Monatliche Zuschlagsverrechnungsmeldungen

Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte Lohn.

Lohnverrechnung → BUAK → BUAK-Datendrehscheibe → Reiter "Monatliche Meldung" → Edit-Fenster

In diesem Fenster können die monatlichen Meldungen von BUAK-Betrieben eingesehen, bearbeitet, erstellt und gelöscht werden.

Monatliche Zuschlagsverrechnungsmeldung

Im linken Fensterbereich ist eine Liste an BUAK-Mitarbeitern der jeweiligen Firma zu sehen. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

Abr.-Kreis Bezeichnung

Bezeichnung

Abr.-Kreis Nr

Laufende Nummer des Datensatzes

AKZ

Hier ist das BUAK-Arbeitnehmerkennzeichen einzugeben, unter dem der Dienstnehmer bei der BUAK geführt wird. Dabei handelt es sich um eine 10-stellige, eindeutige Identifikationsnummer des Dienstnehmers im System der BUAK. Das Arbeitnehmerkennzeichen steht auf sämtlichen Meldungen von der und an die BUAK und ist für die reibungslose Zuordnung unerlässlich. Es erfolgt keine Prüfung, ob es sich bei der Eingabe um ein gültiges BUAK-Arbeitnehmerkennzeichen handelt.

Die Vergabe des Arbeitnehmerkennzeichens erfolgt bei der erstmaligen Meldung eines Dienstnehmers durch die BUAK. Die ersten beiden Stellen des Arbeitnehmerkennzeichens werden aus dem Namen des Dienstnehmers vergeben, danach folgt das Geburtsdatum im Format JJMMTT und die letzten beiden Stellen sind Prüfziffern. Das Arbeitnehmerkennzeichen bleibt auch bei eventuellen späteren Änderungen des Geburtsdatums oder bei Namensänderungen erhalten.

Bei einer Eintrittsmeldung ist die Meldung der aktuell gültigen Sozialversicherungsnummer zwingend notwendig. Bei allen darauffolgenden Meldungen ist die alleinige Meldung der 10-stelligen Sozialversicherungsnummer nicht ausreichend. Es sind immer Arbeitnehmerkennzeichen und Sozialversicherungsnummer in den BUAK-Meldungen anzuführen.

Wenn bei Neuanlage eines Dienstnehmers das BUAK-Arbeitnehmerkennzeichen nicht bekannt ist, kann das Feld frei gelassen werden. Beim Einspielen der

Rückmeldedatei von der BUAK wird das Feld mit dem von der BUAK vergebenen BUAK-Arbeitnehmerkennzeichen automatisch befüllt.

Betriebskennzeichen

In diesem Feld ist das BUAK-Betriebskennzeichen zu erfassen.

BKZ

Hier ist das BUAK-Betriebskennzeichen auszuwählen, unter dem der Dienstnehmer bei der BUAK geführt wird. Die Betriebskennziffern werden im Lohnfirmenstamm unter dem Reiter "BUAK-BKZ" definiert.

DV-Firma

Firma, bei der das Dienstverhältnis angelegt wurde.

Firma

Firma (Mitarbeiter)

Geburtsdatum

Geburtsdatum der Person (Eingabeformat TT.MM.JJJJ).

Besonderheiten im Paket CRM

Durch die Hinterlegung des Geburtsdatums kann im Feld Alter automatisiert das Alter der Person berechnet werden.
Die "SVNR" (= Sozialversicherungsnummer) kann automatisiert bei deren Eingabe vervollständigt werden (siehe SVNR).
Wird zuerst die Sozialversicherungsnummer (SVNR) vollständig erfasst, wird automatisch auch das Feld Geburtsdatum befüllt.
Nur am Mitarbeiterstamm gilt zusätzlich: Wurde die SVNR bisher nur 4-Stellig eingetragen und wird später im Feld "Geburtsdatum" ein Datum eingegeben, wird die SVNR (sofern es sich um eine gültige Nummer handelt) auch automatisch vervollständigt.
Mit Hilfe des Geburtsdatums können diverse Geburtstagslisten erstellt werden, wie z. B. aus der Zentralen Personenverwaltung bzw. aus der Mitarbeiterliste.
In weiterer Folge können über die Geburtstagseinstellungen auch automatisierte Aufgaben bzw. Termine erstellt werden.
Im Standardbrief ist es ebenfalls möglich, Geburtstagslisten zu erstellen (Hinzufügen → Alle Personen → Extras), um daraus ein Geburtstagsschreiben zu generieren.

Besonderheiten im Paket LOHN

Das Geburtsdatum ist ein Pflichtfeld für die Abrechnung. Nur mit dem Geburtsdatum können Abschläge bei der Sozialversicherung korrekt ermittelt werden.
Als Geburtsdatum kann nur ein gültiges Datum hinterlegt werden. Bei fiktivem Geburtsdatum werden oft die Monate 13, 14 oder 15 verwendet. Diese Eingaben sind jedoch nicht erlaubt. Beachten Sie, dass auch die Pensionsversicherung bei fiktivem Geburtsdatum den 01.07. des jeweiligen Geburtsjahres annimmt. Es wird empfohlen, bei fiktiven Geburtsdaten analog zur Pensionsversicherung ebenso den 01.07. des jeweiligen Geburtsjahres zu verwenden.

Mitarb-ID

Identifikationsnummer des Mitarbeiters

Mitarb-Nr

Mitarbeiternummer. Feld ist nicht bearbeitbar und stellt nur die bereits vergebene Mitarbeiternummer dar.

Nachname

Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person.

Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort.

Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.

Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"

Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname).

Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!

Pers.-Nr.

Die Personennummer wird bei der Anlage einer Person vergeben. Sie wird anhand des entsprechenden Nummernkreises für die jeweilige Personenart ermittelt. Personennummernkreise werden im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise verwaltet.

Hinweis

Eine nachträgliche Änderung der Personennummer ist nur mit Hilfe der entsprechenden Hilfsprogramme möglich. Sie finden diese im Paket CRM unter Stammdaten → Hilfsprogramme. Bitte beachten Sie vor dem Ausführen einer Umstellung unbedingt die Hilfe zum Fenster im Umstellprogramm!

SVNR

Sozialversicherungsnummer der Person.

Relevanz hat das Feld vor allem für Personen, für die Arbeitnehmerveranlagungen im Paket Steuern durchgeführt werden, sowie generell für Dienstnehmer (Personalinformationssystem, Lohnverrechnung ...).

Bei der Eingabe einer österreichischen, deutschen oder Schweizer Sozialversicherungsnummer, wird diese anhand der jeweils gültigen Prüfregeln für das jeweilige Land auf korrekte Zusammensetzung geprüft. Das Land für die Regeln, nach der eine Sozialversicherungsnummer bei der Eingabe geprüft wird, ermittelt sich wie folgt:

Dienstnehmer: Das Land ermittelt sich vom Feld "Land" bzw. "Land Rechtsversion" im Firmenstamm der Firma, unter der der Dienstnehmer angelegt wird. Ist z. B. am Firmenstamm im Feld "Land" bzw. im Feld "Land Rechtsversion" das Land Österreich angegeben und der Dienstnehmer hat die Staatsangehörigkeit Deutschland, wird eine Österreichische Sozialversicherungsnummer dennoch als korrekt angezeigt. Dieses Verhalten ist erforderlich, da nicht-österreichische Staatsbürger eine österreichische Sozialversicherungsnummer erhalten, wenn Sie bei einem österreichischen Unternehmen arbeiten.
Andere Personenarten: Das Land ermittelt sich vom Feld "Land" der jeweiligen Person.

Feldverhalten bei österreichischen Personen

Wurde das Feld Geburtsdatum bereits befüllt, müssen nur die ersten vier Stellen der Sozialversicherungsnummer eingegeben und bestätigt werden. Das Programm vervollständigt die Nummer danach automatisch.
Wird zuerst die Sozialversicherungsnummer (SVNR) vollständig erfasst, wird automatisch auch das Feld "Geburtsdatum" befüllt.
Nur am Dienstnehmerstamm gilt zusätzlich: Wurde die SVNR bisher nur 4-Stellig eingetragen und wird später im Feld "Geburtsdatum" ein Datum eingegeben, wird die SVNR (sofern es sich um eine gültige Nummer handelt) auch automatisch vervollständigt.

Nach Bestätigung der Eingabe erfolgt eine Prüfung, ob die Sozialversicherungsnummer korrekt ist. Wenn nicht, erfolgt ein Hinweis:

"SV-Nummer ist nicht korrekt!"

Feldverhalten bei deutschen Personen

Hier wird nach Bestätigung der Eingabe eine für Deutschland maßgebliche Prüfung durchgeführt. Die Prüfung erfolgt ausschließlich anhand der Prüfziffer, d. h., die über eine vorgegebene Formel errechnete Prüfziffer muss mit der letzten Stelle der Sozialversicherungsnummer übereinstimmen. Die deutsche Sozialversicherungsnummer wird nicht automatisch in Kombination mit dem Geburtsdatum generiert (vgl. österreichische SVNR), da diese wesentlich mehr Elemente und Zeichen beinhaltet.

Feldverhalten bei Schweizer Personen

Hier wird nach Bestätigung der Eingabe eine für die Schweiz maßgebliche Prüfung durchgeführt.

Eine Schweizer Sozialversicherungsnummer ist korrekt, wenn:

die Länge 13 Stellen aufweist
die ersten drei Stellen aus 756 bestehen (Code für CH)
die letzte Ziffer der korrekten Prüfziffer entspricht - die Prüfziffer wird über eine vorgegebene Formel errechnet

Die Schweizer Sozialversicherungsnummer wird nicht automatisch in Kombination mit dem Geburtsdatum generiert (vgl. österreichische SVNR), da diese wesentlich mehr Elemente und Zeichen beinhaltet.

Dublettenprüfung

Bei der manuellen Neuanlage/Änderung von Mitarbeitern erfolgt bei der Eingabe der Sozialversicherungsnummer eine automatische Dublettenprüfung. Wird die eingegebene Nummer bei einem anderen Mitarbeiter gefunden, werden Sie in einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen:

"Zu dieser Sozialversicherungsnummer sind bereits Stammdaten vorhanden. Wiedereintritt, Dienstverhältnis (Nummer X in Firma XXXXXX)"

Es werden sowohl aktive, als auch inaktive Mitarbeiter der jeweiligen Firma/Firmengruppe geprüft.

Damit die Prüfung erfolgt, muss es sich um eine gültige Sozialversicherungsnummer handeln - mit ungültigen Sozialversicherungsnummern wird keine Dublettenprüfung durchgeführt.

Vorname

Erfassen Sie den Vornamen der Person.

Im rechten Fensterbereich sehen Sie die monatlichen Meldungen für den links selektierten BUAK-Mitarbeiter.

Ab	Ab-Datum des Datensatzes
Bis	Bis-Datum des Datensatzes
Kennz.	Mit diesem Feld werden die Meldearten der BUAK unterschieden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: Beschäftigungsart laufende Arbeit Eintritt Urlaub Unbezahlter Urlaub Schicht Teilzeit Krankengeld Entsendung Solidaritätsprämienmodell, Kurzarbeit Familienhospiz/Bildungskarenz in Teilzeit Ordentlicher Präsenzdienst Zivildienst Außerordentlicher Präsenzdienst Mutterschutz, Wochengeld Karenz, Väterkarenz, Kinderbetreuungsgeld Bauhandwerkerschule Familienhospiz, Bildungskarenz, Pflegekarenz in Vollzeit Übertritt in den nicht BUAG-pflichtigen Betriebsteil Freiwillige Abfertigung, Ausland Geringfügig beschäftigt Fallweise beschäftigt neuer KV-Lohn neuer IST-Lohn neuer Berufsschlüssel Exekutionsvormerkung Lehrzeit Austritt COVID-19-Kurzarbeit COVID-19-Kurzarbeit vorzeitiges Ende (vor 30.6.2020) Keine Entgeltpflicht
Zusatzinformation	Zusatzinformation Text

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Siehe auch:

BUAK-Verwaltung