Anbindung an die Dienstreiseerfassung
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.Allgemeines
Eine Anbindung an die Dienstreiseerfassung ermöglicht, ausgehend von der Leistungserfassung, auch die Spesen, die durch die Dienstreise angefallen sind, in die Leistungserfassung überzuleiten.
Voraussetzung ist eine funktionierende Reisekostenabrechnung für Dienstreisen im Paket LOHN.
Voraussetzung ist eine funktionierende Reisekostenabrechnung für Dienstreisen im Paket LOHN.
Achtung!
 | Die Anbindung ist nur dann sinnvoll, wenn die Reisekostenabrechnung etwas komplexer ist, d. h., wenn die berechneten Werte auf die richtigen Lohnarten in die Lohnverrechnung gelangen sollen. Der einfache Standard kann auch über die Funktion "Zusatzmengen erfassen" über das Fenster Zusatzmengen erfassen abgedeckt werden. |
Programmeinstellungen und Voraussetzungen
Der CRM Parameter "Zusatzmengen zur Leistung erfassen" muss die Einstellung "Dienstreisen erfassen (LOHN)" aufweisen. Der Parameter ist unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → LEA zu finden. Da dieser Parameter benutzerbezogen gesetzt werden kann, ist er den CRM Parametern zugeteilt und nicht unter den LEA Parametern zu finden. Mit der Ausprägung "Zusatzmengen erfassen (LEA)" wird weiterhin die Funktion "Zusatzmengen erfassen" über das Fenster Zusatzmengen erfassen ausgeführt.
Damit die Verknüpfung von Lohnarten (aus der Dienstreise im LOHN) und Artikeln (aus der LEA) funktioniert, muss auf der Lohnart am Reiter "LEA/PLE" eine "Artikelnummer" hinterlegt werden.
Um dem Programm bekanntzugeben, dass die Reisekosten nun auch tatsächlich übergeleitet werden sollen, muss im Paket LOHN der Parameter "Kosten in PLE verbuchen (bei Genehmigung)" unter Lohnverrechnung → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Dienstreise erfassen → Überleitung in PLE/CRM entsprechend gesetzt werden. Hier entscheidet man außerdem darüber, ob die Reisekosten, je nach Einstellungen am Lohnartenstamm, als Brutto- oder Nettobeträge in die LEA übergeleitet werden sollen.
Programmablauf
Standardablauf
Die Erfassung von Dienstreisen kann nur von einer vollständigen erfassten Leistung aufgerufen werden. Es ist dabei nicht relevant, ob die Leistung bereits autorisiert ist bzw. ob der Tag bereits abgeschlossen ist.
Der Aufruf selbst erfolgt in den Programmen der Leistungserfassung über die Funktion Dienstreisen erfassen.
Der Aufruf selbst erfolgt in den Programmen der Leistungserfassung über die Funktion Dienstreisen erfassen.
Das Fenster Dienstreise erfassen wird für den Mitarbeiter und für den Tag gestartet, dessen Daten aktuell in der Leistungserfassung angezeigt worden sind.
Hier muss zuerst die Dienstreise angelegt werden, da aus der Leistung selbst nicht genügend Informationen für die Dienstreise übergeben werden können. Für die Dienstreise werden allerdings folgende Daten (als Vorschlagswerte) aus der Leistung übernommen:
| Leistung | Dienstreise |
| Leistungsdatum | Reise-Endedatum |
| Von Zeit | Beginnzeit |
| Bis Zeit | Endezeit |
| Mitarbeiter | Mitarbeiter (fix) |
| Dienstverhältnis | Dienstverhältnis |
| Leistungstext | Reisezweck |
| Projekt | Projekt |
Kostentyp (Kostenstelle, Kostenträger, Dimension, Geschäftsbereich, Abteilung) | Kostentyp (Kostenstelle, Kostenträger, Dimension, Geschäftsbereich,Abteilung) |
| Kunde | Kunde |
Für eine Dienstreise können folgende Spesen entstehen und in die Leistungserfassung übernommen werden:
Art der Spesen | Hintergrundinformation |
Diäten
| Hier erfolgt die Berechnung des Betrags über die Diätentabelle (und der Stufe), welche beim Kollektivvertrag, welcher für den Mitarbeiter gültig ist, hinterlegt ist. Die Beträge werden aufsummiert nach Artikel übernommen. Die Lohnart mit dem Artikel, welche herangezogen werden soll, ist unter den firmenbezogenen Einstellungen für die Reiseverwaltung → Überleitung in LOHN einzutragen. |
Spesen
| Der Betrag wird wie eingegeben übernommen. Die Beträge werden aufsummiert nach Artikel übernommen. Die Lohnart mit dem Artikel, welche heranzogen werden soll, ist direkt bei der Spesenart anzugeben. |
Kilometer
| Der Betrag wird wie eingegeben übernommen. Die Beträge werden aufsummiert nach Artikel übernommen. Es wird direkt auf die Lohnart mit dem Artikel, welche herangezogen wird, erfasst. |
Lohnarten
| Der Betrag wird wie eingegeben übernommen. Die Beträge werden aufsummiert nach Lohnarten übernommen. Es wird direkt auf die Lohnart mit dem Artikel, welche herangezogen wird, erfasst. |
Die Übernahme wird gestartet, sobald man für die Dienstreise die Funktion "Genehmigen" ausführt. Dabei ist jede Dienstreise einzeln zu genehmigen.
Alle entstandenen Kosten werden in der Folge als Barauslagen (d. h. in die Spalte "Bar") übernommen, das bedeutet mit Menge 0 und Preis/Einheit 0. Handelt es sich um eine mehrtätige Dienstreise, werden die Spesen auf den letzten Tag der Dienstreise übernommen. Jedoch gilt IMMER als Voraussetzung, dass am Reiseende-Datum der Dienstreise eine passende Leistung in der Leistungserfassung existieren muss, bevor die Überleitung gestartet wird - ist dies nicht der Fall, so erfolgt keine Überleitung.
Änderungen
Wird mit der Reisekostenabrechnung im LOHN gearbeitet, so gibt es Fälle, in denen eine nachträgliche Änderung der Reisekosten auch eine Änderung in den Leistungen der LEA bewirken muss. Die Leistung und die Dienstreise sind über die 19-stellige eindeutige Reise-ID im Leistungsfeld Reise miteinander verknüpft.
Wenn im Nachhinein Änderungen bei den Leistungen bzw. Spesen durchgeführt werden müssen, so muss das über das Fenster Dienstreise erfassen erfolgen – egal, ob diese über das LOHN Menü oder direkt aus der Leistungserfassung aufgerufen wird. Aus diesem Grund sind auch die Funktionen "Bearbeiten" und "Löschen" von Leistungen, die mit Dienstreisen verknüpft sind, in der Leistungserfassung gesperrt. Ein Kopieren und Einfügen dieser Leistungen ist ebenfalls nicht möglich.
Sobald im Fenster Dienstreise erfassen die Änderung über die Fertigmeldung bestätigt wird, werden die an der ursprünglichen Dienstreise hängenden Leistungen vom Programm automatisch geändert, sofern der LEA Parameter Reisekosten-Änderung nach Tagesabschluss zulässig auf "Ja" steht:
Sobald im Fenster Dienstreise erfassen die Änderung über die Fertigmeldung bestätigt wird, werden die an der ursprünglichen Dienstreise hängenden Leistungen vom Programm automatisch geändert, sofern der LEA Parameter Reisekosten-Änderung nach Tagesabschluss zulässig auf "Ja" steht:
- Leistungen werden vom Programm automatisch gelöscht und neu eingebucht, wenn das manuelle Auflösen des Tagesabschlusses des betroffenen Tages noch ohne Periodenänderung möglich wäre. Voraussetzung ist, dass diese Leistungen in der LEA noch nicht weiterverarbeitet wurden (Umbuchung, Ausbuchung, Leistung bereits verrechnet ...).
- Leistungen, für die eine Auflösung des Tagesabschlusses ohne Periodenänderung nicht mehr möglich wäre, werden vom Programm automatisch wie folgt behandelt:
Vom Programm werden automatisch zusätzlich eine (negative) Storno-Leistung der ursprünglichen Leistung plus eine neue (dem neuen Zustand der Dienstreise entsprechende) Leistung in der Leistungserfassung eingebucht. Die Original-Leistung sowie die (negative) Storno-Leistung sind im Anschluss in der Leistungserfassung nicht an der Oberfläche sichtbar. Es verbleibt lediglich die neue aktuelle Leistung an der Oberfläche. - Leistungen, die in der LEA bereits weiterverarbeitet wurden (Umbuchung, Ausbuchung, Leistung bereits verrechnet ...), werden vom Programm automatisch wie folgt behandelt:
Vom Programm werden automatisch zusätzlich eine (negative) Storno-Leistung der ursprünglichen Leistung plus eine neue (dem neuen Zustand der Dienstreise entsprechende) Leistung in der Leistungserfassung eingebucht. Die Original-Leistung sowie die (negative) Storno-Leistung sind im Anschluss in der Leistungserfassung an der Oberfläche sichtbar (da es sich hierbei nicht um eine Periodenverschiebung handelt). Zusätzlich wird die neue aktuelle Leistung angezeigt.
Wird eine Dienstreise gelöscht, so entspricht die Behandlung der Leistungen im Programm der oberhalb angeführten Beschreibung, jedoch entfällt in diesen Fällen das neu Einbuchen der aktuell gültigen Reise-Leistung.
Wird eine Dienstreise neu angelegt, so entspricht die Behandlung der Leistungen im Programm der oberhalb angeführten Beschreibung, jedoch entfällt in diesem Fall das Stornieren der (in diesem Fall) nicht existierenden Original-Reise-Leistung.
Wird eine Dienstreise neu angelegt, so entspricht die Behandlung der Leistungen im Programm der oberhalb angeführten Beschreibung, jedoch entfällt in diesem Fall das Stornieren der (in diesem Fall) nicht existierenden Original-Reise-Leistung.
Hinweise
 | Wenn die Leistung verändert werden muss, wird diese Anpassung nicht automatisch auf die zugehörigen Spesen übertragen. Diese müssen manuell nachgetragen werden (z. B. Projekt auf der Leistung wird geändert). |
| Wird eine Reise geändert und somit im Programm automatisch storniert, so besteht die Verknüpfung über das Feld Reise lediglich zwischen der Zeitleistung und der aktuellsten Reise-Leistung des Storno-Geschäftsfalls. Alle anderen Leistungen in diesem Storno-Geschäftsfall weisen keine Reise-ID mehr auf! |
Tipps und Hintergrundinformationen
Artikelstamm
Im Gegensatz zur Erfassung von Zusatzmengen über das Fenster Zusatzmengen erfassen ist es für die Erfassung von Dienstreisen nicht notwendig, dass ein Artikel die Einstellung Zusatzmengen erfassen aktiviert hat.
Artikelpreise
Für die Artikel, auf welche die Kosten aus der Dienstreise übernommen werden, brauchen keine Artikelpreise erfasst zu werden.
Behandlung einer Projektsperre
Wird im Zuge der Überleitung von Reisekosten auf Projekte übergeleitet, die für die LEA gesperrt sind, so beachten Sie bitte die Hilfe zum Thema Behandlung der Projektsperre in der NTCS LEA.
Auswertungen mit Reise-ID
Da die Reise-ID auf der Leistung im Feld Reise verspeichert wird, sind auch Auswertungen auf die Leistungen, die zu einer Reise gehören, möglich. Dazu steht sowohl die Sortierspalte "Reise" (Feldherkunft Leistung) als auch das Filterfeld "Reise" im LEA Auswertungsdesigner zur Verfügung.
Es gibt hier aber keine unterschiedlichen Darstellungsformate – es wird immer der Reisezweck der Reise angedruckt.
Es gibt hier aber keine unterschiedlichen Darstellungsformate – es wird immer der Reisezweck der Reise angedruckt.
Hinweis
| Bitte beachten Sie, dass im Falle eines Stornos von Reisen im Zuge einer Änderung die Reise-ID nur mehr auf der Zeit-Leistung sowie auf der aktuellsten Reise-Leistung zu finden ist. Die Storno- und Original-Leistung weisen keine Reise-ID mehr auf. |
Parametersteuerung
Für diesen Programmablauf gibt es derzeit keine Einflussnahme durch etwaige Parametereinstellungen. Der LEA Parameter Tätigkeitsgruppe bei Zusatzmengen besitzt hier keine Gültigkeit.
Analyse fehlerhafter Überleitung
Zur Analyse bei fehlerhafter Überleitung der Reisekosten in die Leistungserfassung wird die Überleitung in der Logdatei "HRS_Dienstreise_ZLE.log" genau mitprotokolliert. Sollte die Überleitung (teilweise) nicht möglich sein, so sind in dieser Logdatei die Gründe dafür zu finden.
 | Siehe auch: Reisekostenabrechnung (LOHN) |