Arbeitsschein erstellen
Grundlegende Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Digitaler Arbeitsschein.
Leistungserfassung → Leistungserfassung → z. B. Tageserfassung → Funktionen → Arbeitsschein → Arbeitsschein erstellen Leistungserfassung → Leistungserfassung → Tagesabschluss → z. B. Tagesabschluss Mitarbeiter → Bereich Arbeitsberichte → Funktionen → Arbeitsschein → Arbeitsschein erstellenIm Fenster "Arbeitsschein erstellen" wird der Arbeitsschein in Form einer speziell dafür vorgesehenen Auswertung erstellt und per E-Mail versendet. Das Fenster wird aus allen Leistungserfassungs-Fenstern (außer Wochenerfassung und Stoppuhr) bzw. aus den Tagesabschluss-Fenstern und der Projektwochenerfassung im Bereich "Arbeitsberichte" unter Funktionen → Arbeitsschein → "Arbeitsschein erstellen" gestartet.
Alle erstellten Arbeitsscheine - unabhängig vom Status - werden im Fenster Arbeitsscheine zur weiteren Verwendung gelistet.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Arbeitsschein erstellen
Mit den hier getroffenen Eingaben wird bei Ausführen der Funktion Übernehmen der Arbeitsschein im Hintergrund erstellt und sofort versendet - beachten Sie, dass Sie dazwischen keine Kontrollansicht des erstellten Arbeitsscheins erhalten. Um den Arbeitsschein zuvor zu kontrollieren, verwenden Sie zuerst die Funktion Vorschau anzeigen.
Bevor Sie den Arbeitsschein mithilfe der Funktionen erstellen, kontrollieren Sie daher jedenfalls die vom Programm vorgeschlagenen Eingaben in den nachfolgenden Feldern - eventuell möchten Sie vor endgültigem E-Mail-Versand des Arbeitsscheins noch eine Einschränkung auf gewisse Leistungen vornehmen, eine andere Kunden-E-Mail-Adresse verwenden oder Notizen bzw. zusätzliche Dokumente hinzufügen.
Mitarbeiter | Hier wird der Mitarbeiter eingegeben, mit dessen Leistungen der Arbeitsschein erstellt werden soll. Der Mitarbeiter wird aus dem markierten Datensatz der Leistungserfassung mit an das Fenster übergeben. | ||||||||||
Projekt | Hier wird das Projekt eingegeben, aus dessen Leistungen der Arbeitsschein erstellt werden soll. Das Projekt wird aus dem markierten Datensatz der Leistungserfassung mit an das Fenster übergeben. | ||||||||||
Kunde | Hier wird der Kunde eingegeben, aus dessen Leistungen der Arbeitsschein erstellt werden soll. Dieser erhält auch den Arbeitsschein. Der Kunde wird aus dem markierten Datensatz der Leistungserfassung mit an das Fenster übergeben. | ||||||||||
Von Datum | Hier wird das Datum erfasst, ab dem die Arbeitsberichte zu einem Arbeitsschein zusammengefasst werden sollen. Die Funktion F8  entfernt die Datumsvorschläge aus den Feldern "Von Datum" und "Bis Datum". | ||||||||||
Bis Datum | Hier wird das Datum erfasst, bis zu dem die Arbeitsberichte zu einem Arbeitsschein zusammengefasst werden sollen. | ||||||||||
Über die Funktion F8 kann im Fenster Leistungen zuordnen auf einzelne Leistungen eingeschränkt werden. Nur die dort ausgewählten Leistungen werden zu einem Arbeitsschein zusammengefasst. Werden die Leistungen nicht extra zugeordnet, werden die Leistungen laut den getroffenen Eingaben in den Feldern oberhalb übernommen.Nach der Zuordnung werden die Felder "Kunde", "Projekt", "Von Datum" und "Bis Datum" mit den Daten der übernommenen Leistungen befüllt und sind daher nicht mehr bearbeitbar. | |||||||||||
Anlagen | In diesem Feld können Sie Dokumente der Leistung(en) und alle gewünschten Dokumente aus dem Archiv zuordnen und mit dem Arbeitsschein versenden. Wird das Fenster "Arbeitsschein erstellen" von einer Leistung mit zugeordneten Dokumenten gestartet, sind diese Dokumente nicht sofort automatisch in diesem Feld ausgewählt. Neben dem Feld erhalten Sie aber einen Hinweis, dass Dokumente auf der Leistung vorhanden sind:  Mit Klick auf die F8-Funktion werden die vorhandenen Dokumente aber sofort zugeordnet. Für einen besseren Überblick öffnet sich in diesem Zuge auch das Fenster Dokumente zuordnen, in dem die Dokumente bereits im rechten Fensterbereich sichtbar sind. Mit "Schließen" gelangen Sie wieder in das Fenster "Arbeitsschein erstellen" zurück. Neben dem Feld ist nun klar ersichtlich, dass zusätzliche Dokumente für den Arbeitsschein-Versand ausgewählt sind:  | ||||||||||
E-Mail | An die E-Mail-Adresse, die in diesem Pflichtfeld hinterlegt ist, wird der Arbeitsschein verschickt. In das Feld wird die E-Mail-Adresse nach folgenden Rückfallebenen übergeben:
Hinweis
Hinweis
Da es sich um eine editierbare Combobox handelt, kann der Vorschlag jedoch auch mit jeder beliebigen E-Mail-Adresse überschrieben werden. Beim Feldwechsel (z. B. Bestätigung durch Enter-Taste) erfolgt eine Validierung, ob die manuell eingegebene E-Mail-Adresse korrekt ist. Bei fehlenden Bestandteilen wie "@" oder ".at/.com" erfolgt die Hinweismeldung "Ungültige E-Mail-Adresse!" und die hinzugefügte E-Mail-Adresse wird entfernt.  Eine manuelle Mehrfacheingabe von E-Mail-Adressen ist nicht möglich. Sie werden darauf mit der Meldung "Hinterlegen Sie bitte eine eindeutige E-Mail-Adresse!" hingewiesen.  In den Feldern "CC-E-Mail-Adresse" und "BCC-E-Mail-Adresse" können weitere E-Mail-Adressen hinterlegt werden. Zusätzlich stehen folgende Funktionen zur Übersteuerung der E-Mail-Adresse zur Verfügung:
Hinweis
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CC-E-Mail-Adresse | In diesem Feld kann die E-Mail-Adresse eingegeben oder ausgewählt (F4) werden, an die der Arbeitsschein zusätzlich in CC geschickt werden soll. Es ist auch möglich, mehrere E-Mail-Adressen mit einem Strichpunkt (;) getrennt anzugeben. Wird die E-Mail-Adresse im Feld "E-Mail" überschrieben, wird der Arbeitsschein an die E-Mail-Adresse des Kunden in CC geschickt. Diese Information wird beim Feld "E-Mail-Adresse" angezeigt.  Weiters kann über den CRM Parameter "Arbeitsschein an eig. E-Mail-Adresse senden" gesteuert werden, dass der Arbeitsschein in CC an den ausführenden Mitarbeiter gesendet wird.  | ||||||||||
| Autom. CC-E-Mail-Adresse | Wird im Feld "E-Mail-Adresse" die vom Kundenstamm ermittelte E-Mail-Adresse abgeändert, wird der Arbeitsschein in CC an die Arbeitsschein-E-Mail-Adresse gesendet. Diese E-Mail-Adresse wird automatisch in diesem Feld angezeigt. Ist der CRM Parameter "Arbeitsschein an eig. E-Mail-Adresse senden" aktiviert, wird die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters in diesem Feld angezeigt. | ||||||||||
BCC-E-Mail-Adresse | In diesem Feld kann die E-Mail-Adresse eingegeben oder ausgewählt (F4) werden, an die der Arbeitsschein zusätzlich in BCC geschickt werden soll. Es ist auch möglich, mehrere E-Mail-Adressen mit Strichpunkt (;) getrennt anzugeben. Weiters kann über den CRM Parameter "Arbeitsschein an eig. E-Mail-Adresse senden" gesteuert werden, dass der Arbeitsschein BCC an den ausführenden Mitarbeiter gesendet wird.  | ||||||||||
| Autom. BCC-E-Mail-Adresse | Ist der CRM Parameter "Arbeitsschein an eig. E-Mail-Adresse senden" aktiviert, wird die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters in diesem Feld angezeigt. | ||||||||||
Notizen | Hier können Notizen zum Arbeitsschein erfasst werden, die unterhalb der Arbeitsschein-Auswertung angedruckt werden. |
(F4)
(F8)
Hinweis
 | Sollten Sie für den Versand abweichende Arbeitsscheinvorlagen benötigen, können Sie über die Feldauswahl das Feld "Auswertung" einblenden. Dieses Feld ermöglicht Ihnen, eine andere Auswertung für den Arbeitsscheinversand zu hinterlegen. Die in diesem Feld hinterlegte Auswertung übersteuert jene Vorlage, die in folgendem Parameter hinterlegt ist: Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Leistungserfassung → Arbeitsschein → Auswertung Bitte beachten Sie, dass sowohl bei den Parametern als auch im Feld "Auswertung" im Menüpunkt "Arbeitsschein erstellen" eine Auswertung definiert sein kann, die im Auswertungsdesigner als "inaktiv" gekennzeichnet wurde. Die Auswertung wird trotzdem wie gewohnt zur Erstellung von Arbeitsscheinen herangezogen. Jedoch werden bei Anpassungen des Parameters, des Feldes "Auswertungen" oder der Auswertung selbst im Auswertungsdesigner standardmäßig nur "aktive" Auswertungen angezeigt. Dadurch sind "inaktive" Auswertungen auf den ersten Blick nicht auffindbar. Im Bedarfsfall können Sie im jeweiligen Fenster unter Ansicht "Alle anzeigen" auswählen. |
Achtung!
 | Arbeitsscheine können auf drei Varianten bestätigt werden:
Die einzelnen Funktionen zur einfachen Bestätigung bzw. einfachen Unterschrift werden in den nachfolgenden Abschnitten näher erklärt. Detaillierte Informationen zum genauen Ablauf finden Sie in der Themendokumentation Digitaler Arbeitsschein. |
Folgende Funktionen stehen Ihnen in diesem Fenster zur Verfügung:
 | Die Funktion "Vorschau anzeigen" öffnet den Arbeitsschein in der Vorschau - von hier aus wäre auch ein Druck möglich. Hinweis
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 | Die Funktion "Übernehmen" erstellt ohne weitere Abfrage den Arbeitsschein und versendet ihn per E-Mail an den Kunden. Bitte kontrollieren Sie daher vorher die getroffenen Eingaben in den Arbeitsschein-Feldern. Ist der Arbeitsschein korrekt versendet, so erhalten Sie die Hinweismeldung, dass der Arbeitsschein erstellt und an die entsprechende E-Mail-Adresse gesendet worden ist.  Kann kein Arbeitsschein versendet werden, wird die Meldung ausgegeben, dass die Datei nicht erstellt werden konnte, und Sie erhalten Informationen, welche Punkte kontrolliert werden müssen.  | ||
 | Mit der Funktion "Abbrechen" wird kein Arbeitsschein erstellt und das Fenster geschlossen. |
Hinweis
| Arbeitsschein sofort mit einfacher Unterschrift bestätigen Es besteht auch die Möglichkeit, einen Arbeitsschein beim Kunden vor Ort am Tablet, Laptop oder Handy unterschreiben zu lassen. Genauere Informationen zu den Einstellungen für die Arbeitsscheinbestätigung mit "Einfacher Unterschrift" entnehmen Sie bitte der Themendokumentation Digitaler Arbeitsschein unter dem Punkt Bestätigung mit einfacher Unterschrift. |
Folgende Funktionen stehen Ihnen in diesem Fenster zur Verfügung, wenn Sie die Arbeitsscheinbestätigung mit einfacher Unterschrift durchführen:
| Die Funktion "Vorschau anzeigen" öffnet den Arbeitsschein in der Vorschau, aus der auch ein Ausdruck möglich ist. Hinweis
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 | Die Funktion "Sofort unterschreiben" steht nur mit den korrekten Parametereinstellungen für die "Einfache Unterschrift" und der vorhandenen Berechtigung für "Einfache Unterschrift" (MCS_MDSIMPLESIGNATUREMGR_CREATE, 47287) zur Verfügung (Details siehe Themendokumentation Digitaler Arbeitsschein unter dem Punkt Bestätigung mit einfacher Unterschrift). Mit dieser Funktion wird der Arbeitsschein zunächst in der Dokumentenvorschau erstellt:  Mit der Schaltfläche "Einfache Unterschrift" öffnet sich das Fenster "Unterschrift" für die Bestätigung des Arbeitsscheins.  Sobald die erfolgte Unterschrift gespeichert worden ist, kann in der Dokumentenvorschau mit der Funktion "Übernehmen" der Arbeitsschein endgültig bestätigt werden. Mit "Abbrechen" wird der Unterschriftenprozess abgebrochen und der Arbeitsschein verworfen. Nach dem Schließen des Fensters "Arbeitsschein erstellen" können Korrekturen an der Leistung vorgenommen und es kann erneut ein Arbeitsschein erstellt werden.  Kann kein Arbeitsschein erstellt werden, dann wird folgende Meldung mit Angabe möglicher Ursachen ausgegeben: "Die Datei konnte nicht erstellt werden. Kontrollieren Sie bitte folgende Punkte:" | ||
 | Die Funktion "Als E-Mail senden" verhält sich gleich wie die Funktion Übernehmen. Die Funktion erstellt ohne weitere Abfrage den Arbeitsschein und versendet ihn per E-Mail an den Kunden. Bitte kontrollieren Sie daher vorher die getroffenen Eingaben in den Arbeitsschein-Feldern. Ist der Arbeitsschein korrekt versendet, so erhalten Sie die Hinweismeldung, dass der Arbeitsschein erstellt und an die entsprechende E-Mail-Adresse gesendet worden ist. Über den Bestätigungslink der erstellten E-Mail kann anschließend der Arbeitsschein mit einer einfachen Unterschrift bestätigt oder abgelehnt werden. Kann kein Arbeitsschein versendet werden, dann wird eine Meldung mit Angabe möglicher Ursachen ausgegeben: "Die Datei konnte nicht erstellt werden. Kontrollieren Sie bitte folgende Punkte:" | ||
| Mit der Funktion "Abbrechen" wird kein Arbeitsschein erstellt und das Fenster geschlossen. |
Hinweis
| Bei Arbeitsscheinen wird die Unterschrift des Kunden anhand des hinterlegten Unterschriftenplatzhalters an der gewünschten Stelle im Report eingefügt. Die Unterschrift muss daher nicht zwingend auf einer eigenen Seite des Arbeitsscheins dargestellt werden. Sollten individuelle Anpassungen am Report der Arbeitsscheinauswertung gewünscht sein, ist hierfür ein kurzer Termin erforderlich. |
Hinweis
| Sie haben auch die Möglichkeit, sich den Arbeitsschein an die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters senden zu lassen, der diesen erstellt hat. Dazu ist es notwendig, dass Sie unter Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → LEA → "Arbeitsschein an eig. E-Mail-Adresse senden" die gewünschte Einstellung treffen.
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