Grundlegende Informationen zum Tagesabschluss finden Sie unter LEA Tagesabschluss und Autorisierung.

 Leistungserfassung → Tagesabschluss/Autorisierung → Tagesabschluss Mitarbeiter 

Hinweis 

In diesem Fenster liegt der Fokus auf einer Ansicht auf bestimmte, frei wählbare Mitarbeiter. Sollen jedoch alle Mitarbeiter angezeigt werden, welche organisatorisch einer bestimmten Geschäftsführung, Abteilungsleitung oder Abteilung zugeordnet sind, so können Sie auf die Programmteile Tagesabschluss Geschäftsführung, Tagesabschluss Abteilungsleitung oder Tagesabschluss Abteilung zurückgreifen.

Hinweis 

Die Autorisierung von Leistungen je Mitarbeiter kann auch via Stapel im Hintergrund durchgeführt werden.

Fensterbereiche

Einstiegsfelder

Mitarbeiter	Mitarbeiter, für welche/n die einzelne Tage gelistet werden. Gestartet wird das Fenster immer mit jenem Mitarbeiter, der das Fenster öffnet. Mit dem F4-Pfeil wechseln Sie den Mitarbeiter, mit der Funktion F8  können Sie mehrere Mitarbeiter zuordnen. Wenn das Feld leer ist, werden sämtliche Mitarbeiter gelistet. Voraussetzung für die Auswahl von Mitarbeitern ist, dass Sie auch die Berechtigung besitzen, die Leistungen des jeweiligen Mitarbeiters anzusehen (siehe Berechtigungen für Mitarbeiterdaten). Hinweis  Bei der Auswahl von mehreren Mitarbeitern werden immer nur jene Mitarbeiter gelistet, die am Mitarbeiterstamm nicht als Fiktiv gekennzeichnet sind. Ein fiktiver Mitarbeiter kann aber jederzeit über die manuelle Auswahl mit dem F4-Pfeil ausgewählt werden. Außerdem werden bei der Auswahl von mehreren Mitarbeitern auch nur jene angeführt, die am Mitarbeiterstamm das Feld Leistungserfassung aktiviert haben. Ein Mitarbeiter, bei dem dieses Feld auf "Nein" steht, kann aber jederzeit über die manuelle Auswahl mit dem F4-Pfeil ausgewählt werden.
Status	In diesem Feld können Sie aufgrund des Leistungsstatus definieren, welche Leistungen der Mitarbeiter in der Liste unterhalb eingeblendet werden sollen. Diese Vorfilterung schafft einen Überblick, welche Tage welcher Mitarbeiter noch nicht abgeschlossen/autorisiert sind. Sie können sich somit beispielsweise alle Mitarbeiter anzeigen lassen, für die noch nicht abgeschlossene Tage existieren. Abhängig von den LEA Parametern Tagesabschluss und Autorisierung können folgende unterschiedliche Ausprägungen ausgewählt werden: Alle Nicht abgeschlossene (Vormonate berücksichtigen) Nicht abgeschlossene (Vormonate ignorieren) Nicht autorisierte Abgeschlossene Autorisierte Wird die Ausprägung "Nicht abgeschlossene (Vormonate berücksichtigen)" gewählt, so werden alle Mitarbeiter angezeigt, die mindestens einen Tag des gewählten Monats nicht vollständig abgeschlossen haben, oder in der Spalte "V" (steht für "Vormonate") das Symbol "X" aufweisen. Wenn die Ausprägung "Nicht abgeschlossene (Vormonate ignorieren)" gewählt wird, so wird nur der gewählte Monat geprüft und die Spalte "V" daher nicht mitgeprüft.
Monat	Monat, welches betrachtet werden soll. Vorgeschlagen wird immer das Monat des aktuellen Tagesdatums.
Jahr	Jahr, welches betrachtet werden soll. Vorgeschlagen wird immer das Jahr des aktuellen Tagesdatums.

Tagesabschluss

• Leistungen (vollständig) vorhanden sind,
• Leistungen (vollständig) autorisiert sind,
• Tage abgeschlossen sind. 

Zusätzlich kann man an der ersten Spalte (V) ablesen, ob alle Vormonate korrekt () oder noch nicht korrekt abgeschlossen sind (). Die Prüfung für abgeschlossene Vorzeiträume findet mitarbeiterbezogen statt (siehe auch Hintergrundinformation Überprüfung der relevanten Tage). Achtung: Vor jenem Datum, welches im LEA Parameter Beginn Tageserfassung eingetragen wird, findet generell keine Prüfung statt.

Am Ende der Tabelle wird zur Orientierung das Datum des aktuell in der Liste markierten Tages angezeigt.

Legende

	Ein leerer Hintergrund kennzeichnet Tage ohne Sollstunden.
Keine Leistung erfasst	Ein roter Hintergrund kennzeichnet Tage mit Sollstunden, an denen noch keine Leistung erfasst worden ist.
Leistungen unvollständig	Ein gelber Hintergrund kennzeichnet Tage mit Sollstunden, an denen noch nicht alle oder zu viel Zeiten in den Leistungen erfasst worden sind.
Leistungen vollständig	Ein grauer Hintergrund kennzeichnet Tage, an denen die Soll- und Iststunden identisch sind und somit die Leistungen vollständig erfasst worden sind.
Tag abgeschlossen	Ein grüner Hintergrund kennzeichnet Tage, die mit Tagesabschluss versehen sind.

	Ein fehlendes Symbol bedeutet, dass die Leistungen dieses Tages nicht autorisiert sind.
Tag teilweise autorisiert	Der Ring bedeutet, dass eine/einige, aber nicht alle Leistungen dieses Tages autorisiert sind.
Tag autorisiert	Das Häkchen bedeutet, dass alle Leistungen dieses Tages autorisiert sind.

Hinweis 

Wenn der LEA Parameter Tagesabschluss die Option "Ohne Tagesabschluss" aufweist, so wird durch die Autorisierung ebenfalls der Status  für einen abgeschlossenen Tag und gleichzeitig das Häkchen  gesetzt. Es können jedoch noch weitere Leistungen an diesen Tagen angelegt werden.

Hinweis 

Alle Funktionen, die in der Liste unterhalb mit * gekennzeichnet sind, sind ausschließlich dann verfügbar, wenn der CRM Parameter Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma nicht aktiv ist. Die Sperre der gekennzeichneten Funktionen ist mit aktiver Mitarbeitererfassung unter der Hauptfirma notwendig, da in den Tagesabschluss-Fenstern (im Gegensatz zu den Leistungserfassungs-Fenstern) in diesem Fall kein zusätzliches Feld "Dienstverhältnis" zur Verfügung gestellt wird. Daher kann hier auch keine Bekanntgabe erfolgen, für welches Dienstverhältnis Leistungen neu angelegt werden sollen.

Tag kopieren *	Mit dieser Funktion werden alle Leistungen des aktuell markierten Tages/Mitarbeiters kopiert. Diese können mit der Funktion Tag einfügen wieder eingefügt werden.
Tag einfügen *	Mit dieser Funktion werden alle Leistungen, die mithilfe der Funktion Tag kopieren kopiert wurden, am gewählten Tag/für den gewählten Mitarbeiter wieder eingefügt. Bestätigen Sie dafür den Hinweis, der nach dem Ausführen der Funktion erscheint:
Tagesabschluss	Die Funktionen zum Tagesabschluss sind nicht sichtbar, wenn aufgrund des LEA Parameters Tagesabschluss eingestellt ist, dass kein Tagesabschluss durchgeführt werden soll. Grundsätzliche Informationen zum Tagesabschluss sowie genaue Erläuterungen zu den Detailfunktionen finden Sie im Thema Tagesabschluss und Autorisierung.  Tag abschließen Diese Funktion schließt den markierten Tag ab. Sie erhalten eine Abfrage, ob sie den Tag tatsächlich abschließen wollen.  Zeitraum abschließen Diese Funktion schließt alle Tage bis zum gewünschten Datum ab. Um diese Funktion abzuschließen, erhalten Sie das Dialogfenster Zeitraum abschließen, in welchem Sie Mitarbeiter und Bis-Datum bekanntgeben. Hinweis  In das Feld "Mitarbeiter" wird immer jener Mitarbeiter übergeben, der aktuell in der Tabelle "Tagesabschluss" markiert ist. Sind vor dem Ausführen der Funktion mehrere Mitarbeiter in der Tabelle gelistet, können Sie diesen Mitarbeiter-Vorschlag auch übersteuern, indem Sie das Feld leeren. In diesem Fall wird der Tagesabschluss für "Alle angezeigten" Mitarbeiter ausgeführt. Achtung!  Damit das Abschließen eines Zeitraums optimiert verläuft, wird an dieser Stelle nach dem ersten relevanten Tag für den Abschluss gesucht. Relevant ist ein Tag nur dann, wenn an diesem Tag Leistungen vorhanden sind. Aus Performancegründen wird somit der Tagesabschluss nicht ab dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters, sondern ab dem Vortag des ersten relevanten Tages durchgeführt.   Tag auflösen  Diese Funktion löst einen bereits getätigten Tagesabschluss wieder auf. Auch hier erhalten Sie eine Abfrage, ob der Tagesabschluss tatsächlich wieder aufgelöst werden soll.  Tagesabschluss ab Datum auflösen Diese Funktion hebt alle Tagesabschlüsse ab dem gewünschten Datum auf. Um diese Funktion abzuschließen, erhalten Sie das Dialogfenster Tagesabschluss auflösen, in welchem Sie Mitarbeiter und Ab-Datum bekanntgeben. Hinweis  In das Feld "Mitarbeiter" wird immer jener Mitarbeiter übergeben, der aktuell in der Tabelle "Tagesabschluss" markiert ist. Sind vor dem Ausführen der Funktion mehrere Mitarbeiter in der Tabelle gelistet, können Sie diesen Mitarbeiter-Vorschlag auch übersteuern, indem Sie das Feld leeren. In diesem Fall wird das Auflösen des Tagesabschlusses für "Alle angezeigten" Mitarbeiter ausgeführt.
Autorisierung	Die Funktionen zur Autorisierung sind nicht sichtbar, wenn über den LEA Parameter Autorisierung eingestellt ist, dass die Autorisierung mit dem Tagesabschluss vorgenommen werden soll. Grundsätzliche Informationen zur Autorisierung sowie genaue Erläuterungen zu den Detailfunktionen finden Sie im Thema Tagesabschluss und Autorisierung.  Tag autorisieren Diese Funktion autorisiert die Leistungen des markierten Tages. Sie erhalten eine Abfrage, ob Sie die Leistungen des Tages tatsächlich autorisieren wollen.  Zeitraum autorisieren Diese Funktion autorisiert die Leistungen aller Tage bis zum gewünschten Datum. Um diese Funktion abzuschließen, erhalten Sie das Dialogfenster Zeitraum autorisieren, in welchem Sie Mitarbeiter und Bis-Datum bekanntgeben. Hinweis  In das Feld "Mitarbeiter" wird immer jener Mitarbeiter übergeben, der aktuell in der Tabelle "Tagesabschluss" markiert ist. Sind vor dem Ausführen der Funktion mehrere Mitarbeiter in der Tabelle gelistet, können Sie diesen Mitarbeiter-Vorschlag auch übersteuern, indem Sie das Feld leeren. In diesem Fall wird die Autorisierung für "Alle angezeigten" Mitarbeiter ausgeführt.  Tag auflösen Diese Funktion entfernt den Autorisierungsstatus von allen Leistungen des markierten Tages. Auch hier erhalten Sie eine Abfrage, ob die Autorisierung der Leistungen tatsächlich wieder aufgelöst werden soll.   Autorisierung ab Datum auflösen Diese Funktion entfernt den Autorisierungsstatus von allen Leistungen ab dem gewünschten Datum. Um diese Funktion abzuschließen, erhalten Sie das Dialogfenster Autorisierung auflösen, in welchem Sie Mitarbeiter und Ab-Datum bekanntgeben. Hinweis  In das Feld "Mitarbeiter" wird immer jener Mitarbeiter übergeben, der aktuell in der Tabelle "Tagesabschluss" markiert ist. Sind vor dem Ausführen der Funktion mehrere Mitarbeiter in der Tabelle gelistet, können Sie diesen Mitarbeiter-Vorschlag auch übersteuern, indem Sie das Feld leeren. In diesem Fall wird das Auflösen der Autorisierung für "Alle angezeigten" Mitarbeiter ausgeführt.

Hinweis 

In diesem Bereich wird bei inaktiven Funktionen in der Statuszeile unterhalb eine Begründung angezeigt, warum ein Ausführen dieser Funktion nicht zulässig ist. Zum Beispiel ist die Funktion "Tag einfügen" nicht möglich, wenn dieser Tag bereits mit Tagesabschluss abgeschlossen ist. Eine Begründung wird dann wie im Bild unterhalb dargestellt.

 

Folgende Schaltflächen zur schnellen Navigation stehen Ihnen im Bereich Tagesabschluss zur Verfügung:

Durch einen einfachen Klick auf die jeweilige Schaltfläche erreichen Sie eine schnelle Ansteuerung bestimmter Monate/Tage bzw. des Einstiegsfeldes Mitarbeiter.

Zur Mitarbeitereingabe	Diese Funktion wechselt in das Einstiegsfeld Mitarbeiter.
Voriger Monat	Diese Funktion vermindert den Wert des Einstiegsfeldes Monat um einen vollen Monat. Die Ansicht wechselt somit zum Vormonat.
Nächster Monat	Diese Funktion erhöht den Wert des Einstiegsfeldes Monat um einen vollen Monat. Die Ansicht wechselt somit zum Folgemonat.
Zu heutigem Tag	Diese Funktion ermittelt das heutige Tagesdatum. Die Ansicht wechselt in den aktuellen Monat und legt den Fokus auf den heutigen Tag.
Zu ältestem nicht abgeschlossenen Tag	Diese Funktion ermittelt den ältesten nicht abgeschlossenen Tag. Die Ansicht wechselt somit den Monat, in welchem dieser Tag liegt, und legt den Fokus auf diesen nicht abgeschlossenen Tag.

Leistungen

Hinweis 

Alle Funktionen, die in der Liste unterhalb mit * gekennzeichnet sind, sind ausschließlich dann verfügbar, wenn der CRM Parameter Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma nicht aktiv ist. Die Sperre der gekennzeichneten Funktionen ist mit aktiver Mitarbeitererfassung unter der Hauptfirma notwendig, da in den Tagesabschlussfensters (im Gegensatz zu den Leistungserfassungsfenstern) in diesem Fall kein zusätzliches Feld "Dienstverhältnis" zur Verfügung gestellt wird. Daher kann hier auch keine Bekanntgabe erfolgen, für welches Dienstverhältnis Leistungen neu angelegt werden sollen.

Neue Barauslage *	Die Funktion "Neue Barauslage" ermöglicht die Neuanlage einer Barauslage, indem sich das Fenster Barauslage in der Bearbeitungsansicht öffnet.
Restzeit übernehmen	Die Funktion "Restzeit übernehmen" steht nur bei aktiver Zeiterfassung (LEA Parameter Zeiterfassung) zur Verfügung und ermöglicht es, die Restzeit (Stunden aus der Zeiterfassung abzüglich der bereits erfassten Stunden aus den Leistungen) in die markierte Leistung zu übernehmen. Sollte diese Funktion inaktiv sein, können Sie den Grund dafür der Leiste im unteren Fensterbereich entnehmen.
Sollzeit übernehmen	Mit der Funktion "Sollzeit übernehmen" können Sie auf schnelle und einfache Weise die Sollzeit laut Tagesmodell einfügen, wenn Sie ohne Zeiterfassung arbeiten oder wenn aus Leistungen Zeitbuchungen erzeugt werden. Im Standard ist diese Funktion ausgeblendet, da sie nur der Erfassung von einer Leistung pro Tag dient. Diese Funktion kann berechtigt werden. Sie können die Berechtigung "Sollzeit übernehmen" (Funktionsnummer 47063) sperren und die Funktion somit gleich überhaupt nicht anzeigen lassen.  Hinweis  Um die Sollzeit für eine Leistung korrekt ermitteln zu können, ist es unbedingt erforderlich, dass das Tagesmodell mit einer korrekten Sollarbeitszeit, Sollarbeitszeit von, Sollarbeitszeit bis und den hinterlegten Pausen übereinstimmt.

Funktionen

Kopieren/Einfügen *	Folgende Funktionen zum Kopieren und Einfügen von Leistungen stehen zur Verfügung: Leistung kopieren Die Funktion "Leistung kopieren" kopiert die markierte Leistung in die Zwischenablage. Tag kopieren Die Funktion "Tag kopieren" kopiert alle Leistungen des entsprechenden Tages in die Zwischenablage.  Einfügen Die Funktion "Einfügen" fügt die kopierte Leistung bzw. die Leistungen des Tages aus der Zwischenablage am entsprechenden Tag ein.  Leistung Von-/Bis-Datum einfügen  Die Funktion "Leistung Von-/Bis-Datum einfügen" fügt die kopierte Leistung aus der Zwischenablage an mehreren Tagen ein. Die gewünschten Tage geben Sie im Fenster Leistung Von-/Bis-Datum einfügen ein. In diesem Dialogfenster wählen Sie weiters aus, ob die Stunden aus der ursprünglichen Leistung einfach kopiert werden oder im Ausmaß der jeweiligen Restzeit auf die Sollstundenhöhe eingefügt werden sollen.   Auch verteilte Leistungen können kopiert und eingefügt werden. Für nähere Informationen beachten Sie bitte das Kapitel Kopieren und Einfügen von verteilten Leistungen in der Themenhilfe Leistung auf mehrere Mitarbeiter verteilen.
Arbeitsschein	Folgende Funktionen sind für Arbeitsscheine verfügbar:  Arbeitsschein erstellen Die Funktion "Arbeitsschein erstellen" wechselt in das Fenster Arbeitsschein erstellen, um Leistungen einem Arbeitsschein zuordnen zu können. Dabei werden der Kunde, der Mitarbeiter und das Datum der markierten Leistung in die Einstiegsfelder übergeben. Für die Dauer des Ausführens dieser Funktion können keine Leistungen bearbeitet werden.   Arbeitsscheine Die Funktion "Arbeitsscheine" öffnet die Verwaltung der Arbeitsscheine.  Arbeitsschein-Dokument ansehen Die Funktion "Arbeitsschein-Dokument ansehen" öffnet jenen Arbeitsschein, zu dem die Leistung gehört. Wenn für die markierte Leistung kein Arbeitsschein erstellt worden ist, wird die Funktion in Grau dargestellt. Hinweis zum Ändern einer Leistung, die bereits in einem Arbeitsschein enthalten ist  Ist eine Leistung in einen Arbeitsschein aufgenommen worden, so kann diese nur noch eingeschränkt bearbeitet werden (siehe Kapitel Änderungen von Leistungen eines Arbeitsscheins). Speziell für den Leistungstext gilt Folgendes: Dieser kann noch in der Vorschau des Arbeitsscheins über die Funktion Text bearbeiten des Fensters Leistungsdetail (der Auswertungen) geändert werden, sofern die Leistung selbst noch nicht in einer Honorarnote bzw. in einem Auftrag enthalten ist. Zum Fenster Leistungsdetail gelangen Sie, wenn Sie in der Vorschau des Arbeitsscheins direkt auf den gewünschten Leistungsdatensatz klicken.
Zur BDE-Stempelung	Diese Funktion öffnet die zur ausgewählten Leistung gehörende BDE-Stempelung. Das Fenster BDE-Stempelungen wird direkt mit der entsprechenden Stempelung geöffnet, sodass diese ohne weitere Suche angezeigt und bearbeitet werden kann.
Korrektur anfordern	Die Funktion "Korrektur anfordern" ermöglicht eine Korrekturanforderung per E-Mail oder Aufgabe (der Modus ist einstellbar über den LEA Parameter Korrekturanforderung) an den Mitarbeiter, der die Leistung erfasst hat. Die Funktion ist auch für unvollständige Leistungen ausführbar, jedoch nicht möglich, wenn die Leistung bereits in einer Rechnung enthalten (bzw. umgebucht oder ausgebucht) ist. Um dem Mitarbeiter mitzuteilen, welche Änderung erforderlich ist, öffnet sich beim Ausführen der Funktion das Fenster Korrektur anfordern.
Umbuchen	Mit der Funktion "Umbuchung" wird die zuvor markierte Leistung umgebucht (z. B. auf einen anderen Kunden, auf eine/n andere/ Tätigkeit/Artikel etc.). Dazu öffnet sich das Fenster Umbuchungsmanager (Leistungserfassung). Bitte beachten Sie dort die entsprechende Hilfe zum Fenster, da eine Vielzahl von Einstellungen den Umbuchungsvorgang beeinflusst. Diese Funktion steht erst zur Verfügung, wenn die Leistung autorisiert ist. Vorher können Leistungen noch im herkömmlichen Bearbeitungsmodus mit F6 korrigiert werden. Sobald sich die Leistung aktuell in einer Honorarnote befindet oder ausgebucht ist, ist eine Umbuchung über diesen Weg nicht mehr möglich. In diesen Fällen ist die Funktion inaktiv - in der Statuszeile unterhalb wird eine Begründung angezeigt, warum ein Ausführen der Funktion nicht zulässig ist (siehe Hinweis). Mögliche Gründe könnten somit sein: Leistung ist nicht autorisiert Leistung kann nicht mehr verändert werden, da sich diese bereits in einer Honorarnote befindet Leistung kann nicht mehr verändert werden, da sie bereits fakturiert ist Leistung wurde bereits abgerechnet und storniert Einen Hinweis auf den derzeitigen Status der Leistung liefert Ihnen auch die Funktion Verrechnungsstatus. Eine Umbuchung kann nicht rückgängig gemacht werden. Es ist jedoch möglich, bereits umgebuchte Leistungen nochmalig (auf die ursprünglichen Leistungsbestandteile) umzubuchen. Jeder Umbuchungsvorgang wird im System gespeichert und kann unter Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Weitere Funktionen → Umbuchungen recherchiert werden. Möchten Sie den Verlauf einer konkreten, bereits umgebuchten Leistung nachvollziehen, verwenden Sie die Funktion Umbuchungsprotokoll.
Text bearbeiten	Die Funktion "Text bearbeiten" ermöglicht die Bearbeitung des Leistungstextes, indem sich das Fenster Text bearbeiten öffnet. Die Funktion "Text bearbeiten" ist nicht mit dem normalen Bearbeiten (Funktion F6 "Bearbeiten") einer Leistung gleichzusetzen. Sie ist beispielsweise auch bei einer bereits autorisierten Leistung erlaubt, sofern sich diese noch nicht in einer Honorarnote bzw. einem Auftrag (WWS) befindet. Aus diesem Grund werden auch nicht sämtliche Prüfungen für Leistungen durchlaufen bzw. Meldungen ausgegeben, die beim normalen Bearbeiten einer Leistung aufschlagen würden.
Fox-Text	Die Funktion "Fox-Text" ermöglicht in der Leistungserfassung die Übergabe des erfassten Leistungstextes aus dem Feld Text (bzw. Kurztext) an die KI-Funktion Fox-Text. Die Funktion gibt Ihnen als Ergebnis sofort den KI-generierten und sprachlich optimierten Text in das Feld Text (bzw. Kurztext) zurück. Beachten Sie: Die Übersetzung / das Lektorat des Leistungstextes findet ohne weiteren Zwischenschritt statt. Sie können das Ergebnis also nicht vorab kontrollieren bzw. entscheiden, ob Sie das Ergebnis übernehmen wollen oder bei Ihrem Text bleiben möchten. Die KI-generierte Änderung des Leistungstextes kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Funktion ist für eine oder mehrere Leistungen gleichzeitig ausführbar und bietet die Einzelfunktionen "Übersetzen" und "Lektorieren". Die KI-Funktion Fox-Text unterstützt Sie, damit für den Kunden passende Texte ohne inhaltliche Veränderung formuliert werden und dabei eine korrekte Rechtschreibung/Grammatik und ein einheitlicher Stil angewendet wird, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter die Leistung erfasst hat. Übersetzen Das KI-System übersetzt den Text in die gewünschte Sprache (falls gewünscht auch unter Berücksichtigung des Text-Styleguides) - geben Sie dazu die gewünschte Zielsprache bekannt. Generelle Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Kapitel Wie übersetze ich Texte in eine andere Sprache? der Themendokumentation KI-Funktionen in der NTCS. Beim Ausführen dieser Funktion wird Ihnen der Text-Styleguide "LEA Leistungstexte" vorgeschlagen. Dieser Standard wird automatisch für die LEA mitausgeliefert. Lektorieren Das KI-System prüft den Text auf Rechtschreibung, Grammatik und Stil (falls gewünscht auch unter Berücksichtigung des Text-Styleguides) und wendet den Korrekturvorschlag sofort an. Generelle Informationen zu dieser Funktion finden Sie im Kapitel Wie lektoriere ich Texte? der Themendokumentation KI-Funktionen in der NTCS.  Beim Ausführen dieser Funktion wird Ihnen der Text-Styleguide "LEA Leistungstexte" vorgeschlagen. Dieser Standard wird automatisch für die LEA mitausgeliefert. Für die Nutzung dieser Funktion müssen Sie die Lizenz "BMD KI-Basislizenz" (Lizenzpaket 576) besitzen sowie die Berechtigung "Fox-Text" (Nummer: 47462; Name: MCS_MDLEISTUNGMGR_FOXTEXT) freigegeben haben. Nähere Informationen zur KI-Funktion generell finden Sie im Kapitel BMD Fox-Text: Professionelle Textverarbeitung und mehr der Themendokumentation KI-Funktionen in der NTCS. Die Funktion "Fox-Text" ist nicht mit dem normalen Bearbeiten (Funktion F6 "Bearbeiten") einer Leistung gleichzusetzen. Sie ist beispielsweise auch bei einer bereits autorisierten Leistung erlaubt, sofern sich diese noch nicht in einer Honorarnote bzw. einem Auftrag (WWS) befindet. Somit ist die Funktion immer dann für eine Leistung ausführbar, wenn auch die Funktion Text bearbeiten in diesem Status zulässig ist. Beachten Sie, dass aus diesem Grund auch die Berechtigungen beider Funktionen gleich gesetzt werden sollten (entweder beide Berechtigungen erlaubt oder beide Berechtigungen nicht erlaubt). Wie bei der Funktion Text bearbeiten werden im Zuge der Funktion "Fox-Text" nicht sämtliche Prüfungen für Leistungen durchlaufen bzw. Meldungen ausgegeben, die beim normalen Bearbeiten einer Leistung aufschlagen würden.
Ressourcen zuordnen	Die Funktion "Ressourcen zuordnen" ermöglicht es, zur markierten Leistung Ressourcen zuzuordnen, indem sich das Fenster Ressourcen zuordnen öffnet. Diese Zuordnung erzeugt automatisch Barauslagen, welche dem Kunden weiterverrechnet werden können (siehe Thema Anbindung an die Ressourcen).
Besprechungsprotokoll öffnen	Das Besprechungsprotokoll der markierten Leistung kann mit der Funktion "Besprechungsprotokoll öffnen" direkt geöffnet werden. Weitere Informationen zum Besprechungsprotokoll auf der Leistung finden Sie in der Hilfe zum Feld Besprechungsprotokoll.
Zusatzmengen erfassen    Dienstreisen erfassen	Diese Funktion ermöglicht es, für die markierte Leistung im Fenster Zusatzmengen erfassen Zusatzmengen zu erfassen. Dort muss je Artikel nur mehr die Menge und/oder der Preis eingegeben werden. Dies erspart die neuerliche Eingabe von Kunde, Projekt, Bezugszeitraum und Leistungstext. Alternativ dazu (geregelt über den CRM Parameter Zusatzmengen zur Leistung erfassen) kann hier die komplexere Form, das Fenster Dienstreisen erfassen (Paket LOHN), aufgerufen werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Thema Anbindung an die Dienstreiseerfassung.
DMS	Die Beschreibung der Funktionen zur Dokumentenzuordnung finden Sie unter Dokumentenzuordnung - Funktionen. Hinweis  Die Zuordnung von Dokumenten zu einer Leistung kann auch beeinflusst werden, wenn der Tag bereits abgeschlossen und autorisiert worden ist. Es ist unerheblich, in welchem Leistungsstatus sich die Leistung befindet. Für Dokumentenzuordnungen zu Barauslagen aus der ER-Kontrolle bzw. aus dem Buchen gilt, dass diese niemals in der Leistungserfassung, sondern ausschließlich im Ursprungsfenster (ER-Kontrolle, Buchen) geändert werden können.

Ansicht

Zeilenverrechnungsdaten

Mit der Funktion "Zeilenverrechnungsdaten" können Buchungszeilen, Dienstnehmer, Postkosten, Lizenzgebühren und Abfragekosten, die über die Zeilenverrechnung in die Leistungserfassung übernommen worden sind, in den Fenstern der Leistungserfassung ein-/ausgeblendet werden. Bei Deaktivierung werden alle Leistungen ausgeblendet, bei denen das Leistungsfeld Typ darauf verweist, dass die Leistung aufgrund der Zeilenverrechnung entstanden ist. Wenn Daten ausgeblendet werden, dann hat dies jedoch keine Auswirkungen auf den Tagesabschluss, die Autorisierung oder die Fakturierung - es handelt sich lediglich um eine Anzeigeeinstellung. Wird die Funktion deaktiviert, so werden die Zeilenverrechnungsdaten in keinem der unterhalb aufgeführten Leistungserfassungsfenster mehr angezeigt. Die Einstellung, ob die Zeilenverrechnungsdaten sichtbar sind, wird in folgenden Fenstern immer gleichgehalten und je NTCS Benutzer gespeichert: Leistungserfassung - Leistungserfassung - Tageserfassung Leistungsübersicht Barauslagen Leistungserfassung - Tagesabschluss/Autorisierung - Tagesabschluss Mitarbeiter Tagesabschluss Geschäftsführung Tagesabschluss Abteilungsleitung Tagesabschluss Abteilung In der BMD Web Leistungserfassung ist diese Funktionalität nicht vorhanden.

Ausdruck

Auswertung

Die Funktion "Auswertung" öffnet das Fenster Auswertung. Über diese Funktion können Sie für bestimmte Mitarbeiter mit Einschränkung auf einen bestimmten Leistungszeitraum Auswertungen des Auswertungstyps "Arbeitsberichte" ausdrucken. Nähere Informationen zu den Auswertungen selbst erhalten Sie in der Fensterhilfe LEA Auswertungen.

Extras

Leistungsübersicht	Die Funktion "Leistungsübersicht" öffnet die Leistungsübersicht, wobei der Mitarbeiter des aktuell markierten Tages in das Einstiegsfeld "Mitarbeiter" der Leistungsübersicht fix übergeben wird.
Gegenstandswerte	Die Funktion "Gegenstandswerte" öffnet das Fenster Gegenstandswerte und ist ausschließlich in der deutschen Gebührenabrechnung verfügbar. Näheres dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Gegenstandswerte und in der Themenhilfe Gebührenabrechnung nach Rechnungsvorlagen (Deutschland).
Leistung überprüfen	Die Funktion "Leistung überprüfen" überprüft die markierte Leistung auf Vollständigkeit. Eine Leistung ist vollständig (besitzt das Symbol "Häkchen"  in der Spalte Korrekt), wenn alle benötigten Leistungsbestandteile auf der Leistung vorhanden sind. Nicht korrekte, unvollständige Leistungen werden in hellgrauer Schriftfarbe dargestellt, um sie von korrekten Leistungen (schwarz dargestellt) zu unterscheiden. Führen Sie die Funktion aus, werden folgende Leistungsbestandteile jedenfalls geprüft: Kunde Stunden bei Leistungen mit Tätigkeit, Barauslagen bei Leistungen mit Artikel Tätigkeitsgruppe Tätigkeit/Artikel Der Bezugszeitraum wird in die Prüfung miteinbezogen, wenn es sich beim Bezugszeitraum um eine Pflichteingabe handelt. Dies wird über das Feld Eingabe Bezugszeitraum in den Stammdaten des Artikel bzw. der Tätigkeit der Leistung gesteuert. Außerdem erhalten Sie im Rahmen der Prüfung einen Hinweis, wenn es sich bei der betroffenen Leistung um eine Stoppuhr-Leistung handelt, die im Fenster Stoppuhr noch aktiv ist. Fehlt der Leistung eine Mengeneingabe für Folgeartikel, wird dies ebenfalls in der Prüfung ausgewiesen, falls es sich per Definition um einen Pflichtbestandteil handelt, damit der Folgeartikel (LEA) korrekt erzeugt werden kann. Fehlt zur Leistung eine per Definition verpflichtende Erfassung von Zusatzmengen, so wird dies ebenfalls in der Prüfung berücksichtigt. Dies wird über das Feld Pflichteingabe Zusatzmengen in den Stammdaten einer Tätigkeit definiert. Des Weiteren ist auch für korrekte Leistungen ersichtlich, wann und von welchem Benutzer der aktuell markierte Tag abgeschlossen und wann die aktuell markierte Leistung autorisiert worden ist. Ebenso wird geprüft, ob eine Leistung mit Artikel eine Von-Zeit oder eine Bis-Zeit aufweist. Bei der manuellen Erfassung wird dieser Fall unterbunden, aber durch einen Import könnte diese Situation auftreten (siehe Themendokumentation Leistungen importieren). Die Nachbearbeitung einer Leistung mit Artikel wird für die Spalten Von Zeit und Bis Zeit unterbunden. Die Zeiten lassen sich also nicht entfernen, weshalb hier nur mehr das manuelle Löschen und korrekte Neuerfassen der betroffenen Leistung möglich ist.
Verrechnungsstatus ermitteln	Die Funktion "Verrechnungsstatus ermitteln" überprüft, in welchem Verrechnungsstatus sich die markierte Leistung befindet. Ist die Leistung noch nicht in einer Honorarnote enthalten, bringt das Programm eine Meldung, dass die Leistung in keiner Honorarnote ist. Befindet sich die Leistung bereits in einer Honorarnote, öffnet das Programm an dieser Stelle die betreffende Honorarnote zur Ansicht. Handelt es sich um eine ausgebuchte Leistung, wird eine Meldung ausgegeben, wann und von welchem Benutzer die Ausbuchung vorgenommen worden ist. Hinweis Die Information, in welchem Status sich eine Leistung aktuell befindet, können Sie auch schnell im Feld Status der Leistung ablesen. Im Hinweistext des Feldes erhalten Sie die Kurzbeschreibung des angezeigten Symbols (z. B. "fakturiert", "Ausbuchung"). Nähere Informationen zum Feld und zu den Symbolen finden Sie in der Feldhilfe.
Stundensatzursprung	Mit der Funktion "Stundensatzursprung" kann nachvollzogen werden, wie sich der Verrechnungssatz bzw. der Verrechnungspreis der aktuell markierten Leistung ermitteln würde. Sie erhalten eine Meldung mit Informationen, woher die Leistung ihren Verrechnungssatz bzw. Verrechnungspreis bezieht. Wird eine Stundenleistung aufgrund des LEA Parameters Automatische Bewertung von nicht verrechenbaren Leistungen mit null bewertet, führt die Meldung den tatsächlich aufgefundenen Stundensatz an und gibt aber auch in Klammer an, dass die Leistung nicht bewertet worden ist. Achtung: Diese Meldung zeigt nicht an, wie sich der Honorarbetrag dieser Leistung zusammensetzt - es könnten beispielsweise Nachlässe verwendet worden sein. Angezeigt wird ausschließlich jener Stundensatz/Artikelpreis, der in den Stundensätzen bzw. Artikelpreisen für die Leistung aktuell gültig wäre. Dabei wird aber außer Acht gelassen, ob für den Verrechnungspreis eine Preisstaffel zur Anwendung kommt - sprich, ein für die Leistung ermittelter Staffelpreis wird hier niemals angezeigt.
Arbeitsgänge	Die Funktion "Arbeitsgänge" wechselt in die Verwaltung der Arbeitsgänge.
Arbeitsgang fertig setzen	Diese Funktion setzt jenen Arbeitsgang auf den Status "Fertig", zu welchem die markierte Leistung entsprechend den Arbeitsgangregeln gehört. Den erfolgreichen Abschluss der Funktion zeigt eine Meldung an (Arbeitsgang erfolgreich auf "fertig" gesetzt). Diese Funktion kann dementsprechend nur für offene Arbeitsgänge ausgeführt werden. Hat also ein Arbeitsgang bereits den Status "fertig", wird auch dieser Umstand über eine Meldung angezeigt.
ER-Kontrolle	Die Funktion "ER-Kontrolle" öffnet die Eingangsrechnung, unter der die markierte Barauslage erfasst worden ist. Ist diese Funktion nicht aktiv, so ist die Barauslage nicht über die ER-Kontrolle angelegt worden oder der ausführende Benutzer hat keine Berechtigung, diese Funktion auszuführen. Näheres zu diesem Thema finden Sie in der Hilfe zum Fenster Barauslagen (LEA-Verbuchung aus Buchen/ER-Kontrolle).
Umbuchungsprotokoll	Mit der Funktion "Umbuchungsprotokoll" öffnen Sie das Fenster Umbuchungsprotokoll, in welchem Sie für die zuvor markierte Leistung auf einen Blick nachvollziehen können, von welcher Vorgänger-Leistung die aktuelle Leistung aus umgebucht worden ist. Ist die Leistung nicht durch eine Umbuchung entstanden, erhalten Sie den Hinweis "In der Auswahl befinden sich keine umgebuchten Leistungen!".

 

Hinweis 

In diesem Bereich wird bei inaktiven Funktionen in der Statuszeile unterhalb eine Begründung angezeigt, warum ein Ausführen dieser Funktion nicht zulässig ist. Zum Beispiel ist die Funktion "Bearbeiten" nicht möglich, wenn diese Leistung bereits autorisiert ist. Eine Begründung wird dann wie im Bild unterhalb dargestellt.

 Standardfeldauswahl Leistungen

Zeitbuchungen

Achtung!

Mitarbeiterbezogen regelt das Feld Anzeige Zeiterfassung am Mitarbeiterstamm, ob Zeitbuchungen bei diesem Mitarbeiter angezeigt werden. Wenn ja, wird über das Feld weiters geregelt, ob der Mitarbeiter nur Leistungen in Restzeithöhe erfassen darf. Wenn nein (Ausprägung "Keine Anzeige"), weist folgender Hinweis darauf hin: Denselben Hinweis im Bereich erhalten Sie auch beim Wechsel auf einen Mitarbeiter, für dessen Zeitbuchungen der aktuelle Benutzer laut der Berechtigung für Mitarbeiterdaten "Zeitbuchungen auswerten" nicht berechtigt ist.

Standardfeldauswahl Zeitbuchungen

 Standardfeldauswahl Zeitbuchungen

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Zeitbuchungen bearbeiten

Diese Funktion steht in diesem Fenster zur Bearbeitung der angezeigten Zeitbuchungen zur Verfügung und öffnet das Fenster Zeitbuchungen bearbeiten des betroffenen Mitarbeiters am betroffenen Tag.

Sobald Zeitbuchungen am aktuellen Tag vorhanden sind, werden unterhalb der eigentlichen Zeitbuchungen folgende Informationen angezeigt:

Gesamt	Gesamtstunden der Zeitbuchungen. Damit hat der Mitarbeiter jene Stundenanzahl zur Verfügung, welche er in seinen Leistungen aufzeichnen darf. Stunden aus Zeitbuchungen werden daher nur zum Gesamtwert gerechnet, wenn diese auf eine Zeitbuchungsart mit Saldo-Kennzeichen "Zur Istzeit" oder "Kombination mit Umrechnungsfaktor" gebucht wurden.
Restzeit	Gesamtstunden minus den Stunden, für welche bereits entsprechende Leistungen vorhanden sind. Dabei werden nur Stunden aus Leistungen abgezogen, welche nicht auf eine Tätigkeit mit dem Leistungstyp "Zeitausgleich" erfasst sind (siehe Hintergrundinfo Empfehlung Erfassen Zeitausgleich).

Achtung!

Eine Zeitbuchung wird am aktuellen (!) Tag weder bei Gesamtzeit noch bei der Restzeit mitgerechnet, wenn auf der zugehörigen Zeitbuchungsart das Feld Von Restzeit abziehen aktiviert wurde. Derartige Zeitbuchungen werden im Normalfall automatisch von der Zeiterfassung in die Leistungserfassung übergeleitet (z. B. Arzt) - oft im Zusammenhang mit dem LEA Parameter Zeitbuchungen vor Tagesabschluss importieren. Der Anwender soll daran gehindert werden, diese Stunden selbst mit Leistungen zu bebuchen; daher werden diese Stunden vorab für die automatische Anlage "reserviert". Für vergangene oder zukünftige Tage hat dieses Feld keine Auswirkung. Nähere Informationen zu der Möglichkeit, aus Zeitbuchungen Leistungen zu erstellen, finden Sie in der Themenhilfe Verbindungen zwischen den Paketen LEA und ZEIT.

Soll-/Iststunden

Hintergrundinformationen

Behandlung ausgeschiedener Mitarbeiter

Beispiel 

Die Mitarbeiterin 30 Hofer ist mit 31. Jänner aus dem Unternehmen ausgeschieden (Austrittsdatum 31.01.2024). Der 31. Jänner ist noch nicht abgeschlossen. Betrachtet man den Zeitraum Jänner, wird die Mitarbeiterin normal dargestellt, in Klammer das Austrittsdatum. Betrachtet man den Zeitraum Februar oder einen späteren Zeitraum, wird die Mitarbeiterin grau dargestellt, in Klammer wiederum das Austrittsdatum. Sobald alle Tage des aktiven Zeitraums abgeschlossen sind, wird die Mitarbeiterin ab dem Zeitraum Februar nicht mehr angezeigt.

• Ein ausgeschiedener Mitarbeiter wird nicht angezeigt, wenn für diesen Mitarbeiter noch keine einzige Leistung existiert und noch nie auch nur ein einziger Tag abgeschlossen war.
  
  
• Ein inaktiver Mitarbeiter, bei welchem nur das Kennzeichen Aktiv deaktiviert und kein Austrittsdatum hinterlegt worden ist, wird weiterhin in der Ansicht wie ein aktiver Mitarbeiter behandelt.
  
  

Die Überprüfung der relevanten Tage, also ob für einen (ausgeschiedenen) Mitarbeiter alle möglichen Tage abgeschlossen worden sind, erfolgt immer anhand der Stammdaten des Mitarbeiters. Konkret sind folgende Felder ausschlaggebend für eine korrekte Ermittlung: Felder Ersteintrittsdatum, Eintrittsdatum und Austrittsdatum des Mitarbeiterstamms Felder Beginn, Ende und Ruhendstatus aller Dienstverhältnisse des betroffenen Mitarbeiters Felder Gültig ab sowie Gültig bis aller historischen Daten aller Dienstverhältnisse des betroffenen Mitarbeiters

Hinweis Maßnahmen Mitarbeiteraustritt

Beim Austritt eines Mitarbeiters erhalten Sie nach der Eingabe eines Austrittsdatums am Mitarbeiterstamm im Fenster Austritt/Deaktivieren Mitarbeiter einen Hinweis, wenn für den Mitarbeiter nicht abgeschlossene Tage gefunden werden. Mit Doppelklick auf die Zeile öffnet sich das Fenster Tagesabschluss Mitarbeiter, in dem Sie die betroffenen Tage wie gewohnt abschließen können.   Wenn der Austritt durch andere Aktionen (z. B. aus anderen Programmteilen) nicht verhindert wird, kann der Mitarbeiter trotz des Hinweises auf nicht abgeschlossene Tage austreten. In diesem Fall erscheint die Schaltfläche "Fortfahren" unten im Fenster und Sie können den Austritt ohne weitere Maßnahmen durchführen. Der Hinweis erscheint nicht, wenn es sich um einen fiktiven Mitarbeiter handelt (Kennzeichen Fiktiv am Mitarbeiterstamm aktiviert), wenn das Feld Leistungserfassung am Mitarbeiterstamm deaktiviert ist oder wenn noch nie Leistungen für den betroffenen Mitarbeiter erfasst worden sind.

Tagesabschluss-Übersicht ohne Soll-Ist-Vergleich

Dafür zeigt das Leistungssymbol  an, ob an diesem Tag Leistungen vorhanden sind. Die Legende der Symbole erweitert sich in diesem Fall um das Symbol  für "Leistungen vorhanden".

Beispiel 

Option "Mit Soll-Ist-Vergleich" Option "Ohne Soll-Ist-Vergleich"

Tagesabschluss-Listen exportieren

• Die Spalte V enthält in Excel den Wert "0" für "Vormonate noch nicht korrekt abgeschlossen" (entspricht in der Tagesabschluss-Liste dem Symbol "x" ).
  Der Wert "1" für "Vormonat korrekt abgeschlossen" entspricht somit dem Symbol "Häkchen" .
  
  
• Die Spalten der einzelnen Tage enthalten jeweils einen drei Zeichen langen Text. 
  Das erste Zeichen steht für "Leistungen vorhanden": Der Punkt "." bedeutet "keine Leistungen vorhanden", ein "L" bedeutet "Leistungen vorhanden".
  Das zweite Zeichen beschreibt den Tagesabschluss-Status: Der Punkt "." bedeutet "kein Tagesabschluss vorhanden", ein "T" bedeutet "Tagesabschluss vorhanden".
  Das dritte Zeichen beschreibt den Autorisierungs-Status: Der Punkt "." bedeutet "keine Autorisierung vorhanden", eine "1" bedeutet "Autorisierung teilweise vorhanden" und eine "2" bedeutet "Autorisierung vollständig vorhanden". 
  

Beispiel    Tagesabschluss Mitarbeiter: Liste exportieren

In folgendem Beispiel sehen Sie die Excel-Datei, die aus dem Export der Tagesabschluss-Mitarbeiter-Liste resultiert: Einige konkrete Beispiele zur Interpretation der Werte:  ...  Keine Leistungen vorhanden, kein Tagesabschluss vorhanden, keine Autorisierung vorhanden  L..  Leistungen vorhanden, kein Tagesabschluss vorhanden, Leistungen nicht autorisiert  L.1  Leistungen vorhanden, kein Tagesabschluss vorhanden, Leistungen teilweise autorisiert  LT.  Leistungen vorhanden, Tagesabschluss vorhanden, Leistungen nicht autorisiert  LT2  Leistungen vorhanden, Tagesabschluss vorhanden, Leistungen vollständig autorisiert

Protokollierung: Tagesabschluss und Autorisierung

• In den Fenstern der Leistungserfassung und des Tagesabschlusses
• Im Fenster Honorarnoten aufbereiten, wenn die Leistungen in diesem Zuge autorisiert werden (LEA Parameter Leistungen autorisieren)
• Beim Hinzufügen von offenen, noch nicht autorisierten Leistungen in der Rechnungsbearbeitung
• Beim Leistungen importieren an bereits abgeschlossenen und autorisierten Tagen

• Die Anzahl der angezeigten Mitarbeiter der Tagesabschluss-Liste beim Start der jeweiligen Funktion
  
• Erfolgreich abgeschlossene bzw. autorisierte Tage bzw. Zeiträume je Mitarbeiter
  
• Gescheiterte Tagesabschluss- oder Autorisierungsversuche mit Begründung

Detaillierte Informationen zur Verwendung der Autorisierungsfunktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel Leistungen autorisieren (je Mitarbeiter).

Siehe auch: Tageserfassung LEA Tagesabschluss und Autorisierung Tagesabschluss Geschäftsführung Tagesabschluss Abteilungsleitung Tagesabschluss Abteilung Stapel Leistungen autorisieren (je Mitarbeiter) Mitarbeiter LEA Parameter  Lernvideo: Wie setze ich den Tagesabschluss und warum benötigt man diesen?

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