Grundlegende Informationen zum Paket Zeiterfassung finden Sie unter Erste Schritte ZEIT sowie zum Paket Leistungserfassung unter Erste Schritte LEA.

1. Allgemeines

Achtung! 

Da es sich hierbei um ein durchaus komplexes Zusammenspiel handeln kann, empfiehlt BMD dringend, mit einem BMD Consultant Kontakt aufzunehmen, um die gewünschten Einstellungen/Umstellungen gemeinsam durchzuführen.

2. Schnittstellen

2.1. Anzeige Zeitbuchungen in Leistungserfassungs-Fenstern

Im Bereich "Zeitbuchungen" der Leistungserfassungs-Fenster (z. B. Tageserfassung oder Projektleistungserfassung) werden die Zeitbuchungen des aktuell ausgewählten Tages des jeweiligen Mitarbeiters angezeigt.

Über die Funktion "Zeitbuchungen bearbeiten" erfolgt der direkte Wechsel in den Programmbereich Zeitbuchungen bearbeiten (Paket ZEIT). Voraussetzung hierfür ist die korrekte Konfiguration des LEA Parameters Zeiterfassung.

Achtung!

Im Mitarbeiterstamm steuert das Feld Anzeige Zeiterfassung, ob für den jeweiligen Mitarbeiter Zeitbuchungen angezeigt werden. Ist die Einstellung auf "Keine Anzeige" gesetzt, so erscheint der Hinweis "Anzeige ist für diesen Mitarbeiter deaktiviert" im Bereich "Zeitbuchungen". Weiters wird über die Einstellung von diesem Feld geregelt, ob der Mitarbeiter nur Leistungen in Höhe der Restzeit erfassen darf.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Zeitbuchungen bearbeiten

Diese Funktion steht in diesem Fenster zur Bearbeitung der angezeigten Zeitbuchungen zur Verfügung und öffnet das Fenster Zeitbuchungen bearbeiten des betroffenen Mitarbeiters am betroffenen Tag.

Standardfeldauswahl Zeitbuchungen

 Standardfeldauswahl Zeitbuchungen

Sobald Zeitbuchungen am aktuellen Tag vorhanden sind, werden unterhalb der eigentlichen Zeitbuchungen folgende Informationen angezeigt:

Gesamt	Gesamtstunden der Zeitbuchungen. Damit hat der Mitarbeiter jene Stundenanzahl zur Verfügung, welche er in seinen Leistungen aufzeichnen darf. Stunden aus Zeitbuchungen werden daher nur zum Gesamtwert gerechnet, wenn diese auf eine Zeitbuchungsart mit Saldokennzeichen "Zur Istzeit" oder "Kombination mit Umrechnungsfaktor" gebucht wurden.
Restzeit	Gesamtstunden minus den Stunden, für welche bereits entsprechende Leistungen vorhanden sind. Dabei werden nur Stunden aus Leistungen abgezogen, welche nicht auf eine Tätigkeit mit dem Leistungstyp "Zeitausgleich" erfasst sind (siehe Hintergrundinfo Empfehlung Erfassen Zeitausgleich).

Achtung!

Zeitbuchungen werden am aktuellen Tag weder in der Gesamtzeit noch in der Restzeit berücksichtigt, wenn in der zugehörigen Buchungsart das Feld Von Restzeit abziehen aktiviert ist. Solche Buchungen werden üblicherweise automatisch von der Zeiterfassung in die Leistungserfassung übergeleitet (z. B. Arzttermine), häufig in Verbindung mit dem LEA Parameter Zeitbuchungen vor Tagesabschluss importieren. Dadurch wird verhindert, dass diese Stunden manuell mit Leistungen belegt werden, da sie für die automatische Übernahme reserviert sind. Auf vergangene oder zukünftige Tage hat dieses Feld keine Wirkung.

2.2. Restzeitprüfung

Hinweis 

Besonderheiten beim Kopieren/Einfügen eines kompletten Tages Werden mehrere Leistungen auf einen Tag übertragen, an dem nicht ausreichend Restzeit für alle kopierten Leistungen verfügbar ist, erhält eine Leistung die gesamte verbleibende Restzeit. Alle weiteren Leistungen werden mit 0 Stunden übernommen.

2.3. Leistungen und Zeitbuchungen in LEA Auswertungen

3. Überleitung

1. Manueller Import der Zeitbuchungen in die Leistungserfassung (fallweise)
   
   
2. Überleitung der Zeitbuchungen in die Leistungserfassung
1. Manuell (regelmäßig oder fallweise)
2. Automatisch vor dem Tagesabschluss der Leistungserfassung (regelmäßig)
3. Automatisch via Stapel (täglich)
   
   
3. Überleitung der Leistungen in die Zeiterfassung
1. Automatisch im Zuge der Leistungserfassung ohne Berücksichtigung der ZEIT-Pausenautomatik
2. Automatisch im Zuge der Leistungserfassung mit Berücksichtigung der ZEIT-Pausenautomaitk
   
   

Achtung! 

Diese Varianten können innerhalb einer Firma oder Firmengruppe auch kombiniert werden (z. B. Nichtleistungszeiten aus der ZEIT in die PLE und Leistungszeiten aus der PLE in die ZEIT) und auch je Mitarbeiter festgelegt werden. Aufgrund dieser Komplexität sei an dieser Stelle erneut erwähnt, dass für die Konfiguration der Überleitung aus einem Paket in das jeweils andere unbedingt ein BMD Consultant zu Rate zu ziehen ist.

3.1. Manueller Import der Zeitbuchungen in die Leistungserfassung

• Auch unvollständige bzw. inkorrekte Leistungen werden als Vorschlag zur Nachbearbeitung importiert.
• Der Prozess kann nur teilweise automatisiert werden, ist nicht stapelbar und erfordert stets eine Benutzeraktion.
• Änderungen an Zeitbuchungen wirken sich nicht auf bereits erzeugte Leistungen aus.
  
  

3.1.1. Anwendungsfälle

3.1.2. Voraussetzungen und relevante Einstellungen

Hinweis 

Soll beim Einstieg in die Leistungserfassung sowie bei jedem Tageswechsel automatisch geprüft und sollen gegebenenfalls noch nicht importierte Zeitbuchungen übernommen werden, kann der CRM Parameter Auto-Import Zeitbuchungen benutzerbezogen oder allgemein aktiviert werden.

Achtung! 

In diesem Fall ist es nicht zweckmäßig, den LEA Parameter Leistungen aus Zeiterfassung sperren zu aktivieren, da im Regelfall die Leistungen nachbearbeitet werden müssen.

3.1.3. Tägliches Arbeiten

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3.1.4. Ergebnis im Detail

Ein interner Parameter kann gesetzt werden, um in der Logdatei "BMDLeistungZeitImport.log" noch detaillierte Informationen über die manuelle Übernahme der Zeitbuchungen zu erhalten (nur für Administratoren mit BMD Rücksprache). Der interne Parameter muss wie folgt erfasst werden: Paramgruppe: MCS_LEISTUNG Paramname: IMPORTZEIT Paramkey: BMD Paramwert: 1 Mitprotokolliert werden mit aktiviertem Parameter auch folgende Vorgänge: Importstart mit Eingabewerten Ergebniswert, ob das Laden der LEA Leistungen erfolgreich war Ergebniswert, wenn ein Fehler beim Befüllen der LEA Leistung auftritt Anzahl der Zeitbuchungen Information, wenn eine Zeitbuchung nicht importiert werden konnte, weil aufgrund der Buchungsart keine Ist-Zeit erzeugt wird Ergebniswert, ob Leistungen erzeugt werden konnten

Seitenanfang 

3.2. Überleitung der Zeitbuchungen in die Leistungserfassung

Achtung! 

Die Zeiterfassung ist für derartige Leistungen/Zeitbuchungen das führende System! Das bedeutet, dass Änderungen einer Zeitbuchung immer auch zu Änderungen der entsprechenden Leistung führen, sofern der Zeiterfassungs-Parameter Automatisch nachtragen aktiv ist. Es ist nicht zulässig, die Leistung in der Leistungserfassung zu ändern. Um das zu verhindern, kann der LEA Parameter Leistungen aus Zeiterfassung sperren aktiviert werden, wodurch eine Bearbeitung von Leistungen nicht mehr möglich ist, wenn sie im Feld "Typ" mit dem Wert "Zeiterfassung" gekennzeichnet ist. Des Weiteren können bei gesetztem Parameter auch die Funktionen Text bearbeiten, Restzeit übernehmen und Umbuchen (z. B. in der Tageserfassung) nicht ausgeführt werden. Zusätzlich empfiehlt es sich, den Zeiterfassungs-Parameter Buchungen sperren, wenn LEA gesperrt ist zu aktivieren, da nach dem Tagesabschluss und/oder der Autorisierung in der Leistungserfassung keine Änderungen an Leistungen dieses Tages zulässig sind. Deshalb wären auch keine Änderungen an Zeitbuchungen zulässig, die die Quelle dieser Leistungen darstellen.

3.2.1. Anwendungsfälle

• Häufigster Anwendungsfall: Die Überleitung wird genutzt, um eine doppelte Erfassung von Nichtleistungszeiten (z. B. Urlaub) zu vermeiden.
  Aus einer Zeitbuchung wird automatisch eine vollständige Leistung erzeugt.
  
  
• Erweiterter Anwendungsfall: Alle projektbezogenenen und damit kundenbezogenen Leistungszeiten, die bereits als Zeitbuchung vorliegen, werden vollständig in die Leistungserfassung übernommen.
  Dadurch entfällt die erneute manuelle Erfassung in der Leistungserfassung. Voraussetzung hierfür ist eine tätigkeits- bzw. leistungsbezogene Leistungserfassung.
  
  

3.2.2. Voraussetzungen und relevante Einstellungen

• Der Parameter Zeiterfassung muss die Ausprägung "Zeitbuchungen anzeigen" aufweisen.
  Diese Einstellung kann auch am Mitarbeiterstamm der einzelnen Mitarbeiter über das Feld "Anzeige Zeiterfassung" übersteuert werden.
  Dieses Feld regelt zusätzlich, ob eine Restzeitprüfung stattfindet oder nicht.
  
  
• Der Parameter Zeitbuchungen vor Tagesabschluss importieren kann optional aktiviert werden, damit vor dem Tagesabschluss in der Leistungserfassung jedenfalls alle relevanten Zeitbuchungen importiert werden.
  Diese Einstellung wird in der Praxis jedoch nur in Ausnahmefällen benötigt!

• Der Parameter Überleitung in Leistungserfassung unterscheidet hier zwei Anwendungsfälle der Überleitung:
  
  
  • Die Ausprägung "Tagessummen (einmalig)" ermöglicht nur die Überleitung von Nichtleistungszeiten.
    Es werden in diesem Modus keine nachträglichen Korrekturen in der Zeiterfassung an die Leistungserfassung übergeben.
    
    
    Achtung! 

    Bei Aktivierung dieser Option erzeugt das Programm im Fall einer Zeitbuchungs-Änderung nach dem erstmaligen Import nur dann eine neue Leistung, wenn sich die Zeitbuchung verlängert hat. Die bereits bestehende Leistung bleibt immer unverändert und muss, falls nötig, manuell angeglichen werden. Eine zusätzliche Zeitbuchung bewirkt auch nur eine neue Leistung, wenn sich dadurch insgesamt die Dauer der bereits bestehenden Leistung verlängern muss. Der Import kann nur über den Programmteil "Zeit in LEA übernehmen" (bzw. über den Stapel) wiederholt werden, wenn die durch die ursprüngliche Überleitung erzeugte Leistung gelöscht wird.

    
    
  • Die Ausprägung "Einzelbuchungen (inkl. Korrekturen)" ermöglicht die Überleitung von Leistungs- und Nichtleistungszeiten.
    Es werden in diesem Modus auch noch nachträgliche Korrekturen in der Zeiterfassung an die Leistungserfassung übergeben, sofern die Leistung noch geändert werden kann (Stichwort: Tagesabschluss in der Leistungserfassung).
    Diese Einstellung wird für alle Anwendungsfälle empfohlen!
    
    
    Hinweis 

    Bei jeder Korrektur werden die Leistungen gelöscht und neu erzeugt, weshalb die Zeiterfassung für derartige Leistungen das führende System sein muss. Manuelle nachträgliche Änderungen an derartigen Leistungen würden dabei jedenfalls verloren gehen.

    
    
• Der Parameter Automatisch nachtragen steuert, ob im Nachhinein erfasste oder geänderte Zeitbuchungen automatisch beim Speichern der Änderung im Zeiterfassungs-Programm in die Leistungserfassung übergeben werden sollen.
  Dadurch werden auch Änderungen von Zeitbuchungen an bereits daraus entstandene Leistungen übertragen.
  Auch diese Einstellung sollte unbedingt aktiviert werden!
  
  

Beispiel 

Der häufigste Anwendungsfall ist der Urlaub. Hier entspricht die Zeitbuchung "Urlaub" genau der Leistung "Urlaub". Daher wird der Buchungsart "Urlaub" die passende Tätigkeit hinterlegt. Diese Buchungsart muss das Produktiv-Kz "Unproduktiv" oder "Neutral" aufweisen, damit die Überleitung stattfindet. Als Leistungszeit kommt beispielsweise die Buchungsart "Normalbuchung" in Frage.

Hinweis zur Tätigkeit 

Um eine vollständige Leistung aus der Zeitbuchung zu generieren, ist es wichtig, der Tätigkeit bereits im Stamm eine Tätigkeitsgruppe zuzuweisen und das Feld "Eingabe Bezugszeitraum" nicht auf eine Option einzustellen, bei welcher die Eingabe des Bezugszeitraums ein "Muss" ist. Weiters ist darauf zu achten, dass die Tätigkeitsgruppe der Tätigkeit im jeweils gültigen Leistungsumfang zugeordnet ist.

Achtung bei Genehmigungen von Abwesenheitsanträgen in der ZEIT! 

Wird in der Zeiterfassung ein Antrag auf Abwesenheit (z. B. Urlaub) genehmigt, dann ist der zuständige Genehmiger gleichzeitig auch der Ersteller der Leistung. Durch den Genehmigungsprozess wird eine Zeitbuchung und in weiterer Folge eine Leistung erzeugt. Somit muss dieser Benutzer ebenso Zugriff auf die betroffenen Stammdaten wie Kunde, Projekt und Tätigkeit haben. Hat der Genehmiger z. B. durch Datenbesitzergruppen nicht den benötigten Zugriff, dann werden unvollständige Leistungen angelegt. Das kann vor allem bei rückwirkenden Anträgen in der ZEIT zu inkorrekten Daten in der LEA führen.

Beispiel 

Im CRM Parameter Interner Kunde wird oft der "Nichtleistungskunde" eingetragen. Also jener Kunde, auf den die Nichtleistungszeiten in der LEA gebucht werden.

Achtung bei Firmengruppen! 

Die im Parameter hinterlegte Kundennummer darf nur einmal im System vorkommen, damit Importprogramme eine korrekte Validierung durchführen können. Informationen zur Personenerfassung innerhalb einer Firmengruppe: Personenerfassung erfolgt unter der Hauptfirma: Hier ist die Kundennummer immer eindeutig (z. B. in der Firma 98 mit der Nummer 290000) und damit ist die Voraussetzung für die Hinterlegung der gewünschten Nummer gegeben. Personenerfassung erfolgt nicht unter der Hauptfirma: Es besteht theoretisch die Möglichkeit (nicht empfohlen), dass mehrere Kunden dieselbe Nummer erhalten (haben). Betrifft das auch den Internen Kunden, würde die Validierung bei diversen Importprogrammen nicht korrekt funktionieren. Sorgen Sie dafür, dass die gewünschte Kundennummer nur einmal, und zwar unter der Hauptfirma, existiert! Wenn Sie je Firma einen eigenen Internen Kunden führen möchten, darf dieser folglich auch nicht unter derselben Nummer angelegt sein. Korrekt wäre z. B. eine Anlage in der Firma 1 mit der Nummer 290001 und in der Firma 2 mit der Nummer 290002.

Beispiel 

Das Projekt muss mindestens einem Kunden zugeordnet sein.

3.2.3. Tägliches Arbeiten

Im Anschluss finden Sie die Leistungen in der Leistungserfassung:

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Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel Übergabe NLZ aus Zeit in LEA (im Hintergrund).

3.2.4. Ergebnis im Detail

Ein interner Parameter kann gesetzt werden, um in der Logdatei "BMDLeistungZeitImport.log" noch detaillierte Informationen über die manuelle Übernahme der Zeitbuchungen zu erhalten (nur für Administratoren mit BMD Rücksprache). Der interne Parameter muss wie folgt erfasst werden: Paramgruppe: MCS_LEISTUNG Paramname: IMPORTZEIT Paramkey: BMD Paramwert: 1 Mitprotokolliert werden mit aktiviertem Parameter auch folgende Vorgänge: Importstart mit Eingabewerten Ergebniswert, ob das Laden der LEA Leistungen erfolgreich war Ergebniswert, wenn ein Fehler beim Befüllen der LEA Leistung auftritt Anzahl der Zeitbuchungen Information, wenn eine Zeitbuchung nicht importiert werden konnte, weil aufgrund der Buchungsart keine Ist-Zeit erzeugt wird Ergebniswert, ob Leistungen erzeugt werden konnten

 Seitenanfang 

3.3. Überleitung der Leistungen in die Zeiterfassung

Achtung! 

Die Leistungserfassung ist für derartige Leistungen/Zeitbuchungen das führende System! Das bedeutet, dass Änderungen einer Leistung immer auch zu Änderungen der entsprechenden Zeitbuchung führen. Es ist nicht zulässig, die Zeitbuchung in der Zeiterfassung zu ändern. Um das zu verhindern, kann der Zeiterfassungs-Parameter Zeitbuchungen aus PLE sperren aktiviert werden, wodurch eine Bearbeitung von Zeitbuchungen nicht mehr möglich ist, wenn sie im Feld "Pgm-Text" mit dem Wert "Leistung (LEA)" gekennzeichnet ist.

3.3.1. Anwendungsfälle

• Der häufigste Anwendungsfall besteht darin, die Vorteile der Zeiterfassung und der Leistungserfassung zu kombinieren, dabei jedoch nur in einem der beiden Pakete erfassen zu müssen.
  Hierfür wird diese Überleitungsart in Kombination mit Überleitung der Zeitbuchungen in die Leistungserfassung eingesetzt.
  
  In diesem Szenario werden Nichtleistungszeiten (z. B. Urlaub), Planungen und Anträge auf Abwesenheit über die Zeiterfassung verwaltet. Für Nichtleistungszeiten werden Leistungen aus den entsprechenden Zeitbuchungen erzeugt.
  Leistungszeiten werden direkt als Leistungen erfasst, wobei automatisch Zeitbuchungen entstehen. Dadurch wird eine tätigkeits- bzw. leistungsbezogene Zeiterfassung vermieden oder zumindest kein doppelter Erfassungsaufwand verursacht.
  
  
• Ein weiterer Anwendungsfall besteht darin, sämtliche Leistungen, unabhängig davon, ob es sich um Leistungs- oder Nichtleistungszeiten handelt, in die Zeiterfassung überzuleiten.
  Der Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass zentrale Funktionen der Zeiterfassung, wie etwa die Planung oder die Anträge auf Abwesenheit, nicht genutzt werden können.

3.3.2. Voraussetzungen und relevante Einstellungen

• Der Parameter Zeiterfassung muss nicht zwingend die Einstellung "Zeitbuchungen anzeigen" aufweisen. Mit der Ausprägung "Keine Anzeige" werden ebenfalls Zeitbuchungen erstellt.
  Diese Einstellung wird über das Feld "Anzeige Zeiterfassung" am Mitarbeiterstamm der einzelnen Mitarbeiter übersteuert.
  Dieses Feld regelt zusätzlich, ob eine Restzeitprüfung stattfindet oder nicht. Die Restzeitprüfung ist jedoch für diesen Anwendungsfall gänzlich irrelevant, da Leistungen immer 1:1 zu Zeitbuchungen führen. Die Leistungserfassung ist das führende System, weshalb es keine Abweichungen zwischen Zeitbuchungen und Leistungen geben kann.
  Deshalb muss die Restzeitprüfung am Mitarbeiterstamm für diesen Anwendungsfall zwingend deaktiviert werden!
  
  
• Der Parameter Zeitbuchungen aus Leistungen erstellen muss aktiviert sein.
  Dabei kann entschieden werden, ob lediglich die Zeitbuchung erstellt wird oder auch gleich eine Bewertung in der Zeiterfassung erfolgen soll.
  Diese Einstellung kann auch am Mitarbeiterstamm der einzelnen Mitarbeiter über das Feld "LEA in ZEIT verbuchen" übersteuert werden.
  Dieses bietet die gleichen Auswahlmöglichkeiten wie die LEA Parameter, wobei im Standard der Wert des LEA Parameters herangezogen wird.
  

Hinweis 

Damit die Von-/Bis-Zeit in der Leistungserfassung nicht immer oder ausschließlich manuell eingegeben werden muss, stehen folgende LEA Parameter zur Verfügung, die die Eingabe sowie das Kopieren/Einfügen von Leistungen erleichtern und die Überprüfung im Zuge des LEA Tagesabschlusses ermöglichen: Von-/Bis-Zeit exakt erfassen Von-Zeit vorschlagen Von-/Bis-Zeit prüfen Von-/Bis-Zeit beim Einfügen neu ermitteln

3.3.3. Tägliches Arbeiten

1. Leistungserfassung mit Pause
   Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, eine Leistung inklusive einer Pause zu erfassen und diese abzüglich der Pause an die Zeiterfassung zu übergeben.
   
   
   Wird bei einer Leistung eine Pause erfasst, reduziert sich die Leistungsdauer automatisch um die Pausenzeit.
   Beim Speichern der Leistung wird die Pause in der Zeiterfassung berücksichtigt, indem die daraus entstehende Zeitbuchung in zwei gleich große Zeitbuchungen aufgeteilt wird.
   
   Ist dieses Verhalten nicht gewünscht, muss die Pause separat als eigene Leistung erfasst werden.








2. Leistungserfassung ohne Pause mit Pausenlogik der Zeiterfassung
   Werden aus Leistungen Zeitbuchungen erzeugt, können beim Tagesabschluss in der Leistungserfassung automatisch Pausen von diesen Zeitbuchungen bzw. Leistungen abgezogen werden. Voraussetzung dafür ist, dass dem Tagesmodell des Mitarbeiters ein entsprechendes Pausenmodell zugeordnet ist.
   
   Der automatische Pausenabzug erfolgt nur dann korrekt, wenn jede betroffene Leistung länger ist als die abzuziehende Pause. Andernfalls würde eine nicht abschließbare Leistung mit einer Dauer von 0 Stunden entstehen.
   
   Beim Tagesabschluss berechnet die Zeiterfassung die gegebenenfalls verpflichtende Pause, verbucht diese und gleicht sie mit den Leistungen in der Leistungserfassung ab. Abhängig von der im Pausenmodell definierten Pausendauer wird die entsprechende Zeit von den in der Leistungserfassung erfassten Stunden abgezogen. Die abgezogene Pause wird auf der jeweiligen Leistung im Feld "Pause" ausgewiesen.
   
   
   
   
   
   In diesem Zusammenhang wird auch "Zeitausgleich" korrekt behandelt, wenn dieser in der Leistungserfassung erfasst wird (Zeitausgleich zählt nicht zur Ist-Zeit).
   
   

3.3.4. Ergebnis im Detail

3.3.5. Protokolle und Logdateien

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Siehe auch: Tageserfassung Projektleistungserfassung Projektwochenerfassung LEA Tagesabschluss und Autorisierung Zeitbuchungen bearbeiten Planung eines Mitarbeiters Pausenmodelle Zeiterfassung Tagesabschluss (Im Hintergrund) Stapelfunktion

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