Die NTCS LEA ist ein mächtiges Fakturierungswerkzeug insbesondere für SteuerberaterInnen, welches die Leistungserfassung und -abrechnung einer kleinen Kanzlei genauso ermöglicht, wie die einer Großkanzlei mit hunderten MitarbeiterInnen an mehreren Standorten. Dies bedeutet, dass unterschiedlichste Anforderungen kundenseitig an die NTCS LEA gestellt werden und es dementsprechend viele mögliche Einstellungen und Betriebsarten gibt.

Mit dem Paket LEA verfügen Sie über ein Programm, welches folgende Funktionen umfasst:

Aufzeichnung der abrechnungsrelevanten Daten:
Manuelle Erfassung der täglichen Leistungen oder Übernahme von Buchungszeilen (Finanzbuchhaltung), von abgerechneten Dienstnehmern (Lohnverrechnung) und von Kosten aus der Post
Individuelle Bewertung mit kunden-, projekts-, tätigkeits- oder mitarbeiterbezogenen Verrechnungssätzen und Stückpreisen.
Automatische Erstellung der Honorarnote nach unterschiedlichsten Auswahlkriterien.
Eine Vielzahl nützlicher Funktionen (Umbuchen, Ausbuchen, Pauschale, Wertberichtigung, Sperren/Öffnen, Textkorrekturen etc.) ermöglicht dessen flexible Bearbeitung.
Freie Gestaltungsmöglichkeiten der Honorarnoten und Übernahme in die eigene Finanzbuchhaltung.
Zahlreiche Statistiken analysieren die Daten der Leistungsabrechnung: DB I und DB II, Honorarstatistik, Umsatzliste, MA-Bewertung, offene Leistungen, Stundenstatistik, u. v. m. Neben dem Ausdruck ist auch eine Top-Down-Analyse auf dem Bildschirm möglich.

In der vorliegenden Dokumentation erhalten Sie einen Überblick, aus welchen Programmteilen die LEA besteht. Sie stellt eine Unterstützung zu den Consultingterminen mit unseren BMD Beraterinnen und Beratern dar und soll Standard-Geschäftsfälle der LEA abbilden, sodass die Grundfunktionalität der LEA sichergestellt ist und Sie sich einen ersten Einblick verschaffen können.

Daher beachten Sie bitte, dass Ihre LEA Inbetriebnahme nicht zwingend mit dem angeführten Ablauf übereinstimmen muss. Weiters ist die Unterlage nur auf häufig verwendete Funktionen der anderen BMD Pakete, welche Sie eventuell ebenfalls in Verwendung haben, abgestimmt.

Weiterführende Hinweise, umfangreichere Programmbeschreibungen und Hintergrundinformationen erhalten Sie, wenn Sie den Links in diesem Dokument folgen, in der Dokumentation Erste Schritte des Pakets LEA sowie in der "Hilfe zum Fenster" des jeweiligen Programmteils.

Achtung!

Es ist nicht zulässig, Mandanten mit dem Modul LEA abzurechnen oder Leistungen zu erfassen. Für eine Fakturierung bei Mandanten sind die Module "BMD Faktura Com" oder "NTCS Faktura" zu verwenden. Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte den BMD Verkauf.

2. Import

Einige LEA Standards bezüglich Stammdaten und Einstellungen können automatisch gesetzt werden, indem man unter Leistungserfassung → Stammdaten → Import und Export → Import den Punkt LEA aufruft, die gewünschten Optionen aktiviert und anschließend mit "Ok" bestätigt.

Es stehen eine Vielzahl von Importen zur Verfügung.

Bitte unterscheiden Sie zwischen:

Pflicht Importe: Diese Importe müssen durchgeführt werden, da die LEA auf diese Bestandteile jedenfalls zugreift. Sie werden in der folgenden Tabelle mit "Pflicht" gekennzeichnet.
Optionale Importe: Diese Importe können durchgeführt werden. Die LEA kann aber auch ohne diese Bestandteile betrieben werden. Sie werden in der folgenden Tabelle mit "Optional" gekennzeichnet.

Achtung!

Importe, die unterhalb in der Tabelle nicht gelistet sind, dürfen NICHT bzw. nur im Rahmen von Consultingterminen mit unseren BMD Beraterinnen und Beratern für die Inbetriebnahme der NTCS LEA aktiviert werden!

	Bezeichnung	Info
PFLICHT	Fakturatyp	Fakturatypen bestimmen den gesamten LEA Programmablauf mit und müssen importiert werden. Sie werden durch den Import automatisch unter Leistungserfassung → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Fakturatypen angelegt.
OPTIONAL	Steuertexte	Für Spezialfälle bezüglich des Reverse-Charge-Verfahrens im Bereich der LEA müssen eigene Steuer-Text-Zuordnungen angelegt werden, um diesen Umstand textlich auf der Honorarnote auszuweisen. Mit dem optionalen Import der Steuertexte erhalten Sie die Möglichkeit, Vorschläge derartiger vorschriftsmäßiger Texte einfach und schnell durch Anhaken dieses Feldes zu importieren. Die importierten Steuertexte finden Sie nach dem erfolgreichen Import unter Leistungserfasssung → Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel → Kontentabellen → Extras → Steuer-Text-Zuordnung. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe zur Funktion Steuer-Text-Zuordnung. Der alleinige Import der Standard-Steuertexte stellt aber noch nicht sicher, dass die Steuertexte auch korrekt ermittelt werden. Damit die Steuer-Text-Zuordnungen auch je Bestimmungsland angelegt und ermittelt werden können, muss zusätzlich der WWS Parameter "Steuertexte je Bestimmungsland" (unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein → Allgemein) aktiviert werden. Für die tatsächliche Ermittlung der Steuer-Text-Zuordnungen sind aber noch weitere Einstellungen nötig. Für nähere Informationen beachten Sie bitte die Ausführungen in der Fensterhilfe Steuer-Text-Zuordnung und - speziell für die LEA - das Kapitel Andruck des Umsatzsteuertextes in der Themenhilfe Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung.
PFLICHT	Einheiten	Die importierten Einheiten müssen im Tätigkeitsstamm- bzw. Artikelstamm passend zur Tätigkeit/zum Artikel zugeordnet werden, damit ein Andruck auf der Honorarnote gewährleistet ist (sofern Sie Details andrucken möchten).
PFLICHT	Honorarnoten-Adressmakros	Für die Adressierung der Honorarnoten werden von BMD spezielle Honorarnoten-Adressmakros ausgeliefert. Diese sind auch in den Standard-Honorarnotenformularen enthalten, welche mit dem Punkt "Rechnungseinstellungen" importiert werden. Daher sind auch diese verpflichtend zu importieren. Näheres zu den Adressmakros finden Sie in der Themendokumentation Spezielle Funktionen der Adressmakros in Honorarnoten.
PFLICHT	Rechnungseinstellungen	Der Begriff Rechnungseinstellungen fasst den Import von Honorarnotenformularen und den dazugehörigen Druckereinstellungen für Ablaufarten zusammen. Damit werden die Honorarnotenformulare importiert, welche anschließend unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungsformulare zur Verfügung stehen. Diese werden auch vollautomatisch mit Druckereinstellungen für Ablaufarten verknüpft (unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Druckereinstellungen für Ablaufarten).
OPTIONAL	Archiv-Nr. für Rechnungen Archivkategorie für Rechnungen Archivkategorie für Auswertung	Wenn bereits ein DMS (Dokumentenmanagementsystem = Archiv) in der NTCS betrieben wird, können Honorarnoten automatisch im DMS abgelegt werden. In diesen Feldern kann somit bekanntgegeben werden, in welches Archiv und mit welcher Archivkategorie dies geschehen soll. Archivieren Sie zudem einen Leistungsnachweis in Form einer Auswertung, können Sie bekanntgeben, welche Kategorie dafür herangezogen werden soll. Diese Einstellungen werden in der Folge ebenfalls in den Druckereinstellungen für Ablaufarten eingetragen. Das Feld "Archiv-Nr. für Rechnungen" wird für die Bearbeitung erst freigeschaltet, wenn Sie das Feld Rechnungseinstellungen aktivieren. Die Felder "Archivkategorie für Rechnungen" und "Archivkategorie für Auswertung" können nur befüllt werden, wenn Sie bereits das Feld "Archiv-Nr. für Rechnungen" befüllt haben.
PFLICHT	Auswertungen	Diese Option importiert sämtliche Standardauswertungen, welche BMD zur Verfügung stellt. Diese sind anschließend unter Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungsdesigner im Fenster LEA Auswertungsdesigner aufrufbar und einsatzbereit. Nähere Informationen finden Sie in der Themendokumentation LEA Standardauswertungen STB.
OPTIONAL	Workflow	Workflows können importiert werden. Ein Workflow wird benötigt, wenn Sie die Honorarnoten-Freigabe mit Workflow einsetzen. Mit diesem Import stehen Ihnen drei in der Praxis bewährte Workflows zur Verfügung, die Sie nach dem Import unter Leistungserfassung → Stammdaten → Workflows → Workflowstudio ansehen und zur Weiterverwendung kopieren können. Bei einem neuerlichen Import werden diese drei Standardworkflows überschrieben, daher können die Standards nicht im laufenden Betrieb geändert bzw. für die Zuweisung zu Honorarnoten genutzt werden! Da die Workflows auf weitere Bestandteile zugreifen, die bereits in Ihrer Programmumgebung vorhanden sein müssen, wird (falls noch nicht vorhanden) auch jeder benötigte Aktionsstatus (1 "Erledigt", 5 "Freigabe" und 20 "LEA-Rechnung Workflowstatus") und die LEA Standardauswertung Honorarvorschlag intern mit Stundensätzen automatisch mitimportiert.
OPTIONAL	Feldauswahl laden für	Belassen Sie diese Option auf "Kein Import", wenn Sie die LEA für STB einsetzen. (Grund: Jene Feldauswahlen, die im Standard ausgeliefert werden, sind bereits für LEA für STB optimiert.)

3. Parameter

3.1. WWS Parameter

Programmabläufe beim Rechnungsdruck, bei der Ermittlung von Konten sowie bei der Rechnungsnummernvergabe greifen auf WWS Parameter zu. Viele WWS Parameter werden dem Standardablauf entsprechend ausgeliefert.

3.2. CRM Parameter

Da die LEA vor allem im Bereich der Stammdaten viele Anknüpfungspunkte an das CRM aufweist, sind auch im Standardablauf CRM Parameter relevant. Die CRM Parameter verweisen auch auf weitere Pakete, wie zum Beispiel die WWS oder die ZEIT, wenn diese paketübergreifende Auswirkungen haben.

Folgende Parameter sind jedenfalls individuell unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter zu setzen.

	Bezeichnung	Info
Zeiterfassung → Allgemein	Sollstunden an Feiertagen	Der Parameter "Sollstunden an Feiertagen" muss auf "Keine Sollstunden" gestellt werden, damit an Feiertagen keine Sollstunden berechnet werden.
Warenwirtschaft allgemein → Allgemein	BMD-FIBU	Der Parameter "BMD-FIBU" muss gegebenenfalls auf "Nein" umgestellt werden, wenn noch keine Konten in der eigenen Finanzbuchhaltung in der NTCS geführt werden.

3.3. LEA Parameter

Nahezu alle LEA Parameter sind auf einen Standardablauf abgestimmt. Manche LEA Parameter müssen hingegen manuell eingestellt werden, da diese vom Zeitpunkt der Inbetriebnahme der LEA abhängig sind. Sie sind unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter zu finden.

	Bezeichnung	Info
Allgemeine LEA Parameter → Wirtschaftsjahr	Beginn Jahr Beginn Monat	In den "Allgemeinen LEA Parametern" unter "Wirtschaftsjahr" müssen das Beginn-Jahr und der Beginn-Monat des aktuellen Wirtschaftsjahres eingestellt werden, wenn die Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle verwendet wird: Mit diesem Monatsersten beginnt die Stundenberechnung in der Tabelle.
Leistungserfassung → Tagesabschluss	Beginn Tageserfassung	Im Parameter "Beginn Tageserfassung" unter Leistungserfassung → Tagesabschluss ist der erste Tag, an dem die Leistungen in der NTCS LEA erfasst werden sollen, einzutragen. Ab diesem Tag werden die Sollstunden in der Leistungserfassung sowie in der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle berechnet.

4. Sonstige Einstellungen

4.1. Pfade

Das Programm benötigt eine Freigabe am Server und im Netzwerk, um eine Honorarnote, sobald sie zur Ansicht bzw. zur Bearbeitung geöffnet wird, als lokale Arbeitskopie im RTF-Format abzulegen. Das RTF-Dokument wird in der Folge wieder aufgerufen, wenn die Honorarnote im Programm angesehen wird.

Der Pfad ist im Paket TOOLS unter Tools → Administration → Pfade nach denselben Vorgaben wie bei der Festlegung eines Archivpfades einzurichten (siehe Rechnungspfade).

Achtung!

Vor der Anlage muss die Combobox rechts oben auf "Rechnungen" gestellt werden.

Folgende Felder müssen für die LEA gewartet werden:

Nummer	Bezeichnung	Info
2	Pfad-Bezeichnung	Im Feld "Pfad-Bezeichnung" ist eine beliebige Bezeichnung des Rechnungspfades einzutragen.
4	Server-Pfad	Der "Server-Pfad" beinhaltet das Verzeichnis am Server, das im Speicherungsverfahren "Speicherung über Server" verwendet wird.
5	Netz-Pfad	Der "Netz-Pfad" beinhaltet das freigegebene Verzeichnis am Server, auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben (Speicherungsverfahren "Direkte Speicherung").
10	Ist aktuell?	Das Feld "Ist aktuell?" ist zu aktivieren.

4.2. Eigene Fibu

Sofern Sie auch das FIBU Paket nutzen, können Sie die Honorarnoten im Rahmen der Fakturierung über eine Programmfunktion automatisch verbuchen. Die Anlage und Wartung Ihrer eigenen Fibu nehmen Sie unter Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten vor.

Folgende Felder stellen sicher, dass die Honorarnoten in die jeweils korrekte eigene Fibu verbucht werden:

Nummer	Bezeichnung	Info
52 53	WJ-Beginn WJ-Ende	Die Felder "WJ-Beginn" und "WJ-Ende" geben das Wirtschaftsjahr an. Fällt ein Belegdatum einer Honorarnote in diesen Zeitraum, so wird die Honorarnote in diese Fibu verbucht. Wichtig ist das Wirtschaftsjahr weiters für die Rechnungsnummernvergabe. Ein neuer Rechnungsnummernkreis wird angelegt, sobald der Rechnungsdruck für die erste Honorarnote des neuen Wirtschaftsjahres erfolgt.
68	UST Ist/Soll	Im Feld "UST Ist/Soll" ist bekanntzugeben, ob es sich um eine Istversteuerer- oder eine Sollversteuerer-Fibu handelt.
50 49 36 35	Firmen-Nr Vorjahr Fibu-Nr Vorjahr Firmen-Nr Folgejahr Fibu-Nr Folgejahr	Die Felder "Firmen-Nr Vorjahr", "Fibu-Nr Vorjahr", "Firmen-Nr Folgejahr" und "Fibu-Nr Folgejahr" müssen richtig befüllt werden, sobald man die zweite Fibu unter derselben Firma anlegt. (Alle Fibus einer Firma müssen untereinander immer richtig verknüpft werden, damit jede Honorarnote eindeutig in ein Wirtschaftsjahr fällt.)

5. Stammdaten

5.1. Personenstammdaten

Es gibt eine Reihe von allgemeinen Stammdaten, die NTCS-weit verwendet werden und auf die auch die LEA aufsetzt. Das sind einerseits Firmen- und Personenstammdaten (Firmen, Mitarbeiter, Kunden etc. ), die um spezifische LEA Daten ergänzt werden müssen, und andererseits weitere Stammdaten wie Institutionen, Anreden, Länder etc. Diese Stammdaten müssen bereits durch eine CRM Inbetriebnahme vorhanden sein, um den Betrieb der LEA zu ermöglichen. Ist das gewährleistet, müssen in der Folge noch LEA Stammdaten angelegt werden.

5.1.1. Firmen

Die eigene Firma wird als Verrechnungsfirma bezeichnet und muss unter Leistungserfassung → Stammdaten → Firmen → Firmen mit dem Kennzeichen "Ist eigene Firma" (Feld 129) angelegt sein.

Die Verrechnungsfirma ist diejenige Firma, die für Ihre Kunden die Leistungen erbringt und an sie abrechnet.

Wenn Sie mehrere eigenen Firmen als Verrechnungsfirmen führen möchten, ist das genauso möglich, nur müssen Sie an dieser Stelle umfangreichere Überlegungen an Ihre Anforderungen bezüglich der Abbildung Ihrer Firmen (Firmengruppe) anstellen, die Sie am besten im Rahmen eines Consultingtermins mit unseren BMD Beraterinnen und Beratern abklären.

Eine eigene Firma muss als Hauptfirma der Firmengruppe geführt werden, das kann eine Verrechnungsfirma oder eine nicht operativ tätige Firma sein (je nach Anforderung). Die Hauptfirma besitzt die wichtige Eigenschaft, dass viele LEA Stammdaten und LEA Parameter nur unter der Hauptfirma angelegt werden und somit für die gesamte LEA gelten.

Folgende Stammdaten müssen für die LEA bezüglich der Verrechnungsfirma kontrolliert/gewartet werden:

Nummer	Bezeichnung	Info
101 290 108	Postleitzahl Sitz Land	Die Postleitzahl bestimmt den Sitz und das Land der Verrechnungsfirma. Diese Daten spielen bei der Erlöskonto- und Umsatzsteuerfindung eine wichtige Rolle.
44	UID-Nummer	Die UID-Nummer muss ebenfalls korrekt befüllt werden, damit das Programm die Erlöskonto- und Umsatzsteuerfindung richtig durchführt. Weiters wird die UID-Nummer auf dem Standard-Honorarnotenformular angedruckt.
138 139 428 285	Bankleitzahl Bankkontonummer SWIFT/BIC IBAN	Bankleitzahl und Bankkontonummer bzw. deren IBAN und evtl. auch der BIC-Code werden auf dem Standard-Honorarnotenformular sowie auf dem Zahlscheinformular angedruckt.
122	Aktuelle FIBU	Als Aktuelle FIBU muss jene NTCS Fibu ausgewählt werden, in welche die Honorarnoten des aktuellen Wirtschaftsjahres verbucht werden sollen. Wichtig ist korrekte Verknüpfung für die FIBU-Verbuchung sowie für die Anlage eines Rechnungsnummernkreises.
1 2	Firmenbuchnummer Firmenbuchgericht	Die Firmenbuchnummer und das Firmenbuchgericht vom Karteireiter "Firma Gericht" werden auf dem Standard-Honorarnotenformular angedruckt.
142	Währung	Die Währung wird auf dem Standard-Honorarnotenformular angedruckt.

Weiters wird beim Rechnungsdruck mit dem Standard-Honorarnotenformular der Standard-Firmenkopf verwendet. Dieser ist in der Bearbeitungsansicht der Verrechnungsfirma unter Extras → Standardbrief Kopftext zu hinterlegen.

5.1.2. Mitarbeiter

Die Leistungserfassung nimmt jeder Mitarbeiter für sich vor, daher muss jeder Benutzer, der Leistungen erfassen möchte, einem Mitarbeiter zugewiesen werden. Die Mitarbeiterstammdaten (sowie die Dienstverhältnisse und die Historischen Mitarbeiterdaten) können unter Leistungserfassung → Stammdaten → Personen → Mitarbeiter kontrolliert und ergänzt werden.

Achtung: Zwei wichtige Umstände müssen Sie vor der Anlage der Mitarbeiter jedenfalls berücksichtigen:

Verbindung mit dem Paket CRM
Durch die Einführung des CRM ist in den meisten Fällen die Mitarbeiterstruktur schon vorgegeben, da die Mitarbeiter bereits im Paket CRM benötigt werden. Das bedeutet, es ist im Normalfall bereits abgeklärt, welche Mitarbeiterdaten wie gewartet werden und - falls vorhanden - unter welcher eigenen Firma die Mitarbeiter angelegt werden. Auch eine nicht operativ tätige Stammdatenfirma (ungleich der Verrechnungsfirma) kommt dafür in Frage.
Verbindung mit dem Paket LOHN (Mitarbeiter = Dienstnehmer und umgekehrt)
Sobald Sie auch das Paket LOHN im Einsatz haben, ist bezüglich der Wartung der Mitarbeiterstammdaten das Paket LOHN das führende System (jeder Mitarbeiter entspricht einem Dienstnehmer). Mitarbeiterstammdaten sind in der Lohnverrechnung naturgemäß viel genauer und umfangreicher zu warten als beispielsweise in der LEA. Die Empfehlung lautet daher, die Mitarbeiterstammdaten in diesem Fall im Paket LOHN zu warten.

Auch diese Punkte werden im Rahmen eines Consultingtermins mit unseren BMD Beraterinnen und Beratern ageklärt, um eine doppelte Wartung zu verhindern und das System in Summe am besten aufeinander abzustimmen.

Folgende Stammdaten müssen jedenfalls für die LEA bezüglich des Kunden kontrolliert/gewartet werden:

Nummer	Bezeichnung	Info
139	Kurzname	Der Kurzname sollte befüllt werden, da dieser oft in der Fakturierung sowie in den LEA Auswertungen aus Platzgründen statt des vollständigen Mitarbeiternamens verwendet wird.
8	Eintrittsdatum	Ab dem Eintrittsdatum fallen in der Leistungserfassung Sollstunden an.
161	Wochenmodell	Durch das Wochenmodell gibt man bekannt, wieviele Sollstunden der Mitarbeiter in einer Arbeitswoche hat.
179	Anzeige Zeiterfassung	Die Anzeige Zeiterfassung bestimmt, ob der Mitarbeiter Leistungen über die Iststunden aufgrund der Zeitbuchungen hinaus erfassen darf. Daher ist das Feld nur relevant, wenn auch das Zeiterfassungspaket eingesetzt wird und sollte auf der Einstellung "Anzeige mit Restzeitprüfung" belassen werden.

5.1.3. Kunden

Jede Person, für die die Mitarbeiter Leistungen erbringen, muss als Kunde angelegt werden. Der Kunde ist in der Rolle als Kunde, Rechnungsempfänger, Auftraggeber oder Debitor in der LEA anzutreffen. Eine Leistung ist immer zwingend auf einen Kunden zu erfassen und unter einem Rechnungsempfänger abzurechnen. Unter Leistungserfassung → Stammdaten → Personen → Kunden sind dessen Stammdaten anzulegen und zu warten.

Besonders ist darauf zu achten, dass auch ein Interner Kunde angelegt wird, auf den in der Folge Nichtleistungszeiten erfasst werden können. BMD empfiehlt, den Internen Kunden eindeutig erkenntlich zu machen, indem eine Nummer und ein Name verwendet wird, die/der sich deutlich von den anderen Kunden unterscheidet (z. B. 290000 Nichtleistungszeiten).

Achtung: Drei wichtige Umstände müssen Sie vor der Anlage der Kunden jedenfalls berücksichtigen:

Zuordnung zur Verrechnungsfirma
Grundsätzlich ist jene Firma die Verrechnungsfirma des Kunden, unter welcher der Kunde angelegt ist. Eine vielfach eingesetzte Möglichkeit, diese Ermittlung zu übersteuern, bietet der Leistungsumfang.
Verbindung mit dem Paket CRM
Durch die Einführung des CRM ist in den meisten Fällen die Kundenstruktur schon vorgegeben, da die Kunden bereits im Paket CRM benötigt werden. Das bedeutet, es ist im Normalfall bereits abgeklärt, welche Kundendaten wie gewartet werden und - falls vorhanden - unter welcher eigenen Firma die Kunden angelegt werden. Auch eine nicht operativ tätige Stammdatenfirma (ungleich der Verrechnungsfirma) kommt dafür in Frage.
Verbindung mit dem Paket FIBU (Kunde = Personenkonto und umgekehrt)
Sobald Sie auch das Paket FIBU im Einsatz haben, entspricht aus der Sicht der FIBU der Kunde dem Debitor, also einem Personenkonto. Da es Sinn macht, Stammdaten auch paketübergreifend nur einmal zu warten, ist ein Stammdatenabgleich in der NTCS vorgesehen - unter der Voraussetzung, dass die Kundennummer eindeutig der Personenkontennummer entspricht. Dieser Umstand ist gut an den zwei Reitern im Kundenstamm ersichtlich: Bearbeiten Sie den Kunden, bearbeiten Sie vereinfacht gesagt auch immer gleichzeitig das Personenkonto.

Auch diese Punkte werden im Rahmen eines Consultingtermins mit unseren BMD Beraterinnen und Beratern abgeklärt, um eine doppelte Wartung zu verhindern. Dieses Organisationskonzept stellt in der Folge nicht nur sicher, dass die LEA reibungslos an Ihre Geschäftsprozesse abgestimmt ist, sondern auch, dass die Anbindung an die eigene FIBU mitbedacht wird.

Folgende Felder müssen jedenfalls für die LEA bezüglich des Kunden kontrolliert / gewartet werden:

Nummer	Bezeichnung	Info
8 171 26	Postleitzahl Sitz Land	Die Postleitzahl bestimmt den Sitz und das Land des Kunden. Diese Daten spielen bei der Erlöskonto- und Umsatzsteuerfindung eine wichtige Rolle.
15	UID-Nummer	Die UID-Nummer muss ebenfalls falls vorhanden befüllt werden, damit das Programm die Erlöskonto- und Umsatzsteuerfindung richtig durchführt. Weiters wird die UID-Nummer auf dem Standard-Honorarnotenformular angedruckt.
60	Weitere Adressen	Über die F8-Schaltfläche kann mit der Adressart "Rechnungsadresse" eine der Hauptadresse abweichende Adresse bekannt gegeben werden. In diesem Fall wird die Honorarnote auf die Rechnungsadresse ausgestellt.
89 90 182 156	Bankleitzahl Bankkontonummer SWIFT/BIC IBAN	Bankleitzahl und Bankkontonummer bzw. deren IBAN werden auf dem Zahlscheinformular angedruckt.
150	Eigene Bankverbindung	Die Eigene Bankverbindung muss nur befüllt werden, wenn der Kunde den offenen Rechnungsbetrag auf eine Bankverbindung der Verrechnungsfirma, welche nicht der Standard-Bankverbindung entspricht, einzahlen soll. Ansonsten wird automatisch die Standard-Bankverbindung für den Honorarnoten- bzw. Zahlscheindruck herangezogen.
102	Leistungsumfang	Über den Leistungsumfang muss eine passende Zuweisung von erlaubten Tätigkeitsgruppen für diesen Kunden erfolgen. Welcher Leistungsumfang für den jeweiligen Kunden in Frage kommt, muss organisatorisch geklärt werden. Bei Kunden, denen Leistungen verrechnet werden, wird das ein Leistungsumfang mit produktiven Tätigkeitsgruppen sein. Beim Internen Kunden, auf den Nichtleistungszeiten erfasst werden, wird das ein Leistungsumfang mit unproduktiven Tätigkeitsgruppen sein. Bleibt das Feld beim Kunden leer, gilt automatisch der Standard-Leistungsumfang.

5.1.4. Projekte

Sowohl die Leistungserfassung als auch die Leistungsabrechnung kann projektbezogen geführt werden, in der Praxis kommt diese Anforderung eher selten vor. Allerdings handelt es sich hierbei um eine Organisationsform, die jedenfalls individuelle Consultingtermine mit unseren BMD Beraterinnern und Beratern erfordert, da in diesem Zusammenhang nur grobe Empfehlungen gegeben werden können.

5.2. LEA Stammdaten

Die Anlage und Wartung von LEA Stammdaten stellt sicher, dass die Mitarbeiter Leistungen erfassen können und der Ablauf im Programm funktioniert.

Bei der Anlage von Tätigkeitshauptgruppen, Tätigkeitsgruppen, Tätigkeiten und Artikel können die Nummern frei gewählt werden. Es ist dringend anzuraten, dafür eine einheitliche Struktur mit dreistelligen Nummern für Tätigkeits(haupt)gruppen und Tätigkeiten und zwei- oder vierstelligen Nummern für Artikel zu wählen. Das erleichtert den Anwendern das Arbeiten mit der LEA. Weiters muss bei der Vergabe der Nummern darauf geachtet werden, dass die Sortierung auf dem Ausdruck der Honorarnote ebenfalls nach den Nummern aufsteigend erfolgt.

Diese Empfehlungen sind auch in den nachfolgenden Screenshots sichtbar. Die hier angeführten Stammdaten zeigen, wie eine einfach strukturierte Organisationsform einer Kanzlei aussehen könnte. Beachten Sie dazu auch die Informationen der Themendokumentation LEA Stammdaten Standards importieren.

5.2.1. Kontentabelle

Eine Kontentabelle besteht aus mindestens einem Erlöskontensatz, welcher ein Inlandskonto (und falls notwendig, EU-Konto und Auslandskonto) beinhaltet. Die richtige Anlage unter Leistungserfassung → Stammdaten → LEA → Kontentabellen stellt sicher, dass die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen wird und die korrekten Konten im Zuge der FIBU-Verbuchung bebucht werden. Es können mehrere Erlöskontentabellen mit jeweils unterschiedlichen Konten angelegt werden, die Zuordnung erfolgt üblicherweise bei der Tätigkeitsgruppe.

Kontentabelle

Nummer	Bezeichnung	Info
	Tabellennummer	Die Tabellennummer sollte fortlaufend, beginnend mit 1 vergeben werden.
	Tabellenbezeichnung	Die Tabellenbezeichnung kann beliebig vergeben werden.

Erlöskonten

Nummer	Bezeichnung	Info
	Inl-Kto-Nr	Hier ist jenes Erlöskonto einzutragen, auf welches die Inlandserlöse gebucht werden sollen.
	EU-Kto-Nr	Werden im LEA Betrieb auch Honorarnoten an Kunden aus dem EU-Raum gestellt, ist das dafür vorgesehene Erlöskonto hier einzutragen.
	Ausl-Kto-Nr	Werden im LEA Betrieb auch Honorarnoten an Kunden aus einem Drittland gestellt und diese Erlöse auf ein eigenes Erlöskonto verbucht, ist dieses Erlöskonto hier einzutragen.

5.2.2. Tätigkeitshauptgruppen/Tätigkeitsgruppen

Tätigkeitshauptgruppen bilden eine Überordnung zu den Tätigkeitsgruppen und regeln im Standardablauf keine weiteren Programmauswirkungen.

Tätigkeitsgruppen stellen eine Zusammenfassung mehrerer Tätigkeiten (Artikel) dar und besitzen hingegen eine Reihe von Eigenschaften, welche wichtige Abläufe in der Fakturierung und eine gewisse Gliederung in den Auswertungen regeln und ermöglichen.

Die Tätigkeits(haupt)gruppen werden unter Leistungserfassung → Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel → Tätigkeitsgruppen gewartet.

Tätigkeitshauptgruppe

Nummer	Bezeichnung	Info
60	Bezeichnung	Bezeichnung der Tätigkeitshauptgruppe
72	Kontentabelle	Hier ist die Kontentabelle zuzuordnen, welche die richtigen Erlöskonten beinhaltet.

Tätigkeitsgruppe

Nummer	Bezeichnung	Info
60	Bezeichnung	Bezeichnung der Tätigkeitsgruppe
68	Ausdruck Bezugszeitraum	Dieses Feld steuert, ob und in welcher Form der Bezugszeitraum bei der Tätigkeitsgruppe auf der Honorarnote mitangedruckt werden soll.
71	Bezugsjahr trennen	Dieses Feld wird aktiviert, wenn eine Tätigkeitsgruppe je Bezugsjahr eigens angedruckt werden soll. Dies ist vor allem dann relevant, wenn für Tätigkeiten / Artikel dieser Tätigkeitsgruppe nur das Bezugsjahr erfasst wird und dementsprechend nur das Bezugsjahr angedruckt wird.
72	Kontentabelle	Hier ist die Kontentabelle zuzuordnen, welche die richtigen Erlöskonten beinhaltet. Ist keine Kontentabelle hinterlegt, wird auf die Kontentabelle der Tätigkeitsgruppe zurückgegriffen.

5.2.3. Tätigkeiten

Tätigkeiten sind gemeinsam mit den Artikeln Möglichkeiten, genauer zu definieren, welche Leistungen der Mitarbeiter für den Kunden erbracht hat.

Stundenleistungen werden dabei auf Tätigkeiten gebucht, d. h., vom Mitarbeiter werden Leistungen mit einer Tätigkeit und einer Stundeneingabe angelegt.

Je nachdem, welche Werte die Felder in den Stammdaten aufweisen, wird die Eingabe in der Leistungserfassung automatisiert gesteuert bzw. werden den Tätigkeiten bestimmte Leistungskennzeichen für Auswertungen zugewiesen. Typische funktionale Merkmale von der Tätigkeit sind der Leistungstyp, der Produktivtyp und die Ausübung. Daher ist darauf zu achten, dass sowohl für die Erfassung von Leistungszeiten (Zeiten, die dem Kunden verrechnet werden) als auch für die Erfassung von Nichtleistungszeiten (Zeiten, die dem Kunden nicht verrechnet werden) entsprechende Tätigkeiten zur Verfügung stehen.

Die Tätigkeiten werden unter Leistungserfassung → Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel → Tätigkeiten gewartet.

Tätigkeiten

Nummer	Bezeichnung	Info
1	Tätigkeitsbezeichnung	Bezeichnung der Tätigkeit
28	Kurzbezeichnung	Kurzbezeichnung der Tätigkeit, wird z. B. in Auswertungen verwendet.
9	Grundeinheit	Grundeinheit der Tätigkeit (im Normalfall "h" für Stunden), kann am Ausdruck der Honorarnote mitangedruckt werden.
26	Tätigkeitsgruppe	In diesem Feld ist die richtige Tätigkeitsgruppe, zu welcher die Tätigkeit gehört und unter welcher diese abgerechnet werden soll, zuzuordnen.
2	Eingabe Bezugszeitraum	Dieses Feld regelt, ob in der Leistungserfassung der Bezugszeitraum eingegeben werden kann bzw. ob es sich bei den Feldern Bezugsjahr und Bezugsmonat sogar um Pflichtfelder handelt. Bei Tätigkeiten für z. B. Buchhaltung und Lohnverrechnung wird es sich um Pflichtfelder handeln, bei Tätigkeiten für z. B. Bilanz wird nur das Bezugsjahr als Pflichteingabe vorgesehen. Damit kann bei der Eingabe nicht auf die Zuordnung des Bezugszeitraumes vergessen werden.
4	Produktivtyp	In diesem Feld wird der Produktivtyp, welcher die Tätigkeit am besten beschreibt, zugeordnet. Der Produktivtyp wird in manchen Auswertungen zur Gliederung der Leistungen herangezogen.
36	Leistungstyp	In diesem Feld wird der Leistungstyp, welcher die Tätigkeit am besten beschreibt, zugeordnet. Der Leistungstyp kann in Auswertungen zur Aufteilung von Leistungen genutzt werden.
25	Ausübung	Im Feld "Ausübung" kann eine Zuordnung getroffen werden, ob die Tätigkeit anwesend oder abwesend (im Fall von Nichtleistungszeiten) ausgeübt wird.
32	Ausdruck auf Rechnung	Im Feld "Ausdruck auf Rechnung" wird festgelegt, ob die Tätigkeit am Honorarnotenausdruck als Text ebenfalls aufscheinen soll, und wenn ja, ob zusätzlich auch der Leistungstext angedruckt werden soll.
6	Ausdruck Detail	Die Aktivierung des Feldes "Ausdruck Detail" bewirkt, dass auch die Details der Tätigkeiten angedruckt werden (z. B. Stundenmenge, Grundeinheit).
39	Verrechenbar	Das Feld "Verrechenbar" kennzeichnet eine verrechenbare Tätigkeit, sprich Leistungen dieser Tätigkeit werden in einer Honorarnote aufbereitet und verrechnet.

5.2.4. Artikel

Alle Nicht-Stunden-Leistungen (Barauslagen, Fremdleistungen usw.) werden auf Artikel gebucht. Der Artikel ist so wie die Tätigkeit dabei jenes Kriterium, mit der der Mitarbeiter bei der Leistungserfassung die Leistung genauer spezifiziert.

Barauslagen werden somit auf Artikel mit einer Stückeingabe bzw. dem Barbetrag erfasst.

Je nachdem, welche Werte die Felder in den Stammdaten aufweisen, wird die Eingabe in der Leistungserfassung automatisiert gesteuert bzw. wird bestimmt, ob Selbstkosten für den Artikel anfallen. Typische funktionale Merkmale vom Artikel sind daher die Kostenart und der Zeilenverrechnungstyp.

Die Artikel werden unter Leistungserfassung → Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel → Artikel gewartet.

Artikel

Nummer	Bezeichnung	Info
1	Artikelbezeichnung	Bezeichnung des Artikels
28	Kurzbezeichnung	Kurzbezeichnung des Artikels, wird z. B. in Auswertungen verwendet.
9	Grundeinheit	Grundeinheit des Artikels (Stück, Zeilen, Dienstnehmer), kann am Ausdruck der Honorarnote mitangedruckt werden.
26	Tätigkeitsgruppe	In diesem Feld ist die richtige Tätigkeitsgruppe, zu welcher der Artikel gehört und unter welcher dieser abgerechnet werden soll, zuzuordnen. Achtung: Nicht immer ist eine Zuordnung eindeutig möglich, z. B. wenn Kopien einmal unter Buchhaltung oder unter Lohnverrechnung abgerechnet werden. In diesem Fall ist das Feld im Artikelstamm leerzulassen und die Zuordnung erst direkt bei der Leistungserfassung zu treffen.
2	Eingabe Bezugszeitraum	Das Feld "Eingabe Bezugszeitraum" regelt, ob bei der Leistungserfassung der Bezugszeitraum eingegeben werden kann bzw. ob es sich sogar bei den Feldern "Bezugsjahr" und "Bezugsmonat" um Pflichtfelder handelt. Bei Artikel für z. B. Buchhaltung und Lohnverrechnung wird es sich um Pflichtfelder handeln, bei Artikel für z. B. Bilanz wird nur das Bezugsjahr als Pflichteingabe vorgesehen. Damit kann bei der Eingabe nicht auf die Zuordnung des Bezugszeitraumes vergessen werden.
36	Kostenart	In diesem Feld wird die Kostenart, welcher der Artikel zuzuordnen ist, eingetragen. Die richtige Kostenart ist entscheidend dafür, ob für den Artikel auch Selbstkosten anfallen: Nur mit der Einstellung Zeilenverrechnung werden keine Selbstkosten berechnet. Die anderen Einstellungen dienen zur genaueren Unterscheidung.
42	Zeilenverrechnungstyp	In diesem Feld wird der richtige Zeilenverrechnungstyp zugeordnet, wenn es sich um einen Artikel mit der Kostenart Zeilenverrechnung handelt.
32	Ausdruck auf Rechnung	Im Feld "Ausdruck auf Rechnung" wird festgelegt, ob der Artikel am Honorarnotenausdruck als Text ebenfalls aufscheinen soll, und wenn ja, ob zusätzlich auch der Leistungstext angedruckt werden soll.
6	Ausdruck Detail	Die Aktivierung des Feldes "Ausdruck Detail" bewirkt, dass auch die Details der Artikel angedruckt werden (z. B. Stunden, Grundeinheit).
41	Zusatzmengen erfassen	Das Feld "Zusatzmengen erfassen" kennzeichnet einen Artikel, der in der Leistungserfassung über die Funktion "Zusatzmengen erfassen" für die Schnellerfassung zur Verfügung steht.

5.2.5. Leistungsumfang

Um bei einem Kunden Leistungen erfassen zu können, ist es notwendig dem Programm mitzuteilen, welche Tätigkeiten beim jeweiligen Kunden zulässig sind. Für Tätigkeiten, die einem Kunden nicht über den sogenannten Leistungsumfang zugeteilt sind, ist keine Leistungserfassung möglich. Die grundlegende Funktion des Leistungsumfangs besteht nun darin, die Verbindung zwischen Kunden und Tätigkeiten herzustellen.

Ein Leistungsumfang besteht aus den ihm zugeordneten Tätigkeitsgruppen. Jener Leistungsumfang, der als Standard gekennzeichnet ist, gilt als Standard für alle Kunden und muss diesen nicht extra zugeordnet werden. Jener Leistungsumfang, der die Tätigkeitsgruppe mit den internen Tätigkeiten abbildet, wird dem Internen Kunden zugeordnet, auf dem in der Folge alle internen Leistungen erfasst werden.

BMD empfiehlt, zumindest zwischen zwei Leistungsumfängen zu unterscheiden und somit einen Standard-Leistungsumfang mit den produktiven Tätigkeitsgruppen und einen weiteren Leistungsumfang mit den unproduktiven und produktiven internen Tätigkeitsgruppen unter Leistungserfassung → Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel → Leistungsumfang anzulegen. Der Leistungsumfang mit den unproduktiven bzw. internen Tätigkeitsgruppen ist dem Internen Kunden im Feld Leistungsumfang zuzuordnen, da auf diesen Kunden in der Regel unproduktive bzw. interne Leistungen erfasst werden.

Sobald diese Anforderung nicht mehr genügt (die Verrechnungsfirma ist nicht jene, unter welcher der Kunde angelegt ist bzw. Sie möchten weitere Strukturen Ihrer Organisationsform abbilden), muss in Betracht gezogen werden, die Leistungsumfänge auch auf diese Begebenheiten abzustimmen. Bei allen weiteren organisatorischen Überlegungen stehen daher auch die Leistungsumfänge im Mittelpunkt.

Leistungsumfang

Nummer	Bezeichnung	Info
	Nummer	Die Nummer muss eindeutig sein, kann aber beliebig vergeben werden.
	Bezeichnung	Als Bezeichnung sollte ein treffender Name vergeben werden: "Standard" ist für den Leistungsumfang der produktiven Tätigkeitsgruppen üblich. Als Name für den Leistungsumfang der unproduktiven Tätigkeitsgruppen kann z. B. "Produktiv intern/Nichtleistungszeiten") vergeben werden. Den Namen "Keine Leistungserfassung" kann der Leistungsumfang erhalten, welchem bewusst keine Tätigkeitsgruppen zugeordnet wurden.

Für die Markierung des Standard-Leistungsumfangs muss die Funktion "Standard" ausgeführt werden. Ersichtlich ist dies dann am Häkchen in der Spalte "Ist Standard".

Zugeordnete Tätigkeitsgruppen

Nummer	Bezeichnung	Info
	Tätigkeitsgruppe	Für jede Tätigkeitsgruppe, die dem markierten Leistungsumfang zuzuordnen ist, muss ein eigener Datensatz angelegt werden.

5.3. LEA Honorarfaktoren

Im Folgenden werden die LEA Honorarfaktoren beschrieben. LEA Honorarfaktoren müssen geführt werden, um dem Programm mitzuteilen, mit welchem Verrechnungssatz, mit welchem Verrechnungspreis etc. die für den Kunden erbrachten Leistungen an diesen weiterverrechnet werden sollen. Im Gegensatz zu den LEA Stammdaten gibt es hier seitens BMD keine Empfehlung, da diese doch sehr individuell sind. Alle Honorarfaktoren müssen manuell angelegt werden.

5.3.1. Stundensätze

Mithilfe von Stundensätzen legt man fest, mit welchem Betrag eine Tätigkeit je Mitarbeiter und Stunde bewertet werden soll. Dabei wird zwischen Selbstkosten- und Verrechnungssätzen unterschieden. Die Stundensätze sind unter Leistungserfassung → Stammdaten → Stundensätze und Artikelpreise → Stundensätze zu warten.

Die Stundensätze werden sich im Laufe der Zeit verändern, daher sind sie historisch zu führen. Ändert sich ein Stundensatz, so wird der alte Stundensatz nicht bearbeitet und abgeändert, sondern mit einem "Gültig bis"-Datum vervollständigt, und ein neuer Stundensatz mit einem darauffolgenden "Gültig ab"-Datum erstellt. So wird eine historisch lückenlose Anlage gewährleistet und eine Rückverfolgbarkeit und richtige Bewertung zu jedem Zeitpunkt garantiert. Mit dem "Gültig ab"-Datum ist immer der Tag gemeint, für den die Leistungen eingetragen werden (Leistungsdatum, nicht das Tagesdatum).

Interne Stundensätze

Bei den Internen Stundensätzen wird zwischen Selbstkostensätzen und Herstellkostensätzen unterschieden.

Die Selbstkostensätze werden für alle produktiven Mitarbeiter benötigt, da sich mit dieser Stundensatzart die Selbstkosten (= Leistung) und in der Folge der Deckungsbeitrag I für Auswertungszwecke errechnet. Ein Mitarbeiter kann hier über mehrere Stundensätze für verschiedene Tätigkeitsgruppen oder Tätigkeiten verfügen. Es empfiehlt sich dennoch die zusätzliche Anlage eines Basis-Stundensatzes ohne Angabe einer Tätigkeit(sgruppe).

Die Herstellkostensätze werden nur vereinzelt benötigt, wenn Sie diese zusätzlich führen und Herstellkosten auswerten möchten. Für diese Stundensatzart gelten bezüglich Anlage dieselben Möglichkeiten und Empfehlungen.

Interne Stundensätze

Nummer	Bezeichnung	Info
	Mitarbeiter	Im Feld "Mitarbeiter" ist einzutragen, für welchen Mitarbeiter der Stundensatz gelten soll.
	Gültig ab	Im Feld "Gültig ab" ist festzulegen, ab welchem Leistungsdatum dieser Stundensatz gelten soll.
81	Stundensatz	In diesem Feld wird der Stundensatz eingetragen.
103	Gültig bis	Das Feld "Gültig bis" bleibt bei allen aktuell gültigen Stundensätzen leer und wird erst dann (automatisch) befüllt, wenn für den Mitarbeiter ein neuer Stundensatz angelegt wird.

Optional können davon abweichende Stundensätze angelegt werden, wenn für bestimmte Tätigkeiten oder Tätigkeitsgruppen andere Interne Stundensätze gelten sollen, indem die entsprechenden Felder hinzugeblendet und befüllt werden.

Verrechnungssätze
Verrechnungssätze entsprechen jenem Faktor, mit welchem die in der Leistungserfassung angegebenen Zeiten multipliziert und für den Kunden als Honorar in Rechnung gestellt werden.

Innerhalb der Verrechnungssätze wird zwischen den Firmen-Verrechnungssätzen, die immer gewartet werden, und Projekt-Verrechnungssätzen, Kunden-Verrechnungssätzen und Kundenkonzern-Verrechnungssätzen unterschieden. Die drei letztgenannten Stundensatzarten werden nur verwendet, wenn abweichend zum Standard (= der Firmen-Verrechnungssatz) für bestimmte Projekte, Kunden und/oder Kundenkonzerne individuelle Stundensätze gelten sollen. Diese Einstellungen hätten somit höhere Priorität.

Die Stundensatzarten lassen sich wieder nach Mitarbeitern, Tätigkeiten und Tätigkeitsgruppen differenzieren.

Firmen-Verrechnungssätze

Als Beispiel für Verrechnungssätze wird im Folgenden erklärt, mit welchen Feldern ein Firmen-Verrechnungssatz anzulegen ist.

Nummer	Bezeichnung	Info
	Gültig ab	Im Feld "Gültig ab" ist festzulegen, ab welchem Leistungsdatum der Stundensatz gelten soll.
74	Mitarbeiter	Hier ist einzutragen, für welchen Mitarbeiter der Stundensatz gelten soll.
61	Stundensatz	In diesem Feld wird der Stundensatz eingetragen.
76	Gültig bis	Das Feld "Gültig bis" bleibt bei allen aktuell gültigen Stundensätzen leer und wird erst dann (automatisch) befüllt, wenn für den Mitarbeiter ein neuer Stundensatz angelegt wird.

Optional können davon abweichende Stundensätze angelegt werden, wenn für bestimmte Tätigkeiten oder Tätigkeitsgruppen andere Verrechnungssätze gelten sollen, indem die entsprechenden Felder hinzugeblendet und befüllt werden.

5.3.2. Artikelpreise

Die Verrechnungspreise legen fest, welcher Artikel zu welchem Preis an den Kunden verrechnet wird (bzw. mit welchen Selbstkostenpreisen diese bewertet werden sollen). Die Artikelpreise (Verrechnungspreise und Selbstkostenpreise) sind unter Leistungserfassung → Stammdaten → Stundensätze und Artikelpreise → Artikelpreise zu warten.

Es ist aber nicht für alle Artikel sinnvoll, fixe Artikelpreise zu führen (z. B. Fahrtspesen). In diesen Fällen wird die Höhe des an den Kunden verrechenbaren Betrags direkt in der Leistungserfassung eingegeben.

In den anderen Fällen, wenn ein Artikelpreis vorhanden ist, errechnet sich das Honorar aus der Menge mal dem Artikelpreis. Hier wird bei der Leistungserfassung nur die Menge eingetragen.

Verrechnungspreise (bzw. Selbstkostenpreise) müssen für die Verrechnungsfirma angelegt werden, die Gewährung eines individuellen Verrechnungspreises (bzw. Selbstkostenpreises) je Projekt, je Kundenkonzern bzw. je Kunde ist möglich und würde vorrangig berücksichtigt werden.

Aus oben angeführten Gründen werden auch Artikelpreise (Verrechnungspreise und Selbstkostenpreise) nie bearbeitet, sondern nur historisch mit "Gültig ab"-Datum und "Gültig bis"-Datum geführt. Mit dem "Gültig ab"-Datum ist auch hier der Tag gemeint, für den die Leistungen eingetragen werden (Leistungsdatum, nicht das Tagesdatum).

Firmen-Verrechnungspreise

Als Beispiel für Verrechnungspreise wird im Folgenden erklärt, mit welchen Feldern ein Firmen-Verrechnungspreis anzulegen ist.

Nummer	Bezeichnung	Info
	Artikel	Im Feld "Artikel" ist einzutragen, für welchen Artikel der Verrechnungspreis gelten soll.
	Gültig ab	Im Feld "Gültig ab" ist festzulegen, ab welchem Leistungsdatum dieser Verrechnungspreis gelten soll.
61	Preis pro Einheit	Im Feld "Preis pro Einheit" wird der Verrechnungspreis eingetragen.
66	Gültig bis	Das Feld "Gültig bis" bleibt bei allen aktuell gültigen Verrechnungspreisen leer und wird erst dann (automatisch) befüllt, wenn für den Artikel ein neuer Verrechnungspreis angelegt wird.

6. Einstellungen für Ausdrucke

6.1. Rechnungsebenen

Die Rechnungsebenen dienen zum Festlegen der Hauptgliederung im Honorarnotenformular. Durch die Auswahl der Ebenen wird die Reihenfolge beim Ausdruck der Honorarnote bestimmt. Im Normalfall werden die Ebenen Tätigkeitsgruppe und Tätigkeit/Artikel als Standard gewählt. Die gewählten Ebenen stehen später als Bänder im Honorarnotenformular zur Verfügung.

Die Verwaltung der Rechnungsebenen befindet sich im Programm unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungsebenen.

6.2. Honorarnotenformulare

Die Honorarnotenformulare für Honorarnote, Storno und Gutschrift (sowie auch für Teilrechnungen und Akontos) werden durch den Import der LEA Standards automatisch im Programmteil Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungsformulare angelegt.

In dem zweigeteilten Fenster befindet sich links eine Liste aller verfügbaren Honorarnotenformulare und rechts die Vorschau des markierten Formulars.

BMD liefert Standardformulare aus, die kopiert werden müssen, um sie an Ihre Anforderungen anpassen zu können. Dazu führen Sie für die Kopien bzw. selbst erstellten Formulare die Funktion "Öffnen" aus, um sie zu bearbeiteten.

Die Inhalte des Formulars sind auf sogenannte Bänder verteilt und sind so weit als möglich bereits voreingestellt. Manche Einstellungen müssen aber noch angepasst werden, um ein optimales Ergebnis zu erzielen. Durch Anklicken wird ein Band aktiv und in der Vorschau angezeigt. Mit der Funktion "Bearbeiten" öffnet sich das markierte Band.

Rechnungskopf

Je nach Firmenkopfgröße (die Hinterlegung befindet sich unter Extras → Standardbrief Kopftext (in der Bearbeitungsmaske des Firmenstamms) muss der Abstand zum Anredeblock mittels mehr bzw. weniger Leerzeichen angepasst werden. Zusätzlich kann der Einleitungstext noch individueller gestaltet werden.

Rechnungsfuß

Hier kann der Schlusstext noch individueller gestaltet werden.

Achtung!

Wenn das Formular Honorarnote angepasst wurde, ist es für die Einheitlichkeit sehr zu empfehlen, diese Änderungen auch für die weiteren Formulare nachzuziehen.

Achtung!

Eine Kontrolle der Änderung kann immer nur direkt in der Rechnungsverwaltung durch das Ausführen der Rechnungsfunktion Rechnung ansehen auf einer markierten Honorarnote erfolgen. Sobald eine Änderung im Formular durchgeführt wird und die Honorarnote bereits angesehen wurde, muss vor dem neuerlichen Ansehen die Rechnungsfunktion Rechnungsdokument löschen ausgeführt werden, damit die Änderungen aufscheinen.

Unter der Funktion "Seiteneinstellungen" sind die Seiteneinstellungen für das gesamte Formular zu treffen.

6.3. Druckereinstellungen für Ablaufarten

Unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Druckereinstellungen für Ablaufarten werden sämtliche Druckereinstellungen für Honorarnote, Storno und Gutschrift (sowie für Teilrechnungen und Akontos, falls benötigt) festgelegt sowie Regelungen für den Ablauf beim Rechnungsdruck getroffen.

In dieser Druckereinstellung ist einerseits geregelt, welches Honorarnotenformular verwendet wird, und andererseits, ob Abläufe wie Kopieren, Archivieren, Versenden von E-Mails etc. gleichzeitig mit dem Ausdruck angesteuert werden sollen.

In dem zweigeteilten Fenster befindet sich links eine Liste aller Ablaufarten und rechts die dazugehörigen Druckereinstellungen.

Je Fakturatyp gibt es zwei Ablaufarten. Eine Ablaufart, die vom Programm bei der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken verwendet wird und eine Ablaufart für die Rechnungsfunktion Kontrollausdruck starten (wobei diese Variante auch bei der Rechnungsfunktion Rechnung ansehen angesprochen wird). Der Zweck für diese Unterscheidung ist beispielsweise, dass zwar bei beiden dasselbe Honorarnotenformular verwendet werden kann, aber einmal ein Drucker mit normalem Papier (beim Kontrollausdruck) und einmal ein Drucker mit dem Kanzleibriefpapier (bei Rechnungsausdruck mit Nummer) angesprochen werden soll. Ein weiterer Anwendungsfall wäre beispielsweise, dass nur das beim Rechnungsausdruck mit Nummer erzeugte Dokument tatsächlich archiviert werden soll.

Druckereinstellungen für Ablaufarten

Es handelt sich bei den folgenden Feldern nur um einen Auszug der möglichen Druckereinstellungen. Diese können sehr individuell und auch von Kunde zu Kunde unterschiedlich gestaltet werden.

Nummer	Bezeichnung	Info
7	Bezeichnung	Hier ist die Bezeichnung der Druckereinstellung festzuhalten.
27	Reportnummer	Im Feld "Reportnummer" wird das Honorarnotenformular der Druckereinstellung zugewiesen.
19	Ausdruck drucken	Die Option "Ausdruck drucken" ist zu aktivieren, wenn ein Ausdruck auf dem Drucker erfolgen soll.
20	Ausdruck mailen	Die Option "Ausdruck mailen" ist zu aktivieren, wenn Honorarnoten per E-Mail versendet werden sollen (alternativ zu "Ausdruck drucken").
40	Art des E-Mail-Versands	Im Feld "Art des E-Mail-Versands" ist unter anderem auszuwählen, ob die E-Mail im Vordergrund oder im Hintergrund versendet werden soll. Zudem können Sie zwischen einem Versand über den eigenen Mail-Client oder den Mail-Server wählen.
18	Ausdruck archivieren	Die Option "Ausdruck archivieren" aktiviert die Einstellungen für die automatische Archivierung.
4	Archiv-Nr.	Im Feld "Archiv-Nr." ist das Archiv auszuwählen, in welches die Honorarnoten abgelegt werden sollen, wenn der Ausdruck archiviert wird.
2	Betreff beim Archivieren	Im Feld "Betreff beim Archivieren" ist der Text einzutragen, der als Betreff auf die archivierte Honorarnote übergeben werden soll. Der Platzhalter $NUMMER kann eingesetzt werden, damit in den Betreff des Dokuments die jeweilige Rechnungsnummer der Honorarnote übergeben wird.
3	Kategorie beim Archivieren	Im Feld "Kategorie beim Archivieren" ist die Kategorie zu hinterlegen, unter welcher die Honorarnoten archiviert werden sollen.
34	Postart	Die Einstellung "Postart" steuert, ob für das archivierte Dokument auch gleichzeitig ein Poststück für die Post erzeugt werden soll (zur Auswahl stehen ein versandfertiges Poststück oder ein Postausgang).
35	Ausdruck in Vorschau anzeigen	Die Option "Ausdruck in Vorschau anzeigen" wird für Kontrollausdrucke aktiviert und bewirkt, dass beim Start des Druckes eine Ausdrucksvorschau am Bildschirm erscheint.

6.4. Rechnungstexte

Jene Texte, die je nach abgerechneten Leistungen in die Bänder des Honorarnotenformulars geladen und daher nicht fix in das Formular geschrieben werden, sind unter dem Begriff der Rechnungstexte zusammengefasst. Sie sind unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungstexte zu warten.

Beispiele dafür sind individuelle Texte zu bestimmten Tätigkeitsgruppen oder Tätigkeiten/Artikel: Grundsätzlich wird als Text die Bezeichnung der jeweiligen Tätigkeitsgruppe (bzw. der Tätigkeit / des Artikels) herangezogen, häufig soll dieser aber dem Kunden gegenüber ausformuliert werden. Die Anlage von Rechnungstexten ist daher nicht zwingend erforderlich, aber üblich. Ist ein individueller Text vorhanden, wird dies mit einem Symbol in der Spalte "Text" angezeigt.

Achtung!

Der Text sollte so verfasst sein, dass ein direkt an den Text anschließender Bezugszeitraum-Andruck Sinn ergibt, da das häufig in dieser Form gewünscht ist.

6.5. Zahlscheinformular

Das Standard-Zahlscheinformular wird durch den Import der LEA Standards automatisch im Programmteil Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Zahlscheinformulare angelegt. Hier kann es bei Bedarf auch angepasst werden, was aber im Normalfall nicht nötig ist.

Die Verknüpfung des Zahlscheins mit der Druckereinstellung für den Zahlscheindruck ist bereits unter Leistungserfassung → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Zahlungsarten fix mit der Zahlungsart "Zahlschein" vorgegeben.

7. Standardablauf

Im Folgenden wird ein kurzer Überblick über den Ablauf von der Leistungserfassung über die Aufbereitung der Honorarnoten bis hin zu der Fakturierung und den Auswertungsmöglichkeiten gegeben.

Für weitere Informationen steht die Fensterhilfe direkt im Programm zur Verfügung (unter Hilfe → Hilfe zum Fenster).

7.1. Leistungserfassung

7.1.1. Eine neue Leistung erstellen

Die tägliche Leistungserfassung kann jeder Mitarbeiter unter Leistungserfassung → Leistungserfassung → Tageserfassung vornehmen. Hier können Leistungen erfasst und bearbeitet werden (nähere Informationen zu den Standardfunktionen finden Sie unter Standardfunktionen im Fenstermenü).

Um Leistungen zu fakturieren und später auszuwerten, müssen diese zuerst hier erfasst und autorisiert (freigegeben) werden.

Neben Kontroll-, Änderungs- und Ausdrucksmöglichkeiten bietet das Programm aber auch Schnittstellen in andere Programmteile an, um Leistungen zu importieren. Die hier vorhandenen Leistungen bilden die Grundlage für die Berechnung des Honorars, das vom Kunden gefordert werden kann. Aber auch interne Leistungen, die als "unproduktive" Aufwände niemandem verrechnet werden können, sind hier zu erfassen, um für die gesamten Sollstunden Leistungen nachzuweisen.

Folgende Felder müssen befüllt werden, wenn die Eingabe dafür aktiv ist. (Zum Beispiel ist das Feld "Std" nur für Leistungen mit Tätigkeiten aktiv.) Ansonsten kann die Zeile nicht verwertet werden und wird grau dargestellt. Eine Ausnahme bildet das Feld "Text", dabei handelt es sich nicht um einen zwingenden Bestandteil der Leistung.

Mitarbeiter	Mitarbeiter, welcher die Leistung erbracht hat. Der Mitarbeiter wird vorgeschlagen aufgrund der User-ID, welche im Mitarbeiterstamm hinterlegt ist.
Datum	Datum, an welchem die Leistung erbracht wurde (= Leistungsdatum).

Kun-Nr	Kunde, für welchen die Leistung erbracht wurde. Eine unproduktive Tätigkeit muss auf den Internen Kunden erfasst werden.
Tät-Nr/Art-Nr	Tätigkeit, welche für den Kunden erbracht wurde bzw. Artikel, welcher dem Kunden verrechnet wird.
TG-Nr.	Tätigkeitsgruppe, zu welcher die Tätigkeit bzw. der Artikel gehört und unter welcher diese/r abgerechnet wird. Die Tätigkeitsgruppe wird, wenn sie fix im Stamm der Tätigkeit bzw. des Artikels hinterlegt ist, automatisch von dort ermittelt.
BJ	Bekanntgabe, für welches Bezugsjahr die Leistung erbracht wurde.
BM	Bekanntgabe, für welches Bezugsmonat die Leistung erbracht wurde.
Std	Bei der Erfassung von Tätigkeiten müssen hier die gearbeiteten Stunden eingetragen werden.
Bar	Bei der Erfassung von Artikeln muss hier entweder der verrechenbare Betrag oder - wenn für diesen Artikel ein Verrechnungspreis vorhanden ist - über die F8-Funktion die Menge erfasst werden (wodurch sich automatisch der verrechenbare Betrag errechnet).
Text	Im Feld "Text" kann eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistung erfolgen.
Korrekt	Das Feld "Korrekt" wird automatisch befüllt, wenn die Leistung vollständig erfasst worden ist.

7.1.2. Einen Tag abschließen

Ein vollständig erfasster Tag ist vom Mitarbeiter mit der Funktion Tag abschließen abzuschließen, damit die Leistungen für die Fakturierung zur Verfügung stehen (sie werden "autorisiert"). Die fakturierende Stelle erkennt somit, dass keine weiteren Erfassungen mehr an diesem Tag vom Mitarbeiter vorgesehen sind. An abgeschlossenen Tagen ist folglich keine weitere Erfassung von Leistungen möglich.

Ob ein Tag abgeschlossen ist, kann man an der grünen Kennzeichnung im Kalender erkennen.

Ein abgeschlossener Tag kann jedoch mit der Funktion Tag auflösen wieder aufgelöst werden. Leistungen, welche sich allerdings schon in Honorarnoten befinden, können dennoch nicht bearbeitet werden.

7.2. Leistungsübersicht

Unter Leistungserfassung → Leistungserfassung → Leistungsübersicht können alle Leistungen durch das Befüllen der Filterfelder gefiltert werden. Zusätzlich schafft die Combobox rechts oben eine Unterteilung nach Leistungen mit Zeitleistungen und Barauslagen zur einfacheren Suche.

7.3. Tagesabschluss Mitarbeiter

Unter Leistungserfassung → Tagesabschluss/Autorisierung → Tagesabschluss Mitarbeiter erhält man einen schnellen Überblick darüber, ob Mitarbeiter ihre Leistungen fertiggestellt haben bzw. in welchem Status sich der Tag befindet. Diese Informationen sind nützlich, damit beim Fakturieren nicht auf fehlende Leistungen vergessen werden kann.

7.4. Honorarnoten aufbereiten

Unter Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Honorarnoten aufbereiten wird vom Anwender bekanntgegeben, nach welchen Regeln Honorarnoten aus den offenen, sich noch nicht in einer Honorarnote befindlichen, autorisierten Leistungen generiert und aufbereitet werden.

Der am häufigsten verwendete Modus ist der Modus "Rechnungsempfänger".

Beim Aufbereiten der Honorarnoten kann mit diesem Aufbereitungsmodus über folgende Felder eine Einschränkung auf bestimmte Leistungen getroffen werden.

Rechnungsempfänger	Im Feld "Rechnungsempfänger" kann mit der F4-Schaltfläche bzw. der F8-Schaltfläche auf jene Rechnungsempfänger eingeschränkt werden, für welche Honorarnoten erstellt werden sollen. Keine Auswahl bedeutet, dass für alle Rechnungsempfänger, für welche Leistungen vorhanden sind, Honorarnoten erstellt werden.
Mindesthonorar	Im Feld "Mindesthonorar" können Sie festlegen, ab welchem Betrag eine Honorarnoten aufbereitet werden soll. Nur jene Honorarnoten, die dieses Honorar nach der Aufbereitung erreichen bzw. übersteigen, werden auch tatsächlich aufbereitet.
Zeitraum	Im Feld "Zeitraum" ist einzustellen, nach welcher Zeitraum-Variante die Leistungen einzuschränken sind: Leistungszeitraum oder Bezugszeitraum. Zusätzlich ist auszuwählen, ob "für" einen Zeitraum, "ab" einem Zeitraum, "bis" zu einem Zeitraum oder "von-bis" einem Zeitraum gemeint ist. Das Feld bezieht sich damit auf die Eingaben in die Felder Monat/Jahr und Bis Monat Jahr.
Monat/Jahr und Bis Monat/Jahr	In den Feldern "Monat/Jahr" und "bis Monat/Jahr" ist der Zeitraum aus dem Feld Zeitraum in Bezug auf das Monat und das Jahr zu vervollständigen.
Tätigkeitsgruppen	Im Feld "Tätigkeitsgruppen" ist über die F8-Schaltfläche einerseits möglich, die aufzubereitenden Leistungen auf bestimmte Tätigkeitsgruppen einzuschränken und andererseits die Einstellungen bez. Zeitraum und Monat/Jahr je Tätigkeitsgruppe vorzunehmen (und diese auch für kommende Aufbereitungen als fixe Tätigkeitsgruppenauswahl abzuspeichern). Mit der F4-Schaltfläche kann eine bereits gespeicherte Tätigkeitsgruppenauswahl übernommen werden.

Stapel Honorarnoten aufbereiten

Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel Honorarnoten aufbereiten.

7.5. Honorarnoten

Unter Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Honorarnoten befindet sich das zentrale Programm für die Fakturierung.

In der Rechnungsbearbeitung werden die Honorarnoten bearbeitet.
Über die Rechnungsfunktionen werden die Honorarnoten gedruckt, in die FIBU verbucht, aber auch wenn nötig gutgeschrieben bzw. storniert.
Alle Honorarnoten der Vergangenheit können je unterschiedlichen Rechnungsstatus schnell recherchiert werden.
Für jede Honorarnote können Rechnungsberichte/-analysen in Form von Auswertungen (z. B. Leistungsnachweise, Statistiken) gedruckt werden.

Auf den verschiedenen Reitern sind die Honorarnoten auf die unterschiedlichen Fakturatypen aufgeteilt. Durch das Befüllen der Einstiegsfelder oberhalb der Liste wird die Ansicht auf bestimmte Honorarnoten eingeschränkt.

7.5.1. Rechnungsbearbeitung

Mit der Funktion Rechnung bearbeiten gelangt man in jenen Programmteil, in welchem man die Kontrolle und die Änderung der vorgeschlagenen Honorarnote bzw. die Gestaltung des Honorarnotenausdrucks vor dem tatsächlichen Ausdruck vornimmt.

Sämtliche Leistungen, welche in dieser Honorarnote zusammengefasst sind, werden hier je nach Sortierung gruppiert dargestellt. Vielfältige Funktionen über die Menüleiste erlauben eine entsprechend variable Gestaltung der Honorarnote. Mit der Funktion Honorarnote neu erstellen wird der ursprüngliche Zustand der Honorarnote wiederhergestellt.

Wenn die Honorarnote die gewünschten Leistungen umfasst und den gewünschten Betrag aufweist, kann die Honorarnote mit der Funktion Rechnung ansehen in der Vorschau betrachtet und textlich abgeändert werden.

Achtung: Die Beträge werden geladen und dürfen nicht überschrieben werden. Daher lautet die dringende Empfehlung, zuvor die Rechnung betraglich fertigzustellen und anschließend erst textlich. Mit der Funktion Rechnungsdokument löschen werden sämtliche textliche Änderungen zurückgesetzt.

7.5.2. Rechnungsfunktionen

Nach dem Bearbeiten der Rechnung kommen die Rechnungsfunktionen zur Anwendung, welche den Ausdruck der Rechnung mit Nummer und den Rechnungsabschluss umfassen. Flankierende (d. h. nicht zwingend durchzuführende, aber nützliche) Funktionen sind der Kontrollausdruck, die Fibu-Verbuchung bzw. die Erstellung einer Zahlungsart.

Empfehlenswert ist es, die Funktionen in der Reihenfolge wie hier gelistet durchzuführen.

Kontrollausdruck starten: Die Funktion druckt für alle markierten Honorarnoten einen Rechnungsentwurf ohne eine Belegnummer zu vergeben. Diese Funktion kann jederzeit ausgeführt werden und hat keinen Einfluss auf den Status einer Honorarnote.

Rechnung mit Nummer drucken: Diese Funktion darf nur für fertig bearbeitete Honorarnoten ausgeführt werden, da eine Honorarnote nach dem Ausführen in einen anderen Status versetzt wird, in dem eine Abänderung nur mehr über Umwege möglich ist. In einem Dialogfenster müssen Von-/Bis-Leistungsdatum, das Rechnungsdatum und der Buchungstext bekanntgegeben werden. Die Honorarnote bekommt eine Belegnummer und das angegebene Belegdatum und wird mit diesen Daten ausgedruckt.

In Fibu verbuchen: Diese Funktion verbucht die markierten Honorarnoten in die Fibu.

Zahlungsart erstellen: Diese Funktion druckt für die markierten Honorarnoten einen Zahlschein (in Vorschau bzw. am Drucker).

Rechnung abschließen: Diese Funktion führt für die markierten Honorarnoten den Rechnungsabschluss durch. Erst in diesem Status sind Honorarnoten auch statistisch relevant und scheinen in Honorarstatistiken auf. Die Leistungen sind erst ab diesem Zeitpunkt nicht mehr "offen".

Um diese Rechnungsfunktionen in einem Schritt auszuführen, können Sie den Rechnungsstapel verwenden.

Sind Fehler bei der Fakturierung passiert, können Honorarnoten, die bereits mit Nummer gedruckt worden sind, mit der Funktion Rechnung verwerfen verworfen und neu ausgestellt werden.

Für bereits in die Fibu verbuchte bzw. bereits abgeschlossene Honorarnoten sind als Korrekturmaßnahmen das Storno oder die (Teil-)Gutschrift vorgesehen. In jedem Fall bleibt die ursprüngliche Honorarnote mit der bereits vergebenen Belegnummer erhalten. Zudem scheint die Honorarnote nach dem Durchführen der Funktion auf dem jeweiligen Reiter mit dem negativen Betrag unter dem Rechnungsstatus "offen" auf und muss wieder sämtliche Rechnungsfunktionen bis zum Rechnungsabschluss durchlaufen.

Gutschrift / Teilgutschrift: Diese Funktion erstellt eine Gutschrift bzw. Teilgutschrift. Nach dem Rechnungsabschluss der Gutschrift werden keine neuen Leistungen für eine neuerliche Verrechnung erzeugt.

Storno: Diese Funktion erstellt eine Stornorechnung. Nach dem Rechnungsabschluss der Stornorechnung werden neue offene Leistungen bereitgestellt und können erneut aufbereitet und fakturiert werden.

Rechnung verwerfen: Diese Funktion verwirft die Honorarnote und bringt die enthaltenen Leistungen wieder als offene Leistungen in das System, sodass sie neu aufbereitet und fakturiert werden können.

7.5.3. Rechnungsstatus

Das Einstiegsfeld "Status" filtert die Honorarnoten nach dem Zustand der Honorarnote. Über den Rechnungsstatus können die Honorarnoten einfach wiedergefunden bzw. evident gehalten werden. Aufgrund der Bearbeitung der Honorarnoten bzw. der Durchführung der Rechnungsfunktionen werden Rechnungen automatisch in einen anderen Status versetzt.

Jede Honorarnote durchläuft zumindest jeden Status dieser Liste:

Offen: Alle unbearbeiteten und bearbeiteten Honorarnoten, welche jedoch noch keine Belegnummer besitzen.

Mit Rechnungsnummer: Alle Honorarnoten mit Belegnummer, welche jedoch noch nicht abgeschlossen sind.

Abgeschlossen: Alle abgeschlossenen Honorarnoten.

7.5.4. Rechnungsberichte /-analysen

Zu jeder Honorarnote können Berichte und Analysen ausgedruckt werden. Häufig benötigt werden sogenannte Leistungsnachweise und Honorarstatistiken, die als Auswertungen im LEA Auswertungsdesigner angelegt sind und hier in den Honorarnoten unter Ausdruck → Honorarvorschlag/Leistungsnachweis verfügbar sind.

7.6. Auswertungsdesigner

Unter Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungsdesigner steht Ihnen das Fenster LEA Auswertungsdesigner zur Verfügung. Hier werden die Auswertungen erstellt und verwaltet. Die erstellten Auswertungen werden jedoch hauptsächlich an anderen, passenden Stellen im Programm gestartet, zum Beispiel in der Tageserfassung oder in Honorarnoten, jeweils unter dem Menüpunkt "Ausdruck".

Der Auswertungstyp entscheidet, welche Leistungen in die Auswertung einfließen.

Arbeitsberichte	Die Daten für die Arbeitsberichte ermitteln sich aus allen erfassten Leistungen - unabhängig davon, ob die Leistungen autorisiert worden sind. Ebenso ist dabei unerheblich, ob diese Leistungen offen, abgerechnet oder ausgebucht sind.
Leistungsstatistiken	Der Unterschied zwischen Leistungsstatistiken und Arbeitsberichten liegt darin, dass die Leistungen, die in Auswertungen dieses Typs fließen, autorisiert sein müssen.
Offene Leistungen aktuell	Für den Auswertungstyp "Offene Leistungen aktuell" werden alle Leistungen herangezogen, die noch nicht abgerechnet und nicht ausgebucht sind. Sie müssen jedoch autorisiert sein.
Offene Leistungen per	Mithilfe des Auswertungstyps "Offene Leistungen per" können Sie recherchieren, welche Leistungen zum Ende einer Periode nicht abgerechnet oder nicht ausgebucht waren. Damit ist es möglich, offene Leistungen zu einem bestimmten Stichtag zu rekonstruieren. Bedingung: Die Leistungen müssen autorisiert sein.
Honorarvorschläge	Alle Leistungen, die in einer Honorarnote enthalten sind, können mit dem Auswertungstyp "Honorarvorschläge" ausgewertet werden. Der Zustand des jeweiligen Honorarnote ist dabei nicht relevant.
Honorar- und DB-Statistiken	Die Daten für die Honorar- und DB-Statistiken umfassen alle Leistungen, die innerhalb einer frei wählbaren Periode abgerechnet oder ausgebucht wurden.
Bestandsveränderung	Der Auswertungstyp "Bestandsveränderung" vereint die Gesichtspunkte der "Offenen Leistungen per" und "Honorar- und DB-Statistik".
Weitere Auswertungstypen	Weitere Auswertungstypen werden von BMD für Individualauswertungen reserviert.

7.7. Auswertungen

Der LEA Auswertungsdesigner ist ausschließlich für jene Personen vorgesehen, welche Auswertungen erstellen. Für normale Anwender wird daher grundsätzlich empfohlen, die Auswertungen direkt in den einzelnen Leistungserfassungs- bzw. Fakturierungsprogrammen zu starten, da sich dann die Auswertungen direkt auf die markierten Leistungen bzw. Honorarnoten beziehen.

Eine andere empfehlenswerte Möglichkeit ist es, unter Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungen die Übersicht über alle LEA Auswertungen zu verwenden. Sämtliche Auswertungen, für die eine anwenderfreundliche Abfrage mit Filterfelder (= Smart-Interface) definiert worden ist, können hier einfach und unkompliziert gestartet werden.

Eine Auswertung wird mit der Funktion

"Starten" gestartet.

In der Folge öffnet sich das Dialogfenster zum Smart-Interface, in dem der Anwender im ersten Schritt die Filterfelder fertig befüllt. Im zweiten Schritt muss über die entsprechende Funktion die passende Ausgabeform gewählt werden (

Vorschau anzeigen,

Drucken oder

Exportieren).

Hier im Beispiel wurden Leistungen des Vormonats ausgewertet und in der Vorschau am Bildschirm ausgegeben.

7.8. Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle

Eine spezielle Form der Leistungsauswertung stellt die Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle dar (aufrufbar unter Leistungserfassung → Auswertungen). Sie ermöglicht einen Überblick über die Zeitausgleichs-, Über- und Urlaubsstunden der Mitarbeiter.

8. Hintergrundinformationen

8.1. Berechtigungen

BMD empfiehlt, die LEA berechtigungstechnisch auf vier Berechtigungsgruppen aufzubauen. Diese Empfehlung ist auch im Standardberechtigungssystem, das BMD anbietet, umgesetzt.

LEA_U	Die Berechtigungsgruppe LEA_U (für LEA User) beinhaltet alle Funktionen ,die jeder Mitarbeiter ausführen sollte. Damit ist vor allem die Leistungserfassung gemeint.
LEA_K	Die Berechtigungsgruppe LEA_K (für LEA Keyuser) beinhaltet alle Funktionen, die nur Key-User ausführen dürfen. Damit ist vor allem die Fakturierung gemeint.
LEA_A	Die Berechtigungsgruppe LEA_A (für LEA Administratoren) beinhaltet alle Funktionen, die nur der Administrator ausführen darf. Damit sind vor allem die Wartungsberechtigungen in Stammdaten, Formularen, Auswertungen etc. gemeint.
LEA_S	Die Berechtigungsgruppe LEA_S (für LEA Superuser) beinhaltet alle Funktionen, die nur ein Personenkreis mit Leitungstätigkeiten ausführen darf. Damit ist vor allem das Ausführen von Auswertungen etc. gemeint.

Die Gruppen sollen zusätzlich zu den bereits bestehenden Gruppen angelegt werden und aufeinander aufbauend sein. Letzteres bedeutet, dass eine Berechtigung nur in einer Gruppe freizugeben ist. Ein Key-User, der in der Fakturierung tätig ist, ist daher neben der Gruppe LEA_K auch der Gruppe LEA_U zuzuordnen.

Die Zuordung Mitarbeiter - Benutzer wird im Feld User-ID im Mitarbeiterstamm getroffen.

In den folgenden Unterkapiteln sind jene Funktionen kurz beschrieben, welche den - den Berechtigungsgruppen zugeordneten - Usern freizugeben sind. Weiters ist angeführt, welche Rechte vorausgesetzt werden, um einen Standardablauf zu ermöglichen.

Berechtigungsgruppe LEA_U

Die Gruppe beinhaltet Funktionen, die das Erfassen und Auswerten von eigenen Leistungen und das Abschließen von Tagen erlauben.

Zielgruppe:

Mitarbeiter, die Leistungen erfassen

Berechtigungen detailliert:

Ansehen aller LEA Stammdaten und sonstigen Stammdaten, die speziell für die Leistungserfassung benötigt werden (z. B. Tätigkeiten, Tätigkeitsgruppen, Leistungsumfang, Leistungstexte …)
Ausführen aller Bearbeitungsfunktionen, die speziell für die eigene Leistungserfassung nötig sind (z. B. Neuanlage, Bearbeiten, Tag abschließen, Arbeitsgang fertigstellen …)
Verwenden jener Übersichten, die eine auf den eigenen Mitarbeiter bezogene Sichtweise auf die Leistungen zulassen (eigene Leistungsübersicht und die Tagesabschlussansicht "Mitarbeiter")
Verwenden jener Auswertungen, die nur die eigenen Leistungen auswerten
Ansehen der eigenen Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle

Weitere Informationen:

Sämtliche Fakturierungs- sowie Einstellungsprogramme sind gesperrt.
Das Ansehen von Kunden und Mitarbeitern sowie das Ansehen der eigenen Firma wird hier berechtigungstechnisch als Minimalvoraussetzung bereits angenommen. Sprich User, die in den Benutzerkreis LEA_U gezählt werden, müssen Zugriff darauf besitzen. Weiters ist es empfehlenswert, diesen Usern Standardfunktionen wie Reportfunktionen, Feldbeschreibungen und Filterfunktionen freizuschalten.

Berechtigungsgruppe LEA_K

Die Gruppe beinhaltet Funktionen, um Honorarfaktoren zu verwalten und LEA Geschäftsfälle abzuwickeln.

Zielgruppe:

Mitarbeiter, welche die Leistungsabrechnung durchführen

Berechtigungen detailliert:

Ansehen aller LEA Stammdaten und sonstigen Stammdaten, die speziell für die Fakturierung benötigt werden und sich im laufenden Betrieb kaum ändern (z. B. Fakturatypen, Perioden, Kontentabellen …)
Bearbeiten, Löschen und Anlegen jener LEA Stammdaten, die speziell für die Fakturierung benötigt werden und sich im laufenden Betrieb ändern (z. B. Arbeitsgänge, Kundeneinstellungen, Rechnungsvorlagen …)
Verwalten jener Honorarfaktoren, die regelmäßig im Rahmen der Fakturierung gewartet werden (z. B. Stundensätze, Artikelpreise, Pauschalen, Teilrechnungen …)
Ausführen aller Bearbeitungsfunktionen in der Leistungserfassung, die nur für die Fakturierung notwendig sind (z. B. Auflösen Tagesabschluss und Autorisierung, Anfordern von Korrekturen, Umbuchen …)
Ansehen sämtlicher Formulare, Druckereinstellungen für Ablaufarten, Ausdrucksmodelle, Rechnungsebenen und der damit zusammenhängenden Texte
Ausführen der Schnittstelle "Zeilenverrechnung"
Ausführen der Hilfsprogramme "Leistungen aktualisieren" und "Stundensätze/Artikelpreise korrigieren"
Ausführen aller Funktionen für Aufbereiten, Verwalten und Bearbeiten von Honorarnoten
Ausführen aller Funktionen für den Honorarnotenworkflow
Ausführen aller Funktionen für die Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle
Ausführen sämtlicher Auswertungen, die für die Fakturierung notwendig sind

Weitere Informationen:

Die Bearbeitungsmöglichkeit von sämtlichen Firmen- und Personenstammdaten sowie der Zugriff auf die Chronik sowie auf die Diversen Stammdaten (z. B. Zahlungsarten) wird hier berechtigungstechnisch als Minimalvoraussetzung bereits angenommen. Weiters sollte das Ansehen von Tagesmodellen/Wochenmodellen erlaubt sein.
Wenn die Archivierung von Honorarnoten in Folge des Rechnungsdrucks erfolgen soll, müssen die User der Berechtigungsgruppe LEA_K, um den Standardablauf in der Fakturierung durchführen zu können, mindestens Standard-Archivberechtigungen besitzen (DMS-Archive - Ansehen, DMS-Dokumentenkategorien, DMS-Dokumentenliste, DMS-Dokumentenübersicht - Neu, DMS-Kategorien - Ansehen).

Berechtigungsgruppe LEA_A

Die Gruppe beinhaltet Funktionen, um jenen Anwendern, die mit der LEA arbeiten, gemeinsame Basisdaten und Einstellungen bereitzustellen.

Zielgruppe:

Mitarbeiter, welche die LEA administrieren

Berechtigungen detailliert:

Einstellen aller WWS Parameter, CRM Parameter sowie LEA Parameter, die für den Betrieb der LEA benötigt werden
Einstellen der Nummernkreise für Honorarnoten, Einstellen des Rechnungspfads
Verwalten aller Einstellungen betreffend Formulare, Druckereinstellungen für Ablaufarten, Ausdrucksmodelle, Rechnungsebenen und der damit zusammenhängenden Texte
Verwalten aller Honorarnotenworkflows
Bearbeiten, Löschen und Anlegen aller LEA Stammdaten und sonstigen Stammdaten, die für den Betrieb der LEA benötigt werden (z. B. Leistungsumfang, Kontentabellen, Steuertexte)
Bearbeiten, Löschen und Anlegen jener Honorarfaktoren, die nur einmalig festgelegt werden (z. B. Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung, Leistungstausch)
Verwalten sämtlicher Auswertungen und der dazu nötigen Einstellungen
Administrieren der Auswertungen in den Programmteilen "LEA Auswertungsdesigner" und "LEA Auswertungen"
Ausführen des Hilfsprogramms "Korrektur Leistungen"
Ausführen der Programme zum Import/Export von Leistungen
Einstellen von sonstigen, einmaligen Einstellungen, die für bestimmte LEA Programmabläufe benötigt werden (z. B. Importe, Ermittlungszeitraum Zeilenverrechnung)

Weitere Informationen:

Ferner werden hier Zugriffs- und Änderungsrechte auf Berechtigungen, auf die Firmen- und FIBU-Stammdaten sowie auf sämtliche CRM Parameter, WWS Parameter und TOOLS Parameter benötigt.

Berechtigungsgruppe LEA_S

Die Gruppe beinhaltet Funktionen, um Leistungen auszuwerten bzw. nach bestimmten Gesichtspunkten zu beurteilen und diese in Statistiken zu verwenden.

Zielgruppe:

Leitende Mitarbeiter mit Verantwortung über Abläufe und Personen in der Kanzlei
Leitende Mitarbeiter, die auf "Chef-Informationen" zugreifen dürfen

Berechtigungen detailliert:

Ansehen der Daten der Leistungserfassung aller Mitarbeiter (Möglichkeit, den Mitarbeiter im Einstiegsfeld zu wechseln)
Verwenden jener Übersichten, die eine mitarbeiterübergreifende Sichtweise auf die Leistungen zulassen (Leistungsübersicht und die Tagesabschlussansichten "Geschäftsführung", "Abteilungsleitung" und "Abteilung")
Verwenden des Showprogramms und dessen Statistiken
Ansehen sämtlicher Auswertungen