Kundeninformation Stammdatenimporte LOHN
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.Einleitung
Um die Lohndatenübernahme möglichst effektiv gestalten zu können, ersuchen wir Sie, folgende Vorbereitungen zu treffen bzw. entsprechende Unterlagen bereitzustellen. Zusätzliche Informationen finden Sie auch online in der BMD-Hilfe (z. B. Dienstnehmer importieren) oder erhalten Sie in einem Gespräch mit Ihrem BMD-Ansprechpartner für die LOHN-Datenübernahme.
Generelle Informationen
Um eine Lohnverrechnung auf eine andere Softwarelösung umstellen zu können, reicht das Importieren von Dienstnehmerstammdaten und das manuelle Nacherfassen einiger Abrechnungsdaten. Falls mehr als 150 Mitarbeiter angelegt werden sollen und das bestehende System eine entsprechende Exportmöglichkeit bietet, sollte eine programmtechnische Datenübernahme in Erwägung gezogen werden.
Für die Übernahme benötigen wir immer einen Ansprechpartner, der Kenntnisse im bestehenden System hat – vor allem ist von Interesse, welche Datenausgabemöglichkeiten in diesem System bestehen und welche Eingaben im bestehenden System aus welchem Grund durchgeführt worden sind. Auf diese Weise können wir Mitarbeiterstammdaten optimal in den NTCS LOHN überführen.
Trotz Ausschöpfung aller technischen Möglichkeiten muss darauf hingewiesen werden, dass eine Datenübernahme aufgrund der Systemunterschiede nie zu 100 % möglich ist und deshalb manuelle Nacharbeiten notwendig sind. Abrechnungen sind, sofern erforderlich, manuell nachzupflegen. Gleiches gilt für historische Dienstverhältnisse, da diese im bestehenden System anders oder gar nicht gespeichert worden sind.
Für die Übernahme benötigen wir immer einen Ansprechpartner, der Kenntnisse im bestehenden System hat – vor allem ist von Interesse, welche Datenausgabemöglichkeiten in diesem System bestehen und welche Eingaben im bestehenden System aus welchem Grund durchgeführt worden sind. Auf diese Weise können wir Mitarbeiterstammdaten optimal in den NTCS LOHN überführen.
Trotz Ausschöpfung aller technischen Möglichkeiten muss darauf hingewiesen werden, dass eine Datenübernahme aufgrund der Systemunterschiede nie zu 100 % möglich ist und deshalb manuelle Nacharbeiten notwendig sind. Abrechnungen sind, sofern erforderlich, manuell nachzupflegen. Gleiches gilt für historische Dienstverhältnisse, da diese im bestehenden System anders oder gar nicht gespeichert worden sind.
Vorarbeiten vor dem Import der Dienstnehmerstammdaten
Lohnfirmen
Dienstnehmer können nur auf eine bestehende Lohnfirma importiert werden. Vor dem Import der Dienstnehmer sind die Lohnfirmen manuell anzulegen.
Bei Steuerberatern werden üblicherweise Kundenstammdaten für jene Kunden importiert, für die die Lohnverrechnungen zukünftig durchgeführt werden sollen. Aus einem Kunden kann eine Lohnfirma erzeugt werden, sodass beispielsweise die Adresse der Lohnfirma des Klienten nicht noch einmal erfasst werden muss, wenn sie schon im Kundenstamm eingepflegt worden ist. Weitere Daten sind manuell und optimiert für die jeweilige Lohnfirma zu erfassen.
Für den Import von Dienstnehmerstammdaten muss die Lohnfirma über folgende Daten verfügen (Pflichtdaten):
- Finanzamt
- Gesundheitskasse
- Gemeinde
- Arbeitsstätte
- Bankverbindung der Firma
Idealerweise sind folgende Einstellungen auf der Lohnfirma bzw. Firma bereits vor dem Import getroffen:
- Anlage der KORE mit Kostentypen (Kostenstellen, Kostenträger, KORE-Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich), sofern beispielsweise Stammkostenstellen importiert werden sollen
- Wochenmodelle
- DN-Vorschlag
- Schnitte - Vorschlag
- Betriebsrat
- Gewerkschaft
- Diverse Körperschaften
- Pensionskasse
- Abrechnungskreis
- FIBU-Kreis
Kollektivverträge
Soll die KV-Einstufung importiert werden, dann sind die Kollektivverträge mit der jeweiligen Lohn-/Gehaltstabelle vor dem Import anzulegen.
Bereits vorhandene Mitarbeiter in der NTCS
Sind in der NTCS bereits Mitarbeiterdaten auf derselben Firma vorhanden, auf der importiert werden soll, dann sind die bereits in der NTCS vorhandenen Daten vor dem Import durch den Anwender zu korrigieren. Insbesondere ist bei jedem bereits bestehenden Mitarbeiter in der NTCS das korrekte Eintrittsdatum zu hinterlegen. Sind Mitarbeiter zur Verwendung in anderen NTCS Paketen angelegt worden, dann fehlt in vielen Fällen das Eintrittsdatum oder es wurde ein fiktives Eintrittsdatum verwendet, weil es bis vor der Lohneinführung keine bis wenig Relevanz hatte.
Falls nötig, verwenden Sie die Hilfsprogramme "Mitarbeiter umstellen" (Paket CRM → Stammdaten → Hilfsprogramme → Umstellen → Mitarbeiter umstellen) oder "Mitarbeiter zusammenspielen" (Paket CRM → Stammdaten → Hilfsprogramme → Zusammenspielen → Mitarbeiter zusammenspielen) zur Korrektur bereits vorhandener Mitarbeiterdaten in der NTCS, bevor weitere Lohnstammdaten importiert werden.
Im Zuge des Imports der Lohnstammdaten wird ein neues Dienstverhältnis angelegt, sofern das angelieferte Eintrittsdatum vom vorhandenen abweicht. Manuelle aufwändige Korrekturen nach dem Import sind die Folge, wenn die Daten vor dem Import nicht bereinigt werden.
Informieren Sie Ihre BMD Ansprechperson für die Lohndatenübernahme über bereits vorhandene Mitarbeiter in der NTCS.
Mitarbeiternummerierung
Sollen die Mitarbeiternummern im Zuge der Stammdatenübernahme geändert werden, dann geben Sie dies Ihrer BMD Ansprechperson für die Lohndatenübernahme bekannt.
Manuelles Nacharbeiten und Empfehlungen
- Abrechnungen müssen insbesondere bei unterjähriger Datenübernahme nacherfasst werden.
- Historische Dienstverhältnisse (frühere Karenzen, Mutterschutz, Teilzeiten …). Verwenden Sie die Funktion Dienstverhältnis nacherfassen im Programm Dienstnehmer.
- Wiedereintritte von importieren Dienstnehmern: Falls es bei einem mit einem Austritt importierten Mitarbeiter zu einem späteren Wiedereintritt kommt, dann beachten Sie das Kapitel Wiedereintritt für Neukunden nach Datenübernahmen im LOHN in diesem Dokument.
- Kollektivvertragliche Einstufungen, Wochenmodelle, Kostenstellen, FIBU-Kreise, Gewerkschaften usw. können nur importiert werden, wenn es diese Stammdaten zum Zeitpunkt des Imports im System gibt. Andernfalls ist eine manuelle Nacherfassung einfacher und schneller. Aus diesem Grund kommt der Anlage einiger Stammdaten insbesondere im Kollektivvertrag bzw. der Lohnfirma eine wesentliche Bedeutung zu.
- Es wird eine Momentaufnahme importiert. Die Daten müssen nach dem Import bis zum Echteinsatz meistens zum Jahresbeginn manuell gewartet werden. Dies gilt insbesondere für jene Daten, die sich beim Echteinsatz mit der Endverspeicherung ändern – beispielsweise eine KV-Vorrückung in das nächste Beschäftigungsjahr oder der Wechsel auf DB-/DZ-Befreiung nach dem 60. Geburtstag oder die Änderung der Tarifgruppe bzw. KV-Einstufung bei Ablauf der Lehrzeit, Fixwertänderungen.
- Spätere Eintritte, Änderungen oder Austritte müssen manuell erfasst werden. Darunter fallen Adressänderungen, Wochenmodelländerungen, Änderung der Tarifgruppe, Pendleranträge usw.
- Nichtleistungszeiten: Für Urlaub und Gutstunden wird allenfalls der Import einer Reständerung zu einem bestimmten Stichtag empfohlen. Ab diesem Stichtag müssen die Nichtleistungszeiten laufend geführt werden. Meist liegen die Resturlaubsstände erst deutlich nach dem Stammdatenimport vor. Bei Interesse sind möglichst früh Folgetermine zu vereinbaren. Für alle anderen Nichtleistungszeitarten - insbesondere die Krankverwaltung – wird empfohlen die konkreten Zeiträume ab dem Krank-Beginn des Dienstnehmers manuell zu erfassen. Auf diese Weise liegen bereits bei der ersten Echtabrechnung alle erforderlichen Daten über Vorerkrankungen für eine etwaige Arbeits- und Entgeltsbestätigung Krankengeld vor.
- Schnitte: Der Einfachheit halber wird empfohlen, die Schnittberechnungsbasis zusammengefasst am Schnitttopf 21 „NLZeiten Schnitt SV pfl. (Betrag)“ für einige Monate zu importieren oder nachzuerfassen. Schnitttöpfe werden im Lohnausfall, das heißt bei Nichtleistungszeiten, berücksichtigt. Schnitttöpfe bilden nicht die Basis für Durchschnittswerte von Sonderzahlungen, Rückstellungen oder andere Berechnungen. Alternativ können auch einige Monate parallel abgerechnet werden, sodass die Schnitttöpfe natürlich aufgebaut werden. Bei Interesse an einem späteren Import der Schnittberechnungsbasiswerte vereinbaren Sie bitte möglichst früh einen Folgetermin.
- Angehörige, FABO+: Falls vorhanden werden Daten über Angehörige der Dienstnehmer bzw. betreffend FABO+ bestmöglich importiert. Fehlende Daten sind nachzuerfassen.
- Vordienstzeiten: Schul- bzw. Studienzeiten oder anrechenbare Vordienstzeiten können auf Vordienstzeitarten importiert oder manuell nacherfasst werden. Für den Import müssen insbesondere die konkreten Vordienstzeitarten sowie bestenfalls die Zeiträume oder anzurechnende Dauer vorhanden sein. Bei Interesse an einem Import der Vordienstzeiten vereinbaren Sie bitte möglichst früh einen Folgetermin.
- Fixwerte: Grundbezüge oder andere Fixwerte können gerne importiert werden. Beachten Sie allerdings, dass sich bis zur ersten Echtabrechnung die Fixwerte einiger Dienstnehmer bestimmt ändern werden. Gründe dafür können KV-Vorrückungen, KV-Erhöhungen oder eine Beförderung, Wochenmodelländerung etc. sein.
- Pfändungen, Gläubiger, Rechtsvertreter: Diese Daten sind manuell anzulegen, sofern das Pfändungsmodul verwendet wird. Ein Gläubiger bzw. Rechtsvertreter kann für mehrere Pfändungen verwendet werden, wenn beispielsweise mehrere Dienstnehmer bei derselben Bank eine Verpfändung haben oder ein Rechtvertreter in einer bestimmten Region der Spezialist für Unterhaltsforderungen ist. Pflegen Sie deshalb die Stammdaten der Gläubiger und Rechtsvertreter sorgsam ein. Die Pfändungsdaten mit der noch offenen Restforderung werden am besten manuell im Zuge der ersten Echtabrechnung eingetragen. Diese Daten stehen erst nach Abschluss der letzten Echtabrechnung im bisherigen Lohnprogramm zu Verfügung.
- Notizen, Postit und Anmerkungen zu Dienstnehmern: Nutzen Sie die Kontrolle der Dienstnehmer nach erfolgtem Import, um die Notizen, Hinweise und Anmerkungen, die Sie im vorherigen Lohnverrechnungsprogramm genutzt oder handschriftlich im Personalakt mitgeführt haben, in eine geeignete NTCS Struktur zu überführen. Im NTCS LOHN können Notizen auf der Person oder in einem jährlichen Personalstamm-Feld hinterlegt werden. Falls Sie eine Erinnerungsfunktion nutzen wollen, empfiehlt sich die Anlage von Hinweisen im Programm Dienstnehmer. Soll eine bestimmte Lohnart bei einem Dienstnehmer in einem bestimmten Monat abgerechnet werden, dann können Terminlohnarten verwendet werden. Weiters sind Fristen oder Aufgaben des Pakets CRM nützliche Tools, um sich selbst zu verwalten.
Ablauf der Lohndatenübernahme
Die aus dem Vorsystem exportierten Daten sind bis spätestens einen Werktag vor dem für die Aufbereitung der Importdateien reservierten Termin an Ihren BMD-Ansprechpartner zu übermitteln, damit der Termin optimal genutzt werden kann.
Die Aufbereitung der Stammdaten erfolgt zum reservierten Termin durch den BMD-Ansprechpartner für die Lohndatenübernahme in einem Tabellenkalkulationsprogramm. Dabei kann es zu Rückfragen beim Ansprechpartner des Kunden insbesondere für notwendige Referenzierungen (z. B. für Gemeinden, Gesundheitskassen, Kollektivverträge etc.) kommen. Der Ansprechpartner des Kunden ist jedoch nicht die ganze für die Lohndatenübernahme reservierte Zeit blockiert.
Sobald die Daten für den Import aufbereitet sind, vereinbart Ihr BMD-Ansprechpartner für die Lohndatenübernahme kurzfristig einen Fernwartungstermin mit dem Ansprechpartner des Kunden, um den Import zu starten und einige wichtige Informationen, die bei der Aufbereitung der Daten aufgefallen sind, zu besprechen. Vor dem Import müssen bestimmte Stammdaten bereits in NTCS angelegt sein (Firma, Bank, Finanzamt, Gesundheitskassen, Gemeinde, Arbeitsstätte, Betriebsrat, Gewerkschaft, DN-Vorschlag, Schnitte - Vorschlag, gegebenenfalls Kostentypen, Kollektivvertragsnummern, Wochenmodelle, Freifeldausprägungen, FIBU-Kreise …). Aus diesem Grund ist ein Import erst nach dem ersten Konfigurationstermin mit dem Lohn-Trainer möglich und sinnvoll.
Der Import kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Aus diesem Grund ist es bei großer Datenmenge empfehlenswert, die Fernwartung für den Import auf einem freien Rechner zu starten, damit Sie während des Imports auf einem anderen Rechner weiterarbeiten können.
Für den Import im Paket LOHN durch den BMD-Ansprechpartner für die Lohnverrechnung sind mindestens volle Berechtigungen im Paket Lohn erforderlich. In den allermeisten Fällen sind uneingeschränkte Berechtigungen auch in allen anderen Paketen erforderlich, da oft Daten in anderen Paketen wie beispielsweise CRM (E-Mails und weitere Mitarbeiterstammdaten) oder KORE (Kostenstellennummern) importiert werden müssen.
Ein Import auf bestehende Mitarbeiterdaten muss sorgsam geprüft werden und stellt einen erheblichen Mehraufwand dar. Insbesondere bei Steuerberatern, die die Mitarbeiter der eigenen Kanzlei bereits im Paket CRM und LEA führen, ist es deutlich einfacher, die fehlenden Daten der eigenen Mitarbeiter zu ergänzen. Soll auf bestehende Mitarbeiterdaten in NTCS importiert werden, dann ist der BMD-Ansprechpartner für die Datenübernahme unbedingt darauf aufmerksam zu machen.
Für den Lohnverrechner wichtige Informationen, die uns bei der Aufbereitung der Daten auffallen und im Rahmen der Kontrolle nachgepflegt werden sollten, werden dem Ansprechpartner des Kunden in schriftlicher Form zusammen mit den Importdateien übermittelt. (Beispiel: die SV-Nummer fehlt oder ein Dienstnehmer hat zwar eine Pendlerpauschale, aber die Anzahl der Kilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte fehlt …).
Die Aufbereitung der Stammdaten erfolgt zum reservierten Termin durch den BMD-Ansprechpartner für die Lohndatenübernahme in einem Tabellenkalkulationsprogramm. Dabei kann es zu Rückfragen beim Ansprechpartner des Kunden insbesondere für notwendige Referenzierungen (z. B. für Gemeinden, Gesundheitskassen, Kollektivverträge etc.) kommen. Der Ansprechpartner des Kunden ist jedoch nicht die ganze für die Lohndatenübernahme reservierte Zeit blockiert.
Sobald die Daten für den Import aufbereitet sind, vereinbart Ihr BMD-Ansprechpartner für die Lohndatenübernahme kurzfristig einen Fernwartungstermin mit dem Ansprechpartner des Kunden, um den Import zu starten und einige wichtige Informationen, die bei der Aufbereitung der Daten aufgefallen sind, zu besprechen. Vor dem Import müssen bestimmte Stammdaten bereits in NTCS angelegt sein (Firma, Bank, Finanzamt, Gesundheitskassen, Gemeinde, Arbeitsstätte, Betriebsrat, Gewerkschaft, DN-Vorschlag, Schnitte - Vorschlag, gegebenenfalls Kostentypen, Kollektivvertragsnummern, Wochenmodelle, Freifeldausprägungen, FIBU-Kreise …). Aus diesem Grund ist ein Import erst nach dem ersten Konfigurationstermin mit dem Lohn-Trainer möglich und sinnvoll.
Der Import kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Aus diesem Grund ist es bei großer Datenmenge empfehlenswert, die Fernwartung für den Import auf einem freien Rechner zu starten, damit Sie während des Imports auf einem anderen Rechner weiterarbeiten können.
Für den Import im Paket LOHN durch den BMD-Ansprechpartner für die Lohnverrechnung sind mindestens volle Berechtigungen im Paket Lohn erforderlich. In den allermeisten Fällen sind uneingeschränkte Berechtigungen auch in allen anderen Paketen erforderlich, da oft Daten in anderen Paketen wie beispielsweise CRM (E-Mails und weitere Mitarbeiterstammdaten) oder KORE (Kostenstellennummern) importiert werden müssen.
Ein Import auf bestehende Mitarbeiterdaten muss sorgsam geprüft werden und stellt einen erheblichen Mehraufwand dar. Insbesondere bei Steuerberatern, die die Mitarbeiter der eigenen Kanzlei bereits im Paket CRM und LEA führen, ist es deutlich einfacher, die fehlenden Daten der eigenen Mitarbeiter zu ergänzen. Soll auf bestehende Mitarbeiterdaten in NTCS importiert werden, dann ist der BMD-Ansprechpartner für die Datenübernahme unbedingt darauf aufmerksam zu machen.
Für den Lohnverrechner wichtige Informationen, die uns bei der Aufbereitung der Daten auffallen und im Rahmen der Kontrolle nachgepflegt werden sollten, werden dem Ansprechpartner des Kunden in schriftlicher Form zusammen mit den Importdateien übermittelt. (Beispiel: die SV-Nummer fehlt oder ein Dienstnehmer hat zwar eine Pendlerpauschale, aber die Anzahl der Kilometer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte fehlt …).
Achtung!
 | Sämtliche Stammdaten müssen nach erfolgtem Import kontrolliert und ergänzt werden. |
Export aus dem bestehenden System
Die Daten müssen in Form von .txt-, .csv-, .xls- oder .xlsx-Dateien per Mail angeliefert werden. Idealerweise sind die Daten durch ein Semikolon getrennt und, falls pro Firma eine Datei exportiert werden muss, dann ist für alle Firmen derselbe Satzaufbau zu verwenden. Dadurch ist die Aufbereitung der Importdateien rationell möglich. Bitte beachten Sie, dass wir keinen Export aus dem bestehenden System übernehmen oder supporten. Bitte kontaktieren Sie frühzeitig den Support der Fremdsoftware.
Kontrollieren Sie, ob alle Daten, die übernommen werden sollen, exportiert worden sind, und dass Sie uns die richtigen Daten schicken. Stellen Sie sicher, dass die aktuellen Stammdaten exportiert worden sind, sodass letztlich auch die aktuellsten Stammdaten importiert werden können. Folgende Daten müssen mindestens enthalten sein:
Kontrollieren Sie, ob alle Daten, die übernommen werden sollen, exportiert worden sind, und dass Sie uns die richtigen Daten schicken. Stellen Sie sicher, dass die aktuellen Stammdaten exportiert worden sind, sodass letztlich auch die aktuellsten Stammdaten importiert werden können. Folgende Daten müssen mindestens enthalten sein:
- DV-Firmennummer
- Mitarbeiternummer
- Arbeitsrechtliches Eintrittsdatum
(Dieses Datum kann durch nochmalige Importe nicht überschrieben und manuell nur durch erheblichen Aufwand korrigiert werden. Das korrekte Eintrittsdatum muss angeliefert werden.) - Geschlecht
- Geburtsdatum
- Tarifgruppe bzw. muss auf die Tarifgruppe beispielsweise über einen DN-Vorschlag geschlussfolgert werden können.
Die aus dem Vorsystem exportierten Daten sind bis spätestens einen Werktag vor dem für die Aufbereitung der Importdateien reservierten Termin an Ihren BMD-Ansprechpartner zu übermitteln, damit der Termin optimal genutzt werden kann.
Kostenpflicht und Verrechnung
Bei sämtlichen Leistungen im Zusammenhang mit einem Lohnstammdatenimport handelt es sich um kostenpflichtige Leistungen. Verrechnet wird nach tatsächlichem Aufwand zum aktuellen Stundensatz bzw. gemäß Auftragsbestätigung.
Ihre BMD Ansprechpersonen für die Lohndatenübernahme
- Dipl.-Inform. Angela Schön: a.schoen@bmd.at
- Petra Großdeßner BA: grossdessner@bmd.at
- Jürgen Halbmayr: j.halbmayr@bmd.at
- Marco Spreitzer: marco.spreitzer@bmd.at
- Lena Thaller: lena.thaller@bmd.at
Weiterführende Informationen
Bitte überlegen Sie, welche Themen für Sie und Ihr Unternehmen im Rahmen der Lohndatenübernahme von grundlegender Bedeutung und in dieser Checkliste nicht aufgelistet sind. Bitte bereiten Sie auch für diese Themen die entsprechenden Informationen vor. Natürlich können Sie auch diese Themen im Rahmen der Datenübernahme oder mit Ihrem LOHN Trainer besprechen.
Wiedereintritt für Neukunden nach Datenübernahme im LOHN
Das Thema Wiedereintritt von Dienstnehmern ist gerade bei Neukunden nach Datenübernahmen im Paket LOHN diversifiziert zu betrachten. Je nach gegebener Konstellation ist unterschiedlich vorzugehen. Im Folgenden werden die gängigsten Situationen und deren Lösungen beschrieben. Die Lohnverrechnung wird praktisch immer mit Jänner eines Jahres auf dem neuen Lohnprogramm gestartet. In den letzten Monaten des alten Jahres werden idealerweise die Stammdaten eingepflegt oder mittels Datenübernahme importiert. In vielen Fällen werden die letzten Monate des alten Jahres für die Stammdatenpflege und Testabrechnung genutzt, sodass alle wichtigen KV-, Lohnarten- und Parametereinstellungen spätestens zum Jahresbeginn optimal gesetzt sind.
Beispiel
 | Die Lohnverrechnung wird ab Jänner mit NTCS LOHN durchgeführt. Die Dienstnehmerstammdaten werden im September des Vorjahres importiert. Die Monate Oktober, November und Dezember des Vorjahres werden parallel abgerechnet, um Unterschiede zu identifizieren und Detailanpassungen vorzunehmen. |
Die Vorgehensweise ist abhängig davon, ob ein Import im Zuge der Datenübernahme für den bereits ausgetretenen Dienstnehmer erfolgt ist, in welchem Jahr der Austritt und in welchem Jahr der Wiedereintritt erfolgen.
Folgende Grafik veranschaulicht die Fallunterscheidungen.
Der bereits ausgetretene Dienstnehmer wurde im Zuge der Datenübernahme NICHT importiert
In diesem Fall handelt es sich für das Programm um KEINEN Wiedereintritt, denn für das System gibt es den Dienstnehmer bislang noch nicht. Der Dienstnehmer ist wie ein Neueintritt zu behandeln. Falls Vordienstzeiten anzurechnen sind, so erfassen Sie diese im Programm Dienstnehmer am Reiter "Vordienstzeiten".
Austritt im Jahr der Datenübernahme
Diese Konstellationen sind oft bei fallweise Beschäftigten oder Saisonmitarbeitern gegeben. Im Jahr des Imports ist der Dienstnehmer im Programm Dienstnehmer unter der Comboboxausprägung "Relevante Dienstnehmer" zu finden, da seine Lohnabrechnung prinzipiell für das Jahr des Imports relevant ist. Üblicherweise werden Dienstnehmer, die im Jahr des Import ausgetreten sind, importiert. Nur in seltenen Fällen entscheiden sich Kunden bewusst dagegen.
Wiedereintritt im Jahr der Datenübernahme
Falls der Wiedereintritt im Jahr des Imports erfolgt, kann einfach per Rechtsklick die Funktion Wiedereintritt im Programm Dienstnehmer aufgerufen werden.
Wiedereintritt in einem Folgejahr
Falls der Wiedereintritt in einem Folgejahr des Imports erfolgt, dann ist im Programm Dienstnehmer die Combobox auf der rechten Seite auf die Ausprägung Alle umzustellen und danach die Funktion Wiedereintritt zu verwenden. Dabei ist es unerheblich, ob der Wiedereintritt erst nach einigen Jahren oder im Folgejahr nach dem Import geschieht.
Austritt in einem Vorjahr der Datenübernahme
Auch diese Konstellation kommt verhältnismäßig oft vor. Prinzipiell entscheidet der Kunde im Rahmen einer Datenübernahme, ob Dienstnehmer, die bereits in einem Vorjahr ausgetreten sind, importiert werden sollen oder nicht. Diese Entscheidung wird in der Regel sehr individuell getroffen. Sie können sich dafür oder dagegen entscheiden.
Wurden diese Dienstnehmer nicht importiert, dann ist im Falle eines Wiedereintritts eines ehemaligen Dienstnehmers wie in Kapitel Der bereits ausgetretene Dienstnehmer wurde im Zuge der Datenübernahme NICHT importiert beschrieben vorzugehen. Wurden die Dienstnehmer importiert, dann ist wie im Kapitel Wiedereintritt eines Dienstnehmers, der bei der Datenübernahme importiert wurde beschrieben vorzugehen.
Wiedereintritt eines Dienstnehmers, der bei der Datenübernahme importiert wurde
Mit dem Import werden lediglich die CRM Daten des Dienstnehmers importiert und nicht sämtliche Lohndaten wie beispielsweise die Tarifgruppe. Der Grund dafür ist leicht verständlich, denn im Jahr des damaligen Austritts hat es die Lohnfirma noch nicht gegeben und deshalb stehen die üblichen Felder im Programm Dienstnehmer nicht zur Verfügung. Im Rahmen einer Datenübernahme werden solche Fallkonstellationen immer mit dem korrekten Austrittsdatum und einem Abmeldegrund importiert. Notfalls wird ein Abmeldegrund (meist "3 - Einvernehmliche Lösung") angenommen, der einen echten arbeitsrechtlichen Austritt (= Ist Austritt) bewirkt. Die folgende Vorgehensweise bei einem Wiedereintritt gilt für alle Folgejahre.
Kommt es zu einem Wiedereintritt, dann ist über das Programm CRM → Stammdaten → Mitarbeiter im Bereich Dienstverhältnisse für den jeweiligen Mitarbeiter ein neues Dienstverhältnis mit korrekten Wiedereintrittsdatum im Feld "Beginn" anzulegen.
Danach ist im Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer unter der Comboboxausprägung "Mitarbeiter, noch kein Dienstnehmer" das neue Dienstverhältnis zu suchen und zu bearbeiten. Hinterlegen Sie in diesem Arbeitsschritt alle notwendigen Daten des Dienstnehmers, beispielsweise das Geburtsdatum, die Tarifgruppe, Bankdaten etc. Danach finden Sie dieses Dienstverhältnis unter der Comboboxausprägung "Relevante Dienstnehmer".
Kommt es zu einem Wiedereintritt, dann ist über das Programm CRM → Stammdaten → Mitarbeiter im Bereich Dienstverhältnisse für den jeweiligen Mitarbeiter ein neues Dienstverhältnis mit korrekten Wiedereintrittsdatum im Feld "Beginn" anzulegen.
Danach ist im Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer unter der Comboboxausprägung "Mitarbeiter, noch kein Dienstnehmer" das neue Dienstverhältnis zu suchen und zu bearbeiten. Hinterlegen Sie in diesem Arbeitsschritt alle notwendigen Daten des Dienstnehmers, beispielsweise das Geburtsdatum, die Tarifgruppe, Bankdaten etc. Danach finden Sie dieses Dienstverhältnis unter der Comboboxausprägung "Relevante Dienstnehmer".
