BMD Web: Tageserfassung

Die "Tageserfassung" ist eine von mehreren Möglichkeiten der Leistungserfassung (Tageserfassung, Einzelerfassung, Wochenerfassung) und dient dem tageweisen Erfassen von Leistungen.

Die Mitarbeiter finden hier die schnellste und einfachste Möglichkeit vor, um ihre Leistungen je Tag auf den betreffenden Kunden bzw. auf das betreffende Projekt aufzuzeichnen. Weiters erhält man auf einen Blick Zusatzinformationen zur Leistung bzw. zum Tag (Zeitbuchungen, Sollstunden, Termine etc.).

Das wesentliche Element der Tageserfassung ist der Bereich der Einstiegsfelder und Leistungen. Diese befinden sich zentral im Fenster.

Die "Tageserfassung" unterscheidet sich von der Einzelerfassung speziell in diesen Punkten:

Die Erfassung der Barauslagen erfolgt in der Tageserfassung in derselben Liste wie die Arbeitsstunden (und nicht auf einem eigenen Reiter).
Die Leistungserfassung erfolgt in der Tageserfassung mittels Zeileneingabe (und nicht in einem eigenen Eingabeformular).

Einstiegsfelder

Die Einstiegsfelder dienen der Vorselektion des betreffenden Mitarbeiters und Tages für die Leistungserfassung und sind im Standard eingeklappt.

Mitarbeiter

Erbringer der Leistung. Gestartet wird die Leistungserfassung mit jenem Mitarbeiter, bei welchem die aktuelle User-ID, mit der man sich im Programm angemeldet hat, in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegt ist. Sofern es die Berechtigungen erlauben, kann man hier über die F4-Schaltfläche

den Mitarbeiter für die Leistungserfassung wechseln.

Datum

Erbringungsdatum der Leistung. Beim Einstieg wird immer der aktuelle Tag vorgeschlagen.

Dienstverhältnis

Dienstverhältnis, unter welchem die Leistung erbracht wurde.

Hinweis

Ist der CRM Parameter "Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma" aktiv, erweitern sich die Einstiegsfelder um das Feld "Dienstverhältnis". In diesem Fall muss vor Erfassung der Leistung auch das Dienstverhältnis des Mitarbeiters vorselektiert werden. Mit der Funktion

gelangen Sie in das Fenster Dienstverhältnis ermitteln, in dem Sie den Modus zur Ermittlung des Dienstverhältnisses steuern können.

Leistungen

Im Listbereich der Leistungen werden die jeweils erfassten Tagesleistungen (Stundenleistungen und Barauslagen) des gewählten Mitarbeiters aufgelistet. Vollständig erfasste Leistungen werden durch ein Hakerl in der Spalte "Korrekt" gekennzeichnet.

Um vollständige Leistungseingaben zu erhalten bzw. Fehleingaben zu vermeiden, erfolgen bei der Leistungserfassung viele Plausibilitätsprüfungen, die über Einstellungen und Stammdateneinstellungen beeinflusst werden können.

Hinweis

Im Bearbeitungsmodus der Leistung können Sie im Feld "Text" über die Funktionstaste F8 einen mehrzeiligen Text erfassen.

Hinweis

Standardmäßig wird in diesem Fenster nach dem Speichern einer neuen Leistung automatisch die Neuanlage einer weiteren Leistung geöffnet, um eine komfortable Erfassung von mehreren Leistungen nacheinander zu ermöglichen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den CRM Parameter Automatische Neuanlage im Paket Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → LEA, mit dem Sie dieses Verhalten benutzerbezogen oder global unterbinden können.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Mitarbeiter auswählen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Leistungen für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig zu erfassen. Die Funktion "Mitarbeiter auswählen" ist nur aktiv, wenn eine Leistung bearbeitet oder neu angelegt wird.

Restzeit übernehmen

Diese Funktion steht nur bei aktiver Zeiterfassung zur Verfügung und ermöglicht es, die Restzeit (Stunden aus der Zeiterfassung abzüglich der bereits erfassten Stunden aus den Leistungen) in die markierten Leistungen zu übernehmen.

Hinweis

Unter bestimmten Voraussetzungen kann mit dieser Funktion auch eine Tagesabschlussautomatik genutzt werden, die darüber hinaus auch mit der Funktion "Restzeit übernehmen"

im Bearbeitungsmodus der Leistung beim Feld Stunden greift.

Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumention LEA Tagesabschluss und Autorisierung zum Thema Tagesabschlussautomatik im Zuge der Restzeitübernahme.

Sollzeit übernehmen

Mit der Funktion "Sollzeit übernehmen" können Sie auf schnelle und einfache Weise die Sollzeit laut Tagesmodell einfügen, wenn Sie ohne Zeiterfassung arbeiten oder wenn aus Leistungen Zeitbuchungen erzeugt werden. Im Standard ist diese Funktion ausgeblendet, da sie nur der Erfassung von einer Leistung pro Tag dient. Diese Funktion kann berechtigt werden. Sie können die Berechtigung "Sollzeit übernehmen" (Funktionsnummer 47063) sperren und die Funktion somit gleich überhaupt nicht anzeigen lassen.

Hinweis

Um die Sollzeit für eine Leistung korrekt ermitteln zu können, ist es unbedingt erforderlich, dass das Tagesmodell mit einer korrekten Sollarbeitszeit, Sollarbeitszeit von, Sollarbeitszeit bis und den hinterlegten Pausen übereinstimmt.

Vorlagen

Hier können häufig verwendete Leistungszeilen als Vorlage hinterlegt und später ausgewählt werden. Da Leistungsvorlagen immer mitarbeiterbezogen abgespeichert werden, ist dieser Untermenüpunkt variabel. Die ersten zehn Leistungsvorlagen des Fensters werden in der Schnellauswahl angezeigt und können mit einem Klick oder mit dem entsprechenden Shortcut als Leistung am ausgewählten Tag eingefügt werden. Vorlagen können nur dann eingefügt werden, wenn die F5 Neuanlage aktiv ist. Die eingefügte Leistung können Sie danach wie gewohnt anpassen und vervollständigen.

Zu Vorlagen hinzufügen	Über diese Funktion können Leistungen als Vorlage definiert werden und stehen danach im Fenster Leistungsvorlagen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Vorlage(n) auswählen	Diese Funktion öffnet das Fenster Leistungsvorlagen auswählen mit allen angelegten Leistungsvorlagen des Mitarbeiters. Durch Anhaken können Sie auch mehrere Vorlagen auswählen und am entsprechenden Tag als Leistungen einfügen.

Kopieren/Einfügen

Folgende Funktionen zum Kopieren und Einfügen von Leistungen stehen zur Verfügung:

Leistung kopieren

Kopiert die aktuell markierte(n) Leistung(en) in die Zwischenablage.

Tag kopieren

Kopiert alle Leistungen des aktuell geöffneten Tages in die Zwischenablage.

Einfügen

Fügt den/die kopierten Leistung(en) aus der Zwischenablage am aktuell ausgewählten Tag ein.

Leistung Von-/Bis-Datum einfügen

Fügt den/die kopierten Leistung(en) aus der Zwischenablage ein. Dabei kann ausgewählt werden, ob die Stunden aus der ursprünglichen Leistung einfach kopiert werden oder im Ausmaß der jeweiligen Restzeit auf die Sollstundenhöhe eingefügt werden sollen. Zusätzlich können Sie definieren, ob die Leistung nur an Tagen mit Sollstunden eingefügt werden soll.

Achtung!

Eine Restzeit kann nicht ermittelt werden, wenn Zeitbuchungen angezeigt werden, aber noch keine Zeitbuchungen vorhanden sind. In diesem Fall kann das Einfügen nicht ausgeführt werden.

Ausnahme: Die Leistungserfassung ist das führende System und erzeugt Zeitbuchungen aus Leistungen (LEA Parameter "Zeitbuchungen aus Leistungen erstellen"). In diesem Fall werden die Leistungen abhängig vom Wert im Feld "Stundenwert" des Einfüge-Dialogs eingefügt:

Stundenwert beibehalten

Die Leistungen werden mit gleichem Stundenwert eingefügt. Es werden zu allen eingefügten Arbeitsberichten die entsprechenden Zeitbuchungen erstellt.

In Sollstunden-höhe

Die Sollstunden werden aus den historischen Daten des Wochenmodells des betroffenen Mitarbeiters ermittelt. Beim Einfügen werden die Arbeitsberichte in Sollstundenhöhe eingefügt und das Feld "Bis-Zeit" der Leistung wird automatisch angepasst. Es werden zu allen eingefügten Arbeitsberichten Zeitbuchungen erstellt.

An Tagen, an denen keine Sollstunden laut Wochenmodell anfallen, werden auch keine Leistungen eingefügt.

Tagesabschluss

Die Funktionen zum Tagesabschluss sind nicht sichtbar, wenn über den LEA Parameter "Tagesabschluss" die Option "Ohne Tagesabschluss" eingestellt ist.

Grundsätzliche Informationen zum Tagesabschluss sowie genaue Erläuterungen zu den Detailfunktionen finden Sie im Thema Tagesabschluss und Autorisierung.

Tag abschließen	Schließt den markierten Tag ab.
Zeitraum abschließen	Schließt alle Tage des ausgewählten Mitarbeiters bis zum gewünschten Datum ab.
Tag auflösen	Öffnet den markierten Tag.
Tagesabschluss ab Datum auflösen	Öffnet alle Tage des ausgewählten Mitarbeiters ab dem gewünschten Datum.

Hinweis: Zeitraum abschließen

Wenn Sie die Tagesabschluss-Funktion "Zeitraum abschließen" ausführen, wird der Mitarbeiter der Tageserfassung automatisch in folgendes Feld übergeben:

Im Pflichtfeld "Mitarbeiter" haben Sie noch die Möglichkeit, den eingetragenen Mitarbeiter manuell oder mithilfe des Lupensymbols zu überschreiben. Hier ist es aber nicht möglich, das Feld "Mitarbeiter" zu leeren, da mindestens ein Mitarbeiter für den Abschluss ausgewählt werden muss. Möchten Sie den Zeitraum für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig abschließen, ist dies in den Leistungserfassungs- und Tagesabschlussfenstern der NTCS natürlich komfortabel und schnell möglich. Weitere Informationen dazu finden Sie in der jeweiligen Fensterhilfe und unter Tagesabschluss und Autorisierung.

Autorisierung

Die Funktionen zur Autorisierung sind nicht sichtbar, wenn über den LEA Parameter "Autorisierung" eingestellt ist, dass die Autorisierung mit dem Tagesabschluss vorgenommen werden soll.

Grundsätzliche Informationen zur Autorisierung sowie genaue Erläuterungen zu den Detailfunktionen finden Sie im Thema Tagesabschluss und Autorisierung.

Tag autorisieren	Autorisiert die Leistungen des markierten Tages.
Zeitraum autorisieren	Autorisiert die Leistungen des ausgewählten Mitarbeiters aller Tage bis zum gewünschten Datum.
Tag auflösen	Entfernt den Autorisierungsstatus von allen Leistungen des markierten Tages.
Autorisierung ab Datum auflösen	Entfernt den Autorisierungsstatus von allen Leistungen des ausgewählten Mitarbeiters ab dem gewünschten Datum.

Hinweis Zeitraum autorisieren

Bitte beachten Sie bezüglich des Fensters "Zeitraum autorisieren", das Sie mit der gleichnamigen Funktion öffnen, die Ausführungen unter Hinweis: Zeitraum abschließen.

Importieren

Termine importieren	Mit dieser Funktion können Termine übernommen werden, die im BMD Terminkalender erfasst worden sind (ausgenommen Geburtstagstermine). Diese können auch automatisch importiert werden, dazu sind aber entsprechende Einstellungen nötig (Import Termine). Die Tätigkeit für die Leistungen, die aus den importierten Terminen entstehen, kann im LEA Parameter "Tätigkeit Termine" hinterlegt werden. Termine werden immer nur für das in der Leistungserfassung eingestellte Datum importiert.
Telefonprotokolle importieren	Mit dieser Funktion können alle (oder alle verrechenbaren) Telefonprotokolle des aktuellen Tages für den jeweiligen Mitarbeiter importiert werden. Diese können auch automatisch importiert werden, dazu sind aber entsprechende Einstellungen nötig (Import Telefonprotokolle).
Zeitbuchungen importieren	Diese Funktion öffnet das Fenster Zeitbuchungen importieren, in dem ausgewählt werden kann, von welchem Mitarbeiter und welchem Zeitraum Zeitbuchungen in die Leistungserfassung importiert werden sollen.

Arbeitsschein

Arbeitsschein erstellen	Die Funktion wechselt in das Fenster Arbeitsschein erstellen, um Leistungen einem Arbeitsschein zuordnen zu können. Dabei werden der Kunde, der Mitarbeiter und das Datum der markierten Leistung in die Einstiegsfelder übergeben. Während diese Funktion ausgeführt wird, können keine Leistungen bearbeitet werden.
Arbeitsscheine	Die Funktion öffnet die Verwaltung der Arbeitsscheine.
Arbeitsschein-Dokument ansehen	Öffnet jenen Arbeitsschein, zu dem die Leistung gehört. Wenn für die markierte Leistung kein Arbeitsschein erstellt worden ist, wird die Funktion in Grau dargestellt.

Hinweis

Ist eine Leistung in einen Arbeitsschein aufgenommen worden, so kann diese nur noch eingeschränkt bearbeitet werden (Änderungen von Leistungen eines Arbeitsscheins).

Zur BDE-Stempelung

Diese Funktion öffnet die zur ausgewählten Leistung gehörende BDE-Stempelung. Das Fenster BMD Web: BDE-Stempelungen wird direkt mit der entsprechenden Stempelung geöffnet, sodass diese ohne weitere Suche angezeigt und bearbeitet werden kann.

Text bearbeiten

Diese Funktion ermöglicht die Bearbeitung des Leistungstextes, indem sich das Fenster Text bearbeiten öffnet.

Zusatzmengen erfassen

Alternativ:

Dienstreisen erfassen

Diese Funktion ermöglicht es, für die markierte Leistung im Fenster Zusatzmengen erfassen Zusatzmengen zu erfassen.
Dort muss je Artikel nur mehr die Menge und/oder der Preis eingegeben werden. Dies erspart die neuerliche Eingabe von Kunde, Projekt, Bezugszeitraum und Leistungstext.

Alternativ dazu (geregelt über den CRM Parameter Zusatzmengen zur Leistung erfassen) kann hier die komplexere Form Dienstreisen erfassen (Paket LOHN) aufgerufen werden.

Genauere Informationen zur Funktionalität erhalten Sie in der Themendokumentation Anbindung an die Dienstreiseerfassung.

Funktionen

Ausdruck
Auswertungen	Diese Funktion ermöglicht, mit Einschränkung auf bestimmte Mitarbeiter bzw. auf einen bestimmten Leistungszeitraum, Auswertungen vom Typ "Arbeitsberichte" auszudrucken.

Extras
DMS	Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, einer Leistung Dokumente zuzuordnen, Dokumente hochzuladen, sie anzusehen etc. Weitere Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Hilfe BMD Web: Dokumentenzuordnung.

Infobereich

Zeitbuchungen

Der Bereich Zeitbuchungen zeigt die Zeitbuchungen des Mitarbeiters an. Voraussetzung: Der LEA Parameter "Zeiterfassung" ist dementsprechend eingestellt. Dieser Bereich kann eingeblendet werden, sobald in der NTCS das Paket ZEIT lizenziert ist (die Lizenz für die WEB Zeiterfassung ist somit nicht nötig).

Mit der Funktion "Zeitbuchungen bearbeiten" wechseln Sie ins Fenster "Zeitbuchungen" des Pakets Zeiterfassung, in dem Sie die Zeitbuchungen entsprechend bearbeiten können.

Achtung!

Mitarbeiterbezogen regelt das Feld "Anzeige Zeiterfassung" im Mitarbeiterstamm, ob die Zeitbuchungen in diesem Fenster angezeigt werden sollen. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, bleibt die Tabelle bei diesem Mitarbeiter leer und folgender Hinweis wird angezeigt:

Wenn ja, wird über das Feld weiters geregelt, ob der Mitarbeiter nur Leistungen in Restzeithöhe erfassen darf.

Sobald Zeitbuchungen am aktuellen Tag vorhanden sind, werden folgende Informationen angezeigt:

BA-Nr	Nummer der Zeitbuchungsart
Kurz-Bez	Kurzbezeichnung der Zeitbuchungsart
Von	Von-Uhrzeit der Zeitbuchung
Bis	Bis-Uhrzeit der Zeitbuchung
Dauer	Dauer der Zeitbuchung

In der Summenzeile sind folgende Informationen ersichtlich:

Gesamt	Gesamtstunden der Zeitbuchungen. Damit hat der Mitarbeiter jene Stundenanzahl zur Verfügung, welche er in seinen Leistungen aufzeichnen darf. Stunden aus Zeitbuchungen werden daher nur zum Gesamtwert gerechnet, wenn diese auf eine Zeitbuchungsart mit Saldo-Kennzeichen "Zur Istzeit" oder "Kombination mit Umrechnungsfaktor" gebucht worden sind.
Restzeit	Gesamtstunden minus den Stunden, für welche bereits entsprechende Leistungen erfasst worden sind. Dabei werden nur Stunden aus Leistungen abgezogen, welche nicht auf eine Tätigkeit mit dem Leistungstyp "Zeitausgleich" erfasst sind.

In Verbindung mit diesem Fenster sind eine Reihe weiterer Programmabläufe verknüpft.

Soll-/Iststunden

Das Fenster "Soll-/Iststunden" zeigt für eine Woche (in der "Tageserfassung" und "Wochenerfassung") bzw. für den aktuell markierten Tag (in der "Einzelerfassung") eine tageweise Gegenüberstellung der Soll- und Iststunden. In der oberen Zeile der Tabelle werden die Stunden vom Beginn des Monats bis zum aktuell markierten Tag (farblich hinterlegt) aufsummiert.

Abhängig vom LEA Parameter Soll-/Iststunden anzeigen kann zusätzlich eine Kalenderwochensumme aktiviert oder die gesamte Anzeige dieses Bereichs deaktiviert werden.

Sollstunden	Sollstunden aus dem Tagesmodell, das sich aus dem Wochenmodell des Mitarbeiters ergibt
Iststunden	Sämtliche Stunden aus erfassten Leistungen (Ausnahme: Stunden aus Leistungen, die auf eine Tätigkeit mit Leistungstyp "Zeitausgleich" erfasst sind)
Differenz	Differenz zwischen Sollstunden und Iststunden; eine positive Differenz entspricht geleisteten Überstunden (in Grün dargestellt), eine negative Differenz zeigt Zeitausgleichsstunden (in Rot dargestellt) an. Keine Differenz (0:00) wird ebenfalls in grün dargestellt, die Sollstunden wurden erfüllt. Diese Spalte kann über den LEA Parameter Differenz bei Soll-/Iststunden anzeigen ausgeblendet werden.

Auf diese Tabelle haben getätigte Zeitbuchungen keinen Einfluss.

Kalender

Der Bereich "Kalender" wird zum Navigieren auf andere Tage/Wochen genutzt.

Weiters werden die Zustände über Tage, an denen bereits Leistungen existieren bzw. welche bereits mit Tagesabschluss versehen sind, mittels Farben angezeigt:

	Ein roter Rahmen zeigt den heutigen Tag an.
	Eine graue Schattierung zeigt den aktuell markierten Tag an.
	Orange Seitenlinien stehen für Samstage, Sonntage und Feiertage. Diese Anzeige wird beeinflusst durch den TOOLS Parameter "Feiertag hervorheben".
	Eine blaue Linie unten zeigt an, dass an diesem Tag Leistungen erfasst worden sind.
	Ein gelber Hintergrund kennzeichnet (bis zum aktuellen Tag) Tage mit Sollstunden, an denen noch nicht alle Sollstunden erreicht worden sind (= weniger Iststunden als Sollstunden). Auch Tage, an denen zu viele Iststunden eingegeben worden sind, weisen einen gelben Hintergrund auf (= mehr Iststunden als Sollstunden).
	Ein roter Hintergrund kennzeichnet Tage mit Sollstunden, an denen noch keine Iststunden vorhanden sind (bis zum aktuellen Tag).
	Ein grüner Hintergrund kennzeichnet Tage, welche bereits mit Tagesabschluss versehen worden sind.

Für den Vergleich werden die Sollstunden für den Kalender aus den Zeitbuchungen des Mitarbeiters ermittelt, wenn der LEA Parameter "Zeiterfassung" aktiv ist. Ansonsten werden die Sollstunden aus dem Tagesmodell ermittelt, welches sich aus dem Wochenmodell des Mitarbeiters ergibt.

Die Iststunden werden immer aus den Stunden der Leistungen ermittelt.

Wenn man mit der Maus auf einen Tag im Kalender zeigt, erscheint ein Kurzhinweis mit Informationen.

Beispiele dafür sind:

Hinweis

Nähere Informationen zu den optionalen Bereichen (z. B. Arbeitsscheindokumente, Kostenrechnung, Lohnverrechnung etc.), die Sie in den Layouteinstellungen einblenden können, erhalten Sie in der dazugehörigen BMD NTCS Fensterhilfe für die Tageserfassung.

Hintergrundinformationen

Mitarbeiterverteilung im BMD Web

Wenn Sie in der BMD Web Tageserfassung ausgehend vom Feld Mitarbeiter eine Leistung auf andere Mitarbeiter verteilen möchten, ist dies nur möglich, wenn der CRM Parameter Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein auf der Firmengruppe auf "Nein" steht. Ist das der Fall, finden Sie im Bearbeitungsmodus beim Feld Mitarbeiter die Funktion

vor, mit der Sie die markierte Leistung auch bei anderen Mitarbeitern erstellen können.

Steht der besagte Parameter auf "Ja" (= Sie arbeiten mit einem aktiven Dienstverhältnismodus), kann die Funktion

hier programmtechnisch nicht zur Verfügung gestellt werden, daher kann die Mitarbeiterverteilung in der BMD Web Tageserfassung in diesem Fall nicht verwendet werden. Das Umstellen des CRM Parameters ist keine Lösung. Um Leistungen auf andere Mitarbeiter zu verteilen, wechseln Sie daher bitte in die Bearbeitungsmaske der Einzelerfassung, in der die Funktion

zur Mitarbeiterverteilung in jedem Fall zur Verfügung steht.

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Siehe auch:

BMD Web: Allgemeine Bedienelemente

BMD Web: Einzelerfassung

BMD Web: Wochenerfassung

BMD Web: Arbeitsscheine

BMD Web: Auswertungen
Tageserfassung