LEA Stammdaten Standards importieren
Grundlegende Informationen zu der LEA für SteuerberaterInnen finden Sie unter Erste Schritte Leistungserfassung. Überblick
BMD unterstützt den Vorgang der Erstinstallation für die LEA für den Kundenkreis der Steuerberaterinnen und Steuerberater mit diversen Standards und Organisationsvorschlägen. Auch im Bereich der Stammdaten gibt es hier Unterstützung.
Neben dem Import, welcher wesentliche Stammdaten, Formulare und dergleichen anlegen kann, bietet BMD auch für wesentliche tätigkeitsbezogene LEA Stammdaten einen Standard bzw. einen Organisationsvorschlag für Erstinstallationen. Dieser umfasst folgende für den Betrieb der LEA unbedingt nötigen Stammdaten:
- Kontentabellen
- Tätigkeitshauptgruppen
- Tätigkeitsgruppen
- Tätigkeiten
- Artikel
Diese sind für folgende Zwecke geeignet: Sie können diese rein zur Orientierung nutzen und die Dateien (außerhalb der NTCS) betrachten oder direkt für Ihre LEA verwenden und in der NTCS gegebenfalls ergänzen. Dieser Import ist jedoch nicht dafür gedacht, in einem bereits laufenden Betrieb ergänzende Stammdaten zu importieren!
Um die Erstinstallation rasch abwickeln zu können, werden von BMD Excel-Dateien ausgeliefert. Diese können Sie mithilfe dieser Themendokumentation bei Bedarf über den Standard Textdatei-Import der NTCS mit wenigen Schritten importieren.
Die Excel-Dateien selbst orientieren sich an vielfach erprobten, aktuellen LEA Inbetriebnahmen und wurden auf einen gemeinsamen Nenner gebracht: Die Stammdaten entsprechen einem Prototyp für eine gut organisierte Kanzlei mit zwischen 5 und 20 Mitarbeiter. Die Kanzlei dieses Prototyps ist sehr lohnlastig aufgestellt, das bedeutet, dass sowohl Tätigkeiten als auch Artikel im Bereich der Tätigkeitsgruppe Lohnverrechnung sehr detailliert geführt werden. Tätigkeiten und Artikel im Bereich der Buchhaltung werden hier sehr allgemein gehalten. Weiters gehen wir hier davon aus, dass zwar die Buchungszeilen aus den Mandanten-Fibus und die Lohnabrechnungen und Meldungen aus dem Mandanten-Lohn übernommen werden, aber im Grunde nur eine Differenzierung nach manuell getätigten Buchungen und Automatikbuchungen nötig ist.
Wichtige Punkte vorab, wenn Sie sich für den Import entscheiden:
- Es ist irrevant, ob Sie eine Firmengruppe im Einsatz haben oder nicht. Ebenso unerheblich ist es, welche Ihrer eigenen Firmen die Hauptfirma ist. Wichtig ist jedoch, dass diese Punkte bereits abgeklärt und fix im System verankert/einstellt sind. Alle diese Stammdaten werden bei Verwendung des Textdatei-Imports demnach fix unter der Hauptfirma importiert und angelegt.
- Die oben angeführte Reihenfolge muss dabei zwingend eingehalten werden, da nachgereihte Stammdaten auf vorgereihte Stammdaten verweisen (z. B. sind in den Tätigkeitshauptgruppen Kontentabellen zugewiesen).
Achtung! Importdateien nur für Erstimport verwenden
 | Bei einem neuerlichen Import werden bereits vorhandene Daten mit gleichen Schlüsselwerten überschrieben, das bedeutet: Existiert in der Datei ein Eintrag mit einer bereits im System angelegten Nummer, wird keine Meldung ausgegeben, dass die Nummer bereits für Stammdaten vergeben wurde (wie es bei einer manuellen Anlage der Fall wäre). Stammdaten mit Nummern, die noch nicht im System vergeben sind, werden neu angelegt und ergänzen die bestehenden Stammdaten. Da dafür aber Hintergrundwissen über den Aufbau der Tabellen in der Datenbank nötig ist (z. B. wie und welche Schlüsselwerte ausschlaggebend für eine korrekte Anlage sind), lautet die dringende Empfehlung: Benutzen Sie den Import NUR, wenn Sie noch keine eigenen Stammdaten angelegt haben! |
Inhalt der Standards/des Organisationsvorschlags
In diesem Kapitel finden eine Beschreibung des Inhalts des Standards/des Organisationsvorschlags und Informationen zum gewählten Aufbau.
Generell gilt, die erste Ziffer der jeweiligen Stammdatennummer gibt immer an, zu welcher Tätigkeitshauptgruppe diese Stammdaten zugehörig sind, um diese einprägsam im System zu verankern. Dies sollte auch unbedingt bei etwaigen Ergänzungen beibehalten werden!
Kontentabellen
Für die Kontentabellen ist folgender Inhalt in der Importdatei vorgesehen:
Die Kontentabellen sind den produktiven Tätigkeitshauptgruppen gleichgehalten (Nummer und Bezeichnung). Ein eigener Matchcode wird nicht mitgegeben, daher entspricht dieser 1:1 der Bezeichnung.
Für genauere Informationen zum Aufbau beachten Sie bitte das Kapitel Kontentabellen in der Themendokumentation LEA Organisation Stammdaten. Hier finden Sie auch wesentliche organisatorische Aspekte, die Sie beachten und wissen sollten, sowie ein Beispiel, wie sich die importierten Kontentabellen in der LEA darstellen.
Tätigkeitshauptgruppen
Für die Tätigkeitshauptgruppen ist folgender Inhalt in der Importdatei vorgesehen:
Die Tätigkeitshauptgruppen besitzen eine dreistellige Nummer (welche auf 00 endet) und eine treffende Bezeichnung. Zusätzlich werden über weitere Spalten Werte für wesentliche Stammdatenfelder der Tätigkeitshauptgruppen mitgegeben. Ein eigener Matchcode wird nicht mitgegeben, daher entspricht dieser 1:1 der Bezeichnung.
Für genauere Informationen zum Aufbau beachten Sie bitte das Kapitel Tätigkeitshauptgruppen und Tätigkeitsgruppen in der Themendokumentation LEA Organisation Stammdaten. Hier finden Sie auch wesentliche organisatorische Aspekte, die Sie beachten und wissen sollten, sowie ein Beispiel, wie sich die importierten Tätigkeitshauptgruppen in der LEA darstellen.
Tätigkeitsgruppen
Für die Tätigkeitsgruppen ist folgender Inhalt in der Importdatei vorgesehen:
Die Tätigkeitsgruppe besitzt eine dreistellige Nummer (welche auf 0 endet und mit der ersten Ziffer die Zuordnung zur Tätigkeitshauptgruppe angibt) und eine treffende Bezeichnung. Zusätzlich werden über weitere Spalten Werte für wesentliche Stammdatenfelder der Tätigkeitsgruppen mitgegeben. Ein eigener Matchcode wird nicht mitgegeben, daher entspricht dieser 1:1 der Bezeichnung.
Für genauere Informationen zum Aufbau beachten Sie bitte das Kapitel Tätigkeitshauptgruppen und Tätigkeitsgruppen in der Themendokumentation LEA Organisation Stammdaten. Hier finden Sie auch wesentliche organisatorische Aspekte, die Sie beachten und wissen sollten, sowie ein Beispiel, wie sich die importierten Tätigkeitsgruppen in der LEA darstellen.
Tätigkeiten
Für die Tätigkeiten ist folgender Inhalt in der Importdatei vorgesehen:
Die Tätigkeiten besitzen eine dreistellige Nummer (welche auf 0 oder 5 endet und mit den ersten beiden Ziffern die Zuordnung zur Tätigkeitsgruppe angibt) und eine treffende Bezeichnung. Zusätzlich werden über weitere Spalten Werte für wesentliche Stammdatenfelder der Tätigkeiten mitgegeben. Ein eigener Matchcode wird nicht mitgegeben, daher entspricht dieser 1:1 der Bezeichnung.
Achtung: Tätigkeiten und Artikel werden in derselben Tabelle in der Datenbank abgespeichert. Diese Nummern dürfen sich daher nicht überschneiden!
Für genauere Informationen zum Aufbau beachten Sie bitte das Kapitel Tätigkeiten in der Themendokumentation LEA Organisation Stammdaten. Hier finden Sie auch wesentliche organisatorische Aspekte, die Sie beachten und wissen sollten, sowie ein Beispiel, wie sich die importierten Tätigkeiten in der LEA darstellen.
Artikel
Für die Artikel ist folgender Inhalt in der Importdatei vorgesehen:
Die Artikel besitzen eine vierstellige Nummer (welche mit den ersten beiden Ziffern die Zuordnung zu passenden Tätigkeitsgruppe angibt) und eine treffende Bezeichnung.
Zusätzlich werden über weitere Spalten Werte für wesentlich Stammdatenfelder der Artikel mitgegeben. Ein eigener Matchcode wird nicht mitgegeben, daher entspricht dieser 1:1 der Bezeichnung.
Bitte beachten Sie, dass hier bewusst manchen Artikeln zwar die Kostenart "3" für "Zeilenverrechnung" mitgegeben wird, aber keine detaillierte Zuordnung zum Zeilenverrechnungstyp erfolgt (bleibt also bewusst "0" für "keine Zeilenverrechnung"). Das mag auf den ersten Blick widersprüchlich wirken, sorgt aber im Programm dafür, dass auch diese Artikel korrekt bewertet werden, sobald Artikelpreise vorhanden sind.
Achtung: Tätigkeiten und Artikel werden in derselben Tabelle in der Datenbank abgespeichert. Diese Nummern dürfen sich daher nicht überschneiden!
Für genauere Informationen zum Aufbau beachten Sie bitte das Kapitel Artikel in der Themendokumentation LEA Organisation Stammdaten. Hier finden Sie auch wesentliche organisatorische Aspekte, die Sie beachten und wissen sollten, sowie ein Beispiel, wie sich die importierten Artikel in der LEA darstellen.
Standards importieren (am Beispiel der Tätigkeiten)
Voraussetzungen beachten
Bitte beachten Sie, dass der Import im Rahmen der Erstinstallation an der geeigneten Stelle durchgeführt wird.
Der Import der LEA Stammdaten (der über das Fenster Standardimport Textdatei abgewickelt wird) muss zwingend NACH dem Import der LEA-bezogenen Standarddaten (der über das Fenster Import abgewickelt wird) gestartet werden. In diesem Rahmen muss also zuvor der Import der Einheiten abgeschlossen sein, da die Importdatei der Artikel Einheiten aufweist, die bereits im System vorhanden sein müssen.
Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themendokumentation Erste Schritte Leistungserfassung im Kapitel Standarddaten importieren.
Imports durchführen
Am Beispiel der Tätigkeiten wird in diesem Kapitel der genaue Ablauf erklärt, wie Sie die Standards importieren können. Diesen Vorgang müssen Sie also insgesamt fünfmal durchführen, jeweils im richtigen Fenster. Es sind dies die Fenster Kontentabellen, Tätigkeitsgruppen (für Tätigkeitshauptgruppen und Tätigkeitsgruppen), Tätigkeiten und Artikel.
Steigen Sie in das jeweilige Fenster ein. Dieses finden Sie leer (ohne Daten) vor.
Blenden Sie sich über das Layout im jeweiligen Fenster die Funktion "Textdatei importieren" ein. Rufen Sie die Funktion auf.
Es öffnet sich das Fenster "Textdatei importieren - Stammdatenart". (Es handelt sich hierbei um das Fenster Standardimport Textdatei, wie es auch an anderen Stellen paketweit in der NTCS für CSV-Importe verwendet wird.)
Wählen Sie im Feld "Importdatei" die passende CSV-Datei aus. Dazu müssen Sie in den Standard-Daten-Ordner Ihres Softwareverzeichnisses wechseln. Im Unterordner ...Daten\Standards\Office\STD\ finden Sie folgende Dateien:
LEA_STB_1_Kontentabellen.csv
LEA_STB_2_Tätigkeitshauptgruppen.csv
LEA_STB_3_Tätigkeitsgruppen.csv
LEA_STB_4_Tätigkeiten.csv
LEA_STB_5_Artikel.csv
Sie sehen auch hier nochmals anhand der Ziffer im Namen, in welcher Reihenfolge die Dateien in Ihren jeweiligen Fenstern zu importieren sind.
(Dateien, die Sie bereits importiert haben, werden umbenannt (mit Zeitstempel des Imports versehen).)
Wählen Sie die zum Fenster passende Datei aus. Da in der Importdatei auch eine Infozeile enthalten ist, sind sowohl alle weiteren Felder des Fensters als auch die Feldauswahl (Anordnung der Spalten) bereits korrekt voreingestellt und Sie können den Importvorgang mit der Schaltfläche "Ok" starten.
Nach erfolgtem Import sind die entsprechenden Stammdaten im jeweiligen Fenster enthalten.
Nötige manuelle Ergänzungen vornehmen
Bitte beachten Sie folgende wichtige Punkte, nachdem Sie den Import aller vorgestellten Standards durchgeführt haben:
- Beachten Sie, dass die importierten Artikel, Tätigkeiten und Tätigkeitsgruppen anschließend zwar in der NTCS vorhanden sind, aber es Ihre Anforderungen gegebenenfalls notwendig machen, Werte mancher Stammdatenfelder nachzubearbeiten. Im vorliegenden Standard wird z. B. davon ausgegangen, dass Sie keinen detaillierten Andruck der Tätigkeiten und Artikel auf der Honorarnote wünschen und daher nur die Tätigkeitsgruppe angedruckt werden soll. Dies kann aber natürlich manuell nachgewartet und Ihren Wünschen entsprechend angepasst werden. Weiterführende Empfehlungen dazu finden Sie in den entsprechenden Feldbeschreibungen (z. B. Feldauswahl Tätigkeiten: Standardfelder).
- Möchten Sie die Stammdaten selbst in der Anzahl erweitern oder einschränken, beachten Sie bitte die folgenden Punkte:
a) Nicht benötigte Stammdaten sollten nicht mit der Funktion "Löschen" aus dem System entfernt werden, sondern nur auf "inaktiv" gesetzt werden. Dies funktioniert bei Artikeln und Tätigkeiten über das Aktivieren des Feldes Inaktiv, bei Tätigkeitshauptgruppen und Tätigkeitsgruppen über das Deaktivieren des Feldes Aktiv. Bei Kontentabellen gibt es keine derartige Funktion, hier empfiehlt sich bei der Bezeichnung der Kontentabelle eine manuelle Erweitung wie "nicht aktiv" vorzunehmen.
b) Kommen eigene Stammdaten hinzu, weil Sie diese benötigen, können Sie diese entsprechend den empfohlenen Vorgaben (Systematik der Nummernvergabe) neu anlegen. Sollten Sie dabei eine bereits vorhandene, aber inaktive Nummer verwenden, werden Sie darauf hingewiesen. Bitte nehmen Sie in diesem Fall Beratung seitens BMD in Anspruch, um die passende Möglichkeit herauszufinden (z. B. Bestehende Stammdaten umbenennen oder nicht benötigte Stammdaten auf andere Nummern umstellen.) - Um die Artikel und Tätigkeiten anschließend in der Leistungserfassung auswählen zu können, ist noch der passende Leistungsumfang zu konzipieren und manuell anzulegen. Hier kann aktuell kein Import zur Verfügung gestellt werden, da es sich hier um ein individuelles Thema handelt, welches separat betrachtet werden muss. Erste Hilfestellungen dazu finden Sie im Kapitel Leistungsumfang in der Themenhilfe LEA Organisation Stammdaten.
- In den Kontentabellen müssen noch passende Erlöskonten zugewiesen werden. Auch hier kann kein Import zur Verfügung gestellt werden, da es sich ebenfalls um ein individuelles Thema handelt, das mit den Vorgaben der kanzleieigenen Fibu abzustimmen ist. Erste Hilfestellungen dazu finden Sie im Kapitel Kontentabellen in der Themenhilfe LEA Organisation Stammdaten.
- Es besteht die Möglichkeit, im Anschluss daran gleich noch Folgeartikel zu definieren (Artikel, die als Folgeartikel für Tätigkeiten in Frage kommen, bei den entsprechenden Tätigkeiten zuzuordnen.) Dies ist kein Muss, erleichert aber unter Umständen eine schnelle Erfassung, wenn bestimmte Tätigkeiten immer mit den gleichen Artikeln "entstehen". Hier kann aktuell noch kein Import zur Verfügung gestellt werden. Hilfestellungen zur Anlage und Verwendung finden Sie in der Themendokumentation Leistungen über Folgeartikel automatisch erzeugen.
Um im Rahmen der Erstinstallation die Leistungserfassung für Steuerberaterinnen und Steuerberater in den Grundfunktionen nutzen zu können, empfiehlt BMD, im Anschluss daran mit der Anlage von Stundensätzen bzw. Artikelpreisen fortzufahren. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themendokumentation Erste Schritte Leistungserfassung im Kapitel LEA Stundensätze und Artikelpreise anlegen.
