Spezielle Datenbesitzerkonzepte in der LEA
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.Hinweis
 | Diese Dokumentation ist nur für Administratoren relevant! |
Allgemeines
In der LEA sind folgende Bereiche durch spezielle Datenbesitzerkonzepte geschützt:
- Über die Anlage von Datenbesitzergruppen und Büroberechtigungen kann gesteuert werden, dass nicht jeder Mitarbeiter Leistungen von anderen Mitarbeitern sehen bzw. bearbeiten kann (Datenbesitzerkonzept Leistungserfassung).
- Über die Anlage von Datenbesitzergruppen und Hinterlegung von Datenbesitzervorschlagswerten kann gesteuert werden, dass nur bestimmte Mitarbeiter Honorarnoten einer Abteilungsleitung bzw. Geschäftsführung ansehen bzw. bearbeiten können (Datenbesitzerkonzept Fakturierung).
- Über die Anlage von Datenbesitzergruppen und Hinterlegung von Datenbesitzervorschlagswerten kann gesteuert werden, dass nur bestimmte Mitarbeiter, nur bestimmte Abteilungsleitungen bzw. nur bestimme Geschäftsführungen Smart-Interfaces mit Leistungen eines Mitarbeiters starten können (Datenbesitzerkonzept Auswertungen).
- Über die Anlage von Datenbesitzergruppen und Hinterlegung von Datenbesitzervorschlagswerten kann gesteuert werden, dass bei der Anlage von Stundensätzen sofort ein Datenbesitzer auf den Stundensatz als Vorschlagswert gesetzt wird (Datenbesitzerkonzept Stundensätze).
- Über die Anlage von Datenbesitzergruppen und Hinterlegung von Datenbesitzervorschlagswerten kann gesteuert werden, dass bei der Anlage von Pauschalen, Teilrechnungen und Akontos sofort ein Datenbesitzer ansehen auf die Stammdaten als Vorschlagswert gesetzt wird (Datenbesitzerkonzept Pauschalen, TR, AK).
Datenbesitzerkonzept Leistungserfassung
In den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten kann je Mitarbeiternummer eine Datenbesitzergruppe hinterlegt werden. Je nachdem, ob dieser Eintrag unter der Combobox "Leistungen ansehen" oder "Leistungen bearbeiten" erfolgt, werden nur jene User für das Ansehen bzw. Bearbeiten der Leistungen des Mitarbeiters zugelassen, welche der Datenbesitzergruppe zugeordnet sind. Dies gilt sowohl in den Leistungserfassungs- als auch in den Tagesabschluss-Fenstern (z. B. Tageserfassung, Tagesabschluss Mitarbeiter) und auch im Programm Leistungsübersicht.
Gewährleistet ist die Sperre auch bei den Ausdrucken unter dem Menüpunkt Ausdruck → Auswertung aus der Leistungserfassung.
Gewährleistet ist die Sperre auch bei den Ausdrucken unter dem Menüpunkt Ausdruck → Auswertung aus der Leistungserfassung.
Mit der Aktivierung des Feldes Berechtigungen für Mitarbeiterdaten prüfen auf der Auswertung werden auch Leistungen von geschützten Mitarbeitern der Berechtigung für Mitarbeiterdaten "Leistungen ansehen" in die Auswertungsergebnisse nicht miteinbezogen, wenn der User keine Berechtigung dafür hat (gilt für alle Auswertungstypen).
Versucht ein nicht berechtigter Mitarbeiter Leistungen eines anderen Mitarbeiters anzusehen, gibt das Programm bei Übernahme der Mitarbeiternummer die Meldung "Sie haben für diesen Mitarbeiter keine Berechtigungen" aus.
Diese Sperre setzt sich auch in der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle sowie in den dort möglichen Ausdrucken fort.
Dieses Datenbesitzerkonzept muss nicht eingeführt werden, wenn jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Leistungen ansehen darf. Für diesen Fall gibt es die Berechtigung "Mitarbeiter wechseln". Diese finden Sie in der Baumstruktur der Berechtigungen unter Leistungserfassung → Leistungserfassung - weitere Funktionen → Diverse Funktionen. Umgekehrt gilt, dass für Mitarbeiter, die auf Leistungen anderer Mitarbeiter zugreifen dürfen, diese Berechtigung nicht gesperrt ist. Sichtbar ist diese Art von Sperre dadurch, dass die Suchroutine im Mitarbeitereingabefeld nicht zur Verfügung steht.
Diese Sperre setzt sich auch in der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle sowie in den dort möglichen Ausdrucken fort.
Dieses Datenbesitzerkonzept muss nicht eingeführt werden, wenn jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Leistungen ansehen darf. Für diesen Fall gibt es die Berechtigung "Mitarbeiter wechseln". Diese finden Sie in der Baumstruktur der Berechtigungen unter Leistungserfassung → Leistungserfassung - weitere Funktionen → Diverse Funktionen. Umgekehrt gilt, dass für Mitarbeiter, die auf Leistungen anderer Mitarbeiter zugreifen dürfen, diese Berechtigung nicht gesperrt ist. Sichtbar ist diese Art von Sperre dadurch, dass die Suchroutine im Mitarbeitereingabefeld nicht zur Verfügung steht.
Voraussetzung für die Verwendung dieses Datenbesitzerkonzepts ist die Fakturierung nach Abteilungsleitung oder nach Geschäftsführung. Geregelt wird diese Organisation über den LEA Parameter Abrechnung nach.
Beim Aufbereiten nach Abteilungsleitung/Geschäftsführung wird die User-ID der jeweiligen Abteilungsleitung/Geschäftsführung aus dem Mitarbeiterstamm ausgelesen. Ist für diese User-ID unter der Funktion LEA Honorarnote ein Datenbesitzervorschlagswert hinterlegt, wird diese Datenbesitzergruppe auf die der Abteilungsleitung/Geschäftsführung zugewiesenen Honorarnoten gesetzt.
Dieses Programmverhalten muss über den LEA Parameter Datenbesitzer ermitteln aktiviert werden. Zusätzlich ist der LEA Parameter Ermittlung Datenbesitzer von auf Abteilungsleitung bzw. Geschäftsführung zu stellen.
Beim Aufbereiten nach Abteilungsleitung/Geschäftsführung wird die User-ID der jeweiligen Abteilungsleitung/Geschäftsführung aus dem Mitarbeiterstamm ausgelesen. Ist für diese User-ID unter der Funktion LEA Honorarnote ein Datenbesitzervorschlagswert hinterlegt, wird diese Datenbesitzergruppe auf die der Abteilungsleitung/Geschäftsführung zugewiesenen Honorarnoten gesetzt.
Dieses Programmverhalten muss über den LEA Parameter Datenbesitzer ermitteln aktiviert werden. Zusätzlich ist der LEA Parameter Ermittlung Datenbesitzer von auf Abteilungsleitung bzw. Geschäftsführung zu stellen.
Möchten Sie als Anwender beim Aufbereiten im Feld "Abteilungsleitung"/"Geschäftsführung" eine Abteilungsleitung/Geschäftsführung eintragen, für den die Berechtigung fehlt, erhalten Sie einen Hinweis, dass die Berechtigung dazu fehlt. Es ist allerdings nicht nötig, die Abteilungsleitung/Geschäftsführung, für welche Sie berechtigt sind, im Feld "Abteilungsleitung"/"Geschäftsführung" auszuwählen. Auch die Eingabe "Alle" ist zulässig. Das Programm prüft selbstständig, ob der aufbereitende User der jeweiligen Datenbesitzergruppe angehört und bereitet nur Honorarnoten der "erlaubten" Abteilungsleitung/Geschäftsführung auf.
Achtung!
Achtung!
 | Die automatische Ermittlung wird durchgeführt, wenn Honorarnoten, Teilrechnungen oder Akontos aufbereitet bzw. Gutschriften oder Stornos über die entsprechenden Rechnungsfunktionen erzeugt werden. Bei manueller Anlage einer Honorarposition muss das Feld "Abteilungsleitung"/"Geschäftsführung" befüllt werden, damit der Datenbesitzer ermittelt werden kann. |
Hinweis
| Beim Versuch die Funktion "Offene Leistungen" aus dem Kunden-Navigator oder aus der Projektliste zu starten, werden nur jene Leistungen angezeigt, für die man theoretisch berechtigt wäre, wenn eine entsprechende Honorarnote existieren würde. Dies wird wie folgt überprüft und ermittelt: Beim Ansehen der "Offenen Leistungen" wird
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Datenbesitzerkonzept Auswertungen
Grundsätzlich erleichtern Smart-Interfaces, wie sie im Fenster LEA Auswertungen zur Verfügung gestellt werden, nicht nur die Abfrage einer Auswertung, sondern können auch dazu eingesetzt werden, den Auswertungsentwurf zu schützen. Im Standard-Anwendungsfall ist es daher ratsam, den Auswertungsentwurf im LEA Auswertungsdesigner entweder über eine Berechtigungssperre der Funktion oder über Datenbesitzergruppen für normale Anwender zu sperren. Die Anwender sind folglich nur befugt, Auswertungen über ein Smart-Interface zu starten.
Damit kann der Anwender einerseits nur auf die voreingestellten Filterfelder zugreifen, andererseits könnte man durch weitere Einstellungen auch eine Eingabeeinschränkung erzielen:
Möglichkeit 1 - Sperre Auswahl "Alle" für schützenswerte Filterfelder
Sie können steuern, dass eine Eingabe für bestimmte schützenswerte Filterfelder (Kunde, Mitarbeiter ...) eines Smart-Interface vorgenommen werden muss. Dies ist entweder für alle Smart-Interfaces des gesamten Pakets LEA möglich oder für alle Smart-Interfaces von Auswertungen, die einem bestimmten Auswertungstyp angehören.
Möchten Sie diese Regelung für alle Smart-Interfaces treffen, stellen Sie das Feld Eingabe Smart-Interface in den Standardeinstellungen auf die Einstellung "Eingabe 'Alle' ist nicht zulässig". Möchten Sie diese Regelung für alle Smart-Interfaces eines Auswertungstyps treffen, stellen Sie das Feld Eingabe Smart-Interface im Auswertungstyp auf die Einstellung "Eingabe 'Alle' ist nicht zulässig". Beide Varianten lassen sich auch kombinieren, jedoch ist eine Übersteuerung je Auswertung nicht möglich.
Infolgedessen muss in betroffenen Smart-Interfaces in jenen Filterfeldern, die eine tabellarische Zuordnung erlauben und zuvor auch mit der Option <Alle> gestartet werden konnten, eine Auswahl getroffen werden. Wird das Smart-Interface ohne Auswahl gestartet, erhalten Sie einen Hinweis auf fehlende Eingaben.
Dieses Programmverhalten gilt ebenso für Auswertungen, die direkt aus der Leistungserfassung (z. B. Tageserfassung über den Menüpunkt Ausdruck → Auswertung) gestartet werden.
Möglichkeit 2 - Verwendung Filterfelder mit Berechtigung
mB = mit Berechtigung
Die Filterfelder Mitarbeiter (mB), Kun-Abteilungsleitung (mB), Kun-Geschäftsführung (mB), MA-Abteilungsleitung (mB) und MA-Geschäftsführung (mB) besitzen unabhängig von obiger Parametereinstellung ebenfalls die Eigenschaft, dass in diesen Filterfeldern eine Auswahl getroffen werden muss. Wird mindestens eines der genannten Filterfelder im Smart-Interface verwendet, gilt diese Eigenschaft auch für alle anderen "normalen" Filterfelder des Smart-Interface.
Zusätzlich kann über Datenbesitzervorschlagswerte die Auswahl von bestimmten Mitarbeitern in diesen Feldern gesperrt werden. Ist für eine User-ID unter der Funktion LEA Honorarnote ein Datenbesitzervorschlagswert hinterlegt, dürfen nur die Mitarbeiter der hinterlegten Datenbesitzergruppe den zugehörigen Mitarbeiter auswählen (sowohl über F4-Auswahl als auch über die F8-Mehrfachauswahl).
Zusätzlich kann über Datenbesitzervorschlagswerte die Auswahl von bestimmten Mitarbeitern in diesen Feldern gesperrt werden. Ist für eine User-ID unter der Funktion LEA Honorarnote ein Datenbesitzervorschlagswert hinterlegt, dürfen nur die Mitarbeiter der hinterlegten Datenbesitzergruppe den zugehörigen Mitarbeiter auswählen (sowohl über F4-Auswahl als auch über die F8-Mehrfachauswahl).
Nicht berechtigte Mitarbeiter erhalten den Hinweis, dass sie für diesen Mitarbeiter keine Berechtigung haben, wenn die Auswahl dieses Mitarbeiters nicht zulässig ist:
Wird diese Variante mit der unterhalb beschriebenen Einstellung "Berechtigung für Mitarbeiterdaten prüfen" kombiniert, so werden diese im Filterfeld "Mitarbeiter (mB)" ebenso berücksichtigt und geprüft.
Möglichkeit 3 - Verwendung der Einstellung "Berechtigung für Mitarbeiterdaten prüfen"
Mit der Aktivierung des Feldes Berechtigungen für Mitarbeiterdaten prüfen auf der Auswertung werden auch Leistungen von geschützten Mitarbeitern der Berechtigung für Mitarbeiterdaten "Leistungen ansehen" in die Auswertungsergebnisse nicht miteinbezogen, wenn der User keine Berechtigung dafür hat (gilt für alle Auswertungstypen).
Wird ein Mitarbeiter über das Smart-Interface ausgewählt, für den der ausführende Benutzer keine Berechtigung für Mitarbeiterdaten hat, so erscheint die Meldung, dass Sie für diesen Mitarbeiter keine Berechtigung haben.
Möglichkeit 4 - Verwendung der Einstellung "KORE Berechtigung prüfen"
Mit der Aktivierung des Feldes KORE Berechtigung prüfen auf der Auswertung wird geprüft, ob der Mitarbeiter, der die Auswertung startet, die in der Auswertung enthaltenen Kostentypen (Kostenstelle, Kostenträger, KORE-Abteilung, Geschäftsbereich und Dimension) laut Kostenstammdaten auch auswerten darf.
Diese Einstellung ist über das Feld Kost-Evidenz der Kostenstammdaten geregelt. Darf ein Kostentyp laut Stammdaten nicht ausgewertet werden, erscheinen die Daten nicht im Auswertungsergebnis. Wenn die Auswertung aufgrund fehlender Auswertungsberechtigung kein Ergebnis liefert, wird dies über eine entsprechende Hinweismeldung angezeigt.
Achtung!
| Voraussetzung für das Funktionieren der Berechtigung ist das Vorhandensein der Spalte des Kostentypen in der Auswertung! Die Berechtigung findet somit keine Anwendung, wenn auf der Leistung die nicht berechtigte Kostenstelle vorhanden ist, jedoch die Kostenstelle nicht in der Auswertung ausgewertet wird. Außerdem muss natürlich die Berechtigung für das Ansehen des Kostentyps in erster Linie auch gegeben sein. |
Wenn die Kostentypen (beim Start/Ausdruck - F3 der Auswertung im Fenster LEA Auswertungen) über die eingestellte Feldauswahl ausgewählt werden können und über F4 im Fenster Kostenstammdaten gesucht werden, dann werden diese folgendermaßen gekennzeichnet (ganz links am Beginn der Datenzeile):
- Grünes Häkchen: Man ist durch Zugehörigkeit zu einer "Datenbesitzer auswerten"-Datenbesitzergruppe zur Auswertung des Kostentyps berechtigt.
- Rotes "x": Man ist aufgrund der fehlenden Zugehörigkeit zu einer "Datenbesitzer auswerten"-Datenbesitzergruppe nicht zur Auswertung des Kostentyps berechtigt.
- Kein Kennzeichen: Es gibt keinen "Datenbesitzer auswerten" und daher auch keine Beschränkung.
Hinweis
| Die Prüfung der KORE Berechtigung ist unabhängig vom LEA Parameter Eingabe Smart-Interface und kommt bei jeder Einstellung zur Anwendung. |
Datenbesitzerkonzept Stundensätze
Für Stundensätze können Datenbesitzergruppen für Ansehen und Bearbeiten der Datensätze eingetragen werden. Auch ein automatischer Vorschlag einer Datenbesitzergruppe, ermittelt aufgrund des Users, der die Stundensätze anlegt, ist möglich.
Datenbesitzerkonzept Pauschalen, Teilrechnungen, Akontos
Für die Stammdaten der Pauschalen, Teilrechnungen und Akontos kann ein Datenbesitzer Ansehen eingetragen werden.
Durch die Aktivierung des LEA Parameters Datenbesitzer ansehen zusätzlich ermitteln für TR, AK und Pauschalen kann gesteuert werden, ob bei der Anlage der Stammdaten der Datenbesitzervorschlagswert über die Abteilungsleitung/Geschäftsführung ermittelt werden soll.
Beim Speichern der Stammdaten wird die User-ID der jeweiligen Abteilungsleitung/Geschäftsführung ausgelesen - in erster Priorität aus dem Leistungsumfang je Kunden. Existiert kein Leistungsumfang je Kunde für den betreffenden Kunden, wird die Abteilungsleitung/Geschäftsführung des Leistungsumfangs aus dem Feld Leistungsumfang des Kunden, ansonsten der Standard-Leistungsumfang, für das Auslesen der Abteilungsleitung/Geschäftsführung verwendet. Sind die Informationen zu Abteilungsleitung/Geschäftsführung am jeweilegen Leistungsumfang nicht vorhanden, kommt die Abteilungsleitung/Geschäftsführung vom Kundenstamm zur Anwendung.
Bei Projektpauschalen erfolgt die Ermittlung der Abteilungsleitung/Geschäftsführung zuerst von der Abteilungsleitung/Geschäftsführung des Projekts, in Folge von der Abteilungsleitung/Geschäftsführung des Projektkunden.
Ist für die User-ID der ermittelten Abteilungsleitung/Geschäftsführung unter der Funktion LEA Honorarnote ein Datenbesitzervorschlagswert hinterlegt, wird die hinterlegte Ansehen-Datenbesitzergruppe auf die Pauschalen, Teilrechnungen bzw. Akontos der Abteilungsleitung/Geschäftsführung gesetzt.
Dieses Programmverhalten muss über den LEA Parameter Datenbesitzer ansehen zusätzlich ermitteln für TR, AK und Pauschalen aktiviert werden. Zusätzlich ist der Parameter Ermittlung Datenbesitzer von auf Abteilungsleitung oder auf Geschäftsführung zu stellen.
Dieses Programmverhalten muss über den LEA Parameter Datenbesitzer ansehen zusätzlich ermitteln für TR, AK und Pauschalen aktiviert werden. Zusätzlich ist der Parameter Ermittlung Datenbesitzer von auf Abteilungsleitung oder auf Geschäftsführung zu stellen.
