BMD Web: Stoppuhr
Die "Stoppuhr" ermöglicht eine minutengenaue Protokollierung der Zeit, um diese anschließend für die Leistungserfassung zu verwenden. Die Stoppuhr dient dabei zum Stoppen und Starten von Leistungen, wenn für unterschiedliche Kunden/Projekte abwechselnd gearbeitet wird, um die Leistungserfassung einfacher zu gestalten.
Einstiegsfelder
Folgendes Einstiegsfeld steht zur Verfügung und ist im Standard eingeklappt:
Mitarbeiter | Sofern die Berechtigung vorhanden ist, kann im Einstiegsfeld "Mitarbeiter" auch auf andere Mitarbeiter umgeschaltet werden. |
In allen Fällen wird aber immer das aktuelle Tagesdatum mit Leistungen bebucht. Es ist zulässig, die Stoppuhr erst am nächsten Tag zu stoppen, was Leistungen über Mitternacht ermöglicht. Die Leistung wird in diesem Fall für jenen Tag eingetragen, an dem die Stoppuhr gestartet worden ist.
Stoppuhr
In diesem Fensterteil sind die Leistungen ersichtlich, die mittels Stoppuhr aufgezeichnet worden sind.
Hinweis
 | Im Bearbeitungsmodus der Leistung können Sie im Feld "Text" über die Funktionstaste F8 einen mehrzeiligen Text erfassen. |
| Bearbeiten | Versetzt die markierte Leistung in den zeilenweisen Bearbeitungsmodus, damit Leistungsdaten wie bspw. Kunde, Projekt oder Tätigkeit ergänzt werden können. |
| Löschen | Löscht den markierten Datensatz. |
| Start | Startet eine neue Zeitaufzeichnung. Dies ist nur möglich, wenn alle anderen Zeitaufzeichnungen des betroffenen Mitarbeiters gestoppt worden sind. |
| Fortsetzen | Setzt die Zeitaufzeichnung des markierten Datensatzes fort. |
| Stopp | Stoppt die Zeitaufzeichnung des markierten Datensatzes. |
| Stopp mit Bearbeiten | Stoppt die Zeitaufzeichnung des markierten Datensatzes und versetzt die markierte Leistung in den zeilenweisen Bearbeitungsmodus, damit Leistungsdaten wie bspw. Kunde, Projekt oder Tätigkeit ergänzt werden können. |
Vorlagen | Hier können häufig verwendete Leistungszeilen als Vorlage hinterlegt und später ausgewählt werden. Wird eine einzelne Vorlage eingefügt, so wird sofort auch die Zeitaufzeichnung gestartet. Die Leistung befindet sich dabei nicht im Bearbeitungsmodus. Werden mehrere Vorlagen über das Fenster "Vorlage(n) auswählen" eingefügt, so werden alle gewählten Vorlagen im Status "Angehalten" eingefügt. Die Zeitnehmung muss manuell über die Funktion "Fortsetzen"  ausgelöst werden.Da Leistungsvorlagen immer mitarbeiterbezogen abgespeichert werden, ist dieser Untermenüpunkt variabel. Die ersten zehn Leistungsvorlagen des Fensters werden in der Schnellauswahl angezeigt und können mit einem Klick oder mit dem entsprechenden Shortcut als Leistung am ausgewählten Tag eingefügt werden. Vorlagen können nur dann eingefügt werden, wenn die F5 Neuanlage aktiv ist. Die eingefügte Leistung können Sie danach wie gewohnt anpassen und vervollständigen.
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DMS | Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, einer Leistung Dokumente zuzuordnen, Dokumente hochzuladen, sie anzusehen etc. Weitere Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Hilfe BMD Web: Dokumentenzuordnung. |
Infobereich
Zeitbuchungen
Der Bereich Zeitbuchungen zeigt die Zeitbuchungen des Mitarbeiters an. Voraussetzung: Der LEA Parameter "Zeiterfassung" ist dementsprechend eingestellt. Dieser Bereich kann eingeblendet werden, sobald in der NTCS das Paket ZEIT lizenziert ist (die Lizenz für die WEB Zeiterfassung ist somit nicht nötig).
Mit der Funktion "Zeitbuchungen bearbeiten" wechseln Sie ins Fenster "Zeitbuchungen" des Pakets Zeiterfassung, in dem Sie die Zeitbuchungen entsprechend bearbeiten können.
Achtung!
 | Mitarbeiterbezogen regelt das Feld "Anzeige Zeiterfassung" im Mitarbeiterstamm, ob die Zeitbuchungen in diesem Fenster angezeigt werden sollen. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, bleibt die Tabelle bei diesem Mitarbeiter leer und folgender Hinweis wird angezeigt:  Wenn ja, wird über das Feld weiters geregelt, ob der Mitarbeiter nur Leistungen in Restzeithöhe erfassen darf. |
Sobald Zeitbuchungen am aktuellen Tag vorhanden sind, werden folgende Informationen angezeigt:
BA-Nr | Nummer der Zeitbuchungsart |
| Kurz-Bez | Kurzbezeichnung der Zeitbuchungsart |
| Von | Von-Uhrzeit der Zeitbuchung |
| Bis | Bis-Uhrzeit der Zeitbuchung |
| Dauer | Dauer der Zeitbuchung |
In der Summenzeile sind folgende Informationen ersichtlich:
| Gesamt | Gesamtstunden der Zeitbuchungen. Damit hat der Mitarbeiter jene Stundenanzahl zur Verfügung, welche er in seinen Leistungen aufzeichnen darf. Stunden aus Zeitbuchungen werden daher nur zum Gesamtwert gerechnet, wenn diese auf eine Zeitbuchungsart mit Saldo-Kennzeichen "Zur Istzeit" oder "Kombination mit Umrechnungsfaktor" gebucht worden sind. |
| Restzeit | Gesamtstunden minus den Stunden, für welche bereits entsprechende Leistungen erfasst worden sind. Dabei werden nur Stunden aus Leistungen abgezogen, welche nicht auf eine Tätigkeit mit dem Leistungstyp "Zeitausgleich" erfasst sind. |
In Verbindung mit diesem Fenster sind eine Reihe weiterer Programmabläufe verknüpft.
KI-Favoriten
Wird der CRM Parameter Leistungserfassung mit KI-Favoriten unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → LEA aktiviert, so wird der Fensterteil "KI-Favoriten" fix eingeblendet.
Dieser dient zur raschen Erfassung von gleichbleibenden Leistungen.
Auf Basis von bereits erfassten Leistungen schlägt Ihnen das Programm an dieser Stelle benutzerbezogen Leistungen vor, die mit einem Klick in die Leistungserfassung übernommen werden können. Dabei werden häufiger verwendete Leistungen weiter oben angeführt als weniger häufig verwendete.
Durch Einfügen des gewünschten Favoriten über die Schaltfläche "Favorit übernehmen" wird der Favorit als Leistung am gewünschten Tag eingefügt und der Fokus direkt auf das Feld "Std" gesetzt, sodass Sie im Optimalfall nur noch die gewünschte Zeit eingeben müssen. Sofern eine Zeiterfassung in Betrieb ist, wird die noch offene Restzeit sofort beim Einfügen eines Favoriten in der Spalte "Std" übernommen.
Folgende Regeln gelten für KI-Favoriten:
- Die Felder "Von Zeit" und "Bis Zeit" der Leistung werden beim Einfügen des Favoriten nicht von der Quell-Leistung übernommen, sondern so behandelt, als würden Sie eine manuelle Neuanlage durchführen.
- Wird mit der LEA-KORE-Anbindung (aufwandsseitig) gearbeitet und ist der Parameter Löschen Dimension auf Leistung aktiv, so werden die Kostentypen nicht von der Quell-Leistung übernommen, da diese im Zuge der Autorisierung neu ermittelt werden müssen.
- Ist ein Vorgang/Einsatz auf der Quell-Leistung vorhanden, so wird das am KI-Favoriten mittels Vorgang-Symbol
rechts neben dem betroffenen Favoriten angezeigt. Der Vorgang wird übernommen, solange keine Arbeitsgangregeln zur automatischen Vorgangs-/Arbeitsgangs-Ermittlung im Einsatz sind. - Es werden lediglich Zeitleistungen als Favoriten geführt und keine Barauslagen.
- Es werden jene Zeitleistungen als Favoriten geführt bzw. beeinflussen nur jene Leistungen die Reihung der KI-Favoriten, die über eine der folgenden Varianten erstellt worden sind. Alle anderen Erfassungsvarianten haben keinerlei Einfluss auf die KI-Favoriten.
- Manuelle Leistungserfassung
- Kopieren/Einfügen von Leistungen
- Einfügen von Leistungsvorlagen
- Import von Terminen mittels "Import Termine" sowie Verbuchen von Terminen über die Funktion "In LEA verbuchen"
- Mit der Schaltfläche "Löschen" haben Sie die Möglichkeit, nicht mehr gewünschte KI-Favoriten aus der Liste der KI-Favoriten zu entfernen. Wenn Sie abermals eine Leistung mit denselben Schlüsselwerten des bereits entfernten KI-Favoriten erfassen, erfolgt ein neuerliche Berechnung und der KI-Favorit wird wieder angezeigt.
- Das Einfügen eines KI-Favoriten ist nur möglich, wenn auch die Neuanlage einer Leistung angestoßen werden kann. Wenn ein KI-Favorit nicht übernommen werden kann, erhalten Sie den Hinweis, dass das Einfügen aus bestimmten Gründen nicht möglich ist, und die Übernahme wird abgebrochen. Gründe dafür können sein, dass der Tag bereits abgeschlossen ist, das Datum außerhalb des Ein- und Austrittsdatums oder des Parameters Beginn Tageserfassung liegt oder das betroffene Dienstverhältnis ruhend gestellt worden ist.
- Die Tagesabschlussautomatik im Zuge der Restzeitübernahme wird mit der korrekten Einstellung auch mit den KI-Favoriten ausgelöst. Nachdem der betreffende Favorit übernommen und die vorhandene Restzeit erfasst worden ist, folgt die Meldung "Es wurde festgestellt, dass Sie Leistungen vollständig im Ausmaß der Zeitbuchungen erfasst haben. Soll der Tag abgeschlossen werden?".
Im Vergleich dazu erfolgt die Meldung bei den KI-Favoriten im BMD Web: LEA erst beim Speichervorgang der Leistung und nicht wie direkt in NTCS spätestens beim Feldwechsel im Leistungsdatensatz:
Soll-/Iststunden
Das Fenster "Soll-/Iststunden" zeigt für eine Woche (in der "Tageserfassung" und "Wochenerfassung") bzw. für den aktuell markierten Tag (in der "Einzelerfassung") eine tageweise Gegenüberstellung der Soll- und Iststunden. In der oberen Zeile der Tabelle werden die Stunden vom Beginn des Monats bis zum aktuell markierten Tag (farblich hinterlegt) aufsummiert.
Abhängig vom LEA Parameter Soll-/Iststunden anzeigen kann zusätzlich eine Kalenderwochensumme aktiviert oder die gesamte Anzeige dieses Bereichs deaktiviert werden.
Sollstunden | Sollstunden aus dem Tagesmodell, das sich aus dem Wochenmodell des Mitarbeiters ergibt |
Iststunden | Sämtliche Stunden aus erfassten Leistungen (Ausnahme: Stunden aus Leistungen, die auf eine Tätigkeit mit Leistungstyp "Zeitausgleich" erfasst sind) |
Differenz | Differenz zwischen Sollstunden und Iststunden; eine positive Differenz entspricht geleisteten Überstunden (in Grün dargestellt), eine negative Differenz zeigt Zeitausgleichsstunden (in Rot dargestellt) an. Keine Differenz (0:00) wird ebenfalls in grün dargestellt, die Sollstunden wurden erfüllt. Diese Spalte kann über den LEA Parameter Differenz bei Soll-/Iststunden anzeigen ausgeblendet werden. |
Auf diese Tabelle haben getätigte Zeitbuchungen keinen Einfluss.
Hinweis
| Nähere Informationen zu den optionalen Bereichen (z. B. Stundenkonto, Stundenstatistik etc.), die Sie in den Layouteinstellungen einblenden können, erhalten Sie in der dazugehörigen BMD NTCS Fensterhilfe für die Stoppuhr. |
Ablauf
Beim Öffnen des Fensters wird abhängig vom LEA Parameter Bei Stoppuhr-Start Zeitnehmung beginnen automatisch eine neue Zeitaufzeichnung und sofort die Bearbeitung des Datensatzes gestartet, damit Leistungsdaten wie Kunde, Projekt oder Tätigkeit sofort ergänzt werden können. In die Spalte "Von Zeit" wird die Zeit richtig eingetragen.
Wird die Zeitaufzeichnung angehalten, erhält die Leistung auch ihre "Bis Zeit".
Mit den Funktionen werden neue Zeitaufzeichnungen begonnen, gestoppt oder bestehende Zeitaufzeichnungen bearbeitet.
Die aufgezeichneten Leistungen sind ebenso z. B. in der Tageserfassung ersichtlich. Da es sich um denselben Datensatz handelt, wirken sich etwaige Änderungen im Fenster "Stoppuhr" auf die Leistungen in anderen Leistungserfassungs-Fenstern aus (und umgekehrt).
