Digitaler Arbeitsschein
Grundlegende Informationen zur Leistungserfassung finden Sie unter Leistungserfassung und -abrechnung. Überblick
Der digitale Arbeitsschein dient dazu, dem Kunden einen Bericht über die erbrachten Leistungen zur Bestätigung zu übermitteln. Mittels Bestätigung durch den Kunden wird in weiterer Folge signalisiert, dass dieser mit dem Ausmaß der Leistungen einverstanden ist. Der digitale Arbeitsschein kann organisatorisch als Vorstufe für die Fakturierung verwendet werden. Eine tatsächliche Rechnung erhält der Kunden in diesem Ablauf beispielsweise erst nach der Bestätigung des Arbeitsscheins.
Voraussetzungen
LEA Parameter
In den LEA Parametern zum Arbeitsschein sind sowohl die gewünschte Auswertung als auch die zu verwendenden Standardbrief-HTML-Vorlagen je Aktion zu hinterlegen. Alternativ können diese Einstellungen mittels gleichnamiger CRM Parameter im Bereich LEA firmenbezogen übersteuert werden, falls für unterschiedliche Firmen unterschiedliche Auswertungen oder HTML-Vorlagen verwendet werden sollen.
Zusätzlich können in den LEA Parametern für die später im Dokument vorgestellten Varianten 1 und 3 Stempeltexte, -farben und -positionen je Aktion definiert werden.
Archivierung von Arbeitsscheinen
Damit Arbeitsscheine automatisch archiviert werden, muss zwingend ein DMS-Vorschlagswert mit der Dokumentenherkunft "LEA - Arbeitsscheine" angelegt werden.
Ist kein entsprechender Archivvorschlagswert hinterlegt, erhalten Sie bei Bedarf die Meldung "Dieser Arbeitsschein kann nicht archiviert werden, da noch kein entsprechender Archivvorschlagswert hinterlegt wurde".
Die Archivierung von Arbeitsscheinen kann über die DMS-Vorschlagswerte auch firmenbezogen gesteuert werden. Sie können somit Arbeitsscheine je nach Firma z. B. in verschiedene Archive oder mit unterschiedlichen Kategorien archivieren. Dazu hinterlegen Sie am Vorschlagswert die jeweilige Firma - bei der Archivierung des Arbeitsscheines wird folglich jener Vorschlagswert herangezogen, bei dem die Firma mit der ermittelten Arbeitsschein-Firma (LEA Parameter) des Arbeitsscheines übereinstimmt.
Sollten Sie keine firmenbezogene Archivierung bevorzugen, muss gemäß der Rückfallebenen in den DMS-Vorschlagswerten ein Vorschlagswert ohne Firma und Person angelegt sein, damit immer dasselbe Archiv zur Archivierung der Arbeitsscheine angesprochen wird.
Ein bereits archivierter Arbeitsschein wird bei der Arbeitsschein-Bestätigung im DMS aktualisiert und gegebenenfalls mit einem hinterlegten Stempel für die Bestätigung versehen. Auch beim Verwerfen des Arbeitsscheines im Fenster "Arbeitsscheine" wird der Archivdatensatz aktualisiert und gegebenenfalls ein hinterlegter Stempel für das Verwerfen auf das Dokument gesetzt.
Beim Ablehnen des Arbeitsscheines im Zuge der Arbeitsschein-Bestätigung wird allerdings keine erneute Archivierung auf den bereits vorhandenen Archivdatensatz ausgelöst, es werden lediglich die Felder "Abgelehnt am" und "Abgelehnt" am Arbeitsschein im Fenster "Arbeitsscheine" befüllt.
Hinweis Betreff
 | Ist der Vorschlagswert mit leerem Betreff angelegt, wird automatisch ein Betreff mit der laufenden Nummer und dem Leistungszeitraum erzeugt:  In verschiedenen Unternehmen können für Auswertungen unterschiedliche Anhang-Bezeichnungen verwendet werden. In solchen Fällen wird jeweils die unternehmensspezifische Anhang-Bezeichnung als Name des Archivdokuments genutzt. Für dieses Szenario kann unter der Hauptfirma ein einzelner DMS-Vorschlagswert angelegt werden. Im Feld "Betreff" lässt sich über die Schaltfläche "fx" das Fenster "Steuerzeichen einfügen" öffnen. Dort kann das Feld "Bezeichnung" ausgewählt und übernommen werden, sodass der Dokumentenname automatisch aus der jeweiligen Anhang-Bezeichnung generiert wird.   |
Hinweis Archivierung mit Dialog
| Arbeitsscheine können auch mit Dialog im Vordergrund archiviert werden, wenn im Zuge der Archivierung bei der Beschlagwortung des Dokuments noch etwas verändert werden muss oder in einem Folgedialog (Aufgabe, Poststück ...) manuelle Eingriffe durch den Anwender notwendig sind. Wird die Archivierung im Dialog abgebrochen, so wird auch kein Arbeitsschein erstellt und man gelangt wieder zum Fenster "Arbeitsschein erstellen" zurück. |
Ablauf und Varianten
Die Erstellung von Arbeitsscheinen erfolgt immer auf Basis von erfassten Leistungen. Im Fenster Arbeitsschein erstellen wird der Arbeitsschein in Form einer speziell dafür vorgesehenen Auswertung erstellt und per E-Mail versendet. Das Fenster wird aus allen Leistungserfassungs-Fenstern (außer Wochenerfassung und Stoppuhr) bzw. aus den Tagesabschluss-Fenstern und der Projektwochenerfassung im Bereich Leistungen unter Funktionen → Arbeitsschein → Arbeitsschein erstellen gestartet.
Alle erstellten Arbeitsscheine - unabhängig vom Status - werden im Fenster Arbeitsscheine zur weiteren Verwendung gelistet.
Es gibt drei Varianten der Arbeitsscheinbestätigung. Je Variante sind unterschiedliche technische Voraussetzungen zu erfüllen und Einstellungen zu treffen.
Bei allen Varianten kann der Arbeitsschein via E-Mail mit Bestätigungslink an den Kunden versendet und aus der Ferne bestätigt bzw. abgelehnt werden.
Befindet sich der Mitarbeiter vor Ort beim Kunden, kann zusätzlich der Bestätigungsweg einer unmittelbaren digitalen Unterschrift gewählt werden (siehe Bestätigung mit einfacher Unterschrift).
Bei Ablehnung des Arbeitsscheins muss der Mitarbeiter eine entsprechende Korrektur durchführen und erneut den Arbeitsschein zur Bestätigung zur Verfügung stellen. Sobald der Arbeitsschein vom Kunden bestätigt worden ist, wird der Arbeitsschein archiviert und kann über die NTCS WWS an den Kunden verrechnet werden.
Variante 1: Bestätigung via BMD Web
Zur Aktivierung dieser Variante stehen unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Web → Arbeitsscheinbestätigung folgende Parameter zur Verfügung:
- Der Parameter Arbeitsscheinbestätigung mit Vorschau aktiviert bei "Ja" die Arbeitsscheinbestätigung via BMD Web (gleichzeitig wird dadurch die Arbeitsscheinbestätigung über den Dienst "BMDNTCSWS" deaktiviert). Das bedeutet, dass der Bestätigungslink zur Bestätigung des Arbeitsscheins in den versendeten E-Mails eine Bestätigung über die BMD Web-Installation des Versenders auslöst. Dazu muss BMD Web beim Versender des Arbeitsscheins selbstverständlich vollständig installiert sein.
Das Logo für den Kopfbereich des Bestätigungsfensters wird standardmäßig über die Linkfunktionen ermittelt (siehe Ermittlung Logo für die Arbeitsscheinbestätigung). - Im Parameter Logo für die Arbeitsscheinbestätigung kann ein Logo hinterlegt werden, das im Kopfbereich des Bestätigungsfensters angezeigt werden soll.
Ist der Parameter "Arbeitsscheinbestätigung mit Vorschau" auf die Ausprägung "Nein" gesetzt, wird das Logo von diesem Parameter übernommen und nicht von den Linkfunktionen.
Diese Variante hat zwei charakteristische Vorteile:
- Die Bestätigung wird durch eine zusätzliche Benutzeraktion validiert.
Ein Arbeitsschein wird demnach nur dann bestätigt, wenn der Anwender in der sich öffnenden Arbeitsschein-Vorschau auch tatsächlich ein weiteres Mal auf "Arbeitsschein bestätigen" klickt. - Der Arbeitsschein kann auch abgelehnt werden.
Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn die falsche Kundennummer verwendet worden ist oder Leistungen in einem zu hohen Ausmaß im Arbeitsschein enthalten sind.
Bestätigung
Wird die Bestätigung ausgeführt, so erhält die ausführende Person im Anschluss folgende Meldung, welche die Bestätigung abschließt:
Hinweis
| Der Bestätigungslink wird in diesem Fall mithilfe der sogenannten Link-Funktionen automatisch im Hintergrund erzeugt. Dabei erfolgt der Zugriff nicht direkt über einen Funktionsaufruf der NTCS bzw. des BMD Web sondern über einen verschlüsselten Link-Aufruf, der mit dem separat dafür vorgesehenen BMD User namens "BMDLINK" ausgeführt wird. Dieser Aufruf ist für den Arbeitsschein immer automatisch 60 Tage verfügbar. In dieser Zeit kann ein Arbeitsschein bestätigt werden. Danach ist der Link unbrauchbar und die bestätigende Person würde nach Ablauf der 60 Tage einen Hinweis darüber erhalten, dass der Bestätigungslink bereits abgelaufen ist. |
Ablehnen
Wird der Arbeitsschein abgelehnt, so erscheint zusätzlich folgendes Fenster, in dem der Grund für das Ablehnen angegeben werden kann:
Sowohl der Status als auch der Grund werden beim betroffenen Arbeitsschein in NTCS im Fenster Arbeitsscheine in den Feldern "Abgelehnt am" und "Abgelehnt" angezeigt.
Im Anschluss bestehen für den Anwender in BMD zwei Möglichkeiten:
- Der Arbeitschein kann vom Aussteller verworfen und korrigiert bzw. neu erstellt werden.
- Die Anforderung für die Bestätigung des Arbeitsscheins kann über die Funktion "Bestätigung anfordern" im Fenster "Arbeitsscheine" erneut vorgenommen werden.
Dies kann nützlich sein, wenn es sich beim Ablehnen um ein Missverständnis gehandelt hat und dieses in der Zwischenzeit geklärt worden ist.
Hinweis
| Wird der erneut versendete Arbeitsschein bestätigt, so bleiben die Informationen in den Feldern "Abgelehnt am" und "Abgelehnt" zur besseren Nachvollziehbarkeit erhalten. Sollte er nochmals abgelehnt werden, so werden die Felder "Abgelehnt am" und "Abgelehnt" am Arbeitsschein erneut mit den aktuellen Werten überschrieben. |
Variante 2: Bestätigung mit einfacher Unterschrift
Diese Variante der Arbeitsscheinbestätigung eignet sich dann besonders gut, wenn dem Anwender das bloße "Klicken" auf die Schaltfläche "Arbeitsschein bestätigen" nicht als Bestätigung reicht. Bei dieser Variante wird zusätzlich eine digitale Unterschrift von der bestätigenden Person benötigt, welche auch vor Ort am Tablet, Laptop oder Handy mit der Funktion "Sofort unterschreiben" gesetzt werden kann.
Die sofortige Bestätigung bietet den Vorteil, dass durch die eindeutige Freigabe unmittelbar nach der Leistungserbringung Rückfragen deutlich reduziert werden. Zudem ermöglicht sie eine schnellere Fakturierung, da die Leistungen ohne Verzögerung für die Abrechnung freigegeben werden können. Die digitale Unterschrift sorgt für hohe Transparenz und Nachvollziehbarkeit und stellt damit eine besonders effiziente Form der Leistungsbestätigung dar.
Zur Aktivierung dieser Variante stehen unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD Web → Arbeitsscheinbestätigung folgende Parameter zur Verfügung:
- Der Parameter Arbeitsscheinbestätigung mit Vorschau aktiviert bei "Ja" die Arbeitsscheinbestätigung via BMD Web (gleichzeitig wird dadurch die Arbeitsscheinbestätigung über den Dienst "BMDNTCSWS" deaktiviert). Das bedeutet, dass der Bestätigungslink zur Bestätigung des Arbeitsscheins in den versendeten E-Mails eine Bestätigung über die BMD Web-Installation des Versenders auslöst. Dazu muss BMD Web beim Versender des Arbeitsscheins selbstverständlich vollständig installiert sein.
Das Logo für den Kopfbereich des Bestätigungsfensters wird standardmäßig über die Linkfunktionen ermittelt (siehe Ermittlung Logo für die Arbeitsscheinbestätigung). - Im Parameter Logo für die Arbeitsscheinbestätigung kann ein Logo hinterlegt werden, das im Kopfbereich des Bestätigungsfensters angezeigt werden soll.
Ist der Parameter "Arbeitsscheinbestätigung mit Vorschau" auf die Ausprägung "Nein" gesetzt, wird das Logo von diesem Parameter übernommen und nicht von den Linkfunktionen. - Zusätzlich muss der Parameter Mit "Einfacher Unterschrift" bestätigen aktiviert werden.
Diese Variante hat drei charakteristische Vorteile:
- Die Bestätigung wird durch zwei zusätzliche Benutzeraktionen validiert.
Ein Arbeitsschein wird demnach nur dann bestätigt, wenn der Anwender in der Dokumentenvorschau des Arbeitsscheins die Funktion "Einfache Unterschrift" ausführt und den Arbeitsschein im nachfolgenden Fenster durch seine Unterschrift gegenzeichnet, die Signatur speichert und anschließend übernimmt. - Der Arbeitsschein kann vom Kunden vor Ort mit Tablet, Laptop oder Handy sofort unterzeichnet werden.
Bei korrekt gesetzten Parametern steht in BMD NTCS, BMD Web und BMD Web Mobile im Fenster "Arbeitsschein erstellen" zusätzlich zur Funktion Als E-Mail senden die Funktion Sofort unterschreiben zur Verfügung. Mit der Funktion "Sofort unterschreiben" wird der Arbeitsschein bereits vor Ort bestätigt und danach automatisch an den Kunden per E-Mail versendet.
Die Berechtigung für "Einfache Unterschrift" (MCS_MDSIMPLESIGNATUREMGR_CREATE, 47287) muss bei den Benutzern gesetzt sein.
- Der Arbeitsschein kann auch abgelehnt werden.
Das kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn die falsche Kundennummer verwendet worden ist oder Leistungen in einem zu hohen Ausmaß im Arbeitsschein enthalten sind.
Im Falle einer Ablehnung wird der Unterschriftenprozess abgebrochen und das System kehrt zur Arbeitsscheinerstellung zurück. Nach dem Schließen des Fensters "Arbeitsschein erstellen" können die erforderlichen Korrekturen direkt in der Leistungserfassung vorgenommen werden.
Wird der Arbeitsschein per E-Mail versendet, erhält der Kunde einen Bestätigungslink. Über die Funktion "Arbeitsschein bestätigen" kann er den Arbeitsschein mit einer einfachen Unterschrift bestätigen oder optional mit Angabe eines Ablehnungsgrundes ablehnen.
Detaillierte Informationen entnehmen Sie den Fensterhilfen zu Arbeitsschein erstellen in NTCS oder BMD Web: Arbeitsschein erstellen:
Hinweis
| Bei Arbeitsscheinen wird die Unterschrift des Kunden anhand des hinterlegten Unterschriftenplatzhalters an der gewünschten Stelle im Report eingefügt. Die Unterschrift muss daher nicht zwingend auf einer eigenen Seite des Arbeitsscheins dargestellt werden. Sollten individuelle Anpassungen am Report der Arbeitsscheinauswertung gewünscht sein, ist hierfür ein kurzer Termin erforderlich. |
Bestätigung
Wird die Funktion "Sofort unterschreiben" ausgeführt, so gelangt die ausführende Person im Anschluss in die Dokumentenvorschau des Arbeitsscheins. Hier kann die Funktion "Einfache Unterschrift" gestartet werden:
Bei Ausführung der Funktion öffnet sich das Fenster "Unterschrift".
Nach der Eingabe kann die Unterschrift über die Schaltfläche "Speichern" übernommen werden.
Mit "Abbrechen" wird der Vorgang beendet und Sie gelangen zurück zur Dokumentenvorschau.
Über das Papierkorb-Symbol im Unterschriftenfeld kann die bisherige Eingabe verworfen werden.
Nach Auswahl von "Speichern" gelangen Sie zurück zur Dokumentenvorschau. Die erfasste Unterschrift wird anhand des vorgesehenen Unterschriftenplatzhalters in das Arbeitsscheindokument eingefügt.
Anschließend steht die Funktion "Übernehmen" zur Verfügung. Erst mit der Ausführung dieser Funktion wird der Arbeitsschein verbindlich bestätigt. Im Anschluss wird das unterschriebene Dokument archiviert und automatisch per E-Mail an den Kunden versendet.
Hinweis
| Der Bestätigungslink wird in diesem Fall mithilfe der sogenannten Link-Funktionen automatisch im Hintergrund erzeugt. Dabei erfolgt der Zugriff nicht direkt über einen Funktionsaufruf der NTCS bzw. des BMD Web sondern über einen verschlüsselten Link-Aufruf, der mit dem separat dafür vorgesehenen BMD User namens "BMDLINK" ausgeführt wird. Dieser Aufruf ist für den Arbeitsschein immer automatisch 60 Tage verfügbar. In dieser Zeit kann ein Arbeitsschein bestätigt werden. Danach ist der Link unbrauchbar und die bestätigende Person würde nach Ablauf der 60 Tage einen Hinweis darüber erhalten, dass der Bestätigungslink bereits abgelaufen ist. |
Ablehnen
Wird die Funktion "Sofort unterschreiben" ausgeführt, so gelangt die ausführende Person im Anschluss in die Dokumentenvorschau. Mit "Abbrechen" wird der Unterschriftenprozess abgebrochen und der erstellte Arbeitsschein verworfen. Nach dem Schließen des Fensters "Arbeitsschein erstellen" können die erforderlichen Korrekturen in der Leistungserfassung vorgenommen und anschließend kann ein neuer Arbeitsschein erstellt werden.
Zusätzlich wird folgende Hinweismeldung angezeigt: "Der Unterschriftenprozess wurde abgebrochen. Um Leistungen zu korrigieren, schließen Sie vor der erneuten Erstellung des Arbeitsscheins das Fenster 'Arbeitsschein erstellen' und nehmen Sie die gewünschten Korrekturen direkt in der Leistungserfassung vor."
Sofern der Kunde einen Bestätigungslink per E-Mail erhält, kann hier die Funktion "Arbeitsschein ablehnen" verwendet werden. Im Anschluss kann ein Ablehnungsgrund angegeben werden (siehe Kapitel Ablehnen via BMD Web).
Wird nun die Funktion "Ablehnen" ausgeführt, wird abschließend eine Meldung angezeigt, dass der Arbeitsschein abgelehnt wurde und per E-Mail zugesendet wird.
Sowohl der Status als auch der Grund werden beim betroffenen Arbeitsschein in NTCS im Fenster Arbeitsscheine in den Feldern "Abgelehnt am" und "Abgelehnt" angezeigt.
Im Anschluss bestehen für den Anwender in BMD zwei Möglichkeiten:
- Der Arbeitschein kann vom Aussteller verworfen und korrigiert bzw. neu erstellt werden.
- Die Anforderung für die Bestätigung des Arbeitsscheins kann über die Funktion "Bestätigung anfordern" im Fenster "Arbeitsscheine" erneut vorgenommen werden. Dies kann nützlich sein, wenn es sich beim Ablehnen um ein Missverständnis gehandelt hat und dieses in der Zwischenzeit geklärt worden ist.
Hinweis
| Wird der erneut versendete Arbeitsschein bestätigt, so bleiben die Informationen in den Feldern "Abgelehnt am" und "Abgelehnt" zur besseren Nachvollziehbarkeit erhalten. Sollte er nochmals abgelehnt werden, so werden die Felder "Abgelehnt am" und "Abgelehnt" am Arbeitsschein erneut mit den aktuellen Werten überschrieben. |
Variante 3: Bestätigung via BMD Webservice
Für das Arbeiten mit der Arbeitsschein-Bestätigung via BMD Webservice (BMDNTCSWS) ist dieser Service einzurichten. Dafür muss die Externe URL und ein NTCS Admin-User in den TOOLS Parametern unter BMD Webservice eingetragen werden (BMD Webservice).
Achtung!
 | Der NTCS Admin-User darf keinem Mitarbeiter einer anderen Firma/Firmengruppe zugeordnet sein, da ansonsten im Fall einer Bestätigung kein korrekter CC-/BCC-Versand an den Ersteller des Arbeitsscheins erfolgen kann. |
| Bei dieser Variante der Arbeitsscheinbestätigung kann es immer wieder dazu kommen, dass die Bestätigung bereits durch einen Virenscanner des Empfängers erfolgt, da dieser Links in E-Mails verfolgt und auf Unschädlichkeit prüft. Ein derartiger Aufruf des Bestätigungslinks bewirkt bereits eine gültige Bestätigung. Wenn der Empfänger den Link anschließend manuell anklickt, so erhält dieser die Meldung "Arbeitsschein wurde bereits bestätigt". Um dies zu vermeiden kann die Variante Bestätigung via BMD Web eingesetzt werden! |
Hinweis
| Sollte es gewünscht sein, dass der Bestätigungslink über ein sicheres Protokoll mit "https://" anstatt "http://" aufgerufen wird, so ist dieses Protokoll direkt im BMD Webservice-Parameter Externe URL zu hinterlegen. |
Folgende Fehlermeldungen können (bei Bestätigung über den Webservice BMDNTCSWS) beim Kunden auftreten, wenn der Arbeitsschein vom Kunden bestätigt wird:
| 0 | Der Fehlercode 0 ist im Grunde kein Fehlercode und bedeutet, dass der Arbeitsschein erfolgreich bestätigt werden konnte. |
| 1 | Die übergebene Arbeitsschein-ID ist nicht gültig! |
| 2 | Der Arbeitsschein konnte nicht gefunden werden! |
| 3 | Dieser Arbeitsschein wurde bereits bestätigt! |
| 4 | Das Arbeitsscheindokument kann nicht ermittelt werden! |
| 5 | Der Arbeitsschein konnte nicht signiert werden! |
| 6 | Der Bestätigungsstempel konnte nicht auf dem Arbeitsschein hinzufügt werden! |
| 7 | Der Bestätigungsstatus konnte nicht auf dem Arbeitsscheindatensatz gesetzt werden! |
| 8 | Der bestätigte Arbeitsschein konnte nicht geschrieben werden! |
| 9 - 22 | Der bestätigte Arbeitsschein konnte nicht per E-Mail gesendet werden! |
| 23 | Dieser Arbeitsschein kann nicht bestätigt werden, da er bereits verworfen wurde! |
Hinweis
| Wird die Arbeitsscheinbestätigung über den Webservice (BMDNTCSWS) durchgeführt, so erscheint der Fehlercode 3 auch dann, wenn die Bestätigung des Arbeitsscheins zwar korrekt durchgeführt werden kann, diese jedoch über einen Doppel- oder Mehrfach-Klick auf den Bestätigungslink erfolgt. Das Programm kann die Bestätigung nur beim ersten Klick korrekt ausführen. Für jeden weiteren Klick wird ein eigener Tab im Browser geöffnet, welcher den Fehlercode 3 anzeigt. Die Bestätigung läuft jedoch korrekt durch. |
Hinweis
| Wenn die E-Mail zur Arbeitsscheinbestätigung aufgrund fehlender oder inkorrekter SMTP-Zugangsdaten nicht verschickt werden konnte, erhalten Sie folgenden Hinweis: "Der bestätigte Arbeitsschein konnte nicht per E-Mail gesendet werden!" Bitte beachten Sie dabei, dass die Bestätigung des Arbeitsscheines selbst dennoch durchgeführt wird. |
Hintergrundinformationen
Bestätigen und Ablehnen von Arbeitsscheinen
Sobald ein Arbeitsschein mit dem Bestätigungslink via E-Mail versendet worden ist, kann unter folgenden Konstellationen der Arbeitsschein nicht bestätigt bzw. abgelehnt werden:- Der Arbeitsschein wurde bereits bestätigt oder abgelehnt.
Nach bereits erfolgter Bestätigung oder Ablehnung des Arbeitsscheins kann mit dem gleichen Link nicht erneut bestätigt bzw. abgelehnt werden.
Die Schaltflächen werden ausgegraut und direkt unterhalb bei "Information" wird der Grund angegeben:
- Der Arbeitsschein wurde verworfen.
Der Bestätigungslink wurde versendet und bis zum Zeitpunkt der Bestätigung wieder vom Ersteller verworfen.
In diesem Fall kann der betroffene Arbeitsschein ebenfalls nicht mehr unterschrieben werden:
- Es wurden bereits Leistungen vom Arbeitsschein fakturiert.
Arbeitsscheine können nur dann bestätigt bzw. abgelehnt werden, wenn noch keine einzige Leistung daraus verrechnet worden ist.
Ist zumindest eine Leistung verrechnet worden, kann korrekterweise keine Bestätigung, keine Ablehnung und kein Verwerfen ausgeführt werden:
Darüber hinaus kann die Funktion "Bestätigung anfordern" im Menüpunkt Arbeitsscheine nicht ausgeführt werden.
In BMD NTCS werden Sie beispielsweise in der Statuszeile ebenfalls auf die Fakturierung hingewiesen:
Bei BMD Web: Arbeitsscheine erhalten Sie die Meldung, wenn Sie Ihren Cursor auf der Funktion platzieren:
"Bestätigung anfordern: Für diesen Arbeitsschein kann keine Bestätigung angefordert werden, da Leistungen bereits fakturuiert wurden."
Ermittlung der Arbeitsschein-Firma
Werden für verschiedene Firmen Arbeitsscheine verschickt, so wird die über den LEA Parameter Arbeitsschein-Firma ausgewählte Firma sowohl in der Arbeitsschein-Auswertung als auch in den HTML-Standardbrief-Vorlagen für den E-Mail-Versand als Auswertungs-/Absenderfirma interpretiert. Dadurch können firmenbezogene Eigenschaften - beispielsweise Firmenlogo, Firmen-Kopftext, Firmen-Fußtext - berücksichtigt werden, wenn diese in den betroffenen Formularen/Auswertungen hinterlegt sind.
Ebenso können in firmenbezogenen CRM Parametern im Bereich LEA je Arbeitsschein-Firma unterschiedliche Vorlagen für den Versand, die Bestätigung und das Verwerfen von Arbeitsscheinen hinterlegt werden!
Ermittlung der Absenderadresse
Folgende Rückfallebenen ergeben sich für die Ermittlung der Absenderadresse für den Arbeitsschein-Versand:
- Absender-Adresse des E-Mail-Accounts, der direkt in den Briefeinstellungen der betroffenen Standardbriefvorlage hinterlegt ist.
- E-Mail-Adresse, die direkt in den Briefeinstellungen der betroffenen Standardbriefvorlage hinterlegt ist.
- Absender-Adresse des E-Mail-Accounts, der im Standardbrief-Parameter E-Mail-Account hinterlegt ist.
- Absender-E-Mail-Adresse, die im Standardbrief-Parameter E-Mail-Adresse Absender hinterlegt ist.
- Absender-Adresse des E-Mail-Accounts, der der abschickenden User-ID zugeordnet ist.
- Haupt-E-Mail-Adresse des Mitarbeiters
Hinweis
| Der Arbeitsschein wird immer im Hintergrund verschickt. |
Ermittlung Logo für die Arbeitsscheinbestätigung
Der Bestätigungslink für die Arbeitsscheine wird mithilfe der Link-Funktionen automatisch im Hintergrund erzeugt. Das vorangestellte Logo für das vom Kunden geöffnete Fenster zur Arbeitsscheinbestätigung wird hierbei über die "Linktypen" gesteuert. Der Einstieg erfolgt über TOOLS → Tools → Administration → Lizenzen → Link-Funktionen → Funktionen → "Linktypen".
Ausschlaggebend hierbei ist die Ausprägung "Ja" im TOOLS Parameter "Arbeitsscheinbestätigung mit Vorschau".
Der bestehende Standardeintrag zu "Arbeitsscheinbestätigung" kann bearbeitet und mit einem neuen Standardlogo im Feld "Logo" abgeändert werden. Eine Neuanlage ist nicht möglich.
Im Feld "User-ID" kann ein Benutzer mit den Berechtigungen für die Arbeitsscheinbestätigung definiert werden. Das Logo für die Arbeitsscheinbestätigung wird mit oder ohne definierten User für die gesamte Datenbank herangezogen.
Sollte beim TOOLS Parameter Arbeitsscheinbestätigung mit Vorschau die Ausprägung "Nein" gesetzt sein, wird das Logo aus dem TOOLS Parameter Logo für die Arbeitsscheinbestätigung verwendet und nicht das Logo der Linkfunktionen.
Änderungen von Leistungen eines Arbeitsscheins
Ist eine Leistung in einen Arbeitsschein aufgenommen worden, so kann diese nur noch eingeschränkt bearbeitet werden. Es können in diesem Fall lediglich die folgenden Felder der Leistung bearbeitet werden:
- Dokument bzw. die Zuordnung von Dokumenten zu einer Leistung
- Notiz der Leistung
- Sämtliche Freifelder der Leistung
- Vorgang/Einsatz/Arbeitsgang der Leistung
- Projekt
Das Projekt der Leistung kann noch auf ein anderes Projekt geändert werden, wenn das neue Projekt demselben Kunden zugeordnet ist wie das Ausgangsprojekt.
Ansonsten erscheint folgende Meldung: "Das Projekt ist nicht dem bestehenden Kunden zugeordnet und kann deshalb nicht geändert werden, da die aktuelle Leistung bereits einem Arbeitsschein angehört. Sollte diese Änderung jedoch notwendig sein, so muss der betroffene Arbeitsschein vor der Änderung des Projektes verworfen werden". Hier können Sie entscheiden, ob Sie den Arbeitsschein sofort mit/ohne Benachrichtigung verwerfen oder die Änderung des Projektes abbrechen möchten. Mit "Abbrechen" wird das Feld "Pro-Nr" mit dem ursprünglichen Projekt befüllt.
- Tätigkeit/Artikel
Die Tätigkeit/der Artikel der Leistung kann noch auf eine/n andere/n geändert werden, wenn die neue Tätigkeit/der neue Artikel das gleiche Verrechenbar-Kennzeichen aufweist wie die Ausgangstätigkeit/der Ausgangsartikel.
Ansonsten erscheint folgende Meldung: "Die Eingabe dieser Tätigkeit/dieses Artikels ist nicht zulässig, weil sich dadurch der Wert des Feldes "Verrechenbar" ändern würde und die aktuelle Leistung bereits einem Arbeitsschein angehört. Sollte diese Änderung jedoch notwendig sein, so muss der betroffene Arbeitsschein vor der Änderung der Tätigkeit/des Artikels verworfen werden.". Hier können Sie entscheiden, ob Sie den Arbeitsschein sofort mit/ohne Benachrichtigung verwerfen oder die Änderung der Tätigkeit/des Artikels abbrechen möchten. Mit "Abbrechen" wird das Feld "Tätigkeit/Artikel" wieder auf den Ausgangswert zurückgestellt.
Die Änderung einer Tätigkeit in einen Artikel bei bereits vorhandenem Arbeitsschein wird mit folgender Meldung unterbunden: "Eine Tätigkeit kann nicht in einen Artikel geändert werden, da die aktuelle Leistung bereits einem Arbeitsschein angehört. Sollte diese Änderung jedoch notwendig sein, so muss der betroffene Arbeitsschein vor der Änderung der Tätigkeit/des Artikels verworfen werden."
Wenn Sie auch zu Barauslagen Arbeitsscheine erstellen möchten, können Sie in den Artikelstammdaten das Feld Auf Arbeitsschein drucken aktivieren. Die Änderung eines Artikels in eine Tätigkeit bei bereits vorhandenem Arbeitsschein wird mit folgender Meldung unterbunden: "Ein Artikel kann nicht in eine Tätigkeit geändert werden, da die aktuelle Leistung bereits einem Arbeitsschein angehört. Sollte diese Änderung jedoch notwendig sein, so muss der betroffene Arbeitsschein vor der Änderung der Tätigkeit/des Artikels verworfen werden."
Die Änderung eines Artikels auf einen Artikel, der das Kennzeichen Auf Arbeitsschein drucken nicht aktiviert hat, wird bei bereits vorhandenem Arbeitsschein mit folgender Meldung unterbunden: "Der gewählte Artikel ist nicht zulässig, da dieser nicht für Arbeitsscheine vorgesehen ist und die aktuelle Leistung bereits einem Arbeitsschein angehört. Sollte diese Änderung jedoch notwendig sein, so muss der betroffene Arbeitsschein vor der Änderung der Tätigkeit/des Artikels verworfen werden."
Die restlichen Felder sind immer schreibgeschützt.
Sollte eine Änderung eines derartigen Feldes notwendig sein, so muss der Arbeitsschein zwingend verworfen werden, bevor die Änderung vorgenommen werden kann. Dies können Sie entweder direkt in den beschriebenen Fällen über die oben angeführten Meldungen oder im Fenster "Arbeitsscheine" mit der Funktion Arbeitsschein verwerfen vornehmen.
Hinweis Restzeit übernehmen
| Wenn für eine Leistung bereits ein Arbeitsschein erstellt worden ist, kann das Feld "Stunden" nicht mehr bearbeitet werden. Daher kann auch die Funktion Restzeit übernehmen (sichtbar bei aktiver Zeiterfassung) nicht mehr ausgeführt werden. In der Statuszeile unten im Fenster erhalten Sie folgenden Hinweis, wenn Sie mit der Maus auf die deaktivierte Funktion zeigen:   |
