausfinden, warum die Meldung nicht gesendet werden kann?

Erhalten Sie bei einer zu übermittelnden ELDA-Meldung den Status "fehlerhaft", kann die Meldung nicht versendet werden. Dies ist direkt in der ELDA-Datendrehscheibe, in der Lohnfirma sowie im Dienstnehmerstamm am Reiter "ELDA" gut ersichtlich.

Um herauszufinden, wo der Fehler liegt, machen Sie einen Doppelklick auf den Datensatz und blenden Sie das Feld "Fehlermeldung" im ELDA-Detailfenster ein. In diesem Feld ist der Grund für den fehlerhaften Status beschrieben.

Korrigieren Sie den Fehler direkt in den Stammdaten des Dienstnehmers bzw. der Lohnfirma und erstellen Sie die ELDA-Meldung neu.

Weitere Informationen:

ELDA - Versichertenmeldung

Lohnfirma - Reiter ELDA

Dienstnehmer - Reiter ELDA

mBGM erstellen

Zustände

6.7. Was bedeutet der Status einer ELDA-Meldebestätigung?

Werden ELDA-Meldungen übermittelt, so erhält man als Antwort eine Meldebestätigung. Die Meldebestätigung (auch Sendebestätigung) enthält

ein "Protokoll der erhaltenen Meldungen", also der erfolgreich übermittelten Daten oder
ein "Fehlerprotokoll" bei misserfolgter Übermittlung.

Die Meldebestätigung ist im Programm BILANZ → E-Government → E-Government-Databox bzw. über die Funktion "Übernahmeprotokoll ansehen" am jeweiligen ELDA-Datensatz in der ELDA-Datendrehscheibe bzw. im Programm "ELDA-Online" einsehbar.

Im Fehlerfall ist ein Datensatz mit einem Prüfcode und einem kurzen Text angegeben. Der Status liefert Auskunft darüber, ob die Meldung bei ELDA eingelangt und an den Sozialversicherungsträger weitergeleitet worden ist oder nicht.

ELDA unterscheidet folgende Status:

Kürzel	Langbezeichnung	Erläuterung (laut ELDA)
N	NICHT-UEBERNAHME	Die Meldung wird nicht weitergeleitet! Nochmalige Übermittlung mit korrekten Angaben notwendig. Bitte beachten Sie die Meldefrist!
W	WARNUNG	Die Meldung wird an den zuständigen Sozialversicherungsträger weitergeleitet und dort bearbeitet. Erstellen Sie bitte künftige Meldungen korrekt!
G	GESPERRT	In jedem Fall Daten richtigstellen oder mit Fehlerindikator für richtig erklären. Nochmals mit Korrekturindikation und ursprünglicher Referenznummer senden.
P	PROTOKOLL	Lohnzettel prüfen; nur im Fehlerfall Daten richtigstellen und nochmals mit Korrekturindikation und ursprünglicher Referenznummer senden.

Ein Beispiel für einen fehlerhaften Eintrag im Fehlerprotokoll der Meldebestätigung ist folgendes:

Man sieht den Status "N" und den Fehler mit der Nummer "9161". Nun kann im Prüfkatalog der ELDA nach der Fehlernummer 9161 gesucht werden. Dort finden Sie eine Erklärung, wann genau dieser Fehler anschlägt. Diese Vorgehensweise kann auf alle gefundenen Fehler im Fehlerprotokoll angewandt werden. Die Daten sind richtigzustellen und ggf. ist eine neue Meldung zu übermitteln.

Hinweis

Der jeweils aktuellen Prüfkatalog steht auf der Homepage der ELDA unter "Downloads Dienstgeber" zur Verfügung.

Im NÖDIS-Beitrag "ELDA-Inhaltsprüfung: Erste Erfahrungen aus der Praxis" finden Sie eine übersichtliche Grafik zur Dateninhaltsprüfung.

Beachten Sie, dass Meldungen, die den Fehlerstatus "N" ausgelöst haben, nicht an den Sozialversicherungsträger weitergeleitet werden.

6.8. Kann ein Referenzwert der ursprünglichen Meldung bearbeitet werden?

Ja, der Referenzwert der ursprünglichen Meldung kann direkt in der jeweiligen ELDA-Versichertenmeldung eingeblendet und geändert werden.

Oftmals werden Versichertenmeldungen in einem Vorsystem gemeldet. Kommt es dann zu einer Richtigstellung einer Anmeldung oder auch Abmeldung, die über NTCS LOHN erstellt wird, ist der Referenzwert der ursprünglichen Meldung erforderlich.

In der Richtigstellung muss unter dem Feld "Referenzwert der urspr. Meldung" der Referenzwert der ursprünglichen Meldung erfasst werden, sodass die ÖGK die Meldungen zusammenführen kann.

Weitere Informationen:

ELDA - Versichertenmeldung reduziert

6.9. Die Adresse eines Dienstnehmers wird von einem Benutzer geändert, der nicht im LOHN arbeitet. Was ist hinsichtlich der ELDA-Adressmeldung zu beachten?

Ein Benutzer, der nicht im LOHN arbeitet, führt die Adressänderung im Programm Mitarbeiter im CRM durch. Dieser Benutzer verfügt über keine Lohn-Basiseinstellungen. Bei der Änderung der Adresse – egal in welchem Paket – wird eine ELDA-Meldung vom Typ Adressmeldung erstellt. Da der ausführende Benutzer nicht im LOHN arbeitet und keine Lohn-Basiseinstellungen hinterlegt hat, wird die Adressmeldung dem Monat und Jahr gemäß dem Tagesdatum laut dem Betriebssystem zugeordnet. Die ELDA-Adressmeldung ist über die ELDA-Datendrehscheibe vom LOHN zu senden.

Unter Umständen kann es dabei zu Fallkonstellationen kommen, in denen die Lohnverrechnung laut Lohn-Basiseinstellungen noch mit dem abgelaufenen Monat beschäfigt ist, aber für den aktuellen Monat bereits eine Adressänderung durchgeführt worden ist.

Beispiel

Ein Dienstnehmer bezieht am Monatsersten seine neue Wohnung und meldet dies in der Firma am zweiten des Monats. Der zuständige Benutzer ändert die Adresse des Dienstnehmers sogleich, wodurch eine Adressmeldung ausgelöst wird und aufgrund fehlender Lohn-Basiseinstellungen dem Monat laut Tagesdatum zugeordnet wird.

Die Lohnverrechnung arbeitet jedoch bis zum 10. des Monats im abgelaufenen Monat und sendet auch die ELDA-Meldungen dafür.

Da die erzeugte Adressmeldung bereits dem aktuellen Monat zugeordnet ist, fällt sie den Lohnverrechnern bei der Bearbeitung des abgelaufenen Monat nicht auf.

Beachten Sie, dass bei der Comboboxausprägung "laufender Monat" am Reiter "ELDA" bzw. in der ELDA-Datendrehscheibe wie der der Name aussagt, nur ELDA-Meldungen des laufenden Monats laut den Lohn-Basiseinstellungen angezeigt werden. Meldungen, die einen späteren Monat betreffen, werden nicht angezeigt. Dafür können die beiden anderen Comboboxausprägungen "laufendes Jahr + Dez. VJ" bzw. "alle Jahre" verwendet werden.

6.10. Können Gesundheitsberuferegistermeldungen für alle Dienstnehmer oder mehrere Firmen auf einmal erstellt werden?

Ja, in der ELDA-Datendrehscheibe können für mehrere Dienstnehmer einer Firma oder für alle Firmen eines Datenbestandes Gesundheitsberuferegistermeldungen erstellt werden.

Die Gesundheitsberuferegistermeldungen können wie folgt erstellt werden:
In der ELDA-Datendrehscheibe wird mittels F5 der Eingabedialog gestartet. Dadurch öffnet sich ein Fenster, im Feld "Meldeartgruppe" ist die Ausprägung "Gesundheitsberuferegistermeldung" zu wählen.

Wenn das Feld "Firma" leer gelassen wird, werden alle Gesundheitsberuferegistermeldungen des Datenbestandes erzeugt. Das leere Feld "Firma" bedeutet somit, dass alle Firmen des Datenbestandes angesprochen werden.
Wenn das Feld "Firma" befüllt und das Feld "Dienstnehmer" leer gelassen wird, werden alle Gesundheitsberuferegistermeldungen für diese Firma erzeugt.
Wenn die Felder "Firma" und "Dienstnehmer" befüllt sind, wird nur für den gewählten Dienstnehmer eine Gesundheitsberuferegistermeldung erzeugt.

Auch am Reiter "ELDA" im Programm "Lohnfirmen" können wie bisher alle Gesundheitsberuferegistermeldungen einer Firma oder für einzelne Dienstnehmer erzeugt werden.

Damit eine Gesundheitsberuferegistermeldung erstellt werden kann, muss im Dienstnehmerstamm am Reiter "DV" im Feld "Gesundheitsberuf" eine entsprechende Ausprägung hinterlegt sein. Die Liste der möglichen Gesundheitsberufe wird seitens BMD durch Updates gewartet.

Weitere Informationen: Dienstnehmerstamm - Gesundheitsberufe

6.11. Wo finde ich das Sendeprotokoll einer ELDA-Meldung?

ELDA-Datendrehscheibe → Meldung → Funktionen → Übernahmeprotokoll ansehen
ELDA-Software

6.12. Warum erhalte ich bei der A+E-Bestätigung eine Fehlermeldung mit ÖGK -1?

Sollte das Dienstverhältnis mit dem Ist-Eintritt noch kein Lohn-Dienstverhältnis sein, dann ist hier auch noch keine ÖGK beim Dienstnehmer hinterlegt.
Dieses Dienstverhältnis muss zu einem Lohn-Dienstverhältnis umgewandelt werden, indem das richtige Arbeitsverhältnis am Reiter "Allgemein/CRM" hinterlegt wird.

6.13. Die Adresse eines Dienstnehmers wurde im Paket CRM geändert. Was ist zu beachten?

Kommt es im Paket CRM zu einer Adressänderung, dann wird ebenso wie bei einer Änderung im Paket LOHN eine ELDA-Adressänderung in der ELDA-Datendrehscheibe erstellt.

Allerdings sind im CRM kein Datenbestand, keine Datenbestandseinstellungen, kein Lohnjahr, kein Dienstverhältnis etc. vorhanden. Diese Werte werden vom Paket CRM über das Tagesdatum ermittelt. Eine dadurch erstellte Änderungsmeldung MUSS zwingend vor dem Versand vom Lohnverrechner in jedem Fall kontrolliert werden.

6.14. Wird eine ELDA-Adressmeldung beim Import einer anderen Adresse erstellt?

Mit dem Programm Dienstnehmer importieren können diverse Stammdaten eines Dienstnehmers im Paket LOHN importiert und somit auch geändert werden. Wird auf einem bestehenden Dienstnehmer ein Import durchgeführt, bei dem sich die Adresse ändert, dann wird auch eine ELDA-Adressmeldung erstellt.

6.15. Wie ist bei einem Wechsel der ÖGK vorzugehen?

Bei Wechsel eines Dienstnehmers von einem Bundesland in ein anderes gibt es auf der Abmeldung seit 2023 folgende Felder:

Ummeldedatum

Tag, ab dem der Dienstnehmer im Lohnkonto am neuen Beitragskonto geführt wird

Dieses Feld kann nicht manuell bearbeitet werden.

Hinweis

Die folgenden Felder werden bei einem Wechsel eines Dienstnehmers von einem Bundesland in ein anderes automatisch befüllt.

In anderen Fällen wie beispielsweise einer Ummeldung im Konzern (einer Firmengruppe) ist weiterhin eine Abmeldung auf der bisherigen Firma und eine neue Anmeldung auf der neuen Firma erforderlich. In allen anderen Fällen von "Ummeldungen" sind diese Felder nicht zu verwenden.

Sonderfall Ummeldung

Eine unterbrochene Beschäftigung in der SV und/oder BV wird mit dem Ummeldedatum/richtigen Ummeldedatum wieder aufgenommen.

"Ja" bedeutet, dass ein Sonderfall bei der Ummeldung vorliegt.

Dieses Feld kann nicht manuell bearbeitet werden.

Hinweis

Die folgenden Felder werden bei einem Wechsel eines Dienstnehmers von einem Bundesland in ein anderes automatisch befüllt.

Zielversicherungsträger Ummeldung

Neu zuständiger Versicherungsträger

Dieses Feld kann nicht manuell bearbeitet werden.

Hinweis

Die folgenden Felder werden bei einem Wechsel eines Dienstnehmers von einem Bundesland in ein anderes automatisch befüllt.

Beitragskontonummer Ummeldung

Ziel-Beitragskontonummer Ummeldung

Dieses Feld kann nicht manuell bearbeitet werden.

Hinweis

Die folgenden Felder werden bei einem Wechsel eines Dienstnehmers von einem Bundesland in ein anderes automatisch befüllt.

Referenzwert Ummeldung

Eindeutige Identifikation der Meldung am Ziel-Beitragskonto

Dieses Feld kann nicht manuell bearbeitet werden.

Hinweis

Die folgenden Felder werden bei einem Wechsel eines Dienstnehmers von einem Bundesland in ein anderes automatisch befüllt.

Wenn im Dienstnehmerstamm (LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Versicherung") die ÖGK-Lfd-Nr. auf eine andere ÖGK geändert wird, wird automatisch eine Abmeldung mit dem Abmeldegrund "Ummeldung" erstellt.

In der Abmeldung sind die Felder "Ummeldedatum", "Sonderfall Ummeldung", "Zielversicherungsträger Ummeldung", "Beitragskontonummer Ummeldung" und "Referenzwert Ummeldung" ausgefüllt. Diese Felder können nicht manuell geändert werden.

Es wird in diesem Fall keine Anmeldung erstellt, da die Informationen mit den ausgefüllten Ummeldungsfeldern für die ÖGK ausreichend sind.

Die Felder für die Ummeldung werden dann automatisch ausgefüllt, wenn die Änderung der ÖGK eines Dienstnehmers innerhalb einer Firma statt finden.

Für Ummeldung im Konzern siehe Ummeldung im Konzern.

6.16. Wie korrigiere ich das Ummeldedatum bei einem Wechsel der ÖGK?

Ein Dienstnehmer wechselt die ÖGK. Das heißt, eine Abmeldung bei der alten ÖGK ist mit dem Abmeldegrund "Ummeldung" erforderlich. Stellt sich im Nachhinein heraus, dass der ÖGK-Wechsel zu einem anderen Ummeldedatum erfolgt ist, dann ist die Abmeldung zu stornieren und eine neue Abmeldung mit dem Abmeldegrund "Ummeldung" und den korrekten Daten zu erstellen und zu senden.

In diesem Fall ist keine Richtigstellung der Abmeldung zu erstellen.

6.17. Was sind Abschlagcodes im Bezug auf die Beschäftigungsgruppe?

Unter Abschlagcodes versteht man, seitens ÖGK, spezielle Kürzel (z. B. A01, A04, A09 ...), die in der Sozialversicherung als Kennzeichnung dienen.
Sie stellen eine Ergänzung zur Beschäftigungsgruppe dar und reduzieren, je nach Sachverhalt, die Sozialversicherungsbeiträge.

Beispiele
A01 - einkommensabhängige Minderung der Arbeitslosenversicherung auf 2 %
A04 - einkommensabhängige Minderung der Arbeitslosenversicherung auf 0 % für Lehrlinge
A09 - Entfall des Unfallversicherungsbeitrages für Personen, die das 60. Lebensjahr vollendet haben

6.18. Wie storniere ich eine AUVA-Meldung?

Eine als gesendet markierte AUVA-Meldung kann im Programm LOHN → Abrechnungen → ELDA-Datendrehscheibe storniert werden. Durch einen Doppelklick auf den jeweiligen Datensatz der Meldeartgruppe "AUVA-Meldung" gelangt man in das Fenster "AUVA-Meldungen". In diesem Fenster steht für als gesendet markierte Datensätze über das Menü "Funktionen" die Funktion "Stornieren" zur Verfügung.

Weitere Informationen:

AUVA-Meldung

7. ELDA-Clearing

7.1. Werden alle Clearingfälle im ELDA-Clearing angezeigt?

Leider, nein!

Im Newsletter "sozialversicherung aktuell" vom April 2019 steht: "Für monatliche Beitragsgrundlagenmeldungen (mBGM), die von Amts wegen (ex Offo) erstellt werden, erhalten Sie Clearingfälle, die Sie ausschließlich über das webbasierte Kundenportal WEBEKU abrufen können. Beachten Sie, dass diese mBGM zudem Ihr Beitragskonto belastet!"

Beachten Sie des Weiteren, dass im NTCS LOHN nur jene Clearingfälle im Programm "ELDA-Clearing" angezeigt werden, die über ELDA für Ihr Beitragskonto abgerufen werden können. Werden Clearingfälle vom Krankenversicherungsträger ausschließlich auf WEBEKU zur Verfügung gestellt, dann können Sie nicht über ELDA abgerufen und im NTCS LOHN angezeigt werden.

Nutzen Sie daher das Angebot von der Sozialversicherung und registrieren Sie sich für WEBEKU am Unternehmensserviceportal.

Weitere Informationen:

ELDA-Clearing

7.2. Wie finde ich die ursprüngliche Meldung zu einem Clearingfall?

Im Programm "ELDA-Clearing" findet man jene Clearingfälle, die über die ELDA-Software abgerufen werden können. Jeder Clearingfall wird in einer eigenen Zeile in diesem Fenstern angezeigt. Im Feld "Meldeartgruppe" steht die Meldeart der Meldung, durch die der Clearingfall ausgelöst worden ist. Beachten Sie, dass es nicht nur für mBGMs Clearingfälle gibt, sondern auch für Versichertenmeldungen usw.

Weiters sind die Felder "Firmen-Nr.", "Dienstnehmer-Nr.", "DV-Nr.", "Ref.-Nr.." (Referenznummer) sowie optional einblendbar die Felder "Firmen-Name" und "Nachname" aufschlussreich.

Natürlich findet man die jeweilige gesendete Meldung - z. B. eine mBGM mit der entsprechenden Referenznummer - auch in der ELDA-Datendrehscheibe. Allerdings sollte man hier die jeweilige Gesundheitskasse kennen, denn in der ELDA-Datendrehscheiben werden ELDA-Meldungen immer nach Gesundheitskassen zusammengefasst. Mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Datensatz in der ELDA-Datendrehscheibe gelangen Sie in die Detailansicht und können dort nach der Dienstnehmer-Nr. oder der Referenznummer filtern.

Gerade wenn mehrere Gesundheitskassen in einer Firma verwendet werden, ist es jedoch deutlich einfacher, über das Programm "Dienstnehmer" bzw. "Lohnfirma" jeweils am Reiter "ELDA" nach der gesendeten Meldung zu suchen. Dadurch, dass im ELDA-Clearingfenster die Firma und der Dienstnehmer nach Nummer oder Name identifiziert werden können, findet man auch im Dienstnehmerstamm den jeweiligen Dienstnehmer.

Ist der jeweilige Monat identifiziert, kann mittels Doppelklick ins ELDA-Detailfenster eingestiegen werden. Von lässt sich wie gewohnt die Funktion "Detail" (Strg+D) starten, wodurch Tarifblöcke, Verrechnungsbasen und Verrechnungspositionen angezeigt werden.

Ist ein Clearingfall abgearbeitet, dann sollte er im Programm "ELDA-Clearing" in der Übersicht als "erledigt" gekennzeichnet werden. Im Feld "Notiz" können eigene Bemerkungen hinterlegt werden.

Weitere Informationen:

ELDA-Clearing

7.3. Wie ist ein ELDA-Clearingfall in Bezug auf den Beginn der Verrechnung zu lösen?

Wenn in einem ELDA-Clearingfall der Text "Beginn der Verrechnung" vorkommt, dann liegt es meistens daran, dass nach einer Unterbrechung (z. B. SV-freier Krankenstand, Karenz etc.), in der kein SV-Entgelt abzuführen war, das Beginn-Datum im Detailsatz der mBGM angepasst werden muss. Die Clearingmeldung lautet in etwa wie folgt:

"Für den Tarifblock mit der Tarifgruppe x (Beginn der Verrechnung) und der Verrechnungsbasis Allgemeine Beitragsgrundlage (bzw. Sonderzahlung) ist keine entsprechende Versicherungszeit SV vorhanden. Die Grundlage für die/den Versicherte/n wurde nicht gespeichert."

In den meisten Fällen liegt es an Langzeitkrankenständen unter 50 % Entgelt und fehlender Krankenverwaltung im NTCS LOHN. Dann wird der Monatserste in der mBGM gemeldet, was jedoch bei der ÖGK in den meisten Fällen zu einer Ungereimtheit führt, da die Gesundmeldung an einem anderen Tag erfolgte.

In solchen Fällen ist der Zustand der mBGM zurückzusetzen (Paket LOHN → Weitere Funktionen → Zustände) und das Programm "mBGM erstellen" für den konkreten Dienstnehmer erneut zu starten. Dadurch wird ein Storno der alten mBGM und eine neue sendefähige mBGM erstellt. Die neu erstellte mBGM kann nun bearbeitet werden.

Im Programm LOHN → Abrechnung → ELDA-Datendrehscheibe ist mit einem Doppelklick das Detailfenster der mBGMs des gewünschten Monats und der konkreten Beitragskontonummer zu öffnen. Unter dem Menü Funktionen → Detail öffnet sich das Fenster "Tarifblock". Hier kann mit Klicken der rechten Maustaste die Bearbeitung gestartet werden.

Nun kann das Feld "Beginn d. Verr." (Beginn der Verrechnung) manuell bearbeitet werden.

Wenn auf Grund einer Aufrollung eine neue mBGM erstellt wird, dann wird die neue mBGM beim Beginn der Verrechnung mit dem Ersten des Monats erstellt. Um solche Fälle zu vermeiden, kann in der Bruttoerfassung (LOHN → Abrechnung → Bruttoerfassung) über die "Monatsstammdaten" → am Reiter "Versicherung" → im Feld "mBGM Von-Tag" der Tag hinterlegt werden.

Der oben beschriebene Fall ist die häufigste Ursache für diese Art von Clearingfällen im NTCS LOHN. Folgende weitere Konstellationen, die auch diesen Clearingfall auslösen, sind denkbar, aber äußerst selten:

Tritt dieser Clearingfall bei Langzeitkrankenständen mit Krank-Verwaltung im NTCS LOHN auf, dann ist die Krank-Verwaltung und in weiterer Folge die Abrechnung zu kontrollieren und richtigzustellen. Der Krankenstand bzw. Unfall wurde vermutlich mit einem falschen Ende-Datum erfasst.
Tritt dieser Clearingfall in Zusammenhang mit einer Ruhendzeit (z. B. Karenz) auf, dann sind die Dienstverhältnisse und die Abrechnung zu kontrollieren und richtigzustellen. Das ruhende Dienstverhältnis endet nicht einen Tag vor der an die ÖGK übermittelten Anmeldung.

Danach ist die mBGM in beiden Fällen neu zu erstellen.

Weitere Informationen:

ELDA-Clearing

7.4. Was ist zu tun, wenn keine Zuordnung der BKNR zu einer ELDA-Seriennummer besteht?

Seit 13. Juni 2019 sind über Auftrag des Hauptverbandes der österreichischen Gebietskrankenkassen Warnungen aktiv, welche bei einer fehlenden Clearing-Zuordnung der ELDA-Seriennummer zur SV-Beitragskontonummer ausgelöst werden. In der ELDA-Meldebestätigung finden Sie folgenden Text:

STATUS 'W' 9083: Keine Zuordnung der BKNR <Beitragskontonummer> zu einer ELDA-Seriennummer. Die Zuordnung ist dringend anzulegen.

Über das Unternehmensservice-Portal (USP) ist die Zuordnungen ELDA-Seriennummer zur SV-Beitragskontonummer einmalig durch den Dienstgeber, den Steuerberater oder den WIrtschaftstreuhänder vorzunehmen. Sobald eine Zuordnung gesetzt wurde, wird keine Warnung mehr ausgelöst. Bis dies passiert, wird jedoch bei jeder Datenübermittlung eine derartige Warnung ausgelöst.

Diese Warnung gilt als Hinweis – die Datenübermittlungen werden korrekt verbucht und weitergeleitet. Beachten Sie außerdem, dass die ELDA-Meldebestätigung nicht von BMD sondern seitens der ELDA erstellt wird und wir keinen Einfluss auf die rückgemeldeten Warnungen bzw. angezeigten Texte haben.

Eine detaillierte Anleitung wie die Zuordnung hinterlegt werden kann, finden Sie unter SV-Clearingsystem Zuordnungsanwendung.

Bruttoerfassung - Sonderzahlungslauf

8. Endverspeicherungen durchführen

8.1. Warum kann ich nicht endverspeichern?

Nur abgerechnete Dienstnehmer (= Dienstnehmer mit Abrechnungsstatus L im Abrechnungsmonat) können prinzipiell endverspeichert werden.

Die Endverspeicherung einzelner Dienstnehmer klappt nicht und die Begründung "Nettobetrag ungleich 0" wird ausgegeben.

Dann ist für diese Dienstnehmer ein Sonderzahlungslauf gesetzt. Treten wegen der Funktion "Sonderzahlungslauf" in Bezug auf die Abrechnung Unstimmigkeiten auf, erhalten Sie einen Hinweis in der Abrechnungskontrolle. Sollte der Fehler nicht behoben werden, lässt sich unter anderem der betroffene Dienstnehmer auch nicht endverspeichern. Ist bei einem Dienstnehmer keine Sonderzahlung mit gesetztem Sonderzahlungslauf abgerechnet worden, so erhalten Sie folgenden Hinweis beim Versuch der Endverspeicherung.

Diese Meldung erscheint bei Dienstnehmern, die keinen Sonderzahlungsanspruch haben. Die Lösung umfasst folgende Schritte:

Öffnen Sie den Dienstnehmer noch einmal im Programm "Bruttoerfassung".
Starten Sie die Funktion "LA aktivieren Dienstnehmer", somit werden die Lohnarten erneut für den Dienstnehmer aktiviert. Nun wird auch die Lohnart für Akontozahlung erzeugt.
Sollte der Dienstnehmer allerdings die Sonderzahlung noch gar nicht überwiesen bekommen haben, dann löschen Sie die Akontolohnart.
Führen Sie die Abrechnung des Dienstnehmers erneut durch.
Nun können Sie die Endverspeicherung vornehmen.

Weitere Informationen:

Endverspeicherung durchführen

9. Ruhende Dienstverhältnisse

9.1. Wie lege ich ein ruhendes Dienstverhältnis an?

Für die Anlage eines ruhenden Dienstverhältnisses gibt es mehrere Wege, die Funktion auszuführen. Grundsätzlich kann im Dienstnehmerstamm oder in der Bruttoerfassung ein ruhendes Dienstverhältnis angelegt werden. Im Dienstnehmerstamm markieren Sie die jeweilige Person und wählen mit Rechtsklick die Funktion "Aktiv -> Ruhend" aus. Sie finden diese Funktion auch im Fenstermenü unter Funktionen ? Dienstverhältnis ändern. Um aus dem Dienstnehmerstamm ein ruhendes Dienstverhältnis anzulegen, darf in der Bruttoerfassung (im laufenden Monat) noch kein Abrechnungsstatus (L) vorhanden sein.

Weitere Informationen:

Mutterschutz für die Zukunft erfassen (Lernvideo)

Präsenzdienst erfassen (Lernvideo)

9.2. Wie gehe ich bei der Rückkehr aus einem ruhenden Dienstverhältnis vor (Karenz, Präsenzdienst ...)?

Kehrt der Dienstnehmer aus einem ruhenden Dienstverhältnis zurück, dann kann dies über den Dienstnehmerstamm sowie über die Bruttoerfasung erfolgen.

In beiden Fällen kann der technische Wechsel über die Menüleiste unter Funktionen → "Dienstverhältnis ändern" angestoßen werden.

Ebenso steht Ihnen in der Bruttoerfassung der Button "Aktiv -> Ruhend" zur verfügung.

Weitere Informationen:

Bruttoerfassung - DV Beginn-/Ende-Datum ändern

9.3. Wie ändere ich das DV-Beginn- bzw. DV-Ende-Datum?

In der Bruttoerfassung stehen unter dem Menü Funktionen → "Dienstverhältnis ändern" zwei Funktionen zur Verfügung, mit denen das Beginn- bzw. Ende-Datum des Dienstverhältnisses geändert werden kann.

Dienstverhältnis-Beginn-Datum ändern
Dienstverhältnis-Ende-Datum ändern

Natürlich ändert die Funktion nicht nur das aktuell selektierte Dienstverhältnis, sondern analog auch das daran angrenzende nach- bzw. vorgelagerte Dienstverhältnis.

Weitere Informationen:

Berechnung BMG BV Wochengeld

9.4. Wie rechnet man die BV BMGL für das Wochengeld ab, wenn noch keine Abrechnung vorhanden ist?

Beginnen Sie neu mit der Lohnverrechnung und haben keine Abrechnungsdaten aus den Vormonaten, dann steht Ihnen die Lohnart 7528 "Monatsentgelt BV Wochengeld" zur Verfügung. Wenn auf dieser Lohnart im ersten Monat des Mutterschutzes die BMG eingegeben wird, dann wird für alle Mutterschutzmonate von diesem Betrag die BV berechnet.

Das gleiche gilt dann auch beim Wechsel von Karenz zu Mutterschutz (und kann theoretisch auch für bereits abgerechnete Dienstnehmer verwendet werden). Im Folgemonat wird die Lohnart 7512 "Bmg BV Wochengeld" im Zuge der Lohnartenaktivierung in der Bruttoerfassung automatisch produziert. Es ist nicht notwendig, das "ruhenden Dienstverhältnis" extra aufzurufen.

Weitere Informationen:

ELDA - Arbeits- und Entgeltbestätigung Wochengeld

9.5. Wie melde ich einen Dienstnehmer nur bei der BV an?

Dienstnehmer, die von einem ruhenden Dienstverhältnis direkt in ein anderes ruhendes aber BV-pflichtiges Dienstverhältnis wechseln, müssen über eine ELDA-Meldung bei der ÖGK für die BV (Betriebliche Vorsorgekasse) angemeldet werden. Klassischerweise betrifft dies vor allem Dienstnehmerinnen, die einen Wechsel von einer Karenz auf einen erneuten Mutterschutz haben. Bis inkl. des Jahres 2018 hat man in einem derartigen Fall eine Versichertenanmeldung mit der Beitragsgruppe N98 geschickt.

In diesem Fall ist die Funktion "Ruhend -> Ruhend" durchzuführen, sodass ein neues Dienstverhältnis angelegt wird. Hinsichtlich der ELDA-Meldung ist Folgendes zu beachten:

Die eingestellte Tarifgruppe ist beim Dienstnehmer üblicherweise zu belassen. Es gibt keine spezielle Tarifgruppe, die beim Dienstnehmer zu hinterlegen ist. Übrigens hat man auch früher die Beitragsgruppe N98 nur für die Anmeldung verwendet, aber nicht beim Dienstnehmer hinterlegt. Die Tarifgruppe ist nur dann zu ändern, wenn sie sich tatsächlich aufgrund von etwaigen Abschlägen geändert hat.
Es ist eine ELDA-Versichertenmeldung reduziert zu erstellen. In der Anmeldung in der Versichertenmeldung reduziert ist kein Anmeldedatum ,aber ein BV-Beginn-Datum hinterlegt. Beachten Sie, dass die Versichertenmeldung reduziert keine Angabe zur Tarifgruppe beinhaltet. Früher war das Anmeldedatum ein Pflichtfeld für Versichertenmeldungen. Dies hat sich aber mit einem neuen ELDA-Satzaufbau ab 2019 geändert.
Wird der Dienstnehmer mit einer anfallenden BV danach abgerechnet, wird auch eine mBGM (monatliche Betragsgrundlagenmeldung) erstellt, auf der die Tarifgruppe und der anfallende BV-Beitrag angeführt ist.

Weitere Informationen:

Abrechnung von Austritten

9.6. Was ist bei einem Austritt während eines ruhenden Dienstverhältnisses zu beachten?

Tritt ein Dienstnehmer während eines ruhenden Dienstverhältnisses aus, dann muss direkt am ruhenden Dienstverhältnis die Funktion "Austritt", am besten in der Bruttoerfassung, verwendet werden. Sofern eine UEL anfällt, kann diese auch gleich im Anschluss eingegeben werden. Wenn das Feld "ELDA-Abmeldung erzeugen" auf "Ja" steht, wird automatisch eine ELDA-Anmeldung bzw. -Abmeldung erzeugt.

Weitere Informationen:

9.7. Wie wird eine Wiedereingliederungsteilzeit abgerechnet?

Ab 1. Juli 2017 gibt es die Möglichkeit der sogenannten Wiedereingliederungsteilzeit. Dienstnehmer, die eine derartige Wiedereingliederungsteilzeit vereinbart haben, werden ganz normal auf Teilzeitbasis abgerechnet. Allerdings muss die Betriebliche Vorsorge (BV) vom ursprünglichen Gehalt/Lohn berechnet werden. Dies ist ähnlich zur Bildungsteilzeit. Das bedeutet, dass zusätzlich eine Lohnart abgerechnet werden muss, welche die BV-Bemessungsgrundlage um die Differenz zwischen ursprünglichem Gehalt/Lohn und Teilzeitgehalt/-lohn erhöht. Zwischen laufenden Bezügen und Sonderzahlung muss dabei unterschieden werden.

Für diese Zwecke können die Lohnarten 5520 "BV-Bmg lfd Pflege-, Hospiz-, WiedereinglTZ" und 5530 "BV-Bmg SZ Pflege-, Hospiz-, WiedereinglTZ" verwendet werden. Wichtig ist dabei, dass diese Lohnarten nicht ins Brutto gehen, nicht SV- bzw. lohnsteuerpflichtig, aber BV-pflichtig sind.

Weiters kann am Reiter "DV" im Dienstnehmerstamm die Teilzeitvereinbarung definiert werden.

Dieses Feld ist vor allem für die Berechnung des Kontrollsechstels § 77 4a wichtig.

Externe Quellen

ÖGK	https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.867448&portal=oegkportal
WKO	https://www.wko.at/service/arbeitsrecht-sozialrecht/wiedereingliederungsteilzeit.html
BMAW.GV.AT	https://www.bmaw.gv.at/Themen/Arbeitsrecht/Karenz-und-Teilzeit/Wiedereingliederungsteilzeit.html

Weitere Informationen: Wiedereintritt

9.8. Bei welchem Ruhendstatus wird keine U-Bahn-Steuer gerechnet?

Bei folgenden Ruhendstatus wird programmseitig automatisch keine U-Bahn-Steuer ermittelt:

Präsenzdienst
Zivildienst
Mutterschutz
Karenz
Hospizkarenz
Truppenübung
Rehabilitationskarenz (könnte umstritten sein)

Beachten Sie die Parametereinstellungen unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Bruttoerfassung → Tage/Wochen initialisieren für mehrere Ruhendarten.

9.9. Bei welchem Ruhendstatus wird U-Bahn-Steuer gerechnet?

U-Bahn-Steuer wird bei folgenden Ruhendstatus automatisch gerechnet, da kein gesetzlicher Anspruch besteht auf:

Bildungskarenz
Pflegekarenz
Div. Ruhenszeiten
Unbezahlten Urlaub länger als 1 Monat
Familienzeit/Papamonat

Beachten Sie die Parametereinstellungen unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Bruttoerfassung → Tage/Wochen initialisieren für mehrere Ruhendarten.

9.10. Was ist bei Väterkarenzen zwischen 01.10.2019 und 30.07.2021 zu beachten?

Mit 1. August 2019 trat eine Neuregelung des § 15f Abs 1 MSchG in Kraft, wodurch künftig Karenzzeiten in vollem Ausmaß für sämtliche dienstzeitabhängige Ansprüche anzurechnen sind. Die Regelung gilt jedoch erst bei Karenzen (also auch bei Väterkarenzen), die für Geburten ab 01.08.2019 in Anspruch genommen werden. Karenzen, die ab Oktober 2019 beginnen, werden laut den Einstellungen im Generalkollektivvertrag (Reiter Dienstzeit-Anrechnung) zur Gänze als Dienstzeit angerechnet.

Allerdings ist insbesondere bei Väterkarenzen eine zweijährige Übergangsfrist zu beachten. In dieser Zeit ist die Dienstzeit im Bedarfsfall manuell über den Reiter Vordienstzeiten im Programm Lohnmitarbeiter zu korrigieren. Beachten Sie, dass die neue gesetzliche Regelung für Geburten ab 01.08.2019 gilt, eine Väterkarenz aber bis kurz vor dem 2. Geburtstag des Kindes begonnen werden kann.

Um Karenzfälle künftig richtig beurteilen zu können, ist es unumgänglich, auch die bisherige Rechtslage sowie einschlägige Kollektivvertragsbestimmungen zu kennen.

Alte Rechtslage für Geburten bis 31.07.2019

10 Monate der ersten Karenz im Unternehmen
Anrechnung für Kündigungsfrist, EFZ-Anspruch, Urlaub
Keine Anrechnung für Abfertigung alt, Jubiläum und KV-Vorrückung

Neue Rechtslage für Geburten ab 01.08.2019

Anrechnung in vollem Ausmaß für alle gesetzlichen Karenzen (ca. 22 Monate pro Kind)
Es gibt keine Unterscheidung bez. erstem Kind oder weiterer Kinder im Unternehmen.
Anrechnung für alle dienstzeitabhängigen Ansprüche (Kündigungsfrist, EFZ-Anspruch, Urlaub, Abfertigung alt, Jubiläum und KV-Vorrückung + allfällige sonstige KV-Ansprüche, die von der Dauer der Dienstzeit abhängen)

Wenn vom Programm zu viel angerechnet wurde (z. B. bei Väterkarenzen ab 10/2019 für Geburten vor 01.08.2019, die beispielsweise länger als 10 Monate dauern) ist eine manuelle Änderung am Reiter "Vordienstzeiten" im Programm "Lohnmitarbeiter" vorzunehmen. Das Vorzeichen ist auf MINUS zu stellen, damit das Zuviel ausgeglichen wird. Im Feld "Ab DV-Nr" muss die Nummer des Karenz-Dienstverhältnisses eingetragen werden. Es sind Datensätze für die Vordienstzeitarten 10 bis 13 zu erfassen.

Beispiel
Geburt: 31.07.2019
Karenzbeginn: Väterkarenzbeginn 15.11.2019

Die alte Rechtslage ist aufgrund des Geburtsdatums anzuwenden.

Aufgrund der Karenz ab November 2019 wird die neue Rechtslage vom Programm angewandt, wodurch möglicherweise zu viel Dienstzeit angerechnet wird.

Die alte Rechtslage sieht in diesem Beispiel vor, dass 10 Monate für das 1. Kind angerechnet werden, für alle weiteren nichts.

Fall a) Vaterkarenz: 15.11.2019 – 14.01.2020 weniger als 10 Monate. Es handelt sich um das 1. Kind. Es ist keine Korrektur erforderlich, da die Zeit bei beiden Rechtslagen korrekt angerechnet werden.
Fall b) Vaterkarenz: 15.11.2019 – 14.11.2020 mehr als 10 Monate. Es handelt sich um das 1. Kind. Eine Korrektur muss erfolgen, denn laut alter Rechtslage dürfen nicht 12 Monate sondern nur 10 angerechnet werden. Das Zuviel im Ausmaß von 2 Monate muss retour gerechnet werden.
Fall c) Es handelt sich um ein weiteres Kind.

Vordienstzeiten der Arten 10 bis 13 sind mit negativem Vorzeichen für die Fälle b und c zu erfassen.

Es wird ausdrücklich empfohlen, den Zeitraum, der nicht angerechnet werden soll, mit einem Von- und Bis-Datum zu erfassen. Zum einen ist die Ermittlung dieses Zeitraums simpel und zum andern wird die Dienstzeit somit auch in anderen Programmteilen (Berechnungen, Rückstellungen ...) korrekt interpretiert.

Die Karenz dauert von 15.11.2019 bis 14.11.2020 = 12 Monate. Nur 10 Monate sollen laut alter Rechtslage angerechnet werden. Das Von-Datum ist der 15.11.2019 + 10 Monate = 15.09.2020. Das Bis-Datum ist immer das Karenz-Ende und das ist entweder vertraglich festgelegt oder spätestens der Tag vor dem 2. Geburtstag des Kindes.

9.11. Wo hinterlege ich den tatsächlichen Geburtstermin des Kindes bei Mutterschutz bzw. bei Karenz?

Der tatsächliche Geburtstermin des Kindes wird bei Mutterschutz oder Karenz im Programm nicht hinterlegt. Beim Wechsel in ein Dienstverhältnis mit dem Ruhend-Status "Mutterschutz" ist der voraussichtliche Geburtstermin zur Ermittlung des voraussichtlichen Mutterschutz-Zeitraums zu erfassen. Diese Daten können und müssen im Falle eines vorzeitigen Mutterschutzes überschrieben werden. Nach der Geburt des Kindes, wenn der Wechsel in ein Dienstsvehältnis mit Ruhend-Status "Karenz" erfolgt, sind die Funktionen "Dienstverhältnis Beginn Datum ändern" bzw. "Dienstverhältnis Ende Datum ändern" im Programm LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung zu verwenden, um die bereits angelegten Dienstverhältnisse zeitlich zu verschieben.

Es wird empfohlen, bei einem Wechsel in die Karenz auch gleich die Daten am Reiter "Angehörige" im Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer zu aktualisieren. Bei Angehörigen kann das Geburtsdatum hinterlegt werden.

10. Kontrollsechstel und Lohnsteuer-SZ-Rollung gemäß § 77 Abs. 4 lit. a EStG

10.1. Ist das Kontrollsechstel berechnet bzw. die Lohnsteuer-SZ-Rollung durchgeführt worden?

Ja, sofern die Lohnart 8209 "J/6 bzw. J/12 vor LSt SZ Rollung § 77 (4) lit a" am Lohnkonto vorhanden ist.

10.2. Wann bzw. in welchen Fällen wird das Kontrollsechstel berechnet?

Immer!

Falls das Kontrollsechstel kleiner ist als die mit festem Steuersatz versteuerten sonstigen Bezüge, entsteht ein Nachteil für den Dienstnehmer. Nur in diesem Fall wird geprüft, ob ein Auschlussgrund vorliegt. Liegt einer vor, wird die Aufrollung nicht durchgeführt. Liegt keiner vor, wird die Aufrollung durchgeführt.

Falls das Kontrollsechstel größer ist als die mit festem Steuersatz versteuerten sonstigen Bezüge, entsteht ein Vorteil für den Dienstnehmer. Unabhängig, ob ein Ausschlussgrund vorliegt oder nicht, ist die Aufrollung immer verpflichtend durchzuführen.

10.3. Muss das Kontrollsechstel am Lohnkonto ausgewiesen werden?

Ja, die Ergebnisse der Aufrollung müssen am Lohnkonto ersichtlich sein.

Ist die Lohnsteuer-SZ-Rollung bereits durchgeführt worden, steht das Kontrollsechstel in der Lohnart 8210 "J/6" (bzw. 8212 "J/12", falls ein Kontrollzwölftel berechnet wird).

10.4. In welchem Monat erfolgt die Nachversteuerung?

Sind sonstige Bezüge auf Grund der Aufrollung gemäß § 77 Abs. 4 lit. a EStG nachzuversteuern, ist hinsichtlich der Nachversteuerung mit der zuletzt gewährten Sonderzahlung zu beginnen.

10.5. Kann man die Nachversteuerung im Monat Dezember vornehmen, obwohl keine Sonderzahlung in diesem Monat ausbezahlt worden ist?

Nein. Es muss eine Korrektur des jeweiligen Monats erfolgen, in dem der sonstige Bezug gewährt worden ist.

10.6. Gibt es beim Kontrollsechstel eine Freigrenze wie beim Jahressechstel?

Nein.

10.7. Kann das Kontrollsechstel auch vor Dezember berechnet und die Lohnsteuer-SZ-Rollung durchgeführt werden?

Ja, das dies über über das Feld LSt SZ Rollung § 77 (4) lit. a einstellbar.

10.8. Ein Austritt erfolgt genau am 31.12. Was gilt in diesem Fall für die Lohnsteuer-SZ-Rollung?

Es kommt auf das arbeitsrechtliche Ende des Dienstverhältnisses und nicht auf die Verlängerung der Pflichtversicherung an. Nachdem es bei Beendigung mit Ablauf des 31.12. keinen Tag der Nichtbeschäftigung im Kalenderjahr mehr gibt, ist das Kontrollsechstel zu ermitteln und gegebenenfalls eine Aufrollung gemäß § 77 Abs. 4 lit. a EStG durchzuführen.

10.9. Ein Wiedereintritt steht beim ersten Austritt bereits fest. Kann das Kontrollsechstel bei Beendigung der ersten Beschäftigung berechnet und die Lohnsteuer-SZ-Rollung durchgeführt werden?

Ja. Der Austrittsmonat kann im Feld LSt SZ Rollung § 77 (4) lit. a hinterlegt werden. Nach dem Wiedereintritt ist das Feld am neuen Dienstverhältnis wieder auf die Ausprägung "automatisch" zu ändern.

10.10. Was ist bei einem Wiedereintritt im Konzern zu beachten?

Eine Verständigung über den Wiedereintritt innerhalb des Konzerns ist erforderlich. Die Firma, bei der das Arbeitsverhältnis beendet wurde, ist für die Aufrollung verantwortlich.

Die Vorlage eines Jahreslohnzettels ist nicht verpflichtend. Wenn ein Jahreslohnzettel bei der neuen Firma vorgelegt wird, müssen die Bezüge in die Kontrollsechstelberechnung einbezogen werden. Die Vorbezüge sind im Programm "Dienstnehmer" in den folgenden Feldern zu hinterlegen.

VDZ Bmg Jahressechstel

Tritt ein Dienstnehmer während des Jahres ein und legt ein L16 vor, ist in diesem Feld die BMGL für das Jahressechstel einzutragen.

BMGL Jahressechstel =	Kennzahl 210
	- Kennzahl 220
	- Feld: Steuerfr. bzw. mit festen Sätzen versteuerte Bezüge gem. § 67 Abs. 3 bis 8
	- Feld: Tarif verst. Sonst. Bezüge (§ 67 2, 6, 10)

Im Feld J/6-Neuber. bei Aufroll. im Programm "Dienstnehmer" am Reiter "Finanzamt" kann festgelegt werden, ob und wann es zu einer Neuberechnung des Jahressechstels kommen soll.

Bei einer Übernahme eines Dienstverhältnisses laut AVRAG mit allen Rechten und Pflichten aus einer NTCS Lohnverrechnung ist wie folgt vorzugehen:

Tragen Sie in diesem Feld den gesamten Betrag, der ursprünglichen Firma, der Lohnart "8200 J/6- bzw. J/12-Basis monatlich" ein.

Dieser Betrag ist am Lohnkonto ersichtlich. Wenn der gesamte Betrag der Lohnart 8200 in diesem Feld eingetragen wird, wird dieser beim Kontrollsechstel und bei der Lohnsteuer-SZ-Rollung (§ 77 Abs. 4 lit. a EStG) für das ganze Kalenderjahr in der Ziel-Firma berücksichtigt. Somit werden die Bezüge für das Kontrollsechstel der ursprünglichen und der Ziel-Firma herangezogen.

Achtung!

Die folgenden Felder sind vollständig im Eintrittsjahr vor der Auszahlung der Sonderzahlung zu befüllen, sofern ein Lohnzettel (L16) des vorherigen Dienstgebers vorliegt! Eine nachträgliche Korrektur stellt einen erheblichen Mehraufwand dar, da das Jahressechstel rückwirkend neu berechnet werden müsste. Bei Dienstnehmern, bei denen bereits Sonderzahlungen im aktuellen Jahr abgerechnet und die Vordienstbezüge nachträglich für das laufende Jahr erfasst worden sind, ist jedenfalls eine Scheinaufrollung durchzuführen.

VDZ § 67 Abs. 1,2 (220)

Tritt ein Dienstnehmer während des Jahres ein und legt ein L16 vor, ist in diesem Feld jener Betrag einzutragen, der am L16 unter der Kennzahl 220 angeführt wird.

Achtung!

VDZ Brutto (210)

Tritt ein Dienstnehmer während des Jahres ein und legt ein L16 vor, ist in diesem Feld jener Betrag einzutragen, der am L16 unter der Kennzahl 210 angeführt wird.

Achtung!

VDZ SV-Sonderzahlung

Tritt ein Dienstnehmer während des Jahres ein, ist in diesem Feld jener Betrag einzutragen, der beim früheren Dienstgeber als "Beitragsgrundlage Sonderzahlung" angefallen ist. Vor dem Jahr 2019 konnte der Wert vom Beitragsgrundlagennachweis abgelesen werden. Ab 2019 muss stattdessen eine andere Auswertung herangezogen werden, wie beispielsweise das Lohnkonto. In einem NTCS Lohnkonto steht die Systemlohnart 8055 Bmg SV SZ zur Verfügung.

Achtung!

VDZ SV § 67 Abs. 1,2 (225)

Tritt ein Dienstnehmer während des Jahres ein und legt ein L16 vor, ist in diesem Feld jener Betrag einzutragen, der am L16 unter der Kennzahl 225 angeführt wird.

Achtung!

Abfertigung in Teilbeträgen (Lernvideo)

11. Abfertigung in Teilbeträgen

11.1. Wie rechne ich eine Abfertigung in Teilbeträgen ab?

?Am Dienstverhältnis wird in gewohnter Weise der Austritt mit allen Austrittsbezügen erfasst. Erfolgt die Abrechnung der Abfertigung in Teilbeträgen, so wird ein weiteres Dienstverhältnis benötigt. Im Monat, in dem die erste Teilzahlung erfolgen soll, muss ein neues Dienstverhältnis mit der Funktion "Wiedereintritt" erfasst werden. Als "fiktives" Wiedereintrittsdatum ist der Monatserste zu wählen. Das Feld "Auszahlung ohne Beschäftigung" ist mit "Ja" zu befüllen, da es hier um kein neues Beschäftigungsverhältnis geht, sondern nur um die Auszahlung der Abfertigung. Im neuen Dienstverhältnis muss nun eine Terminlohnart (Stammdaten ? Dienstnehmer ? Reiter "Terminlohnarten") mit der monatlichen Abfertigungsteilzahlung sowie 6 % Lohnsteuer im Feld "Zusatzbetrag" erfasst werden. Wird im Feld "Zusatzbetrag" kein Wert für die 6 % Lohnsteuer erfasst, dann muss er bei der Abrechnung in der Bruttoerfassung bei der Lohnart erfasst werden.

Achten Sie bei der Anlage der Terminlohnart darauf, dass sie für einen konkreten Zeitraum mit Monats- und Jahresangabe definiert ist, sodass sie nur in diesem Zeitraum erzeugt wird. Würden Sie die Terminart "Monat" verwenden und nur die Monate in den Feldern "Von" und "Bis" eingeben, dann würde diese Terminlohnart in jedem Jahr in diesen Monaten produziert werden.

??Mit Monatsletztem im Monat der letzten Zahlung wird ein fiktiver Austritt mit der Funktion "Austritt" eingegeben, der auch für die Zukunft gleich erfasst werden kann. Der Abmeldegrund für diesen Austritt ist egal. Stellen Sie sicher, dass keine ELDA-Meldungen ausgelöst werden.

Löschen Sie Fixwerte (z. B. Grundbezug, Sachbezug etc.) aus dem Fixwertspeicher des Dienstnehmers, damit dieser nicht mit der Aktivierung erzeugt wird.

Des Weiteren ist zu beachten, ob die Abfertigung in Teilbeträgen auch in einem Zeitraum gilt, in dem Sonderzahlungen, E-Card-Service-Entgelt oder andere Terminlohnarten fällig sind. Ist das der Fall, dann ist es ratsam, direkt eine weitere Terminlohnart mit dem Vorgang "Lohnart löschen" anzulegen. Wichtig ist dabei, den korrekten Monat und ggf. das entsprechende Jahr bei der Terminlohnart am betroffenen Dienstnehmer zu erfassen.

Im Falle des E-Card-Service-Entgelts würde einmal über die Standard-Terminlohnart die entsprechende Lohnart erzeugt und im Anschluss über die zusätzliche Terminlohnart wieder herausgelöscht werden.

Kontrollieren Sie jedenfalls in jedem Monat, in dem die Abfertigung in Teilbeträgen ausgezahlt wird, die Abrechnung!

Weitere Informationen:

Abfertigung

12. COVID-19

12.1. Wie werden COVID-19-Zulagen und COVID-19-Bonuszahlungen richtig abgerechnet?

Nach § 124b Z 350 lit. a EStG, welcher in einem Bundesgesetzblatt am 06.04.2020 veröffentlicht worden ist, sind Zulagen und Bonuszahlungen, die aufgrund der COVID-19-Krise zusätzlich geleistet werden, im Kalenderjahr 2020 bis € 3.000 lohnsteuerfrei. Es muss sich dabei um zusätzliche Zahlungen handeln, die ausschließlich zu diesem Zweck geleistet werden und üblicherweise bisher nicht gewährt worden sind. Sie erhöhen nicht das Jahressechstel gemäß § 67 Abs. 2 und werden nicht auf das Jahressechstel angerechnet.

Die Abgabenfreiheit von Coronaprämien für das Jahr 2021 wurde vom Plenum des Nationalrats am 16.12.2021 beschlossen und mit dem Bundesgesetzblatt vom 30.12.2021 verlautbart. Den aktuell bekannten Eckpunkten entsprechend kann für die Coronaprämie im Jahr 2021 die unten beschrieben Lohnart verwendet werden.

Hinweis

Soweit Zulagen und Bonuszahlungen nicht durch lit. a erfasst werden, sind sie nach dem Tarif zu versteuern.
Grundsätzlich können lohnsteuerfreie COVID-19-Zulagen und -Bonuszahlungen einmalig oder laufend ausbezahlt werden. Am Jahreslohnzettel L16 werden diese Beträge in der KZ 210 bei den Bruttobeträgen und unter "Sonstige steuerfreie Bezüge" in der Vorkolonne zu KZ 243 ausgewiesen.

Achtung!

Laut einem Nationalratsbeschluss vom 09.07.2020 ist diese COVID-19-Zulage und -Bonuszahlung nicht nur lohnsteuerfrei sondern auch DB-, DZ- und kommunalsteuerfrei. Das entsprechende Bundesgesetzblatt BGBl I Nr. 103/2020 wurde am 16.09.2020 ausgegeben. Nun (Stand 28.09.2020) gibt es eine Klarstellung seitens der Finanzverwaltung, dass die DB-, DZ- und Kommunalsteuer-Befreiung auch rückwirkend gilt. Weitere Informationen finden Sie im Vorlagenporal im Artikel "DB-, DZ- und Kommst-Befreiung von Coronaprämien gilt auch rückwirkend".

Weil dieser Sachverhalt über einige Monate ungewiss war, wurde die Empfehlung ausgegeben, zwei Lohnarten (eine freie und eine pflichtige) anzulegen und nach Gesetzeslage zu verwenden. Da nun Gewissheit herrscht, können Sie eine bereits mit pflichtigen Lohnnebenkosten abgerechnete Lohnart für COVID-19-Zulagen und -Bonuszahlungen in einer Aufrollung durch eine entsprechende Lohnart mit Befreiung austauschen.

12.2. Wie werden Entgeltfortzahlungsansprüche während Quarantäne bzw. Sonderbetreuungszeit abgerechnet?

Hinweis

Stand: 18.10.2021 17:00 Uhr

"In Österreich gilt im Zusammenhang mit dem Coronavirus und allen damit verbundenen Maßnahmen das Epidemiegesetz. Wird ein Dienstnehmer behördlich unter Quarantäne gestellt, hat der Dienstgeber aufgrund der Bestimmungen des Epidemiegesetzes das Entgelt weiter zu zahlen." (Quelle: LBG Österreich "Arbeitgeber-Wissen: Wichtiges zur Entgeltfortzahlung sowie zu Arbeitgeber- und Arbeitnehmerpflichten im Zusammenhang mit dem "Coronavirus", Stand 07.12.2020). "Eine Isolation in Quarantäne ist eine reine Vorsichtsmaßnahme und zählt daher arbeitsrechtlich als sonstiger Dienstverhinderungsgrund. Erst wenn tatsächlich feststeht, dass eine Erkrankung (mit Krankschreibung) gegeben ist, liegt ein Krankenstand vor." (Quelle: WKO Wien "Coronavirus: Sie fragen, wir antworten.", Stand 07.12.2020).

Nach § 124b Z 349 EStG 1988, welcher in einem Bundesgesetzblatt am 06.04.2020 veröffentlicht worden ist, dürfen Zulagen und Zuschläge, die im laufenden Arbeitslohn, der an den Arbeitnehmer im Fall einer Quarantäne aufgrund der COVID-19-Krise weitergezahlt wird, weiterhin steuerfrei behandelt werden.

Am 15.06.2020 wurde uns eine geänderte Rechtsansicht bekannt, nach der die Schnitte für die Sonderbetreuungszeit in lohnsteuerfrei und -pflichtig aufgeteilt werden dürfen. Aus diesem Grund können Sie analog zur Quarantäne ebenfalls bei der Sonderbetreuungszeit die "Kranklohnarten 100 %" kopieren.

Daher empfehlen wir im NTCS LOHN folgende Vorgangsweise:

NLZ-Lohnarten kopieren
Kopierte Lohnarten anpassen
Kontrolle und Adaptierung der Lohnartengruppen, Berechnungen, Auswertungen
Verwaltung in Form einer "Diversen Nichtleistungszeit"

NLZ-Lohnarten kopieren

Für die Quarantäne können die Lohnarten 2050 "Krank 100 % Std.", 2051 "Krank 100 % Schnitt §68 (1) frei", 2052 "Krank 100 % Schnitt § 68 (2) frei", 2053 "Krank 100 % Schnitt SV pfl.", 2054 "Krank 100 % Schnitt SV frei" und 2055 "Krank 100 % Korrektur Std." im Programm "Lohnartenstamm" kopiert werden.

Hinweis

Beachten Sie, dass Quarantäne-Lohnarten DB-, DZ- und kommunalsteuerfrei gemäß VwGH 84/08/0043 vom 29.03.1984 sind. Die Quarantäne-Entgeltlohnarten und Quarantäne-Schnittlohnarten sind demnach DB-, DZ- und kommunalsteuerfrei einzustellen. Die Quarantäne-Korrekturlohnart ist DB-, DZ- und kommunalsteuerpflichtig einzustellen, da sie die übliche Grundbezugslohnart entsprechend reduziert.

Februar 2021: Beachten Sie die aktuelle Information des Bundesministeriums für Finanzen zur abgabenrechtlichen Behandlung des Verdienstentganges an Arbeitnehmer gemäß § 32 Epidemiegesetz 1950 (EpiG) und Beiträge in Fachforen insbesondere hinsichtlich SV, BV, LSt und Jahressechstel und unseren Artikel "Aktuelle Informationen zur Entgeltfortzahlung nach dem Epidemiegesetz". Hinsichtlich der Berücksichtigung im Jahressechstel gab es in den letzten Monaten mehrmalige Richtungsänderungen.

Die Lohnarten für Sonderbetreuungszeit sind hingegen nicht von den Lohnnebenkosten befreit.

Kopierte Lohnarten anpassen

Im Programm "Lohnartenstamm" sind die kopierten Lohnarten zu bearbeiten. Zwingend zu ändern sind die Bezeichnung am Reiter "Name, Bruttoerfassung" und die Koppelung am gleichnamigen Reiter der Startlohnart. Orientieren Sie sich dabei an den Koppelungseinstellungen, die bei der Quell-Lohnart 2050 "Krank 100 % Std." hinterlegt sind.

Wählen Sie bei der Lohnart 2390 "Quarantäne Entgelt" am Reiter "Name, Bruttoerfassung" im Lohnartenstamm die Ausprägung "Nein" im Feld "Tage Eingabe". Im Feld "Fixwert-Lohnarten (Betrag)" hinterlegen Sie bei den neuen Lohnarten 2390 "Quarantäne Entgelt" und 2395 "Quarantäne Korrektur" jene Lohnarten, die das Entgelt für die Quarantäne bilden sollen. Analoges gilt natürlich für Lohnarten-Kopien für die Sonderbetreuungszeit.

Hinweis

Bitte beachten Sie die geänderte Bestimmung ab 01.07.2021, nach der die Aufteilung in einen nach § 68 EStG steuerfreien und steuerpflichten Schnitt im Fall der Quarantäne entfällt. (Siehe PV-Forum "Verlängerung des § 124b Z 349 EStG 1988 über den 30. Juni 2021 hinaus ist leider gescheitert - aktuelle Information")

Kontrolle und Adaptierung der Lohnartengruppen, Berechnungen, Auswertungen

Verwenden Sie Lohnartengruppen für Nichtleistungszeiten, so ergänzen Sie diese um die neu angelegten bzw. kopierten Lohnarten. Beachten Sie ebenfalls, dass in Berechnungen und Auswertungen, in denen NLZ-Lohnarten eingelesen werden, die neuen Lohnarten hinzugefügt werden müssen. Als Beispiel seien hier die BUAK-WR-Berechnung bzw. NLZ-Lohnartengruppen genannt.

Verwaltung

Verwaltet werden Fehlzeiten aufgrund von Quarantäne oder Sonderbetreuungszeit als "Diverse Nichtleistungszeit". Sie können jeweils einen eigenen Topf für "Diverse NLZ" im Programm "Gutstunden/Diverse NLZ" für die Fehlzeit aufgrund von Quarantäne bzw. Sonderbetreuungszeit anlegen. In dieser diversen NLZ-Art kann die vorhin angelegte Lohnart hinterlegt werden. Immer wenn man diese diverse NLZ-Art erfasst, wird die im Feld "Lohnart normal" hinterlegte Lohnart in den Importpuffer gestellt und löst somit auch die gekoppelten Lohnarten aus. Der Vorteil dieser eigenen diversen NLZ-Art ist, dass Sie später für etwaige Rückforderungen gegenüber dem Bund oder für das Ausfüllen von Antragsformularen Auswertungsmöglichkeiten haben.

In der Nichtleistungszeitenverwaltung wird die Fehlzeit folgendermaßen erfasst:

Bei Ausstieg aus der Nichtleistungszeitenverwaltung oder Entleeren des Importpuffers werden folgende Lohnarten generiert.

Der Satz bzw. Betrag für die LA 2390 "Quarantäne Entgelt" ermittelt sich wie folgt:
3000 / 173 = 17,34 je Stunde
96 * 17,34 = € 1.664,64

Der Schnitt wird wie bei Krankheit bzw. Unfall bei Quarantäne und Sonderbetreuungszeit in lohnsteuerfrei und pflichtig unterschieden.

Quarantäne während Kurzarbeit
Für die Abrechnung einer Quarantäne während Kurzarbeit werden eigene Lohnarten benötigt. Dafür können bereits bestehende CoV-NLZ-Lohnarten kopiert werden.

CoV-NLZ-Lohnarten kopieren

Die Lohnarten 5815 "CoV Krank/Unfall 100 %" sowie die Schnittlohnarten 5816-5819 können im Programm "Lohnartenstamm" kopiert werden. Exemplarisch wird nur die Lohnart 5815 auf 5813 "CoV Quarantäne" und die Lohnart 5818 auf 5814 "CoV Quanantäne Schnitt" (Beispiel) kopiert.

Hinweis

Beachten Sie, dass Quarantäne-Lohnarten DB-, DZ- und kommunalsteuerfrei gemäß VwGH 84/08/0043 vom 29.03.1984 sind. Die Quarantäne-Entgeltlohnarten und Quarantäne-Schnittlohnarten sind demnach DB-, DZ- und kommunalsteuerfrei einzustellen.

Februar 2021: Beachten Sie die aktuelle Information des Bundesministeriums für Finanzen zur abgabenrechtlichen Behandlung des Verdienstentganges an Arbeitnehmer gemäß § 32 Epidemiegesetz 1950 (EpiG) und Beiträge in Fachforen insbesondere hinsichtlich SV, BV, LSt und Jahressechstel und unseren Artikel "Aktuelle Informationen zur Entgeltfortzahlung nach dem Epidemiegesetz". Hinsichtlich der Berücksichtigung im Jahressechstel gab es in den letzten Monaten mehrmalige Richtungsänderungen.

Die Lohnarten für Sonderbetreuungszeit sind hingegen nicht von den Lohnnebenkosten befreit.

Kopierte Lohnarten anpassen

Im Programm "Lohnartenstamm" sind am Reiter "Name, Bruttoerfassung" der Name und bei der Startlohnart am Reiter "Koppelung" die Koppelungsreihenfolge zu hinterlegen. Exemplarisch wurde eine Schnittlohnart kopiert und bei der CoV-Quarantäne-Lohnart in der Koppelung hinterlegt.

Kontrolle und Adaptierung der Lohnartengruppen, Berechnungen, Auswertungen

Die Lohnart 5813 "CoV Quarantäne" ist der Lohnartengruppe 983 "CoV NLZeiten Entgelte (ohne Urlaub, ZA)" zuzuordnen, die CoV-Quarantäne-Schnittlohnarten (im Beispiel die Lohnart 5814) der Lohnartengruppe 984 "CoV NLZeiten Schnitte (ohne Urlaub)". Beachten Sie ebenfalls, dass in Berechnungen und Auswertungen, in denen NLZ-Lohnarten eingelesen werden, die neuen Lohnarten hinzugefügt werden müssen.

Hinweis

Auf der Lohnart 5813 "CoV Quarantäne" sind jene Stunden zu erfassen, die vor Beginn der Kurzarbeit tatsächlich angefallen wären.

Falls die Quarantäne-Stunden während Kurzarbeit für die Beihilfe im AMS-Export berücksichtigt werden sollen, ist in der Individual-Programmierung "2020 Datenexport für Abrechnung CoV-KUA" im Parameter Lfd-Nr 8 "Stunden lt. § 32 Epidemiegesetz" eine individuelle Berechnung im Generalkollektivvertrag (Nr. 9999) zu hinterlegen, in der die Menge der Lohnart 5813 "CoV Quarantäne" ausgelesen wird. Sie können sich an nachfolgender Abbildung orientieren. Nähere Details finden Sie in unserem Artikel "CSV-Export für die AMS-EXCEL-Projetdatei zur Abrechnung der COVID-19-Kurzarbeitsbeihilfe".

Auswertungsmöglichkeit
Im Programm "Auswertungsdesigner" kann man in einer Auswertung einen bestimmten "Diversen Nichtleistungszeiten-Topf" abfragen.
Beispielauswertung, die im Programm "Auswertungsdesigner" importiert werden kann: HRS_800_QUARANTAENE CORONA_262901054350813.ZIP

Quarantäne-SZ-Anteil
Für den Fall, dass Sie die Sonderzahlungsanteile auch getrennt am Lohnset anzeigen wollen, müssen Sie die Standardlohnarten für Urlaubszuschuss bzw. Weihnachtsremuneration auf eine freie Lohnartennummer kopieren. Die anteilige Wertermittlung muss manuell erfolgen! Falls Sie Berechnungen für die Betragsermittlung der Sonderzahlungen verwenden, müssen diese entsprechend angepasst werden!

12.3. Muss Urlaub bzw. Zeitguthaben vor Kurzarbeit aufgebraucht sein und wie kann ich das kontrollieren?

Hinweis

Stand 23.03.2020 21:00 Uhr

Wie in der "Bundesrichtlinie Kurzarbeitsbeilage" in Kapitel 6.4.2 Verständigung und Beratung beschrieben, sind "Alturlaube und Zeitguthaben tunlichst abzubauen". (Siehe auch: AMS: "Bundesrichtlinie Kurzarbeitsbeihilfe (KUA-COVID-19)", WKO: Hilfsmaßnahmen für vom Coronavirus betroffene Betriebe)

Da der Urlaubsbeginn bei jedem Dienstnehmer unterschiedlich sein kann, ist es schwierig, hier den Überblick zu bewahren.

Aus diesem Grund empfehlen wir das Programm Auswertungen → Monatsauswertungen → Nichtleistungszeiten → NLZ-Rest drucken. Mit diesem Programm können Sie die NLZ-Reststände von den verschiedenen Nichtleistungszeitarten zu beliebigen Stichtagen erzeugen und exportieren.

Verwenden Sie das Programm mit folgenden Einstellungen:

Reiter "Allgemein"
Hinterlegen Sie den gewünschten Stichtag.

Reiter "Erweitert"
Wählen Sie "Urlaub" als "NLZ-Art im Detail".

Reiter "Export"
Wählen Sie für "Exportieren" und "Datei nach dem Exportieren öffnen" jeweils "Ja". Hinterlegen Sie eine Zieldatei (inkl. Pfad und Dateiname, Dateiendung .csv) und wählen Sie zur besseren Übersicht im Feld "Spaltenüberschriften" die Ausprägung "exportieren".

Verwenden Sie die Funktion "Ausführen". Hiermit werden die Daten der Urlaubsverwaltung zum gewählten Stichtag exportiert.

Wie ermitteln Sie mit diesem Export den noch offenen Urlaub aus Vorjahren?

Dienstnehmer 1 hat zum Stichtag 31.03.2020 25 Tage Urlaubsrest, die alle im aktuellen Urlaubsjahr entstanden sind.

Dienstnehmer 2 hat zum Stichtag 31.03.2020 50 Tage Urlaubsrest, wobei 25 Tage vom aktuellen Urlaubsjahr stammen und die übrigen 25 Tage aus einem Vorjahr.

Wir empfehlen, für Kurzarbeitsanträge in einer eigenen Spalte der Exceldatei die Differenz zwischen der Spalte J und I zu bilden. Wie im nächsten Bild ersichtlich, wird in Spalte L die Differenz ermittelt. In der Zelle L2 steht beispielsweise die Formel "=J2-I2". Werden in der Spalte L Werte > 0 ermittelt, bestehen Urlaubsreste aus Vorjahren. Diese Urlaubsstände sollten tunlichst in der Kurzarbeitsphase verbraucht werden. Steht in der Spalte L der Wert 0 oder ein negativer Wert, dann besteht möglicherweise ein positiver Urlaubsrest, aber dieser entstammt dem akutellen Urlaubsjahr.

Dienstnehmer zusammenspielen

13. Allgemeines zu SV und ELDA

13.1. Wie muss die mBGM bei einer geringfügigen Beschäftigung neben einem ruhenden DV aussehen?

Bei einem ruhendem Dienstverhältnis (z. B. Karenz) und einem aktiven Dienstverhältnis neben dem ruhendem DV muss eine mBGM mit zwei Tarifblöcken an die ÖGK übermittelt werden.

Dafür gibt es im NTCS LOHN die Funktion "Paralleles Dienstverhältnis anlegen". Diese finden Sie im Programm "Dienstnehmerstamm" unter Funktionen → Dienstverhältnis ändern. Ist für die Beschäftigung neben dem ruhenden DV eine eigene Personalnummer vergeben worden (was in der Vergangenheit häufig wegen Personalrückstellungen, der Zeiterfassung oder der Übernahme aus anderen Lohnverrechnungsprogrammen passiert ist), müssen die Dienstnehmer mit der Funktion "Dienstnehmer zusammenspielen" für die mBGM zusammengefasst werden, sodass eine mBGM mit 2 Tarifblöcken erstellt wird. Diese Funktion finden Sie im Programm "Dienstnehmerstamm" unter Extras → Dienstnehmer zusammenspielen.

Im Feld "Von Dienstnehmer" wird die Nummer des aktiven Dienstnehmers (Ruhendstatus = nicht ruhend) und im Feld "Auf Dienstnehmer" die des karenzierten Dienstnehmers (Ruhendstatus = z. B. Karenz) erfasst.

Hinweis

Ist das bestehenbleiben der beiden Personalnummer unerlässlich, gibt es die Möglichkeit der Funktion "mBGM Zuordnung". Hierbei werden zwei Dienstnehmer auf einer mBGM zusammegfasst!

Achtung!

Die Funktion "mBGM Zuordnung" kann jedoch nur mit dem Tagespasswort erfolgen! Hierfür wenden Sie sich bitte an unseren LOHN Support.

Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.

Weitere Informationen:

Paralleles Dienstverhältnis

Geringfügige Beschäftigung neben Karenz (Lernvideo)

13.2. Welches Kennzeichen muss die mBGM bei UEL/KÜE beinhalten, wenn die Beschäftigung kürzer als ein Monat ist?

Die mBGM muss eine Kennzeichnung (Feld "KE/UE" = J) enthalten, wenn eine Kündigungsentschädigung bzw. Urlaubsersatzleistung ausbezahlt wird. Diese Belegung ist unabhängig von einer allfälligen Verlängerung der Pflichtversicherungszeit.

Bitte beachten Sie auch den Fragen-Antworten-Katalog der Sozialversicherung zum Thema mBGM.

ÖGK: https://www.gesundheitskasse.at/cdscontent/?contentid=10007.864031&portal=oegkdgportal

Bis inklusive des Jahres 2020 galt eine andere Regelung: Bei einer mBGM für eine Beschäftigung kürzer als 1 Monat konnte dennoch eine UEL (bzw. KÜE) anfallen, obwohl das Kennzeichen nicht befüllt war.

Bei einer Beschäftigung kürzer als 1 Monat war das Kennzeichen "KUE/UEL" nicht auf der mBGM vorgesehen. Wenn eine UEL bzw. KÜE anfiel, musste in der mBGM im Feld "Bis" (siehe Programm "Abrechnung ansehen" → Reiter "mBGM") der letzte Tag der UEL angeführt werden. Die Versicherungszeit wurde aus der An- und Abmeldung gebildet.

13.3. Wie erfolgt die Korrektur einer mBGM, wenn in einem Vormonat das Kennzeichen "Beschäftigung kürzer 1 Monat" nicht gesetzt worden ist?

Ist der betreffende Monat bereits endverspeichert worden, muss die Korrektur von einem Nachfolgemonat aus erfolgen.

Um die mBGM nachträglich zu korriegieren, sind folgende Punkte durchzuführen:

LOHN → Abrechnung → Bruttoerfassung
Den Dienstnehmer in der Bruttoerfassung eingeben und die Monatsstammdaten aufrufen.
In den Monatsstammdaten → am Reiter "Versicherung" → im Feld "Beschäftigung kürzer 1 Monat vereinbart" das Häkchen setzen.
Falls die Beschäftigung kürzer als 1 Monat zusätzlich noch in den vorherigen Monat fällt, dann ist das Häkchen ebenfalls in diesem Monat zu setzen.

Wenn der Dienstnehmer in einem Vormonat kürzer als ein Monat beschäftigt ist, dann ist in dem jeweiligem Monat das Häkchen in den Monatsstammdaten zu setzen.

Beispiel 1:
In den Lohn-Basiseinstellungen ist der Monat 3 hinterlegt, da der Monat 2 bereits endverspeichert ist. Bei einem Dienstnehmer, der von 1. bis 25.02. angestellt war, wurde vergessen, das Häkchen für "Beschäftigung kürzer als 1 Monat vereinbart" zu setzen.

LOHN → Abrechnung → Bruttoerfassung
Bei dem gewünschten Dienstnehmer in den Monat 2 rollen und die Monatsstammdaten aufrufen.
Nun das Häkchen bei dem Feld "Beschäftigung kürzer als 1 Monat vereinbart" setzen.

Beispiel 2:
In den Lohn-Basiseinstellungen ist der Monat 3 hinterlegt, da der Monat 2 bereits endverspeichert ist. Bei einem Dienstnehmer, der von 15.01. bis 08.02. angestellt war, wurde vergessen, das Häkchen für "Beschäftigung kürzer als 1 Monat vereinbart" zu setzen.

LOHN → Abrechnung → Bruttoerfassung
Bei dem gewünschten Dienstnehmer in den Monat 1 & 2 rollen und die Monatsstammdaten aufrufen.
Das Häkchen bei dem Feld "Beschäftigung kürzer als 1 Monat vereinbart" im Monat 1 und 2 setzen.

Anschließend die Abrechnung durchführen.
LOHN → Abrechnung → Abrechnungen durchführen
mbgm erstellen
mBGM erstellen → Extras → Zustände: Den Zustand des Dienstnehmers ggf. auf "Nein" stellen.

Danach die mBGM mit "Ausführen" erstellen.
Es werden nun ein mBGM-Stornosatz und die neue mBGM erstellt. Die neuen Datensätze können entweder gleich an die ÖGK oder mit allen anderen mBGMs zu einem späteren Zeitpunkt übermittelt werden.
LOHN → Abrechnungen → ELDA-Datendrehscheibe
Bei der mBGM ist in der Spalte "Meldeart-Nr." die Beschreibung "kürzer als ein Monat vereinb. Beschäftigung (Selbstabrechner) (G5)" ersichtlich.

Unter Funktionen → Detail → Tarifblock ist in der Spalte "Meldeart-Nr." die korrekte Tarifgruppe (T3) "< 1 Mo vereinb. Besch." sichtbar.

Weitere Informationen:

Stammdatenaufrollung

ELDA - mBGM

13.4. Wie kann für einen freien Dienstnehmer nach § 4 Abs. 4 ASVG die "mBGM Ex Offo" verhindert werden, wenn zum Zeitpunkt der Abrechnung noch kein Entgelt geleistet/abgerechnet worden ist?

Gerade bei freien Dienstnehmern kann es passieren, dass zum Abrechnungszeitpunkt noch keine Honorarnote gelegt worden ist und deshalb noch kein Entgelt abgerechnet werden kann, jedoch eine mBGM für den Beitragszeitraum erstellt werden muss.

Erfolgt keine rechtzeitige mBGM-Übermittlung für den Beitragszeitraum, dann wird "von Amts wegen" (lat. ex offo) eine mBGM erstellt, die im WEBEKU eingesehen werden kann. Dies kann folgendermaßen verhindert werden:

Abgerechnet wird die Lohnart 7610 "Vorläufige Abrechnung (mBGM) ohne Bezug". Zu beachten ist, dass auf dieser Lohnart kein Betrag erfasst werden kann. Der Abrechnungsbetrag steht ohnehin noch nicht fest. Durch Abrechnung dieser Lohnart wird der Dienstnehmer lediglich für das Programm gekennzeichnet, dass für ihn eine mBGM erstellt werden soll. Somit kann die mBGM wie auch für alle anderen Dienstnehmer rechtzeitig erstellt und übermittelt werden. Sobald der Abrechnungsbetrag feststeht (z. B. weil die Honorarnote in der Zwischenzeit gelegt worden ist), kann von einem nachfolgenden Monat aus eine Aufrollung erfolgen. Dabei ist wie üblich der Abrechnungsbetrag mit den gewohnten Lohnarten zu erfassen. Die Lohnart 7610 "Vorläufige Abrechnung (mBGM) ohne Bezug" kann gelöscht werden, da es sich nun nicht mehr um die vorläufige Abrechnung handelt. Nach der Abrechnung können die mBGMs wieder erstellt werden. Dadurch wird die vorläufige mBGM storniert und eine neue mit dem korrekten Betrag erstellt.

Sobald eine "normale" mBGM mit Verrechnung für einen freien Dienstnehmer im Beitragszeitraum des Beschäftigungsbeginns vorliegt, wird seitens der ÖGK davon ausgegangen, dass eine fristgerechte Verrechnung möglich ist. Die ÖGK weist dadurch darauf hin, dass es nicht nur im ersten Beitragszeitraum zu "mBGMs Ex Offo" kommen kann, sondern auch in folgenden.

Achtung!

Clearingfälle zu mBGMs, die von Amts wegen (ex offo) erstellt werden, werden seitens der Gebietskrankenkassen nur im WEBEKU und nicht über das übliche ELDA-Clearingsystem verschickt, weshalb diese Clearingfälle im Programm "ELDA-Clearing" nicht aufscheinen. Aus diesem Grund wird eine regelmäßige Kontrolle im WEBEKU empfohlen.

Lesen Sie zu diesem Punkt auch die Ausführung der Sozialversicherung zum Thema SV-Clearing.

Weitere Informationen:

Aufrollung Lohnarten

Aufrollung

13.5. Muss für einen Dienstnehmer, der kein laufendes Entgelt und den ganzen Monat hindurch Krankengeld ohne Entgelt erhält, eine mBGM übermittelt werden?

Bei Dienstnehmern, die den ganzen Monat im Status "Krank ohne Entgelt" sind, wird 100 % des Krankengeldes von der ÖGK bezahlt. Das heißt, die Anspruchsdauer der Entgeltfortzahlung ist zu Ende und es muss keine mBGM übermittelt werden, sofern keine Betriebliche Vorsorge (BV) mehr abzurechnen ist.

Sofern eine BV-Pflicht vorliegt, wird eine mBGM in diesen Fällen erstellt und in der ELDA-Datendrehscheibe zum Versand bereitgestellt.

(Auszugsweise aus dem "mBGM Fragen-Antworten-Katalog" der Sozialversicherung)

13.6. Wie muss die mBGM übermittelt werden, wenn der Dienstnehmer von der ÖGK kein Krankengeld mehr erhält?

Beispiel: Dienstnehmer ist von 14.01. bis 18.01. in "Krank ohne Entgelt"

Ist im Krankenstand der Entgeltfortzahlungsanspruch durch den Dienstgeber bereits ausgeschöpft, aber die ÖGK leistet infolge der Krankheit noch Krankengeld, muss eine mBGM mit einem Tarifblock mit Beginn der Verrechnung "01" übermittelt werden.
Ist der Entgeltforzahlungsanspruch durch den Dienstgeber und auch der Krankengeldanspruch durch die Gebietskrankenkasse bereits erschöpft (= ausgesteuert), muss eine mBGM mit zwei Tarifblöcken übermittelt werden. Beginn der Verrechnung im ersten Tarifblock mit "01" und Beginn der Verrechnung im zweiten Tarifblock mit "19".

Im NTCS LOHN muss in solchen Fällen ein neues Dienstverhältnis angelegt werden, jedoch nicht ab dem Tag der Rückkehr, sondern mit dem Tag, an dem kein Krankengeldanspruch mehr besteht. Ein neues Dienstverhältnis ist nur notwendig, wenn die Rückkehr im selben Monat stattfindet. Somit können die korrekten Werte aus der Krankenverwaltung für die mBGM-Tarifblöcke erstellt werden.

(Auszugsweise aus dem "mBGM Fragen-Antworten-Katalog" der Sozialversicherung)

13.7. Welche Richtlinien gelten hinsichtlich der Namensschreibweise auf der mBGM?

Grundsätzlich ist der erste Buchstabe des Familiennamens groß, alle weiteren Buchstaben sind klein zu schreiben. Achten Sie daher bei der Erfassung der Vor- und Nachnamen im Dienstnehmerstamm auf die korrekte Schreibweise.

Von diesem Grundsatz bestehen seitens der Sozialversicherung zwei Ausnahmen:

Vorsilben ”van”, ”de” usw.: In diesen Fällen muss mindestens ein Namensteil mit einem Großbuchstaben beginnen.
Alle Buchstaben in Großschrift, wenn dies mit Dokumenten nachgewiesen wird (z. B. bei asiatischen Namen).

Umlaute wie ü, ä oder ö sind auch als solche auf den Meldungen anzuführen. Ue, ae oder oe dürfen nur übermittelt werden, wenn der Name auch tatsächlich so geschrieben werden muss.

Passen die übermittelten und für die E-Card bei der Sozialversicherung gespeicherten Schreibweisen nicht zusammen, werden Clearingfälle produziert. Bis Ende April 2019 wurde die entsprechende Meldungsinhaltsprüfung seitens der ÖGK deaktiviert. Die ÖGK rät, die Namensschreibweisen in der Lohnsoftware mit den Angaben auf der E-Card des Dienstnehmers zu vergleichen und entsprechend abzustimmen.

(Auszugsweise aus dem "mBGM Fragen-Antworten-Katalog" der Sozialversicherung)

13.8. Welches Datum steht im Feld "Teilentgelt bis" auf der Arbeits- und Entgeltbestätigung für Krankengeld?

Im Feld "Teilentgelt bis" auf der Arbeits- und Entgeltbestätigung für Krankengeld (A+E-Krank) steht das Ende-Datum, bis zu dem Teilentgelt des jeweiligen Topfes zusteht. In diesem Feld steht das Datum des Anspruchsendes, nicht das Ende-Datum des Krankenstandes. Wird der Versicherte vor dem Anspruchsende gesund und "verbraucht" nicht den gesamten "Krankentopf", dann bleibt das Feld "Teilentgelt bis" mit dem letzten Tag der "theoretischen" Entgeltfortzahlung für diese Arbeitsunfähigkeit befüllt.

Weitere Informationen:

ELDA - Arbeits- und Entgeltsbestätigung Krankengeld

A+E-Bestätigung drucken

13.9. Warum braucht die ÖGK eine Arbeits- und Entgeltbestätigung für Krankengeld nach dem Austritt des Dienstnehmers?

Wenn ein Dienstverhältnis bei einem Dienstgeber beendet wird und sich der Dienstnehmer nach Ende des Dienstverhältnisses krank meldet, braucht die ÖGK eine Arbeits- und Entgeltbestätigung Krankengeld. Diese fordert die ÖGK beim letzten vorhandenen Dienstgeber des Versicherten an, um das korrekte Krankengeld berechnen und an den Versicherten auszahlen zu können. Der Dienstgeber ist verpflichtet, eine Arbeits- und Entgeltbestätigung an die ÖGK zu übermitteln.

Da die Nichtleistungszeit nach dem Austritt des Dienstnehmers nicht im Programm erfasst werden kann, muss die Arbeits- und Entgeltbestätigung Krankengeld in diesem Fall manuell erstellt werden. Dies erfolgt entweder im Programm Dienstnehmer am Reiter "ELDA" oder im Progamm ELDA-Datendrehscheibe. Grundsätzlich sind alle Felder manuell zu kontrollieren. Für diese Konstellation weisen wir speziell auf folgende Felder hin:

Reiter "Dienstnehmerdaten"

Grund der Arbeitseinstellung	Allgemeiner oder arbeitsrechtlicher Grund der Arbeitseinstellung als Text, wie z. B. Krankheit/Unglücksfall
Letzter Arbeitstag	Datum des letzten Arbeitstages vor der Arbeitsunfähigkeit
Ende/Unterbrechnung des Beschäftigungsverhältnisse	Dieses Datums-Feld ist aktiv, wenn im Feld Beschäftigungsverh. gelöst die Ausprägung "gelöst" gewählt wurde.
Beschäftigungsverh. gelöst	In diesem Feld ist anzugeben, ob das Beschäftigungsverhältnis gelöst wurde bzw. wird. Sofern das Beschäftigungsverhältnis gelöst wurde, ist das Feld Ende des Beschäftigungsverhältnisses zu befüllen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: gelöst nicht gelöst
Abmeldegrund	Falls im Feld Beschäftigungsverh. gelöst die Ausprägung "gelöst" eingestellt ist, ist dieses Feld aktiv und ein arbeitsrechtlicher Abmeldegrund kann gewählt werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: - Kündigung durch Dienstgeber Kündigung durch Dienstnehmer Einvernehmliche Lösung Zeitablauf Berechtigter vorz. Austritt Fristlose Entlassung Pragmatisierung Tod des Dienstnehmers Pensionierung Ende freier Dienstvertrag §4 Abs. 4 ASVG Enthebung von der Gerichtspraxis Unterbrechung der Gerichtspraxis Entlassung aus der Bundesbetreuung Kündigung des Teilzeitbesch. währ. Karenzurlaub Unberechtigter vorz. Austritt Vorzeitiger Austritt §25 IO durch Dienstnehmer Kündigung §25 IO durch Insolvenzverwalter/in Kündigung §25 IO durch Dienstgeber Lösung in der Probezeit DG Lösung in der Probezeit DN
Tätigkeit	Beruf des Dienstnehmers
<b><a name="MCA_EAE_ALBV_AUSSPRACHELSGBV" id="§§5,68996 Aussprache Lösung Beschäftigung" class="BMDATTRIBUTE" >Aussprache Lösung Beschäftigung</a> </b> §§5,68996 Aussprache Lösung Beschäftigung	Ab 2025: Bei Arbeitgeberkündigung und bei einvernehmlicher Auflösung ist das Datum des Ausspruchs der Auflösung in der Meldung anzugeben. Dieses Datum wird ansonsten nicht im Programm erfasst und ist daher bei Bedarf manuell vom Anwender in der A+E-Krankengeld einzutragen.

Reiter "Bezüge/Unterbrechungen"

Bezug ab (1)

Beginndatum für den jeweiligen Betrag des Bezuges.

Hinweis

Zu beachten sind weiterhin die Ausführungen in der Ausfüllhilfe der Sozialversicherung!

Bezug bis (1)

Endedatum für den jeweiligen Betrag des Bezuges.

Hinweis

Zu beachten sind weiterhin die Ausführungen in der Ausfüllhilfe der Sozialversicherung!

Vordienstzeit ab

Beginndatum einer Vordienstzeit

Vordienstzeit bis

Endedatum einer Vordienstzeit

Urlaubsersatzleistung ab

Beginndatum der Urlaubsersatzleistung (kurz UEL)

Urlaubsersatzleistung bis

Endedatum der Urlaubsersatzleistung (kurz UEL)

Anspruch EFZ in Wochen

Anzahl der Wochen, für die Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht.

Sachbezug im Geldbezug beinhaltet

Beitragspflichtige Sachbezüge sind nur dann anzuführen, wenn sie während der Arbeitsunfähigkeit nicht weiter gewährt werden. In diesem Feld ist "Ja" zu wählen, wenn Sachbezüge im Geldbezug enthalten sind. In diesen Fällen muss der Sachbezugsumfang im gleichnamigen Feld hinterlegt werden.

Alle Lohnarten mit der Ausprägung "Kurzarbeit SV lfd (ohne SW)" im Feld SV (Reiter "Pflichtigkeit", Programm "Lohnartenstamm") werden ausgeschlossen. In der Regel hat nur eine Lohnart diese Ausprägung eingestellt, nämlich die SV-Differenz für Kurzarbeit.

Dieses Feld wird zwar automatisch befüllt, kann jedoch im Bedarfsfall manuell übersteuert werden.

Sachbezugsumfang

Ist das Feld Sachbezug im Geldbezug beinhaltet auf "Ja" gestellt, dann ist der Sachbezugsumfang in diesem Feld auszuwählen. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Voll (100 %)
Aliquot
kein Anspruch: Ausprägung "kein Anspruch" ist nur dann zu wählen, wenn das Feld Sachbezug im Geldbezug beinhaltet auf "Nein" steht.

Beachten Sie eine Veröffentlichung der ÖGK hinsichtlich dieser neuen Felder ab 2022 in ÖGK Newsletter Nr. 3/Feburar 2022.

Dieses Feld wird zwar automatisch befüllt, kann jedoch im Bedarfsfall manuell übersteuert werden.

Sonderzahlungskennzeichen

Dieses Feld steht auf "Ja", wenn der Dienstnehmer Anspruch auf Sonderzahlung hat. In diesen Fällen muss der Sonderzahlungsumfang im gleichnamigen Feld hinterlegt werden.

Beachten Sie eine Veröffentlichung der ÖGK hinsichtlich dieser neuen Felder ab 2022 in ÖGK Newsletter Nr. 3/Feburar 2022.

Sonderzahlungsumfang

Ist das Feld Sonderzahlungskennzeichen auf "Ja" gestellt, dann ist der Sonderzahlungsumfang in diesem Feld auszuwählen. Im Kollektivvertrag kann im Feld SZ-Umfang A+E-Krankengeld ein Vorschlagswert für dieses Feld hinterlegt werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Voll (100%)
Aliquot
kein Anspruch: Die Ausprägung "kein Anspruch" ist nur dann zu wählen, wenn das Feld Sonderzahlungskennzeichen auf "Nein" steht.

Beachten Sie eine Veröffentlichung der ÖGK hinsichtlich dieser neuen Felder ab 2022 in ÖGK Newsletter Nr. 3/Feburar 2022.

13.10. Warum kann eine Arbeits- und Entgeltbestätigung nicht ohne Tätigkeit übermittelt werden bzw. wodurch wird das Feld "Tätigkeit" initialisiert?

Die Tätigkeit ist seitens ELDA für die A+E-Krankengeld bzw. A+E-Wochengeld ein Pflichtfeld. Das Feld "Tätigkeit" in der ELDA-Meldung wird mit dem Eintrag im Feld Beruf im Programm Dienstnehmer befüllt. Das Feld "Beruf" ist kein Pflichtfeld bei der Anlage eines neuen Dienstnehmers und wurde möglicherweise schlichtweg vergessen zu befüllen. Stellen Sie sicher, dass das Feld "Beruf" bei jedem Dienstnehmer spätestens bei der Notwendigkeit von A+E-Meldungen korrekt befüllt ist.

13.11. In welchen Fällen wird eine Richtigstellung erzeugt?

Eine Richtigstellung wird nur in folgenden Fällen erzeugt:

Bei Änderung des Anmeldedatums
Bei Änderung des BV-Beginn-Datums
Bei Änderung des Abmeldedatums
Bei Änderung des BV-Ende-Datums
Bei Änderung des Abmeldegrundes
Bei Änderung des KÜE-Zeitraumes (Kündigungsentschädigung)
Bei Änderung des Auflösungskennzeichens

Alle anderen Felder (z. B. Betrag oder Beruf ...) müssen über eine Änderungsmeldung bekannt gegeben werden.

Richtigstellungen werden nur für folgende ELDA-Meldungen erstellt:

Anmeldung
Abmeldung
Familienhospizkarenz/Pflegekarenz

Weitere Informationen: ELDA - Versichertenmeldung reduziert

13.12. Wann wird eine Richtigstellung einer Versichertenmeldung erstellt?

Richtigstellungen von Versichertenmeldungen werden nur dann erstellt, wenn die ursprüngliche Versichertenmeldung den Status "gesendet" hat und eine neue Versichertenmeldung mit unterschiedlichen Daten im selben Monat oder Folgemonat der ursprünglichen Meldung erstellt wird. In diesem Fall muss eine Richtigstellung der ursprünglichen Versichertenmeldung erfolgen.

Beispiel

Eine Abmeldung ist im Monat 5 erstellt und über die ELDA-Datendrehscheibe gesendet worden. Noch im selben Monat oder spätestens im Monat 6 wird die Abmeldung noch einmal erstellt, weil sich beispielsweise die Versicherungszeiträume wegen einer anhängigen Urlaubsersatzleistung verändert haben. In diesem Fall wird eine Richtigstellung der Abmeldung erzeugt.

13.13. Wann wird ein Storno einer Versichertenmeldung erstellt?

Ein Storno einer Versichertenmeldung können Sie nur dann erzeugen, wenn die Versichertenmeldung den Status "gesendet" hat. Steigen Sie dafür in die ELDA-Datendrehscheibe ein und wählen Sie die relevante ELDA-Meldung. In der ELDA-Detailansicht zur jeweiligen Meldung markieren Sie die konkrete Meldung und verwenden die Funktion "Stornieren (Strg+S)". Wenn der Status korrekt ist, wird eine entsprechende Storno-Meldung für die Übermittlung an die ÖGK bereitgestellt.

Ein Löschen oder Stornieren einer Versichertenmeldung bewirkt weder eine Änderung der Abrechnung oder der Eingabe in der Bruttoerfassung noch ein Löschen des Dienstnehmers.

Hinweis

Beachten Sie die Ausführungen von NÖDIS Nr. 13/Oktober 2013 wonach für Änderungsmeldungen weder Richtigstellungen noch Stornomeldungen möglich sind. Für Avisomeldungen und Meldungen von fallweise Beschäftigten sind keine Richtigstellungen möglich, wohl aber Stornomeldungen.

Weitere Informationen: ELDA Datendrehscheibe

13.14. Wann sind Änderungsmeldungen erforderlich?

Seit der Einführung des Tarifgruppensystems (Jahr 2019) sind Änderungsmeldungen nur mehr in folgenden Fällen erforderlich:

Änderungen von teil- zu vollversicherungspflichtigem Beschäftigungsverhältnis oder umgekehrt, vor Übermittlung der mBGM für den betroffenen Beitragszeitraum.
Bei Übertritt in das Abfertigungssystem nach dem BMSVG. Wechsel vom alten Abfertigungssystem auf BV-Pflicht mit Voll- bzw. Teilübertritt.
Bei Beginn oder Ende der betrieblichen Vorsorge (z. B. bei Arbeitskräfteüberlassung im Baugewerbe).
Die Korrektur des Beschäftigungsbereiches (Arbeiterin/Arbeiter, Angestellte/Angestellter, Arbeiterlehrling etc.) ist zu melden, solange noch keine mBGM für den betreffenden Beitragszeitraum übermittelt worden ist.

Folgende Punkte dürfen in einer Änderungsmeldung explizit nicht gemeldet werden:

Änderungen für abgerechnete Beitragszeiträume. Die Änderung erfolgt durch die mBGM. Als Datum der Änderung wird der Beginn der Verrechnung verwendet. Wenn für einen Beitragszeitraum bereits eine mBGM übermittelt worden ist, sind alle Änderungen der Versicherungszeiten in diesem Beitragszeitraum per Storno der mBGM und neuerliche Meldung einer mBGM vorzunehmen.
Die Änderung persönlicher Daten des versicherten Dienstnehmers erfolgt aufgrund der Mitteilungen der Personenstandsbehörde oder aufgrund der Vorlage von entsprechenden Dokumenten durch den Versicherten selbst. (z. B. Eheschließung).
Für Adressänderungen ist eine eigene Meldung vorgesehen (Meldeartgruppe "Adresse Versicherter", z. B. bei Wohnsitzwechsel).

(Auszugsweise aus dem "mBGM Fragen-Antworten-Katalog" der Sozialversicherung)

13.15. Muss ich bei Änderung des Wochenmodells eine Änderungsmeldung senden?

Ab dem Jahr 2019 muss bei Änderung des Wochenmodells (Änderung der Arbeitszeit) keine Änderungsmeldung mehr an die ÖGK über die ELDA-Software geschickt werden. Wie bisher ist die Funktion "Wochenmodell ändern" auszuführen.

Beachten Sie, dass derartige Felder im ELDA-Satzaufbau für die Meldeartgruppe "Versichertenmeldung reduziert" - Satzart "Änderungsmeldung" fehlen.

Vor dem Jahr 2019 wurde eine Änderungsmeldung bei Wochenmodellwechsel nur von einigen Gebietskrankenkassen verlangt, jedoch nicht vom Hauptverband zwingend vorgegeben.

Weitere Informationen: Wochenmodell ändern

13.16. Wie kann ich eine bereits gesendete Änderungsmeldung korrigieren?

Eine einmal erstattete bzw. gesendete Änderungsmeldung kann nicht storniert werden. Notwendige Korrekturen sind lediglich durch die Vorlage einer weiteren Änderungsmeldung möglich.

13.17. Kann eine Anmeldung nur mit BV-Beginn-Datum gemeldet werden?

Ja, zum Beispiel bei einem Wechsel von Karenz auf Mutterschutz darf in der Anmeldung auch nur das BV-Beginn-Datum übermittelt werden.
Das Anmeldedatum muss in diesem Fall im Datensatz entfernt werden.

Weitere Informationen: Abrechnung Ruhendes Dienstverhältnis

13.18. Kann ich ab 01.01.2019 noch BN und BGN für Vorjahre übermitteln?

Ja, für Zeiträume vor 01.01.2019 müssen beispielsweise im Falle einer Nach- oder Vergleichszahlung weiterhin Beitragsnachweisungen und Beitragsgrundlagennachweise am Lohnzettel übermittelt werden.

(Auszugsweise aus dem "mBGM Fragen-Antworten-Katalog" der Sozialversicherung)

13.19. Kann eine Anmeldung mit Beitragskontonummer "NEU" noch übermittelt werden?

Nein. Seit 01.01.2019 kann eine Anmeldung mit der Definition "Neu" im Feld "Beitragskontonummer" nicht mehr übermittelt werden und erhält eine "Nichtübernahme" im Fehlerprotokoll der ELDA-Meldebestätigung.

Der Datensatzaufbau von ELDA sowie die Prüfroutinen wurde derart abgeändert, dass eine Übermittlung ohne Beitragskontonummer ab 2019 nicht mehr möglich ist, auch bei Anmeldungen ist nunmehr zwingend eine gültige Beitragskontonummer zu hinterlegen. Die Dienstgeber wurden für diese Änderung auch sensibilisiert. Es ist aktuell keine Ausnahmeregel für neue Dienstgeber vorgesehen. Steuerberater bzw. neue Dienstgeber sollten so disponieren, dass sie möglichst vor der ersten Anmeldung ein Beitragskonto via Formular anfordern.

Beachten Sie die Checkliste "Erstmals Dienstgeber" von der ÖGK.

13.20. Welche wesentlichen Änderungen ergeben sich für Dienstgeber im Bereich der Lohnverrechnung durch die Einführung der mBGM?

Die Beitragsnachweisung und die Beitragsgrundlagennachweise am jährlichen Lohnzettel werden seit 01.01.2019 zu einer Meldung zusammengeführt.

Somit wird die mBGM regelmäßig monatlich übermittelt. Die Übermittlung der jährlichen Beitragsgrundlagennachweise entfällt. Das Clearing erfolgt automationsunterstützt und zeitnah, somit entfällt der jährliche BN/BGN-Abgleich.

Das bisherige Beitragsgruppenschema wird durch ein Tarifsystem abgelöst.
Die Meldungen sowie die Angaben auf den Meldungen werden reduziert. Jede Meldung enthält nur jene Daten, die zum Zeitpunkt der Meldung benötigt werden.
Durch die erste mBGM werden die Daten der Anmeldung bestätigt oder korrigiert.

(Auszugsweise aus dem "mBGM Fragen-Antworten-Katalog" der Sozialversicherung)

13.21. Die Vorort-Anmeldung ist bereits erfolgt. Wie wird nun die Komplettanmeldung erstellt?

Nachdem die Vorort-Anmeldung (Mindestangabenmeldung) per Telefon oder Fax vorgenommen worden ist, muss binnen 7 Kalendertagen nach Dienstantritt die Vollanmeldung durchgeführt werden.

Folgende Programmpunkte stehen Ihnen dafür zur Verfügung:

Lohnfirmen → Reiter "ELDA"
Dienstnehmerstamm → Reiter "ELDA"
ELDA-Datendrehscheibe

Weitere Informationen:

ELDA - Versichertenmeldung

ELDA - Adresse Versicherter

13.22. Welche Felder werden bei einer Mindestangabenmeldung übermittelt?

Vor Dienstantritt muss entweder eine Mindestangaben- oder eine Vollanmeldung getätigt werden.

Felder der Mindestangabenmeldung:

Versicherungsnummer
Geburtsdatum
Familienname
Vorname
Geschlecht
Eintrittsdatum (An-/Abmeldedatum)
Beschäftigungsort (Ortsname und PLZ)
Angaben zur Firma (Firmennamen und Beitragskontonummer)

Bei fallweise beschäftigten Dienstnehmern wird über die NTCS automatisch für jeden Tag eine Meldung erzeugt, sobald bei der Anmeldung dafür bzw. im Dienstnehmerstamm die fallweise beschäftigten Tage ausgewählt worden sind.

Sollten für die Mindestangabenmeldung einige der oben genannten Daten fehlen, dann wird in der Meldung ein Fehlergrund angeführt, sodass offensichtlich ist, welche Daten noch zu erfassen sind.

Eine Mindestangabenmeldung wird auch dann erstellt, wenn keine Vollanmeldung erstellt werden konnte, weil Pflichtfelder nicht befüllt wurden. Pflichtfelder haben im ELDA-Satzaufbau das Kennzeichen Z für "Angabe dieses Feldes ist zwingend".

13.23. Sind weiterhin unterjährige Austrittslohnzettel an die Finanz zu übermitteln?

Nein, § 84 Abs. 1 Z. 3 lit. a EStG, der eine unterjährige Übermittlung eines Beitragsgrundlagennachweises bei Beendigung des Dienstverhältnisses vorgesehen hat, entfällt für Lohnzettel ab dem Kalenderjahr 2019. Der Lohnzettel bzw. das Formular L16 enthält ab 2019 nicht mehr die Teile zur Übermittlung der Beitragsgrundlagen zur Sozialversicherung.

Der Lohnzettel (Finanz) im Falle eines unterjährigen Austritts kann mit den anderen Jahresende-Lohnzetteln (Finanz) übermittelt werden.

(Auszugsweise aus dem "mBGM Fragen-Antworten-Katalog" der Sozialversicherung)

13.24. Wie wird ein Austritt nachträglich im aktuellem Jahr korrigiert?

LOHN→ Abrechnungen → Bruttoerfassung

In der Bruttoerfassung wird der Dienstnehmer ausgewählt, bei dem der Austritt korrigiert werden soll.

Durch das Korrigieren des Austritts wird eine Richtigstellung der Abmeldung erzeugt.

Die Austrittsschablone wird entweder über den Button "Austritt"

oder über Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Austritt aufgerufen.

Der Austritt wird immer im aktuellen Lohnbasis-Monat erfasst oder bearbeitet, auch wenn dieser korrigiert werden soll.

In der Austrittsschablone müssen die richtigen Austrittsinformationen erfasst werden.

Durch das Speichern erfolgt die Erstellung einer neue ELDA-Meldung, sofern das Häkchen bei "ELDA-Abmeldung erzeugen" gesetzt ist.

Die Abmeldung-Richtigstellung wird in die ELDA-Datendrehscheibe gestellt.

13.25. Wo wird die E-Mail-Adresse hinterlegt, die bei einer ELDA-Meldung angedruckt wird?

Die E-Mail-Adresse, die bei der Lohnfirma im Feld "E-Mail-Adresse" mit dem Kennzeichen "Lohnverrechnung" hinterlegt ist, wird für die ELDA-Meldungen verwendet.

LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Feld "E-Mail"

Falls bei der Lohnfirma keine E-Mail-Adresse mit dem Kennzeichen "Lohnverrechnung" hinterlegt ist, wird im Kundenstamm nach dem entsprechenden Kunden gesucht und die E-Mail-Adresse des Kunden mit der E-Mail-Adressart "Lohnverrechnung" verwendet.

Hinweis

Wird die Firma von einem Steuerberater (STB) betreut und ist die STB-Firma in der jeweiligen Lohnfirma hinterlegt, wird die E-Mail-Adresse der STB-Firma herangezogen.

LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Feld "STB-Firma"

13.26. Was ist zu beachten bei Elternteilzeit mit Rechtsanspruch?

Wenn ein Dienstnehmer nach der Karenz bzw. nach dem Mutterschutz die Elternteilzeit mit Rechtsanspruch wählt, dann ist bei der Teilzeitvereinbarung die Ausprägung "Elternteilzeit mit Rechtsanspruch" einzustellen.

Falls bei dem Diensverhältnis mit der Elternteilzeit ein Ende-Datum eingegeben wird, wird dieses Ende-Datum in die Arbeits- und Entgeltbestätigung für Krankengeld übertragen. Das Ende-Datum wird in das Feld "Ende/Unterbrechung des Beschäftigungsverhältnisses" geschrieben.

Bei einer solchen Konstellation muss in die Arbeits- und Entgeltbestätigung Krankengeld manuell eingegriffen und das Datum entfernt werden.

14. Besondere Dienstnehmer

14.1. Warum wird bei einem Vorstandsmitglied bei Austritt im Pflichtversicherungsmonat KommSt, DB, DZ berechnet?

Es ist richtig, wenn in den Nachfolgemonaten bez. der UEL-Abrechnung (nach einem Austritt) noch DB, DZ und Kommst berechnet wird. Vorstandsmitglieder sind zu 100 % SV-pflichtig. Da aber 50 % vom DG übernommen werden, entsteht somit ein Vorteil aus dem Dienstverhältnis. Dieser Vorteil ist DB-, DZ- und kommunalsteuerpflichtig. Dies wird nur durch die Ausprägung "Vorstandsmitglied" vom Feld "SV Berechnung" im Dienstnehmerstamm ausgelöst.

14.2. Worauf muss ich bei fallweise Beschäftigten im Zusammenhang mit der SV achten?

Im SV-Recht wurde ab 2018 eine "begünstigte Aushilfenregelung" eingeführt. Aufgrund unterschiedlichster Regelungen gibt es keine zwingende Koppelung mit den steuerfreien Aushilfen nach § 3 (1) Z11 lit.a.

Im Jahr 2018 mussten die SV-Beiträge für geringfügig beschäftigte Dienstnehmer (die ansonsten dem Dienstnehmer im Nachhinein von der ÖGK vorgeschrieben werden) vom Dienstgeber einbehalten werden. Diese wurden zum Jahresende per Excel-Liste an die ÖGK gemeldet und auch erst am Jahresende überwiesen. Die erwähnte Vorgangsweise gilt allerdings nur für das Jahr 2018, seit 2019 werden die Meldungen in die mBGM integriert.

Als Tarifgruppe sind bei Geringfügigkeit die bestehenden Tarifgruppen 1501 (B010) bzw. 2501 (B030) zu verwenden. Bei älteren Dienstnehmern, die beitragsfrei abgerechnet werden müssen, erfolgt der Abschlag automatisch durch das Programm.

Hinweis

Da ab dem Jahr 2019 die SV-Beiträge seitens des Dienstgebers nicht mehr einbehalten werden, kommen Abzugslohnarten in der monatlichen Abrechnung NICHT mehr zu Anwendung. Dies wird nun über die Tarifgruppen gesteuert. Würde man weiterhin die Abzugslohnarten verwenden, würden die Beträge doppelt abgezogen.

Historische Mitarbeiterdaten - CRM

15. Nichtleistungszeiten

15.1. Was bedeuten folgende Begriffe in Bezug auf Urlaub (Begriffsdefinitionen)?

Die Begriffe "Urlaubsrest" (oder Resturlaub, absoluter Resturlaub, Rest gesamt) und "aliquoter Urlaub" sind nicht durch eine gesetzliche Definition geregelt.

Unter den weiteren Informationen finden Sie einen Link über die Begriffsdefinition.

Weitere Informationen: Nichtleistungszeitenverwaltung

15.2. Wann erhöht sich der Jahresanspruch in Bezug auf Urlaub?

Der Jahresanspruch wird einmal im Jahr in der Verwaltung addiert. Dies erfolgt je nach Dienstgeber mit dem Stichtag des Eintrittsdatums, mit Kalenderjahresbeginn oder mit einem gesonderten Stichtag. Über das Feld "Urlaub-Beginn" am Reiter "Allgemein/CRM" im Dienstnehmerstamm oder in den "Historischen Daten" kann ein abweichender Stichtag vom Eintrittsdatum eingepflegt werden.

Ein monatlicher Urlaubsanspruch (etwa ein Zwölftel vom Jahresanspruch) wird nicht ausgewiesen. Das Feld "Anspruch Datum x - Datum y" bietet den kumulierten Anspruch über einen bestimmten Zeitraum.

Weitere Informationen: Nichtleistungszeitenverwaltung

15.3. Wie wird der Urlaubsanspruch abhängig von den Dienstjahren ermittelt?

Ab dem 25. Dienstjahr steht dem Dienstnehmer eine 6. Urlaubswoche zu. Auch kollektivvertragliche Besserstellungen in Bezug auf den Urlaubsanspruch sind in der Praxis weit verbreitet. Damit der Urlaubsanspruch abhängig von den Dienstjahren des Dienstnehmers ermittelt werden kann, sind folgende Voraussetzungen notwendig:

Im Programm Lohnfirmen ist am Reiter "DN-Vorschlag" die Urlaubseinheit anzugeben. Dadurch wird erkannt, ob der Urlaubsanspruch in Wochen auf Tage oder Stunden umgerechnet werden muss.
Im Programm Lohnfirmen darf KEIN DN-Vorschlag für den Urlaubsanspruch hinterlegt werden, denn dieser würde die Automatik überdecken.
Beim Dienstnehmer muss das korrekte Wochenmodell hinterlegt sein. Dadurch wird die Anzahl der Sollstunden bzw. Solltage pro Woche erkannt.
Im Programm Kollektivverträge ist im General-Kollektivvertrag mit der Nummer 9999 am Reiter "Faktorentabelle" sicherzustellen, dass die Faktorentabelle "1 – Urlaub-Anspruch" aktiv ist. Die Faktorentabellen sollten im General-Kollektivvertrag immer aktiv sein, damit sie als Rückfallebenen dienen können, in denen die allgemeine gesetzliche Regelung definiert ist.
Falls ein individueller Kollektivvertrag eine Besserstellung gegenüber den Einstellungen des General-Kollektivvertrags vorsieht, muss im Programm Kollektivverträge am Reiter "Faktorentabelle" die Faktorentabelle "1 – Urlaub-Anspruch" im Bereich "Faktorenwerte" entsprechend definiert und mit der Funktion "Aktiv/Inaktiv" aktiv gestellt werden. Dabei ist zu bestimmen, bis zu welchem Dienstjahr wie viele Wochen zustehen. Ein im Kollektivvertrag bzw. in der Betriebsvereinbarung hinterlegter Urlaubsanspruch in Tagen muss auf Wochen umgerechnet werden.
Die Dienstzeit des Dienstnehmers setzt sich im Wesentlichen aus den Zeiten der Dienstverhältnisse und den Vordienstzeiten zusammen. Zur Kontrolle der Dienstzeit für den Urlaubsanspruch steht im Programm Dienstnehmer die Funktion "Dienstzeit ansehen" zur Verfügung. Historische Dienstverhältnisse sind direkt nach der Neuanlage des Dienstnehmers mit der Funktion "DV Nacherfassung" im Programm Dienstnehmer anzulegen, sodass beispielsweise Ruhendzeiten, die keine Relevanz für den Urlaubsanspruch haben, ausgenommen werden können. Anrechenbare Vordienstzeiten sind am Reiter "Vordienstzeiten" im Programm Dienstnehmer zu erfassen.

Die Erhöhung des Urlaubsanspruchs im historischen Feld "Urlaub-Anspruch" erfolgt mit der Endverspeicherung des Vormonats und insbesondere nicht mit der Nacherfassung von Vordienstzeiten. Der neue Anspruch wird zum nächsten Urlaubsbeginn in der Nichtleistungszeitenverwaltung herangezogen.

Wenn ein höherer Urlaubsanspruch aufgrund eines Dienstjahressprungs ermittelt worden ist und dieser Dienstjahressprung mit dem 25. Dienstjahr stattfindet, wird davon ausgegangen, dass es sich um die 6. Urlaubswoche gemäß dem Urlaubsgesetz handelt. Ausschließlich in diesem Fall wird eine automatische Reständerung erstellt.

In allen anderen Fällen wird wie bisher nur ein neuer historischen Datensatz mit dem erhöhten Anspruch mit Erreichen der nötigen Dienstjahre erstellt. Eine Reständerung wird in diesen Fällen nicht erstellt, ggf. ist sie manuell vorzunehmen.

Beispiel

6. Urlaubswoche nach 25 Dienstjahren

Dienstnehmer ist am 01.01.2005 in das Unternehmen eingetreten (= Beginn Urlaubsjahr).

Es werden 4 Jahre und 6 Monate Vordienszeiten angerechnet.

Der Stichtag für das 25. Dienstjahr fällt somit auf den 01.01.2025.

Auswirkung: Mit der Endverspeicheurng 6/2025 wird ein neuer historischer Datensatz mit dem erhöhten Urlaubsanspruch (6. Urlaubswoche erzeugt. In diesem Fall erfolgt eine Reständerung in der Nichtleistungszeitenverwaltung.

Beispiel

Erhöhter Urlaubsanspruch aufgrund KV-Regelung oder Betriebsvereinbarung

Dienstnehmer ist am 01.02.2015 in das Unternehmen eingetreten und hat keine anrechenbare Vordienstzeiten.

Der Urlaubsbeginn wird durch die Kalenderjahr-Regelung auf 01.01. festgelegt.

Gemäß der Faktorentabelle wird beispielsweise ab dem 10. Dienstjahr ein Urlaubsanspruch von 5,2 Wochen gebildet.

Auswirkung: Mit der Endverspeicherung 1/2025 wird ein neuer historischer Datensatz mit dem erhöhten Urlaubsanspruch erzeugt. In diesem Fall erfolgt keine Reständerung in der Nichtleistungszeitenverwaltung im Jahr 2025. Eine etwaige Reständerung ist manuell durchzuführen.

Erst wenn sich der Urlaubsbeginn jährt, in diesem Beispiel am 01.01.2026, wird der neue erhöhte jährliche Anspruch in die Nichtleistungszeitenverwaltung geschrieben.

15.4. Kann mit der Faktorentabelle "1 – Urlaub-Anspruch" ein von den Lebensjahren bzw. vom Alter des Dienstnehmers abhängiger Urlaubsanspruch abgebildet werden?

Nein. Die Faktorentabelle "1 – Urlaub-Anspruch" bezieht sich auf die Dienstjahre des Dienstnehmers unter Berücksichtung von relevanten Dienstzeiten (Dienstverhältnisse) und Vordienstzeiten.

15.5. Was muss ich bei den historischen Daten im Zusammenhang mit Urlaub beachten?

Die NLZ-Verwaltung ist von historischen Daten abhängig.

Die Felder "Urlaub-Beginn", "Urlaub-Anspruch" und "Urlaub-Einheit" werden historisch gepflegt. Dabei ist es nicht nur wichtig, dass diese Daten ab dem aktuellen Zeitpunkt korrekt hinterlegt, sondern auch dass sie lückenlos bis zum letzten Urlaubsbeginn korrekt gepflegt sind.

Wird der Urlaubsanspruch beispielweise in einem historischen Datensatz ab 01.07.2023 verändert, dann wird dies erst für den nächsten Urlaubsanspruch z. B. mit Kalenderjahresbeginn berücksichtigt. Ist der ab 01.07.2022 hinterlegte Urlaubsanspruch jedoch rückwirkend schon lange gültig, dann müssen die zurückliegenden historischen Daten korrigiert werden.

Im Allgemeinen werden in der Nichtleistungszeitenverwaltung im LOHN tatsächliche Urlaubsverbräuche erfasst und nicht geplanter Urlaub.

Weitere Informationen:

Historische Daten

15.6. Was ist bei Reständerungen in Bezug auf Urlaub zu beachten?

Reständerungen werden immer als Verbräuche zum jeweiligen Datum der Reständerung interpretiert.

Bei einer Reständerung kann auch der Rest des alten NLZ-Jahres angegeben werden. Wird der Rest des alten NLZ-Jahres erfasst, dann entspricht der Verbrauch durch die Reständerung dem tatsächlichen Urlaubsverbrauch im Urlaubsjahr. Wird kein Rest des alten NLZ-Jahres erfasst, dann wird zur Erreichung des gewünschten "Rest gesamt" eine Verbrauchszeile gebildet und zur Gänze im Urlaubsjahr der Reständerung berücksichtigt. Dies hat zur Folge, dass der "Aliq. Rest zum Datum y" im Urlaubsjahr der Reständerung in den meisten Fällen nicht korrekt ausgewiesen wird und insbesondere bei einer Urlaubsersatzleistung (UEL) manuell ermittelt werden muss.

Weitere Informationen: Nichtleistungszeiten-Verwaltung

15.7. Warum ist der NLZ-Verbrauch bei einem Dienstnehmer in der Bruttoerfasung doppelt so hoch?

Überprüfen Sie die historischen Datensätze des Dienstnehmers, ob die Zeiträume fortlaufend und nicht überschneidend sind.

Sollten zwei historischer Datensatz vorhanden sein, welche sich überschneiden, adaptieren Sie diese, dann werden wieder die korrekten Werte in den Importpuffer übergeben.

Weitere Informationen:

Historische Dienstverhältnisse

Historische Mitarbeiterdaten

15.8. Warum ist der NLZ-Verbrauch doppelt so hoch wie erwartet?

Überprüfen Sie den Reiter "Historische Daten" im Dienstnehmerstamm auf überschneidende bzw. doppelte Datensätze.

Weitere Informationen: Historische Mitarbeiterdaten

15.9. Wie werden halbe Urlaubstage erfasst?

Halbe Urlaubstage entstehen, wenn die Urlaubsverwaltung in Tagen erfolgt und der Dienstnehmer einen halben Tag Urlaub konsumiert. An der anderen Tageshälfte wird gearbeitet oder es liegt ein kollektivvertraglicher Feiertag vor.

Der Abzug in der Verwaltung passiert ausgehend vom beim Dienstnehmer hinterlegten Wochenmodell. In der Detailansicht zur Nichtleistungszeit in der Nichtleistungszeitenverwaltung des Urlaubs sind die Werte in den Spalten "Bezahlt" und "Verwaltung" manuell anzupassen.

Alternativ kann ein tageweiser Import von Nichtleistungszeiten unter Angabe der konkreten Werte für die Spalten "Bezahlt" und "Verwaltung" durchgeführt werden.

15.10. Wie berechnet sich die Reständerung vom Urlaub bei Karenz oder anderen ruhenden Dienstverhältnissen?

Abhängig vom Ruhendstatus haben Dienstverhältnisse Auswirkung auf die Urlaubsverwaltung, denn z. B. für karenzierte Dienstverhältnis entsteht kein neuer Urlaubsanspruch. Ruhendstati, die eine Reständerung wegen Eintritt/BH/Karenz bedürfen, sind folgende:

sämtliche Arten von Karenz (inkl. Vaterkarenz, Pflegekarenz, Hospizkarenz ...)
Präsenzdienst und Zivildienst
Unbezahlter Urlaub länger als 1 Monat

Aus diesem Grund wird vom Programm automatisch eine "Reständerung wg. Eintritt/BH/Karenz" in die Urlaubsverwaltung geschrieben bzw. dieser Datensatz wird aktualisiert, wenn folgende Funktionen ausgeführt werden:

Aktiv -> Ruhend: Bei Wechsel auf ein oben genanntes ruhendes Dienstverhältnis
Ruhend -> Ruhend: Bei einem Wechsel in ein oben genanntes ruhendes Dienstverhältnis
Durch die Endverspeicherung wird ein neues, oben genanntes ruhendes Dienstverhältnis angelegt.
Funktionen "Dienstverhältnis Beginn Datum ändern" bzw. "Dienstverhältnis Ende Datum ändern" in der Bruttoerfassung: Der Reständerungsdatensatz wird neu durchgerechnet.
Ruhend - > Aktiv: Der Reständerungsdatensatz wird neu durchgerechnet.
Bei Umstellung von BMD 5.5 in den NTCS LOHN wird die Reständerung aus BMD 5.5 übernommen. Es erfolgt keine Neuberechnung durch die NTCS.
Im Zuge der Endverspeicherung entsteht ein neuer Anspruch innerhalb der Karenz: Hier wird eine neue Anspruchszeile angelegt und die Korrektur mittels Reständerungsdatensatz vorgenommen. Die Reständerung berücksichtigt dabei natürlich das möglicherweise schon eingetragene DV-Ende-Datum des ruhenden Dienstverhältnisses.
NLZ-Verwaltung → Menü "Funktionen" → Ruhendzeiten aktualisieren: Diese Funktion rechnet die Reständerungsdatensätze wegen Ruhendzeiten noch einmal neu durch.

Beachten Sie, dass bei manuellen Eingriffen beim DV-Beginn- oder -Ende-Datum ohne zur Hilfenahme der genannten Funktionen keine automatische Anpassung des Reständerungsdatensatzes passiert. In diesen Fällen ist ein manueller Eingriff notwendig. Man kann den Datensatz Reständerung wg. Eintritt/BH/Karenz manuell anlegen bzw. bearbeiten oder die Funktion "Ruhendzeiten aktualisieren" verwenden.

Die Reständerung berechnet sich folgendermaßen:

Neuer Rest = Anspruch pro Jahr / Kalendertage des Jahres * (Kalendertage des Jahres - Ruhend-Tage) - Verbrauch vom laufenden Jahr

Dieser Wert wird abhängig von den Parametern Rundungsart (bei Aliquotierung Eintritt/BH/Karenz) und Rundung auf (bei Aliquotierung Eintritt/BH/Karenz) gerundet. Der neue Rest wird meistens aufgerundet, damit der Dienstnehmer eher bessergestellt ist. Dadurch fällt die Reständerung eher niedriger aus.

Die Reständerung stellt die Differenz zwischen neuem und alten Rest dar.

Reständerung = neuer Rest - alter Rest

Beispiel

Anspruch pro Jahr 25 Tage. Urlaub-Beginn 01.01. Es wurde ein Urlaubstag verbraucht. Vor der Karenz war der alte Rest 24 Tage. In der Zeit vom 01.03.2019 bis 30.06.2019 ist der Mitarbeiter karenziert, das sind 122 Ruhend-Tage.

Neuer Rest: 25 / 365 * (365 - 122) - 1 = 15,64 → Dieser Wert wird aufgrund der Parametereinstellung auf 16 Tage aufgerundet.

Damit ergibt die Reständerung: 16 - 24 = -8. Vom alten Rest müssen 8 Tage abgezogen werden, damit man auf den ermittelten neuen Rest kommt.

15.11. Was heißt die Meldung "Zum angegebenen Datum ist kein gültiges Lohndienstverhältnis vorhanden"?

Falls bei der Erfassung oder beim Import von Nichtleistungszeiten wie Krank, Urlaub, Unfall etc. die Meldung "Zum angegeben Datum ist kein gültiges Lohndienstverhältnis vorhanden." angezeigt wird, sind im Programm "Dienstnehmer" am Reiter "Dienstverhältnisse" alle Datensätze sowie der Zeitraum der Nichtleistungszeit zu prüfen.

Die Meldung besagt schlicht, dass im Zeitraum der Nichtleistungszeit kein Lohndienstverhältnis vorliegt. Im Prinzip gibt es zwei Ursachen:

Es liegt an einem Tippfehler bei der zu erfassenden Nichtleistungszeit.
Das Dienstverhältnis ist nicht korrekt angelegt und muss korrigiert werden.
Vorausgesetzt es handelt sich um dieselbe Beschäftigung (gleiche Zahl im Feld "Beschäftigungsnummer"), dürfen sich Dienstverhältnisse nicht zeitlich überlappen und es dürfen keine zeitlichen Lücken entstehen. Mit den Feldern "Ist Eintritt" bzw. "Ist Austritt" werden der Beginn und das Ende einer Beschäftigung gekennzeichet.

Der Wechsel in ein ruhendes oder die Rückkehr aus einem ruhenden Dienstverhältnis definieren weder ein tatsächliches Ende noch einen Beginn einer neuen Beschäftigung (kein arbeitsrechtlicher Ein- bzw. Austritt).

Um fehlerhalfte Dienstverhältnisse zu vermeiden, nutzen Sie die Funktionen zum Ändern von Dienstverhältnisse in den Programmen "Dienstnehmer" und "Bruttoerfassung".

15.12. Wie kann ich bei einem Geschäftsführer die Urlaubsverwaltung ausstellen/deaktivieren?

Beim Dienstnehmer am Reiter "Terminlohnarten" werden die NLZ-Lohnarten mit dem Vorgang "Lohnart löschen" angelegt. Die Felder "Von" und "Bis" müssen mit den Monaten 1 und 12 befüllt werden.

Durch die Lohnartenaktivierung der Bruttoerfassung werden die hinterlegten Lohnarten aus der Bruttoerfassung entfernt.

15.13. Wie erfasse ich einen Kuraufenthalt?

Ein Kuraufenthalt bzw. eine Erholung gelten für Berufstätige als Krankenstand und sind wie andere Krankenstände in der NLZ-Verwaltung zu erfassen und mit den üblichen Lohnarten abzurechnen. Allgemeine Informationen zu Kuraufenthalte finden Sie auf der Webseite der ÖGK unter Kuraufenthalt.