Projektwochenerfassung
Grundlegende Informationen zur Leistungserfassung finden Sie unter Leistungserfassung und -abrechnung.
Leistungserfassung → Leistungserfassung → ProjektwochenerfassungDie Projektwochenerfassung dient zum schnellen Erfassen von Leistungen, die über mehrere Tage und mehrere Mitarbeiter hinweg erbracht werden. Leistungen werden hier also wochenweise erfasst, d. h. stundenweise auf die einzelnen Wochentage aufgeteilt und über mehrere Mitarbeiter hinweg aggregiert.
Dieses Fenster vereint die vielfältigen Möglichkeiten der Leistungserfassungs-Fenster Projektleistungserfassung und Wochenerfassung bei der Erfassung von Leistungszeiten. Der wesentliche Vorteil dieses Fensters besteht darin, dass für mehrere Mitarbeiter eine gleichzeitige Leistungserfassung auf Projektbasis durchgeführt werden kann. Gleichzeitig bietet dieses Fenster eine gute Übersicht durch die Kumulierung derartiger Gruppenleistungen.
Die Leistungen können als interner Personalaufwand einfach in die Kostenrechnung übergeben werden. Falls die vom Mitarbeiter getätigten Leistungen dem Kunden verrechnet werden sollen, steht eine Überleitungsmöglichkeit in die Fakturierung der Warenwirtschaft zur Verfügung.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Die Einstiegsfelder dienen zur Vorselektion des betreffenden Mitarbeiters, Projekts, der gewünschten Tätigkeit und des entsprechenden Tages für die Leistungserfassung. Darüber hinaus dienen die Felder "Mitarbeiter", "Projekt" und "Tätigkeit" als Vorschlagswerte für die Erfassung der Leistungen.
Das Einstiegsfeld "Mitarbeiter" wird nicht automatisch mit Ihrem Mitarbeiter befüllt. Wenn Sie dies jedoch möchten, können Sie den gewünschten Mitarbeiter in das Einstiegsfeld "Mitarbeiter" eintragen und den Einstiegswert für dieses Feld abspeichern. Sofern es die Berechtigungen erlauben (siehe Datenbesitzerkonzept Leistungserfassung), kann man hier über die F4-Funktion  den gewünschten Mitarbeiter bzw. mit der F8-Funktion  mehrere Mitarbeiter auswählen, für die die Leistungserfassung gestartet werden soll:
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KW | Kalenderwoche und -jahr, für welche die Leistungen erfasst werden. Vorgeschlagen wird die aktuelle Kalenderwoche. |
Projekt | Hier kann optional das Projekt angegeben werden, welches zur Erfassung der Leistungen als Vorschlag verwendet werden soll. Die Eingabe eines Projektes schränkt ebenso die Anzeige der Leistungs-Datensätze auf dieses Projekt ein. |
Tätigkeit | Hier kann optional die Tätigkeit angegeben werden, die zur Erfassung der Leistungen als Vorschlag verwendet werden soll. Es wird geprüft, ob die Eingabe der Tätigkeit in Bezug auf das Einstiegsfeld "Projekt" zulässig ist. Die Eingabe einer Tätigkeit schränkt ebenso die Anzeige der Leistungs-Datensätze auf diese Tätigkeit ein. |
Hinweis
 | Im Modus Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma wird das richtige Dienstverhältnis des Mitarbeiters, im Gegensatz zur Projektleistungserfassung, immer automatisch im Hintergrund ermittelt. Aus dem Leistungsdatum und dem Mitarbeiter wird das passende Dienstverhältnis ermittelt (auch immer dann, wenn eines dieser beiden Felder wieder verändert wird). Dabei gelten folgende Regeln:
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Projektwochenerfassung
Hier werden alle Leistungen, welche den Werten der Einstiegsfelder entsprechen, in Form von Wochenzeilen gelistet.
Um den Mitarbeitern die Leistungserfassung zu erleichtern, ist es nötig, sich genau mit der Auswahl und Anordnung der Leistungsfelder in der Liste auseinanderzusetzen. Wird die Auswahl verändert, so muss die Projektwochenerfassung zwingend neu gestartet werden. Diese Leistungserfassungsvariante zeichnet sich speziell dadurch aus, dass je Wochentag eine eigene Stundenspalte (bzw. auch Von-/Bis-Zeit und Pause) existiert.
Um die Daten so übersichtlich wie möglich in diesem Bereich darzustellen, werden identische Leistungen logisch in einer Zeile zusammengefasst. Die Aggregierung findet aber nur für maximal eine (verteilte) Leistung pro Tag und Zeile statt. Des Weiteren wird für eine bessere Übersichtlichkeit die Trennlinie zwischen den Tagen dicker dargestellt, was vor allem für die Erfassung der Von-/Bis-Zeit vorteilhaft ist.
Eine wesentliche Eigenschaft der Projektwochenerfassung ist die Möglichkeit der Erfassung von Leistungen für eine Gruppe von Mitarbeitern, welche programmtechnisch der Leistung auf mehrere Mitarbeiter verteilen entspricht. Neben der Option, bereits im Einstiegsfeld Mitarbeiter über die F8-Funktion mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auszuwählen, ist die zweite Besonderheit die Darstellung dieser Mitarbeiter-Gruppe im Feld Ma-Nr. Hier ist auf einen Blick sichtbar, wenn die Leistung für eine Gruppe von Mitarbeitern erfasst wurde (die Leistung also auf mehrere Mitarbeiter verteilt ist).
sHinweis
| Wird der LEA Parameter Felder "Von", "Bis" und "Pause" anzeigen aktiviert, so wird eine eigene Feldauswahl für diesen Fensterbereich eingeblendet, die es je Wochentag ermöglicht, nicht nur die Stunden zu erfassen, sondern darüber hinaus auch die Von-Zeit, die Bis-Zeit und optional eine Pause. Die Einsortierung der Leistungen erfolgt hier bei gleichem Projekt und gleicher Tätigkeit nicht nach Erstellzeitpunkt der Zeile, sondern aufsteigend nach der Von-Zeit. Außerdem finden Sie in diesem Fall bei den Zeit-Feldern zusätzliche Funktionen, welche die Erfassung erleichtern.  Dies ist zwingend dann nötig, wenn aus Leistungen Zeitbuchungen erstellt werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zum Thema Überleitung der Leistungen in die Zeiterfassung. |
Hinweis
| Standardmäßig wird in diesem Fenster nach dem Speichern einer neuen Wochenzeile automatisch die Neuanlage einer weiteren Wochenzeile geöffnet, um eine komfortable Erfassung von mehreren Leistungen nacheinander zu ermöglichen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den CRM Parameter Automatische Neuanlage unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → LEA, mit dem Sie dieses Verhalten benutzerbezogen oder global unterbinden können. |
Um vollständige Leistungseingaben zu erhalten bzw. Fehleingaben zu vermeiden, erfolgen bei der Leistungserfassung viele Plausibilitätsprüfungen, die über LEA Parameter, CRM Parameter und Stammdaten-Einstellungen beeinflusst werden können (siehe Plausibilitätsprüfungen).
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
Hinweis
| Im Gegensatz zu den anderen Leistungserfassungsarten gibt es in der Projektwochenerfassung eigens aufrufbare Funktionen für Tagesabschluss und Autorisierung. Dadurch funktioniert teilweise die Tagesabschlussautomatik im Zuge der Restzeitübernahme abweichend zu den anderen Leistungserfassungsarten. Der Tagesabschluss wird für einzelne Wochentage durch einen Klick auf das Tages-Symbol der Spaltenüberschrift  hergestellt. Abgeschlossene Tage sind in der Folge auch mit einem anderen Symbol gekennzeichnet:  . Wird ohne Tagesabschluss gearbeitet (gesteuert über den LEA Parameter Tagesabschluss), gelten diese tagesbezogenen Funktionen als Autorisierungs-Funktionen. Wird die Autorisierung mit dem Tagesabschluss durchgeführt, gilt: Die Leistungen werden mit dem Tagesabschluss auch autorisiert. Wird die Autorisierung getrennt vom Tagesabschluss (gesteuert über den LEA Parameter Autorisierung) durchgeführt, muss die Autorisierung für die gesamte Woche über den Menüpunkt Autorisierung in diesem Fenster oder an einer anderen Stelle im Programm (z. B. Projektleistungserfassung) vorgenommen werden. Für das Auflösen des Tagesabschlusses bzw. der Autorisierung stehen in der Projektwochenerfassung separate Funktionen zur Verfügung. |
Standardfeldauswahl Projektwochenerfassung
 Löschen | Zeilen der Projektwochenerfassung können einzeln ausgewählt oder via Mehrfachauswahl markiert und anschließend mit der Funktion "Löschen" gelöscht werden. Es erscheint in jedem Fall eine Meldung, wie viele Leistungen durch diese Aktion gelöscht worden sind:  Sollten Leistungen markiert werden, die nicht mehr gelöscht werden können (z. B. bereits abgeschlossen, bereits autorisiert ...), so erhalten Sie diese Meldung, wobei der Löschvorgang für die restlichen Leistungen wie gewohnt durchgeführt wird:  Es erscheint auch in diesem Fall eine Meldung mit der Information, wie viele Leistungen gelöscht werden konnten:  |
Zeile(n) kopieren | Die Funktion "Zeile(n) kopieren" kopiert die markierte(n) Zeile(n) in die Zwischenablage. Mit Strg + Klick oder Strg + A können mehrere oder alle Zeilen markiert werden. |
Die Funktion "Zeile(n) einfügen" fügt die kopierte(n) Zeile(n) aus der Zwischenablage ein. Sie bietet unterschiedliche Möglichkeiten, je nachdem, ob im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" ein einzelner Mitarbeiter mit oder ohne Restzeitprüfung oder ob mehrere Mitarbeiter ausgewählt worden sind:
Die oben genannten Auswahlmöglichkeiten erscheinen auch, wenn zuvor mehrere Wochenleistungen in die Zwischenablage kopiert worden sind. Egal welche Leistung kopiert worden ist und unabhängig davon, ob die kopierte Leistung verteilt gewesen ist oder nicht, wird die Leistung immer bei allen Mitarbeitern eingefügt bzw. zwischen allen Mitarbeitern verteilt, die im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" ausgewählt worden sind! | |
Die Funktion "Sollzeit übernehmen" dient - im Unterschied zur Funktion "Restzeit übernehmen" - dazu, die Stunden und die Pause der Leistung automatisch aufgrund des Tagesmodells laut Wochenmodell des betroffenen Mitarbeiters zu ermitteln. Durch sie ergibt sich der Vorteil, dass Leistungen wie beispielsweise Nichtleistungszeiten (z. B. Urlaub) möglichst rasch im richtigen Ausmaß erfasst werden können. Sie wird nur dann angeboten, wenn ein einziger Mitarbeiter im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" ausgewählt worden ist. Ist der LEA Parameter Felder "Von", "Bis" und "Pause" anzeigen aktiv, so werden ebenso die Von- und Bis-Zeit entsprechend aus dem Tagesmodell ermittelt. Zusätzlich entscheidet die Einstellung Berücksichtigung Planung bei Sollzeit-Ermittlung, ob die Planungs-Daten der Zeiterfassung für die Ermittlung der Sollzeiten herangezogen werden sollen. Diese Funktionalität wird nun ebenso unterstützt, wenn Projektwochenzeilen für einen Mitarbeiter kopiert und wieder eingefügt werden. Beim Einfügen erscheint dieser Dialog, wobei die Funktion "In Sollstunden-Höhe" die Ermittlung der Sollzeiten übernimmt. Diese Funktion kann berechtigt werden. Sie können die Berechtigung "Sollzeit übernehmen" (Funktionsnummer 47063) sperren und die Funktion somit gleich überhaupt nicht anzeigen lassen. | |
Mit der Funktion "Stunden auf andere Tage übernehmen" öffnet sich das Fenster Stunden auf andere Tage übernehmen, in dem Sie einen Wochentag definieren können, bis zu diesem die Zeiten des selektierten Tages innerhalb dieser Zeile übernommen - sozusagen kopiert - werden. Dies ermöglicht eine noch schnellere Erfassung der Leistungen. Die Funktion ist nur aktiv, wenn die Bearbeitung der Zeile geöffnet ist und bereits Stunden für den fokussierten Tag in dieser Zeile gefunden werden können. |
 Abschließen | Folgende Funktionen stehen für den Tagesabschluss zur Verfügung:
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 Auflösen | Folgende Funktionen stehen für das Auflösen des Tagesabschlusses zur Verfügung:
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Hinweis
| Die Funktionen zum Tagesabschluss sind nicht sichtbar, wenn über den LEA Parameter Tagesabschluss eingestellt ist, dass kein Tagesabschluss durchgeführt werden soll. Grundsätzliche Informationen zum Tagesabschluss sowie genaue Erläuterungen zu den Detailfunktionen finden Sie im Thema Tagesabschluss und Autorisierung. |
| Woche autorisieren | Autorisiert die aktuell gewählte Woche. |
| Autorisierung der Woche auflösen | Löst die Autorisierung der aktuell gewählten Woche auf. |
Hinweis
| Die Funktionen zur Autorisierung sind nicht sichtbar, wenn über den LEA Parameter Autorisierung eingestellt ist, dass die Autorisierung mit dem Tagesabschluss vorgenommen werden soll. Grundsätzliche Informationen zur Autorisierung sowie genaue Erläuterungen zu den Detailfunktionen finden Sie im Thema Tagesabschluss und Autorisierung. |
Folgende Schaltflächen zur schnellen Navigation stehen Ihnen im Bereich (Projekt-)Wochenerfassung zur Verfügung:
Durch einen einfachen Klick auf die jeweilige Schaltfläche erreichen Sie eine schnelle Ansteuerung bestimmter Wochen.
 Vorige Woche | Diese Funktion wechselt die Ansicht auf die vorige Woche - die Woche des Einstiegsfeldes KW passt sich entsprechend an. |
 Nächste Woche | Diese Funktion wechselt die Ansicht auf die nächste Woche - die Woche des Einstiegsfeldes KW passt sich entsprechend an. |
 Zu aktueller Woche | Diese Funktion ermittelt die aktuelle Woche aufgrund des heutigen Tagesdatums - die Woche des Einstiegsfeldes KW passt sich entsprechend an. |
 Zu ältester nicht abgeschlossener Woche | Diese Funktion ermittelt die letzte Woche, welche noch nicht komplett abgeschlossen ist - die Woche des Einstiegsfeldes KW passt sich entsprechend an. Die Schaltfläche ist nicht ausführbar, wenn mehrere Mitarbeiter im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" ausgewählt worden sind. |
Folgende Funktionen stehen Ihnen während der Bearbeitung einer Wochenzeile zur Verfügung, wenn Sie mit Von-/Bis-Zeit und Pause oder der Restzeitübernahme arbeiten:
Durch einen einfachen Klick auf die jeweilige Schaltfläche erreichen Sie eine schnelle Ansteuerung bestimmter Funktionen.
| Vorschlag Von-Zeit | Mit der F4-Funktion "Vorschlag Von-Zeit" können Sie sich die für den Mitarbeiter/die Mitarbeitergruppe gültige Von-Zeit vorschlagen lassen. Die Schaltfläche steht jeweils nur beim Feld "Von Zeit" eines Tages während der Bearbeitung einer Zeile zur Verfügung. Nähere Informationen zur Ermittlung der Von-Zeit finden Sie unter Vorschlag Von-Zeit. | ||
| Von-/Bis-Zeiten-Erfassung | Mit Klick auf diese F8-Funktion "Von-/Bis-Zeiten-Erfassung" öffnet sich ein eigenes Fenster zur Erfassung mehrerer Zeilen mit verschiedenen Tätigkeiten, Von-/Bis-Zeiten, Pausen und Stunden. Die Funktion ist bei den Feldern "Von Zeit" und "Bis Zeit" verfügbar, sobald die markierte Zeile zur Bearbeitung geöffnet worden ist. An abgeschlossenen Tagen ist die Funktion bei den Feldern nicht vorhanden, da bei gesetztem Tagesabschluss keine Leistungen mehr erfasst werden dürfen. Nähere Informationen finden Sie unter Von-/Bis-Zeiten-Erfassung. | ||
 Restzeit übernehmen | Die Funktion "Restzeit übernehmen" ermöglicht es, die Restzeit (Stunden aus der Zeiterfassung abzüglich der bereits erfassten Stunden aus den Leistungen) in die markierte Zeile der Projektwochenerfassung zu übernehmen. Sie steht nur bei aktiver Zeiterfassung (LEA Parameter Zeiterfassung) zur Verfügung und auch nur dann, wenn ein einziger Mitarbeiter im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" ausgewählt worden ist. Nähere Informationen finden Sie unter Restzeitprüfung in der Projektwochenerfassung. Hinweis
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Hinweis
| In diesem Fenster wird bei inaktiven Funktionen in der Statuszeile unterhalb eine Begründung angezeigt, warum ein Ausführen dieser Funktion nicht zulässig ist. Zum Beispiel ist die Neuanlage / das Bearbeiten einer Leistung / einer Barauslage nicht möglich, wenn die Funktion über die Berechtigung für Mitarbeiterdaten "Leistungen bearbeiten" gesperrt worden ist - eine Begründung wird dann wie im Bild unterhalb dargestellt.  |
Kalender
Der Bereich "Kalender" wird zum Navigieren auf andere Tage und Wochen genutzt. Es können bis zu insgesamt vier Kalendermonate gleichzeitig angezeigt werden, indem dieser Bereich größer gezogen wird. Eine manuelle Änderung des Monats kann entweder durch die Pfeile neben dem selektierten Kalendermonat oder durch Klick direkt auf den ausgewählten Monat bzw. auf das Jahr erfolgen.
Wird hier ein Tag ausgewählt, der sich in einer anderen Kalenderwoche befindet, so ändert sich ebenfalls das Einstiegsfeld "KW" auf die jeweilige Kalenderwoche, falls dieses Einstiegsfeld vorhanden ist (z. B. in der Wochenerfassung bzw. Projektwochenerfassung).
Weiters werden die Zustände über Tage, an denen bereits Leistungen existieren bzw. welche bereits mit Tagesabschluss versehen sind, mittels Farben angezeigt:
 | Ein roter Rahmen zeigt den heutigen Tag an. |
 | Ein blauer Rahmen zeigt den aktuell markierten Tag an. |
 | Rote Ziffern stehen für Samstage, Sonntage und Feiertage. Diese Anzeige wird beeinflusst durch den TOOLS Parameter Feiertag hervorheben. |
 | Fett angezeigte Ziffern bedeuten, dass Leistungen an diesem Tag vorhanden sind. |
 | Normal angezeigte Ziffern bedeutet, dass noch keine Leistungen an diesem Tag vorhanden sind. |
 | Ein gelber Hintergrund kennzeichnet bis zum aktuellen Tag Tage mit Sollstunden, an denen noch nicht alle Sollstunden erreicht worden sind (= weniger Iststunden als Sollstunden). Auch Tage, an denen zu viele Iststunden eingegeben worden sind, sind mit einem gelben Hintergrund versehen (= mehr Iststunden als Sollstunden). |
 | Ein roter Hintergrund kennzeichnet bis zum aktuellen Tag Tage mit Sollstunden, an denen noch keine Iststunden vorhanden sind. |
 | Kein Hintergrund kennzeichnet Tage, an denen die Iststunden der Leistungen den Sollstunden entsprechen. |
 | Ein grüner Hintergrund kennzeichnet Tage, welche mit Tagesabschluss abgeschlossen sind. |
Für den Vergleich werden die Sollstunden für den Kalender aus den Zeitbuchungen des Mitarbeiters ermittelt, wenn der LEA Parameter Zeiterfassung aktiv ist. Ansonsten werden die Sollstunden aus dem Tagesmodell, welches sich aus dem Wochenmodell des Mitarbeiters ergibt, ermittelt.
Die Iststunden werden immer aus den Stunden der Leistungen ermittelt.
Mit dem Kurzhinweis, der erscheint, wenn man mit der Maus auf einen Tag im Kalender zeigt, erhält man noch weitere Informationen. Beispiele dafür sind:
Hinweis
| Wenn der LEA Parameter Tagesabschluss auf "Ohne Tagesabschluss" gesetzt worden ist, so wird durch die Autorisierung ebenfalls der Status "Tag abgeschlossen" gesetzt. Es können jedoch noch weitere Leistungen an diesen Tagen angelegt werden. |
Achtung!
 | Ist im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" mehr als ein Mitarbeiter ausgewählt worden, so ist die farbliche und gegebenenfalls fette Darstellung einzelner Tage außer Kraft, da sich die Status der einzelnen Tage bei den einzelnen Mitarbeitern unterscheiden könnten. |
Details Leistung
Dieser Bereich bietet Detailinformationen zur Leistung, die im Fensterbereich Projektwochenerfassung markiert worden ist, wobei hier über die Feldauswahl weitere/andere Felder der Leistung eingeblendet werden können.
Im Feld "Mitarbeiter" werden bei verteilten Leistungen immer alle Mitarbeiter der Gruppe im Format "Name (Nummer)" angezeigt, damit immer eine Übersicht über alle Mitarbeiter gegeben ist, an die diese Leistung verteilt worden ist.
Leistungen
In diesem Bereich werden sämtliche Leistungen gelistet, die zu den im Bereich Projektwochenerfassung markierten Zeilen gehören.
Damit hier auch notwendige Korrekturen durchgeführt werden können, stehen in diesem Fensterbereich die wesentlichen Funktionen der Tageserfassung zur Verfügung. Eine Neuanlage ist in diesem Fensterbereich jedoch nicht möglich.
Achtung!
| Wird eine Leistung, die an mehrere Mitarbeiter verteilt worden ist, in diesem Fenster bearbeitet (Tätigkeit oder Stunden werden beispielsweise geändert), so wird diese ohne weitere Abfragen aus der Verteilung gelöst. Es handelt sich ab diesem Zeitpunkt immer um eine Einzelleistung, die nicht mehr mit den anderen Leistungen dieser Verteilung zusammengehalten wird. Wird eine Leistung aus einer Verteilung gelöst, so wird dieser Umstand auch sofort im Fensterteil Projektwochenerfassung sichtbar, indem eine eigene Zeile für die herausgelöste Leistung angezeigt wird. Dabei werden die Tage der betroffenen Zeile, die sich weiterhin in einer Verteilung befinden, zur besseren Übersicht in Gelb hervorgehoben:  Wird eine der letzten beiden Leistungen einer Verteilung herausgelöst, so wird die gesamte Verteilung aufgelöst und es gilt folglich keine der ursprünglich verteilten Leistungen mehr als verteilt. |
Achtung!
| Ist eine Leistung aus einer Verteilung herausgelöst worden, so wird diese durch das Bearbeiten oder Löschen der verteilten Leistung niemals mehr aktualisiert. Es ist auch unmöglich, diese Leistung wieder in die Verteilung aufzunehmen. |
Standardfeldauswahl Projektwochenerfassung (Leistungen)
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
Löschen | Leistungen können einzeln ausgewählt oder via Mehrfachauswahl markiert und anschließend mit der Funktion "Löschen" gelöscht werden. Sollten Leistungen markiert werden, die nicht mehr gelöscht werden können (z. B. bereits abgeschlossen, bereits autorisiert ...), so erhalten Sie diese Meldung und der gesamte Löschvorgang wird abgebrochen:  Bisher ist "Löschen" jedoch die einzige leistungsbezogene Funktion, die in der Leistungserfassung im Zuge einer Mehrfachauswahl ausführbar ist. | ||
Restzeit übernehmen | Die Funktion "Restzeit übernehmen" steht nur bei aktiver Zeiterfassung (LEA Parameter Zeiterfassung) zur Verfügung. Sie ermöglicht, die Restzeit (Stunden aus der Zeiterfassung abzüglich der bereits erfassten Stunden aus den Leistungen) in den markierten Leistungen zu übernehmen. Sollte diese Funktion inaktiv sein, können Sie den Grund dafür der Leiste im unteren Fensterbereich entnehmen. Hinweis
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Sollzeit übernehmen | Mit der Funktion "Sollzeit übernehmen" können Sie auf schnelle und einfache Weise die Sollzeit laut Tagesmodell einfügen, wenn Sie ohne Zeiterfassung arbeiten, oder wenn aus Leistungen Zeitbuchungen erzeugt werden. Im Standard ist diese Funktion ausgeblendet, da sie nur der Erfassung von einer Leistung pro Tag dient. Diese Funktion kann berechtigt werden. Sie können die Berechtigung "Sollzeit übernehmen" (Funktionsnummer 47063) sperren und die Funktion somit gleich überhaupt nicht anzeigen lassen. Hinweis
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 Arbeitsschein |
Hinweis zum Ändern einer Leistung, die bereits in einem Arbeitsschein enthalten ist
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 Korrektur anfordern | Ermöglicht eine Korrekturanforderung per E-Mail oder Aufgabe (der Modus ist einstellbar über den LEA Parameter Korrekturanforderung) an den Mitarbeiter, der die Leistung erfasst hat. | ||||||||
Ermöglicht die Bearbeitung des Leistungstextes, indem sich das Fenster Text bearbeiten öffnet. Die Funktion "Text bearbeiten" ist nicht mit dem normalen Bearbeiten (Funktion F6 "Bearbeiten") einer Leistung gleichzusetzen. Sie ist beispielsweise auch bei einer bereits autorisierten Leistung erlaubt, sofern sich diese noch nicht in einem Auftrag (WWS) befindet. Aus diesem Grund werden auch nicht sämtliche Prüfungen für Leistungen durchlaufen bzw. Meldungen ausgegeben, die beim normalen Bearbeiten einer Leistung aufschlagen würden. | |||||||||
Die Funktion "Fox-Text" ermöglicht in der Leistungserfassung die Übergabe des erfassten Leistungstextes aus dem Feld Text (bzw. Kurztext) an die KI-Funktion Fox-Text. Als Ergebnis liefert Ihnen die Funktion sofort einen KI-generierten und sprachlich optimierten Text im Feld Text (bzw. Kurztext). Beachten Sie: Die Übersetzung bzw. das Lektorat des Leistungstextes erfolgt ohne weiteren Zwischenschritt. Sie können das Ergebnis nicht vorab prüfen bzw. entscheiden, ob Sie das KI-generierte Ergebnis übernehmen wollen oder Ihren ursprünglichen Text beibehalten möchten. Die durch die KI vorgenommenen Änderungen am Leistungstext können nicht rückgängig gemacht werden. Die Funktion kann für eine oder mehrere Leistungen gleichzeitig ausgeführt werden und umfasst die beiden Einzelfunktionen Übersetzen und Lektorieren. Die KI-Funktion Fox-Text unterstützt Sie dabei, kundenorientierte Texte ohne inhaltliche Veränderung zu formulieren. Dabei werden eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik sowie ein einheitlicher Schreibstil sichergestellt, unabhängig davon, welcher Mitarbeiter die Leistung erfasst hat.
Für die Nutzung dieser Funktion müssen Sie die Lizenz "BMD KI-Basislizenz" (Lizenzpaket 576) besitzen sowie die Berechtigung "Fox-Text" (Nummer: 47462; Name: MCS_MDLEISTUNGMGR_FOXTEXT) freigegeben haben. Nähere Informationen zur KI-Funktion generell finden Sie im Kapitel BMD Fox-Text: Professionelle Textverarbeitung und mehr der Themendokumentation KI-Funktionen in der NTCS. Die Funktion "Fox-Text" ist nicht mit dem normalen Bearbeiten (Funktion F6 "Bearbeiten") einer Leistung gleichzusetzen. Sie ist beispielsweise auch bei einer bereits autorisierten Leistung erlaubt, sofern sich diese noch nicht in einer Honorarnote bzw. einem Auftrag (WWS) befindet. Somit ist die Funktion immer dann für eine Leistung ausführbar, wenn auch die Funktion Text bearbeiten in diesem Status zulässig ist. Beachten Sie, dass aus diesem Grund auch die Berechtigungen beider Funktionen gleich gesetzt werden sollten (entweder beide Berechtigungen erlaubt oder beide Berechtigungen nicht erlaubt). Wie bei der Funktion Text bearbeiten werden im Zuge der Funktion "Fox-Text" nicht sämtliche Prüfungen für Leistungen durchlaufen bzw. Meldungen ausgegeben, die beim normalen Bearbeiten einer Leistung aufschlagen würden. | |||||||||
 Ressourcen zuordnen | Diese Funktion ermöglicht es, zur markierten Leistung Ressourcen zuzuordnen, indem sich das Fenster Ressourcen zuordnen öffnet. Diese Zuordnung erzeugt automatisch Barauslagen, welche dem Kunden weiterverrechnet werden können (siehe Thema Anbindung an die Ressourcen). Hinweis
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Das Besprechungsprotokoll der markierten Leistung kann mit dieser Funktion direkt geöffnet werden. Weitere Informationen zum Besprechungsprotokoll auf der Leistung finden Sie in der Hilfe zum Feld Besprechungsprotokoll. | |||||||||
 Zusatzmengen erfassen Dienstreisen erfassen | Diese Funktion ermöglicht es, für die markierte Leistung im Fenster Zusatzmengen erfassen Zusatzmengen zu erfassen. Dort muss je Artikel nur mehr die Menge und/oder der Preis eingegeben werden. Dies erspart die neuerliche Eingabe von Kunde, Projekt, Bezugszeitraum und Leistungstext. Alternativ dazu (geregelt über den CRM Parameter Zusatzmengen zur Leistung erfassen) kann hier die komplexere Form das Fenster Dienstreisen erfassen (Paket LOHN), aufgerufen werden. | ||||||||
 DMS | Die Beschreibung der Funktionen zur Dokumentenzuordnung finden Sie unter Dokumentenzuordnung - Funktionen. Hinweis
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Arbeitsscheine
Arbeitsscheindokument ansehen 
Übersetzen
Lektorieren
Diese Funktion öffnet das Fenster Auswertung. Über diese Funktion können Sie für bestimmte Mitarbeiter mit Einschränkung auf einen bestimmten Leistungszeitraum Auswertungen des Auswertungstyps "Arbeitsberichte" ausdrucken. Nähere Informationen zu den Auswertungen selbst erhalten Sie in der Fensterhilfe LEA Auswertungen. |
 Stundensatzursprung | Mit dieser Funktion kann nachvollzogen werden, wie sich der Verrechnungsstundensatz bzw. der Artikelpreis der aktuell markierten Leistung ermitteln würde. Sie erhalten eine Meldung mit Informationen, woher die Leistung ihren Verrechnungssatz bzw. Artikelpreis bezieht.   Wird eine Stundenleistung aufgrund des LEA Parameters Automatische Bewertung von nicht verrechenbaren Leistungen mit Null bewertet, zeigt die Meldung den tatsächlich aufgefundenen Stundensatz und gibt aber auch in Klammer an, dass die Leistung nicht bewertet wurde.  Achtung: Diese Meldung zeigt nicht an, wie sich der Honorarbetrag dieser Leistung zusammensetzt - es könnten beispielsweise Nachlässe verwendet worden sein. Angezeigt wird ausschließlich jener Stundensatz/Artikelpreis, welcher in der Stundensatz- bzw. Artikelpreisverwaltung für die Leistung aktuell gültig wäre. |
 LEA-KORE-Analyse | Diese Funktion öffnet das Analyseprogramm LEA-KORE-Analyse, um eine Analyse aller zuvor in der Liste vorgefilterten (autorisierten) Leistungen bzgl. korrekter KORE-Überleitung durchzuführen. |
 AVE-Daten erzeugen | Mit dieser Funktion können die zu den verrechenbaren Leistungsdatensätzen zugehörigen AVE-Sätze anhand der in der Liste angezeigten Leistungen neu ermittelt werden.  |
 Lohnsätze erzeugen | Mit dieser Funktion können Lohnsätze für alle Leistungen der Liste im Nachhinein neu erzeugt werden. Wird sie ausgeführt, so erscheint folgende Meldung, bevor die Erzeugung der Lohnsätze durchgeführt wird, wobei die Anzahl der betroffenen Leistungen nochmals vorab summiert wird:  Es werden ausschließlich jene Lohnsätze gelöscht und neu erzeugt, die auch über den Automatismus der Leistungserfassung entstanden sind. Manuell erfasste Lohnsätze werden durch diese Funktion niemals verändert. |
Kostenrechnung
Dieser Fensterbereich zeigt die aus dem markierten Leistungsdatensatz resultierenden KORE-Buchungen als Vorschau an. Es handelt sich dabei um keine echten KORE-Buchungen, sondern diese Daten dienen lediglich zur Information und besseren Nachvollziehbarkeit. Die Werte in diesen Fensterteilen beziehen sich immer auf die gewählte Leistung im Fensterteil Leistungen.
Details entnehmen Sie bitte der Hilfe zum Thema LEA-KORE-Anbindung (aufwandsseitig).
Auftragsvorerfassung
Dieser Fensterbereich zeigt den aus dem markierten Leistungsdatensatz resultierenden Auftragsvorerfassungsdatensatz an (nur vorhanden bei "als verrechenbar" gekennzeichneten Datensätzen). Die Werte in diesen Fensterbereichen beziehen sich immer auf die gewählte Leistung im Fensterbereich Leistungen.
Details entnehmen Sie bitte der Hilfe zum Thema Übernahme aus der PLE in die Auftragsvorerfassung.
Alle AVE-Sätze
Dieser Bereich zeigt sämtliche aus den in der Leistungserfassung aktuell gelisteten Leistungsdatensätzen resultierenden Auftragsvorerfassungs-Datensätze an. Die Werte in diesen Fensterbereichen beziehen sich immer auf alle Leistungen, die im Fensterbereich Leistungen angezeigt werden.
Dienstreisen
Dieser Bereich zeigt die zum Leistungsdatensatz erfassten Reisekosten an (nur bei Erfassung der Reisekosten via NTCS LOHN). Die Werte in diesen Fensterbereichen beziehen sich immer auf die gewählte Leistung im Fensterbereich Leistungen.
Details entnehmen Sie bitte der Hilfe zum Thema Anbindung an die Dienstreiseerfassung.
Lohnverrechnung
Dieser Fensterbereich zeigt die aus dem markierten Leistungsdatensatz resultierenden Lohnsätze an. Die Werte in diesen Fensterbereichen beziehen sich immer auf die gewählte Leistung im Fensterbereich Leistungen.
Die Lohnsätze können wie folgt erfasst werden:
- Manuell
- Anhand der Bewertung aus der ZEIT
- Über die Lohnart, welche auf der Leistung bzw. dem Artikel hinterlegt ist
Hinweis
| Anhand des Leistungsdatums werden für das zeitlich zugehörige Lohnjahr die globalen Lohnarteneinstellungen für die PLE herangezogen. Sollte das benötigte Lohnjahr noch nicht existieren, erfolgt eine Hinweismeldung, dass kein entsprechendes Lohnjahr im Datenbestand gefunden worden ist, in der Leistungserfassung: |
Details entnehmen Sie bitte der Hilfe zum Thema Überleitung PLE in NTCS LOHN.
Alle Lohnsätze
Dieser Bereich zeigt sämtliche aus den in der Leistungserfassung aktuell gelisteten Leistungsdatensätzen resultierenden Lohnsätze an. Die Werte in diesen Fensterbereichen beziehen sich immer auf alle Leistungen, die im Fensterbereich Leistungen angezeigt werden.
Die Lohnsätze können wie folgt erfasst werden:
- Manuell
- Anhand der Bewertung aus der ZEIT
- Über die Lohnart, welche auf der Leistung bzw. dem Artikel hinterlegt ist
Details entnehmen Sie bitte der Hilfe zum Thema Überleitung PLE in NTCS LOHN.
Info Leistungserfassung
Unter dem Fensterbereich "Info Leistungserfassung" können folgende Unter-Fensterbereiche der Leistungserfassung eingeblendet werden:
Die Werte in diesen Fensterbereichen beziehen sich immer auf die gewählte Leistung im Fensterbereich Leistungen. So werden in den jeweiligen Bereichen immer jene Daten angezeigt, die zum Datum des markierten Leistungsdatensatzes passen. Durch einen Klick in den Kalender auf einen bestimmten Tag kann das Datum der markierten Leistung für die Anzeige der Daten in den Bereichen übersteuert werden.
Arbeitsscheindokumente
Dieser Bereich zeigt den zum Leistungsdatensatz erstellten Arbeitsschein an. Die Werte in diesen Fensterbereichen beziehen sich immer auf die gewählte Leistung im Fensterbereich Leistungen.
Details entnehmen Sie bitte der Hilfe zum Thema Digitaler Arbeitsschein und Arbeitsscheine.
Dokumentenvorschau
Nach Aktivierung des Bereiches "Arbeitsscheindokumente" kann der Bereich "Dokumentenvorschau" eingeblendet werden, in dem das Arbeitsscheindokument in der Vorschau angezeigt wird.
Hinweis
| Ist ein Arbeitsschein bereits archiviert, kann dieser nicht mehr gelöscht werden. Beim Versuch ein Arbeitsscheindokument zu löschen, erscheint ein Hinweis, dass das Dokument eine fixe Zuordnung aus dem Paket LEA besitzt und das Löschen wird somit unterbunden.  |
Hintergrundinformationen
Weiterführende Informationen und hilfreiche Empfehlungen finden Sie unter Hintergrundinformationen: Leistungserfassung.
Restzeitprüfung in der Projektwochenerfassung
Die Restzeitprüfung, also ob ein Mitarbeiter über die Sollstunden hinaus Leistungen erfassen darf, rückt bei der Projektwochenerfassung in den Hintergrund, da diese Erfassungsvariante in erster Linie dafür gedacht ist, für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Leistungen zu erfassen. Hier kann die Restzeit nicht für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ermittelt werden. Ein zweiter Grund ist, dass die Zeitbuchungen im Normalfall bei den bisherigen Anwendungsfällen erst nachträglich aus den Leistungen entstehen und sich erst daraus in der Zeiterfassung auch die tatsächlichen Sollstunden ergeben (siehe Überleitung der Leistungen in die Zeiterfassung). Hier wird ebenfalls keine Restzeitprüfung vorgenommen.
Daher wird die Restzeitprüfung nur in folgenden Fällen in der Projektwochenerfassung unterstützt (vorausgesetzt, es ist nur ein Mitarbeiter im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" ausgewählt und für diesen Mitarbeiter ist das Mitarbeiterfeld Anzeige Zeiterfassung auch auf "Anzeige mit Restzeitprüfung" gesetzt):
- Bei direkter Eingabe von Stunden, die die noch verfügbare Restzeit überschreiten
- Bei Eingabe einer Von-Zeit und einer Bis-Zeit (unter Berücksichtigung der Pause), wenn die daraus errechneten Stunden die verfügbare Restzeit überschreiten
Aus diesem Grund wird auch beim Kopieren und Einfügen einer Zeile für einen Mitarbeiter die kopierte Zeile nur mehr mit Stundenhöhe "0" eingefügt.
Vorschlag Von-Zeit
Um bei der Erfassung von Leistungen für eine Mitarbeitergruppe eine einheitliche Von-Zeit vorschlagen zu lassen, kann ein fiktives Wochenmodell im CRM Parameter Wochenmodell unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → LEA hinterlegt werden.
Dadurch können Sie sich die Von-Zeit mittels der F4-Taste oder Klick auf den F4-Pfeil direkt im Feld "Von Zeit" des jeweiligen Tages für diese Mitarbeitergruppe vorschlagen lassen und ersparen sich die manuelle Erfassung. Die vorgeschlagene Von-Zeit bezieht sich auf die Sollbeginnzeit des im Parameter hinterlegten Wochenmodells.
Der Vorschlag gilt allerdings nur dann, wenn mehr als ein Mitarbeiter im Einstiegsfeld ausgewählt worden ist, ansonsten wird die Sollbeginnzeit des eigenen Wochenmodells des ausgewählten Mitarbeiters angewendet.
Dabei gelten für die Parametereinstellungen folgende Rückfallebenen:
- Benutzerbezogene Einstellung des Erfassers
- Firmenbezogene Einstellung der Eigenen Firma des Erfassers
- Globale Einstellung
- Leer (hier greift das Wochenmodell des Mitarbeiters, wenn nur ein Mitarbeiter ausgewählt wird)
Berechtigungen für Projektdaten und Berechtigungen für Mitarbeiterdaten
Die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten zu "Leistungen ansehen" und "Leistungen bearbeiten" werden in diesem Fenster korrekt berücksichtigt. Im Gegensatz dazu haben in der Projektwochenerfassung die Berechtigungen für Projektdaten zum Anzeigen oder Bearbeiten von Leistungen, anders als bei der Projektleistungserfassung und Projektautorisierung, keinerlei Auswirkung!
