Behandlung der Projektsperre in der NTCS LEA
Grundlegende Informationen zur Leistungserfassung und -abrechnung auf Projekte finden Sie unter LEA mit Projekten. In Bezug auf die Projektleistungserfassung finden Sie Grundlegendes in der Hilfe zum Fenster Projektleistungserfassung.Überblick
Damit Projekte in der Leistungserfassung nicht bzw. nur in einem begrenzten Zeitraum bebucht werden können, stehen im Programm drei Möglichkeiten zur Verfügung:
- Verhinderung der Eingabe von Projekten durch Projektsperre:
Diese Variante wird eingesetzt, wenn unabhängig vom Zeitraum keine Leistungserfassung (mehr) auf betroffene Projekte betrieben werden darf (Ausnahme: Leistungen importieren). - Beschränkung des Leistungszeitraums, in dem ein Projekt bebucht werden kann:
Diese Variante wird eingesetzt, wenn entweder ab einem gewissen Leistungsdatum oder bis zu einem gewissen Leistungsdatum oder innerhalb eines gewissen Leistungszeitraums Leistungen auf das betroffene Projekt erfasst werden dürfen (Ausnahme: Leistungen importieren). - Beschränkung des Erfassungszeitraums, in dem ein Projekt bebucht werden kann:
Diese Variante wird eingesetzt, wenn ab einem gewissen Zeitpunkt keine Leistung auf ein Projekt mehr erfasst werden darf, unabhängig davon für welches Leistungsdatum diese erfasst werden würde (Ausnahme: Leistungen importieren). - Verhinderung der Auswahl von Tätigkeiten/Artikeln durch einen Leistungsumfang ohne zugeordnete Tätigkeitsgruppen:
Diese Variante sollte nur eingesetzt werden, wenn aufgrund triftiger Gründe die Varianten 1 oder 2 nicht praktikabel umsetzbar sind. Es erscheinen dem Anwender in diesem Zusammenhang keine Meldungen, die auf eine Projektsperre hinweisen (siehe Auswirkungen im Programm).
Nachfolgend werden die Voraussetzungen und Auswirkungen im Programm genau beschrieben.
Projektsperre
Voraussetzung
Am Projektstamm der gewünschten Projekte muss das Feld Gesperrt aktiviert werden.
Auswirkungen im Programm
Eingabe Leistungserfassung
Wird versucht ein gesperrtes Projekt im Zuge der Leistungserfassung (z. B. im Fenster Tageserfassung) auszuwählen, so ist dieses Projekt nicht zu finden. Wird lediglich die Nummer eingegeben, so erscheint folgende Meldung und der Projekt-Suchdialog wird geöffnet, um ein noch offenes Projekt auszuwählen:
"Dieses Projekt ist für die Eingabe gesperrt!"
Wurde im Projektstamm ein Sperrgrund definiert, wird der Grund direkt nach dieser Meldung hinzugefügt.
Ebenso erscheint diese Meldung, wenn man eine Leistung bearbeitet, deren bereits bei der Anlage hinterlegtes Projekt in der Zwischenzeit gesperrt wurde.
Die Erfassung auf gesperrte Projekte wird ebenso im Zuge der Fakturierung (z. B. Erfassung von neuen Leistungen, Barauslagen oder Wertberichtigungen) und bei Umbuchungen verhindert.
Außerdem wird das Kopieren/Einfügen von Leistungen auf bereits gesperrten Projekten verhindert, wobei folgende Meldung erscheint und der Datensatz ohne Projekt eingefügt wird:
"Datensatz kopiert - Hinweis: Das Projekt ist gesperrt und konnte beim neu erstellten Datensatz nicht eingefügt werden!"
Wurde im Projektstamm ein Sperrgrund definiert, wird der Grund direkt nach dieser Meldung hinzugefügt.
Zusätzlich folgt je Leistungsdatensatz zur Nachvollziehbarkeit eine detaillierte Information zum Mitarbeiter, Kunden, Projekt und Datum.
Import aus anderen Programmteilen
Im Zuge des Imports aus anderen Programmteilen (z. B. Termine, Telefonprotokolle ...), erfolgt keine Prüfung auf gesperrte Projekte. Die Leistung wird mit dem Projekt angelegt.
Sollte dies verhindert werden müssen, beachten Sie bitte das Kapitel Tagesabschluss, das genau erläutert, wie derartige Projektsperren im Zuge des Tagesabschlusses erneut validiert werden.
Import aus LOHN Dienstreiseerfassung
Da es sich bei der Anbindung an die Dienstreiseerfassung um eine automatisierte Überleitung in die Leistungserfassung im Hintergrund handelt, die oft sehr spät (teilweise erst nach dem Tagesabschluss der betroffenen Tage) angestoßen wird, wird das Feld "Gesperrt" des Projektstamms jenes Projekts, auf das Leistungen importiert werden, an offenen Tagen (ohne Tagesabschluss) immer ignoriert. Grund dafür ist, dass davon auszugehen ist, dass über diese Schnittstelle bewusst diese Daten übergeben werden, und die Sperre nur für Anwender gilt, die Leistungen in der Leistungserfassung selbst erfassen. Ist das betreffende Projekt bereits vor der Erfassung der Dienstreise gesperrt worden, öffnet sich zwar das Suchfenster, aber das Projekt kann nicht übernommen werden.
Ob an bereits abgeschlossenen Tagen Leistungen auf nicht bebuchbare oder gesperrte Projekte importiert werden dürfen, entscheidet hingegen der LEA Parameter Projektsperre.
Ob an bereits abgeschlossenen Tagen Leistungen auf nicht bebuchbare oder gesperrte Projekte importiert werden dürfen, entscheidet hingegen der LEA Parameter Projektsperre.
Sollte demnach eine Leistung auf einen Tag importiert werden, der beim betroffenen Mitarbeiter bereits abgeschlossen ist, so erfolgt eine zusätzliche Prüfung je Leistung, ob das Projekt der Leistung gesperrt ist:
- Ist das der Fall, so werden bei eingesteller Option "Leistungen nicht importieren" zwar alle korrekten Leistungen importiert, die Leistungen, welche auf gesperrte Projekten landen würden, werden jedoch nicht importiert. Es erscheint eine entsprechende Meldung:
"Projekt ist gesperrt: Projektnummer" und "Es sind Fehler bei der Verbuchung in die PLE aufgetreten!".
Ist im Projektstamm ein Sperrgrund definiert worden, wird der Grund direkt nach der ersten Meldung hinzugefügt.
- Mit der Option "Importieren und nicht autorisieren" würde man im gleichen Fall erreichen, dass zwar alle Leistungen importiert werden, aufgrund des gesperrten Projekts die Leistung jedoch nicht als vollständig korrekt angesehen und der Tagesabschluss des betroffenen Tages aufgelöst werden würde.
In diesem Fall wird die Leistung zwar importiert, aber als "inkorrekt" angesehen, und der Tag wird aufgelöst. Es erfolgt diese Meldung:
"Ein bereits abgeschlossener Tag wurde durch den Import von Leistungen mit gesperrten Projekten wieder aufgelöst."
Zusätzlich folgt je Leistungsdatensatz zur Nachvollziehbarkeit eine detaillierte Information zum Mitarbeiter und Datum.
Sollte ein erneutes Abschließen des betroffenen Tages verhindert werden müssen, so beachten Sie bitte das Kapitel Tagesabschluss welches genau erläutert, wie derartige Projektsperren im Zuge des Tagesabschlusses erneut validiert werden können.
Hinweis
 | Wenn der LEA Parameter Tagesabschluss den Wert "Tagesabschluss nur mit Zeitleistungen" enthält, so wird ein Tag nicht aufgelöst, wenn die Reise an einem bereits abgeschlossenen Tag importiert wird, diese jedoch ein gesperrtes Projekt aufweist. |
Import von Leistungen (CSV-Import)
Da es sich bei der Funktion Leistungen importieren um eine Funktion handelt, die Administratoren vorbehalten ist, wird das Feld "Gesperrt" des Projektstamms jenes Projektes, auf das Leistungen importiert werden, an offenen Tagen (ohne Tagesabschluss) immer ignoriert. Grund dafür ist, dass davon auszugehen ist, dass über die Schnittstelle bewusst diese Daten übergeben werden, und die Sperre nur für Anwender gilt, die Leistungen im System erfassen.
Ob an bereits abgeschlossenen Tagen Leistungen auf gesperrte Projekte importiert werden dürfen, entscheidet hingegen der LEA Parameter Projektsperre. Sollte demnach eine Leistung auf einen Tag importiert werden, der beim betroffenen Mitarbeiter bereits abgeschlossen ist, so erfolgt eine zusätzliche Prüfung je Leistung, ob das Projekt der Leistung gesperrt ist.
- Ist das der Fall, so werden bei eingestellter Option "Leistungen nicht importieren" zwar alle korrekten Leistungen importiert, die Leistungen, welche auf gesperrten Projekten landen würden, werden jedoch nicht importiert. Direkt nach dem durchgeführten Import erhalten Sie einen Hinweis zu den (nicht) importierten Zeilen. Unter "Logfile ansehen" finden Sie folgende Information zu den betreffenden Zeilen: "Mindestens eine Leistung wurde nicht importiert, Grund: Projekt ist gesperrt".
Ist im Projektstamm ein Sperrgrund definiert worden, wird dieser als weiterer Grund zu dieser Meldung hinzugefügt.
Zur besseren Übersicht der nicht importierten Daten kann im Importfenster der Funktion Leistungen importieren die "Protokolldatei für fehlerhafte Importsätze" aktiviert werden. - Mit der Option "Importieren und nicht autorisieren" würde man im gleichen Fall erreichen, dass zwar alle Leistungen importiert werden, aufgrund des gesperrten Projektes die Leistung jedoch nicht als vollständig korrekt angesehen und der Tagesabschluss des betroffenen Tages aufgelöst werden würde.
In diesem Fall wird die Leistung zwar importiert, aber als "inkorrekt" angesehen, und der Tag aufgelöst. Folgende Meldung erscheint:
"Ein bereits abgeschlossener Tag wurde durch den Import von Leistungen mit gesperrten Projekten wieder aufgelöst."
Zusätzlich folgt je Leistungsdatensatz zur Nachvollziehbarkeit eine detaillierte Information zum Mitarbeiter und Datum.
Hinweis
| Wenn der LEA Parameter Tagesabschluss den Wert "Tagesabschluss nur mit Zeitleistungen" enthält, so wird ein Tag nicht aufgelöst, wenn Barauslagen an einem bereits abgeschlossenen Tag importiert werden, diese jedoch ein gesperrtes Projekt aufweist. |
Tagesabschluss
Im Zuge des Tagesabschlusses wird noch einmal geprüft, ob das Projekt zwischen der Eingabe auf der Leistung durch den Mitarbeiter und dem Tagesabschluss gesperrt worden ist. Beim Tagesabschluss werden dabei jene Tage, an denen gesperrte Projekte enthalten sind, nicht abgeschlossen. Der "Tagesabschlusslauf" wird in diesem Fall jedoch nicht unterbrochen und für die korrekten Tage durchgeführt. Nach Abschluss werden die von der Projektsperre betroffenen Tage mit Mitarbeiter, Kunde und Projekt in einer Meldung angezeigt:
"Der Tagesabschluss konnte nicht durchgeführt werden, da in den Leistungen ein gesperrtes Projekt gefunden wurde!"
Ist im Projektstamm ein Sperrgrund definiert worden, wird der Grund direkt nach dieser Meldung hinzugefügt.
Auf diesem Weg kann auch nach einem Import von Leistungen im Zuge des Tagesabschlusses geprüft werden, welche Projekte, auf die Leistungen importiert worden sind, bereits gesperrt sind. Dadurch kann der Tagesabschluss dieser Leistungen in weiterer Folge verhindert werden.
Hinweis
| Die Autorisierung kann weiterhin uneingeschränkt genutzt werden! |
Beschränkung des Leistungszeitraums
Voraussetzung
Am Projektstamm der gewünschten Projekte kann mithilfe der Felder Leistung ab und Leistung bis beschränkt werden, in welchem Zeitraum, ab wann oder bis wann Leistungen erfasst werden dürfen. Dabei erfolgt die Prüfung mit dem Leistungsdatum der Leistung und nicht mit dem aktuellen Tagesdatum der Eingabe (Aktionsdatum).
Auswirkungen im Programm
Eingabe Leistungserfassung
Wird versucht ein gesperrtes Projekt im Zuge der Leistungserfassung (z. B. im Fenster Tageserfassung) auszuwählen, so ist dieses Projekt zwar zu finden, kann jedoch nicht auf die Leistung übernommen werden. Wird lediglich die Nummer eingegeben, so erscheint folgende Meldung und der Projekt-Suchdialog wird geöffnet, um ein noch offenes Projekt auszuwählen:
"Dieses Projekt ist für die Eingabe gesperrt! Leistung bis: Datum"
Ist im Projektstamm ein Sperrgrund definiert worden, wird der Grund direkt nach dieser Meldung und vor "Leistung bis" hinzugefügt.
Ebenso erscheint diese Meldung, wenn man eine Leistung bearbeitet, deren bereits bei der Anlage hinterlegtes Projekt in der Zwischenzeit gesperrt wurde, bzw. wenn im Zuge der Änderung das Leistungsdatum so verändert wird, dass es in einen gesperrten Zeitraum fällt.
Die Erfassung auf gesperrte Projekte wird im betroffenen Zeitraum ebenso im Zuge der Fakturierung (z. B. Erfassung von neuen Leistungen, Barauslagen oder Wertberichtigungen) und bei Umbuchungen verhindert.
Außerdem wird das Kopieren/Einfügen von Leistungen auf bereits gesperrten Projekten verhindert, wobei folgende Meldung erscheint und der Datensatz ohne Projekt eingefügt wird:
"Datensatz kopiert - Hinweis: Das Projekt ist gesperrt und konnte beim neu erstellten Datensatz nicht eingefügt werden! Leistung bis: Datum"
Ist im Projektstamm ein Sperrgrund definiert worden, wird der Grund direkt nach dieser Meldung und vor "Leistung bis" hinzugefügt.
Zusätzlich folgt je Leistungsdatensatz zur Nachvollziehbarkeit eine detaillierte Information zum Mitarbeiter, Kunden, Projekt und Datum.
Import aus anderen Programmteilen
Im Zuge des Imports aus anderen Programmteilen (z. B. Termine, Telefonprotokolle ...), erfolgt keine Prüfung auf für diesen Zeitraum gesperrte Projekte. Die Leistung wird mit dem Projekt angelegt.
Sollte dies verhindert werden müssen, beachten Sie bitte das Kapitel Tagesabschluss, das genau erläutert, wie derartige Projektsperren im Zuge des Tagesabschlusses erneut validiert werden.
Import aus LOHN Dienstreiseerfassung
Da es sich bei der Anbindung an die Dienstreiseerfassung um eine automatisierte Überleitung in die Leistungserfassung im Hintergrund handelt, die oft sehr spät (teilweise erst nach dem Tagesabschluss der betroffenen Tage) angestoßen wird, werden die Felder "Leistung ab" und "Leistung bis" des Projektstamms jenes Projekts, auf das Leistungen importiert werden, an offenen Tagen (ohne Tagesabschluss) immer ignoriert. Grund dafür ist, dass davon auszugehen ist, dass über diese Schnittstelle bewusst diese Daten übergeben werden, und die Sperre nur für Anwender gilt, die Leistungen in der Leistungserfassung selbst erfassen. Ist das betreffende Projekt bereits vor der Erfassung der Dienstreise gesperrt worden, öffnet sich zwar das Suchfenster, aber das Projekt kann nicht übernommen werden.
Ob an bereits abgeschlossenen Tagen Leistungen auf nicht bebuchbare Projekte importiert werden dürfen, entscheidet hingegen der LEA Parameter Projektsperre.
Ob an bereits abgeschlossenen Tagen Leistungen auf nicht bebuchbare Projekte importiert werden dürfen, entscheidet hingegen der LEA Parameter Projektsperre.
Sollte demnach eine Leistung auf einen Tag importiert werden, der beim betroffenen Mitarbeiter bereits abgeschlossen ist, so erfolgt eine zusätzliche Prüfung je Leistung, ob das Projekt der Leistung gesperrt ist:
- Ist das der Fall, so werden bei eingesteller Option "Leistungen nicht importieren" zwar alle korrekten Leistungen importiert, die Leistungen, welche auf nicht bebuchbaren Projekten landen würden, werden jedoch nicht importiert. Es erfolgt eine entsprechende Meldung:
"Projekt ist gesperrt, Leistung bis: Datum" und "Es sind Fehler bei der Verbuchung in die PLE aufgetreten!"
Ist im Projektstamm ein Sperrgrund definiert worden, wird der Grund direkt nach "Projekt ist gesperrt" hinzugefügt.
- Mit der Option "Importieren und nicht autorisieren" würde man im gleichen Fall erreichen, dass zwar alle Leistungen importiert werden, aufgrund des nicht bebuchbaren Projekts die Leistung jedoch nicht als vollständig korrekt angesehen und der Tagesabschluss des betroffenen Tages aufgelöst werden würde.
In diesem Fall wird die Leistung zwar importiert, aber als "inkorrekt" angesehen, und der Tag wird aufgelöst. Folgende Meldung erscheint:
"Ein bereits abgeschlossener Tag wurde durch den Import von Leistungen mit gesperrten Projekten wieder aufgelöst."
Zusätzlich folgt je Leistungsdatensatz zur Nachvollziehbarkeit eine detaillierte Information zum Mitarbeiter und Datum.
Sollte ein erneutes Abschließen des betroffenen Tages verhindert werden müssen, so beachten Sie bitte das Kapitel Tagesabschluss, das genau erläutert, wie derartige Projektsperren im Zuge des Tagesabschlusses erneut validiert werden können.
Hinweis
| Wenn der LEA Parameter Tagesabschluss den Wert "Tagesabschluss nur mit Zeitleistungen" enthält, so wird ein Tag nicht aufgelöst, wenn die Reise an einem bereits abgeschlossenen Tag importiert wird, diese jedoch ein gesperrtes Projekt aufweist. |
Import von Leistungen (CSV-Import)
Da es sich bei der Funktion Leistungen importieren um eine Funktion handelt, die Administratoren vorbehalten ist, werden die Felder "Leistung bis", "Leistung ab" des Projektstamms jenes Projekts, auf das Leistungen importiert werden, an offenen Tagen (ohne Tagesabschluss) immer ignoriert. Grund dafür ist, dass davon auszugehen ist, dass über die Schnittstelle bewusst diese Daten übergeben werden, und die Sperre nur für Anwender gilt, die Leistungen im System erfassen.
Ob an bereits abgeschlossenen Tagen Leistungen auf nicht bebuchbare Projekte importiert werden dürfen, entscheidet hingegen der LEA Parameter Projektsperre. Sollte demnach eine Leistung auf einen Tag importiert werden, der beim betroffenen Mitarbeiter bereits abgeschlossen ist, so erfolgt eine zusätzliche Prüfung je Leistung, ob das Projekt der Leistung nicht mehr/noch nicht bebucht werden darf.
- Ist das der Fall, so werden bei eingestellter Option "Leistungen nicht importieren" zwar alle korrekten Leistungen importiert, die Leistungen, welche auf gesperrten Projekten landen würden, werden jedoch nicht importiert. Direkt nach dem durchgeführten Import erhalten Sie einen Hinweis zu den (nicht) importierten Zeilen. Unter "Logfile ansehen" finden Sie folgende Information zu den betreffenden Zeilen: "Mindestens eine Leistung wurde nicht importiert, Grund: Projekt ist gesperrt, Leistung bis: Datum".
Ist im Projektstamm ein Sperrgrund definiert worden, wird dieser als weiterer Grund zu dieser Meldung hinzugefügt.
Zur besseren Übersicht der nicht importierten Daten kann im Importfenster der Funktion Leistungen importieren die "Protokolldatei für fehlerhafte Importsätze" aktiviert werden. - Mit der Option "Importieren und nicht autorisieren" würde man im gleichen Fall erreichen, dass zwar alle Leistungen importiert werden, aufgrund des gesperrten Projekts die Leistung jedoch nicht als vollständig korrekt angesehen und der Tagesabschluss des betroffenen Tages aufgelöst werden würde.
In diesem Fall wird die Leistung zwar importiert, aber als "inkorrekt" angesehen, und der Tag aufgelöst. Es erfolgt diese Meldung:
"Ein bereits abgeschlossener Tag wurde durch den Import von Leistungen mit gesperrten Projekten wieder aufgelöst."
Zusätzlich folgt je Leistungsdatensatz zur Nachvollziehbarkeit eine detaillierte Information zum Mitarbeiter und Datum.
Hinweis
| Wenn der LEA Parameter Tagesabschluss den Wert "Tagesabschluss nur mit Zeitleistungen" enthält, so wird ein Tag nicht aufgelöst, wenn Barauslagen an einem bereits abgeschlossenen Tag importiert werden, diese jedoch ein gesperrtes Projekt aufweisen. |
Tagesabschluss
Im Zuge des Tagesabschlusses wird noch einmal geprüft, ob das Projekt zwischen der Eingabe auf der Leistung durch den Mitarbeiter und dem Tagesabschluss gesperrt worden ist. Beim Tagesabschluss werden dabei jene Tage, an denen gesperrte Projekte enthalten sind, nicht abgeschlossen. Der "Tagesabschlusslauf" wird in diesem Fall jedoch nicht unterbrochen und für die korrekten Tage durchgeführt. Nach Abschluss werden die von der Projektsperre betroffenen Tage mit Mitarbeiter, Kunde und Projekt in einer Meldung angezeigt:
"Der Tagesabschluss konnte nicht durchgeführt werden, da in den Leistungen ein gesperrtes Projekt gefunden wurde! Sperrgrund: Leistung bis: Datum"
Ist im Projektstamm ein Sperrgrund definiert worden, wird der Grund direkt nach dieser Meldung und vor "Leistung bis" hinzugefügt.
Auf diesem Weg kann auch nach einem Import von Leistungen im Zuge des Tagesabschlusses geprüft werden, welche Projekte, auf die Leistungen importiert worden sind, bereits gesperrt sind. Dadurch kann der Tagesabschluss dieser Leistungen in weiterer Folge verhindert werden.
Hinweis
| Die Autorisierung kann weiterhin uneingeschränkt genutzt werden! |
Beschränkung des Erfassungszeitraums
Voraussetzung
Am Projektstamm der gewünschten Projekte kann mithilfe des Feldes Eingabe bis beschränkt werden, bis wann Leistungen erfasst werden dürfen. Dabei erfolgt die Prüfung mit dem Erfassungsdatum (aktuelles Tagesdatum der Eingabe/Aktion) und nicht mit dem Leistungsdatum.
Auswirkungen im Programm
Eingabe Leistungserfassung
Es ist nicht möglich, ein derartig gesperrtes Projekt im Zuge der Leistungserfassung (z. B. im Fenster Tageserfassung) auszuwählen, wenn das Datum verstrichen ist, bis zu dem eine Erfassung möglich gewesen ist. Wird lediglich die Nummer eingegeben, so wird der Projekt-Suchdialog geöffnet, um ein noch offenes Projekt auszuwählen:
"Dieses Projekt ist für die Eingabe gesperrt! Eingabe bis: Datum"
Ist im Projektstamm ein Sperrgrund definiert worden, wird der Grund direkt nach dieser Meldung und vor "Eingabe bis" hinzugefügt.
Wenn man eine Leistung bearbeitet, deren bereits bei der Anlage hinterlegtes Projekt in der Zwischenzeit gesperrt worden ist, wird diese Sperre ignoriert!
Die Erfassung auf derartig gesperrte Projekte wird nach Ablauf des entsprechenden Datums ebenso im Zuge der Fakturierung (z. B. Erfassung von neuen Leistungen, Barauslagen oder Wertberichtigungen) und bei Umbuchungen verhindert.
Außerdem wird das Kopieren/Einfügen von Leistungen mit bereits gesperrten Projekten verhindert, wobei folgende Meldung erscheint und der Datensatz ohne Projekt eingefügt wird:
"Datensatz kopiert - Hinweis: Das Projekt ist gesperrt und konnte beim neu erstellten Datensatz nicht eingefügt werden! Eingabe bis: Datum"
Ist im Projektstamm ein Sperrgrund definiert worden, wird der Grund direkt nach dieser Meldung und vor "Eingabe bis" hinzugefügt.
Zusätzlich folgt je Leistungsdatensatz zur Nachvollziehbarkeit eine detaillierte Information zum Mitarbeiter, Kunden, Projekt und Datum.
Import aus anderen Programmteilen
Im Zuge des Imports aus anderen Programmteilen (z. B. Termine, Telefonprotokolle ...) erfolgt keine Prüfung auf für diesen Zeitraum gesperrte Projekte. Die Leistung wird mit dem Projekt angelegt.
Sollte dies verhindert werden müssen, beachten Sie bitte das Kapitel Tagesabschluss, das genau erläutert, wie derartige Projektsperren im Zuge des Tagesabschlusses erneut validiert werden.
Import aus LOHN Dienstreiseerfassung
Da es sich bei der Anbindung an die Dienstreiseerfassung um eine automatisierte Überleitung in die Leistungserfassung im Hintergrund handelt, die oft sehr spät (teilweise erst nach dem Tagesabschluss der betroffenen Tage) angestoßen wird, wird das Feld "Eingabe bis" des Projektstamms jenes Projekts, auf das Leistungen importiert werden, an offenen Tagen (ohne Tagesabschluss) immer ignoriert. Grund dafür: Es ist davon auszugehen, dass über diese Schnittstelle bewusst diese Daten übergeben werden und die Sperre nur für Anwender gilt, die Leistungen in der Leistungserfassung selbst erfassen. Ist das betreffende Projekt bereits vor der Erfassung der Dienstreise gesperrt worden, öffnet sich zwar das Suchfenster, aber das Projekt kann nicht übernommen werden.
Ob an bereits abgeschlossenen Tagen Leistungen auf nicht bebuchbare Projekte importiert werden dürfen, entscheidet hingegen der LEA Parameter Projektsperre.
Ob an bereits abgeschlossenen Tagen Leistungen auf nicht bebuchbare Projekte importiert werden dürfen, entscheidet hingegen der LEA Parameter Projektsperre.
Sollte demnach eine Leistung auf einen Tag importiert werden, der beim betroffenen Mitarbeiter bereits abgeschlossen ist, so erfolgt eine zusätzliche Prüfung je Leistung, ob das Projekt der Leistung gesperrt ist:
- Ist das der Fall, so werden bei eingesteller Option "Leistungen nicht importieren" zwar alle korrekten Leistungen importiert, die Leistungen, welche auf nicht bebuchbaren Projekten landen würden, werden jedoch nicht importiert. Es erfolgt eine entsprechende Meldung:
"Projekt ist gesperrt, Eingabe bis: Datum" und "Es sind Fehler bei der Verbuchung in die PLE aufgetreten!"
Ist im Projektstamm ein Sperrgrund definiert worden, wird der Grund direkt nach "Projekt ist gesperrt" hinzugefügt.
- Mit der Option "Importieren und nicht autorisieren" würde man im gleichen Fall erreichen, dass zwar alle Leistungen importiert werden, aufgrund des nicht bebuchbaren Projekts die Leistung jedoch nicht als vollständig korrekt angesehen und der Tagesabschluss des betroffenen Tages aufgelöst werden würde.
In diesem Fall wird die Leistung zwar importiert, aber als "inkorrekt" angesehen, und der Tag wird aufgelöst. Folgende Meldung erscheint:
"Ein bereits abgeschlossener Tag wurde durch den Import von Leistungen mit gesperrten Projekten wieder aufgelöst."
Zusätzlich folgt je Leistungsdatensatz zur Nachvollziehbarkeit eine detaillierte Information zum Mitarbeiter und Datum.
Sollte ein erneutes Abschließen des betroffenen Tages verhindert werden müssen, so beachten Sie bitte das Kapitel Tagesabschluss, das genau erläutert, wie derartige Projektsperren im Zuge des Tagesabschlusses erneut validiert werden können.
Hinweis
| Wenn der LEA Parameter Tagesabschluss den Wert "Tagesabschluss nur mit Zeitleistungen" enthält, so wird ein Tag nicht aufgelöst, wenn die Reise an einem bereits abgeschlossenen Tag importiert wird, diese jedoch ein gesperrtes Projekt aufweist. |
Import von Leistungen (CSV-Import)
Da es sich bei der Funktion Leistungen importieren um eine Funktion handelt, die Administratoren vorbehalten ist, wird das Feld "Eingabe bis" des Projektstamms jenes Projekts, auf das Leistungen importiert werden, an offenen Tagen (ohne Tagesabschluss) immer ignoriert. Grund dafür: Es ist davon auszugehen, dass über die Schnittstelle bewusst diese Daten übergeben werden und die Sperre nur für Anwender gilt, die Leistungen im System erfassen.
Ob an bereits abgeschlossenen Tagen Leistungen auf nicht bebuchbare Projekte importiert werden dürfen, entscheidet hingegen der LEA Parameter Projektsperre. Sollte demnach eine Leistung auf einen Tag importiert werden, der beim betroffenen Mitarbeiter bereits abgeschlossen ist, so erfolgt eine zusätzliche Prüfung je Leistung, ob das Projekt der Leistung nicht mehr bebucht werden darf.
- Ist das der Fall, so werden bei eingestellter Option "Leistungen nicht importieren" zwar alle korrekten Leistungen importiert, die Leistungen, welche auf gesperrten Projekten landen würden, werden jedoch nicht importiert. Direkt nach dem durchgeführten Import erhalten Sie einen Hinweis zu den (nicht) importierten Zeilen. Unter "Logfile ansehen" finden Sie folgende Information zu den betreffenden Zeilen: "Mindestens eine Leistung wurde nicht importiert, Grund: Projekt ist gesperrt, Eingabe bis: Datum".
Ist im Projektstamm ein Sperrgrund definiert worden, wird dieser als weiterer Grund zu dieser Meldung hinzugefügt.
Zur besseren Übersicht der nicht importierten Daten kann im Importfenster der Funktion Leistungen importieren die "Protokolldatei für fehlerhafte Importsätze" aktiviert werden. - Mit der Option "Importieren und nicht autorisieren" würde man im gleichen Fall erreichen, dass zwar alle Leistungen importiert werden, aufgrund des gesperrten Projekts die Leistung jedoch nicht als vollständig korrekt angesehen und der Tagesabschluss des betroffenen Tages aufgelöst werden würde.
In diesem Fall wird die Leistung zwar importiert, aber als "inkorrekt" angesehen, und der Tag aufgelöst. Es erfolgt diese Meldung:
"Ein bereits abgeschlossener Tag wurde durch den Import von unvollständigen Leistungen wieder aufgelöst."
Zusätzlich folgt je Leistungsdatensatz zur Nachvollziehbarkeit eine detaillierte Information zum Mitarbeiter und Datum.
Hinweis
| Wenn der LEA Parameter Tagesabschluss den Wert "Tagesabschluss nur mit Zeitleistungen" enthält, so wird ein Tag nicht aufgelöst, wenn Barauslagen an einem bereits abgeschlossenen Tag importiert werden, diese jedoch ein gesperrtes Projekt aufweisen. |
Tagesabschluss
Im Zuge des Tagesabschlusses wird noch einmal validiert, ob das Projekt zwischen der Eingabe auf der Leistung durch den Mitarbeiter und dem Tagesabschluss gesperrt worden ist. Beim Tagesabschluss werden dabei jene Tage, an denen gesperrte Projekte enthalten sind, nicht abgeschlossen. Der "Tagesabschlusslauf" wird in diesem Fall jedoch nicht unterbrochen und für die korrekten Tage durchgeführt. Nach Abschluss werden die von der Projektsperre betroffenen Tage mit Mitarbeiter, Kunde und Projekt in einer Meldung angezeigt:
"Der Tagesabschluss konnte nicht durchgeführt werden, da in den Leistungen ein gesperrtes Projekt gefunden wurde! Sperrgrund: Eingabe bis: Datum"
Ist im Projektstamm ein Sperrgrund definiert worden, wird der Grund direkt nach dieser Meldung und vor "Eingabe bis" hinzugefügt.
Auf diesem Weg kann auch nach einem Import von Leistungen im Zuge des Tagesabschlusses geprüft werden, welche Projekte, auf die Leistungen importiert worden sind, bereits gesperrt sind. Dadurch kann der Tagesabschluss dieser Leistungen in weiterer Folge verhindert werden.
Hinweis
| Die Autorisierung kann weiterhin uneingeschränkt genutzt werden! |
Leistungsumfang ohne zugeordnete Tätigkeitsgruppen
Voraussetzung
Durch die Hinterlegung eines Leistungsumfangs ohne zugeordnete Tätigkeitsgruppen am Projektstamm im Feld Leistungsumfang kann verhindert werden, dass bei Auswahl des betroffenen Projekts in der Leistungserfassung Tätigkeiten/Artikel ausgewählt werden können.
Dies hat auf jeden Fall den Nachteil, dass der eingebende Anwender keine Chance hat nachzuvollziehen, warum keine Tätigkeit/kein Artikel ausgewählt werden kann. Dies muss also vorab organisatorisch geklärt werden, sodass jeder Mitarbeiter weiß, was es mit dieser Konstellation auf sich hat.
Details und Prioritäten zur Ermittlung des Leistungsumfangs finden Sie in der Themendokumentation Ermittlung des Leistungsumfangs in der Leistungserfassung unter dem Punkt Priorität Ermittlung Leistungsumfang.
Auswirkungen im Programm
Eingabe Leistungserfassung
Bei Auswahl des betroffenen Projekts in der Leistungserfassung können in weiterer Folge keine Tätigkeiten/Artikel mehr ausgewählt werden. Die Validierung des Leistungsumfangs erfolgt in jedem Fenster der Leistungserfassung sowie der Fakturierung.
Achtung!
 | Damit der Leistungsumfang auch für die Auswahl von Artikeln im Zuge der Leistungserfassung geprüft wird, muss zwingend der LEA Parameter Artikeleingabe auf den Wert "Mit Prüfung des Leistungsumfangs" gestellt werden. |
| Damit der Leistungsumfang auch im Zuge von Umbuchungen (auf andere Projekte) geprüft wird, muss zwingend der LEA Parameter Leistungsumfang berücksichtigen aktiviert werden. |
Import aus anderen Programmteilen
Im Zuge des Imports aus anderen Programmteilen (z. B. Termine, Telefonprotokolle ...) erfolgt immer eine vollständige Validierung der Tätigkeit. Wird daher beispielsweise ein Termin mit einem Projekt importiert, auf dem aufgrund des hinterlegten Leistungsumfangs keine Leistung erfasst werden darf, so wird der Termin ohne Tätigkeit übernommen und ein entsprechender Hinweis erscheint.
In dieser Meldung ist sowohl die Tätigkeit ersichtlich als auch die Firmen-Nummer und die Personen-ID des betroffenen Kunden sowie im Fall eines übergebenen Projektes die Firmen- und die Projekt-Nummer des Projektes: "Folgendes kann nicht auf die Leistung übernommen werden: die Tätigkeit X (Kunde: Firmennummer/Personen-ID)"
Import aus LOHN Dienstreiseerfassung
In dieser Konstellation wird die Sperre des Projektes ignoriert. Der Eintrag wird inkorrekt erstellt und kann nicht abgeschlossen werden. Es muss folglich auch über die Dienstreiseerfassung richtiggestellt werden.
Import von Leistungen (CSV-Import)
Im Zuge der Funktion Leistungen importieren wird der Leistungsumfang des Projekts ebenso vollständig berücksichtigt. Es ist demnach nicht möglich Leistungen auf derartig gesperrte Projekte zu importieren.
Grund dafür ist, dass die Validierung der Tätigkeit/des Artikels durch den Leistungsumfang nicht nur den Zweck der Projektsperre hat, sondern ebenso und vor allem dafür eingesetzt wird, dem internen Kunden interne Tätigkeiten zuzuordnen, um diese von den produktiven Kunden und Tätigkeiten abzugrenzen.
Details in diesem Zusammenhang finden Sie in der Themendokumentation Ermittlung des Leistungsumfangs in der Leistungserfassung.
Tagesabschluss
Im Zuge des Tagesabschlusses wird in diesem Zusammenhang keine Prüfung der Leistungen mehr durchgeführt.
