Stoppuhr
Grundlegende Informationen zur Leistungserfassung finden Sie unter Tageserfassung
Leistungserfassung → Leistungserfassung → Stoppuhr Das Fenster "Stoppuhr" ermöglicht eine minutengenaue Protokollierung der Zeit, um diese anschließend für die Leistungserfassung zu verwenden. Die Stoppuhr dient dabei zum Stoppen und Starten von Zeitprotokollen für Leistungen, wenn für unterschiedliche Kunden/Projekte abwechselnd gearbeitet wird, um die Leistungserfassung einfacher zu gestalten.
Diese Funktionalität steht ebenfalls im BMD Web und BMD Mobile zur Verfügung.
Hinweis
 | Das Fenster kann mit der Fensterfunktion "als eigenständiges Fenster" (einstellbar im Burger-Menü unter der Gruppe "Fenster") herausgelöst und beispielsweise auf einen zweiten Bildschirm verschoben werden. So ist es Ihnen möglich, das Fenster zum Stoppen und Starten von Leistungen zu verwenden und immer im Blick zu haben sowie gleichzeitig in der NTCS in anderen Fenstern weiterzuarbeiten. |
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Hier sehen Sie eine Anzeige jenes Mitarbeiters, mit welchem Sie das Fenster gestartet haben (Ermittlung über User-ID). Es besteht hier keine Möglichkeit, die Ansicht auf einen anderen Mitarbeiter umzuschalten, darum ist dieser Bereich im Standard eingeklappt.
Im Unterschied zu den anderen Fenstern der Leistungserfassung können Sie in diesem Fenster auch nicht auf ein anderes Datum wechseln. Sie sehen immer das aktuelle Tagesdatum.
Stoppuhr
In diesem Bereich sehen Sie sämtliche Leistungen aus Zeitprotokollen (= Zeitaufzeichnungen), welche mittels Stoppuhr für diesen Tag bisher aufgezeichnet worden sind. Leistungen, welche in anderen Fenstern der Leistungserfassung (z. B. Tageserfassung) entstanden sind, werden Ihnen hier nicht angezeigt.
Hinweis
| Die Leistungen werden automatisch aufsteigend nach dem Erstelldatum sortiert dargestellt. |
Ablauf
Beim Öffnen des Fensters wird über den LEA Parameter Bei Stoppuhr-Start Zeitnehmung beginnen gesteuert, ob automatisch eine neue Zeitaufzeichnung durch den sofortigen Start der Stoppuhr begonnen werden soll (siehe Funktion Start). Dabei ist auch die erweiterte Variante möglich, dass dieses Zeitprotokoll auch in den Bearbeitungsmodus (siehe Funktion Bearbeiten) versetzt wird, um sofort die wesentlichen Leistungsdaten ergänzen zu können.
Im Fenstertitel können Sie ablesen, ab welchem Zeitpunkt die Aufzeichnung aktiv ist. Auch in die Spalte Von Zeit wird die Zeit richtig eingetragen.
Anhand eines rotes Punktes im Feld "Status" erkennen Sie, dass die Stoppuhr aktiv ist.
Wird die Zeitaufzeichnung angehalten (siehe Funktion Stopp oder Stopp mit Bearbeiten), erhält die Leistung auch ihre Bis Zeit. Der Fenstertitel zeigt den Zustand der Stoppuhr ebenfalls an.
Eine angehaltene Stoppuhr erkennen Sie sofort anhand des blauen Quadrates im Feld "Status".
Mit den Funktionen werden neue Zeitaufzeichnungen begonnen oder gestoppt bzw. bestehende Zeitaufzeichnungen bearbeitet oder fortgesetzt.
Eine neue Zeitaufzeichnung kann nur gestartet werden, wenn keine andere Zeitaufzeichnung aktiv ist.
Die über die Stoppuhr aufgezeichneten Leistungen sind ebenso in den anderen Programmen der Leistungserfassung, z. B. in der Tageserfassung, ersichtlich. Da es sich in beiden Programmen um denselben Datensatz handelt, wirken sich etwaige Änderungen einer Leistung, die aufgrund der Stoppuhr entstanden ist, im Fenster "Stoppuhr" auf die Leistungen aus (und umgekehrt). In der Spalte Typ können Sie mit dem Symbol 
auf einen Blick erkennen, wenn eine Leistung über die Stoppuhr entstanden ist.
auf einen Blick erkennen, wenn eine Leistung über die Stoppuhr entstanden ist.
Mit dem LEA Parameter Bei Programmende Stoppuhr anhalten kann festgelegt werden, wie sich die Stoppuhr bei Beenden der NTCS verhalten soll. Im Standard wird die Stoppuhr auch bei Beenden der NTCS nicht angehalten. Der LEA Parameter kann wiederum über den CRM Parameter Bei Programmende Stoppuhr anhalten benutzer- bzw. firmenbezogen übersteuert werden.
Standardfeldauswahl Stoppuhr
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Bearbeiten | Diese Funktion versetzt die Leistung des markierten Zeitprotokolls in den zeilenweisen Bearbeitungsmodus, damit Leistungsdaten wie z. B. Kunde, Projekt oder Tätigkeit ergänzt werden können. Die Stoppuhr bleibt im Gegensatz zur Funktion Stopp mit Bearbeiten allerdings aktiv, die Stoppuhrfelder "Von Zeit", "Bis Zeit" und "Stunden" sind daher in diesem Bearbeitungsmodus read-only. Das verhindert, dass eine Zeitaufzeichnung einer laufenden Stoppuhr unlogisch abgeändert wird. |
 Löschen | Diese Funktion löscht die Leistung des markierten Zeitprotokolls. |
| Start | Diese Funktion startet die Stoppuhr für ein neues Zeitprotokoll. Dies ist nur möglich, wenn alle anderen Zeitprotokolle des betroffenen Mitarbeiters gestoppt worden sind. Die aktuelle Uhrzeit wird im Feld "Von Zeit" festgehalten. |
| Fortsetzen | Diese Funktion setzt die Zeitaufzeichnung der markierten Leistung fort. Dabei wird Zeit der "Bis Zeit" dieses Zeitprotokolls wieder entfernt und die Stoppuhr aktiv gesetzt. Ist der LEA Parameter Zeitnehmung fortsetzen mit der Ausprägung "Nein" deaktiviert, so kann diese Funktion nicht genutzt werden. |
| Stopp | Diese Funktion stoppt die Zeitaufzeichnung der markierten Leistung, dabei wird die aktuelle Uhrzeit im Feld "Bis Zeit" festgehalten. Die Stoppuhr wird angehalten. |
| Stopp mit Bearbeiten | Diese Funktion stoppt die Zeitaufzeichnung der markierten Leistung, dabei wird die aktuelle Uhrzeit im Feld "Bis Zeit" festgehalten. Zugleich versetzt diese Funktion die Leistung des markierten Zeitprotokolls in den zeilenweisen Bearbeitungsmodus. Im Unterschied zur Funktion Bearbeiten können mit dieser Funktion nicht nur die Leistungsdaten wie z. B. Kunde, Projekt oder Tätigkeit bearbeitet werden, sondern auch die Stoppuhrfelder "Von Zeit", "Bis Zeit" und "Stunden". Das ist hier möglich, da die Stoppuhr zu diesem Zeitpunkt angehalten ist. |
 Vorlagen | Über diese Funktion können jene Vorlagen aufgerufen werden, die im Fenster Leistungsvorlagen unter Leistungserfassung → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Leistungsvorlagen für den ausgewählten Mitarbeiter vordefiniert worden sind. Wird eine einzelne Vorlage eingefügt, so wird sofort auch die Zeitaufzeichnung gestartet und daher die Stoppuhr aktiviert. Die Leistung befindet sich dabei nicht im Bearbeitungsmodus. Werden mehrere Vorlagen über das Fenster Leistungsvorlagen auswählen eingefügt, so werden alle gewählten Vorlagen im Status "Angehalten" eingefügt. Die Zeitnehmung muss manuell einzeln über die Funktion Fortsetzen ausgelöst werden, falls gewünscht. Da Leistungsvorlagen immer mitarbeiterbezogen abgespeichert werden, ist dieser Untermenüpunkt variabel. Die ersten zehn Leistungsvorlagen des Fensters werden hier in der Schnellauswahl angezeigt und können mit einem Klick oder mit dem entsprechenden Shortcut eingefügt werden.
| ||||
Die Funktion "Fox-Text" ermöglicht in der Leistungserfassung die Übergabe des erfassten Leistungstextes aus dem Feld Text (bzw. Kurztext) an die KI-Funktion Fox-Text. Die Funktion gibt Ihnen als Ergebnis sofort den KI-generierten und sprachlich optimierten Text in das Feld Text (bzw. Kurztext) zurück. Beachten Sie: Die Übersetzung / das Lektorat des Leistungstextes findet ohne weiteren Zwischenschritt statt. Sie können das Ergebnis also nicht vorab kontrollieren bzw. entscheiden, ob Sie das Ergebnis übernehmen wollen oder bei Ihrem Text bleiben möchten. Die KI-generierte Änderung des Leistungstextes kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Funktion ist für eine oder mehrere Leistungen gleichzeitig ausführbar und bietet die Einzelfunktionen "Übersetzen" und "Lektorieren". Die KI-Funktion Fox-Text unterstützt Sie, damit für den Kunden passende Texte ohne inhaltliche Veränderung formuliert werden und dabei eine korrekte Rechtschreibung/Grammatik und ein einheitlicher Stil angewendet wird, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter die Leistung erfasst hat.
Für die Nutzung dieser Funktion müssen Sie die Lizenz "BMD KI-Basislizenz" (Lizenzpaket 576) besitzen sowie die Berechtigung "Fox-Text" (Nummer: 47462; Name: MCS_MDLEISTUNGMGR_FOXTEXT) freigegeben haben. Nähere Informationen zur KI-Funktion generell finden Sie im Kapitel BMD Fox-Text: Professionelle Textverarbeitung und mehr der Themendokumentation KI-Funktionen in der NTCS. Die Funktion "Fox-Text" ist nicht mit dem normalen Bearbeiten (Funktion F6 "Bearbeiten") einer Leistung gleichzusetzen. Sie ist beispielsweise auch bei einer bereits autorisierten Leistung erlaubt, sofern sich diese noch nicht in einer Honorarnote bzw. einem Auftrag (WWS) befindet. Somit ist die Funktion immer dann für eine Leistung ausführbar, wenn auch die Funktion Text bearbeiten (z. B. in der Tageserfassung) in diesem Status zulässig ist. Beachten Sie, dass aus diesem Grund auch die Berechtigungen beider Funktionen gleich gesetzt werden sollten (entweder beide Berechtigungen erlaubt oder beide Berechtigungen nicht erlaubt). Wie bei der Funktion Text bearbeiten (z. B. in der Tageserfassung) werden im Zuge der Funktion "Fox-Text" nicht sämtliche Prüfungen für Leistungen durchlaufen bzw. Meldungen ausgegeben, die beim normalen Bearbeiten einer Leistung aufschlagen würden. | |||||
 DMS | Die Beschreibung der Funktionen zur Dokumentenzuordnung finden Sie unter Dokumentenzuordnung - Funktionen. Hinweis
|
Zu Vorlagen hinzufügen
Vorlage(n) auswählen
Übersetzen
Lektorieren Summenzeile | Wird diese Funktion aktiviert, so erhält man am unteren Ende der Leistungsübersicht eine Summenzeile. Hier werden die Summen folgender Spalten angezeigt, sofern diese in der Feldauswahl der Liste vorkommen:
Die zuletzt ausgewählte Einstellung in einem der Fenster, in dem die Summenzeile verfügbar ist, entscheidet darüber, ob beim nächsten Öffnen die Summenzeile in den jeweiligen Fenstern angezeigt wird oder nicht. Über den LEA Parameter "Summenzeile in BMD Web/BMD ESS" kann gesteuert werden, ob die Summenzeile im Web angezeigt werden soll oder nicht. |
Details Leistung
In diesem Bereich erhält man Detailinformationen zur markierten Leistung.
Standardfeldauswahl Details Leistung
Über die "Weiteren Funktionen" 
→ Extras → 
Feldauswahl können Sie dieselben Felder der Leistung einblenden lassen, welche auch in der Feldauswahl des Hauptbereichs "Leistungen" zur Verfügung stehen (siehe Standardfeldauswahl Details Leistung).
→ Extras → Feldauswahl können Sie dieselben Felder der Leistung einblenden lassen, welche auch in der Feldauswahl des Hauptbereichs "Leistungen" zur Verfügung stehen (siehe Standardfeldauswahl Details Leistung).Dokumente
Im Bereich "Dokumente" werden alle zum selektierten Datensatz zugeordneten Dokumente aufgelistet. Sie können sofort in diesem Bereich das entsprechende Dokument ansehen, bearbeiten, versenden etc., ohne dieses davor im DMS extra suchen zu müssen.
Hinweis
| Um das Risiko zu vermeiden, ein Dokument versehentlich zu löschen, kann im Bereich "Dokumente" mit der Löschfunktion nur die Dokumentenzuordnung entfernt werden. Der Anwender wird dabei über die ausgeführte Funktion informiert.  Ein Löschen des DMS-Dokuments ist nur im DMS möglich. |
Hinweis
| Im Dokumentenbereich können Sie auch mehrere Dokumente gleichzeitig selektieren, um zum Beispiel gleich mehrere Dokumente in einer E-Mail gesammelt zu versenden. Nur ausgewählte Funktionen in diesem Bereich sind multiselectfähig, bei allen anderen wird die Funktion für das zuletzt markierte Dokument gestartet. |
Standardfeldauswahl Dokumente
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
Hinweis
| Bitte beachten Sie, dass viele der DMS-Funktionen (Poststück erstellen, Aufgaben erstellen, Workflow erstellen ...) nur dann aktiv sind, wenn Sie auch die Berechtigung haben, diesen Dokumentendatensatz zu bearbeiten. |
 Dokument ansehen | Mit dieser Funktion können Sie ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zum Ansehen öffnen. Wenn Sie dem Datensatz nur ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zur Ansicht geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Ansehen geöffnet werden soll. Hinweis
| ||||||||
 Dokument bearbeiten | Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, ein dem Datensatz zugeordnetes Dokument zu bearbeiten. Wenn Sie dem Datensatz ein Dokument zugeordnet haben, wird dieses sofort zum Bearbeiten geöffnet. Haben Sie aber einem Datensatz mehr als ein Dokument zugeordnet, öffnet sich das Fenster Dokument ansehen, das Ihnen eine Übersicht über die zugeordneten Dokumente gibt. In diesem Fenster können Sie dann entscheiden, welches Dokument zum Bearbeiten geöffnet werden soll. Hinweis
|
Dokument versenden
Unter dieser Funktion verbergen sich folgende weitere Funktionen. Die beiden Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) und Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief werden aber nur angezeigt, wenn Sie im Parameter Stempel bei Versand von PDF-Dokumenten unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" einen Stempel hinterlegt haben.
In diesem Parameter können Sie einen Stempel hinterlegen, der beim Versenden von PDF-Dokumenten automatisch auf das Dokument gesetzt werden soll. Wenn Sie in diesem Parameter einen Stempel hinterlegen, werden die Funktionen Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) bzw. Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief im DMS aktiv. Die Einstellungen für die Position, Farbe und Größe des Stempels können jetzt direkt bei der Anlage eines Stempels in der Stempelverwaltung vorgenommen werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Stempeleinstellungen. Hinweis
|
 Per E-Mail mit Stempel (nur PDF) | Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente über die Funktion Per E-Mail, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind. | ||||
 Per E-Mail versenden | Diese Funktion ermöglicht Ihnen, ein ausgewähltes Dokument als E-Mail zu versenden. Ob sich vor dem Versenden des Dokuments das Fenster E-Mail adressieren öffnen soll, können Sie über den Parameter Auswahl E-Mailadressen bei Versenden unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "Dokumente versenden" definieren. In diesem Fenster werden Ihnen alle zu dieser Person erfassten E-Mail-Adressen angezeigt und Sie können auswählen, an welche E-Mail-Adresse das Dokument versendet werden soll. Haben Sie Ihre Auswahl hier getroffen oder keine E-Mail-Adresse ausgewählt, so bestätigen Sie mit der Schaltfläche "Übernehmen". Gleich öffnet sich das E-Mail-Programm bzw. eine neue E-Mail-Nachricht, in der das aktuelle Dokument als Anlage übergeben wird.
| ||||
 Mit Stempel (nur PDF) und Begleitbrief | Bei PDF-Dokumenten haben Sie die Möglichkeit, diese vor dem Versenden zu stempeln, um diese als Kopien zu kennzeichnen. Der Ablauf funktioniert genau gleich wie beim normalen Versenden der Dokumente mit Begleitbrief über die Funktion Mit Begleitbrief, nur dass bei dieser Funktion das PDF-Dokument automatisch gestempelt wird, sofern die entsprechenden Parameter gesetzt worden sind. Eine Auflistung der entsprechenden Parameter finden Sie im Hinweis weiter unten. | ||||
 Mit Begleitbrief versenden | Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird der Standardbrief geöffnet, mit dem das ausgewählte Dokument als Begleitbrief (als Anhang einer E-Mail) zu einem Brief versendet werden kann. Hinweis
| ||||
 Mit ID Austria signieren (nur PDF) | Mit diesen Funktionen können Sie die Dokumente mittels ID-Austria-Signatur versenden. Dabei stehen Ihnen die gleichen 4 Möglichkeiten wie beim normalen Versand von Dokumenten zur Verfügung. Weitere Informationen zur ID-Austria-Signatur erhalten Sie in der Dokumentation zur Dokumente mit ID Austria signieren. | ||||
 An CZ-Databox | Das Fenster zum Erfassen eines Poststücks für die CZ-Databox wird geöffnet. Diese Funktion ist nur für Kunden aus Tschechien relevant! |
 Poststück ansehen | Sollte dem Dokument kein Poststück zugeordnet sein, so ist diese Funktion inaktiv. Ist dem Dokument ein Poststück zugeordnet, so wird dies angezeigt. Bei Zuordnung mehrerer Poststücke zu diesem Dokument öffnet sich ein Fenster, das alle zugeordneten Poststücke auflistet. Ob ein Posteingang, Postausgang, versandfertiges Poststück oder mehrere Poststücke zugeordnet sind, erkennt man an den unterschiedlichen Symbolen in der Spalte "Post" beim Dokument. |
 Neuen Posteingang zuordnen | Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Posteingang zugeordnet. Dieser Posteingang scheint in der Post auf. |
 Neuen Postausgang zuordnen | Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neuer Postausgang zugeordnet. Dieser Postausgang scheint in der Post auf. |
 Neues versandf. Poststück zuordnen | Durch diese Funktion wird dem Dokument ein neues versandfertiges Poststück zugeordnet. Dieses Poststück scheint in der Post unter "versandfertig" auf. |
 Massensendung bearbeiten | Diese Funktion ist aktiv, wenn dem Dokument ein Poststück zugeordnet ist. Ist das Poststück in einer Massensendung, so zeigt NTCS an, wie viele Poststücke diese Massensendung umfasst und fragt, ob die Bearbeitung der Massensendung gestartet werden soll. Ist das Poststück keiner Massensendung zugeordnet, so haben Sie die Möglichkeit, das Poststück zu bearbeiten. Massensendungen können unter Kanzlei → Post erstellt werden. Details dazu finden Sie in der Hilfe zum Fenster Massensendung. |
| Dokumente in Bearbeitung |
Hinweis
Hinweis
| ||||||||||||||||||||||||||||
Erstelle |
| ||||||||||||||||||||||||||||
| Verschieben/Verteilen/ Verweise |
| ||||||||||||||||||||||||||||
Favoriten |
| ||||||||||||||||||||||||||||
 Dokumentenversionen | Mit diesem Befehl werden alle verfügbaren Dokumentenversionen des aktuellen Dokuments aufgelistet. Siehe dazu die Fensterhilfe Dokumentenversionen. | ||||||||||||||||||||||||||||
Von einem bestehenden Dokument kann eine neue Version erzeugt werden, indem Sie das neue Dokument im Datei-Explorer auswählen. Das neue Dokument muss die gleiche Dateiendung aufweisen. Nach der Auswahl erfolgt die Abfrage, ob Sie das Quelldokument am Ursprungsort behalten möchten oder löschen wollen.  Diese Funktion ist nur möglich, wenn vom bestehenden Dokument Dokumentenversionen zulässig sind. Das heißt, der Parameter Dokumentenzugriff unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → "DMS Einstellungen" muss auf 0 - Arbeitskopie mit Versionierung stehen. Welche Einstellungen für eine Dokumentenversionierung notwendig bzw. möglich sind, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenversionen. | |||||||||||||||||||||||||||||
| Kopieren/Einfügen |
| ||||||||||||||||||||||||||||
Externer Link |
| ||||||||||||||||||||||||||||
 Quelldaten öffnen | Öffnet die Quelle des Dokuments. Beispiel: Bei Honorarnoten aus der Leistungserfassung wird die Übersicht der Leistungen dieser Honorarnote geöffnet. Neben den Honorarnoten ist es auch möglich, Dokumente aus der WWS (z. B. Lieferscheine und Rechnungen) sowie aus der ER-Kontrolle und der Bilanz (Steuererklärungen) zu öffnen. Hinweis
| ||||||||||||||||||||||||||||
 Zu Dokument in DMS | Diese Funktion öffnet das Fenster "Dokument", in dem das ausgewählte Dokument enthalten ist. Hier stehen Ihnen weitere DMS-Funktionen zur Verfügung. | ||||||||||||||||||||||||||||
Signatur/Unterschrift (nur PDF) |
| ||||||||||||||||||||||||||||
| Archivieren | Wenn Sie ein Pooldokument zugeordnet haben, besteht die Möglichkeit, mit dieser Funktion dieses sofort ins DMS zu archivieren. Beim Archivieren wird in der Dokumentenzuordnung das Pooldokument durch das archivierte Dokument ersetzt und das Pooldokument aus dem Dokumentenpool gelöscht. Hinweis
|
Arbeitskopie archivieren
Arbeitskopie verwerfen
Neue Aufgabe
Neuer Termin
Neue Frist
Neuer Workflow
Verschieben zu Person
Verschieben in Archiv
Verschieben auf Pfad
Verteilen an Personen
, die verteilten Dokumente werden mit folgendem Symbol dargestellt 
.
Verteilen in Archiv
Dokumentenverweise
Verknüpfung erstellen
Dokument für Verknüpfung suchen
Zu Favoriten hinzufügen 
Aus Favoriten entfernen
In Zwischenablage einfügen
Als E-Mail senden
Als Download-Link
Mit ID Austria signieren
Signaturpad
UnterschriftenKI-Favoriten
Der Bereich "KI-Favoriten" ermöglicht die rasche Erfassung von gleichbleibenden Leistungen. Auf Basis von bereits erfassten Leistungen schlägt Ihnen das Programm an dieser Stelle benutzerbezogen Leistungen vor, die mit einem Klick in die Leistungserfassung übernommen werden können. Dabei werden häufiger verwendete Leistungen weiter oben angeführt als weniger häufig verwendete Leistungen.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
Durch Klick auf diese Funktion wird der vorab markierte Favorit als Leistung in die Leistungserfassung am gewünschten Tag im Bearbeitungsmodus eingefügt. Der Fokus wird direkt auf das Feld "Std" gesetzt, sodass Sie im Optimalfall nur noch die passende Dauer eingeben müssen. Sofern eine Zeiterfassung in Verwendung ist, wird die noch offene Restzeit sofort beim Einfügen eines Favoriten in die Spalte "Std" übernommen. | |
Löschen | Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, nicht mehr gewünschte KI-Favoriten aus der Liste zu entfernen (z. B. nach einem Projektabschluss). Wenn Sie jedoch abermals eine Leistung mit denselben Schlüsselwerten des bereits entfernten KI-Favoriten erfassen, erfolgt eine neuerliche Berechnung und der KI-Favorit wird wieder angelegt. |
Weitere Informationen dazu finden Sie unter KI-Favoriten.
Soll-/Iststunden
Der Bereich "Soll-/Iststunden" zeigt für eine Woche (in der Tageserfassung und Wochenerfassung) bzw. für den aktuell markierten Tag (in der Einzelerfassung) eine tageweise Gegenüberstellung der Soll- und Iststunden. In der oberen Zeile der Tabelle werden die Stunden vom Beginn des Monats bis zum aktuell markierten Tag (ist farblich hinterlegt) aufsummiert.
Abhängig vom LEA Parameter Soll-Iststunden anzeigen kann zusätzlich eine Kalenderwochensumme aktiviert oder die gesamte Anzeige dieses Bereichs deaktiviert werden.
Sollstunden aus dem Tagesmodell, welches sich aus dem Wochenmodell des Mitarbeiters ergibt. | |
Sämtliche Stunden aus den erfassten Leistungen. (Ausnahme: Stunden aus Leistungen, welche auf eine Tätigkeit erfasst sind, die mit dem Leistungstyp "Zeitausgleich" versehen sind - siehe Empfehlung Erfassen Zeitausgleich.) | |
Differenz zwischen Sollstunden und Iststunden; eine positive Differenz entspricht geleisteten Überstunden (in Grün dargestellt), eine negative Differenz zeigt Zeitausgleichsstunden (in Rot dargestellt) an. Diese Spalte kann über den LEA Parameter Differenz bei Soll-/Iststunden anzeigen ausgeblendet werden. |
Hinweis
| Auf den Bereich "Soll-/Iststunden" haben getätigte Zeitbuchungen keinen Einfluss. In diesem Bereich wird jedoch die Berechtigung für Mitarbeiterdaten "Zeitbuchungen auswerten" geprüft. Beim Wechsel auf einen Mitarbeiter, für dessen Zeitbuchungen bzw. Zeiten lt. Tagesmodell der aktuelle Benutzer laut der Berechtigung für Mitarbeiterdaten nicht berechtigt ist, werden die Zeiten in diesem Bereich als Nullwerte dargestellt. |
Stundenstatistik
Die Tabelle wird selten verwendet und besitzt nur dann die volle Aussagekraft, wenn
- die Zeiterfassung eingesetzt wird (= Zeitbuchungen vorhanden sind),
- das Freifeld 04 der Leistung als Außenkennzeichen verwendet wird,
- die Personaleinsatzplanung eingesetzt wird (= Planstunden vorhanden sind),
- der Leistungstyp der Tätigkeit entsprechend gewartet wird (Krank, Arzt, Urlaub, Zeitausgleich) und
- der Produktivtyp der Tätigkeit entsprechend gewartet wird (Produktiv extern).
Achtung!
 |
|
Die Berechnung der einzelnen Summen erfolgt nach folgender Vorgabe (über einen Hinweis ist diese Information auch mit dem Mauszeiger auf die jeweilige Zeile abrufbar):
Innen | Stunden aus jenen Leistungen, für welche das Freifeld 04 der Leistung als Außenkennzeichen nicht aktiviert worden ist. |
Außen | Stunden aus jenen Leistungen, für welche das Freifeld 04 der Leistung das Außenkennzeichen aktiviert worden ist. |
Gesamtstunden | Sämtliche Stunden aus den Leistungen bzw. Summe von Innen und Außen. |
Sollstunden | |
Überstunden | Differenz zwischen Gesamtstunden und Sollstunden: Eine positive grüne Differenz zeigt geleistete Überstunden, eine negative rote Differenz zeigt Zeitausgleichsstunden an. |
Innen lt. Zeiterfassung | Sämtliche Buchungszeiten aus den Zeitbuchungen. |
Differenz Zeiterfassung | Differenz zwischen Innen lt. Zeiterfassung und Innen. |
Urlaub/Krank/Arzt | Stunden aus den Leistungen, welche auf Tätigkeiten mit einem der Leistungstypen "Urlaub", "Arzt" oder "Krank" erfasst worden sind. |
Produktive Stunden Ist | Stunden aus den Leistungen, welche auf Tätigkeiten mit dem Produktivtyp "Produktiv extern" und/oder "Produktiv intern" erfasst worden sind. Welche Tätigkeiten herangezogen werden, wird über den Parameter Berechnung Produktivtyp in Stundenstatistik gesteuert. |
Produktive Stunden Plan | Geplante Produktivstunden aus der Personaleinsatzplanung. |
Abw. Stunden Plan/Ist | Differenz zwischen Produktive Stunden Ist und Produktive Stunden Plan |
Prod. I in % | Anteil Produktive Stunden Ist an den Gesamtstunden in Prozent |
Prod. II in % | Anteil Produktive Stunden Ist an den Gesamtstunden (ohne Urlaub/Krank/Arzt) in Prozent |
Für die Berechnung mancher Werte in der Stundenstatistik ist der LEA Parameter Berechnung Produktivtyp in Stundenstatistik vorgesehen. Die Einstellung steuert, ob nur die produktiv externen Tätigkeiten (Standardausprägung) oder auch die produktiv internen Tätigkeiten oder alle produktiven Tätigkeiten in die Berechnung einfließen sollen. Die getroffene Einstellung wirkt sich auf die Berechnung der Zeilen Produktive Stunden Ist sowieso auf die Zeilen Prod. I in % und Prod. II in % aus.
Die Stundenstatistik kann außerdem in den Auswertungen für einen bestimmten Leistungszeitraum angedruckt werden. Diese Einstellung muss im Spaltendesigner über das Feld Extras
Hinweis
| In diesem Bereich wird die Berechtigung für Mitarbeiterdaten "Zeitbuchungen auswerten" geprüft. Beim Wechsel auf einen Mitarbeiter, für dessen Zeitbuchungen der aktuelle Benutzer laut der Berechtigung für Mitarbeiterdaten nicht berechtigt ist, werden die Stunden-Werte in der Tabelle ausgeblendet und die Zellen sind gänzlich leer. |
Zeitbuchungen
Der Bereich "Zeitbuchungen" zeigt die Zeitbuchungen des aktuell markierten Tages des betreffenden Mitarbeiters an. Mit Klick auf die Funktion Zeitbuchungen bearbeiten wechselt man direkt in den Programmteil Zeitbuchungen bearbeiten (Paket ZEIT). Voraussetzung ist jedoch, dass der LEA Parameter Zeiterfassung dementsprechend eingestellt ist.
Achtung!
| Mitarbeiterbezogen regelt das Feld Anzeige Zeiterfassung am Mitarbeiterstamm, ob Zeitbuchungen bei diesem Mitarbeiter angezeigt werden. Wenn ja, wird über das Feld weiters geregelt, ob der Mitarbeiter nur Leistungen in Restzeithöhe erfassen darf. Wenn nein (Ausprägung "Keine Anzeige"), weist folgender Hinweis darauf hin:  Denselben Hinweis im Bereich erhalten Sie auch beim Wechsel auf einen Mitarbeiter, für dessen Zeitbuchungen der aktuelle Benutzer laut der Berechtigung für Mitarbeiterdaten "Zeitbuchungen auswerten" nicht berechtigt ist. |
Standardfeldauswahl Zeitbuchungen
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Zeitbuchungen bearbeiten | Diese Funktion steht in diesem Fenster zur Bearbeitung der angezeigten Zeitbuchungen zur Verfügung und öffnet das Fenster Zeitbuchungen bearbeiten des betroffenen Mitarbeiters am betroffenen Tag. |
Sobald Zeitbuchungen am aktuellen Tag vorhanden sind, werden unterhalb der eigentlichen Zeitbuchungen folgende Informationen angezeigt:
Gesamt | Gesamtstunden der Zeitbuchungen. Damit hat der Mitarbeiter jene Stundenanzahl zur Verfügung, welche er in seinen Leistungen aufzeichnen darf. Stunden aus Zeitbuchungen werden daher nur zum Gesamtwert gerechnet, wenn diese auf eine Zeitbuchungsart mit Saldo-Kennzeichen "Zur Istzeit" oder "Kombination mit Umrechnungsfaktor" gebucht wurden. |
| Restzeit | Gesamtstunden minus den Stunden, für welche bereits entsprechende Leistungen vorhanden sind. Dabei werden nur Stunden aus Leistungen abgezogen, welche nicht auf eine Tätigkeit mit dem Leistungstyp "Zeitausgleich" erfasst sind (siehe Hintergrundinfo Empfehlung Erfassen Zeitausgleich). |
Achtung!
| Eine Zeitbuchung wird am aktuellen (!) Tag weder bei Gesamtzeit noch bei der Restzeit mitgerechnet, wenn auf der zugehörigen Zeitbuchungsart das Feld Von Restzeit abziehen aktiviert wurde. Derartige Zeitbuchungen werden im Normalfall automatisch von der Zeiterfassung in die Leistungserfassung übergeleitet (z. B. Arzt) - oft im Zusammenhang mit dem LEA Parameter Zeitbuchungen vor Tagesabschluss importieren. Der Anwender soll daran gehindert werden, diese Stunden selbst mit Leistungen zu bebuchen; daher werden diese Stunden vorab für die automatische Anlage "reserviert". Für vergangene oder zukünftige Tage hat dieses Feld keine Auswirkung. Nähere Informationen zu der Möglichkeit, aus Zeitbuchungen Leistungen zu erstellen, finden Sie in der Themenhilfe Verbindungen zwischen den Paketen LEA und ZEIT. |
Tipps und Hintergrundinformationen
Anzeige einer aktiven Stoppuhr
Sobald eine Stoppuhr aktiv ist, wird Ihnen rechts unten im Programm das Symbol eines roten Kreises 
angezeigt.
angezeigt.
Arbeiten über Mitternacht
Es ist zulässig, die Stoppuhr erst am nächsten Tag zu stoppen, was Zeitprotokolle über Mitternacht ermöglicht. Die Leistung wird in diesem Fall für jenen Tag eingetragen, an dem die Stoppuhr gestartet worden ist.
Stoppuhr in Kombination mit "Import Telefonprotokolle"
Wird einerseits mit der Stoppuhr gearbeitet und andererseits auch der Import der Telefonprotokolle in die Leistungserfassung genutzt, so ist es zwingend nötig, den LEA Parameter Abzug Telefonprotokolle von Dauer zu aktivieren, damit während einer aktiven Zeitaufzeichnung geführte Telefonate im Anschluss von der Zeitaufzeichnung der Stoppuhr abgezogen werden.
Bearbeiten/Löschen von aktiven Zeitprotokollen in anderen Fenstern
Das Bearbeiten von einer Leistung, welche aufgrund eines Zeitprotokolls mit aktuell aktiver Stoppuhr entstanden ist, ist in anderen Leistungserfassungs-Fenstern (wie z. B. der Tageserfassung) nicht möglich. Das wird verhindert, da es andernfalls zu Konflikten in der Stoppuhr kommen könnte.
Außerdem erscheint beim Versuch, diese Leistung in einem anderen Leistungserfassungs-Fenster zu löschen, eine Meldung, dass Sie im Begriff sind, eine aktive Stoppuhr zu löschen:
Zusätzlich wird bei Ausführen der Funktion Leistungen überprüfen auch eine Information ausgegeben, wenn die Leistung in der Stoppuhr noch aktiv gestoppt wird.
 | Siehe auch: |
Lernvideo: