Wenn bei einem (neuen) Mitarbeiter keine Leistung erfasst werden kann, dann kann das mehrere Ursachen haben. Zuerst sollten die Mitarbeiterstammdaten kontrolliert werden.
Achtung! | Wenn mit dem NTCS LOHN gearbeitet wird, so gilt grundsätzlich, dass Dienstverhältnisse und Historische Daten wie Wochenmodell usw. im NTCS LOHN (Fenster Dienstnehmer) zu warten sind. Es gilt die Empfehlungen/Regeln zur Wartung der Mitarbeiterstammdaten des NTCS LOHN zu beachten! |
Prüfen Sie Folgendes:
- Ein möglicher Grund ist, dass in den Stammdaten des Mitarbeiters bzw. in dessen Historischen Mitarbeiterstammdaten das Wochenmodell fehlt. Bitte prüfen Sie daher das Feld "Wochenmodell"; das Feld wird historisch geführt. Aus diesem Grund muss mit einem "Gültig Ab"-Datum angegeben werden, ab wann dieses Wochenmodell für diesen Mitarbeiter gültig ist. Idealerweise wählen Sie bei einem neuen Mitarbeiter das Eintrittsdatum.

- Eine weitere mögliche Ursache könnte sein, dass der Mitarbeiter kein gültiges Dienstverhältnis hat. Das Dienstverhältnis hat beispielsweise bereits ein Datum im Feld "Gültig bis" eingetragen, welches in der Vergangenheit liegt, oder es ist ein Datum im Feld "Gültig ab" eingetragen worden, das in der Zukunft liegt. Bitte prüfen Sie daher die Dienstverhältnisse:

Wenn Sie eine neue Leistung erfassen, so können Sie durch einige Anzeichen erkennen, ob diese richtig eingegeben worden ist oder nicht. Nur korrekt erfasste Leistungen können beim Tagesabschluss berücksichtigt bzw. autorisiert werden!
Es gibt die Möglichkeit, direkt auf dem betroffenen Leistungsdatensatz zu erkennen, ob dieser korrekt ist oder nicht. Dies sehen Sie anhand der Spalte
Korrekt - diese erhält ein grünes Häkchen, wenn die Eingaben korrekt sind.
Falls in dieser Spalte kein grünes Häkchen enthalten ist, so deutet das darauf hin, dass nicht alle Pflichtangaben wie zum Beispiel Tätigkeit, Kunde oder Stunden eingegeben worden sind. Die inkorrekte Leistung wird auch in grauer Schrift anstatt in schwarzer Schrift angezeigt.
Mit der Funktion
Leistung überprüfen (unter Extras) können Sie die markierte Leistung auf Vollständigkeit hinsichtlich Kunde, Tätigkeit/Artikel, Tätigkeitsgruppe und Stunden/Menge (und gegebenenfalls Bezugsjahr und -monat) prüfen. Ein Beispiel dafür finden Sie weiter unten.
Beim
Tagesabschluss wird ebenfalls eine genaue Prüfung ausgeführt, da inkorrekte Leistungen (= unvollständige Datensätze) einen Tagesabschluss verhindern:
Im Anschluss an diese Meldung können Sie entscheiden, ob Sie mit "Abbrechen" in die Tageserfassung zurückkehren und direkt dort die Änderungen durchführen.
Mit der Funktion "Korrigieren" werden die unvollständigen Leistungen in einer Liste angezeigt. Hier können Sie diese Leistungen mit "Bearbeiten" (F6) ergänzen.
Beispiel Unvollständige Leistung aufgrund von fehlendem Bezugszeitraum | Diese Leistung sieht auf den ersten Blick vollständig aus, sie weist einen Kunden, eine Tätigkeit, eine Tätigkeitsgruppe sowie Stunden auf. Trotzdem wird sie hellgrau dargestellt und weist kein Häkchen in der Spalte "Korrekt" auf. 
Die Überprüfung der Leistung ergibt, dass der Bezugszeitraum nicht korrekt ist.
In diesem Fall ist auf der betreffenden Tätigkeit über das Feld Eingabe Bezugszeitraum eingestellt, dass Bezugsjahr und -monat eingegeben werden müssen. Damit sind diese Leistungsbestandteile für diese Tätigkeit ebenfalls Pflicht.
Erst mit Eingabe des Bezugsjahres und -monats ist die Leistung vollständig und korrekt.
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Dokumente können mit Leistungen verknüpft werden, sofern das
DMS eingerichtet ist. Die Verknüpfung eines Dokuments bzw. eine Neuarchivierung eines Dokuments geschieht über die Dokumentenzuordnung, genauso wie es auch bei
Terminen,
Aufgaben usw. der Fall ist.
Eine Zuordnung kann in den Leistungserfassungsfenstern (z. B. in der
Tageserfassung bzw.
Projektleistungserfassung) über einen Rechtsklick auf die Leistung und das Untermenü "DMS" oder über das Menü unter Funktionen
→ DMS vorgenommen werden.
In der Spalte
Dok wird mit dem Blatt-Symbol angezeigt, ob eine Dokumentenzuordnung existiert:
In der LEA gibt es die Möglichkeit, Leistungen mitzustoppen. Über das Fenster
Stoppuhr können Sie einfach und schnell eine minutengenaue Erfassung Ihrer Leistungen vornehmen.
Das moderne Fenster bietet Ihnen folgende Vorteile:
- Einfache Start- und Stopp-Funktionalitäten
- Schnelle Erfassung von Leistungen durch Verwendung der Leistungsvorlagen
- Eingabe essenzieller Bestandteile der Leistung (Projekt, Kunde, Tätigkeit) direkt am gestoppten Datensatz
- Möglichkeit zur Steuerung des Modus beim Öffnen und Schließen des Fensters
Darüber hinaus steht diese Funktionalität für BMD Web und BMD Mobile zur Verfügung.
Weitere Informationen zu den vielfältigen Möglichkeiten finden Sie in der Fensterhilfe
Stoppuhr.
Wenn Zeitbuchungen über das Paket
ZEIT erfasst werden, kann ein Vergleich der Stunden aus den Zeitbuchungen mit den Stunden laut Leistungserfassung erfolgen.
- Anzeige mit Restzeitprüfung
Der Mitarbeiter darf nur Leistungen in Höhe der Stunden, die sich aus den Zeitbuchungen des Tages ergeben, erfassen. Die Zeitbuchungen scheinen in der Leistungserfassung im Bereich "Zeitbuchungen" auf.
- Anzeige ohne Restzeitprüfung
Der Mitarbeiter darf Leistungen auch über die Höhe der Stunden, die sich aus den Zeitbuchungen des Tages ergeben, erfassen. Die Zeitbuchungen scheinen in der Leistungserfassung im Bereich "Zeitbuchungen" auf.
- Keine Anzeige
Der Mitarbeiter darf Leistungen auch über die Höhe der Stunden, die sich aus den Zeitbuchungen des Tages ergeben, erfassen. Der Bereich "Zeitbuchungen" scheint zwar in der Leistungserfassung auf, allerdings wird die Anzeige der Zeitbuchungen für diesen Mitarbeiter deaktiviert.
Ob für einen Mitarbeiter eine Stundenvalidierung erfolgt, ist aber grundsätzlich vom LEA Parameter
Zeiterfassung abhängig. Weist der LEA Parameter die Ausprägung "Zeitbuchungen anzeigen" auf, kommt die Einstellung des Feldes "Anzeige Zeiterfassung" je Mitarbeiter zum Tragen und der Bereich "Zeitbuchungen" wird eingeblendet. Die Ausprägung "Zeitbuchungen nicht anzeigen" unterbindet die Verbindung zwischen den Paketen ZEIT und LEA - damit ist die Einstellung des Feldes "Anzeige Zeiterfassung" irrelevant.
Um die Restzeit (jene Zeit aus den Zeitbuchungen, welche noch nicht mit Leistungen "belegt" ist) schnell in der passenden Höhe auf eine Leistung zu übernehmen, stehen folgende Funktionen in der Leistungserfassung zur Verfügung:
- Wenn Sie aktuell die betreffende Leistung in Bearbeitung haben, klicken Sie im Feld Stunden (Spalte Std) auf das Symbol "Uhr"
.
- Wenn Sie aktuell die betreffende Leistung nicht in Bearbeitung haben, markieren Sie die Leistung und führen Sie die Funktion Restzeit übernehmen aus.

Wenn Sie ein bestehendes Projekt in der Leistungserfassung nicht auswählen können, kann dies verschiedene Gründe haben.
- Abhängig davon, ob Sie mit einer zentralen oder dezentralen Projektverwaltung arbeiten, beachten Sie bitte folgende Punkte:
Bei einer zentralen Projektverwaltung, bei der Projekte unter der Hauptfirma der Firmengruppe gewartet werden, kann es sein, dass auf dem Projekt Datenbesitzergruppen hinterlegt sind, denen Sie nicht zugeordnet sind. Dadurch erscheint das Projekt nicht in der Liste bzw. kann nicht ausgewählt werden.
Bei einer dezentralen Projektverwaltung, bei der Projekte unter den jeweiligen operativen Firmen gewartet werden, kann es daran liegen, dass das Projekt nicht in jener Firma angelegt ist, für die Sie den Auftrag / die Bestellung anlegen möchten. In diesem Fall ist es notwendig, dass die Projektdaten auf der jeweiligen operativen Firma angelegt werden, für welche diese benötigt werden. Stellen Sie sicher, dass die Parameter für die Projektauswahl auf die Ausprägung "Nur aus Auftrags- bzw. Bestellfirma" eingestellt sind.
- Unabhängig davon, ob Sie mit einer zentralen oder dezentralen Projektverwaltung arbeiten, beachten Sie bitte folgende Punkte:
Es könnte sein, dass bewusst eine Sperre auf dem Projekt liegt (= Projektsperre) oder Beschränkungen des Leistungszeitraums bzw. Erfassungszeitraums des Projektes gesetzt sind. Bitte beachten Sie in diesem Fall die ausführliche Themendokumentation Behandlung der Projektsperre in der NTCS LEA, da die genaue Ursache, warum ein Projekt nicht auswählbar ist, hier individuell überprüft werden muss.
Es gibt unterschiedliche Varianten, wie ein
Digitaler Arbeitsschein bestätigt werden kann, jedoch muss hier vorab der Arbeitsschein versendet werden.
Mit der einfachen Unterschrift können Arbeitsscheine sowohl in BMD NTCS, BMD Web als auch BMD Web Mobile über die Funktion
Sofort unterschreiben vor Ort vom Kunden am Tablet, Laptop oder Handy für die erbrachte Leistung bestätigt oder abgelehnt werden. Das unterschriebene Dokument wird anschließend automatisch an den Kunden per E-Mail versendet und im System archiviert.
Neben den allgemeinen Voraussetzungen für die Arbeitsscheinbestätigung müssen zusätzlich die folgende Einstellungen vorgenommen werden:
- Erst nach Aktivierung des Parameters für die Arbeitsscheinbestätigung steht die Funktion "Sofort unterschreiben" zur Verfügung (TOOLS Parameter → BMD Web → Arbeitsscheinbestätigung → Mit "Einfacher Unterschrift" bestätigen).
- Die Benutzer benötigen die Berechtigung für "Einfache Unterschrift" (MCS_MDSIMPLESIGNATUREMGR_CREATE, 47287).
Ablaufbeispiel:
- Ein Arbeitsschein wird erstellt:

- Mit der Funktion "Sofort unterschreiben" wird der Arbeitsschein zunächst in der Dokumentenvorschau erstellt:

Mit der Schaltfläche "Einfache Unterschrift" öffnet sich das Fenster "Unterschrift" für die
Bestätigung des Arbeitsscheins.
- Sobald die erfolgte Unterschrift gespeichert worden ist, kann in der Dokumentenvorschau mit der Funktion "Übernehmen" der Arbeitsschein endgültig bestätigt werden. Im Anschluss wird das unterschriebene Dokument archiviert und dem Kunden inkl. Unterschrift per E-Mail geschickt.
Mit "Abbrechen" in der Dokumentenvorschau wird der Unterschriftenprozess abgebrochen und der Arbeitsschein verworfen. Nach dem Schließen des Fensters "Arbeitsschein erstellen" können Korrekturen an der Leistung vorgenommen und es kann erneut ein Arbeitsschein erstellt werden.
Hinweis | Bei Arbeitsscheinen wird die Unterschrift des Kunden anhand des hinterlegten Unterschriftenplatzhalters an der gewünschten Stelle im Report eingefügt. Die Unterschrift muss daher nicht zwingend auf einer eigenen Seite des Arbeitsscheins dargestellt werden.
Sollten individuelle Anpassungen am Report der Arbeitsscheinauswertung gewünscht sein, ist hierfür ein kurzer Termin erforderlich.
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Um Arbeitsscheine in unterschiedlichen Sprachen zu versenden, müssen Sie die entsprechenden Einstellungen in den Briefvorlagen vornehmen. Gehen Sie dazu in den
Briefeinstellungen unter "Briefvorlagen und Ordner" im Fenstermenü. Dort können Sie für jede Briefvorlage die gewünschte Sprache definieren, in welcher der Arbeitsschein versendet werden soll.
Beachten Sie jedoch, dass die Übersetzungen für die sprachenabhängige Ermittlung der Daten bereits in den Programmteilen hinterlegt sein müssen. Dazu müssen Sie die Übersetzungen für Anreden inklusive Adressmakros, Standardkopf- und -fußzeilen sowie Zustellanweisungen in den Stammdaten hinterlegen.
Der Karfreitag ist seit 2021 kein Feiertag mehr im Sinn des Feiertagsgesetzes. In manchen Kollektivverträgen (z. B. für Angestellte bei Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen) gibt es allerdings eine Sonderregelung bezüglich der Arbeitszeit: "[...], am Karfreitag endet die Arbeitszeit nach der Hälfte der täglichen Normalarbeitszeit (bei Gleitzeit der Hälfte der fiktiven Normalarbeitszeit am Freitag) und ist dienstfrei zu geben."
Dieser Auszug stammt vom Kollektivvertrag für Angestellte bei Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen (gültig ab Jänner 2023). (
https://ksw.or.at/kollektivvertrag-gehaltstabelle-steuerberaterinnen-wirtschaftsprueferinnen/)
Eine automatische Sollzeitreduktion auf die Hälfte der Normalarbeitszeit des Tagesmodells des Mitarbeiters am Karfreitag kann im Programm NICHT eingestellt und erzielt werden.
Folgende zwei Lösungswege stehen zur Verfügung:
- Über das Paket LEA (= Empfehlung)
Jeder Mitarbeiter erfasst in der Leistungserfassung eine Leistung auf eine Tätigkeit "Feiertag" oder "Sonstiger Urlaub" in Höhe der halben Sollstunden.
Achtung: Bei der Tätigkeit darf nicht der Leistungstyp "Urlaub" hinterlegt werden, dieser wird in der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle miteinberechnet, dadurch würden sich die Stunden des Urlaubs verfälschen.
- Über das Paket ZEIT
Eine automatische Ist-Zeitbuchung des Tagesmodells des Mitarbeiters kann bei Verwendung des Pakets ZEIT eingestellt und durchgeführt werden, jedoch NICHT genau in Höhe der ½ Normalarbeitszeit des Tagesmodells des Mitarbeiters am Karfreitag. Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an den ZEIT Support bzw. zeit@bmd.at.
Für die Verwendung der Funktionen "Restzeit übernehmen" bzw. "Sollzeit übernehmen" in den Leistungserfassungsfenstern sind folgende grundlegende Informationen zu beachten:
Ist die Ausführung der Funktion trotz notwendiger Einstellungen und vorhandener Leistungen nicht möglich, kann es an folgenden Ursachen liegen:
- Tagesabschluss
Bei vorhandenem Tagesabschluss darf am betreffenden Tag die Funktion nicht mehr durchgeführt werden.
In erster Linie wird die Schaltfläche inaktiv (grau) dargestellt. Durch das Platzieren des Cursors auf der Funktion wird Ihnen direkt unterhalb und in der Statuszeile ein Begründungstext angezeigt:


In manchen Leistungserfassungsfenstern wird die Funktion nicht inaktiv angezeigt. Hier erhalten Sie beim Ausführen der Funktion eine Hinweismeldung: "Das Feld kann nicht verändert werden, da der Tag bereits abgeschlossen ist."

- Arbeitsschein
Die Funktion darf ebenfalls nicht ausgeführt werden, wenn aus der bestehenden Leistung ein Arbeitsschein erstellt worden ist.
Vorrangig wird die Schaltfläche inaktiv (grau) dargestellt. Durch Platzieren des Cursors auf der Funktion wird Ihnen direkt unterhalb und in der Statuszeile der Begründungstext angezeigt: "Für diese Leistung wurde bereits ein Arbeitsschein erstellt."


In manchen Leistungserfassungsfenstern wird die Funktion nicht inaktiv angezeigt. Hier erhalten Sie beim Ausführen der Funktion eine Hinweismeldung: "Das Feld kann nicht verändert werden, da sich die Leistung bereits in einem Arbeitsschein befindet."

Hinweis | In der Projektwochenerfassung weichen die Hinweismeldungen geringfügig ab. Da mehrere Mitarbeiter für eine Woche gemeinsam erfasst werden, erscheint bereits die Meldung, wenn eine Leistung der verteilten Mitarbeiter betroffen ist. Die Meldung zum Tagesabschluss lautet: "Es sind keine Änderungen erlaubt, da zumindest ein Tag abgeschlossen worden ist."
Die Meldung zum Arbeitsschein lautet: "Mindestens eine Leistung befindet sich in einem Arbeitsschein."
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Mit dem Paket ZEIT ist es sehr einfach möglich, über die
Buchungsart Telearbeitstage (früher "Homeoffice") bekannt zu geben.
Haben Sie das Paket ZEIT nicht in Verwendung, gibt es dennoch unterschiedliche Möglichkeiten, Telearbeitstage darzustellen. Bitte beachten Sie jedoch, dass bei den folgenden optionalen Möglichkeiten KEINE Anbindung an den LOHN möglich ist. Dies ist nur mittels Verwendung des Pakets ZEIT möglich. Mehr Informationen diesbezüglich finden Sie unter
Telearbeit (früher Homeoffice) (Paket LOHN) unter dem Punkt
Telearbeit in der BMD Zeiterfassung.
- Termineintrag im Terminkalender
Sie können z. B. ein Terminkennzeichen für "Telearbeit" erstellen und dieses in weiterer Folge an Telearbeitstagen im Terminkalender auswählen. Alternativ können Sie das Terminkennzeichen auch als "Tagestermin" mittels gleichnamigem Feld kennzeichnen.

Im Terminkalender können Sie bei Aktivierung des Häkchens "Tagestermin" am Terminkennzeichen über die Funktion Tagestermin erstellen (die Funktion muss eventuell zuerst über das Burger-Menü eingeblendet werden) das gewünschte Terminkennzeichen auswählen und für den ganzen Tag übernehmen.

Möchten Sie keinen "Tagestermin" eintragen, können Sie auch einfach für den betroffenen Zeitraum das Terminkennzeichen für Telearbeit auswählen.

In der Terminliste können Sie nach dem Terminkennzeichen filtern und sich alle Telearbeitstage anzeigen lassen.

Mehr Informationen dazu finden Sie in der Fensterhilfe Terminkalender.
- Artikel (Barauslage) für Telearbeit in der Leistungserfassung erfassen
Eine weitere Möglichkeit ist, in den Fenstern der Leistungserfassung (z. B. Tageserfassung oder Projektleistungserfassung) je Telearbeitstag einen Artikel (Barauslage) zu erfassen.
Legen Sie dafür einen Artikel für "Telearbeit" an. Wichtig dabei ist, dass das Feld "Verrechenbar" auf "Nein" steht und als Tätigkeitsgruppe jene für die internen Leistungen hinterlegt wird.

In den Fenstern der Leistungserfassung kann nun an Telearbeitstagen der Artikel zusätzlich erfasst werden.

In weiterer Folge können die Telearbeitstage über die LEA Auswertungen oder in der Leistungsübersicht angesehen werden.

- Mittels Freifeld in den Fenstern der Leistungserfassung eine Auswahlmöglichkeit pro Leistung schaffen
Diese Möglichkeit hat den Vorteil, dass je Leistung bekannt gegeben werden kann, ob diese im Büro oder via Telearbeit getätigt worden ist.
So könnte man die Telearbeit auch an Tagen, an denen z. B. nur teilweise von zu Hause aus gearbeitet wird, korrekt erfassen.
Fügen Sie dazu über die Feldauswahl ein passendes Freifeld oder Vergleichsfeld hinzu. Wir schlagen vor, in den Feldeigenschaften die Option Nur Benutzerwerte erlaubt zu aktivieren und über das Auswahl-Symbol
in der Verwaltung der Benutzerwerte mit "Neu" oder "F5" passende Werte wie "JA" und "NEIN" anzulegen. Nachdem Sie die Feldauswahl gespeichert haben, können Sie je Leistung zusätzlich auswählen, ob diese im Büro oder via Telearbeit getätigt worden ist.

In weiterer Folge können die Telearbeitstage bzw. -stunden ebenfalls über die LEA Auswertungen oder in der Leistungsübersicht durch Hinzufügen des entsprechenden Feldes angesehen werden.

Allgemeine Informationen zur Feldauswahl finden Sie in der Themendokumentation Feldauswahl (Paket TOOLS).