BMD Web: Einzelerfassung

Die "Einzelerfassung" ist eine von mehreren Möglichkeiten der Leistungserfassung (Tageserfassung, Einzelerfassung, Wochenerfassung) und dient zum tageweisen Erfassen von Leistungen.

Die Mitarbeiter finden hier eine Möglichkeit vor, ihre Leistungen in einem eigenen Eingabeformular auf den betreffenden Kunden bzw. auf das betreffende Projekt aufzuzeichnen. Weiters erhält man auf einen Blick Zusatzinformationen zur Leistung bzw. zum Tag (Zeitbuchungen, Sollstunden etc.).

• Die Ansicht und Erfassung der Barauslagen erfolgt von der Einzelerfassung getrennt in einem eigenen Fenster, das Sie schnell über die Funktion Barauslagen aufrufen können.
  
  
• Die Leistungserfassung erfolgt in der Einzelerfassung mittels einer eigenen Eingabemaske (und nicht direkt mittels Zeileneingabe).
  
  
• Die Anordnung der optionalen Bereiche befindet sich in der Einzelerfassung standardmäßig seitlich und unten, damit für die Zusatzinformationen ausreichend Platz ist.
  
  

Einstiegsfelder

Mitarbeiter	Erbringer der Leistung. Gestartet wird die Leistungserfassung mit jenem Mitarbeiter, bei welchem die aktuelle User-ID, mit der man sich im Programm angemeldet hat, in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegt ist.  Sofern es die Berechtigungen erlauben, kann man hier über die F4-Schaltfläche  den Mitarbeiter für die Leistungserfassung wechseln.
Datum	Erbringungsdatum der Leistung. Beim Einstieg wird immer der aktuelle Tag vorgeschlagen.
Dienstverhältnis	Dienstverhältnis, unter welchem die Leistung erbracht wurde.  Hinweis Ist der CRM Parameter "Mitarbeitererfassung unter Hauptfirma" aktiv, erweitern sich die Einstiegsfelder um das Feld "Dienstverhältnis". In diesem Fall muss vor Erfassung der Leistung auch das Dienstverhältnis des Mitarbeiters vorselektiert werden. Mit der Funktion  gelangen Sie in das Fenster Dienstverhältnis ermitteln, in dem Sie den Modus zur Ermittlung des Dienstverhältnisses steuern können.

Leistungen

Restzeit übernehmen	Diese Funktion steht nur bei aktiver Zeiterfassung zur Verfügung und ermöglicht es, die Restzeit (Stunden aus der Zeiterfassung abzüglich der bereits erfassten Stunden aus den Arbeitsberichten) in den markierten Arbeitsbericht zu übernehmen. Hinweis  Unter bestimmten Voraussetzungen kann mit dieser Funktion auch eine Tagesabschlussautomatik genutzt werden, die darüber hinaus auch mit der Funktion "Restzeit übernehmen"   im Bearbeitungsmodus der Leistung beim Feld Stunden greift. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte der Dokumention LEA Tagesabschluss und Autorisierung zum Thema Tagesabschlussautomatik im Zuge der Restzeitübernahme.
Sollzeit übernehmen	Mit der Funktion "Sollzeit übernehmen" können Sie auf schnelle und einfache Weise die Sollzeit laut Tagesmodell einfügen, wenn Sie ohne Zeiterfassung arbeiten oder wenn aus Leistungen Zeitbuchungen erzeugt werden. Im Standard ist diese Funktion ausgeblendet, da sie nur der Erfassung von einer Leistung pro Tag dient. Diese Funktion kann berechtigt werden. Sie können die Berechtigung "Sollzeit übernehmen" (Funktionsnummer 47063) sperren und die Funktion somit gleich überhaupt nicht anzeigen lassen.   Hinweis  Um die Sollzeit für eine Leistung korrekt ermitteln zu können, ist es unbedingt erforderlich, dass das Tagesmodell mit einer korrekten Sollarbeitszeit, Sollarbeitszeit von, Sollarbeitszeit bis und den hinterlegten Pausen übereinstimmt.
Barauslagen	Öffnet die Verwaltung der Barauslagen. In diesem Fensterteil können Barauslagen dann separat erfasst werden.

Funktionen

Vorlagen	Hier können häufig verwendete Leistungszeilen als Vorlage hinterlegt und später ausgewählt werden. Da Leistungsvorlagen immer mitarbeiterbezogen abgespeichert werden, ist dieser Untermenüpunkt variabel. Die ersten zehn Leistungsvorlagen des Fensters werden in der Schnellauswahl angezeigt und können mit einem Klick oder mit dem entsprechenden Shortcut als Leistung am ausgewählten Tag eingefügt werden. Vorlagen können nur dann eingefügt werden, wenn die F5 Neuanlage aktiv ist. Die eingefügte Leistung können Sie danach wie gewohnt anpassen und vervollständigen. Zu Vorlagen hinzufügen Über diese Funktion können Leistungen als Vorlage definiert werden und stehen danach im Fenster Leistungsvorlagen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Vorlage(n) auswählen Diese Funktion öffnet das Fenster Leistungsvorlagen auswählen mit allen angelegten Leistungsvorlagen des Mitarbeiters. Durch Anhaken können Sie auch mehrere Vorlagen auswählen und am entsprechenden Tag als Leistungen einfügen.
Kopieren/Einfügen	Folgende Funktionen zum Kopieren und Einfügen von Leistungen stehen zur Verfügung: Leistung kopieren Kopiert die aktuell markierte(n) Leistung(en) in die Zwischenablage. Tag kopieren  Kopiert alle Leistungen des aktuell geöffneten Tages in die Zwischenablage.  Einfügen Fügt den/die kopierten Leistung(en) aus der Zwischenablage am aktuell ausgewählten Tag ein.  Leistung Von-/Bis-Datum einfügen Fügt den/die kopierten Leistung(en) aus der Zwischenablage ein. Dabei kann ausgewählt werden, ob die Stunden aus der ursprünglichen Leistung einfach kopiert werden oder im Ausmaß der jeweiligen Restzeit auf die Sollstundenhöhe eingefügt werden sollen. Zusätzlich können Sie definieren, ob die Leistung nur an Tagen mit Sollstunden eingefügt werden soll. Achtung!  Eine Restzeit kann nicht ermittelt werden, wenn Zeitbuchungen angezeigt werden, aber noch keine Zeitbuchungen vorhanden sind. In diesem Fall kann das Einfügen nicht ausgeführt werden. Ausnahme: Die Leistungserfassung ist das führende System und erzeugt Zeitbuchungen aus Leistungen (LEA Parameter "Zeitbuchungen aus Leistungen erstellen"). In diesem Fall werden die Leistungen abhängig vom Wert im Feld "Stundenwert" des Einfüge-Dialogs eingefügt: Stundenwert beibehalten Die Leistungen werden mit gleichem Stundenwert eingefügt. Es werden zu allen eingefügten Arbeitsberichten die entsprechenden Zeitbuchungen erstellt. In Sollstunden-höhe Die Sollstunden werden aus den historischen Daten des Wochenmodells des betroffenen Mitarbeiters ermittelt. Beim Einfügen werden die Arbeitsberichte in Sollstundenhöhe eingefügt und das Feld "Bis-Zeit" der Leistung wird automatisch angepasst. Es werden zu allen eingefügten Arbeitsberichten Zeitbuchungen erstellt. An Tagen, an denen keine Sollstunden laut Wochenmodell anfallen, werden auch keine Leistungen eingefügt.
Tagesabschluss	Die Funktionen zum Tagesabschluss sind nicht sichtbar, wenn über den LEA Parameter "Tagesabschluss" die Option "Ohne Tagesabschluss" eingestellt ist. Grundsätzliche Informationen zum Tagesabschluss sowie genaue Erläuterungen zu den Detailfunktionen finden Sie im Thema Tagesabschluss und Autorisierung. Tag abschließen Schließt den markierten Tag ab.  Zeitraum abschließen Schließt alle Tage des ausgewählten Mitarbeiters bis zum gewünschten Datum ab.   Tag auflösen  Öffnet den markierten Tag.   Tagesabschluss ab Datum auflösen Öffnet alle Tage des ausgewählten Mitarbeiters ab dem gewünschten Datum. Hinweis: Zeitraum abschließen  Wenn Sie die Tagesabschluss-Funktion "Zeitraum abschließen" ausführen, wird der Mitarbeiter der Tageserfassung automatisch in folgendes Feld übergeben: Im Pflichtfeld "Mitarbeiter" haben Sie noch die Möglichkeit, den eingetragenen Mitarbeiter manuell oder mithilfe des Lupensymbols zu überschreiben. Hier ist es aber nicht möglich, das Feld "Mitarbeiter" zu leeren, da mindestens ein Mitarbeiter für den Abschluss ausgewählt werden muss. Möchten Sie den Zeitraum für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig abschließen, ist dies in den Leistungserfassungs- und Tagesabschlussfenstern der NTCS natürlich komfortabel und schnell möglich. Weitere Informationen dazu finden Sie in der jeweiligen Fensterhilfe und unter Tagesabschluss und Autorisierung.
Autorisierung	Die Funktionen zur Autorisierung sind nicht sichtbar, wenn über den LEA Parameter "Autorisierung" eingestellt ist, dass die Autorisierung mit dem Tagesabschluss vorgenommen werden soll. Grundsätzliche Informationen zur Autorisierung sowie genaue Erläuterungen zu den Detailfunktionen finden Sie im Thema Tagesabschluss und Autorisierung. Tag autorisieren Autorisiert die Leistungen des markierten Tages. Zeitraum autorisieren Autorisiert die Leistungen des ausgewählten Mitarbeiters aller Tage bis zum gewünschten Datum.  Tag auflösen Entfernt den Autorisierungsstatus von allen Leistungen des markierten Tages. Autorisierung ab Datum auflösen Entfernt den Autorisierungsstatus von allen Leistungen des ausgewählten Mitarbeiters ab dem gewünschten Datum. Hinweis Zeitraum autorisieren Bitte beachten Sie bezüglich des Fensters "Zeitraum autorisieren", das Sie mit der gleichnamigen Funktion öffnen, die Ausführungen unter Hinweis: Zeitraum abschließen.
Importieren	Termine importieren Mit dieser Funktion können Termine übernommen werden, die im BMD Terminkalender erfasst worden sind (ausgenommen Geburtstagstermine). Diese können auch automatisch importiert werden, dazu sind aber entsprechende Einstellungen nötig (Import Termine). Die Tätigkeit für die Leistungen, die aus den importierten Terminen entstehen, kann im LEA Parameter "Tätigkeit Termine" hinterlegt werden. Termine werden immer nur für das in der Leistungserfassung eingestellte Datum importiert. Telefonprotokolle importieren Mit dieser Funktion können alle (oder alle verrechenbaren) Telefonprotokolle des aktuellen Tages für den jeweiligen Mitarbeiter importiert werden. Diese können auch automatisch importiert werden, dazu sind aber entsprechende Einstellungen nötig (Import Telefonprotokolle). Zeitbuchungen importieren Diese Funktion öffnet das Fenster Zeitbuchungen importieren, in dem ausgewählt werden kann, von welchem Mitarbeiter und welchem Zeitraum Zeitbuchungen in die Leistungserfassung importiert werden sollen.
Arbeitsschein	Arbeitsschein erstellen Die Funktion wechselt in das Fenster Arbeitsschein erstellen, um Leistungen einem Arbeitsschein zuordnen zu können. Dabei werden der Kunde, der Mitarbeiter und das Datum der markierten Leistung in die Einstiegsfelder übergeben. Während diese Funktion ausgeführt wird, können keine Leistungen bearbeitet werden.  Arbeitsscheine Die Funktion öffnet die Verwaltung der Arbeitsscheine. Arbeitsschein-Dokument ansehen Öffnet jenen Arbeitsschein, zu dem die Leistung gehört. Wenn für die markierte Leistung kein Arbeitsschein erstellt worden ist, wird die Funktion in Grau dargestellt. Hinweis  Ist eine Leistung in einen Arbeitsschein aufgenommen worden, so kann diese nur noch eingeschränkt bearbeitet werden (Änderungen von Leistungen eines Arbeitsscheins).
Zur BDE-Stempelung	Diese Funktion öffnet die zur ausgewählten Leistung gehörende BDE-Stempelung. Das Fenster BMD Web: BDE-Stempelungen wird direkt mit der entsprechenden Stempelung geöffnet, sodass diese ohne weitere Suche angezeigt und bearbeitet werden kann.
Text bearbeiten	Diese Funktion ermöglicht die Bearbeitung des Leistungstextes, indem sich das Fenster Text bearbeiten öffnet.
Zusatzmengen erfassen Alternativ: Dienstreisen erfassen	Diese Funktion ermöglicht es, für die markierte Leistung im Fenster Zusatzmengen erfassen Zusatzmengen zu erfassen. Dort muss je Artikel nur mehr die Menge und/oder der Preis eingegeben werden. Dies erspart die neuerliche Eingabe von Kunde, Projekt, Bezugszeitraum und Leistungstext. Alternativ dazu (geregelt über den CRM Parameter Zusatzmengen zur Leistung erfassen) kann hier die komplexere Form Dienstreisen erfassen (Paket LOHN) aufgerufen werden.  Genauere Informationen zur Funktionalität erhalten Sie in der Themendokumentation Anbindung an die Dienstreiseerfassung.

Infobereich

Details Leistung

In diesem Bereich erhalten Sie Detailinformationen zur markierten Leistung im oberen Fensterbereich.

Zeitbuchungen

Achtung!

Mitarbeiterbezogen regelt das Feld "Anzeige Zeiterfassung" im Mitarbeiterstamm, ob die Zeitbuchungen in diesem Fenster angezeigt werden sollen. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, bleibt die Tabelle bei diesem Mitarbeiter leer und folgender Hinweis wird angezeigt: Wenn ja, wird über das Feld weiters geregelt, ob der Mitarbeiter nur Leistungen in Restzeithöhe erfassen darf.

Soll-/Iststunden

Das Fenster "Soll-/Iststunden" zeigt für eine Woche (in der "Tageserfassung" und "Wochenerfassung") bzw. für den aktuell markierten Tag (in der "Einzelerfassung") eine tageweise Gegenüberstellung der Soll- und Iststunden. In der oberen Zeile der Tabelle werden die Stunden vom Beginn des Monats bis zum aktuell markierten Tag (farblich hinterlegt) aufsummiert.

Abhängig vom LEA Parameter Soll-/Iststunden anzeigen kann zusätzlich eine Kalenderwochensumme aktiviert oder die gesamte Anzeige dieses Bereichs deaktiviert werden.

Sollstunden	Sollstunden aus dem Tagesmodell, das sich aus dem Wochenmodell des Mitarbeiters ergibt
Iststunden	Sämtliche Stunden aus erfassten Leistungen (Ausnahme: Stunden aus Leistungen, die auf eine Tätigkeit mit Leistungstyp "Zeitausgleich" erfasst sind)
Differenz	Differenz zwischen Sollstunden und Iststunden; eine positive Differenz entspricht geleisteten Überstunden (in Grün dargestellt), eine negative Differenz zeigt Zeitausgleichsstunden (in Rot dargestellt) an. Keine Differenz (0:00) wird ebenfalls in grün dargestellt, die Sollstunden wurden erfüllt. Diese Spalte kann über den LEA Parameter Differenz bei Soll-/Iststunden anzeigen ausgeblendet werden.

Auf diese Tabelle haben getätigte Zeitbuchungen keinen Einfluss.

Kalender

Der Bereich "Kalender" wird zum Navigieren auf andere Tage/Wochen genutzt.

Weiters werden die Zustände über Tage, an denen bereits Leistungen existieren bzw. welche bereits mit Tagesabschluss versehen sind, mittels Farben angezeigt:

	Ein roter Rahmen zeigt den heutigen Tag an.
	Eine graue Schattierung zeigt den aktuell markierten Tag an.
	Orange Seitenlinien stehen für Samstage, Sonntage und Feiertage. Diese Anzeige wird beeinflusst durch den TOOLS Parameter "Feiertag hervorheben".
	Eine blaue Linie unten zeigt an, dass an diesem Tag Leistungen erfasst worden sind.
	Ein gelber Hintergrund kennzeichnet (bis zum aktuellen Tag) Tage mit Sollstunden, an denen noch nicht alle Sollstunden erreicht worden sind (= weniger Iststunden als Sollstunden). Auch Tage, an denen zu viele Iststunden eingegeben worden sind, weisen einen gelben Hintergrund auf (= mehr Iststunden als Sollstunden).
	Ein roter Hintergrund kennzeichnet Tage mit Sollstunden, an denen noch keine Iststunden vorhanden sind (bis zum aktuellen Tag).
	Ein grüner Hintergrund kennzeichnet Tage, welche bereits mit Tagesabschluss versehen worden sind.

Für den Vergleich werden die Sollstunden für den Kalender aus den Zeitbuchungen des Mitarbeiters ermittelt, wenn der LEA Parameter "Zeiterfassung" aktiv ist. Ansonsten werden die Sollstunden aus dem Tagesmodell ermittelt, welches sich aus dem Wochenmodell des Mitarbeiters ergibt.

Die Iststunden werden immer aus den Stunden der Leistungen ermittelt.

Wenn man mit der Maus auf einen Tag im Kalender zeigt, erscheint ein Kurzhinweis mit Informationen.

Beispiele dafür sind:

Stundenkonto

Das Stundenkonto muss, sofern gewünscht, über den LEA Parameter "Anzeige Stundenkonto" aktiviert werden. 

Die Tabelle besitzt nur dann volle Aussagekraft, wenn die "Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle" in Verwendung ist.

Nach dem Start der Funktion "Aktualisieren" werden die Daten bis zum aktuell ausgewählten Tag berechnet:

Saldo VM	Der Saldo Vormonat ergibt sich aus der Differenz der Soll-/Iststunden zum letzten Tag des Vormonats.
bezahlt	Als bezahlt gelten jene Überstunden aus der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle, welche bereits durch Bezahlung abgegolten worden sind.
aktuell	Als aktuell gelten jene offenen Überstunden aus der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle, die weder durch Zeitausgleich noch durch Bezahlung abgegolten worden sind.

Mit der Funktion "Detail" gelangt man zu einer detaillierten Übersicht der gesamten, ausbezahlten und noch offenen Überstunden, jeweils gelistet nach Vorjahr und Monaten bis zum aktuellen Monat und der Gesamtsumme bis zum gewählten Datum.

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KI-Favoriten

• Die Felder "Von Zeit" und "Bis Zeit" der Leistung werden beim Einfügen des Favoriten nicht von der Quell-Leistung übernommen, sondern so behandelt, als würden Sie eine manuelle Neuanlage durchführen.
  
  
• Wird mit der LEA-KORE-Anbindung (aufwandsseitig) gearbeitet und ist der Parameter Löschen Dimension auf Leistung aktiv, so werden die Kostentypen nicht von der Quell-Leistung übernommen, da diese im Zuge der Autorisierung neu ermittelt werden müssen.
  
  
• Ist ein Vorgang/Einsatz auf der Quell-Leistung vorhanden, so wird das am KI-Favoriten mittels Vorgang-Symbol  rechts neben dem betroffenen Favoriten angezeigt. Der Vorgang wird übernommen, solange keine Arbeitsgangregeln zur automatischen Vorgangs-/Arbeitsgangs-Ermittlung im Einsatz sind.
  
  
• Es werden lediglich Zeitleistungen als Favoriten geführt und keine Barauslagen.
  
  
• Es werden jene Zeitleistungen als Favoriten geführt bzw. beeinflussen nur jene Leistungen die Reihung der KI-Favoriten, die über eine der folgenden Varianten erstellt worden sind. Alle anderen Erfassungsvarianten haben keinerlei Einfluss auf die KI-Favoriten.
• Manuelle Leistungserfassung
• Kopieren/Einfügen von Leistungen
• Einfügen von Leistungsvorlagen
• Import von Terminen mittels "Import Termine" sowie Verbuchen von Terminen über die Funktion "In LEA verbuchen"
  
  
• Mit der Schaltfläche "Löschen" haben Sie die Möglichkeit, nicht mehr gewünschte KI-Favoriten aus der Liste der KI-Favoriten zu entfernen. Wenn Sie abermals eine Leistung mit denselben Schlüsselwerten des bereits entfernten KI-Favoriten erfassen, erfolgt ein neuerliche Berechnung und der KI-Favorit wird wieder angezeigt.
  
  
• Das Einfügen eines KI-Favoriten ist nur möglich, wenn auch die Neuanlage einer Leistung angestoßen werden kann. Wenn ein KI-Favorit nicht übernommen werden kann, erhalten Sie den Hinweis, dass das Einfügen aus bestimmten Gründen nicht möglich ist, und die Übernahme wird abgebrochen. Gründe dafür können sein, dass der Tag bereits abgeschlossen ist, das Datum außerhalb des Ein- und Austrittsdatums oder des Parameters Beginn Tageserfassung liegt oder das betroffene Dienstverhältnis ruhend gestellt worden ist.
  
  
  
  
• Die Tagesabschlussautomatik im Zuge der Restzeitübernahme wird mit der korrekten Einstellung auch mit den KI-Favoriten ausgelöst. Nachdem der betreffende Favorit übernommen und die vorhandene Restzeit erfasst worden ist, folgt die Meldung "Es wurde festgestellt, dass Sie Leistungen vollständig im Ausmaß der Zeitbuchungen erfasst haben. Soll der Tag abgeschlossen werden?".
  Im Vergleich dazu erfolgt die Meldung bei den KI-Favoriten im BMD Web: LEA erst beim Speichervorgang der Leistung und nicht wie direkt in NTCS spätestens beim Feldwechsel im Leistungsdatensatz:
  
  
  

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Hinweis 

Nähere Informationen zu den optionalen Bereichen (z. B. Arbeitsscheindokumente, Kostenrechnung, Lohnverrechnung etc.), die Sie in den Layouteinstellungen einblenden können, erhalten Sie in der dazugehörigen BMD NTCS Fensterhilfe für die Einzelerfassung.

 

Siehe auch: BMD Web: Allgemeine Bedienelemente BMD Web: Barauslagen BMD Web: Arbeitsscheine BMD Web: Tageserfassung BMD Web: Wochenerfassung BMD Web: Auswertungen Einzelerfassung

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