UebergeordnetesD.bmp Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

A_TREE1.bmp Lohnverrechnung → Weitere Funktionen → Import und Export → Dienstnehmer → Austritte importieren
 
Mit diesem Programm können aktuelle Austritte importiert werden, so als würde die Funktion Austritt manuell im Programm Dienstnehmer oder im Programm Bruttoerfassung verwendet werden. Für dieses Programm ist das Lizenzpaket 560 "LOHN Importmanager" erforderlich.

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Der Abrechnungsstatus ist für dieses Programm essentiell.
  • Wenn der Abrechnungsstatus . gegeben ist, dann wird der Importpuffer nicht entleert werden. Die Entleerung des Importpuffers erfolgt bei der Lohnartenaktivierung in der Bruttoerfassung.

  • Beim Abrechnungsstatus 0 wird der Importpuffer entleert und somit werden die Lohnarten in die Bruttoerfassung gestellt.

  • Beim Abrechnungsstatus L wird kein Import vorgenommen.
Austritte für die Vergangenheit werden dann berücksichtigt, wenn im aktuellen Monat der Abrechnungsstatus . oder 0 gegeben ist. Wenn ein Austritt für einen Monat importiert wird, der bereits endverspeichert ist (in der Regel ist das ein Austritt in der Vergangenheit), werden auch die Tage des Austrittsmonats aktualisiert. Es kommt ggf. zu Aufrollungen vom aktuellen Monat ausgehend.

Ist auf dem jeweiligen Dienstverhältnis bereits ein Austritt erfasst oder importiert worden, dann wird der Import abgebrochen, sodass keine zuvor getätigten Eingaben in Bezug auf einen Austritt durch den Import überschrieben werden.

Der Import von Austritten ist nicht möglich, wenn man im falschen Lohn-Basiseinstellungsmonat steht, in dem der Abrechnungsstatus nicht gesetzt werden kann. Beispielsweise ist der Abrechnungsstatus im Monat Jänner "F", im Monat Feburar "." und der Monat März ist als Lohn-Basiseinstellunsmonat hinterlegt. In diesem Fall kann der Abrechnungsstatus im März nicht verändert werden, da sonst eine Lücke in den Abrechnungsstatus entstehen würde.

Hinweis 
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Dieses Programm erlaubt analog zur Funktion Austritt nur den Import von arbeitsrechtlichen Austritten, die einen "Ist-Austritt" darstellen. Bei einem Wechsel auf ein ruhendes Dienstverhältnis oder einer Ummeldung im Konzern sind die dafür vorgesehenen Funktionen zu verwenden.

Nach dem Import von Austritten wird die UEL-Schablone unsichtbar aufgerufen. Die Daten, die hier automatisch ermittelt werden, werden in den Importpuffer geschrieben. Aus diesem Grund ist es notwendig, dass die Urlaubsverwaltung korrekt geführt wird und Berechnungen für die Sätze der UEL-Lohnarten im Lohnartenstamm hinterlegt sind.

Alle Felder werden entsprechend der Feldreihenfolge in der Funktion Austritt importiert. Somit werden dieselben Automatismen wie mit der Funktion Austritt ausgelöst. Insbesondere sind hier die Berechnung des nicht konsumierten Urlaubs und das Ende-Entgelt-Datum zu nennen.

Programmmeldungen, die bei manueller Eingabe eines Austritts an der Oberfläche angezeigt werden, werden beim Import unterdrückt. Die Meldungstexte werden in die Logdatei geschrieben, welche nach dem Import eingesehen werden sollte.

Für den Monat des Austritts werden aufgrund des Abrechnungsstatus-Monats verschiedene Aktionen durchgeführt, die im Folgenden angeführt sind.  

Prüfung bei Import: Vergleich von Abrechnungsstatus-Monat und Austritt-Monat

Ausgangssituation

Ablauf beim Import

Austritt-Monat ist ein Aufrollmonat
  • Abrechnungsstatus A wird im Aufroll-Monat (bzw. in den Aufroll-Monaten) und Abrechnungsstatus 0 wird im aktuellen Abrechnungsstatus-Monat gesetzt.
  • Die UEL-/KÜE-Schablone wird unsichtbar aufgerufen und übernommen.
  • Importpuffer wird entleert.
  • Die Tage der Vormonate und somit die Aliquotierung der Lohnarten in der Bruttoerfassung werden nicht automatisch aktualisiert. Im Programm Bruttoerfassung ist die Funktion "Tage neu berechnen" manuell zu verwenden.
  • Die Tage des aktuellen Monats werden initialisiert.
  • Es erfolgt ein Eintrag ins Logfile des Imports.
Weitere Informationen zu rückwirkende Austritten sind dem gleichnamigen Kapitel in der Dokumentation "Abrechnung von Austritten" zu entnehmen.
Austritt-Monat ist aktueller Abrechnungsstatus-Monat
Abrechnungsstatus .
  • Der Abrechnungsstatus wird auf 0 umgestellt.
  • Danach werden alle weiteren Schritte durchgeführt, wie beim Import mit dem Abrechnungsstatus 0.
Abrechnungsstatus 0
Austritt-Monat ist ein zukünftiger Abrechnungsstatus-Monat
  • Es erfolgt keine Änderung des Abrechnungsstatus.
  • Relevante Lohnarten werden im Importpuffer zwischengespeichert.
  • Analog zu einem manuell erfassten zukünftigem Austritt wird der Importpuffer im Monat des Austritts mit der Lohnartenaktivierung in der Bruttoerfassung entleert. Um ein korrektes Entleeren des Importpuffers der UEL-Lohnarten in Folgemonaten zu gewährleisten, ist die Lohnartenaktivierung mit der Funktion "LA aktivieren Lohnfirma" durchzuführen.
Weitere Informationen zu zukünftigen Austritten sind dem gleichnamigen Kapitel in der Dokumentation "Abrechnung von Austritten" zu entnehmen.

Austritte früherer Lohnjahre im Zuge von Stammdatenimporten können mit diesem Programm nicht realisiert werden.

Wird für den Import ein Dienstverhältnis angeliefert, dann wird fix auf das übergebene Dienstverhältnis importiert. Wird kein Dienstverhältnis angeliefert, wird versucht, dieses automatisch zu ermitteln. Hier wird mit folgender Logik vorgegangen:
  • Nur Dienstverhältnisse ohne Ende-Datum werden gesucht.

  • Bei einer parallelen Beschäftung neben einem Ruhend-Dienstverhältnis wird bevorzugt das nicht ruhende Dienstverhältnis gewählt.

  • Werden zwei parallele nicht ruhende Dienstverhältnisse gefunden, kann nicht importiert werden.

  • Wird ein Folge-Dienstverhältnis auf derselben Beschäftigung gefunden, kann nicht importiert werden.

Fensterbereiche

Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.

Einstiegsfelder

Firma
Eingabe der Firma, für die der Import durchgeführt werden soll. Bleibt dieses Feld leer, werden alle in der Datei enthaltenen Datensätze importiert. Wird eine Firma ausgewählt, werden nur die Datensätze mit der entsprechenden Firmennummer importiert.
Schnittstelle
Auswahl der Importschnittstelle, die den benötigten Satzaufbau (wird in der Importvorschau angezeigt) enthält.

Hinweis
Hinweis.png
Der Satzaufbau der Importdatei muss mit dem Aufbau der ausgewählten Schnittstelle übereinstimmen. Ist das nicht der Fall, muss entweder eine neue Schnittstelle definiert oder die bestehende (wenn nicht anderweitig benötigt) über die Feldauswahl.png Feldauswahl angepasst werden.
 
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Über das blaue Fragezeichen (zu finden in der mittleren Buttonbar) öffnet sich eine Exceldatei, die alle verfügbaren Importfelder (inklusive der Feldnamen und der entsprechenden Ausprägungen (wo eindeutig)) des Programms enthält.
Importdatei/Importverzeichnis
Auswahl der Importdatei bzw. des Importverzeichnisses, in dem die Datei(en) liegt (liegen).

Folgende Eingabevarianten sind möglich:
  • Dateiname (z. B. C:\Temp\Import.csv)
  • Verzeichnis (z. B. C:\Temp) 
  • Verzeichnis + Dateiendung (z. B. C:\Temp\*.csv → alle CSV-Dateien aus dem Temp-Verzeichnis werden importiert)
  • Verzeichnis + Dateimaske (z. B. C:\Temp\Imp*.csv)
  • Mehrere Dateien bzw. Verzeichnisse durch Komma (Beistriche) getrennt (z. B. C:\Import.csv, C:\Temp, C:\Daten\*.csv)
Wichtig: Die Datei muss nicht zwingend im CSV-Format gespeichert werden. Ab der Version 16.46. ist auch der Import von .XLS-, .XLSX bzw. .XML-Dateien möglich.
 
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Der Import von XLS- und XLSX-Dateien kann durch die Verwendung eckiger Klammern, eines Rufzeichens und des Namens des Tabellenblatts auf ein bestimmtes Tabellenblatt innerhalb der Importdatei eingeschränkt werden. Beispiel: C:\Temp\Import.xlsx[!Tabelle2]

Wichtig: Das Verzeichnis bzw. der Pfad darf kein Komma (keinen Beistrich) beinhalten, da das Komma als Trennzeichen zur Auswahl mehrerer Dateien bzw. Verzeichnisse genutzt wird.

Werden mehrere Dateien oder wird ein Ordner (ein Verzeichnis) ausgewählt, erscheint im Bereich "Vorschau" eine Combobox, mit der eine beliebige Datei selektiert und in der Vorschau angezeigt werden kann. Importiert werden alle Dateien, die den Einstellungen in diesem Feld entsprechen. Das heißt, die angesprochene Combobox ist nicht als Auswahl für den Import, sondern als Auswahl für die Anzeige in der Vorschau zu verstehen. Alle Dateien werden nach dem Dateinamen aufsteigend sortiert importiert. Die Reihenfolge in der Combobox entspricht der Reihenfolge, wie die Dateien importiert werden. Falls sichergestellt werden muss, dass die korrekte Reihenfolge, in der die Dateien importiert werden, eingehalten wird, muss die Dateibezeichnung mit einem Timestamp mit folgendem Aufbau beginnen: <YYYYMMDDHHmmss>

Hinweis
Hinweis.png
Die Importdatei bzw. das Importverzeichnis kann auch fix in den LOHN Parametern unter Punkt "Import" bzw. im Menü Extras → allgemeine bzw. firmenbezogene Einstellungen hinterlegt werden.
Seitenanfang StartOfPage.png

Vorschau

In der Importvorschau sehen Sie den Satzaufbau der ausgewählten Importschnittstelle und den Inhalt der zu importierenden Datei. 
 
Über die Feldauswahl.png Feldauswahl können auch zusätzliche Felder hinzugefügt bzw. entfernt werden. Soll die bestehende Schnittstelle nicht verändert werden, muss eine neue Schnittstelle angelegt werden.
 
Wie bereits erwähnt, ist auch der Inhalt der Datei sichtbar, sobald eine Importdatei ausgewählt wird.        
 

Funktionen zur Schnittstellendefinition

Folgende Funktionen stehen in der Importvorschau zur Verfügung:
 
A_Sel_Col.bmp Doku-Zeile definierenDiese Funktion ist nur dann aktiv, wenn die Schnittstelle über eine Doku-Zeile verfügt. Mit dieser Funktion kann die Doku-Zeile für die markierte Spalte hinterlegt werden.
T_AdjustCols.bmp fixe SpaltenlängeDiese Funktion ist nur dann aktiv, wenn die Schnittstelle über fixe Spaltenlängen verfügt. Mit dieser Funktion kann die Spaltenlänge für die markierte Spalte hinterlegt werden.
A_MACRO.bmp Makro nach Lesen
Über ein Makro kann eine Filterung auf die zu importierenden Daten vorgenommen werden. Das Makro wird direkt nach dem Lesen der Importdatei ausgeführt. Ist ein Makro hinterlegt, dann ändert sich das Icon in 1467037309000010160_0.png.
1467037309000010160.png Makro vor Schreiben
Über ein Makro kann eine Filterung auf die zu importierenden Daten vorgenommen werden. Das Makro wird direkt vor dem Schreiben der Importdatei aufgeführt. Ist ein Makro hinterlegt, dann ändert sich das Icon in 1467037309000010160_1.png.

Datensätze vom Import ausschließen

Es gibt in allen HRS-CSV-Importprogrammen die Möglichkeit, bestimmte Datensätze vom Programm auszuschließen. 
Durch einen Mausklick auf das rote x 1162741441000710820.png deaktivieren bzw. auf das grüne Häkchen 1162741441000710820_0.png aktivieren Sie einen Datensatz und wechseln auf den nächsten. Dabei werden deaktivierte Datensätze kursiv, durchgestrichen und grau dargestellt (siehe Beispiel). 
 
Hinweis
Hinweis.png
Die Information der gesperrten Datensätze bleibt jedoch nur temporär erhalten – d. h., solange das Programm geöffnet ist. Wird das Programm geschlossen und erneut geöffnet, sind wieder alle Datensätze aktiv gestellt.

Beispiel 
Beispiel.png
Die folgende Abbildung zeigt die Darstellung deaktivierter Datensätze.

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Mögliche Importfelder

Im Foldenden finden Sie eine Liste aller möglichen Importfelder. Die Spalte "Datentyp" gibt Auskunft, ob numerische (N), alphanumerische (A) oder Datums-Werte importiert werden können.

Feldname
Feldbezeichnung
Datentyp
Hinweis
DVH_DIENSTV_FIRMENNR
DV-Firma
N (10)
Pflichtfeld
MIT_MITARBNR
Mitarb-Nr
N (10)
Pflichtfeld
DVH_DIENSTVLFDNR
DV-Nr
N (4)
Falls nicht angeliefert wird das DV automatisch ermittelt.
DVH_AUSTRITTSDATUM
Ende Dienstverhälnis
Datum
Pflichtfeld
DVH_KUENDIGUNGSFRIST
Ende Beschäftigung
Datum
Pflichtfeld
DVH_ABMELDEGRUNDNR
Abmeldegrund-Nr.
N (4)
Pflichtfeld
siehe CRM → Stammdaten → Institutionen → Gesundheitskassen → Funktionen → Abmeldegründe

1 - Kündigung durch den Dienstgeber
2 - Kündigung durch den Dienstnehmer
3 - Einvernehmliche Lösung
4 - Zeitablauf
5 - Berechtigter vorzeitiger Austritt
6 - Fristlose Entlassung
10 - Pragmatisierung
13 - Tod des Dienstnehmers
16 - Pensionierung
17 - Ende freier Dienstvertrag gemäß § 4 Abs. 4 ASVG
18 - Enthebung von der Gerichtspraxis
19 - Unterbrechung der Gerichtspraxis
20 - Entlassung aus der Bundesbetreuung
21 - Kündigung durch den Dienstnehmer während einer Elternteilzeit nach dem MSchG oder VKG
22 - Unberechtigter vorzeitiger Austritt
24 - Vorzeitiger Austritt gem. § 25 IO durch Dienstnehmer
25 - Kündigung gemäß § 25 IO durch Insolvenzverwalter/in
27 - Kündigung gemäß § 25 IO durch Dienstgeber
30 - Lösung in der Probezeit durch Dienstgeber
34 - Lösung in der Probezeit durch Dienstnehmer
99 - Sonstige Gründe mit Ende der Beschäftigung
DVH_ABMELDETEXT
Sonstiger Abmeldetext
A (20) 
Dieses Feld ist aktiv bei Import des Abmeldegrundes Nr. 99.
DVH_KUENDENTSCHAEDBIS
Kündigungsentschädigung bis
Datum 

DVH_NICHTKONSUMURLAUB
Nicht konsum. Urlaube
N (6, 2)

DVH_URLAUBSTAGEPROWOCHE
Urlaubstage/Woche
N (2)

DVH_ENTGELTBIS
Ende Entgelt
Datum

DVH_BETRIEBVORSORGEBIS
Ende Betriebliche Vorsorge
Datum

EZT_ABMELDUNG_KZ
ELDA-Abmeldung erzeugen
N (1)
Wird dieses Feld nicht importiert, wird eine ELDA-Abmeldung in die ELDA-Datendrehscheibe gestellt.

0 - Nein
1 - Ja
DVH_EINSTELLZUSAGE
Wiedereinstellungszusage
N (1) 
0 - Nein
1 - Ja
PSJ_ZUORDNUNG_CD
Austrittsworkflow durchführen
N (1) 
0 - Nein
1 - Ja

Folgende Felder stehen anders als in der Funktion Austritt NICHT über die Feldauswahl des Importprogramms zur Verfügung:
  • Nach-/Vergleichszahlungsschablone: Die Nach-/Vergleichszahlungsschablone ist bei Bedarf manuell über die Bruttoerfassung zu öffnen.

  • L16 Nummer: Die im Dienstnehmer-Stamm hinterlegte L16 Nummer wird herangezogen.

  • Arbeitsstätte: Die letzte Arbeitsstätte des Dienstnehmers wird verwendet.

  • UEL-/KÜE-Schablone: Diese wird bei Bedarf automatisch befüllt.

Hinweis  
Hinweis.png
Das Importprogramm ist natürlich auch stapelfähig und kann in einen oder mehrere Lohnstapel aufgenommen werden (siehe Lohnstapelverwaltung). Der Import funktioniert jedoch nur, wenn im Stapelprogramm eine bestimmte Firma ausgewählt und die jeweilige Importdatei in den Lohnparametern hinterlegt worden ist.
 Seitenanfang StartOfPage.png
Beispiel 
Beispiel.png
Der Austritt eines Dienstnehmers erfolgt per 31.07.2024. Die Importdatei ist mit den Pflichtfeldern befüllt.

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Mit dem Ausführen des Programm "Austritt importieren" wird die Anzahl der nicht konsumierten Urlaubstage in der Nichtleistungszeitenverwaltung berechnet und in die Austrittschablone übergeben. In Verbindung mit dem Wert des Feldes "Urlaubstage pro Woche", der sich aus dem hinterlegten Wochenmodell ergibt, werden das Datum der Felder "Ende Entgelt" und "Ende Betriebliche Vorsorge" als Vorschlagswerte ermittelt.

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Werden jedoch die in der Abbildung eingerahmten Felder beim Import mitgeliefert, werden diese Vorschlagswerte überschrieben.

Hinweis 
Hinweis.png
Wird ein Austritt mit Urlaubsersatzleistung und/oder Kündigungsentschädigung (nach-)erfasst, ist die UEL-/KÜE-Schablone immer zu kontrollieren. Insbesondere bei einer abzurechnenden Kündigungsentschädigung müssen die Beträge manuell erfasst werden.

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Hinweis 
Hinweis.png
Eine passwortgeschützte Datei kann nicht importiert werden und die Vorschau wird nicht angezeigt, weil es sich um geschützte Daten handelt. Die Meldung "Fehler beim Öffnen der Datei "..." Invalid password to open or create a file" wird angezeigt.

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Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen
1259151632000003270.png Makro nach Lesen
Über ein Makro kann eine Filterung auf die zu importierenden Daten vorgenommen werden. Das Makro wird direkt nach dem Lesen der Importdatei ausgeführt.
1259151632000003270_0.png Makro vor Schreiben
Über ein Makro kann eine Filterung auf die zu importierenden Daten vorgenommen werden. Das Makro wird direkt vor dem Schreiben der Importdatei aufgeführt.
1259151632000003270_1.png Logdatei ansehen
Die Logdatei des Importprogramms kann auch nachträglich angesehen und kontrolliert werden.

1259151632000003270_2.pngDoku-Zeile definierenDiese Funktion ist nur dann aktiv, wenn die Schnittstelle über eine Doku-Zeile verfügt. Mit dieser Funktion kann die Doku-Zeile für die markierte Spalte hinterlegt werden.
1259151632000003270_3.pngfixe SpaltenlängeDiese Funktion ist nur dann aktiv, wenn die Schnittstelle über fixe Spaltenlängen verfügt. Mit dieser Funktion kann die Spaltenlänge für die markierte Spalte hinterlegt werden.
A_False.bmp Datensatz für Import sperrenMit dieser Funktion können Datensätze deaktiviert werden. Die Zeile wird dann kursiv, durchgestrichen und grau dargestellt.
A_True.bmp Datensatz für Import aktivierenMit dieser Funktion können Datensätze wieder aktiviert werden.
Extras

Ansicht
     Platzhalter: Werte in Spalten anzeigen
Bei Platzhalter-Spalten werden die Werte der Importdatei in der Importvorschau angezeigt.
     Vorschau: Alle Importdatensätze anzeigen
Zeigt alle Importdatensätze in der Importvorschau an. Bei sehr umfangreichen Importdateien bedeutet dies Performance-Einbußen.
     Vorschau: Doku-Zeile in Vorschau anzeigen
Bei Verwendung einer Doku-Zeile wird diese in der Importvorschau angezeigt.
     Vorschau: Kennzeichen als Text anzeigen 
Zeigt den "sprechenden" Text bei Kennzeichen an und nicht den Wert, welcher importiert wird.
     Vorschau: Makro in Vorschau berücksichtigen 
Makros werden zur Ermittlung der Importdatensätze in der Vorschau berücksichtigt.
 

Relevante LOHN Parameter

Folgende Einstellungen können in den LOHN Parametern für den Import von Austritten getroffen werden.

An dieser Stelle kann das Importverzeichnis bzw. die Importdatei bereits fix hinterlegt werden.

Folgende Eingabevarianten sind möglich:
  • Dateiname (z. B. C:\Temp\import.csv)
  • Verzeichnis (z. B. C:\Temp)
  • Verzeichnis + Dateiendung (z. B. C:\Temp\*.csv)
  • Verzeichnis + Dateimaske (z. B. C:\Temp\Imp*.csv)
  • mehrere Dateien bzw. Verzeichnisse durch Kommas (Beistriche) getrennt (z. B. C:\Import.csv, C:\Temp, C:\Daten\*.csv) 
Wichtig: Die Datei muss nicht zwingend im CSV-Format gespeichert werden. Ab der Version 16.46. ist auch der Import von XLS- bzw. XLSX-Dateien möglich.

Der Import von XLS- und XLSX-Dateien kann durch die Verwendung eckiger Klammern, eines Rufzeichens und des Namens des Tabellenblatts auf ein bestimmtes Tabellenblatt innerhalb der Importdatei eingeschränkt werden. Beispiel: C:\Temp\Import.xlsx[!Tabelle2]

Wichtig: Das Verzeichnis bzw. der Pfad darf kein Komma (keinen Beistrich) beinhalten, da das Komma als Trennzeichen zur Auswahl mehrerer Dateien bzw. Verzeichnisse genutzt wird.
Über diesen Parameter kann die benötigte Import-Schnittstelle fix hinterlegt werden.
Soll die Importdatei nach erfolgtem Import umbenannt werden, muss dieser Parameter auf "Ja" gestellt werden.

In diesem Fall werden Datensätze, die nicht importiert werden konnten, in eine Datei eigene Err-Datei zusammengefasst. Heißt die Importdatei beispielsweise C:\Test.csv, dann heißt die Err-Datei C:\~Test_err.csv. Die Tilde am Anfang des Dateinamens verhindert, dass die "fehlerhaften" Datensätze immer und immer wieder importiert werden. Die Err-Datei ist zu korrigieren und umzubenennen. Der Dateiname darf keine Tilde enthalten. Danach kann der Import erneut gestartet werden.

0 - Nein
1 - Ja

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