Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.

1. Allgemeines

Hinweis 

Der Import eignet sich nicht dafür, bestehende Leistungen zu korrigieren (auch nicht, wenn die eindeutige ID der Leistung mitimportiert wird). Eine Korrektur von falschen Leistungen ist nur indirekt möglich, wenn die falsche Leistung nochmals in Form einer Minus-Leistung und zusätzlich die korrekte Leistung in Form einer Plus-Leistung importiert wird.

Achtung! 

Ein Import für mehr als 20.000 Datensätze wird mit dieser Methode nicht empfohlen und muss mit BMD abgeklärt werden.

2. Vorbereitungen

• Kunden müssen vorhanden sein und dürfen kein Austrittsdatum haben.
  
  
• Projekte müssen vorhanden sein (Infos zur Behandlung etwaiger Projektsperren erhalten Sie im Kapitel Import von gesperrten Projekten).
  
  
• Mitarbeiter müssen vorhanden sein:
  Bei den betroffenen Mitarbeitern müssen die Ein- und Austrittsdaten so gesetzt sein, dass die Leistungen für den Mitarbeiter an den betreffenden Tagen auch angelegt werden können. Ist beispielsweise ein Mitarbeiter am 01. Juli des laufenden Jahres eingetreten, die Datei beinhaltet aber auch Leistungen dieses Mitarbeiters für das Leistungsdatum Juni, werden diese Leistungen nicht importiert. Achtung - auch der Status Aktiv/Inaktiv und der Ruhendstatus der Dienstverhältnisse muss hierbei beachtet werden.
  
  
• Tätigkeiten bzw. Artikel müssen vorhanden sein und über die Regelungen des Leistungsumfangs beim aktuellen Kunden zur Auswahl möglich sein. 
  
  
• Wenn Bezugsjahr und -monat aller Leistungen nicht den Einstellungen im Feld Eingabe Bezugszeitraum in den Tätigkeits- bzw. in den Artikelstammdaten entsprechen, dann müssen diese Einstellungen bei allen Tätigkeiten und Artikeln für den Zeitpunkt des Imports entfernt werden, da ansonsten der Datensatz den korrekten Import verhindert. Beispielsweise müssen für eine Tätigkeit laut Einstellungen im Tätigkeitsstamm sowohl Bezugsjahr als auch Bezugsmonat eingegeben werden. Wenn diese in der CSV-Datei nicht vorhanden sind, wird der Import verhindert. 
  
  
• Stundensätze bzw. Artikelpreise müssen historisch richtig (also auch für Vorzeiträume) erfasst werden bzw. muss der aktuelle Stundensatz aufgrund seinem Gültig-Ab-Datum auch Vorzeiträume abdecken. Ansonsten werden aufgrund von Umbuchungen und Stornos im späteren laufenden Betrieb die Stunden/der Betrag für übernommene Leistungen mit € 0,-- bewertet (siehe auch LEA Parameter Verrechnungssatz).
  
  
• Das Datum für den Beginn der Leistungserfassung (LEA Parameter Beginn Tageserfassung) muss so großzügig bzw. richtig gesetzt werden, dass die offenen Leistungen, die aus der Vergangenheit übernommen werden, auch angelegt werden können - z. B. darf der LEA Parameter zum Zeitpunkt des Imports mit Daten für das aktuelle Jahr nicht auf dem 1. Jänner des Vorjahres stehen.

Versuchen Sie vorab, eine repräsentative Leistung aus der CSV-Datei manuell in der NTCS zu erfassen.

• Optional kann das Dienstverhältnis in der Datei mitangegeben werden, wenn im Modus Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma gearbeitet wird. Dabei werden jedoch nur gültige Leistungsdatums-Dienstverhältnis-Kombinationen toleriert. Tritt ein Konflikt auf, wird die Leistung nicht importiert. Ist die Spalte "Dienstverhältnis" zwar in der Schnittstellendatei vorhanden, jedoch leer, so ermittelt das Programm das zutreffende Dienstverhältnis. Ist die Spalte "Dienstverhältnis" zwar in der Schnittstellendatei vorhanden (egal ob leer oder mit einem beliebigen Wert befüllt), der CRM Parameter "Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma" ist jedoch deaktiviert, so wird diese Information aus der Schnittstellendatei gänzlich ignoriert.
  
  
• Optional kann die Projektfirma importiert werden, wenn beispielsweise die Projektnummern innerhalb der Firmengruppe nicht eindeutig sein sollten. Kann das Projekt unter der angegebenen Projektfirma nicht gefunden werden, so ermittelt das Programm, ob ein Projekt mit dieser Nummer unter einer anderen der Firmengruppe exisitert. Ist dies der Fall, so wird das erstbeste Projekt mit dieser Nummer innerhalb der Firmengruppe für den Import verwendet. Ist dies auch nicht der Fall, so erfolgt kein Import der betroffenen Leistung.
  
  
• Optional kann die Kundenfirma importiert werden, wenn beispielsweise die Kundennummern innerhalb der Firmengruppe nicht eindeutig sein sollten. Wird die Kundenfirma nicht übergeben, obwohl die Kundennummer nicht eindeutig ist, so wird die Projekt-Firmen-Nr. aus der CSV-Datei als Personen-Firmen-Nr. herangezogen. Die Projekt-Firmen-Nr. wird üblicherweise nur dann verwendet, wenn auch die Projekt-Nummern innerhalb der Firmengruppe nicht eindeutig sind.
  
  Wenn auch die Projekt-Firmen-Nr. nicht befüllt ist, jedoch die Projekt-Nummer des übergebenen Projektes innerhalb der Firmengruppe eindeutig ist, so wird die Firmen-Nr., unter der das Projekt angelegt worden ist, als Personen-Firmen-Nr. verwendet. Wird kein Projekt übergeben oder ist das Projekt nicht eindeutig und es wird keine Projekt-Firmen-Nr. übergeben, so wird der Kunde innerhalb der Firmengruppe gesucht. In diesem Fall muss die Kunden-Nummer wieder eindeutig sein.
  
  
• Für die Ermittlung/Übergabe der Von- und Bis-Zeit von Leistungen gelten folgende Regeln.
  
  Wird eine Von- und eine Bis-Zeit in der Importdatei für Leistungen mit Tätigkeiten mitgegeben, jedoch keine Dauer im Feld "Std", so wird die Dauer automatisch aus Von- und Bis-Zeit errechnet.
  
  Wird eine Von- und eine Bis-Zeit in der Importdatei für Leistungen mit Tätigkeiten mitgegeben und zusätzlich auch eine Dauer im Feld "Std", so wird die Dauer nicht automatisch aus Von- und Bis-Zeit errechnet, sondern in Höhe der eingegebenen Stunden importiert.
  
  Die Von- und Bis-Zeit von Leistungen mit Tätigkeiten wird automatisch ermittelt, sofern der LEA Parameter Von-Zeit vorschlagen aktiviert worden ist.
  
  Beim Import erfolgt keine Restzeitprüfung. Näheres erfahren Sie im Kapitel Behandlung der Restzeitprüfung.  
  
  Wird eine Von- und eine Bis-Zeit in der Importdatei für Barauslagen (Leistungen mit Artikel) mitgegeben, werden diese Daten zwar beim Import berücksichtigt, erzeugen aber Leistungen, die nicht korrekt sind. Die Leistungen werden hellgrau dargestellt und die Spalte Korrekt bleibt leer. Eine Nachbearbeitung ist nicht möglich: Die Spalten Von Zeit und Bis Zeit können bei Leistungen, die einen Artikel aufweisen, nicht nachbearbeitet werden. Außerdem übersteuert die Von-/Bis-Zeit automatisch die Menge. Daher ist dringend anzuraten, KEINE Von-/Bis-Zeiten für Barauslagen zu importieren, bzw. müssen derart importierte Barauslagen manuell aus dem System gelöscht werden.
  
  
• Leistungen können auch mit einer Erfassungsnummer importiert werden. Dabei ist, wie bei der manuellen Erfassung, die Verrechnungsfirma der Leistung ausschlaggebend. Es können nur Aufträge der Verrechnungsfirma gewählt werden. Wird die Verrechnungsfirma also erst zu einem späteren Zeitpunkt korrekt ermittelt, so ist vor der Spalte "Erfassungsnummer" auch die Spalte "Verrechnungsfirma" zu führen, in der die Auftragsfirma angegeben wird.
  
  
• Ist in den Windows-Regionseinstellungen ein englisches Zahlenformat hinterlegt, müssen in der NTCS die Einstellungen für den CSV-Import der Leistungen angepasst werden. Dazu muss das Feld "Zahlentrenner verändern" im Bereich "Zahlentrenner" unter dem Reiter "Erweitert" aktiviert werden:
  
  

Seitenanfang 

3. CSV-Datei aufbauen

3.1. Zeit-Format

Das bedeutet, wenn die Dauer einer Tätigkeit eine Dreiviertelstunde ausmachen soll, muss in der CSV-Datei 0,45 eingetragen werden. Gibt man 0,75 ein, rechnet der Importer automatisch auf 1 Stunde und 15 Minuten um. Also auch wenn die Eingabe der Dauer der Leistung in der Tageserfassung in Industriezeit erfolgt (NTCS-weit gesteuert über den TOOLS Parameter Eingabeart für die Dauerfelder), muss in der Datei der Wert in Minuten erfasst werden!

Hinweise 

Falls eine Excel-Datei als Basis für den Leistungsimport zugrunde liegt, in der die Dauer als Industriezeit enthalten ist, so kann diese über folgende Vorgehensweise in ein unformatiertes Normalzeitformat gebracht werden: Die Industriezeit muss durch 24 dividiert werden. Danach ist das Ergebnis mit dem benutzerdefinierten Format [hh],mm zu formatieren. Sollten auch negative Leistungen importiert werden, so muss mit dem 1904-Datumsformat gearbeitet werden, damit hier keine falsche Umrechnung erfolgt. Beispiel:

Falls eine Excel-Datei als Basis für den Leistungsimport zugrunde liegt, in der die Dauer als formatierte Normalzeit enthalten ist, so kann diese über folgende Vorgehensweise in ein unformatiertes Normalzeitformat gebracht werden: Die formatierte Normalzeit muss in eine eigene Spalte geholt werden. Danach ist diese zusätzliche Spalte mit dem benutzerdefinierten Format [hh],mm zu formatieren. Sollten auch negative Leistungen importiert werden, so muss mit dem 1904-Datumsformat gearbeitet werden, damit hier keine falsche Umrechnung erfolgt. Beispiel: Seitenanfang

3.2. Anordnung der Betrags-/Mengenfelder

1. Zeitleistungen:
   Dieses Feld bleibt leer!
   
   
2. Barauslagen:
   Bei Barauslagen muss hier die Menge eingegeben werden, wenn ein Verrechnungspreis unter den Artikelpreisen erfasst worden ist. Daraus errechnet das System beim Autorisieren das "Honorar" bzw. den Barbetrag der Barauslage!
   Ist kein Verrechnungspreis hinterlegt, so kann dieses Feld optional befüllt oder leer gelassen werden.
   

1. Zeitleistungen:
   Dieses Feld bleibt leer!
   
   
2. Barauslagen:
   Hier kann der Preis/EH für Artikel angegeben werden, für die kein Verrechnungspreis unter den Artikelpreisen definiert worden ist! Das geht jedoch nur dann, wenn auch die Spalte "Std/Bar" mit dem gewünschten Barbetrag befüllt ist, ansonsten wird der Wert der Spalte Preis/EH ignoriert.
   
   Wenn die Felder "Menge" und "Std/Bar" befüllt und das Feld "Preis/EH" leer sind, so errechnet das Programm beim Import den "Preis/EH". Diese Spalte muss demnach nur dann verwendet werden, wenn man den Preis/EH (bei Artikeln ohne Verrechnungspreis) manuell eingeben möchte.
   

1. Zeitleistungen:
   Hier werden für Zeitleistungen die Stunden eingegeben (zur Erinnerung 2:30 sind 2,3 und NICHT 2,5!)
   
   
2. Barauslagen:
   Für Barauslagen wird hier der Barbetrag eingegeben, wenn KEIN Verrechnungspreis unter den Artikelpreisen erfasst worden ist! Ansonsten bleibt dieses Feld leer, da das Programm den Barbetrag beim Import aus Menge * Verrechnungspreis errechnet.
   

Seitenanfang 

• Datum
• Mitarbeiternummer
  
• Kundennummer
  
• Projektnummer (optional)
  
• Tätigkeit/Artikel
  
• Tätigkeitsgruppe
  
• Bezugsjahr
  
• Bezugsmonat
• Text (optional)
• Menge (optional - nur wenn auch Barauslagen mit einer Menge/Anzahl importiert werden!)
• Preis/EH (optional - nur wenn auch Barauslagen ohne Verrechnungspreis importiert werden!)
  
• Stunden/Barauslagen

 

Beispiel CSV-Datei Barauslagen mit Artikel und Mengenangabe

Annahme: Hier ist es nicht nötig, einer Barauslage einen Preis/EH über den Import mitzugeben. 

Beispiel CSV-Datei Barauslagen mit Artikel und Tätigkeiten mit Stundenangabe gemeinsam

Annahme: Hier ist es nicht nötig, einer Barauslage einen Preis/EH über den Import mitzugeben. 

Beispiel CSV-Datei Barauslagen mit Artikel und Tätigkeiten mit Stundenangabe gemeinsam

Annahme: Hier ist es nötig, einer Barauslage einen Preis/EH über den Import mitzugeben. Zudem ist jeder Tätigkeit und jeder Artikel fix mit einer Tätigkeitsgruppe hinterlegt.

Die Musterdatei aus der letzten Abbildung, die Ihnen beim Aufbau Ihrer eigenen CSV-Datei helfen kann, können Sie unter folgendem Link aufrufen und in Ihrem System speichern: Import Arbeitsberichte.

Seitenanfang 

4. Import durchführen

Hinweis 

Vor dem Import der gesamten Datei sollte der korrekte Import mit einigen wenigen repräsentativen Datensätzen testweise gestartet werden.

 Seitenanfang 

Achtung! 

Damit die Feldauswahl nicht für jeden Import bzw. für die einzelnen User erneut angepasst werden muss, kann die funktionierende Feldauswahl global gespeichert werden. Zusätzlich wird die global abgespeicherte Feldauswahl auch für den Stapel Leistungen importieren herangezogen! Beachten Sie hierbei, dass eine global gespeicherte Feldauswahl nicht ohne Weiteres geändert werden darf, sofern der Import mit Stapel in Verwendung ist.

4.1. Import an bereits abgeschlossenen Tagen

1. Tag ist nicht abgeschlossen = Leistung wird importiert und nicht autorisiert
   
   
2. Tag ist bereits abgeschlossen
1. Leistung ist korrekt = Leistung wird automatisch autorisiert (ohne Dialog oder Meldungen).
2. Leistung ist nicht korrekt = Leistung wird nicht autorisiert, der Tag wird auf nicht-abgeschlossen gesetzt und bisher autorisierte Leistungen an diesem Tag bleiben unverändert.
   
   Alle aufgelösten Tage der entsprechenden Mitarbeiter werden im Anschluss in einer Meldung gezeigt:
   
   

Hinweis 

Wenn der LEA Parameter Tagesabschluss den Wert "Tagesabschluss nur mit Zeitleistungen" enthält, so wird ein Tag nicht aufgelöst, wenn eine Barauslage an einem bereits abgeschlossenen Tag importiert wird, diese jedoch nicht korrekt ist.

4.2. Import von gesperrten Projekten

4.3. Behandlung der Restzeitprüfung

Diese Auswertung kann theoretisch auch periodisch automatisch erstellt werden, indem die LEA Auswertung via Tools-Stapel an den Bearbeiter verschickt oder an einem gewünschten Ort abgelegt wird (siehe Stapel LEA Auswertungen).

4.4. Behandlung von Kostentypen

• Ziel-KORE = KORE der Mitarbeiterfirma:
  Mitarbeiterfirma (MCA_LEI_MITARB_FIRMENNR)
  
  
• Ziel- KORE = KORE der Verrechnungsfirma:
  Mitarbeiterfirma (MCA_LEI_MITARB_FIRMENNR) und
  Verrechnungsfirma (MCA_LEI_GEHOERT_FIRMENNR)
  
  

5. Importierte Daten überprüfen

• Ausdruck einer Liste der Offenen Leistungen, Vergleich mit den Summen aus dem Altsystem
  
  
• Export der Offenen Leistungen je Kunde bzw. je Mitarbeiter und Vergleich im Excel mit den Summen aus dem Altsystem

Seitenanfang 

6. Problembehandlung

6.1. Problemanalyse

Hinweis

Ist lt. Logfile die Ursache des Importproblems die Tatsache, dass mehrere Mitarbeiter dieselbe Mitarbeiternummer haben, kann statt der Mitarbeiternummer der Mitarbeiter-Matchcode (Feld 45 im Mitarbeiterstamm) in der Importdatei enthalten sein. Achtung: Der Mitarbeiter-Matchcode muss in diesem Fall jedenfalls eindeutig sein.

Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel Leistungen importieren. Die Funktion kann ebenso als Command-Line- bzw. Batch-Aufruf gestartet werden. Dabei können dieselben Parameter übergeben werden, die auch für den Stapel verfügbar sind. Detaillierte Informationen dazu finden Sie ebenso unter dem Link oberhalb.

7. Tipps und Hintergrundinformationen

7.1. Fehlerhafte Leistungen nochmals importieren

War der Import der Leistungen nur teilweise erfolgreich, können die fehlerhaften Zeilen der Importdatei (die nicht importiert werden konnten) in eine separate Datei hinausgeschrieben werden. Nach Korrektur der noch fehlerhaften Datensätze in dieser Protokolldatei können Sie diese Datei einfach erneut importieren.

Das kann mit den Feldern "Protokolldatei schreiben" und "Protokolldateiname" erreicht werden, welche im Bereich "Protokolldatei für fehlerhafte Importdatensätze" bereits beim erstmaligen Import zur Verfügung stehen.

Im Feld "Protokolldatei schreiben" aktivieren Sie die Möglichkeit, nicht importierbare Zeilen in eine Protokolldatei zu schreiben.

Im Feld "Protokolldateiname" geben Sie das passende Verzeichnis ein (bzw. wird dasselbe Verzeichnis vorgeschlagen, in welchem die Importdatei liegt). Der Dateiname entspricht immer der Importdatei mit Endung ".err". Bei mehrfachem Import derselben Datei wird eine Kopie der ".err"-Datei erstellt. (Es wird nicht überschrieben oder angefügt.)

Diese ".err"-Datei kann dann auf ".csv" umbenannt werden, und steht somit wieder für den Import zur Verfügung. Sie enthält nur noch die Leistungen, die noch nicht importiert worden sind.

Seitenanfang 

Siehe auch: Leistungsübersicht LEA Parameter Kunden Mitarbeiter Tätigkeiten Artikel Stapel Leistungen importieren Standardimport Textdatei

© BMD Systemhaus GesmbH | Sierninger Straße 190 | A-4400 Steyr

• Haftungsausschluss | 
• Impressum | 
• Datenschutz 

.