Leistung auf mehrere Mitarbeiter verteilen
Grundlegende Informationen zu der Leistungserfassung finden Sie unter Tageserfassung oder unter Projektleistungserfassung.4.6. Verteilte Leistungen in Kombination mit der Leistungsverrechnung bei zentraler Projekterfassung
Überblick
Die Leistungsverteilung ermöglicht es, eine Leistung auf mehrere Mitarbeiter zu verteilen. Dadurch können wiederkehrende Einträge effizient und fehlerfrei erfasst werden. Neben der klassischen Anwendung in den Leistungserfassungsfenstern wie z. B. Tageserfassung, Einzelerfassung, Barauslagen, Projektleistungserfassung berücksichtigt das System auch Zugriffsrechte, Vorschlagswerte sowie ein transparentes Anzeigeverhalten.
Die Verteilung starten Sie direkt aus der gewünschten Leistung heraus über das Feld Ma-Nr über die Funktion F8 
. Anschließend öffnet sich das Fenster "Mitarbeiter auswählen", in dem sie die zusätzlichen Mitarbeiter festlegen, auf die die Leistung verteilt werden soll.
. Anschließend öffnet sich das Fenster "Mitarbeiter auswählen", in dem sie die zusätzlichen Mitarbeiter festlegen, auf die die Leistung verteilt werden soll.
Dabei ist es irrelevant, ob die Verteilung bei der erstmaligen Erfassung oder bei der nachträglichen Bearbeitung der Leistung aufgerufen wird. Wichtig ist jedoch, dass vor oder nach dem Aufruf der F8-Funktion jedenfalls ein Mitarbeiter in das Feld Ma-Nr eingetragen wird (nachfolgend "Quell-Mitarbeiter" genannt).
Hinweis
 | Bei Leistungen, die auf mehrere Mitarbeiter verteilt sind, wird das Feld Leistungsdatum gesperrt, um weitreichende Konflikte in der Leistungserfassung zu vermeiden. |
Hinweis
| Projektleistungserfassung: Im Fenster Projektleistungserfassung können über die F8-Funktion im Einstiegsfeld Mitarbeiter ebenfalls mehrere Mitarbeiter ausgewählt werden. Diese werden dann bei der Neuanlage einer Leistung unter der Voraussetzung, dass die Berechtigungsprüfung (Berechtigungen für Mitarbeiterdaten) korrekt sind, herangezogen. |
Hinweis
| Projektwochenerfassung: In der Projektwochenerfassung werden die Mitarbeiter, auf welche die Leistung verteilt werden soll, ausschließlich über die F8-Funktion im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" definiert. Ersichtlich ist das sofort am Eintrag "Tabelle" im Einstiegsfeld. Bei der Erfassung einer neuen Wochenzeile wird die Tabelle als Vorschlag in das Feld Ma-Nr übergeben, wobei hier in diesem Fall nicht mehr der Eintrag "Tabelle", sondern der Eintrag "Gruppe" darauf hinweist, dass die Zeile für mehrere Mitarbeiter erfasst wird und somit einer Verteilung unterliegt. Dieser Vorschlag kann, wenn gewünscht, noch direkt über die F8-Funktion im Feld Ma-Nr auf der Wochenzeile angepasst werden. Die speziellen Funktionalitäten rund um diese "Gruppe" sind ausführlich in der Fensterhilfe der Projektwochenerfassung und speziell unter Erfassung von Leistungen für eine Gruppe von Mitarbeitern beschrieben. |
Hinweis
| Wochenerfassung und Stoppuhr: Ausnahmen gibt es hier einerseits in der Wochenerfassung und andererseits in der Stoppuhr. Hier kann sinngemäß immer nur ein Mitarbeiter für die Erfassung von Leistungen ausgewählt werden. |
Berechtigungsprüfung (Berechtigungen für Mitarbeiterdaten)
Bei der Nutzung der Suchfunktion F4 und Zuordnungsfunktion F8 in folgenden Feldern werden die erforderlichen Berechtigungen für Mitarbeiterdaten bereits bei der Auswahl der Mitarbeiter geprüft:
- Im Einstiegsfeld "Mitarbeiter": Prüfung der Berechtigung Leistungen ansehen (F8-Funktion ist nur in der Projektleistungserfassung und in der Projektwochenerfassung vorhanden)
- Im Feld "Ma-Nr" der Leistung: Prüfung der Berechtigung Leistungen bearbeiten
Verhalten bei eingeschränkten Berechtigungen
- Wenn eine verteilte Leistung geändert wird, aber keine Berechtigung für einzelne Mitarbeiter besteht, erscheint die Meldung "Nach einer Aktualisierung wurde festgestellt, dass dieser Datensatz nicht geändert werden darf".
- Wird eine neue Leistung mit verteilten Mitarbeitern angelegt, übernimmt das System zunächst die bestehende Verteilung des Einstiegsfelds "Mitarbeiter". Mitarbeiter ohne Bearbeitungsrechte werden automatisch entfernt und es folgt die Hinweismeldung "Sie besitzen keine Berechtigung, Leistungen folgender Mitarbeiter zu bearbeiten", in welcher auch der jeweilige Mitarbeiter angeführt ist.
- Bestehen keine Berechtigungen für andere Mitarbeiter, wird automatisch der eigene Mitarbeiter (Anwender) als Rückfallebene verwendet.
- Ist die Berechtigung "Mitarbeiter wechseln" (MCS_MDLEISTUNGMGR_CHANGEMITARB 31114) gesperrt, was sich an einem nicht editierbaren Einstiegsfeld zeigt, steht die Verteilungsfunktion F8 im Feld "Ma-Nr" nicht zur Verfügung.
Vorschlagslogik ohne Mitarbeiterauswahl (zentrale Erfassung)
Wenn im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" kein Mitarbeiter ausgewählt ist (Feld ist leer), greift das System auf die zuletzt verwendete Mitarbeitergruppe bzw. den zuletzt verwendeten Mitarbeiter zurück:
- Bei einer automatischen Neuanlage (nach dem Speichern) wird der Mitarbeiter oder die Gruppe der zuletzt bearbeiteten Leistung vorgeschlagen.
- Bei einer manuellen Neuanlage wird ebenfalls der Mitarbeiter oder die Gruppe der zuletzt bearbeiteten Leistung als Vorschlag übernommen.
Sperr- und Freigabeverhalten vom Feld "Ma-Nr" in der Projektleistungserfassung
- Sind in der Projektleistungserfassung im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" bereits mehrere Mitabeiter zugeordnet, ist die Suchfunktion (F4) im Feld "Ma-Nr" auf der Leistung gesperrt. Die Verteilungsfunktion (F8) ist vorhanden.
- Ist ein Mitarbeiter im Einstiegsfeld ausgewählt, so ist die Suchfunktion (F4) im Feld "Ma-Nr" auf der Leistung gesperrt. Die Verteilungsfunktion (F8) ist vorhanden.
- Ist das Einstiegsfeld hingegen leer, ist das Feld "Ma-Nr" auf der Leistung frei editierbar. Die Suchfunktion (F4) und die Verteilungsfunktion (F8) sind verfügbar.
Verteilung über das Feld "Ma-Nr" der Leistung
Anlage und Bearbeitung von verteilten Leistungen
Die Verteilung erfolgt ausgehend von einem Quell-Mitarbeiter auf weitere Mitarbeiter.
Beim Speichern der Leistung werden automatisch Einzelleistungen für alle zugeordneten Mitarbeiter erstellt.
Beim Speichern der Leistung werden automatisch Einzelleistungen für alle zugeordneten Mitarbeiter erstellt.
Hinweis
| Kann die Verteilung für einzelne Mitarbeiter nicht durchgeführt werden (z. B. ruhendes Dienstverhältnis, abgeschlossener Tag), erscheint beim Speichern eine entsprechende Meldung.  |
Jede verteilte Leistung erhält eine eindeutige 15-stellige ID, die im Feld Verteilt gespeichert ist.
In der Leistungsübersicht wird eine verteilte Leistung durch ein Symbol 
in der gleichnamigen Spalte gekennzeichnet. Mit der Funktion F4 auf diesem Symbol kann die ID angezeigt und für Filterungen genutzt werden.
in der gleichnamigen Spalte gekennzeichnet. Mit der Funktion F4 auf diesem Symbol kann die ID angezeigt und für Filterungen genutzt werden.Bei Änderungen einer Verteilten Leistung erfolgt eine Abfrage mit folgenden Optionen:
- "Alle Leistungen aktualisieren": Änderungen werden auf alle zugeordneten Leistungen übernommen.
- "Nur diese Leistung ändern": Die Leistung wird aus der Verteilung herausgelöst. (ID wird entfernt)
Über F8 kann die Mitarbeiterverteilung jederzeit angepasst werden. Neu hinzugefügte Mitarbeiter erhalten neue Leistungen; entfernte Mitarbeiter verlieren die entsprechenden Datensätze, sofern diese nicht abgeschlossen oder autorisiert sind.
Beim Löschen einer verteilten Leistung erfolgt eine Abfrage, ob nur diese oder alle Leistungen der Verteilung gelöscht werden sollten.
Sollte in diesem Zuge festgestellt werden, dass einzelne Leistungen dieser Gruppe nicht mehr gelöscht werden können (weil sie etwa bereits abgeschlossen oder autorisiert sind), so erscheint eine entsprechende Meldung und es werden lediglich die noch löschbaren Leistungen gelöscht.
Wenn nur eine Leistung übrig bleibt, wird die Verteilungs-ID automatisch entfernt.
Hinweis
| Bei der Neuanlage, erstmaligen Verteilung und Bearbeitung einer verteilten Leistung, wird im Feld "Ma-Nr" der Leistung vor dem Speichern der Hinweis "<Gruppe>" angezeigt. Nach dem Speichern erscheint der jeweilige Mitarbeiter der Einzelleistung. |
Kopieren und Einfügen von verteilten Leistungen
Verteilte Leistungen können inklusive Verteilung kopiert und eingefügt werden.
Beim Einfügen erscheint eine Abfrage, ob die Verteilung übernommen werden soll.
- Der im Einstiegsfeld ausgewählte Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiter zu dem die Leistung kopiert wird, wird zum neuen Quell-Mitarbeiter.
- Der Kreis der verteilten Mitarbeiter bleibt erhalten.
- Wird die Leistung auf einen anderen Mitarbeiter eingefügt, der nicht Teil der ursprünglichen Verteilung war, ersetzt dieser den bisherigen Quell-Mitarbeiter.
- Damit wird verhindert, dass Leistungen doppelt bei einem Mitarbeiter angelegt werden.
Verteilte Leistungen mit Zusatzmengen
Bei verteilten Leistungen mit Zusatzmengen (siehe Zusatzmengen erfassen) gilt:
- Zusatzmengen werden nicht automatisch auf andere Mitarbeiter verteilt.
- Leistungen mit bestehenden Zusatzmengen können verteilt werden, die Zusatzmengen bleiben beim Quell-Mitarbeiter.
- Beim Löschen einer verteilten Leistung mit Zusatzmengen kann entschieden werden, ob die Zusatzmengen mitgelöscht werden.
- Wenn Zusatzmengen nachträglich verteilt worden sind, ist eine gemeinsame Löschung nicht mehr möglich.
- Beim Kopieren einer verteilten Leistung mit Zusatzmengen werden nur die Leistungen, nicht die Zusatzmengen kopiert.
Ressourcen bei Mitarbeiterverteilung
Leistungen, die auf mehrere Mitarbeiter verteilt sind (erkennbar am Feld Verteilt auf der Leistung), können keine Ressourcen zugeordnet werden. Die Menüfunktion Ressourcen zuordnen ist deaktiviert und in der Statuszeile erscheint der Hinweis, dass keine Ressorucen zu Leistungen mit Mitarbeiterverteilung zugeordnet werden können.
Umgekehrt kann eine Leistung mit zugeordneten Ressourcen nicht mehr verteilt werden, in diesem Fall wird die Funktion F8 im Feld "Ma-Nr" ausgeblendet.
KI-Favoriten mit verteilten Leistungen
Eine auf der Quell-Leistung bestehende Verteilung wird auf dem KI-Favoriten gemerkt und bei der Übernahme des KI-Favoriten auf die neue Leistung übergeben. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die genauen Regeln für die Übernahme, welche in der Themenhilfe zu den KI-Favoriten angeführt sind.
Verteilte Leistungen in Kombination mit der Leistungsverrechnung bei zentraler Projekterfassung
Eine Kombination von verteilten Leistungen und den Einstellungen aus der Themendokumentation Steuerung der Leistungsverrechnung bei zentraler Projekterfassung kann zu einer unerwünschten Ermittlung des Leistungskunden bei den einzelnen Mitarbeitern auf deren Leistung führen.
Die Verrechnungsfirma wird anhand der Projektstammdaten ermittelt, z. B. die DV-Firma des ausgewählten Mitarbeiters.
Allerdings wird der Leistungskunde nur für den ersten ausgewählten Mitarbeiter anhand der DV-Firma korrekt ermittelt. Für die restlichen Mitarbeiter wird derselbe Kunde vorgeschlagen.
In solchen Fällen sollte die Leistung nicht auf mehrere Mitarbeiter verteilt erfasst werden. Stattdessen empfiehlt es sich, die Leistungen für jeden Mitarbeiter separat zu erfassen.
Grundsätzlich ist der Leistungskunde direkt auf der Leistung nur als Vorschlag zu sehen und kann manuell überschrieben werden.
Bitte kontrollieren Sie die verteilten Leistungen im Detail.
