BMD Web: Wochenerfassung
Die "Wochenerfassung" dient dem schnellen Erfassen von Leistungen, die über mehrere Tage hinweg erbracht werden. Leistungen werden hier also wochenweise erfasst, d. h. stundenweise aufgeteilt auf die einzelnen Wochentage.
Einstiegsfelder
Die Einstiegsfelder dienen der Auswahl der Kalenderwoche und des betreffenden Mitarbeiters für die Leistungserfassung und sind im Standard eingeklappt.
Kalenderwoche | Kalenderwoche und -jahr, für welche/welches die Leistungen erfasst werden. Vorgeschlagen wird - je nach LEA Parameter "Start Wochenerfassung" - die aktuelle Kalenderwoche oder die Kalenderwoche, die den ältesten nicht abgeschlossenen Tag enthält. | ||
Mitarbeiter | Mitarbeiter, welcher die Leistungen erbracht hat. Gestartet wird die Leistungserfassung mit jenem Mitarbeiter, bei welchem die aktuelle User-ID, mit der man sich in der NTCS angemeldet hat, in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegt ist. Sofern es die Berechtigungen erlauben, kann man hier über die F4-Schaltfläche  den Mitarbeiter für die Leistungserfassung wechseln. | ||
Dienstverhältnis | Dienstverhältnis, unter welchem die Leistung erbracht wurde. Hinweis
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Wochenerfassung
Hier werden alle Stundenleistungen (die Erfassung und Anzeige der Barauslagen erfolgt getrennt davon im Fenster "Barauslagen") gelistet, welche sich aufgrund des gewählten Mitarbeiters und der gewählten Kalenderwoche ergeben.
Diese Leistungserfassungsvariante zeichnet sich speziell dadurch aus, dass je Wochentag eine eigene Stundenspalte existiert und je Woche und Monat Summenspalten verwendet werden können.
Hinweis
 | Im Bearbeitungsmodus der Leistung können Sie im Feld "Text" über die Funktionstaste F8 einen mehrzeiligen Text erfassen. |
Die folgenden Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung.
| Zeile(n) kopieren | Kopiert die markierte Zeile in die Zwischenablage. | ||
| Zeile(n) einfügen | Fügt die kopierte Zeile aus der Zwischenablage ein, allerdings ohne konkrete Stunden. | ||
Barauslagen | Öffnet das Fenster zur Erfassung von Barauslagen. Hier ist nur eine eingeschränkte Funktionsauswahl sichtbar. | ||
Dienstreisen erfassen | Diese Funktion öffnet das Fenster "Dienstreisen erfassen" (Paket LOHN) und steht nur zur Verfügung, wenn der CRM Parameter "Zusatzmengen zur Leistung erfassen" auf die Option "Dienstreisen erfassen" eingestellt ist. Die in der Wochenerfassung gewählte Kalenderwoche und der Mitarbeiter werden übergeben. Details finden Sie in der Hilfe zum Thema "Anbindung an die Dienstreiseerfassung". | ||
Hier können Sie entweder die ganze Woche oder jeden Wochentag einzeln wählen, um Tage abzuschließen. Durch diese Funktion wird der Tagesabschluss auf die betroffenen Tage und alle entsprechenden Leistungen gesetzt. Bereits abgeschlossene Tage werden hellgrau dargestellt, sie können nicht erneut abgeschlossen werden. Hinweis
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| Auswertung | Diese Funktion ermöglicht, mit Einschränkung auf bestimmte Mitarbeiter bzw. auf einen bestimmten Leistungszeitraum, Auswertungen vom Typ "Arbeitsberichte" auszudrucken. |
Projektfavoriten definieren | Das Programm wechselt mit dieser Funktion in die Verwaltung der Projektfavoriten. Hier können zur Zeit besonders relevante Projekte (Favoriten) des aktuellen Benutzers hinzugefügt und entfernt werden. | |
Arbeitsgang fertig setzen | Diese Funktion setzt jenen Arbeitsgang auf den Status "Fertig", zu welchem die markiert Leistung laut den Arbeitsgangregeln gehört. Diese Funktion kann dementsprechend nur für offene Arbeitsgänge ausgeführt werden. |
Folgende Funktionen stehen Ihnen in der Bearbeitungsansicht der Felder "Mo" bis "So" zur Verfügung:
 Restzeit übernehmen | Diese Funktion steht nur bei aktiver Zeiterfassung (LEA Parameter "Zeiterfassung") zur Verfügung und ermöglicht es, die Restzeit (Stunden aus der Zeiterfassung abzüglich der bereits erfassten Stunden aus den Leistungen) in den markierten Leistungen für den markierten Tag zu übernehmen. Hinweis
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Stundenübersicht
Im Bereich der Stundenübersicht erhalten Sie eine genaue Auflistung der Soll- und Iststunden. Darin enthalten sind die Sollzeiten, die Tages-/Wochensummen und die Differenzen je Wochentag, Woche und Monat. Außerdem wird in der oberen Zeile mit Symbolen angezeigt, ob bereits ein Tagesabschluss erfolgt ist oder nicht.
Infobereich
Details Leistung
In diesem Bereich erhalten Sie Detailinformationen zur markierten Leistung im oberen Fensterbereich.
Zeitbuchungen
Der Bereich Zeitbuchungen zeigt die Zeitbuchungen des Mitarbeiters an. Voraussetzung: Der LEA Parameter "Zeiterfassung" ist dementsprechend eingestellt. Dieser Bereich kann eingeblendet werden, sobald in der NTCS das Paket ZEIT lizenziert ist (die Lizenz für die WEB Zeiterfassung ist somit nicht nötig).
Mit der Funktion "Zeitbuchungen bearbeiten" wechseln Sie ins Fenster "Zeitbuchungen" des Pakets Zeiterfassung, in dem Sie die Zeitbuchungen entsprechend bearbeiten können.
Achtung!
 | Mitarbeiterbezogen regelt das Feld "Anzeige Zeiterfassung" im Mitarbeiterstamm, ob die Zeitbuchungen in diesem Fenster angezeigt werden sollen. Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, bleibt die Tabelle bei diesem Mitarbeiter leer und folgender Hinweis wird angezeigt:  Wenn ja, wird über das Feld weiters geregelt, ob der Mitarbeiter nur Leistungen in Restzeithöhe erfassen darf. |
Sobald Zeitbuchungen am aktuellen Tag vorhanden sind, werden folgende Informationen angezeigt:
BA-Nr | Nummer der Zeitbuchungsart |
| Kurz-Bez | Kurzbezeichnung der Zeitbuchungsart |
| Von | Von-Uhrzeit der Zeitbuchung |
| Bis | Bis-Uhrzeit der Zeitbuchung |
| Dauer | Dauer der Zeitbuchung |
In der Summenzeile sind folgende Informationen ersichtlich:
| Gesamt | Gesamtstunden der Zeitbuchungen. Damit hat der Mitarbeiter jene Stundenanzahl zur Verfügung, welche er in seinen Leistungen aufzeichnen darf. Stunden aus Zeitbuchungen werden daher nur zum Gesamtwert gerechnet, wenn diese auf eine Zeitbuchungsart mit Saldo-Kennzeichen "Zur Istzeit" oder "Kombination mit Umrechnungsfaktor" gebucht worden sind. |
| Restzeit | Gesamtstunden minus den Stunden, für welche bereits entsprechende Leistungen erfasst worden sind. Dabei werden nur Stunden aus Leistungen abgezogen, welche nicht auf eine Tätigkeit mit dem Leistungstyp "Zeitausgleich" erfasst sind. |
In Verbindung mit diesem Fenster sind eine Reihe weiterer Programmabläufe verknüpft.
Soll-/Iststunden
Das Fenster "Soll-/Iststunden" zeigt für eine Woche (in der "Tageserfassung" und "Wochenerfassung") bzw. für den aktuell markierten Tag (in der "Einzelerfassung") eine tageweise Gegenüberstellung der Soll- und Iststunden. In der oberen Zeile der Tabelle werden die Stunden vom Beginn des Monats bis zum aktuell markierten Tag (farblich hinterlegt) aufsummiert.
Abhängig vom LEA Parameter Soll-/Iststunden anzeigen kann zusätzlich eine Kalenderwochensumme aktiviert oder die gesamte Anzeige dieses Bereichs deaktiviert werden.
Sollstunden | Sollstunden aus dem Tagesmodell, das sich aus dem Wochenmodell des Mitarbeiters ergibt |
Iststunden | Sämtliche Stunden aus erfassten Leistungen (Ausnahme: Stunden aus Leistungen, die auf eine Tätigkeit mit Leistungstyp "Zeitausgleich" erfasst sind) |
Differenz | Differenz zwischen Sollstunden und Iststunden; eine positive Differenz entspricht geleisteten Überstunden (in Grün dargestellt), eine negative Differenz zeigt Zeitausgleichsstunden (in Rot dargestellt) an. Keine Differenz (0:00) wird ebenfalls in grün dargestellt, die Sollstunden wurden erfüllt. Diese Spalte kann über den LEA Parameter Differenz bei Soll-/Iststunden anzeigen ausgeblendet werden. |
Auf diese Tabelle haben getätigte Zeitbuchungen keinen Einfluss.
Kalender
Der Bereich "Kalender" wird zum Navigieren auf andere Tage/Wochen genutzt.
Weiters werden die Zustände über Tage, an denen bereits Leistungen existieren bzw. welche bereits mit Tagesabschluss versehen sind, mittels Farben angezeigt:
 | Ein roter Rahmen zeigt den heutigen Tag an. |
 | Eine graue Schattierung zeigt den aktuell markierten Tag an. |
 | Orange Seitenlinien stehen für Samstage, Sonntage und Feiertage. Diese Anzeige wird beeinflusst durch den TOOLS Parameter "Feiertag hervorheben". |
 | Eine blaue Linie unten zeigt an, dass an diesem Tag Leistungen erfasst worden sind. |
 | Ein gelber Hintergrund kennzeichnet (bis zum aktuellen Tag) Tage mit Sollstunden, an denen noch nicht alle Sollstunden erreicht worden sind (= weniger Iststunden als Sollstunden). Auch Tage, an denen zu viele Iststunden eingegeben worden sind, weisen einen gelben Hintergrund auf (= mehr Iststunden als Sollstunden). |
 | Ein roter Hintergrund kennzeichnet Tage mit Sollstunden, an denen noch keine Iststunden vorhanden sind (bis zum aktuellen Tag). |
 | Ein grüner Hintergrund kennzeichnet Tage, welche bereits mit Tagesabschluss versehen worden sind. |
Für den Vergleich werden die Sollstunden für den Kalender aus den Zeitbuchungen des Mitarbeiters ermittelt, wenn der LEA Parameter "Zeiterfassung" aktiv ist. Ansonsten werden die Sollstunden aus dem Tagesmodell ermittelt, welches sich aus dem Wochenmodell des Mitarbeiters ergibt.
Die Iststunden werden immer aus den Stunden der Leistungen ermittelt.
Wenn man mit der Maus auf einen Tag im Kalender zeigt, erscheint ein Kurzhinweis mit Informationen.
Beispiele dafür sind:
Stundenkonto
Das Stundenkonto muss, sofern gewünscht, über den LEA Parameter "Anzeige Stundenkonto" aktiviert werden.
Die Tabelle besitzt nur dann volle Aussagekraft, wenn die "Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle" in Verwendung ist.
Nach dem Start der Funktion "Aktualisieren" werden die Daten bis zum aktuell ausgewählten Tag berechnet:
Saldo VM | Der Saldo Vormonat ergibt sich aus der Differenz der Soll-/Iststunden zum letzten Tag des Vormonats. |
bezahlt | Als bezahlt gelten jene Überstunden aus der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle, welche bereits durch Bezahlung abgegolten worden sind. |
aktuell | Als aktuell gelten jene offenen Überstunden aus der Zeitausgleichs- und Urlaubstabelle, die weder durch Zeitausgleich noch durch Bezahlung abgegolten worden sind. |
Mit der Funktion "Detail" gelangt man zu einer detaillierten Übersicht der gesamten, ausbezahlten und noch offenen Überstunden, jeweils gelistet nach Vorjahr und Monaten bis zum aktuellen Monat und der Gesamtsumme bis zum gewählten Datum.
Hinweis
| Nähere Informationen zu den optionalen Bereichen (z. B. Arbeitsscheindokumente, Kostenrechnung, Lohnverrechnung etc.), die Sie in den Layouteinstellungen einblenden können, erhalten Sie in der dazugehörigen BMD NTCS Fensterhilfe für die Wochenerfassung. |
Hintergrundinformationen
Zusammenfassung der Leistungen in der Wochenerfassung
Die am Reiter "Wochenerfassung" vorhandenen Leistungen werden unter Umständen nach der Eingabe kumuliert dargestellt - dies soll anhand des folgenden Beispiels veranschaulicht werden.
| Beispiel | |
 | Folgende Leistungen werden erfasst:  Da die erste Leistung und die letzte Leistung dieser Liste aus denselben Leistungsdaten bestehen und die erste Leistung am Montag noch keine Stundeneintrag besitzt, kann das Programm nach Aktualisieren der Leistungsliste die beiden Leistungen kumuliert darstellen.  Leistungen, die Stunden für denselben Tag erhalten, können nicht kumuliert werden, auch wenn sie ansonsten identisch sind. Wird die Leistung also nochmals für Mittwoch erfasst, kann ihr Stundenwert nicht mehr zur ersten Leistung addiert werden.  |
