BMD Web: Arbeitsschein erstellen
Im Fenster "Arbeitsschein erstellen" wird der Arbeitsschein in Form einer speziell dafür vorgesehenen Auswertung erstellt und per E-Mail versendet.
Das Fenster wird aus allen Leistungserfassungsfenstern (außer Wochenerfassung und Stoppuhr) über Funktionen → Arbeitsschein → "Arbeitsschein erstellen" gestartet. Alle erstellten Arbeitsscheine - unabhängig vom Status - werden im Fenster Arbeitsscheine zur weiteren Verwendung gelistet.
Arbeitsschein erstellen
Mit den hier vorgenommenen Eingaben wird beim Ausführen der Funktion Übernehmen der Arbeitsschein im Hintergrund erstellt und sofort versendet. Beachten Sie, dass Sie dazwischen keine Kontrollansicht des erstellten Arbeitsscheins erhalten. Um den Arbeitsschein zuvor zu kontrollieren, verwenden Sie zuerst die Funktion Vorschau anzeigen.
Bevor Sie den Arbeitsschein mithilfe der Funktionen erstellen, kontrollieren Sie daher jedenfalls die vom Programm vorgeschlagenen Eingaben in den nachfolgenden Feldern - eventuell möchten Sie vor endgültigem E-Mail-Versand des Arbeitsscheins noch eine Einschränkung auf gewisse Leistungen vornehmen, eine andere Kunden-E-Mail-Adresse verwenden oder Notizen bzw. zusätzliche Dokumente hinzufügen.
Mitarbeiter | Hier wird der Mitarbeiter eingegeben, mit dessen Leistungen der Arbeitsschein erstellt werden soll. Der Mitarbeiter wird aus dem markierten Datensatz der Leistungserfassung mit an das Fenster übergeben. | ||||||||||
Projekt | Hier wird das Projekt eingegeben, aus dessen Leistungen der Arbeitsschein erstellt werden soll. Das Projekt wird aus dem markierten Datensatz der Leistungserfassung mit an das Fenster übergeben. | ||||||||||
Kunde | Hier wird der Kunde eingegeben, aus dessen Leistungen der Arbeitsschein erstellt werden soll. Dieser erhält auch den Arbeitsschein. Der Kunde wird aus dem markierten Datensatz der Leistungserfassung mit an das Fenster übergeben. | ||||||||||
Von Datum | Hier wird das Datum erfasst, ab welchem die Leistungen zu einem Arbeitsschein zusammengefasst werden sollen. Die Funktion F8 entfernt die Datumsvorschläge aus den Feldern "Von Datum" und "Bis Datum". | ||||||||||
Bis Datum | Hier wird das Datum erfasst, bis zu welchem die Leistungen zu einem Arbeitsschein zusammengefasst werden sollen. | ||||||||||
Über die Funktion F8 kann im Fenster Leistungen auswählen auf einzelne Leistungen eingeschränkt werden. Nur die dort ausgewählten Leistungen werden zu einem Arbeitsschein zusammengefasst. Werden die Leistungen nicht extra zugeordnet, so werden sie laut den getroffenen Eingaben der Felder oberhalb übernommen. Nach der Zuordnung werden die Felder "Kunde", "Projekt", "Von Datum" und "Bis Datum" mit den Daten der übernommenen Leistungen befüllt und sind daher nicht mehr bearbeitbar. | |||||||||||
Anlagen | In diesem Feld können Sie Dokumente der Leistung(en) und alle gewünschten Dokumente aus dem Archiv zuordnen und mit dem Arbeitsschein versenden. | ||||||||||
Notizen | Hier können Notizen zum Arbeitsschein erfasst werden, welche unterhalb der Arbeitsschein-Auswertung angedruckt werden | ||||||||||
E-Mail-Adresse | An die E-Mail-Adresse, die in diesem Pflichtfeld hinterlegt ist, wird der Arbeitsschein verschickt. Der Vorschlag im Feld "E-Mail-Adresse" wird durch folgende Rückfallebenen ermittelt:
Hinweis
Hinweis
Bitte beachten Sie, dass Sie das Feld "E-Mail" im BMD Web nur zum Zweck der Schnellsuche manuell befüllen können. Eine manuell eingetrage E-Mail-Adresse wird für den Versand nicht herangezogen und wieder aus dem Feld entfernt, wenn diese über die Schnellsuche nicht gefunden werden konnte. Da es sich grundsätzlich aber um ein editierbares Feld handelt, kann der Vorschlag auch mit einer bereits erfassten E-Mail-Adresse überschrieben werden. Zur Übersteuerung der E-Mail-Adresse stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
Hinweis
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CC-E-Mail-Adresse | In diesem Feld kann die E-Mail-Adresse eingegeben oder ausgewählt (F4) werden, an die der Arbeitsschein zusätzlich in CC geschickt werden soll. Es ist auch möglich mehrere E-Mail-Adressen mit ; getrennt anzugeben. | ||||||||||
BCC-E-Mail-Adresse | In diesem Feld kann die E-Mail-Adresse eingegeben oder ausgewählt (F4) werden, an die der Arbeitsschein zusätzlich in BCC geschickt werden soll. Es ist auch möglich, mehrere E-Mail-Adressen mit ; getrennt anzugeben. |
(F4)
(F8)
Hinweis
 | Sollten Sie für den Versand abweichende Arbeitsscheinvorlagen benötigen, können Sie über die Feldauswahl das Feld "Auswertung" einblenden. Dieses Feld ermöglicht Ihnen, eine andere Auswertung für den Arbeitsscheinversand zu hinterlegen. Die in diesem Feld hinterlegte Auswertung übersteuert jene Vorlage, die in folgendem Parameter hinterlegt ist: Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Leistungserfassung → Arbeitsschein → Auswertung Bitte beachten Sie, dass sowohl bei den Parametern als auch im Feld "Auswertung" im Menüpunkt "Arbeitsschein erstellen" eine Auswertung definiert sein kann, die im Auswertungsdesigner als "inaktiv" gekennzeichnet worden ist. Die Auswertung wird trotzdem wie gewohnt zur Erstellung von Arbeitsscheinen herangezogen. Jedoch werden bei Anpassungen des Parameters, des Feldes "Auswertungen" oder der Auswertung selbst im Auswertungsdesigner standardmäßig nur "aktive" Auswertungen angezeigt. Dadurch sind "inaktive" Auswertungen auf den ersten Blick nicht auffindbar. Im Bedarfsfall können Sie im Auswahlfenster zum Feld "Auswertungen" unter "(in-)aktive Daten anzeigen" die Auswahl "Alle anzeigen" treffen. |
Folgende Funktionen stehen Ihnen in diesem Fenster zur Verfügung:
| Übernehmen | Diese Funktion erstellt den Arbeitsschein und versendet ihn per E-Mail an den Kunden. Ist der Arbeitsschein korrekt versendet worden, erhalten Sie die Hinweismeldung, dass der Arbeitsschein erstellt und an die entsprechende E-Mail-Adresse gesendet worden ist.  Kann kein Arbeitsschein versendet werden, wird eine Meldung ausgegeben, dass die Datei nicht erstellt werden konnte. Sie erhalten Informationen, welche Punkte kontrolliert werden müssen.  | ||||||||||||||
| Abbrechen | Mit "Abbrechen" wird kein Arbeitsschein erstellt und das Fenster geschlossen. | ||||||||||||||
Über "Vorschau anzeigen" kann der Arbeitsschein in der Vorschau geöffnet und gedruckt werden. Im Fenster "Vorschau" kann der Ausdruck auch heruntergeladen oder per E-Mail versendet werden. Außerdem kann in der Vorschau der Ausdruck über folgende Funktionen gezoomt und gedreht werden:
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Hinweis
| Arbeitsschein sofort mit einfacher Unterschrift bestätigen Es besteht auch die Möglichkeit, einen Arbeitsschein beim Kunden vor Ort am Tablet, Laptop oder Handy unterschreiben zu lassen. Genauere Informationen zu den Einstellungen für die Arbeitsscheinbestätigung mit "Einfacher Unterschrift" entnehmen Sie bitte der Themendokumentation Digitaler Arbeitsschein unter dem Punkt Bestätigung mit einfacher Unterschrift. |
Folgende Funktionen stehen Ihnen in diesem Fenster zur Verfügung, wenn Sie die Arbeitsscheinbestätigung mit einfacher Unterschrift durchführen:
| Als E-Mail senden | Diese Funktion erstellt den Arbeitsschein und versendet ihn per E-Mail an den Kunden. Ist der Arbeitsschein korrekt versendet worden, erhalten Sie die Hinweismeldung, dass der Arbeitsschein erstellt und an die entsprechende E-Mail-Adresse gesendet worden ist. Über den Bestätigungslink der erstellten E-Mail kann anschließend der Arbeitsschein mit einer einfachen Unterschrift bestätigt oder abgelehnt werden. Kann kein Arbeitsschein versendet werden, wird eine Meldung mit möglichen Ursachen ausgegeben: "Die Datei konnte nicht erstellt werden. Kontrollieren Sie bitte folgende Punkte:" | ||||||||||||||
Abbrechen | Mit "Abbrechen" wird kein Arbeitsschein erstellt und das Fenster geschlossen. | ||||||||||||||
| Sofort unterschreiben | Die Funktion "Sofort unterschreiben" steht nur mit den korrekten Parametereinstellungen für die "Einfache Unterschrift" und der vorhandenen Berechtigung für "Einfache Unterschrift" (MCS_MDSIMPLESIGNATUREMGR_CREATE, 47287) zur Verfügung (Details siehe Themendokumentation Digitaler Arbeitsschein unter dem Punkt Bestätigung mit einfacher Unterschrift). Mit dieser Funktion wird der Arbeitsschein zunächst in der Dokumentenvorschau erstellt:  Mit der Schaltfläche "Einfache Unterschrift" öffnet sich das Fenster "Unterschrift" für die Bestätigung des Arbeitsscheins.  Sobald die erfolgte Unterschrift gespeichert worden ist, kann in der Dokumentenvorschau mit der Funktion "Übernehmen" der Arbeitsschein endgültig bestätigt werden. Mit "Abbrechen" wird der Unterschriftenprozess abgebrochen und der Arbeitsschein verworfen. Nach Schließen des Fensters "Arbeitsschein erstellen" können Korrekturen an der Leistung vorgenommen und es kann erneut ein Arbeitsschein erstellt werden.  Kann kein Arbeitsschein erstellt werden, wird eine Meldung mit möglichen Ursachen ausgegeben: "Die Datei konnte nicht erstellt werden. Kontrollieren Sie bitte folgende Punkte:" | ||||||||||||||
Vorschau anzeigen | Über "Vorschau anzeigen" kann der Arbeitsschein in der Vorschau geöffnet und gedruckt werden. Im Fenster "Vorschau" kann der Ausdruck auch heruntergeladen oder per E-Mail versendet werden. Außerdem kann in der Vorschau der Ausdruck über folgende Funktionen gezoomt und gedreht werden:
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Hinweis
| Bei Arbeitsscheinen wird die Unterschrift des Kunden anhand des hinterlegten Unterschriftenplatzhalters an der gewünschten Stelle im Report eingefügt. Die Unterschrift muss daher nicht zwingend auf einer eigenen Seite des Arbeitsscheins dargestellt werden. Sollten individuelle Anpassungen am Report der Arbeitsscheinauswertung gewünscht sein, ist hierfür ein kurzer Termin erforderlich. |
